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Prog-BW ACCESS Access Grundlagen für den Umgang mit Datenbanken Quelle: FH Düsseldorf.

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Präsentation zum Thema: "Prog-BW ACCESS Access Grundlagen für den Umgang mit Datenbanken Quelle: FH Düsseldorf."—  Präsentation transkript:

1 Prog-BW ACCESS Access Grundlagen für den Umgang mit Datenbanken Quelle: FH Düsseldorf

2 Inhaltsverzeichnis: Themengebiet 1: Das Arbeiten mit Datenbanken (Folie 3 - 8) Themengebiet 2: Der Einsatz von Tabellen in MS – Access (Folien ) Themengebiet 3: Sortierung von Tabellen über die Abfrage (Folien 33 – 36) Themengebiet 4: Die Verwendung von Formularen (Folien 37 – 41) Themengebiet 5: Erstellen von Berichten in MS Access (Folien 42 – 48) Themengebiet 6: Die Ableitung der Normalform (Folien 49 – 62) Prog-BW ACCESS

3 Themengebiet 1: Das Arbeiten mit Datenbanken Prog-BW ACCESS

4 Die Arbeit mit Datenbanken: Datenbanken dienen als Hilfsmittel zur Verwaltung von großen Datenmengen Funktionieren nach dem ursprünglichen Verfahren des Karteikartensystems Man kann zum Beispiel Artikeldaten; Lieferantendaten; Bestelldaten; etc. in einer Datenbank ablegen und auswerten. Die einzelnen Daten werden dabei in Tabellen abgelegt. Eine Tabelle besteht dabei aus Spalten und Zeilen. Eine Datenbank kann mehrere Tabellen enthalten. Neben Tabellen kann man in einer Datenbank des Weiteren Abfragen, Formulare und Berichte erstellen. Eine Datenbank gleicht dabei einem Container, in dem man die Tabellen, Berichte, Formulare, etc. ablegt. Dabei wird der Inhalt der aktuell geöffneten Datenbank im Datenbankfenster des Anwendungsfensters angezeigt. Prog-BW ACCESS

5 Wenn bisher die gewünschte Datenbank noch nicht existiert, dann muss diese erstmal angelegt werden. Dazu wird der Befehl Leere Datenbank aktiviert. Im Anschluss geht man auf OK. Wie erstellt man eine neue Datenbank? Quelle: Skript Andreas Runge Grundlagen EDV Prog-BW ACCESS

6 Im nächsten Schritt muss die Datenbank, die erstellt werden soll, in einem Verzeichnis abgelegt werden. Dazu wird die Datenbank unter einem gewünschten Namen in ein gewünschtes Verzeichnis gespeichert. Z.B. im Laufwerk I: und dort in den Ordner Student. Quelle: Skript Andreas Runge Grundlagen EDV Prog-BW ACCESS

7 Jetzt liegt dem Anwender eine erstellte Datenbank vor. Mit dieser kann er nun seine Daten entsprechend verwalten. In der Objektsymbolleiste sind die einzelnen Optionen für den User aufgeführt: (Erstellen von Tabellen; Abfragen; Formularen; und Berichten). Zum Erstellen der Tabellen; Abfragen; Formularen und Berichte klickt man das entsprechende Symbol an, und klickt anschließend auf den Befehl Neu Objektsymbolleiste Quelle: Skript Andreas Runge Grundlagen EDV Prog-BW ACCESS

8 Das DATENBANKFENSTER wird angezeigt, sobald eine Datenbank geöffnet oder neu erstellt wird. Man erhält hier Zugriff auf die so genannten DATENBANKOBJEKTE. Die für uns wichtigen sind: Tabellen, Abfragen, Formulare und Berichte. Quelle: Skript Andreas Runge Grundlagen EDV Datenbankobjekte Prog-BW ACCESS

9 2. Themengebiet: Der Einsatz von Tabellen in MS Access Prog-BW ACCESS

10 1.Themenfeld : Die Tabelle in einer Datenbank In einer Tabelle können Daten strukturiert dargestellt werden. Eine Tabelle besteht dabei aus Spalten und Zeilen. Einzelne Tabellenzellen werden als Feldelemente bezeichnet und erhalten den Datenwert. Eine Tabellenzeile wird als Datensatz bezeichnet. Jener Datensatz enthält alle Informationen zu einer Person (Lieferanten) oder einem Artikel (bei der Tabelle Artikeldaten zum Beispiel). Prog-BW ACCESS

11 Datenwert oder Feldelement Datensatz (komplette Zeile) Beispiel für einen Datensatz und ein Feldelement Prog-BW ACCESS

12 Die einzelnen Ansichten einer Tabelle: Die Entwurfsansicht, ist die Ebene, in der wir uns um den Entwurf der Tabelle kümmern. Hier legen wir die Anzahl der Spalten fest, die Bezeichnung jener Spalten, welche Felder die gewünschte Tabelle enthalten soll und welchen Felddatentyp wir den einzelnen Feldern zuordnen. Im Großen und ganzen wird hier der Aufbau der Tabelle absolviert. Die Datenblattansicht zeigt uns letztlich die komplette Übersicht über die entworfene Tabelle. Prog-BW ACCESS

13 Felddatentypen einer Tabelle: TextMemoZahlWährungAutoWertJa/Nein Dieser Datentyp ist meist aktiviert. Er ermöglicht die Speicherung von kürzeren Texten (Bsp. Namen). Insgesamt können bis zu 255 Zeichen dargestellt werden. Es können auch Zahlenwerte eingesetzt werden, die nicht in Rechnungen existieren. Der Felddatentyp Memo ist für die Eingabe längerer Texte zu verwenden. Dieser Typ ist interessant für Felder mit numerischen Daten. Diese Daten sollen später für Berechnungen zur Verfügung stehen. Dieser Typ bietet die Darstellung von Zahlen, wie Dezimalzahlen in Verbindung mit einem Währungs- Symbol (15 oder 15,00 DM) Ansonsten stimmen die Feldeigenschaften Mit denen von Zahl überein. Dieser Felddatentyp weist Access dem Feld automatisch einen neuen Wert zu, der sich je um eine Einheit erhöht. Gutes Beispiel. Die Bestellnummer, die sich als laufende Nummer stets erhöht. Dieser Typ Ja/Nein lässt sich für Felder verwenden, die logische Werte wie Ja/Nein, Wahr/Falsch, Ein/Aus aufnehmen. Zum Beispiel kann ich festlegen, ob eine Rechnung in Euro ausgewiesen werden soll. Prog-BW ACCESS

14 Text: Dieser Felddatentyp ist der Standarddatentyp bei Access Zahl: Dieser Datentyp wird interessant bei Berechnungen. Der Felddatentyp Währung eignet sich bei Darstellungen für Währungen Der Felddatentyp AutoWert wird für uns vor allem mit dem Themenfeld der Primärschlüssel (PS) interessant, denn der PS hat meist diesen Datentyp. Zum Beispiel: Die Matrikelnummer wird so fortlaufend verteilt. Hierzu mehr in dem Thema Primärschlüssel. Kurze Wiederholung der wesentlichen Felddatentypen: Prog-BW ACCESS

15 Der Felddatentyp Ja/Nein ist wichtig, wenn zum Beispiel festgelegt werden soll, ob ein Betrag einer Rechnung in Euro oder einer anderen Währung angegeben werden soll. Der Felddatentyp Datum wird verwendet, wenn das Feld Daten zum Jahr oder Monat enthalten soll. Die Feldgröße legt den Typ für die im Feld zu speichernden Zahlen fest. Mit Byte, Integer und Long Integer lassen sich ganze Zahlen darstellen, während Single und Double Dezimalzahlen beschreiben. Ein Format kann bestimmen, wie eine Zahl in Tabellen oder Formularen dargestellt werden soll. Kurze Wiederholung der wesentlichen Felddatentypen: Prog-BW ACCESS

16 Der Primärschlüssel und sein Einsatz in Access: Der Primärschlüssel (PS), hier ausgedrückt durch das Symbol, kann entweder in der Entwurfsansicht direkt gesetzt, oder über das Menüfeld Bearbeiten Primärschlüssel setzen aktiviert werden. Zu beachten ist noch das Feld Indiziert beim setzen eines Primärschlüssels. Wenn dieses Feld den PS darstellt ist in diesem Feld ein Ja einzutragen mit dem Hinweis ohne Duplikate, denn als eindeutige Kennung darf der PS nur einmal auftauchen. Zum Bsp. Die Matrikelnummer gibt es nur einmal in der Tabelle Studenten. Prog-BW ACCESS

17 Die Funktion des Primärschlüssels: Der Primärschlüssel ist ein Index (eine eindeutige Kennung von etwas). Um auf Daten einer Tabelle zuzugreifen benötigt man häufig diese eindeutige Kennung. Zum Beispiel in der Tabelle der Artikeldaten. Auf die Datensätze dieser Tabelle wollen wir zugreifen. Hier hilft uns der Primärschlüssel. Hinter dem Primärschlüssel, als Index, befinden sich alle Angaben zu dem entsprechenden Artikel, die wir in Erfahrung bringen wollen. Mithilfe dieses Primärschlüssels erhalten wir alle Daten über den gewünschten Artikel. Des Weiteren ist es möglich schnell auf die Daten zuzugreifen über den Primärschlüssel. Als solch einen Primärschlüssel eignet sich in diesem Falle die Artikelnummer. Sie ermöglicht es uns, direkt den Artikel zu identifizieren und im Anschluss die Angaben über diesen Artikel zu erfahren. Ein weiteres Beispiel wäre die Matrikelnummer in einer Tabelle der Studenten einer Hochschule. Mithilfe dieser Nummer erhält man alle Daten (im Datensatz des gewünschten Studenten) über den Studenten (sein Name, sein Alter usw.). Besonders wichtig wird der Primärschlüssel, wenn wir Tabellen miteinander verknüpfen, Beziehungen unter Ihnen herstellen. Dazu mehr im Themenfeld der Beziehungen von Tabellen. Prog-BW ACCESS

18 Die Matrikelnummer identifiziert die Tabellenzeile, in der alle Angaben über die Studierenden stehen. Um irgendeine gespeicherte Information über einen Studierenden zu erlangen, wird nur dessen Matrikelnummer benötigt. Tabelle Studenten Matrikelnr. (PS) Name Vorname Alter Anschrift... Prog-BW ACCESS

19 Der doppelte (kombinierte) Primärschlüssel: Der doppelte Primärschlüssel besteht aus zwei Merkmalen, die eng miteinander verknüpft sind. Diese beiden Merkmale gehören zusammen und sind gegenseitig abhängig von dem jeweiligen Merkmal. Mithilfe des einen Merkmals kann das andere Merkmal besser erläutert werden. Beispiel 1: Mehrere Versicherungsunternehmen haben die gleiche Vertragsnummer vergeben VertragsnummerVersicherung 12345HUK COBURG 67890ALLIANZ 12345DBV WINTERTHUR

20 Prog-BW ACCESS Der doppelte (kombinierte) Primärschlüssel: Beispiel 2: Raumverteilung für den FB Wirtschaft RaumGebäude U U /32 Der Primärschlüssel ergibt sich dann aus beiden Merkmalen (Spalten) für diese Tabelle. Dabei ist es möglich, die Bezeichnung für den Raum besser darzustellen. Der Raum in dem entsprechenden Gebäude. Durchaus hätte man dem Merkmal Raum auch einen Autowert hinzufügen können. Dann bräuchte man diesen kombinierten PS nicht. Das Ziel ist hier jedoch die detaillierte Beschreibung des PS.

21 Die Verknüpfung von Tabellen in Access: Wie entstehen Beziehungen unter Tabellen in Access? Jede Tabelle hat Ihre eigenen Daten und durch den Primärschlüssel können diese Daten durch eine eindeutige Kennung ausgedrückt werden. Aber was ist nun, wenn diese Daten in eine Beziehung gelangen, weil es ja sein kann, dass jene Daten gemeinsam auftreten. Durchleuchten wir in dieser Hinsicht die folgenden Angaben: Die Tabelle der Artikel und die Tabelle der Bestellungen. Aus dem Alltag wissen wir, dass mithilfe von Bestellungen diverse Artikel bestellt werden können. Somit wäre doch interessant zu hinterfragen, ob man jene Daten in Verknüpfung bringen kann? Prog-BW ACCESS

22 Die Herleitung von Beziehungen unter Tabellen: Bestellungen Bestell Nr. (PS) Bestellmenge Bestelldatum Artikeldaten Artikel Nr. (PS) Artikelbezeichnung Preis/Stück Prog-BW ACCESS

23 Arten von Beziehungen zwischen Tabellen: Generell gibt es drei Arten von Beziehungen von Tabellen: Die 1:1 Beziehung Hier wird genau ein Artikel einer einzigen Bestellung zugeordnet. Also ein Element eindeutig dem anderen zugeteilt. Die 1:n Beziehung Bei dieser Beziehungsart können einem Element mehrere Elemente entgegenstehen. Ein Artikel kann durchaus in mehreren Bestellungen auftauchen (Buchbestellungen). Genauso kann eine Bestellung mehrere Artikel enthalten. Diese Art der Beziehung ist in der Praxis am häufigsten vertreten. Die m : n Beziehung Hier ist es so, dass mehreren Elementen wiederum mehrere Elemente entgegenstehen. Zum Beispiel können mehrere Artikel in mehreren Bestellungen auftreten.. Prog-BW ACCESS

24 Die Darstellung einer Verknüpfung (Beziehung unter den angegeben Tabellen): Dabei kann ein Artikel in mehreren Bestellungen auftreten. Beziehungstyp 1:n Bestellungen Artikeldaten Bestell Nr. (PS) Bestellmenge Bestelldatum Artikel Nr. (SS) Artikel Nr. (PS) Artikelbezeichnung Preis/Stück 1: n Prog-BW ACCESS

25 Erläuterung der Grafik auf der vorherigen Folie: Auf der vorherigen Folie existiert ein Abbild einer Verknüpfung von Tabellen. Dabei besitzen wir unsere beiden Ausgangstabellen Artikel und Bestellungen mit Ihren jeweiligen Primärschlüsseln. Es ist nun unser Ziel diese beiden Tabellen miteinander zu verbinden. Über den Primärschlüssel können wir die kompletten Datensätze ausdrücken. Folglich ist der PS nun von entscheidender Bedeutung. Denn er wird nun bei der Beziehung berücksichtigt. Als Hinweis ist bekannt, dass ein Artikel in mehreren Bestellungen auftreten kann. Der Beziehungstyp ist hier 1:n. Prog-BW ACCESS

26 Der Primärschlüssel Artikelnummer wandert in die Tabelle der Bestellungen und wird dort zum Sekundärschlüssel (SS). Dadurch haben wir erzielt, dass wir die Tabelle der Artikel allein durch die Artikelnummer ausdrücken können. Denn über die Artikelnummer können wir ohne weiteres alle Angaben über den Artikel erzielen. Wir benötigen also nur noch die Spalte der Artikelnummer und keine gesamte Tabelle mehr. Diese Spalte Artikelnummer heften wir an die Tabelle der Bestellungen. Somit verfügen wir wieder über zusätzliche Kapazitäten. Beachte für die Darstellung von Beziehungen in Access: Die Primärschlüssel Artikel Nr. und Bestell Nr. haben in unseren Beispiel den Felddatentyp AutoWert. Das heißt, dass Access automatisch die laufende Nummer um eine Einheit erhöht. Wir verändern jedoch für die Darstellung der Verknüpfung den Felddatentyp von AutoWert in Zahl. Zusätzlich verändern wir in der Entwurfsansicht das Feld Indiziert mit dem Hinweis Ja mit Duplikat.Wir gewähren damit, dass der PS Artikel Nr. doppelt, in einer anderen Tabelle auftreten darf. Im Anschluss werden die entsprechenden Artikelanzahlen in die Tabelle eingetragen. Nun kann eine Beziehung unter den Tabellen in Access erfolgen. Prog-BW ACCESS

27 Wenn wir uns mit Beziehungen zwischen Tabellen beschäftigen, dann ist vor allem der Unterschied zwischen einer Mastertabelle, als auch einer Detailtabelle zu betrachten. Bei der Betrachtung von Tabellen in Access für eventuelle Verknüpfungen hat der Administrator vorher zu bestimmen, welche Tabelle die Master- und welche die Detailtabelle ist. Detailtabelle Im Gegensatz zur Mastertabelle verfügt die Detailtabelle über Bewegungsdaten. Bei diesen Daten handelt es sich um Daten die fortlaufenden Veränderungen unterliegen. Somit sind jene Daten stets zu aktualisieren. Derartige Daten sind zum Beispiel Bestelldaten oder Umsätze. Mastertabelle In einer Mastertabelle sind so genannte Stammdaten aufgeführt. Bei diesen Daten handelt es sich um Daten, die nicht häufig geändert werden müssen. Das können zum Beispiel Kundendaten oder Artikeldaten sein. Prog-BW ACCESS

28 Merke: Der Primärschlüssel einer Mastertabelle wird zu einem Sekundärschlüssel einer Detailtabelle (=> goldene Regel). Die Tabelle, welche den Sekundärschlüssel aus einem Primärschlüssel bildet, ist die Detailtabelle ( untergeordnete Tabelle). Der Begriff der refentiellen Integrität: Aus einer Mastertabelle kann kein Eintrag gelöscht werden, solange ein Eintrag für den Datensatz aus der Mastertabelle in der Detailtabelle existiert: Schlagwort: Unverletzbarkeit der Daten. Mastertabelle Artikeldaten und Detailtabelle die Bestelldaten. Aus der Tabelle der Artikeldaten ist es nicht möglich Datensätze zu löschen, wenn in der Tabelle der Bestelldaten jene zu löschenden Artikel noch in einer laufenden Bestellung vorliegen. Ebenso wäre ein Löschen oder verändern von Lieferantendaten nicht möglich, wenn der Lieferant anhand der Bestelldaten noch über laufende Bestellungen verfügt. Prog-BW ACCESS

29 Die Anwendung der Gültigkeitsregel (Plausibilitätskontrolle): Mit der Gültigkeitsregel ist es möglich einzelne Ereignisse zu erfüllen oder andere gar auszuschließen. Ein Beispiel wäre in diesem Zusammenhang das Festlegen einer Bestellmenge. Hier kann der Administrator festlegen, welche Menge bestellt werden soll. Die Plausibilitätskontrolle sorgt letztendlich dafür, dass diese gewünschte Menge auch bestellt wird. Beispiel: Feldname: Bestellmenge mit dem Felddatentyp: Zahl Für diese Spalte der Bestellmenge legt man folgende Gültigkeitsregel fest: > 4 Folglich darf unsere Bestellung die Anzahl von 5 Mengeneinheiten nicht unterschreiten. Wäre dies der Fall erfolgt eine Gültigkeitsmeldung, die den Nutzer der Tabelle daraufhinweist, was er zu tun hat. Der Nutzer bestellt drei Bücher. Access gibt in dem Falle eine Fehlermeldung und teilt dem Nutzer mit, dass er mindestens 5 Bücher bestellen muss. Denn in der Gültigkeitsregel wurde ja diese Mindestmenge festgelegt. Prog-BW ACCESS

30 Das Sortieren von Datensätzen in Tabellen: MS Access sortiert die Datensätze innerhalb einer Tabelle in der Reihenfolge ihrer Eingabe. Sobald man eine Tabelle in der Datenblattansicht öffnet, erscheinen die Datensätze in der betreffenden Reihenfolge. Um einen besseren Überblick über die Daten zu erhalten, kann man sich diese nach bestimmten Kriterien sortieren. Verfügt eine Tabelle über einen Primärschlüssel, wird sie automatisch nach diesem Feldinhalt (Beispiel: Matrikelnummer oder Bestell Nr.) sortiert. Die Datensätze einer Tabelle können sowohl aufsteigend als auch absteigend sortiert werden. Prog-BW ACCESS

31 Datensätze sortieren Soll eine Tabelle über eine bestimmte Spalte sortiert werden (beispielsweise eine Personalliste nach Namen sortieren), geht man folgendermaßen vor: Für eine aufsteigende Sortierung klickt in der Symbolleiste auf die nebenstehende Schaltfläche (oder wählt den Befehl Aufsteigend sortieren im Untermenü zum Befehl Sortieren im Menü Datensätze). Ist eine absteigende Sortierung erwünscht, klickt in der Symbolleiste auf die nebenstehende Schaltfläche (oder wählt den Befehl Absteigend sortieren im Untermenü zum Befehl Sortieren im Menü Datensätze). Quelle: EDV-Skript A. Runge Tutorium Access Prog-BW ACCESS

32 Häufig ist eine Sortierung über mehrere Spalten erwünscht. In diesem Ausgangsfall arbeitet man mit der Shift-Taste und markiert sich die gewünschten Spalten. Access sortiert dann zunächst über das in der Tabelle am weitesten links stehende Feld. Anschließend werden die folgenden Felder in die Sortierung einbezogen. Merke die Grundregel für die Sortierung in Access: Sortierung erfolgt immer von links nach rechts. Man kann bei dieser Vorgehensart nur benachbarte Spalten markieren. Liegen die Felder nicht aneinander, dann sind die gewünschten Felder (Spalten) entsprechend zu verschieben. Im Anschluss werden die Felder markiert und nach dem gewünschten Kriterium (aufsteigend) sortiert. Nun kann es sein, dass man erst nach dem Namen von Personen sortieren will und innerhalb dieser Namen nachdem Wohnort, da man sich nur für Personen aus einem Wohnort interessiert. Bei dieser Situation hilft uns die Sortierung mithilfe der Abfrage Prog-BW ACCESS

33 Themengebiet 3: Sortieren von Tabellen über die Abfrage Prog-BW ACCESS

34 Die Abfrage in Access: Abfragen bieten eine Möglichkeit, die Informationen aus den Tabellen nach bestimmten Kriterien anzuzeigen oder Datensätze aus mehreren Tabellen zusammenzustellen. Folglich kann sich der Administrator einer Tabelle genau die Datensätze anzeigen lassen, die er für seine Arbeiten weiterhin benötigt. Als Grafik ist hier die Entwurfsansicht einer Abfrage dargestellt. Hier werden die Datensätze aus den Tabellen ausgewählt, die man sich anzeigen lassen will. Dabei wählt man zum Beispiel das Feld Nachname aus der Tabelle und zieht dieses in die untere Grafik. Dort kann man bestimmen, wie dieses Feld sortiert werden soll, und ob es angezeigt wird. Prog-BW ACCESS

35 Die Abfrage: (abschließende Zusammenfassung) Mithilfe der Abfrage können verknüpfte, zusammenhängende Daten nach gewünschten Kriterien sortiert werden. Dabei ist das Schlüsselwort innerhalb (Sortierung der Namen und innerhalb der Namen………) Die Sortierungsregel von Access (Sortierung von Links nach Rechts existiert auch hier). Jene ist die goldene Regel. Folglich wird zu erst die Linksstehende Spalte sortiert und dann die Ihr nachfolgende Rechtsstehende Spalte. Hierbei kann es sein, dass wir zuerst nach einer Spalte sortieren, die in der Ausgangstabelle rechts von der folgenden Spalte steht, die wir im Anschluss sortieren wollen. Bei diesem Problem hilft uns der Einsatz von Blindfeldern. Diese Blindfelder werden als Ersatz verwendet. Sie gelten als gedachte Felder um die Sortierungsregel in Access (Sortierung von Links nach Rechts) zu erfüllen. Aber sie werden in der Abfrage nicht angezeigt. Prog-BW ACCESS

36 Die Sortierung mithilfe von Blindfeldern in der Abfrage: Sortierung der Tabelle Studenten nach der Hochschule und innerhalb der Hochschule nach dem Studiengang. Dabei steht die Spalte der Hochschulen rechts von der Spalte des Studienganges. Sortierungsregel ist von Links nach Rechts. In diesem Fall ziehen wir uns das Feld der Hochschule in das Feld der Abfrage und sortieren es aufsteigend. Dabei wird dieses Feld, wie in der Tabelle bereits geschehen, auch angezeigt. Im Anschluss zieht man das Feld Studiengang in die Abfrage. Dieses Feld wird ebenfalls aufsteigend sortiert. Aber hier ist darauf zu achten, dass wir dieses Feld nicht anzeigen, da es sonst in der Ausgangstabelle zweimal auftauchen würde. Zum einen in der Tabelle vor der Hochschule und zum anderen als Anhang an der Ausgangstabelle. Somit markieren wir dieses Feld (Studiengang) als Blindfeld und lassen es nicht anzeigen. Prog-BW ACCESS

37 Themengebiet 4: Die Verwendung von Formularen Prog-BW ACCESS

38 Erstellen von Formularen mit dem Formularassistent: In den vorherigen Themengebieten ging es unter anderem um das Erstellen von Tabellen in Access und der Verarbeitung von Datensätzen in diesen Tabellen. Nun möchten wir ein praktisches Verfahren und Layout zum Betrachten und Bearbeiten von Daten verwenden. Hierbei hilft uns die Verwendung eines Formulars. Damit ist es möglich zum Beispiel jeden einzelnen Datensatz auf einem eigenen Formular darzustellen. Man stellt es sich vereinfacht vor, wie eine Art Karteikarte. Ein Formularassistent stellt einige Fragen über das gewünschte Formular und erstellt dieses auf Basis der Antworten auf die gestellten Fragen. Dabei stellen Formularassistenten eine Reihe verschiedener Layouts und Stile zur Auswahl. Nachdem der Formularassistent das Formular erstellt hat, kann der Anwender weiterhin individuell Veränderungen an dem Formular vornehmen. Prog-BW ACCESS

39 Schritt 1: In der Objektsymbolleiste das Feld Formulare auswählen. Access führt eine Grafik auf, in der man wählen kann, wie das Formular erstellt wird. Entweder mithilfe eines Assistenten oder individuell. Hier wird der Assistent aufgerufen. Schritt 2: Es erfolgt das Auswählen des Formularassistenten. Ebenso ist die Tabelle oder die Abfrage auszuwählen, für die wir jenes Formular erstellen wollen. Folglich ist die gewünschte Tabelle auszuwählen: Beispiel Tabelle Studierende. Schritt 3: Im nächsten Schritt sind die Felder anzugeben, die in das Formular einfließen sollen und später angezeigt werden. Dabei listet Access die verfügbaren Felder auf, und der Anwender hat die entsprechenden auszuwählen. Schritt 4: Hier erfolgt die Auswahl des Layouts: Einspaltig Tabellarisch Datenblatt oder in Blöcken Prog-BW ACCESS

40 Schritt 5: Nach der Bestimmung des Layouts verlangt das folgende Menüfenster von ACCESS die Festlegung eines Stils. Auch hier bietet Access dem Anwender verschiedene Stielmöglichkeiten. Schritt 6 : Abschließend ruft Access dazu auf für das ausgewählte Formular einen Titel festzulegen. Sind alle Schritte vollzogen, kann das Formular fertig gestellt werden und die Vorlage auf den Bildschirm angezeigt werden. Prog-BW ACCESS

41 Ansicht eines Formulars Das Anzeigen und Aktualisieren von Tabellendaten in der Datenblattansicht einer Tabelle ist teilweise recht mühsam. Formulare bieten die Möglichkeit, Daten aus einer oder aus mehreren Tabellen darzustellen, zu ändern und anschließend zu speichern. Quelle : Skript EDV- Tutorium Andreas Runge Prog-BW ACCESS

42 Themengebiet 5: Erstellen von Berichten in MS Access Prog-BW ACCESS

43 Erstellen von Berichten mithilfe des Berichtassistenten: Wenn man Daten im Druck präsentieren will und Berechnungen über ganze Gruppen von Datensätzen hinweg durchführen will, dann verwendet man einen Bericht. Dabei ist der Bericht einem Formular ähnlich, bietet aber größere Flexibilität bei der Präsentation von Daten auf der gedruckten Seite und größere Leistungsfähigkeit beim Aufzeigen zusammenfassender Informationen. Man verwendet zum Beispiel einen Bericht, um Datengruppen mit Zwischensummen und Gesamtsummen anzuzeigen. In diesem Zusammenhang könnte man an Verkaufzahlen verschiedener Produkte eines Jahres denken. Dabei hätten wir zum Beispiel die Produkte: Getränke und Gewürze in den einzelnen Ausführungen. Prog-BW ACCESS

44 Produkt: Verkaufzahlen Gesamtsumme Prog-BW ACCESS

45 Der Ablauf des Berichtsassistenten in den einzelnen Schritten: Prog-BW ACCESS

46 Schritt 1: Aus der Objektsymbolleiste wählt man das Menüfeld Berichte und über den Befehl Neu ruft Access ein weiteres Fenster auf. Genauso wie bei den Formularen wird bei der Erstellung von Berichten der Assistent verwendet. Auch hier ist die Tabelle oder Abfrage anzugeben, für die ein solcher Bericht erstellt werden soll. Zum Beispiel wieder die Tabelle Studierende. Schritt 2: Im nächsten Schritt sind die Felder (Spalten) der Tabelle anzugeben, die im Bericht auftauchen sollen. Schritt 3: Nun besteht die Möglichkeit die Felder entsprechend zu gruppieren, über wählbare Gruppierungsebenen. Zum Beispiel steht das Feld der Artikelnummer über der Artikelbezeichnung und jene über dem Artikelpreis. Hier kann ebenfalls eine Rangordnung festgelegt werden. Schritt 4: Des Weiteren fragt Access im 4.Schritt nach einer Sortierungsreihenfolge. Dabei kann ein Feld, welches für eine Sortierung in Frage kommt sowohl auf- als auch absteigend sortiert werden. Prog-BW ACCESS

47 Schritt 5: Nach der Festlegung der Sortierungsfelder ist das Layout für den Bericht zu bestimmen. Der Berichts-Assistent bietet dem Anwender einen Pool von diversen Layout – Möglichkeiten aus denen das gewünschte Layout gewählt werden kann. Schritt 6: Im Anschluss an das Layout ist der Stil anzugeben. Wenn der Stil bestimmt worden ist, hat der Anwender noch einen Titel für den Bericht zu bestimmen. Letztlich kann sich der Anwender mit dem Befehl Fertigstellen den vollständigen Bericht erstellen und anzeigen lassen. Der Bericht ist nun abgeschlossen. Dennoch besitzt der Anwender die Möglichkeit sich diesen Bericht immer wieder aufzurufen und weiterhin individuelle Veränderungen vorzunehmen. Hierzu wechselt der Anwender in die Entwurfsansicht und nimmt die gewünschten Änderungen (festlegen neuer Feldgrößen, hinzufügen von Feldern) vor. Prog-BW ACCESS

48 Vorteile von Formularen: Ein Formular kann zum Ausdrucken, Bearbeiten und Einsehen von Daten am Bildschirm verwendet werden. Da Formulare vielseitig sind, reichen sie in den meisten Fällen für die entsprechenden Bedürfnisse aus. Vorteile von Berichten: Einen Bericht kann man dazu einsetzen, dass durch Gruppieren von Daten und Berechnen von Gesamt- und Zwischensummen ein allgemeiner Überblick verschaffen wird. Ebenso ist es möglich einen Bericht in einen anderen Bericht einzufügen (geht nicht bei Formularen). Es besteht eine größere Flexibilität beim Layout. Daten können mit einem Bericht allerdings nicht bearbeitet werden, dazu benötigt man ein Formular. Formular versus Bericht: Prog-BW ACCESS

49 Themengebiet 6: Die Ableitung der Normalform Prog-BW ACCESS

50 Lief. -Nr. Lief. NameLief. -OrtBest.- Nr. Best.- Datum Art.-Nr.Art.-Bez.Preis/ ME B- Menge 801MüllerDüsseldorf Kreuzkopfschrauben5,00100 Freier Raum 2240Nägel3, Muttern10, SchulzeWuppertal Nägel3, Senkmuttern15, SchulzeWuppertal Kreuzkopfschrauben5, Stoppmuttern12, MüllerDüsseldorf Holzschrauben8, Nägel3,00800 Ausgangstabelle: Prog-BW ACCESS

51 Erläuterungen zur Ausgangstabelle: In der vorliegenden Ausgangstabelle (mit Lieferantendaten, Bestelldaten, als auch Artikeldaten) sind doppelte Datensätze (markierte Felder) vorhanden. Es liegen freie Räume vor, die nicht belegt werden und somit unnötigen Speicherplatz in Anspruch nehmen. Um das Problem der freien Felder zu beheben, trägt man die Daten nach, die normalerweise nicht von Nöten sind. Somit gelangt man zur 1.Normalform. Dann sind die Leerfelder aufgehoben, allerdings existieren dann zu viele Informationen. (siehe Folie 52). Folglich besitzt die Tabelle auf der Folie 52 immer noch ein schlechtes Tabellenlayout. Die Lösung dieser Problematik liegt in einer Tabelle, wo die nötigen Informationen auf einen Blick erkennbar sind (Folie 54), und jederzeit auf alle relevanten Daten zugegriffen werden kann. Damit beschäftigt sich die Ableitung der Normalform (Folie 50 ff.) Zum Beispiel ist es ausreichend zu wissen, dass der Müller aus Düsseldorf mit der Lieferantennummer 801 am unter der Bestell. Nr drei Artikel bestellen möchte. Die anderen, doppelten, Angaben zum Müller werden nicht gebraucht. Prog-BW ACCESS

52 Lief. -Nr. Lief. NameLief. -OrtBest.- Nr. Best.- Datum Art.-Nr.Art.-Bez.Preis/ ME B- Menge 801MüllerDüsseldorf Kreuzkopfschere5, MüllerDüsseldorf Nägel3, MüllerDüsseldorf Muttern10, SchulzeWuppertal Nägel3, SchulzeWuppertal Senkmuttern15, SchulzeWuppertal Kreuzkopfschrauben5, SchulzeWuppertal Stoppmuttern12, MüllerDüsseldorf Holzschrauben8, MüllerDüsseldorf Nägel3,00800 Erste Normalform: dennoch Existenz von überflüssigen Feldern. Prog-BW ACCESS

53 Ableitung der 2. Normalform: siehe Folie 54: Bildung von 3 Tabellen und wählen der Primärschlüssel in den einzelnen Tabellen. Dabei fallen die Felder eines Datensatzes unter den Primärschlüssel (PS) der Tabelle. Es ist dadurch möglich durch den PS die gesamte Tabelle auszudrücken. In diesem Zusammenhang ist noch zwischen den Begriffen Master- und Detailtabelle zu unterscheiden. Bei einer Mastertabelle enthält die Tabelle so genannte Stammdaten. Es handelt sich hierbei um Daten, die nicht allzu oft verändert werden. Beispiele sind hier die Artikeldaten oder Lieferantendaten. Auf der anderen Seite gibt es Tabellen deren Datensätze sich fortlaufend verändern. Es handelt sich bei diesen Daten um Bewegungsdaten. Jene Bewegungsdaten werden in Detailtabellen aufgeführt. Ein Beispiel für Bewegungsdaten sind Bestelldaten. Die Unterscheidung von Master - und Detailtabellen wird wichtig, wenn wir die Beziehungen zwischen Tabellen betrachten. Dabei gilt die Regel, dass der Primärschlüssel der Mastertabelle zum Sekundärschlüssel (SS) in der Detailtabelle wird. Siehe in diesem Zusammenhang die Grafik auf der Folie 54. Prog-BW ACCESS

54 Lief -Nr. (PS) Lief.- Name Lief. -OrtBest.- Nr. (PS) Best.- Datum Best- Menge Artikel- Nr. (PS) Art.-Bez.Preis/ ME Rabatt (%) 801MüllerDüsseldorf Kreuzkopfschrauben5, SchultzeWuppertal Nägel3, Muttern10, Nägel3, Senkmuttern15, Kreuzkopfschrauben5, Stoppmuttern12, Holzschrauben8, Nägel3,0010 Erste TabelleZweite TabelleDritte Tabelle 2.Normalform: Bilden der Tabellen mit Wahl des Primärschlüssels Prog-BW ACCESS

55 Erläuterungen zu den Folien 54 und 56: Auf der Folie 55 wird die Grafik für Tabellen in der 2. Normalform beschrieben. Die abgebildeten Tabellen verfügen alle über einen eigenen Primärschlüssel, der in der Lage ist, die gesamten Elemente der jeweiligen Tabelle eindeutig auszudrücken. Aus dem Primärschlüssel Lief. Nr. kann man ebenso den Lief. Namen und den Lief. Ort in Erfahrung bringen. Diese Merkmale sind dem PS direkt zugeordnet. Dabei kann es durchaus sein, dass Merkmale einer Tabelle nicht direkt dem PS zugeordnet werden können. Das wäre bei dem Merkmal Rabatt in der Tabelle Artikeldaten der Fall, da es nicht direkt der Art. Nr. zugeordnet wird. Hier ist es indirekt über die Artikelbezeichnung von der Art. Nr. abhängig, da wiederum diese Artikelbezeichnung der Art. Nr. zugeordnet wurde. Auf der Folie 56 existiert ein Schaubild für die dritte Normalform (NF). Bei der 3. NF sind alle Merkmale direkt vom Primärschlüssel abhängig. Die Tabelle Artikeldaten verfügt in der 2.NF über das Merkmal Rabatt, welches direkt von dem Merkmal Artikelbezeichnung abhängig ist. Somit müsste aus der Tabelle Artikeldaten eine Untertabelle hervorgehen, wo das Merkmal Rabatt direkt von dem Primärschlüssel Artikelbezeichnung abhängt. Die dritte NF liegt vor, wenn alle vier Tabellen vorliegen und alle Merkmale der Tabellen von dem PS abhängig sind. Prog-BW ACCESS

56 Artikel- Nr. (PS) Art.-Bez.Preis/ ME Rabatt (%)Art.-Bez. (PS)Rabatt (%) 1221Kreuzkopfschrauben5,005Kreuzkopfschrauben5 2240Nägel3,0010Nägel Muttern10,002Muttern2 2240Nägel3,0010Nägel Senkmuttern15,002Senkmuttern2 1221Kreuzkopfschrauben5,005Kreuzkopfschrauben5 4250Stoppmuttern12,002Stoppmuttern2 1220Holzschrauben8,005Holzschrauben5 2240Nägel3,0010Nägel10 Vierte TabelleDritte Tabelle 3.Normalform: Bilden der Tabellen mit Wahl des Primärschlüssels Prog-BW ACCESS Zur 3.Normalform gehören zusätzlich die 1. und 2. Tabelle (siehe Folie 54)

57 Erläuterungen zur Folie 58: Abgebildet werden hier drei Tabellen: Die erste Tabelle beinhaltet die Lieferantendaten, die zweite Tabelle enthält die Artikeldaten und die dritte Tabelle beinhaltet die Bestelldaten. Hier tauchen Verknüpfungen unter den Tabellen auf. Über die (PS) werden die Tabellen verbunden. Um wiederum Redundanzen zu vermeiden, versucht man aus der vorliegenden Ausgangstabelle über Verbindungen einzelner Tabellen eine optimale Tabelle zu erhalten, wo abschließend alle relevanten Daten zur Verfügung stehen. Die Tabellen Lieferanten und Artikeldaten werden durch die Spalten Lief. Nr. und Art. Nr. ausgedrückt und einfach an die Tabelle Bestelldaten angeheftet. Für die Darstellung der Beziehungen unter den Tabellen wird die Trennung in Master- und Detailtabelle benötigt. Beispiel: Tabelle Artikeldaten ist eine Mastertabelle und Bestelldaten ist eine Detailtabelle. Aus der Folie 59 können wir erkennen, dass hier eine 1: n Beziehung vorliegt. Einem Eintrag in der Mastertabelle (Artikel) können mehrere Einträge dieser Art. Nr. in der Detailtabelle (Bestelldaten) entsprechen. Merke: Ein Artikel kann in mehreren Bestellungen auftauchen. Prog-BW ACCESS

58 Lief. -Nr. (PS)Lief. -NameLief. -Ort 801MüllerDüsseldorf 805SchultzeWuppertal Best. – Nr. (PS)Best. - DatumBest. – MengeLief. – Nr. (SS)Art. – Nr. (SS) Art.- Nr. (PS)Artikel - Bez.Preis/ ME 1220Holzschrauben8, Kreuzkopfschrauben5, Nägel3, Muttern10, Senkmuttern15, Stoppmuttern12,00 1 : n Prog-BW ACCESS

59 Zusammenfassung der Beziehungen auf der Folie 58: 1) Beziehungsart: Lief. – Nr. in der Tabelle Lieferanten (PS) und in der Tabelle Bestelldaten (SS). Beziehungstyp: 1: n 2) Beziehungsart : Art. – Nr. in der Tabelle Artikeldaten (Mastertabelle) als (PS = Primärschlüssel) und in der Tabelle Bestelldaten (Detailtabelle) als (SS= Sekundärschlüssel). Beziehungstyp: 1 : n

60 Normalform Regeln: (Zusammenfassung) Die erste Normalform: Vorrausetzung ist, dass in jeder Spalte genau ein Merkmal auftreten bzw. eingetragen werden darf. Beispiel: Feld Name, indem zusätzlich der Vorname der Person eingetragen wird. Hier sind separate Felder zu bilden. Nachname: Mustermann ; Vorname 1 : Lisa; Vorname 2: Marie Folglich gibt es keine zusammengesetzten Merkmale. Bei der Ableitung der Normalform ist der Übergang von der unnormalisierten Form (schlechtes Layout zum Bsp. wegen Leerfeldern) zur 1. Normalform, dass die leer stehenden Felder mit den entsprechenden Daten aufgefüllt werden (Folie 53). Damit werden jedoch wiederum Redundanzen (überflüssige Kapazitäten) erzeugt, womit im Grunde dem Ziel des Normalisierungsprozesses, Redundanzen zu verringern, widersprochen wird. Somit versucht man diese Redundanz weiter zu beschränken und gelangt zur 2.Normalform. Prog-BW ACCESS

61 Zweite Normalform: Eine Tabelle befindet sich in der 2. Normalform, wenn es ein Merkmal in einer Spalte gibt, dass nicht direkt dem PS zugeordnet werden kann. Dieses Merkmal muss indirekt über die anderen Merkmale, die dem PS bereits zugeordnet sind, definiert werden können (Siehe Folie 54). Beispiel: Mit dem (PS) Artikel Nr. können direkt die Art. Bezeichnung und der Artikelpreis dargestellt werden, wobei hingegen der Rabatt nur indirekt über die Artikelbezeichnung dem PS Artikel Nr. zugeordnet ist. Merke: Zur jeder Tabelle sucht oder bestimmt man einen Primärschlüssel. Dieser Primärschlüssel sollte ein Feld sein, dass jeden Datensatz eindeutig identifiziert und ausdrückt. Zum Beispiel die Matrikelnummer oder Artikelnummer. Prog-BW ACCESS

62 Dritte Normalform: Die dritte Normalform liegt vor, wenn alle Merkmale Ihrer Spalte, direkt vom Primärschlüssel abhängig sind. Merke: Existiert in einer Tabelle ein Merkmal, dass indirekt dem PS zugeordnet werden kann, so ist für die dritte Normalform aus dieser Tabelle zusätzlich eine untergeordnete Tabelle zu bilden. Damit ist erreicht, dass alle Merkmale einer Tabelle direkt durch Ihren Primärschlüssel ausgedrückt werden können. Beispiel: siehe Folien 54 und 56 Merkmal Rabatt, welches direkt von der Artikelbezeichnung abhängig ist und indirekt über die Artikelnummer. Untertabelle für die Tabelle Artikeldaten ist die Tabelle Rabatt auf Artikel Prog-BW ACCESS


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