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Beschlussverfolgung mit ALLRIS®

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Präsentation zum Thema: "Beschlussverfolgung mit ALLRIS®"—  Präsentation transkript:

1 Beschlussverfolgung mit ALLRIS®
Ein Projektbericht der Stadt Mülheim an der Ruhr

2 Vortrag Wolfgang Sauerland Kurt Hühnerfuß
Leiter des Ratsbüros der Stadt Mülheim an der Ruhr Kurt Hühnerfuß Geschäftsführer der CC e-gov GmbH

3 ALLRIS® Architektur Ratsinfo Amtsinfo Webclient Intranet Internet
immer aktuell Amtsinfo Web- Server ALLRIS® Daten und Dokumente Workflow im Intranet Webclient ALLRIS®net providing Intranet Internet Ratsinfo Bürgerinfo Web- Server (IIS oder Apache) ALLRIS® Daten und Dokumente

4 Konzeption Beschlussverfolgung
Gremium Verwaltung Beschluss Niederschrift Federführung (Koordinierung) Bearbeitung Beschlusstracking Erledigung Prüfung Autorisierung Bericht

5 Die Beteiligten… …und ihre Ziele Dezernenten Fachbereiche
Gremien Schriftführer

6 Führungsinformationssystem
Dezernenten Transparenz nach innen Terminverwaltung Auftragsverwaltung Statusübersichten Berichtswesen intern

7 Ratsinformationssystem
Gremien Transparenz nach außen Aktuelle Informationen Suchmöglichkeiten Beschlussarchiv

8 Arbeitserleichterung
Schriftführer Auszugsdienst entfällt

9 Arbeitserleichterung
Fachbereich Keine Mehrbelastung durch Berichtswesen - direkte Bearbeitung im Intranet

10 Ein Beispiel Gremium Verwaltung Beschlusstracking Beschluss
Niederschrift Federführung (Koordinierung) Bearbeitung Beschlusstracking Erledigung Prüfung Autorisierung Bericht

11 Niederschrift Schriftführer
Die Beschlussverfolgung wird beim Erstellen der Niederschrift angefordert Ein Mausklick genügt…

12 Terminverwaltung Terminlisten im Intranet Fachbereich Dezernenten
Der zuständige Fachbereich wird darüber informiert. Dazu wird automatisch ein Termin erzeugt.

13 Die Aufgabe wird konkretisiert
Auftragserteilung Die Aufgabe wird konkretisiert

14 Auftragserteilung Andere Fachbereiche und Mitarbeiter können problemlos einbezogen werden  auch per

15 Auftragsbearbeitung Fachbereich
Die weitere Bearbeitung erfolgt direkt im Webbrowser Die Bearbeitung beginnt direkt im Posteingang – Mausklick genügt!

16 Auftragsbearbeitung Fachbereich
Die Bearbeitungsschritte werden protokolliert.

17 Beschlusstracking Zwischendurch ein Blick ins Ratsinformationssystem:
Die angezeigten Details sind kundenindividuell einstellbar

18 Auftragsbearbeitung Per Mausklick schließt Frau Wirtz ihre Arbeit ab.
Der Vorgang wird damit automatisch zur Prüfung vorgelegt.

19 Fachliche Prüfung Die Prüfung erfolgt bei der fachlich zuständigen (federführenden) Stelle

20 Fachliche Prüfung Die Prüfung dient der fachlichen Kontrolle

21 Berichtswesen Für das Erstellen des Berichts wird das vorhandene Arbeits-protokoll angeboten. Es kann beliebig überarbeitet werden.

22 Autorisierung Die Autorisierung obliegt der Verwaltungsführung. Nach der Prüfung wird der Vorgang automatisch dem zuständigen Dezernenten mit einem Termineintrag vorgelegt.

23 Autorisierung Mit der Autorisierung durch den Dezernenten hat die Verwaltung die Bearbeitung dieses Vorgangs zunächst abgeschlossen.

24 Autorisierung Im Ratsinformationssystem steht jetzt der Bericht der Verwaltung zu diesem Beschluss online zur Verfügung.

25 Führungsinformationssystem
ALLRIS® bietet umfassende Auswertungen

26 Führungsinformationssystem
Auswertung nach: Beschließendes Gremium Zuständiger Fachbereich Beschlusstermin (freie Zeiträume) Beschlussfassungen Vorlagen Realisierungstermin (freie Zeiträume) Bearbeitungsstatus Alle Filter sind frei kombinierbar!

27 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
Besuchen Sie uns auf Messestand D09


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