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Page 1 · Agile Vorgangsbearbeitung & Dokumentenmanagement 11. Bonner Microsoft-Tag Jakob Brix, Chief Evangelist

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Präsentation zum Thema: "Page 1 · Agile Vorgangsbearbeitung & Dokumentenmanagement 11. Bonner Microsoft-Tag Jakob Brix, Chief Evangelist"—  Präsentation transkript:

1 Page 1 · Agile Vorgangsbearbeitung & Dokumentenmanagement 11. Bonner Microsoft-Tag Jakob Brix, Chief Evangelist

2 Page 2 · Agenda ScanJour – Erfahrung & Kunden Das Konzept Future Digital Ministry Erfolgreiches Informationsmanagement

3 Page 3 · Wer ist ScanJour? Softwarehaus für Informationsmanagement, gegründet im Jahre Mio. EUR Umsatz in FY 09, 140 Mitarbeiter Dänischer Marktführer im Öffentlichen Sektor, Wachstum in den Bereichen Utility und Transport, wissensintensive Branchen Zentrale in Kopenhagen + erstes deutsches Büro in Hamburg Microsoft Certified Gold Partner in Dänemark Information Worker, 100 dänische Bundesbehörden – 70 bis 80 % Marktanteil 14 nichtstaatliche Organisationen, 5 dänische Kommunen, 10 Kommunen auf Grönland/Färöer Inseln 20 Kunden in den Branchen Professional Services, Life Science, Transport, Utility in Dänemark, Großbritannien, USA und Kanada

4 Page 4 · Öffentliche Organisationen ARKEN Museum für moderne Kunst, Dänische Bahn 100 Nutzer, Dänisches Forschungsinstitut für Umweltschutz, Außenministerium Nutzer, Integrationsministerium 230 Nutzer, Verwaltung für Staatsangehörigkeit, Staatliches Krankenhaus, Dänische Polizei Nutzer, Finanzministerium 200 Nutzer, Personalbehörde 120 Nutzer, Verwaltung für Schlösser und Häuser 125 Nutzer, Das Innen- und Gesundheitsministerium 200 Nutzer, Institut für Datenaufsicht, Institut für Finanzaufsicht 140 Nutzer, Justizministerium 170 Nutzer, Amt für Gefangenenfürsorge 700 Nutzer, Gerichtsärztekammer, Instanz für Prozessbewilligung, Presseverwaltung, Zivilbehörde, Krankenhaus Kreis Kopenhagen in Herlev, Kultusministerium 400 Nutzer, Mediensekretariat, Dänische Bibliothekschule, Nationalmuseum, Königliches Theater, Ministerium für Beschäftigung Nutzer, Instanz für Arbeitsaufsicht, Ministerium für Familien- und Verbraucherangelegenheiten 110 Nutzer, Nahrungsmittelbehörde 220 Nutzer, Ministerium für Lebensmittel, Landwirtschaft und Fischerei 120 Nutzer, Amt für Fischerei 100 Nutzer, Amt für Nahrungsmittelgewerbe, Instanz für Pflanzen 429 Nutzer, Landwirtschaftsforschung Dänemark 400 Nutzer, Ministerium für Transport und Energie 200 Nutzer, Dänisches meteorologisches Institut, Staatliches Luftfahrtswesen, Verkehrsbehörde, Instanz für Energiebeschwerden, Fluggsicherungsdienst/Naviair, Flughafen Bornholm, Ministerium für Umweltschutz Nutzer, Institut für Umweltschätzung, Katasteramt, Forstbehörde, Instanz für Naturbeschwerden, Instanz für Umweltbeschwerden, Umweltbehörde, Geologische Untersuchungen Dänemark und Grönland, Zentrum für Konzernverwaltung, Ministerium für Bildung, Sekretariat des Rektorkollegiums, Sozialministerium 120 Nutzer, Berufungsinstanz 300 Nutzer, Behörde für soziale Sicherung, Staatliches Museum für Kunst, Staatliches Seruminstitut 375 Nutzer, Steuerministerium 150 Nutzer, Verteidigungsministerium inklusive 23 Behörden Nutzer, Wissenschaftsministerium 450 Nutzer, Dänisches Forschungsinstitut für Fischerei, Arbeitsvermittlung in Nordjütland, Behörde für Arbeitsunfälle, Gesundheitsbehörde 350 Nutzer, Behörde für Kulturerbe, Behörde für Kunst 100 Nutzer, Behörde für Unternehmen und Baugewerbe 100 Nutzer, Verkehrsbehörde, Dänische pädagogische Universität 150 Nutzer, Dänische pharmazeutische Fakultät, Dänische technische Universität, Energiebehörde 190 Nutzer, Sekretariat für Energiemarke, Nordseeeinheit, Finanzbehörde 340 Nutzer, Kanzlei des Ministerpräsidenten, Die Konkurrenzbehörde 120 Nutzer, Instanz für Energieaufsicht, IT-Universität, Region der Hauptstadt Nutzer, Region des Seeland 900 Nutzer, Sicherheitsbehörde, Soziale Hochschule West, Staatliche Behörde 600 Nutzer, Steuerbehörden Nutzer, Süddänische Universität, Odense, Umweltkontrolle Kopenhagen, Universität von Aalborg, Universität Kopenhagen Nutzer, Universität Roskilde, Universität Århus, Verbraucherbehörde, Verwaltung des dänischen Parlaments, Wirtschaftsuniversität Kopenhagen, Wirtschaftsuniversität Århus, Ferienfonds des Arbeitsmarkts, Institut für Arbeitsklima, Nordisch Ministerrat 120 Nutzer, Straßenverkehrsamt, Selbstverwaltung von Grönland 550 Nutzer, Ombudsmann Grönlands, Ombudsmann Färöer, Arbeitsvermittlung Färöer, Regierung Färöer, Sozialamt Färöer, Sozialverwaltung Färöer, Loius Real School Divison, Canada, Pembina Trails School Division, Canada Gemeinden Gemeinde Brøndby 500 Nutzer, Gemeinde Gentofte Nutzer, Gemeinde Holstebro Nutzer, Gemeinde Horsens Nutzer, Gemeinde Frederikssund 600 Nutzer, Gemeinde Slagelse Nutzer, Gemeinde Ilulissat, Grönland 200 Nutzer, Gemeinde Qasigiannguit, Grönland 250 Nutzer, Gemeinde Sisimut, Grönland 200 Nutzer Interessenorganisationen Arbeitslosenversicherung der Akademiker, Dänisches Gewerbe 100 Nutzer, Dänische Industrie 100 Nutzer, Instanz für Ausbildung, Verwaltung der Pensionskassen, FTF Arbeitslosenversicherung, Landesverband der Sozialpädagogen 100 Nutzer, Organisation für dänisches Metall, Verband dänischer Apotheker, Verein dänischer Allgemeinärzte 160 Nutzer, Verein dänischer Fachzeitschriften, Verband dänischer Gymnasiallehrerschaft 100 Nutzer, Verein dänischer Lehrerschaft, Verein internationaler Kraftfahrzeugversicherung Dänemark, Chartered Institute of Housing, UK, EEDA, UK Unternehmen/Organisationen Kraftfahrzeugsinspektion, DONG Energy 2100 Nutzer, LEGO Juris A/S, Vattenfall 650 Nutzer, J. Lauritzen, Lane 4, UK, Purdue Pharma, USA, Symphogen Referenzen

5 Page 5 · Dänisches Verteidigungsministerium Anwender, 12 Installationen – 11 kleinere Installationen, 1 Installation mit > Anwendern SAP-Integration Justiz Dänische Polizei – Anwender, ein System, SOA-Projekt mit DMS/ECM als zentrales System Dänisches Justizministerium inkl. aller untergeordneten Behörden – 1 konsolidierte Lösung Dänisches Außenministerium Anwender, 5 Mio. Dokumente Dänisches Amt für Steuern Anwender, eAkte mit vollständiger Office-Integration Dänische Ministerien Umweltministerium inkl. aller untergeordneten Behörden, Anwender Arbeitsministerium inkl. aller untergeordneten Behörden, Anwender Kultusministerium mit vielen untergeordneten Behörden, 800 Anwender Gesundheitsministerium mit vielen untergeordneten Behörden, 700 Anwender Lebensmittelministerium inkl. aller untergeordneten Behörden, Anwender Technologieministerium inkl. aller untergeordneten Behörden, 600 Anwender Sozialministerium inkl. aller untergeordneten Behörden, 900 Anwender Ausgewählte Referenzen

6 Page 6 · Agile Vorgangsbearbeitung & Dokumentenmanagement User Experience Die Lösungen ScanJour Captia, ScanJour iBox und die Microsoft Office-Suite sind flexibel miteinander kombinierbar und ermöglichen ein effizientes Arbeiten. ERSTELLUNG Office & SharePoint ERSTELLUNG ZUGRIFF iBox & BI ZUGRIFF VERWALTUNGCaptiaVERWALTUNGCaptia AVDM

7 Page 7 · Erstellung Office & SharePoint Erstellung Zugriff iBox & BI Zugriff VerwaltungCaptiaVerwaltungCaptia UNTERNEHMENS -AGILITÄT Agilität für Bundesbehörden - mithilfe einer agilen Vorgangsbearbeitung & Dokumentenmanagement Verwaltung von Content & Compliance Einfache und effiziente Verwaltung von Content & Compliance-Anforderungen innerhalb des Geschäftsprozesses Wertvolle Informationen innerhalb des Prozesses durch unternehmensweiten und transparenten Zugriff auf Geschäftsdaten aus unterschiedlichen Quellen Verbesserte Arbeitsprozesse Verbesserte und optimierte Arbeits- prozesse durch gesteigerte Effizienz und schnelle Reaktion AVDM Optimierter Zugriff auf Informationen

8 Page 8 · Framework – Agile Vorgangsbearbeitung & Dokumentenmanagement AVDM Nutzen AVDM Fähigkeiten AVDM Komponenten Captia Server ScanJour iBox Captia Advanced Process Support Captia Office-Client & SharePoint Services Captia Office-Client & SharePoint Services Captia Business Insight Server Erfassen & Speichern von Content Verwaltung von Compliance Verbesserte Zusammenarbeit Präsenz in Office-Tools Optimierter Zugriff auf Informationen Verwaltung von Content & Compliance Verbesserte Arbeitsprozesse Captia Advanced Rendition Server Bereitstellung & Verteilung Optimierung von Workflow & Geschäftsprozess Agile Arbeitsprozesse AVDM Automatische Klassifizierung Navigation Aktivierung von Informationen Schneller Datenzugriff SharePoint 2010SQL Server 2010Office 2010 Risikokontrolle

9 Page 9 · VATTENFALL Valentinskamp 24 · Hamburg · C.F. Richs Vej 107 · DK-2000 Frederiksberg FUTURE DIGITAL MINISTRY - Lösung für effektive digitale Arbeitsprozesse im Öffentlichen Sektor

10 Page 10 · Herausforderungen Ministerien verfügen über eine Vielzahl zeitkritischer Prozesse mit starkem Fokus auf die Bearbeitung von externen Anfragen (kleine Anfragen, Bürgeranfragen, …) Schnelle Reaktionszeiten, Flexibilität und eine erhöhte Kontrolle sind erforderlich, um den effizienten Ablauf dieser Prozesse zu gewährleisten Heutzutage befinden sich alle Daten im -System und die Erstellung einer Übersicht ist nicht möglich Hoher Ressourcenaufwand für die Kontrolle dieser Prozesse erforderlich FUTURE DIGITAL MINISTRY - Konzept für effektive digitale Arbeitsprozesse im Öffentlichen Sektor

11 Page 11 · Lösung Einhaltung von Compliance durch den Einsatz einer DMS-/VBS- Plattform als Archiv/Engine Einführung eines neuen Konzepts für den Einsatz von Workflows, die es ermöglichen, die Geschäftsprozesse zu kontrollieren und die jederzeit flexibel angepasst werden können – Adaptive Workflows Unterstützung der Benutzer durch die Arbeit direkt in Microsoft Office & Outlook während des gesamten Prozesses – ermöglicht eine hohe Benutzerakzeptanz Möglichkeit des Hin- und Herschaltens zwischen digitaler Bearbeitung und Papierform erhöht die Benutzerakzeptanz auf allen Ebenen Vollständige Übersicht aller Prozessestati und -probleme direkt von Microsoft Outlook aus Stufenweise Implementierungsszenarien möglich Verwendung von Standard-Microsoft-Technologie als Basis – Microsoft Office, Microsoft Workflow Engine FUTURE DIGITAL MINISTRY - Lösung für effektive digitale Arbeitsprozesse im Öffentlichen Sektor

12 Page 12 · Digitalisierung von Prozessen Verteilung Behandlung Mit- zeichnung Aus- lieferung Prozesstyp Kleine Anfrage Beschreibung und Implementierung des Prozesses innerhalb eines Workflow bis zur zulässigen Ebene Ergebnis: Kontrolle und Überblick

13 Page 13 · Architektur – Adaptiver Workflow Verteilung A A Anhörung Mitzeichnung Verteilung Behandlung Mit- zeichnung Aus- lieferung A A A A A A A A A A A A A A Prozesstyp – Kleine Anfrage eAkte – der Rahmen für Prozesse, Beteiligte, Dokumentationen, etc. Phasenweiter Mainflow RichFlows mit spezifischem Unterprozess RichActivities - spezifische Aktivitäten Vorgang anpassen Versenden Status ändern Ein spezifischer Prozess wird beschrieben als Progression

14 Page 14 · Systemüberblick Process Services Work Item Provider Microsoft Outlook Captia Captia Server

15 Page 15 · Pragmatische Digitalisierung Mitzeichnung/ Kommentare Vorlage ausdrucken Ich bin nicht digital! Vorlegung Mitzeichnung/ Kommentare

16 Page 16 · Papierbasierte Vorlage Vorlage ausdrucken

17 Page 17 · Einfache Prozessinitiierung Kleine Anfrage Bürgeranfrage Mitzeichnung Gesetzentwurf Generell

18 Page 18 · Die Aufgabe A A B B Aufgabenaktivitäten – z.B. mitzeichnen, ablehnen, kommentieren Prozess- und Aufgabendaten, z.B. Mitzeichnungsprozess mit Informationen zu früheren Kommentaren, Dokumenten, Weiterleitungen etc.

19 Page 19 · Überblick in Outlook

20 Page 20 · Ergebnis Kontrollierter und gesteuerter Prozess Benutzerakzeptanz durch intuitive Benutzeroberfläche in Outlook Lösung, die vollständig mit eAkte kompatibel ist Sicherstellung von Agilität und Compliance Future Digital Ministry - Konzept für effektive digitale Arbeitsprozesse im Öffentlichen Sektor

21 Page 21 · VATTENFALL Valentinskamp 24 · Hamburg · C.F. Richs Vej 107 · DK-2000 Frederiksberg SCANJOUR IBOX Erfolgreiches Informationsmanagement

22 Page 22 · Mitarbeiter finden nicht die benötigten Informationen Mitarbeiter wissen nicht, was sie nicht wissen Problem: Wie stelle ich die richtigen Fragen? Informationen sind über unterschiedliche Systeme verteilt, die unterschiedlich arbeiten mit jeweils unterschiedlichen Metadaten Studien zufolge sind wissensorientierte Mitarbeiter bis zu 10 Stunden pro Woche auf der Suche nach wichtigen Daten oder produzieren redundante Informationen. Quelle: The Hidden Costs of Information Work IDC, April 2006 Herausforderungen beim Informationsmanagement IBOX

23 Page 23 · Wenn Sie nicht wissen, was Sie suchen und wo Sie anfangen sollen

24 Page 24 · VATTENFALL Valentinskamp 24 · Hamburg · C.F. Richs Vej 107 · DK-2000 Frederiksberg SCANJOUR IBOX LIVE Informationen schnell finden und effizient nutzen

25 Page 25 · Herleitung von Metadaten Strukturierte Daten iBox Metadaten Modell Unstrukturierte Informationen Kunden- typ Branche Ort Autor Thema Projekt- typ Abteilung Projekt Kunde Lokation Rolle Dokumen- tentyp DMS File Server SharePoint Active Directory ERP SQL Andere

26 Page 26 · Beziehungen Automatische Klassifizierung IBOX Kunden- typ Branche Ort Titel: Proposal.... Projekt- typ Abteilung Kunde Lokation Rolle Projekt Ort Dokumen- tentyp Eigenschaft Thema Inhalt Autor iBox erstellt eine LibraryCard in der Datei: Proposal.... Autor

27 Page 27 · FINDABILITY FORMEL IBOX Metadaten- Modell Klassifizierung Navigation XX Findability= Unternehmensweit Alle Metadaten in Listen Taxonomien Ontologien Rechten Dynamischen Veränderungen Historie Unternehmensweit Existierende Metadaten verwalten Metadaten über Systemgrenzen hinweg Verschiedene Methoden zur automatischen Klassifizierung (Orte, Beziehungen, Inhalt, Properties) Dynamische Reklassifizierung bei Änderung der Metadaten Unternehmensweit Strukturierte Suche und Navigation Übersicht Präzise, effizient, schnell und gefiltert Intuitive Benutzeroberfläche

28 Page 28 · Ergebnis Effizientes Arbeiten -> messbare Zeitersparnis -> hoher ROI Intelligenter Zugriff auf Dokumente, Informationen und Wissen Gesamtüberblick über relevante Informationen Neuer Perspektiven und Blickwinkel auf Informationen Benutzerakzeptanz, da gespeichertes Wissen leicht aktiviert werden kann, Mitarbeiter bei Veränderungen wie gewohnt arbeiten können, nur ein minimaler Schulungsaufwand erforderlich ist. ScanJour iBox - Erfolgreiches Informationsmanagement

29 Page 29 · Unternehmensagilität - mithilfe einer agilen Vorgangsbearbeitung & Dokumentenmanagement AVDM Agilität Compliance Aktivierung von Daten Hohe Benutzerakzeptanz Jakob Brix, Chief Evangelist

30 Page 30 · Immaterialgüterrecht Dieses Dokument ist Eigentum der Firma ScanJour A/S. Die in diesem Dokument enthaltenen Daten dürfen weder in Teilen noch als Ganzes vervielfältigt oder für andere Zwecke genutzt oder weitergegeben werden, die nicht zur Abwicklung von Geschäften oder für die technische Bewertung dienen. Das Recht des Empfängers, die in den Daten enthaltenen Informationen zu nutzen, bleibt von dieser Einschränkung unberührt, wenn die Informationen aus einer anderen Quelle stammen, für die keine Nutzungseinschränkungen gelten. Haftungsausschluss Dieses Dokument dient nur zu Informationszwecken. Die hier aufgeführten Informationen werden als zuverlässig erachtet. Jedoch übernimmt ScanJour keine Gewähr für die Richtigkeit der Daten. ScanJour behält sich das Recht vor, die in diesem Dokument enthaltenen Informationen und die beschriebenen Produkte jederzeit ohne vorherige Ankündigung zu ändern. ScanJour und die jeweiligen Autoren übernehmen keine Haftung für die Inhalte dieses Dokuments. ScanJour ist ein Warenzeichen unter der Lizenz der Firma ScanJour A/S. Alle anderen Logos, Warenzeichen und Dienstleistungsmarken sind Eigentum der jeweiligen Besitzer. Copyright © ScanJour A/S Alle Rechte vorbehalten.


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