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Beschlussverfolgung mit ALLRIS® Ein Projektbericht der Stadt Mülheim an der Ruhr.

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Präsentation zum Thema: "Beschlussverfolgung mit ALLRIS® Ein Projektbericht der Stadt Mülheim an der Ruhr."—  Präsentation transkript:

1 Beschlussverfolgung mit ALLRIS® Ein Projektbericht der Stadt Mülheim an der Ruhr

2 Vortrag Wolfgang Sauerland Leiter des Ratsbüros der Stadt Mülheim an der Ruhr Kurt Hühnerfuß Geschäftsführer der CC e-gov GmbH

3 ALLRIS ® Architektur Internet Intranet Web- Server (IIS oder Apache) ALLRIS® Daten und Dokumente ALLRIS ® net providing Web- Server ALLRIS® Daten und Dokumente immer aktuell Amtsinfo Workflow im Intranet Webclient Ratsinfo Bürgerinfo

4 Verwaltung Konzeption Beschlussverfolgung Erledigung Bearbeitung Autorisierung Federführung (Koordinierung) Prüfung Gremium Beschluss Beschlusstracking Bericht Niederschrift

5 Die Beteiligten… Gremien Dezernenten Schriftführer Fachbereiche …und ihre Ziele

6 Führungsinformationssystem Dezernenten Transparenz nach innen Terminverwaltung Auftragsverwaltung Statusübersichten Berichtswesen intern

7 Ratsinformationssystem Gremien Transparenz nach außen Aktuelle Informationen Suchmöglichkeiten Beschlussarchiv

8 Arbeitserleichterung Schriftführer Auszugsdienst entfällt

9 Arbeitserleichterung Fachbereich Keine Mehrbelastung durch Berichtswesen - direkte Bearbeitung im Intranet

10 Ein Beispiel Verwaltung Erledigung Bearbeitung Autorisierung Federführung (Koordinierung) Prüfung Gremium Beschluss Beschlusstracking Bericht Niederschrift

11 Die Beschlussverfolgung wird beim Erstellen der Niederschrift angefordert Ein Mausklick genügt… Schriftführer

12 Terminverwaltung Terminlisten im Intranet Dezernenten Fachbereich Der zuständige Fachbereich wird darüber informiert. Dazu wird automatisch ein Termin erzeugt.

13 Auftragserteilung Die Aufgabe wird konkretisiert

14 Auftragserteilung Andere Fachbereiche und Mitarbeiter können problemlos einbezogen werden auch per

15 Auftragsbearbeitung Die Bearbeitung beginnt direkt im Posteingang – Mausklick genügt! Fachbereich Die weitere Bearbeitung erfolgt direkt im Webbrowser

16 Auftragsbearbeitung Fachbereich Die Bearbeitungsschritte werden protokolliert.

17 Beschlusstracking Zwischendurch ein Blick ins Ratsinformationssystem: Die angezeigten Details sind kundenindividuell einstellbar

18 Auftragsbearbeitung Per Mausklick schließt Frau Wirtz ihre Arbeit ab. Der Vorgang wird damit automatisch zur Prüfung vorgelegt.

19 Fachliche Prüfung Die Prüfung erfolgt bei der fachlich zuständigen (federführenden) Stelle

20 Fachliche Prüfung Die Prüfung dient der fachlichen Kontrolle

21 Berichtswesen Für das Erstellen des Berichts wird das vorhandene Arbeits- protokoll angeboten. Es kann beliebig überarbeitet werden.

22 Autorisierung Die Autorisierung obliegt der Verwaltungsführung. Nach der Prüfung wird der Vorgang automatisch dem zuständigen Dezernenten mit einem Termineintrag vorgelegt.

23 Autorisierung Mit der Autorisierung durch den Dezernenten hat die Verwaltung die Bearbeitung dieses Vorgangs zunächst abgeschlossen.

24 Autorisierung Im Ratsinformationssystem steht jetzt der Bericht der Verwaltung zu diesem Beschluss online zur Verfügung.

25 Führungsinformationssystem ALLRIS ® bietet umfassende Auswertungen

26 Führungsinformationssystem Auswertung nach: Beschließendes Gremium Zuständiger Fachbereich Beschlusstermin (freie Zeiträume) Beschlussfassungen Vorlagen Realisierungstermin (freie Zeiträume) Bearbeitungsstatus Alle Filter sind frei kombinierbar!

27 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Besuchen Sie uns auf Messestand D09


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