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1 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH.

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Präsentation zum Thema: "1 E-Mail-Management & E-Mail-Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH."—  Präsentation transkript:

1 1 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 V OGEL B USINESS M EDIA E-M AIL -A RCHIVIERUNG RICHTIG GESTALTEN – R ECHTLICHE G RUNDLAGEN, M ANAGEMENT UND L ÖSUNGEN FÜR DIE IT-P RAXIS D R. U LRICH K AMPFFMEYER P R O J E C T C O N S U L T Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

2 2 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 O RGANISATORISCHES Bitte alle Mobil-Telefone auf stumm stellen Mittagessen bitte aus der Liste auswählen Teilnehmerliste bitte unterschreiben Download der vollständigen PDF- Tagungsunterlage (ab ): Handouts oder direkt Wer früher weg muss … Zertifikat nicht vergessen Bitte die elektronische Teilnehmerbefragung morgen online ausfüllen

3 3 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 A GENDA 1.Einführung 2.Definitionen 3.Rechtsfragen 4.Funktionalität 5.Archivierungsverfahren 6.Besondere Problembereiche 7.Ausblick

4 4 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E INFÜHRUNG

5 5 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 Ü BERSICHT E INFÜHRUNG 1.1Die elektronische Post 1.2 Nutzen von – Problematik 1.4 Gründe für - Archivierung

6 6 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 D IE ELEKTRONISCHE P OST

7 7 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-M AIL ALS M EDIUM DER G ESCHÄFTSKOMMUNIKATION Geschäfte können elektronisch per getätigt werden s sind dementsprechend originär elektronische Dokumente, Belege, Handelsbriefe, Aufträge, Verträge usw.

8 8 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 D ER W ERT ELEKTRONISCHER I NFORMATION Auf den Inhalt kommt es an … nicht auf die Form der Übermittlung Nur Information, die auch in Prozessen oder als Wissen genutzt wird, hat einen inhärenten Wert -Systeme bieten keine geeignete, nachvollziehbare Prozessunterstützung

9 9 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E LEKTRONISCH SIGNIERTE D OKUMENTE Durch die Verwendung der elektronischen Signatur entsteht aus einer Datei ein Dokument das einem manuell unterzeichneten Papierdokument im Prinzip gleichwertig ist Die elektronische Signatur sichert vorrangig die Unverändertheit der Nachricht und die Authentizität des Unterzeichners Elektronisch signierte Dokumente werden in der Regel im Dokumentenaustausch, also per , benutzt

10 10 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 W ERT VON I NFORMATIONEN Der Wert von Information bemisst sich an einer Reihe von individuellen Kriterien, die von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich ausfallen. Es existieren jedoch Grundparameter: Z.B. ist ein Großunternehmen, das lediglich mit Informationen arbeitet, wie eine Bank oder eine Versicherung, anders zu bewerten als ein physische Produkte produzierendes mittelständisches Unternehmen.

11 11 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 K RITERIEN ZUM W ERT VON I NFORMATIONEN Es sind eine Reihe von verschiedenen grundsätzlichen Kriterien zu berücksichtigen wie z.B.: Anteil von Information an der Wertschöpfung des Unternehmens Nutzung von Information in Prozessen Nutzung von Information als Wissen Abhängigkeit von der Verfügbarkeit und Richtigkeit von Information Bedeutung von Information bei der Erfüllung rechtlicher und regulativer Vorgaben Rolle von Information als Steuerungselement der Unternehmensstrategie Gewichtung elektronischer Information versus papier- und menschengebundener Information Bedeutung von Information in der Entscheidungsfindung und Planung usw.

12 12 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 N UTZEN VON E-M AIL

13 13 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 V ORTEILE DER E-M AIL Nachvollziehbarkeit und Nachweisbarkeit: Man hat alles schriftlich / elektronisch Einfache Archivierung: Mitschreiben am Telefon entfällt Asynchronität: Man kann sich die Antwort in Ruhe vorbereiten, weniger Störungen Effektivität: Man kann mehrere Adressaten zugleich informieren Anlagen: Einfaches Mit-Versenden von Anlagen (Dokumente, Zeichnungen, etc.) aller Art Quelle:

14 14 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 V ORTEILE DER E-M AIL Bezug: Der Bezug zum ursprünglichen Mail ist bei einer Antwort klar erkennbar, wenn man das ursprüngliche Mail nicht entfernt Erinnerungsfunktion Möglichkeit der Verschlüsselung durch einfache Dienstprogramme Datenbankabfragen möglich Einfaches Weiterleiten Elektronisch ohne Medienbruch weiterverarbeitbar Quelle:

15 15 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 N ACHTEILE DER E-M AIL Information nachlässig verpackt Rechtschreibfehler, Fehler in der Grammatik und stilistische Mängel Falsche Empfänger in der Adresszeile Nicht (immer) Rückmeldung möglich, ob angekommen ist Bei Beanstandungen oder Konflikten Gefahr von Missverständnissen (Fehlen der gestischen und mimischen Zusatzinformation) Keine sinnvoll ausgefüllten Betreffzeilen führen zu Identifikationsproblemen Beantwortung von s mit anderem sachlichen Inhalt führt zu Unordnung

16 16 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 N ACHTEILE DER E-M AIL fördert unüberschaubare Informationsflut Überfüllte briefkästen: Prioritätensetzung Erwartungsdruck: rasch beantworten - auch bei komplexen Fragestellungen Persönliche Gespräche nehmen ab Gefahr Stimmungen und voreilige Meinungen zu schnell weiterzugegeben Tendenz steigt, Informationen weiterzuleiten und Verantwortung abzuschieben Quelle:

17 17 Quelle: P RODUKTIVITÄT VON E MAIL NACH J OHN M ANCINI AIIM, 2011

18 18 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-M AIL P ROBLEMATIK

19 19 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-M AIL -P ROBLEMATIK (1) Original ? Ein Empfänger Mehrere Empfänger Ein Empfänger, mehrere CC: Empfänger Verteiler, viel bcc: Empfänger

20 20 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-M AIL -P ROBLEMATIK (2) Zitierstil Keine Übernahme Vollständige Übernahme (mit Schachtelung) Teilweise Übernahme Editierbarkeit

21 21 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-M AIL -P ROBLEMATIK (3) Lesbarkeit nicht anzeigbar Attachment nicht anzeigbar Verlinkte Seite nicht aufrufbar Zeichensatzprobleme

22 22 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-M AIL -P ROBLEMATIK (4) Inhaltliche Bewertung Durch Empfänger Relevanz häufig nicht sofort erkennbar

23 23 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-M AIL -P ROBLEMATIK (5) Status Vorabinformation Kopie Original Rechtskräftiges Original

24 24 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-M AIL -P ROBLEMATIK (6) Fehlende Metadaten Betreff Individueller Absender Bezug im Text

25 25 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-M AIL -P ROBLEMATIK (7) mit Text Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog kpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog Umschlag

26 26 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-M AIL -P ROBLEMATIK (8) mit Text und mehreren unterschiedlichen Attachments Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog kpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog mit Text und Attachment PDF Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog kpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog PDF Word

27 27 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-M AIL -P ROBLEMATIK (9) Mehrfach geschachtelte mit enthaltener und Attachments Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog kpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog mit Text und eingebetteter PDF Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog kpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog PDF Word PDF

28 28 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-M AIL -P ROBLEMATIK (10) mit HTML, Links und Nachladen aus dem Internet Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo 45kgpo45gkpogkpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io mit HTML Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog kpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog

29 29 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-M AIL -P ROBLEMATIK (11) Ohne Signatur Mit fortgeschrittener Signatur Mit qualifizierter Signatur Nur Umschlag signiert Umschlag mit Attachment signiert Nur Attachments signiert Gemischt signierte und unsignierte Attachments

30 30 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-M AIL -P ROBLEMATIK (12) mit elektronischer Signatur und Attachment Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog kpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog mit Text und elektronischer Signatur PDF Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog kpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog PDF mit Text und Attachment mit elektronischer Signatur Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog kpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog

31 31 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-M AIL -P ROBLEMATIK (13) Eingangsnachweis Bestätigung des Empfängers Bestätigung des Lesers Keine Bestätigung der Bearbeitung Keine elektronischen Posteingangs- und Ausgangsbücher, da Einträge löschbar Beziehung des Eingangs zur einzelnen ?! Referenzierung Vollständigkeit Multiple Adressaten

32 32 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-M AIL -P ROBLEMATIK (14) Firewall Firewall verhindert Empfang von s mit + Viren Elektronische Signatur Speziellen Attachments + Bestimmter Absender Bestimmte Größe

33 33 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-M AIL -P ROBLEMATIK (15) Outlook Notes Google Opensource Formatierung Auszeichnungsmerkmale Zeichensätze Aufbau Metadaten Interne Struktur

34 34 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-M AIL -P ROBLEMATIK (16) Ordnung Persönliche Postkörbe Gruppenpostkörbe Funktionspostkörbe Transportable Kopien (Notebook) Ausgelagerte Postkörbe Grundsätzliches Problem: Zusammenhang zwischen Nachricht und Antwort(en)

35 35 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-M AIL -P ROBLEMATIK (17) Absender-Erkennung Interne, bekannte Adresse Externe, bekannte Adresse Externe, unbekannte Adresse Externe, verdeckte Adresse Authentifizierte Absender Internes Management in einem Directory Service Elektronische Signatur D E-Postbrief Reg-Mail

36 36 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-M AIL -P ROBLEMATIK (18) Empfangsnachweis Richtige Adresse Richtige(r) Empfänger Gruppen-/Funktions-Postkorb mit intransparenten Empfängern Richtiger Zeitstempel Vollständigkeit / Lesbarkeit Versandnachweis Richtige(r) Empfänger Richtiger Zeitpunkt Vollständigkeit

37 37 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 G RÜNDE FÜR E-M AIL -A RCHIVIERUNG

38 38 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 U NSICHERHEIT BEIM A NWENDER Z UGRIFF AUF ARCHIVIERTE E-M AILS ( UND O FFICE -D OKUMENTE ) Wie sicher sind sie sich mit der Genauigkeit und der Rückholbarkeit ihrer elektronischen Dokumente und s? AIIM Marktstudie ECM-Nutzer, 2010

39 39 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 G RÜNDE ZUR A RCHIVIERUNG VON E-M AILS Wirtschaftliche Gründe: Direkter Zugriff auf alle Informationen unabhängig vom Empfänger Entlastung der Kommunikationssysteme Reduzierung von Suchzeiten aufgrund der integrierten Suchfunktionalitäten im Archivsystem Sicherung und Bereitstellung von in s vorhandenen geschäftskritischen Informationen in nachgelagerten Systemen usw.

40 40 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 G RÜNDE ZUR A RCHIVIERUNG VON E-M AILS Rechtliche Gründe: Anforderungen, basierend auf den Aufbewahrungspflichten für geschäftsrelevante Informationen Spezielle Gesetze zur Aufbewahrungspflicht von s Allgemeine länderspezifische rechtliche Vorschriften

41 41 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 FAZIT (1) als Kommunikationsmittel hat Anfang des 3. Jahrtausends den Brief auf Papier abgelöst. Die Rahmenbedingungen für die Kommunikation orientieren sich jedoch immer noch an den Restriktionen und Organisationsformen des Papiers.

42 42 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 D EFINITIONEN

43 43 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 Ü BERSICHT D EFINITIONEN Management / -Response-Management 2.3 E-Postbrief 2.4 D 2.5 Revisionssichere Archivierung 2.6 Langzeitarchivierung 2.7 Digital Preservation 2.8 Aufbewahrung 2.9 Vertrauenswürdige Archivierung

44 44 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-M AIL

45 45 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-M AIL Eine auf elektronischem Weg in Computernetzwerken übertragene Nachricht Format einer durch RFC 5322 festgelegt Danach bestehen s nur aus Textzeichen Andere Internet-Standards fügen Möglichkeiten hinzu, auch Zeichen außerhalb von ASCII sowie Datei-Anhänge zu verschicken s intern in zwei Teile geteilt: Header mit Kopfzeilen und Body mit eigentlichem Inhalt der Nachricht

46 46 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-M AIL -Adresse bezeichnet eindeutig den Empfänger einer Ermöglicht damit Zustellung an diesen Empfänger Transport per SMTP im Internet: -Adresse besteht aus zwei Teilen: domain-part, local-part Andere Transportmechanismen wie zum Beispiel UUCP oder X.400 verwenden eine andere Adress-Syntax Dateianhang (engl.: attachment) = Datei, die im Body einer verschickt wird Durch MIME-Protokoll ermöglicht, welches Unterteilung des Body und Kodierung der Datei regelt

47 47 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 V ERSAND EINER E-M AIL : A BLAUF

48 48 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-M AIL -M ANAGEMENT / E-M AIL -R ESPONSE -M ANAGEMENT

49 49 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-M AIL -M ANAGEMENT Eingangskontrolle und Nachweis Filterung und Prüfung Verteilung Teilautomatisierte Auswertung Unterstützung bei der Beantwortung Zuordnung zu Geschäftsvorfällen etc. … erst am Ende steht die Archivierung

50 50 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-M AIL -M ANAGEMENT Intelligenter Umgang mit den Inhalten von s wichtiger Wettbewerbsfaktor, da s als Kommunikationsmedium einerseits und als Transportmedium für angehängte Dateien andererseits einen immer höheren Stellenwert einnehmen Software für -Management erleichtert die Verwaltung der elektronischen Post deutlich Zwei Arten von -Management-Systemen: -Archivsysteme steuern die Aufbewahrung von Nachrichten inklusive Dateianhängen -Response-Management-Systeme unterstützen den Anwender bei der Beantwortung von s Quelle:

51 51 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-M AIL -R ESPONSE -M ANAGEMENT Datenbankbasierte Anwendung, die der strukturierten, automatisierten und nachvollziehbaren Bearbeitung von großen Mengen eingehender s dient Ziele: Beschleunigung der Bearbeitung, Steigerung der Effizienz und der Agentenleistung, Erhöhung der Antwortkonsistenz sowie die Dokumentation des -Aufkommens und einzelner Vorgänge, Kundenzufriedenheit verbessern

52 52 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-M AIL -R ESPONSE -M ANAGEMENT Durch Kategorisierung werden Anfragen thematisch eingeordnet, sodass sie dem richtigen Mitarbeiter oder Geschäftsprozess zugeordnet werden können Zuverlässigkeit von modernen ERMS: Business-Rules: Welche Prozesse manuell oder automatisch für welche Arten von Anfragen vorzusehen sind, deren Einhaltung prüfen Für bestimmte Kunden oder Bearbeiter können spezielle Workflows hinterlegt werden

53 53 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-M AIL -R ESPONSE -M ANAGEMENT Durch redaktionell bearbeitete Textbausteine wird sichergestellt, dass Expertenwissen für jeden Bearbeiter bereitsteht und qualitativ hochwertige Antworten gegeben werden können Arbeitserleichterung vor allem dann, wenn repetitive Aufgaben automatisiert werden. Entscheidend: Sehr gute inhaltliche Analyse der Kommunikation Automatische Bereitstellung von relevanten Informationen oder Textbausteinen spart Zeit Quelle:

54 54 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-P OSTBRIEF

55 55 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 D ER E-P OSTBRIEF Angebot der Deutschen Post AG: Soll zuverlässige und vertrauliche elektronische Kommunikation gewährleisten SSL-verschlüsseltes Webportal: elektronische Nachrichten als Online-Brief zwischen Kunden des E- Postbrief-Dienstes versenden Besitzt der Empfänger eines E-Postbriefs keinen elektronischen Briefkasten des Dienstes, so wird die Nachricht als hybrider E-Postbrief gedruckt, kuvertiert und per Postbote zugestellt Quelle: Deutsche Post

56 56 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 D ER E-P OSTBRIEF Für die Authentifizierung während der Anmeldung ist ein PostIdent-Nachweis, also das persönliche Vorlegen eines Lichtbildausweises bei der Post Voraussetzung Adresse kann keine s gemäß IETF-Norm RFC 5322 empfangen

57 57 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 D ER E-P OSTBRIEF

58 58 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 DE-M AIL

59 59 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 DE-M AIL Bundesregierung hat die D als rechtssicheres Kommunikationsmittel ins Leben gerufen Schaffung vertrauenswürdiger Lösungen für elektronische Kommunikation im Rechts- und Geschäftsverkehr, bei denen sich Teilnehmer der Sicherheit der Dienste, der Vertraulichkeit der Nachrichten und der Identität ihrer Kommunikationspartner sicher sein können Stärkung Rechtssicherheit im elektronischen Rechts- und Geschäftsverkehr durch verbesserte Beweismöglichkeiten Schaffung rechtlichen Rahmens für eine rechtssichere Zustellung elektronischer Dokumente

60 60 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 DE-M AIL Beteiligt an der D sind die zur United Internet AG gehörenden Provider und Fre -Anbieter GMX und Web.de sowie die Deutsche Telekom E-Brief ist Konkurrenzprodukt zur D E-Brief ist kein D -Angebot (die Deutsche Post wird sich D anschließen) Streitpunkt: Frage der einheitlichen Adressendung - Endungen sind aufgrund der fehlenden endgültigen Fassung des D -Gesetzes für ePostbrief unklar Im Fall einer D -Akkreditierung will die Post nicht auf ihr Markenzeichen ePostbrief verzichten Es ist in naher Zukunft mit weiteren Veränderungen in diesem Bereich zu rechnen Quelle:

61 61 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 DE-M AIL Einhaltung technischer Umsetzung fraglich: Hohe Anforderungen an Sicherheit, Funktionalität, Interoperabilität und Datenschutz erfüllen Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) veröffentlicht Zulassungskriterien auf seinen Webseiten Rechtliche Voraussetzung für die Zulassung als D -Provider: Gesetz zur Regelung von DE- Mail-Diensten und zur Änderung weiterer Vorschriften

62 62 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E NTWURF G ESETZ DE-M AIL Entwurf: 13. Oktober 2010 vom Bundeskabinett verabschiedet Gesetzentwurf der Bundesregierung: 08. November 2010 veröffentlicht Ziel: Schaffung Rechtsrahmen zur Einführung vertrauenswürdiger Bürgerportale im Internet, der für Dienstanbieter Rechtssicherheit schafft Sichere, rechtskräftige Nachrichtenübermittlung Bürger-Safe für elektronische Dokumente

63 63 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 Ä NDERUNGEN E NTWURF G ESETZ DE-M AIL : Bei einer Anhörung im Innenausschuss des Bundestags hat die Mehrzahl der Experten den umstrittenen Regierungsentwurf für ein "Gesetz zur Regelung von D -Diensten" in weiten Zügen abgelehnt : geänderter Gesetzentwurf: Nicht mehr erforderlich, eine abgesicherten über eine feste Domain beziehungsweise den Wortbestandteil "D " zu kennzeichnen Grenze bestehe darin, dass eine für D verwendete Domain dann auch nur für diesen Zweck genutzt werden dürfe Quelle:http://www.heise.de/newsticker/meldung/Nur-noch-geringfuegige-Aenderungen-am-D -Gesetz html

64 64 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 Ä NDERUNGEN E NTWURF G ESETZ DE-M AIL 24. Februar 2011 ist D -Gesetz vom Deutschen Bundestag mit den Stimmen der Regierungsfraktionen beschlossen worden Verpflichtung für zertifizierte Anbieter, eine D bei Zahlungsverzug abrufbar zu machen Provider kann ein Konto demnach nicht komplett sperren, sondern höchstens kündigen oder die Versandoption blockieren Keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung durch die Provider Quelle:http://www.heise.de/newsticker/meldung/Nur-noch-geringfuegige-Aenderungen-am-D -Gesetz html

65 65 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 DE-M AIL : B ÜRGER -S AFE DE-Safe: Ablage persönlicher Daten in einem elektronischen Safe Dokumente standardmäßig verschlüsselt abgelegt und nur bei Abruf durch den (authentifizierten) Nutzer durch den D -Provider entschlüsselt Bei Bedarf: einzelne, alle oder bestimmte Kategorien seiner Dokumente zusätzlich clientseitig verschlüsseln und im DE-Safe ablegen Aufgabe: Unterlagen verschlüsselt ablegen und ständig vor Veränderungen geschützt bereit halten Quelle:

66 66 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 R EVISIONSSICHERE A RCHIVIERUNG

67 67 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E LEKTRONISCHE A RCHIVIERUNG Elektronische Archivierung ist die datenbankgestützte, langzeitige, sichere und unveränderbare Aufbewahrung von jederzeit wieder reproduzierbaren elektronischen Informationsobjekten. Unveränderbare, langzeitige Aufbewahrung elektronischer Information Im Deutschen spezielle Archivsysteme Im Englischen unterschiedliche Komponenten, die separat als Records Management, Storage und Preservation bezeichnet werden

68 68 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 R EVISIONSSICHERE A RCHIVIERUNG Unter revisionssicherer Archivierung versteht man Archivsysteme, die nach den Vorgaben der Abgabenordnung (HGB AO) und der GoBS Daten und Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei reproduzierbar und datenbankgestützt recherchierbar verwalten.

69 69 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 R EVISIONSSICHERHEIT Revisionssicherheit immer beim Kunden vor Ort Betrachtet die Einhaltung der Vorgaben rückblickend (re-vision) und Zertifikate bescheinigen, dass alles ordentlich war Für jede individuelle Anwendung eine Verfahrensdokumentation und Abnahme benötigt, die den gesamten Prozess (Organisation, Abläufe und technische Lösung eingeschlossen) beinhaltet Kein allgemeingültiger Stempel "Revisionssicher", den man auf eine Produktverpackung kleben könnte

70 70 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 R EVISIONSSICHERHEIT : K RITERIEN Folgende grundsätzlichen Kriterien gelten für die Revisionssicherheit von Archivsystemen: Ordnungsmäßigkeit Vollständigkeit Sicherheit des Gesamtverfahrens Schutz vor Veränderung und Verfälschung Sicherung vor Verlust Nutzung nur durch Berechtigte Einhaltung der Aufbewahrungsfristen Dokumentation des Verfahrens Nachvollziehbarkeit Prüfbarkeit

71 71 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 R ECHTSSICHERHEIT Rechtssicherheit gibt es nicht bei der Archivierung: Rechtssicherheit ist ein Begriff aus dem Staatsrecht und dem Grundgesetz, der nicht auf Archivsysteme angewendet werden kann Der Bürger muss darauf vertrauen können, dass die Legislative ihm Rechtssicherheit gewährt. Gesetze können sich ändern – auch rückwirkend Systeme und Verfahren können nicht über (bis zu) 100 Jahre die Kontinuität gewährleisten

72 72 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 L ANGZEITARCHIVIERUNG

73 73 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 L ANGZEITARCHIVIERUNG Langzeitarchivierung: Unter elektronischer Langzeitarchivierung versteht man die Bereitstellung von Daten und Dokumenten über einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren. Archivare in historischen Archiven verstehen unter Langzeitarchivierung die ewige, dauerhafte Archivierung.

74 74 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 D IGITAL P RESERVATION

75 75 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 D IGITAL P RESERVATION NARA NARA: National Archives and Records Administration der Vereinigten Staaten Finanziert und beteiligt sich bereits seit 1998 an verschiedenen Initiativen zur Erforschung von der modernen EDV-Infrastruktur bis hin zu Authentizitätsanforderungen bei der Archivierung Partnerschaften mit anderen Stellen der US-Regierung (z.B. National Science Foundation und Universitäten) Kernziele: Erweiterung der erforderlichen Kenntnisse über die Anforderungen der Langzeitarchivierung elektronischer Unterlagen und ihrer ständigen Zugänglichkeit Bewertung entsprechender Optionen Förderung der Entwicklung oder des Transfers der für die Archivierung und den Zugang notwendigen Technologien Quelle:

76 76 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 A UFBEWAHRUNG

77 77 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 A UFBEWAHRUNG Vom Gesetzgeber verwendeter Begriff für Archivierung Ausnahme: Bundes- und Landesarchivgesetze..Unterlagen werden gemäß ihrer rechtlichen Gültigkeit nach Schließung der Akte aufbewahrt.. Im kaufmännischen Bereich sprechen die GOBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme, HGB (Handelsgesetzbuch) oder auch AO (Abgabenordnung) lediglich von Aufbewahrung

78 78 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 A NFORDERUNGEN AN DIE LANGFRISTIGE A UFBEWAHRUNG AUS S ICHT ELEKTRONISCHE S IGNATUR Grundsätzliche Anforderungen Keine Verringerung des Beweiswerts des Dokuments Funktionale Anforderungen der Beweissicherung Erhalt der Lesbarkeit Erhalt der Integrität Erhalt der Authentizität Erhalt der Vollständigkeit Erhalt der Verkehrsfähigkei t (Quelle: Rechtliche Rahmenbedingungen für eine beweissichere Archivierung, Fachkonferenz Rechtssicherheit bei der elektronische Archivierung, Bundesministerium für Wirtschaft, Berlin, 13. Dezember 2005)

79 79 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 P ROBLEM DER B EWEISSICHERHEIT E LEKTRONISCHE S IGNATUREN Der Beweiswert elektronischer Dokumente hängt ab von den Möglichkeiten, ihre Integrität und Authentizität nachzuweisen. Unterschiedlicher Beweiswert für Dokumente ohne Signatur Dokumente mit fortgeschrittener Signatur Dokumente mit qualifizierter Signatur Dokumente mit akkreditierter Signatur Eine beweissichere Archivierung, die den jeweiligen Beweiswert erhält, ist möglich. Voraussetzungen: Sicherung der Authentizität durch Beschaffung der Verifikationsdaten Sicherung der Integrität, Vollständigkeit und Verkehrsfähigkeit durch Neusignierung Sicherung der Lesbarkeit durch Transformation Erprobung der Beweiswerterhaltung durch Simulationsstudie (Quelle: Rechtliche Rahmenbedingungen für eine beweissichere Archivierung, Fachkonferenz Rechtssicherheit bei der elektronische Archivierung, Bundesministerium für Wirtschaft, Berlin, 13. Dezember 2005)

80 80 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 V ERTRAUENSWÜRDIGE A RCHIVIERUNG

81 81 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 D EFINITION V ERTRAUENSWÜRDIGKEIT NACH NESTOR Laut Kriterienkatalog wird Vertrauenswürdigkeit (Trustworthiness) als Eigenschaft eines Systems angesehen, gemäß seinen Zielen und Spezifikationen zu operieren (d.h. es tut genau das, was es zu tun vorgibt). Aus Sicht der IT-Sicherheit stellen Integrität, Authentizität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit Grundwerte dar. IT-Sicherheit ist somit ein wichtiger Baustein für vertrauenswürdige digitale Langzeitarchive. (http://files.d-nb.de/nestor/materialien/nestor_mat_14.pdf)

82 82 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 V ERTRAUENSWÜRDIGE L ANGZEITSPEICHERUNG NACH BSI Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik Seit : Neue Technische Richtlinie BSI TR Beweiswerterhaltung kryptographisch signierter Dokumente (TR-ESOR) Vormals: Vertrauenswürdige elektronische Langzeitspeicherung (TR-VELS) Quelle: https://www.bsi.bund.de/ContentBSI/Publikationen/TechnischeRichtlinien/tr03125/index_htm.html

83 83 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 V ERTRAUENSWÜRDIGE L ANGZEITSPEICHERUNG NACH BSI TR TR-ESOR Änderungen im Inhalt: Anspruch der Gültigkeit ist ähnlich geblieben Begriff Vertrauenswürdigkeit ist raus Revisionssichere Archivierung taucht nicht mehr auf Zertifizierung wird beibehalten Es taucht der neue Ansatz Middleware auf Aus Archivsystem/Archivspeicher wird ECM/Archiv Unlogisch, da ECM mehr als Archiv ist und selbst eine Middleware darstellt Erneut ist eine Normung im DIN geplant (damit auch Relevanz ausserrhalb der Bundesbehörden?!)

84 84 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 FAZIT (2) Die Erfinder der haben sich vor über 25 Jahren Gedanken über den Nachrichtenaustausch gemacht, jedoch nicht einen Gedanken an die Themen Verwaltung, Aufbewahrung und Archivierung verwendet.

85 85 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 R ECHTLICHE A NFORDERUNGEN

86 86 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 Ü BERSICHT R ECHTLICHE A NFORDERUNGEN 3.1Compliance 3.2GRC Governance, Risk Management und Compliance 3.3Rechtliche Anforderungen International 3.4Rechtliche Anforderungen USA 3.5Rechtliche Anforderungen Europa 3.6Archivierungsrelevante Gesetze in Deutschland 3.7Verordnungen in Deutschland

87 87 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 C OMPLIANCE

88 88 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 C OMPLIANCE Übereinstimmung mit und Erfüllung von rechtlichen und regulativen Vorgaben.

89 89 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 D IREKTE UND INDIREKTE A USWIRKUNGEN Vielfach ergeben sich aus gesetzlichen Vorgaben für einen Anwendungsfall auch Auswirkungen und implizite Anforderungen für andere Fälle: Direkte Auswirkungen - Beispiele HGB AO / GDPdU / GOBS Verrechnungspreisdokumentation Indirekte Auswirkungen – Beispiele: Basel II (für Nicht-Banken) BDSG

90 90 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 G RUNDSÄTZLICH Alle rechtlichen und gesetzlichen Vorgaben gelten auch in der elektronischen Welt! Die Anforderungen an die DV-Welt sind jedoch häufig noch nicht oder nicht direkt enthalten und müssen daher adäquat abgeleitet werden

91 91 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 GRC G OVERNANCE, R ISK M ANAGEMENT UND C OMPLIANCE

92 92 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 GRC: G ANZHEITLICHER A NSATZ Bisheriger Ansatz: Governance, Risk Management und Compliance als einzelne Säulen Aufteilung auf verschiedene Rollen und Bereiche Umsetzung in spezifischen Lösungen GRC-Ansatz: Ganzheitliche Betrachtung und Umsetzung der Anforderungen Technische Infrastruktur zur Implementierung und Überwachung von Prozessen Definition und Kontrolle von Risiken Dokumentation und Archivierung von Geschäftsvorfällen

93 93 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 GRC GRC vereinigt die Disziplinen Corporate Governance, Risikomanagement und Compliance als durchgängiges Vorgehensmodell Governance Compliance Risk Management

94 94 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 D EFINITION G OVERNANCE Der Begriff Governance bezeichnet Standards beziehungsweise spezielle Rahmenbedingungen für Strukturen und Prozesse der Führung, Verwaltung und Überwachung börsennotierter Unternehmen. Gilt auch für große GmbHs und andere Gesellschaftsformen

95 95 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 D EFINITION R ISK M ANAGEMENT Risk Management ist die systematische Erfassung, Bewertung und Steuerung der unterschiedlichsten Risiken. Es ist ein systematisches Verfahren, das in verschiedensten Bereichen Anwendung findet, zum Beispiel bei Unternehmensrisiken Kreditrisiken Finanzanlagerisiken Umweltrisiken Versicherungstechnischen Risiken Technische Risiken.

96 96 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 R ISIKOMANAGEMENT S TANDARDS UND F RAMEWORKS Weltweit über 80 Frameworks und Normen Gegenstandsbereich reicht von Terminologien über Sicherheits-, Gesundheitsschutz- und Umweltschutznormen bis hin zu allgemeinen Risikomanagement-Leitlinien mit Anwendungsbereichen in der Raumfahrttechnik, Medizin, Biotechnik, Petrochemie und Softwaretechnik Beispiele: COSO ERM Enterprise Risk Management - Integrated Framework (USA 2004) ONR ff. Risikomanagement für Organisationen und Systeme: Begriffe und Grundlagen (Österreich 2004) ISO/IEC Guide 73:2002 Risk Management–Vocabulary - Guidelines for use in standards ISO Risk Management – Guidelines for principles and implementation of risk management geplant für 2008 geplant

97 97 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 R ECHTLICHE A NFORDERUNGEN INTERNATIONAL

98 98 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 B ASEL II Basel II = Neugestaltung der Eigenkapitalvorschriften der Kreditinstitute Basler Ausschuss für Bankenaufsicht eröffnete mit der Vorlage eines Konsultationspapieres im Juni 1999 die Diskussion, die am abgeschlossen wurde Ziel von "Basel II: Stabilität des internationalen Finanzsystems erhöhen Dazu sollen die Risiken im Kreditgeschäft besser erfasst und die Eigenkapitalvorsorge der Kreditinstitute risikogerechter ausgestaltet werden In EU durch Bankenrichlinie 2006/48/EG und Kapitaladäquanzrichtlinie 2006/49/EG umgesetzt und in zwei Stufen zum und zum zur Anwendung gebracht

99 99 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 B ASEL II A USWIRKUNGEN FÜR DIE A RCHIVIERUNG Der Begriff Archivierung wird nicht benutzt Dokumentation der Geschäftstätigkeit und Transaktionen Prüfbarkeit durch Aufsichtsbehörden und Wirtschaftsprüfer

100 100 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 B ASEL III September 2010 Ergänzende Empfehlungen des Basler Ausschusses für Bankenaufsicht bei der Bank für Internationalen Zahlungsausgleich (BIZ) in Basel zu Basel II Basel III basiert einerseits auf Erfahrungen mit Basel II und andererseits auf Erkenntnissen und Erfahrungen aus der weltweiten Finanz- bzw. Wirtschaftskrise Erhöhung der Mindesteigenkapitalanforderungen und Einführung von Kapitalpuffern von Banken Spätestens bis zum Jahr 2012 in europäische Richtlinien umgesetzt

101 101 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 S OLVENCY II Solvency II ist ein EU-Kommissionsprojekt zur Festlegung neuer Solvabilitätsvorschriften bei der finanziellen Ausstattung von Versicherungsunternehmen. Solvency II wird ab 2008 bis voraussichtlich 2010 national umgesetzt. Wie bei Basel II wird ein 3-Säulen-Ansatz verfolgt, anders als bei der Bankenbranche stehen aber weniger die Einzelrisiken, als vielmehr ein ganzheitliches System zur Gesamtsolvabilität im Zentrum. Neben quantitativen werden hier auch qualitative Aspekte betrachtet

102 102 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 A USWIRKUNGEN DER S OLVENCY II FÜR DIE E-M AIL Dokumentation der Geschäftstätigkeit und Transaktionen die per stattgefunden haben Prüfbarkeit durch Aufsichtsbehörden Nachweispflichten z.B. gegenüber Rückversicherern

103 103 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 R ECHTLICHE A NFORDERUNGEN USA: SOA & SEC

104 104 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 S ARBANES -O XLEY -A CT (SOX ODER SOA) Nach den beiden Leitern der Kommission benannt, die das Gesetz entworfen haben SOA wurde als Folge von Bilanzskandalen und Unternehmenszusammenbrüchen durch die US- amerikanische Legislative 2002 erlassen und stellt die bedeutendste Änderung der US-Wertpapiergesetze seit 1933/34 dar Das Gesetz findet Anwendung für alle Unternehmen, die an der New York Stock Exchange gelistet sind SOA hat die Aufgabe, die Transparenz und Nachvollziehbarkeit in den Unternehmen bei Prüfungen durch die SEC, Securities und Exchange Commission, zu verbessern Unternehmen werden verpflichtet, u.a. ein internes Kontrollsystem für die Rechnungslegung zu unterhalten, die Wirksamkeit der Systeme zu beurteilen und die Richtigkeit der Jahres- und Quartalsberichte beglaubigen zu lassen

105 105 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 S ARBANES -O XLEY -A CT,,... whoever knowingly alters, destroys, mutilates, conceals, covers up, falsifies or makes a false entry in any record, document or tangible object with intent to impede, obstruct or influence the investigation or proper administration of any matter within the jurisdiction of any department or agency of the United States or any case filed under title 11 or in relation to, or contemplation of any such matter of case, shall be fined under this title, imprisoned not more than 20 years, or both." (Quelle: Sarbanes-Oxley Act of 2002, Sec. 802, §1519)

106 106 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 S ECURITIES UND E XCHANGE C OMMISSION (SEC),, Electronic documents and the storage on which they reside contain relevant, discoverable information beyond that which may be found in printed documents.Therefore, even where a paper copy exists, we will seek all documents in their electronic form along with information about those documents contained on the media." (Auszug aus Electronic Evidence Discovery der SEC)

107 107 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-D ISCOVERY Besonders relevant in den USA Anfrage, Suche und Ortung elektronischer Daten In digitaler Datenbank alle wichtigen Geschäftsdokumente enthalten, Abruf über Suchfunktion schnell und ohne großen Aufwand Elektronische Beweissicherung Beweise sollen einfach zugänglich und vertraulich sein (Indizierung der abgelegten Daten, Volltextsuche) Key Escrow: Wenn Public-Key-Infrastruktur (PKI) eingerichtet: jene Schlüssel hinterlegen, die notwendig sind, um die vom (End-)Benutzer verschlüsselten Informationen zu dechiffrieren

108 108 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 R ELEVANZ VON E-D ISCOVERY FÜR U NTERNEHMEN Klägeranwälte sind organisiert und handeln wie eine Industrie Aggressives Marketing, z. B. über Internet No Cost / no risk als Verkaufstaktik Große Werbe-Budgets Finanzierung von Prozessen durch externe Investoren Starke Lobby (Allianzen mit State Attorney Generals, Verbraucherschützern, Unterstützung des Wahlkampfs von Politikern und Richtern) Geschätzte Kosten der Schadensersatzklagen in den USA pro Jahr: $ 250 Mrd. Attraktivität ausländischer Unternehmen als Ziel einer Klage Auswahl der targets anhand der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit (deep pocket) Ausnutzen strategischer Vorteile aufgrund der Unerfahrenheit ausländischer Unternehmen Deutsches UnternehmenTrial Lawyers, Inc. E-Discovery als Druckmittel

109 109 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 R ECHTLICHE A NFORDERUNGEN E UROPA

110 110 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-S IGNATUR - R ICHTLINIE 1999/93/EG Mit dieser Richtlinie werden die Kriterien festgelegt, die als Grundlage für die rechtliche Anerkennung elektronischer Signaturen dienen. Der Schwerpunkt liegt dabei auf Zertifizierungsdiensten. Im Einzelnen geht es um: Gemeinsame Verpflichtungen für Zertifizierungsdiensteanbieter, um die grenzüberschreitende Anerkennung der Signaturen und der Zertifikate in der Europäischen Gemeinschaft sicherzustellen Gemeinsame Haftungsregeln, um eine Vertrauensgrundlage sowohl bei den Verbrauchern, die sich auf die Zertifikate stützen, als auch bei den Diensteanbietern zu schaffen Verfahren der Zusammenarbeit, um die grenzüberschreitende Anerkennung der Signaturen und Zertifikate in Drittländern zu erleichtern

111 111 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 A USWIRKUNG DER E-S IGNATUR - R ICHTLINIE AUF DIE E-M AIL E-Signatur wesentlich im Bereich Erst durch die elektronische Signatur können Geschäfte, etc. rechtskräftig per abgeschlossen werden Elektronische Dokumente der Papierform gleichzusetzen Geschäfte zwischen unbestimmten Dritten Rechtscharakter von s, Attachements, Verschlüsselung

112 112 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-C OMMERCE - R ICHTLINIE 2000/31/EG Mit der 2000 verabschiedeten Richtlinie über den elektronischen Geschäftsverkehr wurde ein Rechts- rahmen für den E-Commerce auf dem Binnenmarkt geschaffen, der sowohl Unternehmen als auch Verbrauchern Rechtssicherheit bietet Einheitliche Regeln u. a. für die Transparenz und Informationspflichten von Online-Service-Providern Für die kommerzielle Kommunikation Für elektronische Verträge und für die Haftungsbegrenzung für Vermittler

113 113 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 A USWIRKUNG DER E-C OMMERCE - R ICHTLINIE AUF DIE E-M AIL Elektronisch Handel treiben EU-weite Regelung führt zu schnellerem Geschäftsverkehrt innerhalb der EU Rechtssicherheit im -Geschäftsverkehr Handeln über Portale Sicherheit Kommunikationswege Rechtlich das Herkunftslandprinzip

114 114 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT EU-R ICHTLINIE Abschlussprüferrichtlinie 84/253/EWG Setzt Standards für Bilanzierungsrichtlinien von börsennotierten Unternehmen 07. Juli 2006 ist 8. EU-Richtlinie (Euro SOX) in Kraft getreten Hat für alle europäischen Kapitalgesellschaften ähnliche – aber eingeschränkt und nicht einheitlich sanktionierte - Auswirkungen wie Sarbanes-Oxley Act (SOX) in USA

115 115 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT EU-R ICHTLINIE Neufassung der Abschlussprüferrichtlinie: Umsetzung in nationale Gesetzgebung bis Juni 2008 Ziele Erhöhung der Glaubwürdigkeit der Finanzdaten Besserer Schutz der EU gegen Finanzskandale Stärkung und Harmonisierung der Funktion der Abschlussprüfungen in den Mitgliedsstaaten Inhalte Zulassung, Unabhängigkeit und Pflichten der Abschlussprüfer Zu beachtende Prüfungsgrundsätze Verpflichtung zu einer externen Qualitätskontrolle Unabhängige Berufsaufsicht Sondervorschriften für Unternehmen im öffentlichen Interesse

116 116 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 A USWIRKUNG DER 8. EU-R ICHTLINIE AUF DIE E-M AIL Dokumentationsanforderung s sind Dokumente Nachweis der Empfangs- und Versendungszeitpunkte Lese-Bestätigungen können entscheidend sein Nachweis des Empfängers und Problem der Nichtabstreitbarkeit

117 117 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 Ä NDERUNG DER M W S T – R ICHTLINIE 2006/112/EG Januar 2009: Europäische Kommission verfasste Vorschlag zur Änderung EU-Mehrwertsteuerrichtlinie Kernpunkte war ein Verzicht auf die elektronische Signatur als einheitliches, international standardisiertes Mittel zur Absicherung elektronischer Rechnungen Stattdessen schlug die Kommission nicht standardisierte interne Kontrollen vor EU-Parlament reagierte: 5. Mai 2010 Beschluss des EU-Parlaments zur Änderung der Mehrwertsteuersystem-Richtlinie Quelle:http://www.authentidate.de/fileadmin/pdf/Grundlagen/GER_AuthentiDate_Stellungnahme_Vorschlag_EU_Parlament_Mai2010.pdf

118 118 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 Ä NDERUNG DER M W S T – R ICHTLINIE 2006/112/EG EU-weite Regelung Papier- und elektronische Rechnungen sollen zukünftig gleich behandelt werden Auf die qualifizierte elektronische Signatur kann bei entsprechender Verfahrenssicherheit verzichtet werden Voraussichtlich in deutsches Recht umgesetzt ab Betrifft elektronische Rechnungen, die per versendet werden

119 119 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 A RCHIVIERUNGSRELEVANTE G ESETZE IN D EUTSCHLAND

120 120 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 G ESETZESGRUNDLAGEN IN D EUTSCHLAND Abk.NameJahr AktGAktiengesetz2007 AOAbgabenordnung2006 BetrVerfGBetriebsverfassungsgesetz2006 BDSGBundesdatenschutzgesetz2006 BGBBürgerliches Gesetzbuch2006 BBankGBundesbankgesetz2006 EHUGGesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister2007 EStGEinkommensteuergesetz2006 EGGElektronisches Geschäftsverkehrsgesetz2000 GwGGeldwäschegesetz1997 GmbHGGesetz betreffend die GmbH2006 HGBHandelsgesetzbuch2006 IuKDGInformations- und Kommunikationsgesetz1997

121 121 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 G ESETZESGRUNDLAGEN IN D EUTSCHLAND Abk.NameJahr InvZulGInvestitionszulagengesetz2004 KonTraGGesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich1998 ProdHaftGProdukthaftungsgesetz2002 SigÄndGSignaturänderungsgesetz2004 SigGSignaturgesetz2005 TDGTeledienstegesetz2006 TDDGSTeledienstedatenschutzgesetz2001 TKGTelekommunikationsgesetz2007 UMAG Gesetz zur Unternehmensintegrität und Modernisierung des Anfechtungsrechts2005 UStGUmsatzsteuergesetz2006 UmwGUmwandlungsgesetz2006 VwVfGVerwaltungsverfahrensgesetz2004 VwVfRÄndG3. Gesetz zur Änderung verwaltungsverfahrensrechtlicher Vorschriften2002 ZPOZivilprozessordnung2006

122 122 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 A USWIRKUNGEN DER A RCHIVGESETZE AUF DIE E-M AIL Bund und Länder können archivierungspflichtige Kommunikation per führen in historischem Kontext oder von historischer Bedeutung ist zu archivieren

123 123 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 A USWIRKUNGEN DES H ANDELSRECHT & S TEUERRECHT AUF DIE E-M AIL Kaufmännische Dokumente oft in Form von Attachments s angehängt Handelsrechtlich relevante Informationen können direkt im -Körper stehen Ein Problem ist, dass zum Zeitpunkt der Versendung oder des Empfangs manchmal nicht abgesehen werden kann, dass Informationen handelsrechtlich oder steuerrechtlich relevant werden können Auch interne s können handels- und steuerrechtlich relevant sein (z.B. nach GAUFZ)

124 124 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-M AIL K OMPONENTEN : H ANDELS - UND S TEUERRECHT Anhang mit buchhaltungs- relevanten Informationen Inhalt mit buchhaltungs- relevanten Informationen

125 125 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-M AIL K OMPONENTEN : H ANDELS - UND S TEUERRECHT Anhang mit buchhaltungs- relevanten Informationen Handels- und Steuerrechtliche Informationen Handelsbrief nach §257 HGB

126 126 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 A USWIRKUNGEN DER AO AUF DIE E- MAIL s können steuerrelevante Daten, die archivierungspflichtig sind, enthalten Aufbewahrungspflicht der Daten und Dokumente, die per eingegangen sind (z.B. Geschäftsbriefe, etc.) auch durch AO geregelt

127 127 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 A USWIRKUNGEN DES EGG AUF DIE E-M AIL Geschäfte können per abgewickelt werden Vor allem international (EU-weit) vorteilhaft, jedoch unterschiedliche nationale Umsetzung der europäischen Richtlinie

128 128 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 A USWIRKUNGEN DES US T G AUF DIE E-M AIL Elektronische Rechnungen werden per versendet Diese müssen ebenfalls nach dem UStG archiviert werden, da sie den Papierrechnungen gleichzusetzen sind Ungeklärt ist zur Zeit die bindende Nutzung der qualifizierten elektronische Signatur Ab sollen in Deutschland auch Rechnungen ohne qualifizierte elektronische Signatur gültig und vorsteuerabzugsberechtigt sein Der Empfänger muss allerdings die Rechnung prüfen (was er schon immer tat)

129 129 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 H ANDELSGESETZ UND A BGABENORDNUNG A USWIRKUNGEN FÜR DIE A RCHIVIERUNG HGB und AO benutzen den Begriff Archivierung nicht Verlangen mit definierten Kriterien die Aufbewahrung aller Geschäfts- und Handelsbriefe nebst den dazugehörigen Belegen Schließen steuerliche und Zoll-Unterlagen ein Prüfbarkeit durch amtliche Prüfer und Wirtschaftsprüfer muss möglich sein Haupanwendungsgebiet der revisionssicheren Archivierung

130 130 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 A USWIRKUNGEN DES EHUG FÜR DIE E-M AIL Durch die Angabe der kompletten Firmierung in eingehenden und ausgehenden s werden diese zu Geschäfts- und Handelsbriefen Hier gelten die Aufbewahrungsregelungen von HGB, AO, GoBS und anderen Gesetzen und Verordnungen

131 131 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 A USWIRKUNGEN DES BDSG FÜR DIE E-M AIL Persönliche Inhalte / Private Inhalte Vertrauliche Inhalte Vertrauliche und/oder persönliche Unterlagen in Attachments Keine (automatisierte) Verbreitung der - Adresse zu Werbezwecken erlaubt Postgeheimnis ist zu wahren Gilt für Funktions- und Gruppen-Postkörbe nur eingeschränkt Besondere Problembereiche: Versand von Werbung, kryptografische kodierte Objekte, kryptografisch kodierte Speicherung

132 132 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 S TRAFGESETZBUCH S T GB Strafgesetzbuch, besonderer Teil (§§ ), 15. Abschnitt - Verletzung des persönlichen Lebens- und Geheimbereichs (§§ ) § 201 Verletzung der Vertraulichkeit des Wortes § 206 Verletzung des Post- oder Fernmeldegeheimnisses

133 133 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 A USWIRKUNGEN S T GB AUF E-M AIL Postgeheimnis ist zu wahren Auf dem Server unterliegt eine dem Postgeheimnis, nach der Zustellung (und Öffnung) in den persönlichen Postkorb des Mitarbeiters aber unter Umständen nicht mehr Besondere Regelungen für Funktions- und Gruppenpostkörbe erforderlich Aufbewahrungspflicht der Daten und Dokumente, die per eingegangen sind (z.B. Geschäftsbriefe, etc.) sind auch – kontrovers - durch HGB AO geregelt

134 134 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 A RCHIVIERUNGSRELEVANTE V ERORDNUNGEN IN D EUTSCHLAND

135 135 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 V ERORDNUNGEN IN D EUTSCHLAND (A USWAHL ARCHIVRELEVANTER ) Abk.NameJahr GAUFZVGewinnabgrenzungsaufzeichnungsverordnung 2003 GDPdUGrundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen2002 GoBGrundsätze ordnungsgemäßer Buchführung GoBSGrundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme 1995 SigVSignaturverordnung2001 SRVwV Allg. Verwaltungsvorschrift über das Rechnungswesen in der Sozialversicherung1999

136 136 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 G O BS G O BIT

137 137 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 G RUNDSÄTZE ORDNUNGSGEMÄßER DV- GESTÜTZTER B UCHFÜHRUNGSSYSTEME G O BS In den GoBS ist im Detail geregelt: Wie mit gescannten Dokumenten und originär elektronischen Daten umgegangen werden muss Wie das IKS Interne Kontrollsystem beschaffen sein muss Welche Anforderungen an die Sicherung und Bereitstellung von elektronisch gespeicherten kaufmännischen Informationen bestehen Dass eine Verfahrensdokumentation zu erstellen und zu pflegen ist

138 138 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 Eine Verfahrensdokumentation ist für alle elektronischen Archivsysteme, in denen Daten und Dokumente, die unter das HGB (und die GDPdU) fallen, Pflicht Die Erstellung und Fortschreibung der Verfahrensdokumentation liegt in der Verantwortung des Betreibers, im Sinne der GDPdU ist dies jedoch das steuerpflichtige Unternehmen Die Verfahrensdokumentation muss vollständig, nachvollziehbar und prüfbar sein Die Verfahrensdokumentation lebt G O BS: V ERFAHRENSDOKUMENTATION © PROJECT CONSULT 2002

139 139 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 Umfang und Struktur: Umfang und Aufbau einer Verfahrensdokumentation sind nicht vorgeschrieben Die GoBS legen nur den Mindestinhalt fest, der auf die speziellen Eigenschaften eines Dokumenten-Management- und elektronischen Archivsystems anzupassen ist Eine Reihe von Anbietern und Systemintegratoren verfügen über Musterverfahrensdokumentationen, die die individuelle Anpassung und Ergänzung erleichtern Der VOI hat die Grundsätze der Verfahrensdokumentation als Richtlinie herausgegeben Diese Richtlinie ist Grundlage für das PK-DML- Zertifizierungsverfahren von VOI/TüVIT G O BS: V ERFAHRENSDOKUMENTAION © PROJECT CONSULT 2002

140 140 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 G O BS: V ERFAHRENSDOKUMENTATION 1. Allgemeines Verfahren 2. Organisation 3. Rechtsgrundlagen 4. Datenschutz 5. Vorgangsdefinition 6. Scannen 7. Transport im System 8. Datenbank 9. Archivsystemkomponenten 10. Drucken 11.Ausfallsicherheit des Systems 12. Formate 13. Qualität 14. Betrieb 15. Wartung 16. Migration © PROJECT CONSULT 2002 Bestandteile einer Verfahrensbeschreibung:

141 141 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 G O BS: V ERFAHRENSDOKUMENTATION R ELEVANT FÜR E-M AIL 1. Allgemeines Verfahren 2. Organisation 3. Rechtsgrundlagen 4. Datenschutz 5. Vorgangsdefinition 6. Scannen 7. Transport im System 8. Datenbank 9. Archivsystemkomponenten 10. Drucken 11.Ausfallsicherheit des Systems 12. Formate 13. Qualität 14. Betrieb 15. Wartung 16. Migration © PROJECT CONSULT 2002 Bestandteile einer Verfahrensbeschreibung:

142 142 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 G O BS: V ERFAHRENSDOKUMENTATION Verfahrensdokumentation Organisatorische Teile des Betreibers Technik einschließlich Subsysteme Dritter Software - Grundmodule des Herstellers individuelle Anpassungen das Systemintegrators Betriebsvoraussetzungen für den Anwender Sicherheit, Wiederherstellung und Migration Qualitätssicherung Abnahme und Testdokumentation Testmaterial und Szenarien © PROJECT CONSUL002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Abnahmendokument Zertifikat der Ordnungsmäßigkeit © PROJECT CONSULT 2002 Struktur

143 143 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 G O BS: V ERFAHRENSDOKUMENTATION S TRUKTUR © PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002

144 144 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 A USWIRKUNGEN DER GOBS AUF DIE E-M AIL Originäre Geschäftsbriefe in elektronischer Form sind aufbewahrungspflichtig Berücksichtigung in der Verfahrensdokumentation Formatwandlung: Lesbarkeit (Standardformat bzw. Konvertierung in Standardformat) vs. Originalformat Empfehlung: Original- und konvertierte Formatversion (Rendition) unter gleichem Index zusammen verwalten

145 145 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 G O B, G O BS UND G O BIT A USWIRKUNGEN FÜR DIE A RCHIVIERUNG Die GoBS regelt am Konkretesten als Ausführungsbestimmung zum Handelsrecht die Anforderungen an Indizierung, Scannen, Archivieren, Internes Kontrollsystem und andere Eigenschaften der Aufbewahrung entsprechend Aufbewahrungsfristen Die GoBS hat als Grundlage für den Nachweis der sicheren Archivierung die Verfahrensbeschreibung (Verfahrensdokumentation) vorgeschrieben Die Vernichtung von Papieroriginalen ist nach der ordnungsmäßigen Erfassung und Archivierung zulässig Die GoBIT wird die Zulässigkeit der elektronischen Archivierung stärken

146 146 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 G O BIT

147 147 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 G O BIT ( VORAUSSICHTLICH 201X) Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung beim IT- Einsatz Nachfolger der GoBS von 1995 Erarbeitet in der AWV, Arbeitskreis 3.4 Durch die GoBIT wird neueren Entwicklungen, Begrifflichkeiten, Schwerpunktverschiebungen und auch neu hinzutretenden Risiken bei der IT- gestützten Buchführung Rechnung getragen … doch wann kommt sie?

148 148 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 GDP D U

149 149 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 GDP D U: E LEKTRONISCHE S IGNATUR Elektronische Rechnung bisher nur mit qualifizierter elektronischer Signatur (qeS ) Elektronische Rechnung ohne Signatur berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug – Änderung voraussichtlich ab Die elektronische Rechnung ist das Original. Ausdrucke sind nur Kopien und berechtigen derzeit nicht zum Vorsteuerabzug Umstritten ist die Handhabung von 2-D-Barcodes, die eine elektronische Signatur auch ausdruckbar codieren können

150 150 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 GDP D U: P ROBLEMFELDER Neue Rechtsbegriffe Wahrung der Verhältnismäßigkeit Komprimierte Informationen Zumutbare Mitwirkung Haftung bei Systemabstürzen

151 151 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 A USWIRKUNG DER GDP D U AUF DIE E-M AIL Organisatorisches Problem: theoretisch kann nahezu jeder mit einer -Adresse in einem Unternehmen steuerrelevanten s empfangen; er muss diese als solche erkennen und einer geordneten, revisionssicheren Ablage zuführen Im Rahmen einer Außerprüfung kann der Steuerprüfer auch -Systeme und -Archive recherchieren, wenn diese Dokumente mit steuerrelevanten Daten enthalten Ein Ausdruck qualifiziert elektronisch signierter s ist – derzeit - nicht ausreichend Dies gilt insbesondere für die elektronische Abrechnung auf der Grundlage des § 14 Abs. 3 UStG, für welche die GDPdU erweiterte Aufbewahrungsvorschriften vorsehen

152 152 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-M AIL P OLICIES - R ICHTLINIEN FÜR DEN U MGANG MIT E-M AIL

153 153 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-M AIL P OLICIES Unter Policy sind alle Richtlinien und Vorgaben zusammengefasst, die letztlich durch die Corporate Governance und generelle Regelungen bestimmt sind… Das folgende Beispiel bezieht sich auf die gemischte automatische Zwischenspeicherung mit individuell vom Sachbearbeiter zu initierender Archivierung

154 154 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-M AIL P OLICIES : A LLGEMEINE G ESCHÄFTSBEDINGUNGEN Allgemeine Geschäftsbedingung Prüfen: Gehen die allgemeinen Geschäftsbedingungen auf Form und Rechtswirksamkeit von elektronischen Geschäftsabschlüssen ein Zulassung von und elektronische Dokumente für den Abschluss von Geschäften Vertragskonditionen im Geschäftsverkehr mit Lieferanten und Partnern: Lassen sie den elektronischen Geschäftsverkehr zu? Gestatten sie und elektronische Dokumente für den Abschluss von Geschäften? Rechtsgrundlage: VkTG, VschG

155 155 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-M AIL P OLICIES : P FLICHTANGABEN UND R ELEVANZ Pflichtangaben Footer anpassen mit genauer Firmierung s gewinnen durch die Angabe den Charakter von Geschäftsbriefen Kontrolle der Umsetzung durch alle Mitarbeiter Rechtsgrundlage: EHUG, AKtG, BGB, KonTRAG Relevanz-Identifizierung Festlegung: Was ist ein Geschäftsbrief? Rechtsgrundlage: HGB, AO, GoBS, GDPdU, GAufzV, KonTRAG

156 156 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-M AIL P OLICIES : CC/B CC UND P OSTKORB Cc- und bcc-Verwendung Die Verwendung des bcc-Feldes ist zu unterbinden Der erstgenannte richtige Empfänger archiviert die Die cc-Empfänger sollen die empfangen s nicht archivieren Postkorb-Größe Ausreichende Bemessung der Postkorb-Größe, sodass der Mitarbeiter nicht gezwungen ist, wichtige s zu löschen Frühzeitiger Warnhinweis vor Erreichen der Grenze, damit die Möglichkeit gegeben ist, s auszulagern Anweisung zur rechtzeitigen Auslagerung Rechtsgrundlage: GoBS

157 157 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-M AIL P OLICIES : V ERÄNDERUNG UND L ÖSCHEN Veränderung s dürfen lediglich unverändert abgespeichert werden Nachträgliche Veränderung zur Manipulation von Inhalten ist strengstens zu untersagen Rechtsgrundlage: HGB, AO, GoBS, ZPO Löschen Lediglich nicht-geschäftsrelevante s dürfen gelöscht werden Geschäftsrelevante s sind zu archivieren Zweit- und cc-Empfänger dürfen Nachrichten löschen, wenn der Zugriff auf das Original sichergestellt ist Sofern von einem Archivsystem nur 1 Stubb vorhanden ist, muss dieser nicht gelöscht werden

158 158 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-M AIL P OLICIES : L ÖSCHEN Löschen s, die Abmahnungen oder andere dem Betriebsverfassungsgesetz unterliegende Sachverhalte angehen, sind zu löschen (nach Aufbewahrungsfrist) Unternehmensrichtlinie: Wenn verlangt, dass vertrauliche Unternehmensinformation zu löschen ist, müssen s mit diesen Informationen gelöscht werden Muss sichergestellt werden, dass keine Kopien existieren Sofern lokale Kopien von diesen s existieren, muss sichergestellt sein, dass diese ebenfalls gelöscht werden und nicht durch Replikation in den Ursprungszustand zurückgestellt werden können Rechtsgrundlage: GoBS, HBG, KonTRAG

159 159 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-M AIL P OLICIES : Z EICHNUNGSREGELUNG Zeichnungsregelung Interne s keine Zeichnungsregelung Sollten Informationen zum Absender, die dem Empfänger deutlich machen, in welcher Rolle die Inhalte zu interpretieren sind Außenverhältnis: Alle geschäftsrelevanten s (Termine, Konditionen, Vertragsdaten, steuerrelevante Daten etc.) dürfen nur von Berechtigten versendet werden Footer muss deutlich machen, mit welcher Berechtigung die Nachricht versendet wurde ppa-Regelung, i.V.-Regelung, i.A.-Regelung Rechtsgrundlage: EHUG, AkTG, BGB, HGB

160 160 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-M AIL P OLICIES : I NHALTSÜBERNAHME IN A NTWORT Inhalte einer Antwort Einstellung zur Übernahme des Inhalts einer empfangenen in den Inhalt einer -Antwort muss einheitlich geregelt sein Übersichtlichkeit und Eindeutigkeit bei langen Übernahme-Ketten Vermeidung unterschiedlicher Inhaltsformen und damit Rechtscharaktere

161 161 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-M AIL P OLICIES : A USDRUCK Drucken von s Zusätzliche dokumentierende Wirkung, wenn die unverändert ist und die Nachricht keine elektronische Signatur trägt. Umstrittene Beweiskraft Bei elektronisch signierten Dokumenten, die nicht die Signatur zusätzlich in einem Barcode tragen, sind Ausdrucke nur Kopien, die nicht beweisfähig sind Bei auswertbaren Daten aus s oder Attachements können Druckversionen das elektronische Original nicht ersetzen (Originaldaten sind auswertbar zu speichern) Rechtsgrundlage: SiGB, HGB, GoBS, ZPO, GDPdU, GAufzV

162 162 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-M AIL P OLICIES : P RIVATE E-M AIL Private Mails / persönliche Mails Bei Herausgabe von persönlichen -Adressen in Unternehmen kann nicht verhindert werden, dass private, persönliche oder Spam s an den Empfänger gesendet werden Zur Abwehr von Gefahren ein sollte Zugriff auf diese E- Mails für Berechtigte möglich sein Rechtsgrundlage: TDSSG, BtrVG, TKG, BGB, HGB,

163 163 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-M AIL P OLICIES : V ERFAHRENSDOKUMENTATION Verfahrensdokumentation Bereits notwendig für die Papierablage GoBS-relevanter Belege sowie für die Buchhaltungssoftware Unbedingt erforderlich bei nur elektronischer Archivierung Rechtsgrundlage: GoBS, GoB, GOS

164 164 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-M AIL P OLICIES : S PEICHERUNG Revisionssichere Archivierung Regelung, welche Meta-Daten gegebenenfalls zusätzlich eingegeben oder durch Zuordnung generiert werden müssen Archivierte s dürfen nicht nachträglich verändert werden und müssen eindeutig auffindbar sein Verarbeitung der s mit Herauslösung der Attachements erfolgt: Seitens der Archivierung sicherstellen, dass der Zusammenhang zwischen und Attachement gewahrt bleibt Rechtsgrundlage: GoBS, ZPO, AO, GoB

165 165 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-M AIL P OLICIES : S PEICHERUNG Eingang und Ausgang Für ein- und ausgehende s muss die dokumentierte Bereitstellung von Speicherorten gegeben sein, aus denen auch eine Wiederherstellung aktueller E- Mails möglichist Rechtsgrundlage: GoBS

166 166 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-M AIL P OLICIES : S PEICHERUNG Redundanzvermeidung Mitarbeiter sind anzuweisen, eine nach Möglichkeit nur 1 Mal und im richtigen Sachzusammenhang zu speichern Versendung von s: Benötigen alle direkten oder cc-Empfänger die Ggf. Hinweis im Text aufnehmen, wer für Bearbeitung und Speicherung zuständig ist Aufbewahrungsfrist s müssen klassifiziert werden (Ein- und Ausgang) Rechtsgrundlage: AO, AGB

167 167 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-M AIL P OLICIES : E LEKTRONISCHE S ORIGINAL Definition und Identifizierung von elektronischen Originalen Geeignete organisatorische Regelungen legen fest, welche Dokumente in Abhängigkeit vom Empfänger oder Ersteller als Original zu betrachten sind Z.B. der erste direkt genannte Empfänger einer Eingangs- oder der verantwortliche Autor eines Dokumentes Rechtsgrundlage: ZPO, HGA, AO, KonTRAG

168 168 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-M AIL P OLICIES : D ATENSCHUTZ Datenschutz betrieblich Eindeutige Regelung: Keine Firmengeheimnisse intentional oder versehentlich nach draußen geben Bei Beantwortung einer überprüfen, ob nicht versehentlich nicht-berechtigte Empfänger aufgelistet sind Bei Auswahl von Empfängern aus dem Adressverzeichnis überprüfen, ob es sich um die berechtigten Personen handelt Datenschutz privat Wie soll mit versehentlich erhaltenen oder in Ausnahmefällen erstellten privaten s bei Zugriff und Speicherung umgegangen werden? Rechtsgrundlage: TKG, BtrVG

169 169 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-M AIL P OLICIES : I NTERNE V ORGABEN IM A RBEITSVERHÄLTNIS Erlaubnis der privaten -Nutzung Unternehmen wird zu TK-Diensteanbieter und muss Fernmeldegeheimnis gemäß § 88 TKG (Telekommunikations-Gesetz) beachten Verbot der privaten -Nutzung Verfassungsrechtlich geschützte Privatsphäre der Mitarbeiter (Art. 1 und 2 GG) zu beachten

170 170 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-M AIL P OLICIES : I NTERNE V ORGABEN IM A RBEITSVERHÄLTNIS Nachhaltung von Verboten Wird die private Nutzung von -Diensten im Unternehmen untersagt, dann muss die Einhaltung dieses Gebotes auch überprüft werden. Wird die Nutzung stillschweigend geduldet entwickelt sich ein Gewohnheitsrecht, dass das Verbot aushebelt. Es sind zusätzlich Regelungen für den Empfang von zu vereinbaren, da es außerhalb der Kontrollmöglichkeiten des Empfängers liegt, was für s ihm mit welchem Inhalt zugesendet werden. Auch bei automatisierten Verfahren, wie z.B. Ausfiltern des Spams etc., sind Vereinbarungen mit dem Mitarbeiter zu treffen, die auch das Löschen von privaten s beinhalten die trotz Vorkehrungen und Vorgaben den Mitarbeiter erreichen. In Schulungen und Unterweisungen ist regelmäßig auf die Einhaltung der Vorgaben hinzuweisen (wie auch bei anderen sicherheitsrelevanten Vorgaben)

171 171 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-M AIL P OLICIES : I NTERNE V ORGABEN IM A RBEITSVERHÄLTNIS -Klausel in Arbeitsverträgen und Betriebsvereinbarung Diskussion um Strafbarkeit -Filterung, Kontrolle des -Accounts und des Zugriffs auf den -Account entgehen -Account bei Abwesenheit des Mitarbeiters § 32 Abs. 1 Satz 1 BDSG: Datenschutzrechtlich nur zulässig, wenn Zugriff für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist Quelle: -Policies aus rechtlicher Sicht, Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis, GBS-Whitepaper

172 172 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-M AIL P OLICIES : E-M AIL -W ERBUNG Werbung mit § 7 Abs. 2 Nr. 3 und Absatz 3 UWG: Mit kann nur geworben werden, wenn mit dem Adressaten eine Geschäftsbeziehung besteht § 28 Abs. 3 Satz 2 Nr. 1 BDSG: Listenmäßig erfasste Daten dürfen für Werbung genutzt werden, wenn Daten aufgrund einer Rechtsbeziehung mit dem Adressaten erhoben worden sind -Werbung ist auf bestehende Kundenbeziehungen bei entsprechender vorheriger Zustimmung beschränkt Unverlangte Zusendung von Werbung kann mit bis zu bestraft werden Quelle: -Policies aus rechtlicher Sicht, Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis, GBS-Whitepaper

173 173 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 FAZIT (3) Wollte man alle möglicherweise zutreffenden rechtlichen Anforderungen vollständig erfüllen, dann würde das Geschäft in der Dokumentation ersticken. Gerade bei der sind die Abwägung der Risiken und klare Richtlinien entscheidend um die notwendige Nachweisfähigkeit und Vollständigkeit zu erreichen. Die organisatorische Herausforderung ist hierbei größer als die technische Herausforderung.

174 174 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 F UNKTIONALITÄT

175 175 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 Ü BERSICHT F UNKTIONALITÄT 4.1 Grundprinzipien 4.2 Funktionen 4.3 Microsoft Exchange 2010

176 176 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 G RUNDPRINZIPIEN

177 177 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-M AIL -M ANAGEMENT UND E-M AIL -A RCHIVIERUNG

178 178 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 A BGRENZUNG E-M AIL -M ANAGEMENT UND E-M AIL -A RCHIVIERUNG -Management -Archivierung Integration in Office und Anwendungen Renditioning und Formate Administrations-Funktionen Search und E-Discovery Spam und Viren Pointer, Stubs und Referenzen Signaturen und ihre Auswirkungen Migration und Aussonderung Postkörbe(Postkörbe) Suche im -SystemSuche über unabhängigen Archivsystem-Client

179 179 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 A BGRENZUNG C LIENT - GETRIEBEN UND S ERVER - GETRIEBEN Client-getriebenServer-getrieben Administrations-Funktionen Renditioning und Formate Pointer, Stubs und Referenzen Spam und Viren AussonderungMigration und Aussonderung Signaturen und ihre AuswirkungenZusammenhängende Speicherung mit Zertifikaten Integration in Office und Anwendungen Integration in Anwendungen Search und E-Discovery PostkörbeVerteilungsregelwerke

180 180 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 U NTERSCHIEDLICHE A NSÄTZE Z ENTRAL, LOKAL UND DEZENTRAL Lokale Archivierung durch den Mitarbeiter am Arbeitsplatz Zentral mit verteilter Funktionalität Client/Server Zentrale Archivierung am Server Appliances Dezentrale Archivierung an verschiedenen Servern

181 181 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 U NTERSCHIEDLICHE A NSÄTZE Manuell Halb-automatisch Unterstützungsfunktionen für Anwender Automatisch (vollständig, selektiv, hybrid …) Vordefinierte Regeln Bekannte Rollen Selbstlernend

182 182 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 U NTERSCHIEDLICHE A NSÄTZE Spezielle Software- -Archivierungssysteme Spezielle Appliances (Hard- und Software) Generalistische ECM Enterprise-Content- Management-Systeme ECM-Systeme schneiden in Tests bei der Funktionalität häufig besser ab als spezialisierte Systeme ECM-Systeme haben den Ansatz, wie alle anderen Formen von Informationsobjekten zusammenhängend im Kontext zu speichern und zu verwalten

183 183 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 I NTERNE & E XTERNE A NFORDERUNGEN System-interne Anforderungen Policy & Preservation Planning Prozesse Funktionalität Client Server Technik System-externe Anforderungen Umgebungsbedingungen Prozesse Schnittstellen Technik Betrieb

184 184 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 TECHNISCHE P RINZIPIEN Traditionelle Archivierung: Referenz-Datenbank mit separatem Repository BLOB-Datenbank (oder integriertes Content Management System) Datensicherung-orientierte Archivierung: Listen-orientierte Speicherung mit Suche ohne Datenbankindex © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer

185 185 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 © PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer A RCHITEKTUR VON S PEICHERSYSTEMEN T RADITIONELLE R EFERENZ -D ATENBANK Pointer Speicher Referenz- Datenbank

186 186 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 © PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer A RCHITEKTUR VON S PEICHERSYSTEMEN BLOB-D ATENBANK BLOB (Binary Large Object) Speicherung der Dokumente selbst als Feldinhalt in einer Datenbank BLOB-Datenbank Dokument

187 187 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 A RCHITEKTUREN V OR - UND N ACHTEILE Traditionelle Referenz- Datenbank BLOB-Datenbank / Integriertes Content Management Vorteile Skalier- und Kaskadierbarkeit on-line,near-line und off-line Verwaltung geeignet für große Mengen Geschwindigkeit Bearbeitung keine separaten speziellen Subsysteme Nachteile Performante spezielle Subsysteme mit proprietärer Steuersoftware Schlechte Skalierbarkeit Replikation bei großen Mengen Unveränderbarkeit

188 188 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 M ETADATEN

189 189 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 M ETADATEN Für eine Datenbankgestützte Verwaltung und Recherche von Informationsobjekten werden Metadaten (Index-Daten) benötigt. Beim Archivieren entstehen zusätzliche Meta- Informationen (manche Lösungen unterschlagen Metadaten, andere Lösungen erlauben es zwar, die Metadaten anzuzeigen, nicht aber, sie zu extrahieren) zum Inhalt und Header der Gravierendes Unterscheidungsmerkmal bei der Verwaltung – wie archiviert das System s technisch: Schreibt es s als Dateien auf das Dateisystem Speichert es s in einer Datenbank Speichert und verwaltet es s in einer proprietären Ablage

190 190 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 S ICHTBARE M ETADATEN IN DER E-M AIL Text von

191 191 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 M ETADATEN : B EISPIELE Titel Thema Markierungen Kategorien Kommentare Autoren Firma Manager Inhalt erstellt Letzte Speicherung Zuletzt gedruckt Gesamtbearbeitungszeit Status Inhaltstyp Zuletzt gespeichert von Revisionsnummer Versionsnummer Programmname Seiten Wortanzahl Zeichenanzahl Zeilenanzahl Abstandsanzahl Vorlage Skalierung Größe Erstelldatum Änderungsdatum usw.

192 192 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 M ETADATEN Viele Metadaten sind häufig nicht besetzt; besonders bei vom Anwender zu vergebenden Attributen wie z.B. Betreff Viele Management-Systeme werten nicht alle Attribute aus, da diese auch in verschiedenen -Lösungen anders besetzt oder z.T. nichtvorhanden sind Metadaten können sich nach dem Empfang durch Verschieben, Weiterleiten und andere Operationen verändern Nicht alle Metadaten sind für eine Archivierung relevant

193 193 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E IN - UND A USGÄNGE AUS D OKUMENTENSICHT Akte

194 194 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 F UNKTIONEN

195 195 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 A LLGEMEINE A NFORDERUNGEN AN EIN A RCHIV

196 196 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 F UNKTIONALE A NFORDERUNGEN NACH OAIS ISO Referenzmodell beschreibt ein Archiv als Organisation, in dem Menschen und Systeme mit der Aufgabenstellung zusammenwirken, Informationen zu erhalten und einer definierten Nutzerschaft verfügbar zu machen Sechs Hauptfunktionen: 1.Preservation Planning (Archivierungsplanung) 2.Ingest (Datenübernahme) 3.Data Management (Datenverwaltung) 4.Archival Storage (Archivspeicher) 5.Access (Nutzung) 6.Administration

197 197 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 OAIS-R EFERENZMODELL (http://www.univie.ac.at/lehrentwicklung/fileadmin/le/files/Phaidra/Kolar.vnd.ppt#263,5,OAIS-Referenzmodell)

198 198 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 OAIS-Referenzmodell Eingang Indizierung

199 199 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 OAIS-Referenzmodell Eingang Indizierung Logik Verwaltung Datenbank

200 200 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 OAIS-Referenzmodell Eingang Indizierung Logik Verwaltung Datenbank Archiv- Speicher

201 201 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 OAIS-Referenzmodell Eingang Indizierung Logik Verwaltung Datenbank Archiv- Speicher Zugriff Bereitstellung

202 202 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 A NFORDERUNGEN AN DIE F UNKTIONALITÄT DER ELEKTRONISCHE A RCHIVIERUNG Programmgestützter, direkter Zugriff auf einzelne Informationsobjekte, landläufig auch Dokumente genannt, oder Informationskollektionen, z. B. Listen, Container mit mehreren Objekten etc. Datenbankgestützte Verwaltung der Informationsobjekte auf Basis von Metadaten und gegebenenfalls Volltexterschließung der Inhalte der archivierten Informationsobjekte Sicherstellung, dass nur Berechtigte auf die für sie freigeschaltete Information zugreifen können Unterstützung verschiedener Indizierungs- und Recherchestrategien, um auf die gesuchte Information direkt zugreifen zu können Einheitliche und gemeinsame Speicherung beliebiger Informationsobjekte, vom gescannten Faksimile über Dokumentenformat-Dateien und s bis hin zu komplexen XML-Strukturen, Listen, COLD-Dokumenten oder ganzen Datenbankinhalten

203 203 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 Verwaltung von Speichersystemen mit nur einmal beschreibbaren Medien einschließlich des Zugriffs auf Medien die sich nicht mehr im Speichersystem direkt befinden Sicherstellung der Verfügbarkeit der gespeicherten Informationen über einen längeren Zeitraum, der Jahrzehnte betragen kann Bereitstellung von Informationsobjekten unabhängig von der sie ursprünglich erzeugenden Anwendung auf verschiedenen Klienten und mit Übergabe an andere Programme Unterstützung von Klassen-Konzepten zur Vereinfachung der Erfassung durch Vererbung von Merkmalen und Strukturierung der Informationsbasis Konverter zur Erzeugung von langfristig stabilen Archivformaten und Betrachter (engl. Viewer) zur Anzeige von Informationsobjekten, für die die ursprünglich erzeugende Anwendung nicht mehr zur Verfügung steht A NFORDERUNGEN AN DIE F UNKTIONALITÄT DER ELEKTRONISCHE A RCHIVIERUNG

204 204 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 A NFORDERUNGEN AN DIE F UNKTIONALITÄT DER ELEKTRONISCHE A RCHIVIERUNG Unterstützung von Standards für die spezielle Aufzeichnung von Informationen auf Speichern mit WORM-Verfahren, für gespeicherte Dokumente und für die Informationsobjekte beschreibende Metadaten um eine langfristige Verfügbarkeit und die Migrationssicherheit zu gewährleisten Unterstützung von automatisierten, nachvollziehbaren und verlustfreien Migrationsverfahren Absicherung der gespeicherten Informationsobjekte gegen unberechtigten Zugriff und gegen Veränderbarkeit der gespeicherten Information Übergreifende Verwaltung unterschiedlicher Speichersysteme, um z. B. durch Zwischenspeicher (Caches) schnellen Zugriff und zügige Bereitstellung der Informationen zu gewährleisten

205 205 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 A NFORDERUNGEN AN DIE F UNKTIONALITÄT DER ELEKTRONISCHE A RCHIVIERUNG Standardisierte Schnittstellen, um elektronische Archive als Dienste in beliebige Anwendungen integrieren zu können Eigenständige Wiederherstellungsfunktionalität (Recovery), um inkonsistent gewordene oder gestörte Systeme aus sich heraus verlustfrei wieder aufbauen zu können Sichere Protokollierung von allen Veränderungen an Strukturen und Informationsobjekten, die die Konsistenz und Wiederauffindbarkeit gefährden können und dokumentieren, wie die Informationen im Archivsystem verarbeitet wurden Alle Transaktionen bei Import, Einstellen von Attributen in die Datenbank, Schreiben auf das Archivmedium, Löschen von Caches, Bereitstellung an Anwendungen und Export müssen transaktionssicher sein Archivobjekte müssen eine weltweit eindeutige UID Unique Identifier besitzen

206 206 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 A RCHIVSYSTEM A RCHITEKTUR

207 207 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 A RCHITEKTUR VON ELEKTRONISCHEN A RCHIVSYSTEMEN

208 208 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 Vergangenheit Architektur Archiv-Client Archivanwendung Archivverwaltung Datenbank Archivspeicher Monolith Fach-Client Fachanwendung Speicher

209 209 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 Archivlogik & Dienste Heute Architektur Administration Archivverwaltung Datenbank Archivspeicher Fach-Client Fachanwendung Temporärer Speicher Scan-Client Scan- anwendung Cache Recherche Anzeige Nachindizierung Indizierung QS

210 210 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 Archivlogik & Dienste Heute Architektur Administration Archivverwaltung Datenbank Archivspeicher Fach-Client Fachanwendung Temporärer Speicher Dienstkonzept einer IT-Infrastruktur Scan-Client Scan- anwendung Cache Workflow-Client Workflow Speicher Universal-Archiv für alle Informationsobjekte

211 211 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 Archivlogik & Dienste Heute Architektur Administration Archivverwaltung Datenbank Archivspeicher Dienstkonzept einer IT-Infrastruktur Universal-Archiv für alle Informationsobjekte Portal Office andere Fach- verfahren

212 212 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 U NIVERSAL -A RCHIV Ein Universal-Archiv ist durch eine übergreifende Verwaltung aller Informationstypen (unabhängig von Quellen, Formaten und Anwendungstypen) mit einheitlicher Verwaltung und Unterstützung verschiedener Archivspeichersysteme gekennzeichnet. Keine Silos für s!

213 213 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 P OINTER & S TUBS

214 214 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 P OINTER Die meisten Datenbank-basierten Systeme ersetzen Attachments durch einen Pointer: Enthalten mehrere Mails den gleichen Anhang, wird das eigentliche Attachement nur einmal gespeichert (keine Vervielfältigung) Ebenso: s mit mehreren Empfängern Kombination aus Pointern und Komprimierung spart Plattenplatz ein Es gibt einen externen Speicherort, von dem aus auf normale Dokumenten-Management-Systeme verweist wird

215 215 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 S TUBS Definition: Programmcode, der anstelle eines anderen Programmcodes steht Programmcode, den der Stub ersetzt, auf einem anderen Rechner oder in einem anderen Speicherbereich Funktion: Stub verbleibt im -System Persistent Kurzer Text (ohne Attachments), der dann auf richtige am neuen Speicherort verweist Der Stub kann auch (und sollte) die Referenz auf herausgelöste Attachments haben

216 216 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E- MAIL – S TUBBING IM E-M AIL -S YSTEM AM B EISPIEL VON M ICROSOFT E XCHANGE

217 217 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E- MAIL - S TUBBING

218 218 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 S EARCH

219 219 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 S EARCH ÜBER E-M AIL -S YSTEM Suchfunktion integriert in das -System Vollständiger -Bestand (Standard in den -Systemen) Stubs Metadaten Gegebenenfalls Volltextsuche

220 220 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 S EARCH IM A RCHIVSYSTEM Eigener Client / Suchmaske Metadaten Metadaten im Archiv (Indexdatenbank; Standardanwendung) Volltextsuche (in der Regel nur optional)

221 221 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E NTERPRISE S EARCH Google on my Desktop Inhaltsorientierte Suche mit unternehmensinterner Suchmaschine Content mittels Crawler indexiert Nicht auf den ursprünglichen Datenquellen, sondern auf dem Suchindex (Index beinhaltet primär interne Datenquellen Gefundene Dokumente im Kontext der Suchanfrage als Textauszug (Snippet) angezeigt Fortlaufende Indexierung: Aktualität der Resultate (Result Set) gewährleistet

222 222 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E-D ISCOVERY & S EARCH E-Discovery-Such- und Aggregationsverfahren Suche nach Metadaten und Volltextinhalt in beliebigen booleschen Kombinationen Suchebene definierbar (Record, Volume, Sub-File, File, Class) Jeder Anwalt muss Electronic Discovery in Betracht ziehen, um dem Risiko einer Malpractice Klage zu entgehen Die Prozessbeteiligten müssen innerhalb von 30 Tagen die interne IT-Organisation und potentiell relevante Dokumente offenlegen (Stichwort: Informationslandkarte) Innerhalb von 120 Tagen muss im Meet & Confer eine Abstimmung der beteiligten Parteien stattfinden, die die Bereitstellung relevanter Informationen im Detail klärt

223 223 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 S PAM & V IREN

224 224 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 S PAM Prüfung von Spam Regeln müssen definiert sein Prinzipien: Whitelist Blacklist Appliances hart verdrahtet Im Internet hinterlegte Verzeichnisse Prüfung auf Server-Zertifikate

225 225 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 S PAM UND E-M AIL -A RCHIVIERUNG Umstrittene Frage: Archivieren VOR der Aussonderung von Spam oder NACH der der Aussonderung von Spam Im Prinzip damit verbunden: Archivieren VOR oder NACH Entfernen von Viren Im Prinzip damit verbunden: Entfernen und NICHT-Archiveren von normalen s von Absendern auf Blacklists Bestimmte Schlagworte zur Aussonderung können branchenabhängig auch gewünschte s betreffen

226 226 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 P RINZIPIEN DES V IREN -S CANNENS IN E-M AIL Server ZEDAT-Mailsystem

227 227 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 M IGRATION

228 228 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 M IGRATION D EFINITION I NFORMATIONSTECHNOLOGIE Unter Migration (lat. migratio für Wanderung oder Übersiedlung) werden im Rahmen der Informationstechnik verschiedenartige Umstellungsprozesse in Datenverarbeitungssystemen verstanden.

229 229 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 M IGRATION A RCHIVIERUNGSUMFELD Methode zur Sicherstellung der Verfügbarkeit Risiko, wenn Informationen nicht nachweislich unverändert, vollständig und weiterhin uneingeschränkt wieder findbar migriert werden der technologische Wandel zwingt die Anwender rechtzeitig auf neue Speicher- und Verwaltungskomponenten zu wechseln Kontrollierte, verlustfreie, kontinuierliche Migration ist zur Zeit die wichtigste Lösung, Information über Jahrzehnte und Jahrhunderte verfügbar zu halten!

230 230 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 M IGRATION Wechsel eines wesentlichen Teils der eingesetzten Software Transfer von Daten aus einer Umgebung in eine andere Umstellung von Hardware einer bestehenden Technik auf eine neue Plattform unter weitgehender Nutzung vorhandener Infrastrukturen Begriffe Softwaremigration, Datenmigration, Anwendungsmigration und Hardwaremigration hängen in der Praxis häufig eng miteinander zusammen

231 231 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 M IGRATION T YPEN IM A RCHIVIERUNGSUMFELD Erst-Migration Befüllung eines noch leeren Archivsystems mit Stammdaten und Informationen aus anderen Anwendungen Typisch: Übernahme vorhandener s (mit z.T. großen Problemen) Migration auf Medien Umkopieren von Festplatten-Caches auf Archivsystem-Speichermedien im laufenden Betrieb Wenn nur technisch gedacht häufig unerwartete Auswirkungen auf -Archivierung (Single Instancing, Referenzierung, feste Allozierung von Speicherbereichen) © PROJECT CONSULT 2002

232 232 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 M IGRATION T YPEN IM A RCHIVIERUNGSUMFELD Kampffmeyer Harte Migration Umkopieren von Index-Datenbanken, Anwendungsinformation und Dokumenten in neue Systeme und auf neue Medien (bei einer Systemumstellung) Weiche Migration Nur umkopieren und neu organisieren der Index-Datenbank bei einer Systemumstellung Bestehende Medien werden genutzt Integrative Migration Parallel Betrieb unterschiedlicher alter Strukturen oder Hersteller-Archive unter einer Middleware mit gegebenenfalls Ausalterung alter Komponenten (bei einer Systemumstellung) © PROJECT CONSULT 2002

233 233 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 M IGRATION S TRATEGIE Strategie eines Migrationskonzeptes muss sein, über die erste Realisierungsphase hinaus Betrieb, Informationsverfügbarkeit, Ausbaufähigkeit und Systemwechsel sicherzustellen Das Migrationskonzept sollte bei jeder Ausschreibung Bestandteil der Anforderungen sein und in den Vertrag übernommen werden © PROJECT CONSULT 2002

234 234 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 M IGRATION E RPROBUNG & VERTRAGLICHE A BSICHERUNG Empfehlung: Bereits bei der Beschaffung und Installation einer -Management-Lösung dediziert testen, ob eine verlustfreie, dokumentierte Migration aller Informationen aus dem System in einer andere Umgebung möglich ist Vertraglich vereinbaren, dass eine Migration während der Aufbewahrungsfristen der gespeicherten Dokumente in jedem Fall und auf Risiko des Anbieters verlustfrei möglich ist

235 235 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 B ESONDERHEITEN BEI DER M IGRATION VON E-M AIL -R EPOSITORIES Migrieren von s Einzelne s Sammel-Container (OST, PST) Datenbanken (z.B. Lotus Notes) Kontext wahren bei: Renditionierung (mehrere Formate unter gleichem Index) Single Instancing

236 236 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 S INGLE I NSTANCING

237 237 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 S INGLE I NSTANCING Mails und Anhänge nur einmal abgelegt, auch wenn sie an viele Adressen gehen, durch Erkennung eines Mehrfachvorkommens Speicherplatz sparen Server-Überlastung vorbeugen

238 238 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 S INGLE I NSTANCING F UNKTIONSWEISE Client Agenten kommunizieren mit dem Single Instancing-Dienst und stellen sicher, dass nur neue oder veränderte Dateien übertragen werden (Deduplikation) Andere Instanzen müssen durch Verpointerung nur noch referenziert werden Senkung des Bandbreitenbedarf

239 239 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 S INGLE I NSTANCING & D EDUPLIZIERUNG Zwei unterschiedliche Prinzipien, die in Kombination eingesetzt werden: Single Instancing: generell Reduzierung auf eine Entität, die in mehreren Objekten identisch vorhanden ist und durch Referenzierung auf die singuläre Instanz ersetzt wird. Bei z.B. Herauslösung des Attachments aus den s, die an mehrere Adressaten eines Verteilers gegangen ist. Deduplizierung: identische Objekte werden bis auf eines gelöscht und dieses wird nur noch in den Verweissystemen referenziert. Bei z.B. Vergleich der herausgelösten Attachments beim Single Instancing und/oder Vergleich der ganzen mit Reduzierung und Referenzierung auf eine Instanz

240 240 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 S INGLE I NSTANCING Verweis Abruf Dokument

241 241 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 S INGLE I NSTANCING F UNKTIONSWEISE VorherNachher Single Instancing Dienst Deduplikation

242 242 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 K ONTROLLE VON E-M AILS

243 243 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 K ONTROLLE VON E-M AILS Ausschließlich dienstliche Nutzung der - Kommunikation erlaubt: Persönlichkeitsschutz des Arbeitnehmers Begleitumstände kontrollierbar Zugriff auf Inhalte ausnahmsweise, wie bei Verdacht von Straftaten und Verrat von Betriebsgeheimnissen.

244 244 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 K ONTROLLE VON E-M AILS Wenn Private Nutzung der -Kommunikation erlaubt: Arbeitgeber als Anbieter von TK-Diensten Es gilt Fernmeldegeheimnis nach TKG Kenntnis vom Inhalt und angewählter Adresse nur für die Organisation der TK-Dienste erlaubt

245 245 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 F ILTERUNG VON E-M AILS

246 246 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 F ILTERUNG VON E-M AILS SPAM-Mail adressiert direkt an Mitarbeiter: Strafrechtliche Aspekte Verletzung des Fernmeldegeheimnisses, § 206 Abs. 2 NR. 2 StGB Datenunterdrückung, § 303a StGB SPAM-Mail adressiert an allgemeine oder Gruppen-Adressen Gegebenenfalls Verletzung des Fernmeldegeheimnisses, § 206 Abs. 2 NR. 2 StGB Bei Gruppen- und Funktionsadressen gelten die Vorgaben des BDSG nur eingeschränkt

247 247 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 F ILTERUNG VON E-M AILS Private Nutzung erlaubt: Verletzung des Fernmeldegeheimnisses … Private Nutzung nicht erlaubt: Datenunterdrückung … Notstand: drohende Funktionsunfähigkeit Lösung: Betriebsvereinbarung Aufnahme der Regelungen in (neue) Arbeitsverträge Aufnahme der Regelungen in Arbeitsanweisungen und Schulungsunterlagen Diese ist sowohl beim Einsatz automatisierte wie auch halb-automatisierter/manueller Archivierungsverfahren notwendig

248 248 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 M ICROSOFT E XCHANGE 2010

249 249 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 M ICROSOFT E XCHANGE 2010 Persönliches Archiv Beibehaltungsrichtlinien Vorratsdatenspeicherung Wiederherstellung einzelner Nachrichten Multimailboxsuche Rollenbasierte Zugriffskontrolle

250 250 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 M ICROSOFT E XCHANGE 2010

251 251 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 W IRD UNABHÄNGIGE E-M AIL - A RCHIVIERUNG NOCH GEBRAUCHT ? Microsoft will zukünftig selber anbieten Office Web Apps einschließlich CRM Suite 2011 einschließlich -Management Office 365 einschließlich Exchange und Sharepoint -Management (einschließlich -Archivierung für E-Discovery)

252 252 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 FAZIT (4) -Systeme selbst sind nicht zur langfristigen Aufbewahrung und Erschließung großer Informationsmengen geeignet. Trotz aller verfügbaren technischen Funktionalität ist die wichtigste Eigenschaft für das - Management immer noch die Disziplin der Mitarbeiter.

253 253 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 A RCHIVIERUNGSVERFAHREN

254 254 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 Ü BERSICHT A RCHIVIERUNGSVERFAHREN 5.1 Strategien der -Archivierung 5.2 Inhouse vs. Outsourcing 5.3 Speichermedien Grundsätze zur -Archivierung

255 255 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 S TRATEGIEN DER E-M AIL -A RCHIVIERUNG

256 256 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 S TRATEGIEN DER ( AUTOMATISIERTEN ) E-M AIL -A RCHIVIERUNG (1)Vollständige Archivierung (2)Vollständige Archivierung mit Separierung der Attachments (3)Selektive Archivierung Kombination der Verfahren einschließlich automatischer und manueller Steuerung

257 257 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 V OLLSTÄNDIGE A RCHIVIERUNG Vorteile: Konformität mit den rechtlichen Erfordernissen Möglichkeit der Prozessintegration Kaum Einfluss auf die Arbeitsweise der Nutzer Volle Integration in das bestehende IT Management des Unternehmers Nachteile: Umfangreichster und aufwendigster Lösungsansatz Meist kostenintensivste Lösung Oft komplizierte Verhandlungen mit Betriebsrat und Datenschutzbeauftragten der Unternehmen

258 258 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 V OLLSTÄNDIGE A RCHIVIERUNG MIT S EPARIERUNG DER A TTACHMENTS Vorteile: Wesentliche Reduzierung der Mailboxgrößen Daraus resultierender Performancegewinn Reduzierung der Hardwareanforderungen Nachteile: Rechtliche Anforderungen werden nicht erfüllt Nach Crash des Mailsystems ist eine Zuordnung der archivierten Anhänge zu Mails schwierig Offline Retrieval der Anhänge nicht möglich

259 259 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 S ELEKTIVE A RCHIVIERUNG Vorteile: Filterung unerwünschter Mails. Reduzierung des Speicherplatzbedarf. Daraus resultierender Performancegewinn Reduzierung der Hardwareanforderungen Nachteile: Sehr aufwändig Filterkriterien extrem schwierig zu definieren Bei ungenauer Festlegung der Selektionskriterien werden rechtliche Anforderungen nicht erfüllt

260 260 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 B EISPIEL HYBRIDE A RCHIVIERUNG (1)Temporäre Speicherung aller Ein- und Ausgänge intern und extern in einem nur für wenige berichtigte zugänglichen Zwischenspeicherung (Journal-Speicherung) Berechtigte können sein Administratoren, Fachadministratoren, Rechtsabteilung, Revision Zwischenspeicher muss ausreichend sein um Systemausfälle, Abwesenheit von Mitarbeitern, interne Prüffristen etc. abzudecken Zeitgesteuerte Löschung, die aber auch für Hold-Verfahren ausgesetzt werden kann (2) Archivierung der relevanten s durch den zuständigen Bearbeiter mit Zuordnung der in den richtigen Geschäftszusammenhang Gegebenenfalls zusätzliche Indizierung oder Zuordnung zur Anreicherung der Verwaltungsmetadaten Löschen nicht relevanter s Richtige Zuordnung bei Zuständigkeitsproblemen Archivierung vor Ablauf der Aufbewahrung im Zwischenspeicher

261 261 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 I NHOUSE VS. O UTSOURCING

262 262 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 C LOUD C OMPUTING I AA S, P AA S, S AA S

263 263 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 A RGUMENTATION I NHOUSE VERSUS O UTSOURCED InhouseOutsourced Dokumente verbleiben im HausEinsparen von Mitarbeitern? Jederzeit Zugriff auf DokumenteEinsparen von Ressourcen? Rechtsicherheit und DatenschutzFlexibilität Kosten (Einmalinvestition, Wartung und Personal) Kosten (Kontinuierlich für Verarbeitung und ggf. Zugriff) Kostenreduzierung bis zu 50% Mehr Effizienz Keine aufwendige IT

264 264 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 C LOUD C OMPUTING The Cloud Infra- structure as a Service IaaS Platform as a Service PaaS Software as a Service SaaS Amazon Elastic Compute Cloud (EC2) Microsoft Azure Amazon SimpleDB Amazon Simple Queue Service (SQS) Amazon Simple Storage Service (S3) PayPal Google Apps Apple Apps Salesforce

265 265 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 P UBLIC C LOUD VERSUS P RIVATE C LOUD Cloud Technologien können auch Inhouse benutzt werden SaaS gibt es nicht nur in der Public Cloud sondern auch, bei geeigneter technischer Abgrenzung, als Private Cloud oder Community Cloud

266 266 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 I NHOUSE VS. O UTSOURCED Archiv operativ Archiv Sicherung InhouseOutsourced Archiv Sicherung Archiv operativ Archiv Sicherung Eigen- Anwender Eigen- Anwender mit outge- sourctem Sicherheits- archiv SaaS & Outsourcing Archiv operativ

267 267 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 C LOUD C OMPUTING - C HANCEN Schnellere Verfügbarkeit von Innovationen Theoretisch unbegrenzte Skalierbarkeit Kosteneinsparung bei Hardware, Personal und Lizenzen Aufwandersparnis bei Programmupdates Schnelle Anpassung an sich ändernde Anforderungen Kostenkontrolle durch Pay-for-use

268 268 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 C LOUD C OMPUTING - R ISIKEN Provider Vertrauen Kontrolle Abhängigkeit Zuverlässigkeit der Cloud Engpässe in der Datenübertragung Software-Lizenzen Eigentumsrechte

269 269 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 S AA S FÜR E-M AIL SaaS erlaubt die Nutzung von ECM-Diensten in geschlossenen Gemeinschaften als ASP und in offenen Gemeinschaften über Web-Methoden. Beispiele für -Anwendungen sind: Internetsafe (z.B. zukünftig auch D ), Projektmanagement-Plattformen mit Verwaltung der Korrespondenz, Kollaboratives Arbeiten in verteilten Gemeinschaften mit Korrespondenz (kein Mail), -Management -Archivierung Social Community mit Korrespondenz (kein Mail)

270 270 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 S PEICHERMEDIEN

271 271 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 S TANDARDS VON S PEICHERMEDIEN Digitale optische Speichermedien: WORM: Write Once Read Many WORM Disk CD (Compact Disk) DVD (Digital Versatile Disk) WORM Tape Werden physikalische WORM-Medien überhaupt noch gebraucht? Digital-optische Speicherträger sind als online- Komponenten outdated Alternative: Festplattensysteme

272 272 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 WORM T APES Von Sony (AIT) oder StorageTek (VolSafe) Auch für die allgemeine Bandsicherung nutzbar Hohe Sicherheit bei ordnungsgemäßem Rechenzentrumsbetrieb und der regelmäßigen Migration Aufnahmekapazität bis zu 1 TeraByte je Medium (komprimiert) Zugriffsgeschwindigkeiten mit denen von herkömmlichen WORMs vergleichbar oder schneller Medien durch große Kapazität relativ günstig

273 273 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2007 F ESTPLATTENSPEICHER CAS Content Adressed Storage (z.B. Centera von EMC 2) Unabhängig von der Anwendung Signatur aus dem Inhalt des Objekts Bei Veränderungen des Inhalts eines Objekts wird automatisch eine neue Version erzeugt Die Unveränderbarkeit der gespeicherten Information wird durch die Software sichergestellt

274 274 H YBRIDE A RCHIVIERUNG Kombination aus digitalem Informationsmanagement und Mikrofilm Ein einziger Scan-Vorgang Die Filme sind beständig und bleiben nach Jahrzehnten lesbar und fälschungssicher (rechtssicher) Die digitalen Daten dienen als Basis für ein E- Discovery-System In einem Arbeitsgang: Digitalisierung und Anlegen eines Mikrofilm-Archivs Anforderungen: Garantie der vollständigen Erhaltung/Sicherung der Dokumente nach Verarbeitung, insbesondere wenn danach die Originaldokumente vernichtet werden Beherrschung von Indexierungs-/ Klassifizierungsverfahren Kenntnis des Datenmanagements (Zertifizierte) Workflows mit Detail-Protokollierung -Archivierung richtig gestalten – Rechtliche Grundlagen, Management und Lösungen für die IT-Praxis Dr. Ulrich Kampffmeyer Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2011

275 275 iCas »iTernity Compliant Archive Solution« Soll flexible und leistungsstarke Vorteile der Plattenprodukte mit denen von reinen und revisionssicheren Archivsystemen vereinen Hardwareunabhängig wegen vorinstallierter und speicherunabhängiger Appliance Offenes System, das auf Industriestandards basiert, damit Daten dauerhaft gespeichert und trotzdem revisionssicher im steten Zugriff gehalten werden können Zugriff auf Standard-Dateisysteme - Unabhängigkeit von Speicherherstellern und –technologien HSM-Lösungen: Archive und deren Container auf Tapes oder andere Medien auslagerbar -Archivierung richtig gestalten – Rechtliche Grundlagen, Management und Lösungen für die IT-Praxis Dr. Ulrich Kampffmeyer Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2011

276 276 iCas Architektur -Archivierung richtig gestalten – Rechtliche Grundlagen, Management und Lösungen für die IT-Praxis Dr. Ulrich Kampffmeyer Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2011 (Bild: Iternity)

277 277 Konfiguration mit iCAS in einer Vmware-Umgebung -Archivierung richtig gestalten – Rechtliche Grundlagen, Management und Lösungen für die IT-Praxis Dr. Ulrich Kampffmeyer Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2011 (Bild: Iternity)

278 278 iCAS im Microsoft-Cluster -Archivierung richtig gestalten – Rechtliche Grundlagen, Management und Lösungen für die IT-Praxis Dr. Ulrich Kampffmeyer Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2011 (Bild: Iternity)

279 279 -Archivierung Vogel IT Business Akademie Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 K ONSEQUENZEN DER E-M AIL A RCHIVIERUNG : T ECHNIK Technische Konsequenzen Langfristige Festlegung auf bestimmtes Backendsystem? Archivsystem und Sicherheitskopie? Archivierung nur von s? Amortisierung der Investitionen? Durchgängigkeit und Vollständigkeit für interne und externe s? Weitere Anwendungsfälle? Rolle des Prozessgedankens? Investitionen in die Netzinfrastruktur?

280 280 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 D IE 10 G RUNDSÄTZE ZUR E-M AIL -A RCHIVIERUNG

281 281 -Archivierung Vogel IT Business Akademie Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 D IE 10 G RUNDSÄTZE DER E-M AIL - A RCHIVIERUNG 1. -Archivierung muss die revisionssichere Langzeitarchivierung aller in einer enthaltenen Informationen, einschließlich Formatierungen, Rechteinformationen und Anhänge, auch verschachtelter Anhänge, sicherstellen. 2.Archivierte Mails müssen ohne Informationsverluste wiederherstellbar sein. 3.Es sollte eine hohe Skalierbarkeit in Bezug auf Anzahl zu archivierender s und Datenvolumina gegeben sein. 4.Es muss möglich sein eine bereits archivierte ganz oder teilweise (Mailtext / Anhänge) aus dem führenden Mailsystem zu löschen. 5.Auch verschlüsselte Maildokumente müssen archiviert werden können.

282 282 -Archivierung Vogel IT Business Akademie Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 D IE 10 G RUNDSÄTZE DER E-M AIL - A RCHIVIERUNG 6.Signierte s oder Anhänge müssen archiviert werden können und die Langzeitarchivierung dieser Dokumente muss durch die Möglichkeit eines Übersignierens abgelaufener Signaturen möglich sein. 7.Anhänge und der Mailtexte sollten in ein für die Langzeitarchivierung geeignetes Format konvertiert werden. 8.Single Instance Archivierung: Attachments von identischen Mails an mehrere Nutzer werden nur einmal archiviert. 9.Die rechtlichen und betrieblichen Anforderungen, insbesondere die des HGB/AO und des BDSG müssen erfüllt sein Archivierung darf nicht als Insellösung sondern muss als integrierter Teil eines gesamten Archivierungskonzeptes betrachtet werden.

283 283 -Archivierung Vogel IT Business Akademie Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 FAZIT (5) Die Archivierung steht am Ende des Lebenszyklus von Information. Die Nutzung und das Management sind während des aktiven Lebenszyklus wichtiger. Archivierung ist immer dann unwirtschaftlich, wenn es nur um die Aufbewahrung und nicht um die Nutzung des Wissens in den Informationen geht.

284 284 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 B ESONDERE P ROBLEMBEREICHE

285 285 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 Ü BERSICHT B ESONDERE P ROBLEMFELDER 6.1 Elektronische Signatur 6.2 Elektronische Rechnung 6.3 Zustellungsnachweis 6.4 Kryptographische Verschlüsselung 6.5 Formate 6.6 Spam Ausfilterung

286 286 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E LEKTRONISCHE S IGNATUR

287 287 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 D IGITALE S IGNATUR & E LEKTRONISCHE S IGNATUR Gesetz über die Rahmenbedingungen für elektronische Signaturen vom ist die Grundlage dafür, dass elektronische Signaturen im Rechtsverkehr die gleiche Wirkung wie eine eigenhändige Unterschrift haben Signaturgesetz unterscheidet die einfache, fortgeschrittene und die qualifizierte elektronische Signatur Als Beweismittel vor Gericht ersetzt nur die qualifizierte Signatur die eigenhändige Unterschrift Quelle: info.ulrich-schrader.de/files/documents/diplomarbeit_schoene.pdf

288 288 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E LEKTRONISCHE S IGNATUR Das Signaturgesetz unterscheidet in Übereinstimmung mit der EG-Signaturrichtlinie folgende Signaturen: Elektronische Signatur (§ 2 Nr. 1 SigG) Fortgeschrittene elektronische Signatur (§ 2 Nr. 2 SigG) Qualifizierte elektronische Signatur (§ 2 Nr. 3 SigG) Qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter- Akkreditierung (§ 15 Abs. 1 Satz 4 SigG)

289 289 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 U NTERSCHEIDUNG DER S IGNATURARTEN 1.Einfache elektronische Signatur Fügt elektronischen Daten andere elektronische Daten bei oder verknüpft diese logisch miteinander Erfüllt keine besonderen Sicherheitsanforderungen, ihr Beweiswert ist daher gering Diese Form eine Signatur kann nicht eindeutig einer Person zugeordnet werden, daher eignet sie sich lediglich für formfreie Verträge 2.Fortgeschrittene elektronische Signatur Digitalen Signaturen ausschließlich dem Signatur- schlüssel-Inhaber zugeordnet, deutlich sicherer Die Authentifizierung des Zertifikatsinhabers wird gewährleistet Die Integrität der Daten kann überprüft werden

290 290 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 U NTERSCHEIDUNG DER S IGNATURARTEN 3. Qualifizierte elektronische Signatur (QES) Verhält sich wie die fortgeschrittene, allerdings werden diese mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit (SSEE) erzeugt (z.B. Chipkarte) Gleichzeitig wird dem Dokument zum Zeitpunkt seiner Erzeugung ein qualifiziertes Zertifikat von einem Zertifizierungsdiensteanbieter (Trust Center) ausgestellt Kein Dritter kann auf den persönlichen Schlüssel zugreifen 4.QES mit Anbieter-Akkreditierung Das Trust Center garantiert darüber hinaus eine nachgewiesene organisatorische und technische Sicherheit durch ein Gütesiegel

291 291 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 U NTERSCHEIDUNG DER S IGNATURARTEN 5.Zeitsignatur Beweismöglichkeit, zu welcher gesetzlichen Zeit das Dokument vorgelegen wurde Das Zertifikat enthält einen Hashwert mit der Zeit und dem Zertifikat des ausstellenden Servers Damit wird gewährleistet und bestätigt, dass das Dokument zu dem angegebenen Zeitpunkt nicht verändert wurde 6.Zeitstempel Können beispielsweise durch den Absender einer Nachricht selbst erstellt werden Zeitstempel bestehen in der Regel aus einer Zeitangabe, den vorgelegten Daten und der Signatur des Zeitstempeldienstes. Werden Zeitstempel als qualifizierte Zeitstempel bezeichnet, wenn sie von Dienstanbietern erzeugt werden, die außerdem die Anforderung des Signaturgesetzes ( SigG ) und der Signaturverordnung erfüllen

292 292 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 I NTEGRITÄT UND A UTHENTIZITÄT Integrität und Authentizität müssen gewahrt sein: Bei einer auf elektronischem Weg übermittelten Rechnung müssen die: Echtheit der Herkunft Unversehrtheit des Inhalts Dies wird gewährleistet durch: Qualifizierte elektronische Signatur (Mit Anbieter- Akkreditierung) Elektronischen Datenaustausch (EDI) Ab voraussichtlich Juli 2011: Auch durch die einfache Datei

293 293 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 Q UALIFIZIERTE ELEKTRONISCHE S IGNATUR Für die Nutzung qualifizierter elektronischer Signatur sind speziell gesicherte PCs mit zugehörigem Eingabegerät (Kartenleser) einzusetzen Für die Nutzung und den Betrieb sind gesetzliche Regularien erforderlich, um auf dem Klienten keine Sicherheitslücken zu generieren

294 294 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E LEKTRONISCHE R ECHNUNG

295 295 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E UROPÄISCHE R ECHNUNGSRICHTLINIE Richtlinie 2001/115/EG, Inkrafttreten: Gestattet jedem Unternehmen die elektronisch übermittelte Rechnungsstellung, sofern die Echtheit des Originals und die Vollständigkeit des Inhalts der Rechnung gewährleistet sind und sofern der Empfänger zustimmt Richtlinie sieht die Möglichkeiten einer elektronischen Signatur oder des Datenaustauschs mittels EDI vor Ort und Art der Aufbewahrung von Rechnungen in der EU können frei gewählt werden, auch die elektronische Aufbewahrung ist zulässig Quelle:

296 296 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 A UFBEWAHRUNG ELEKTRONISCHER R ECHNUNGEN Absender und Empfänger der Rechnung sind zur Aufbewahrung verpflichtet Aufbewahrungsfrist Beträgt zehn Jahre und beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wird Aufbewahrungsfrist läuft jedoch nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind Grundsätze der ordnungsgemäßen Aufbewahrung Aufbewahrungsort Quelle:

297 297 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 Ä NDERUNGEN E LEKTRONISCHE R ECHNUNG Bei alter Regelung des Umsatzsteuergesetzes hohe technische Anforderungen nötig Elektronische Rechnungsstellung soll möglichst unbürokratisch sein: Erfordernis der Echtheit der Herkunft und der Unversehrtheit des Inhalts bleiben als abstrakte Voraussetzungen für die umsatzsteuerliche Anerkennung von elektronischen Rechnungen bestehen Jedoch: sonstige Vorgaben für elektronische Rechnungen aufgegeben, wodurch keine technischen Verfahren mehr vorgegeben sind

298 298 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 Ä NDERUNGEN E LEKTRONISCHE R ECHNUNG Änderungen entsprechen den aktuellen Bestrebungen auf unionsrechtlicher Ebene: Am wurde die Richtlinie 2010/45/EU des Rates zu den Rechnungsstellungsvorschriften verabschiedet Ab sind zwingend Papier- und elektronische Rechnungen gleich zu behandeln Änderungen werden zum Inkrafttreten Quelle:

299 299 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 EDI E LEKTRONISCHER D ATENAUSTAUSCH Electronic data interchange EDI-System arbeitet mit Sender / Datenart / Empfänger / Daten Asynchrones Verfahren (Store-And-Forward) typisch für Übertragung erfolgt in voneinander getrennten Schritten Daten werden mehrere Male zwischengespeichert Keine direkte inhaltliche Antwort erwartet und übertragen

300 300 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 EDI § 14 Abs. 3 Nr. 2 UStG gestattet den elektronischen Datenaustausch (EDI) Voraussetzungen: Das vereinbarte Verfahren gewährleistet die Echtheit und Herkunft der Daten Bisher: Es liegt eine zusammenfassende Rechnung in Papierform bzw. in elektronischer Form vor

301 301 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 EDI NACH S TEU BAG Gesetz zur Modernisierung und Entbürokratisierung Inkrafttreten des Steuerbürokratieabbaugesetzes ab dem 1.Januar 2009 Eine zusammenfassende Rechnung ist nicht mehr erforderlich

302 302 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 E INFACHE D ATEI Aufgrund der Umsetzung der MwSt-Richtlinie in deutsches Recht voraussichtlich Juli 2011: Bei entsprechender Verfahrenssicherheit keine elektronische Signatur mehr beim Versand von Rechnungen per nötig

303 303 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 Z USTELLUNGSNACHWEIS

304 304 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 Z USTELLUNGSNACHWEIS s haben wenig Beweiskraft: Sender kann bei herkömmlichen Protokollen und Log- Mechanismen nicht längerfristig beweisen, ob und wann er was an wen versendet hat Abfrageeinstellungen nutzen wie Empfang bestätigen, Lesen bestätigen können systemseitig vom Empfänger ausgeschaltet sein Auch die digitale Signatur ist keine Abhilfe: Empfang der Nachricht nicht beweisbar - hierzu wäre eine idealerweise ebenfalls signierte Antwort notwendig Die meisten elektronischen, personen- und kartengebundenen Signaturen enthalten keinen qualifizierten Zeitstempel

305 305 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 Z USTELLUNGSNACHWEIS Einige Dienstleister bieten Lösungen an, die Signatur, Verschlüsselung und Antwort automatisieren ( -Einschreiben) D E-Postbrief Reg-Mail u.a.

306 306 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 Quelle: D ER E-P OSTBRIEF

307 307 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 Quelle: D ER E-P OSTBRIEF

308 308 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 Quelle: D ER E-P OSTBRIEF

309 309 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 K RITIK E-P OSTBRIEF Der E-Postbrief fällt nicht wie ein normaler Brief unter das Briefgeheimnis. Nach der ständigen Rechtsprechung des BVerfG fällt eine elektronische Mitteilung nur unter das Fernmeldegeheimnis, welches bei weitem keinen so umfassenden Schutz wie das Briefgeheimnis bietet Privat- und Geschäftskunden werden gemäß den AGB (I.6.3) dazu aufgefordert, ihr Postfach werktäglich abzurufen. Unterlässt der Kunde dies, gilt der E-Postbrief dennoch als zugestellt und eventuelle Fristen beginnen zu laufen

310 310 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 K RITIK E-P OSTBRIEF Die Post speichert gemäß den AGB (IV.4.2) die Adressdaten aller Kunden, die dem zugestimmt haben, in einem für andere Kunden des E- Postbriefs zugänglichen Adressverzeichnis Es ist keine Möglichkeit vorgesehen, den E- Postbrief in bestehende Geschäftsprozesse und Software zu integrieren (z.B. ist eine Weiterleitung selbst an verifizierte -Konten nicht möglich). Daher müssen Kunden des E-Postbriefes diesen Dienst zusätzlich zur normalen behandeln

311 311 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 K RITIK E-P OSTBRIEF Sicherheit: das E-Postbrief Portal sichert durch eine TLS-Verschlüsselung die Kommunikation zwischen Benutzer und Betreiber. Es ist deshalb fraglich, ob die Nachrichten auf dem Server des Betreibers entschlüsselt werden und so ein Angriffsziel für unbefugte Leser darstellen Es werden nicht die geltenden Normen des Weltpostvereines, sowie der EU und der DIN eingehalten Keine gesetzliche Grundlage!

312 312 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 Quelle: D E -M AIL

313 313 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 Z USTELLUNGSNACHWEIS D Gilt im Einklang mit der "Zustellfiktion" bei der Briefpost nach drei Tagen als "erhalten", unabhängig vom tatsächlichen Abruf durch den Kontoinhaber "Abholbestätigung", mit der Fristablauf nach Erhalt eines elektronischen "Einschreibens" verzögert wird, soll Verbraucherschutz erhöhen, hebelt Dreitagesregelung aber nicht aus Quelle:http://www.heise.de/newsticker/meldung/Nur-noch-geringfuegige-Aenderungen-am-D -Gesetz html

314 314 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 D E -M AIL S TRITTIGE P UNKTE Die fehlende Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, Das Fehlen einer einheitliche Kennzeichnung, also einer gemeinsamen Domain oder einer neuen Domain-Endung, um sichere -Adressen erkennen zu können, Dass eine Auskunftserteilung auch ohne richterlicher Prüfung möglich sei, Dass eine D drei Tage nach dem Abschicken als zugestellt gilt, auch wenn der Nutzer sein Postfach in der Zeit gar nicht abgerufen hat Quelle:

315 315 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 K RITIK AN DER D E -M AIL Kritik der Europäischen Union am Vorgehen der Bundesregierung: Europäische Kommission äußert Kritik am Vorgehen der Koalition Fordert Deutschland auf, Stellung zur Frage zu beziehen, wie D mit den Vorgaben der EU zur Wettbewerbskonformität und Technikneutralität in Einklang gebracht werden soll Bisher keine Stellungnahme von CDU/CSU und FDP

316 316 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 K RYPTOGRAPHISCHE V ERSCHLÜSSELUNG

317 317 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 K RYPTOGRAPHISCHE V ERSCHLÜSSELUNG Für die Ver- und Entschlüsselung von s werden unterschiedliche kryptographische Verfahren eingesetzt (z.B. symmetrische und asymmetrische Verschlüsselung) Symmetrisches (private key) Verschlüsselungsverfahren: ein Schlüssel je Kommunikationskanal, der sowohl zur Ver- als auch zur Entschlüsselung dient Asymmetrisches (publik key) Verschlüsselungsverfahren: ein öffentlicher und ein privater Schlüssel (Schlüsselpaar), öffentlicher Schlüssels = Verschlüsselung, korrespondierender privater Schlüssel = Entschlüsselung Hybridverfahren: für jede Sitzung ein Schlüssel (Session Key) zufällig generiert und asymmetrisch verschlüsselt ausgetauscht, Daten selbst werden dann durch einen schnellen symmetrischen Algorithmus mit dem Session Key verschlüsselt

318 318 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 K RYPTOGRAPHISCHE V ERSCHLÜSSELUNG In jedem Fall sinnvoll bei der Kommunikation über ungeschützte Leistungen Kann auch intern im Unternehmen bei der Versendung sinnvoll sein, wenn die Berechtigungsstrukturen keinen ausreichenden Schutz der Vertraulichkeit bieten In der Langzeitarchivierung soll die Speicherung kryptografisch kodierte Objekte (z.B. PDF mit Passwort) und die proprietäre kryptografische Kodierung des Speichers unbedingt vermieden werden) da sonst die Nutzbarkeit der Informationen drastisch gefährdet ist Kodierte Dokumente sind vor der Archivierung zu dekodieren und offen zu archivieren Schutz sollte über neutrale Berechtigungsklassen im Berechtigungssystem erfolgen, die langfristig stabil und personenunabhängig sind.

319 319 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 K RYPTOGRAPHISCHE V ERSCHLÜSSELUNG : N ICHT IM A RCHIV – NUR IN DER K OMMUNIKATION ! Quelle:

320 320 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 F ORMATE

321 321 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 F ORMATE Asynchrone Systeme / zwischen Systemen: Keine Kommunikation/Harmonisierung untereinander möglich Attachments nicht kontrollierbar Neben Ablage im Originalformat können einige E- Mail-Management-Lösungen eine Formatkonvertierung durchführen Ermöglicht Speicherung und Anzeige der s und ihrer Anhänge in neutralen Formaten wie TIFF oder PDF: Archivierte s können auch nach Wechsel der -Lösung unabhängig von dieser gelesen werden

322 322 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 F ORMAT A UFBEREITUNG Bestimmte -Clients (Lotus Notes, Novell Groupwise) keine Möglichkeit, s inklusive Anhänge in einem Containerformat zu speichern Eine Archivierungslösung muss in der Lage sein, Mail zu splitten und getrennt zu speichern (Single Instancing, Verpointern) aber dabei den logischen Zusammenhang zu erhalten Der logische Zusammenhang muss auch bei Verlagerung von Dateien und Migrationen gewahrt bleiben

323 323 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 PDF/A

324 324 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 PDF/A-2 Neuer Teil des PDF-Standards: ISO , Part-2 (PDF/A-2) Veröffentlichung 02. Dezember 2010 PDF/A-2 ist ein zweiter Normteil, der auf einer neueren Version des PDF-Formats aufsetzt und die dadurch eingeflossenen technischen Neuerungen wie beispielsweise JPEG2000 berücksichtigen soll Sichere Textextraktion und bessere Suche Schriften mit Bedeutung einbetten, nicht nur Aussehen Auch sinnvoll für Scans mit OCR Einbettung (im Gegensatz zu Conformance Level a!) Große Seiten

325 325 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 PDF/A-2 Transparenz Nicht in PDF/A-1, erlaubt in PDF/A-2 Weitere Annotationen und Kommentare 3D verboten, Freiform u.a. Kommentare zusätzlich OpenType Fonts Normierte Fonts ohne Konvertierung einbettbar Klarere Anleitungen zur Digitalen Signatur Basierend auf ISO und ETSI Norm Object Level XMP Metadaten PDF/A-1 regelt nur Dokumenten Level Metadaten Vortrag LuraTech, ECM-Forum, CeBIT 2011

326 326 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 PDF K OMPATIBILITÄT PDF/A-1 war teilweise so schwammig formuliert, dass unterschiedliche Implementierungen vorlagen die zu sehr unterschiedlichen Validierungsergebnissen bei der Prüfung des Formates führten Durch PDF/A-2 sollen diese Unsauberkeiten behoben sein, jedoch hat dies Auswirkungen auf die Abwärtskompatibilität PDF selbst ist auch normiert – wozu also noch PDF/A wird vielfach gefragt PDF ist keine Lösung für die neuen Formate wie EPub, Mashups und andere Entwicklungen

327 327 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 S PAM A USFILTERUNG

328 328 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 U NTERSCHEIDUNG S PAM Was genau ist Spam? Spam-Ordner Automatisches Ausfiltern von Spam (kann auch kryptografisch kodierte s und elektronisch signierte s erwischen)

329 329 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 FAZIT (6) Heutige Probleme dürfen zwar nicht überbewertet werden, sie haben jedoch angesichts der langen Zeiträume der Archivierung langfristige Folgen und Konsequenzen. Viele Probleme lassen sich nicht technisch lösen sondern nur organisatorisch. Zu technisierte Lösungsansätze führen häufig zum Overkill.

330 330 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 A USBLICK

331 331 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 Ü BERSICHT 7.1 Das digitale Universum 7.2 Cloud Computing 7.3 Aktuelle Entwicklungen 7.4Collaboration und Workflow 7.5Social vs. 7.6Die Überforderung des Menschen durch zu viel Kommunikation

332 332 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 D AS DIGITALE U NIVERSUM

333 333 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 D AS DIGITALE U NIVERSUM IDC;

334 334 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 C LOUD C OMPUTING

335 335 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 P ERSÖNLICHE D ATEN IN DER C LOUD

336 336 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 C LOUD C OMPUTING IN D EUTSCHLAND Nur 25% der Deutschen zeigen sich begeistert von der wachsenden Technologisierung ihres Alltags und der damit verbundenen zunehmenden Abhängigkeit von der IT 18% der Deutschen zählen zu den Befürwortern (weltweit: 39%), 32% zu den Gegnern (weltweit: 19%) Generell ist das Vertrauen in den sicheren Umgang mit Daten durch Behörden und Unternehmen niedrig 72% der Deutschen erwarten sogar, dass sich Staat und Politik aus ihren persönlichen Daten heraushalten. Nur 31% vertrauen dem Staat, was das Thema Datensicherheit anbelangt

337 337 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 C LOUD C OMPUTING IN D EUTSCHLAND 68% stört der Umstand, dass sie keine Kontrolle darüber haben, welche Informationen von ihnen auf Online-Plattformen und Servern von Unternehmen und Behörden lagern Deutsche betrachten jegliche Einmischung von Staatsseite in das Thema Datenschutz mit Misstrauen, gleichzeitig räumen sie dem Staat eine wichtige Rolle bei der Erstellung von Datenschutzrichtlinien ein 20% der Deutschen sehen ein hohes Maß an Eigenverantwortung für den Schutz ihrer Daten Zentrale Vorteile für die Gesellschaft: Effizientere Nutzung der natürlichen Ressourcen (43%) Verbesserte medizinische Versorgung (40%) Höhere Sicherheit, zum Beispiel dank biometrischer Systeme (32%)

338 338 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 A KTUELLE E NTWICKLUNGEN

339 339 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 A KTUELLE E NTWICKLUNGEN Deutsche Sonderlocken E-Postbrief D Bürger-Safe Wie archiviere ich wichtige Geschäftskorrespondenz elektronisch? Vertraue ich auf die Provider der Systeme?

340 340 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 A KTUELLE E NTWICKLUNGEN Die großen Herausforderungen Google Mail Google Mail-Archivierung Facebook Mail Kein Versenden mehr von , Nachrichten Datenbank / Portal-basiert Vertraue ich auf die Provider der Systeme?

341 341 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 C OLLABORATION UND W ORKFLOW

342 342 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 W AS HAT DIE E M AIL MIT C OLLABORATION ZU TUN ? Vom Archivieren zum Management von E Mails: Herkömmliche E Mail Archivierung: Schnelle Einführung Basisarchivierung für Archivierung und Lebenszyklus Aufbau eines Datenrepositories Oft userbezogen: Bildung von Datensilos Die Alternative: ECM-basiertes -Management bietet geschäftskontext- geschäftsprozess- und speicherbezogene Archivierungsmöglichkeiten Aufbau eines zentralen Repositories für alle Dokumente – Ausbaubarkeit zum ECM

343 343 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 C OLLABORATION Collaboration durch mobile Verfügbarkeit von Kundenwissen: Kundenakte in der Hosentasche inkl. E Mails Zugriff auf das Firmenwissen im ECM Integrierte Zusammenarbeit zwischen ID und AD

344 344 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 N UTZEN DER I NTEGRATION VON E M AIL IN W ORKFLOWS Workflow OS | ECM Höhere Kundenzufriedenheit (Bessere Durchlaufplanung, kürzere Durchlaufzeiten) Mehr Qualität (Protokolle von Arbeitsschritten, Fehlervermeidung durch Standardabläufe) Verbesserte Wettbewerbsfähigkeit, z. B. flexible Prozessanpassungen bei veränderten Rahmenbedingungen Mitarbeiterzufriedenheit (Wegfall von Routinetätigkeiten, Besseres Verständnis betrieblicher Abläufe) Kostenreduktion (Transportwege, Archive, Effizienzsteigerung von Sachbearbeitung)

345 345 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 S OCIAL VS. E-M AIL

346 346 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 N UTZEN VON K OMMUNIKATIONSKANÄLEN 2011 Quelle:

347 347 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 D ER E UROPÄISCHE S OCIAL M EDIA UND E-M AIL M ONITOR

348 348 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 P ORTALE, A PPS UND M OBILE Ablösung der durch Portale? Immer mehr Bestellportale und Unternehmensportale werden genutzt in Communities: XING-Mail / Facebook-Mail - keine Trennung mehr zwischen Social Network Messages und s auf Smartphones die wichtigsten Anwendungen – Optimierung der Mail- und Newsletter-Gestaltung (HTML) sowie Kommunikations-Usability für den mobilen Bereich Business Apps für geschäftliche Tätigkeiten können auch ersetzen

349 349 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 M ICROBLOGGING Twitter als Mittel für die geschäftliche Kommunikation? Bestellformulare twittern? Unternehmensinterne Kurznachrichten per Microblogging Microblogs in sozialen Netzwerken wie XING oder Facebook – als Statusmeldung Nachrichten und auf Dokumente nur noch verlinken? Ist dies der schnellere Weg als die ?

350 350 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 B EDEUTUNG UND U MSETZUNG VON S OCIAL A NWENDUNGEN IN U NTERNEHMEN

351 351 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 D IE Ü BERFORDERUNG DES M ENSCHEN DURCH ZU VIEL K OMMUNIKATION

352 352 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 A KTUELLE S TIMMEN – D IRK B AECKER Die Menschheit hat mindestens drei Überforderungen ähnlichen Ausmaßes mit erstaunlichem Erfolg überstanden: die Einführungen der Sprache, der Schrift und des Buchdrucks. Wir haben es mit neuen kommunikativen Möglichkeiten zu tun, auf die sich die menschliche Psyche und der menschliche Körper erst einmal einstellen müssen. Heterogene Netzwerke treten an die Stelle der eher homogenen Funktionssysteme, wie wir sie von der modernen Gesellschaft kennen.

353 353 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 A KTUELLE S TIMMEN – D IRK B AECKER Wir bekommen es mit unwahrscheinlichen Clusterbildungen, mit seltsamen Verknotungen von Geschichten, Milieus, Leuten und Organisationen zu tun, mit Possen, die die Gesellschaft durchkreuzen. Unsere Kultur wird sich von der Vernunft der Moderne noch weiter verabschieden und sich stattdessen mit einer Komplexität anfreunden, mit der man die Berührung suchen muss, ohne auf ein Verstehen rechnen zu können. Kommunikation nimmt den Menschen nicht nur geistig, sondern auch psychisch und physisch in Anspruch. Soziologe Dirk Baecker:

354 354 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 A KTUELLE S TIMMEN – M IRIAM M ECKEL Wir können viel flexibler als früher entscheiden, wann wir welche Arbeiten erledigen wollen. Damit ist aber auch die gesamte Last der Entscheidung und Organisation auf den Einzelnen übergegangen. Für Manchen wird diese Total-Flexibilisierung zur Überlast. Wir sind soziale Wesen, die anschlussfähig und sozial verbunden sein wollen. Wer nicht kommuniziert, fällt aus dem sozialen Netzwerk heraus.

355 355 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 A KTUELLE S TIMMEN – M IRIAM M ECKEL Durch den zunehmenden Einsatz von Technik, auch durch das so genannte Multitasking, werden wir nicht schneller und produktiver, sondern langsamer und unproduktiver. Wir brauchen mehr Zeit, wenn wir versuchen, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen, als wenn wir sie einfach der Reihe nach abarbeiten. Permanente Erreichbarkeit wirkt sich als Überforderung aus.

356 356 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 A KTUELLE S TIMMEN – M IRIAM M ECKEL Die kommunikative Überforderung zieht sich von den Chefetagen durch alle Abteilungen hindurch. Der Mitarbeiter, der glaubt, nachts um zwei Uhr noch eine schicken zu müssen, oder die Sekretärin, die rund um die Uhr für ihren Chef zu erreichen ist. Menschen, die in ihrem Leben bereits isoliert sind, geraten durch ihre Onlineaktivitäten eher weiter in die Isolation. Anderen, die mit ihrer sozialen Vernetzung auch im Alltag leicht und spielend umgehen, gelingt das auch online. Quelle: Miriam Meckel, Professorin für Corporate Communication:

357 357 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 Wer frisst wen in der digitalen Gesellschaft? Der darwinistische Wettlauf zwischen Mensch und Computer. Die Informationsexplosion wird unser Gedächtnis, unsere Aufmerksamkeit und unsere geistigen Fähigkeiten verändern, unser Gehirn physisch verändern, vergleichbar nur den Muskel- und Körperveränderungen der Menschen im Zeitalter der industriellen Revolution. Kein Mensch kann sich diesem Wandel entziehen. Aber das sind nur Vorbereitungen auf einen ungleich größeren Wandel. Frank Schirrmacher, Payback, 2009 A KTUELLE S TIMMEN – F RANK S CHIRRMACHER

358 358 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 FAZIT (7) Die heutige Form der ist nur eine Übergangsform der elektronischen Kommunikation. Sie wird mittelfristig durch andere Technologien erweitert und abgelöst. Mobile Kommunikation und neue Formen der Softwarenutzung treiben diese Entwicklung. Beim -Management geht es im Wesentlichen auch darum, die Information so zu selektieren, dass man sich auf das Wichtige und Wesentliche konzentrieren kann: Reduktion und Bewertung sind die Schlüssel zur Bewältigung der Informationsflut.

359 359 -Management & -Archivierung Vogel Business Media Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg consult.com © PROJECT CONSULT 2011 Ulrich Kampffmeyer Präsentation, weiterführende Informationen... V IELEN D ANK FÜR I HRE A UFMERKSAMKEIT !


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