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1 Wir sind eine Modellregion. Das neue Sitzungsmanagementsystem ALLRIS © in der Region Hannover DIKOM 16./17.02.2011 Anja Schipplick.

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1 1 Wir sind eine Modellregion. Das neue Sitzungsmanagementsystem ALLRIS © in der Region Hannover DIKOM 16./ Anja Schipplick

2 2 Region Hannover Die Region Hannover ist als kommunale Gebietskörperschaft mit ihren weitreichenden Kompetenzen bundesweit einmalig. Die innere Struktur entspricht dem gängigen Modell eines Gemeindeverbandes (Landkreis)

3 3 Die Region Hannover - geografisch! Region Hannover 21 Städte und Gemeinden rd. 1,2 Millionen Menschen Quadratkilometer Fläche Drei Landschaftstypen Weser-Aller-Flachland Die Börden Weser-Leine-Bergland

4 4 Ziel der Region: Politik aus einem Guss Regional bedeutsame Politikfelder bündeln Wirtschafts- und Beschäftigungsförderung Umwelt und Planung Jugend und Soziales Gesundheit und Verbraucherschutz Sicherheit und Verkehr (ÖPNV & Regionsstraßen) Berufsschulen Region Hannover

5 5 Die Struktur der Regionsversammlung Region Hannover Regionsausschuss & 12 Fachausschüsse Die Sitzverteilung Regionspräsident 1 SPD: 33 CDU: 30 Grüne: 9 FDP: 6 Linksbündnis: 3 Bürgerforum: 2 Fraktionslos: 1

6 6 Immer wieder ein Erlebnis ! Projekt: Einführung eines neuen Sitzungsmanagementsystems Beteiligte: - Fachabteilung Gremienbetreuung - HannIT als Dienstleister

7 7 Ausschreibung im November 2009 Lastenheft Realisierung von 2 Musterprozessen Referenzkundenbefragung Live-Präsentation Bewertung und Beurteilung durch: Fachabteilung, Anwender, Gremienmitglieder, Mitarbeiter der Fraktionsgeschäftsstellen, Datenschutzbeauftragten, Personalrat und HannIT als Dienstleiter zur technischen Unterstützung Anschließend zwei Wochen Testinstallation Zuschlagserteilung im April 2010

8 8 Start von ALLRIS ® Zur neuen Sitzungsperiode ab 01. August 2010 Vorgabe von der Verwaltung: –Programm über Citrix Terminal Server –Abläufe bleiben bestehen –Elektronischer Workflow für Vorlagen –Papierarmes Arbeiten/Papierfluteindämmung –Komplette Altdatenübernahme –(Dokumente seit ) –Automatische Internet-Bürgerinformation

9 9 Schulungen für 350 Personen in den Bereichen: –Vorlagenerstellung –Ausschussbetreuung –Bearbeitung, Mitzeichnung und Freigabe für ca. 90 Regionsabgeordnete und Mitarbeiter Fraktionsgeschäftsstellen

10 10 Statistik Ca. +/- 600 Beschluss- und Informationsvorlagen pro Jahr Ca. +/- 80 Sitzungen pro Jahr Papierverbrauch

11 11

12 12 Amtsinformations- system Rats- informations- system Bürger- informations- system

13 13 Statistik Ca. +/- 600 Beschluss- und Informationsvorlagen pro Jahr Ca. +/- 80 Sitzungen pro Jahr Papierverbrauch: –ca Dokumente pro Jahr –x Anzahl der Seiten! –Druckkosten ungef ,-- Euro pro Jahr

14 14 Elektr. Workflow papierlose Vorlagenerstellung erfordert die Veränderung der Ablaufprozesse mit neuer Dienstanweisung Übersicht und Kontrolle: wo ist welche Vorlage mit welchem Bearbeitungsstand Autom. Benachrichtigung über Eingang des elektr. Workflows über Outlook

15 15 Ausschussbetreuung Möglichkeit Laptops in den Sitzungen zu nutzen dabei kompletter Zugriff auf alle Sitzungsunterlagen und Recherche im gesamten System und im Internet Mit weiterem Rechner können alle Unterlagen über Beamer jedem Sitzungsteilnehmer dargestellt werden

16 16 Ratsinformationssystem Einstellung des Papierversands mit der neuen Sitzungsperiode ab 11/11 (elektr. Einladung inkl. Sitzungsdokumente) Keine Hardware durch die Verwaltung aber während der Sitzung WLAN in den Sitzungsräumen Kompletter Zugriff in den Sitzungen auf alle Sitzungsunterlagen und Recherche im gesamten System

17 17

18 18 Vielen Dank für Ihr Interesse! Besuchen Sie uns auf dem Stand I 04 CC e-gov GmbH Anja Schipplick


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