Agile Vorgangsbearbeitung & Dokumentenmanagement

Präsentation zum Thema: "Agile Vorgangsbearbeitung & Dokumentenmanagement"—  Präsentation transkript:

1 Agile Vorgangsbearbeitung & Dokumentenmanagement
11. Bonner Microsoft-Tag Jakob Brix, Chief Evangelist

2 Agenda ScanJour – Erfahrung & Kunden
Das Konzept ”Future Digital Ministry” Erfolgreiches Informationsmanagement

3 Wer ist ScanJour? Softwarehaus für Informationsmanagement, gegründet im Jahre 1984 20 Mio. EUR Umsatz in FY 09, 140 Mitarbeiter Dänischer Marktführer im Öffentlichen Sektor, Wachstum in den Bereichen Utility und Transport, wissensintensive Branchen Zentrale in Kopenhagen + erstes deutsches Büro in Hamburg Microsoft Certified Gold Partner in Dänemark Information Worker, 100 dänische ’Bundesbehörden’ – 70 bis 80 % Marktanteil 14 nichtstaatliche Organisationen, 5 dänische Kommunen, 10 Kommunen auf Grönland/Färöer Inseln 20 Kunden in den Branchen Professional Services, Life Science, Transport, Utility in Dänemark, Großbritannien, USA und Kanada

4 Referenzen Öffentliche Organisationen ARKEN Museum für moderne Kunst, Dänische Bahn 100 Nutzer, Dänisches Forschungsinstitut für Umweltschutz, Außenministerium Nutzer, Integrationsministerium 230 Nutzer, Verwaltung für Staatsangehörigkeit, Staatliches Krankenhaus, Dänische Polizei Nutzer, Finanzministerium 200 Nutzer, Personalbehörde 120 Nutzer, Verwaltung für Schlösser und Häuser 125 Nutzer, Das Innen- und Gesundheitsministerium 200 Nutzer, Institut für Datenaufsicht, Institut für Finanzaufsicht 140 Nutzer, Justizministerium 170 Nutzer, Amt für Gefangenenfürsorge 700 Nutzer, Gerichtsärztekammer, Instanz für Prozessbewilligung, Presseverwaltung, Zivilbehörde, Krankenhaus Kreis Kopenhagen in Herlev, Kultusministerium 400 Nutzer, Mediensekretariat, Dänische Bibliothekschule, Nationalmuseum, Königliches Theater, Ministerium für Beschäftigung Nutzer, Instanz für Arbeitsaufsicht, Ministerium für Familien- und Verbraucherangelegenheiten 110 Nutzer, Nahrungsmittelbehörde 220 Nutzer, Ministerium für Lebensmittel, Landwirtschaft und Fischerei 120 Nutzer, Amt für Fischerei 100 Nutzer, Amt für Nahrungsmittelgewerbe, Instanz für Pflanzen 429 Nutzer, Landwirtschaftsforschung Dänemark 400 Nutzer, Ministerium für Transport und Energie 200 Nutzer, Dänisches meteorologisches Institut, Staatliches Luftfahrtswesen, Verkehrsbehörde, Instanz für Energiebeschwerden, Fluggsicherungsdienst/Naviair, Flughafen Bornholm, Ministerium für Umweltschutz Nutzer, Institut für Umweltschätzung, Katasteramt, Forstbehörde, Instanz für Naturbeschwerden, Instanz für Umweltbeschwerden, Umweltbehörde, Geologische Untersuchungen Dänemark und Grönland, Zentrum für Konzernverwaltung, Ministerium für Bildung, Sekretariat des Rektorkollegiums, Sozialministerium 120 Nutzer, Berufungsinstanz 300 Nutzer, Behörde für soziale Sicherung, Staatliches Museum für Kunst, Staatliches Seruminstitut 375 Nutzer, Steuerministerium 150 Nutzer, Verteidigungsministerium inklusive 23 Behörden Nutzer, Wissenschaftsministerium 450 Nutzer, Dänisches Forschungsinstitut für Fischerei, Arbeitsvermittlung in Nordjütland, Behörde für Arbeitsunfälle, Gesundheitsbehörde 350 Nutzer, Behörde für Kulturerbe, Behörde für Kunst 100 Nutzer, Behörde für Unternehmen und Baugewerbe 100 Nutzer, Verkehrsbehörde, Dänische pädagogische Universität 150 Nutzer, Dänische pharmazeutische Fakultät, Dänische technische Universität, Energiebehörde 190 Nutzer, Sekretariat für Energiemarke, Nordseeeinheit, Finanzbehörde 340 Nutzer, Kanzlei des Ministerpräsidenten, Die Konkurrenzbehörde 120 Nutzer, Instanz für Energieaufsicht, IT-Universität, Region der Hauptstadt Nutzer, Region des Seeland 900 Nutzer, Sicherheitsbehörde, Soziale Hochschule West, Staatliche Behörde 600 Nutzer, Steuerbehörden Nutzer, Süddänische Universität, Odense, Umweltkontrolle Kopenhagen, Universität von Aalborg, Universität Kopenhagen Nutzer, Universität Roskilde, Universität Århus, Verbraucherbehörde, Verwaltung des dänischen Parlaments, Wirtschaftsuniversität Kopenhagen, Wirtschaftsuniversität Århus, Ferienfonds des Arbeitsmarkts, Institut für Arbeitsklima, Nordisch Ministerrat 120 Nutzer, Straßenverkehrsamt, Selbstverwaltung von Grönland 550 Nutzer, Ombudsmann Grönlands, Ombudsmann Färöer, Arbeitsvermittlung Färöer, Regierung Färöer, Sozialamt Färöer, Sozialverwaltung Färöer, Loius Real School Divison, Canada, Pembina Trails School Division, Canada Gemeinden Gemeinde Brøndby 500 Nutzer, Gemeinde Gentofte Nutzer, Gemeinde Holstebro Nutzer, Gemeinde Horsens Nutzer, Gemeinde Frederikssund 600 Nutzer, Gemeinde Slagelse Nutzer, Gemeinde Ilulissat, Grönland 200 Nutzer, Gemeinde Qasigiannguit, Grönland 250 Nutzer, Gemeinde Sisimut, Grönland 200 Nutzer Interessenorganisationen Arbeitslosenversicherung der Akademiker, Dänisches Gewerbe 100 Nutzer, Dänische Industrie 100 Nutzer, Instanz für Ausbildung, Verwaltung der Pensionskassen, FTF Arbeitslosenversicherung, Landesverband der Sozialpädagogen 100 Nutzer, Organisation für dänisches Metall, Verband dänischer Apotheker, Verein dänischer Allgemeinärzte 160 Nutzer, Verein dänischer Fachzeitschriften, Verband dänischer Gymnasiallehrerschaft 100 Nutzer, Verein dänischer Lehrerschaft, Verein internationaler Kraftfahrzeugversicherung Dänemark, Chartered Institute of Housing, UK, EEDA, UK Unternehmen/Organisationen Kraftfahrzeugsinspektion, DONG Energy 2100 Nutzer, LEGO Juris A/S, Vattenfall 650 Nutzer, J. Lauritzen, Lane 4, UK, Purdue Pharma, USA, Symphogen

5 Ausgewählte Referenzen
Dänisches Verteidigungsministerium Anwender, 12 Installationen – 11 kleinere Installationen, 1 Installation mit > Anwendern SAP-Integration Justiz Dänische Polizei – Anwender, ein System, SOA-Projekt mit DMS/ECM als zentrales System Dänisches Justizministerium inkl. aller untergeordneten Behörden – 1 konsolidierte Lösung Dänisches Außenministerium 1.500 Anwender, 5 Mio. Dokumente Dänisches Amt für Steuern 9.600 Anwender, eAkte mit vollständiger Office-Integration Dänische Ministerien Umweltministerium inkl. aller untergeordneten Behörden, Anwender Arbeitsministerium inkl. aller untergeordneten Behörden, Anwender Kultusministerium mit vielen untergeordneten Behörden, 800 Anwender Gesundheitsministerium mit vielen untergeordneten Behörden, 700 Anwender Lebensmittelministerium inkl. aller untergeordneten Behörden, Anwender Technologieministerium inkl. aller untergeordneten Behörden, 600 Anwender Sozialministerium inkl. aller untergeordneten Behörden, 900 Anwender

6 Agile Vorgangsbearbeitung & Dokumentenmanagement
AVDM Agile Vorgangsbearbeitung & Dokumentenmanagement User Experience Die Lösungen ScanJour Captia, ScanJour iBox und die Microsoft Office-Suite sind flexibel miteinander kombinierbar und ermöglichen ein effizientes Arbeiten. ERSTELLUNG Office & SharePoint ZUGRIFF iBox & BI VERWALTUNG Captia

7 UNTERNEHMENS-AGILITÄT
Agilität für Bundesbehörden - mithilfe einer agilen Vorgangsbearbeitung & Dokumentenmanagement AVDM Verwaltung von Content & Compliance Verbesserte Arbeitsprozesse Erstellung Office & SharePoint Zugriff iBox & BI Verwaltung Captia UNTERNEHMENS-AGILITÄT Optimierter Zugriff auf Informationen Verwaltung von Content & Compliance Einfache und effiziente Verwaltung von Content & Compliance-Anforderungen innerhalb des Geschäftsprozesses Verbesserte Arbeitsprozesse Verbesserte und optimierte Arbeits-prozesse durch gesteigerte Effizienz und schnelle Reaktion Optimierter Zugriff auf Informationen Wertvolle Informationen innerhalb des Prozesses durch unternehmensweiten und transparenten Zugriff auf Geschäftsdaten aus unterschiedlichen Quellen

8 Framework – Agile Vorgangsbearbeitung & Dokumentenmanagement
AVDM Framework – Agile Vorgangsbearbeitung & Dokumentenmanagement AVDM Nutzen Optimierter Zugriff auf Informationen Verwaltung von Content & Compliance Verbesserte Arbeitsprozesse Navigation Erfassen & Speichern von Content Präsenz in Office-Tools Aktivierung von Informationen Verbesserte Zusammenarbeit Verwaltung von Compliance AVDM Fähigkeiten Automatische Klassifizierung Risikokontrolle Optimierung von Workflow & Geschäftsprozess Schneller Datenzugriff Bereitstellung & Verteilung Agile Arbeitsprozesse ScanJour iBox Captia Server Captia Office-Client & SharePoint Services AVDM Komponenten Captia Business Insight Server Captia Advanced Rendition Server Captia Advanced Process Support SQL Server 2010 Office 2010 SharePoint 2010

9 Future Digital Ministry
- Lösung für effektive digitale Arbeitsprozesse im Öffentlichen Sektor

10 FUTURE DIGITAL MINISTRY - Konzept für effektive digitale Arbeitsprozesse im Öffentlichen Sektor
Herausforderungen Ministerien verfügen über eine Vielzahl zeitkritischer Prozesse mit starkem Fokus auf die Bearbeitung von externen Anfragen (kleine Anfragen, Bürgeranfragen, …) Schnelle Reaktionszeiten, Flexibilität und eine erhöhte Kontrolle sind erforderlich, um den effizienten Ablauf dieser Prozesse zu gewährleisten Heutzutage befinden sich alle Daten im -System und die Erstellung einer Übersicht ist nicht möglich Hoher Ressourcenaufwand für die Kontrolle dieser Prozesse erforderlich

11 FUTURE DIGITAL MINISTRY - Lösung für effektive digitale Arbeitsprozesse im Öffentlichen Sektor
Einhaltung von Compliance durch den Einsatz einer DMS-/VBS- Plattform als Archiv/Engine Einführung eines neuen Konzepts für den Einsatz von Workflows, die es ermöglichen, die Geschäftsprozesse zu kontrollieren und die jederzeit flexibel angepasst werden können – Adaptive Workflows Unterstützung der Benutzer durch die Arbeit direkt in Microsoft Office & Outlook während des gesamten Prozesses – ermöglicht eine hohe Benutzerakzeptanz Möglichkeit des Hin- und Herschaltens zwischen digitaler Bearbeitung und Papierform erhöht die Benutzerakzeptanz auf allen Ebenen Vollständige Übersicht aller Prozessestati und -probleme direkt von Microsoft Outlook aus Stufenweise Implementierungsszenarien möglich Verwendung von Standard-Microsoft-Technologie als Basis – Microsoft Office, Microsoft Workflow Engine

12 Digitalisierung von Prozessen
Beschreibung und Implementierung des Prozesses innerhalb eines Workflow bis zur zulässigen Ebene Prozesstyp Kleine Anfrage Verteilung Behandlung Mit-zeichnung Aus-lieferung Ergebnis: Kontrolle und Überblick

13 Architektur – Adaptiver Workflow
Ein spezifischer Prozess eAkte – der Rahmen für Prozesse, Beteiligte, Dokumentationen, etc. wird beschrieben als Prozesstyp – Kleine Anfrage Phasenweiter Mainflow Verteilung Behandlung Mit-zeichnung Aus-lieferung RichFlows mit spezifischem Unterprozess Verteilung Anhörung Mitzeichnung RichActivities - spezifische Aktivitäten A A A Vorgang anpassen A Status ändern A A A Versenden A Progression

14 Systemüberblick Microsoft Outlook Captia Captia Server
Work Item Provider Process Services Captia Server

15 Pragmatische Digitalisierung
Ich bin nicht digital! Mitzeichnung/ Kommentare Vorlage ausdrucken Vorlegung Mitzeichnung/ Kommentare

16 Papierbasierte Vorlage
Vorlage ausdrucken

17 Einfache Prozessinitiierung
Kleine Anfrage Bürgeranfrage Mitzeichnung Gesetzentwurf Generell

18 Die Aufgabe Prozess- und Aufgabendaten, z.B. Mitzeichnungsprozess mit Informationen zu früheren Kommentaren, Dokumenten, Weiterleitungen etc. A Aufgabenaktivitäten – z.B. mitzeichnen, ablehnen, kommentieren B

19 Überblick in Outlook

20 Future Digital Ministry - Konzept für effektive digitale Arbeitsprozesse im Öffentlichen Sektor
Ergebnis Kontrollierter und gesteuerter Prozess Benutzerakzeptanz durch intuitive Benutzeroberfläche in Outlook Lösung, die vollständig mit eAkte kompatibel ist Sicherstellung von Agilität und Compliance

21 ScanJour ibox Erfolgreiches Informationsmanagement

22 Herausforderungen beim Informationsmanagement
ibox Herausforderungen beim Informationsmanagement Mitarbeiter finden nicht die benötigten Informationen Mitarbeiter wissen nicht, was sie nicht wissen Problem: Wie stelle ich die richtigen Fragen? Informationen sind über unterschiedliche Systeme verteilt, die unterschiedlich arbeiten mit jeweils unterschiedlichen Metadaten Studien zufolge sind wissensorientierte Mitarbeiter bis zu 10 Stunden pro Woche auf der Suche nach wichtigen Daten oder produzieren redundante Informationen. Quelle: The Hidden Costs of Information Work IDC, April 2006

23 Wenn Sie nicht wissen, was Sie suchen und wo Sie anfangen sollen

24 Scanjour ibox Live Informationen schnell finden und effizient nutzen

25 Herleitung von Metadaten
Unstrukturierte Informationen Strukturierte Daten iBox Metadaten Modell DMS Active Directory Kunden- typ Branche Ort Dokumen- tentyp ERP File Server Kunde Projekt- typ Projekt Lokation SQL SharePoint Abteilung Autor Thema Rolle Andere SharePoint

26 Automatische Klassifizierung
ibox Automatische Klassifizierung Dokumen- tentyp Eigenschaft Projekt Ort iBox erstellt eine LibraryCard in der Datei: ”Proposal ....” Branche Kunden- typ Beziehungen Kunde Titel: ”Proposal ....” Ort Projekt- typ Lokation Thema Inhalt Abteilung Autor Rolle Autor

27 Findability™ FORMEL Findability™= Metadaten- Modell Klassifizierung
ibox Findability™ FORMEL Metadaten- Modell Klassifizierung Navigation X Findability™= Unternehmensweit Alle Metadaten in Listen Taxonomien Ontologien Rechten Dynamischen Veränderungen Historie Unternehmensweit Existierende Metadaten verwalten Metadaten über Systemgrenzen hinweg Verschiedene Methoden zur automatischen Klassifizierung (Orte, Beziehungen, Inhalt, Properties) Dynamische Reklassifizierung bei Änderung der Metadaten Unternehmensweit Strukturierte Suche und Navigation Übersicht Präzise, effizient, schnell und gefiltert Intuitive Benutzeroberfläche

28 ScanJour iBox - Erfolgreiches Informationsmanagement
Ergebnis Effizientes Arbeiten -> messbare Zeitersparnis -> hoher ROI Intelligenter Zugriff auf Dokumente, Informationen und Wissen Gesamtüberblick über relevante Informationen Neuer Perspektiven und Blickwinkel auf Informationen Benutzerakzeptanz, da gespeichertes Wissen leicht aktiviert werden kann, Mitarbeiter bei Veränderungen wie gewohnt arbeiten können, nur ein minimaler Schulungsaufwand erforderlich ist.

29 Unternehmensagilität - mithilfe einer agilen Vorgangsbearbeitung & Dokumentenmanagement
AVDM Agilität Compliance Aktivierung von Daten Hohe Benutzerakzeptanz Jakob Brix, Chief Evangelist

30 Immaterialgüterrecht Dieses Dokument ist Eigentum der Firma ScanJour A/S. Die in diesem Dokument enthaltenen Daten dürfen weder in Teilen noch als Ganzes vervielfältigt oder für andere Zwecke genutzt oder weitergegeben werden, die nicht zur Abwicklung von Geschäften oder für die technische Bewertung dienen. Das Recht des Empfängers, die in den Daten enthaltenen Informationen zu nutzen, bleibt von dieser Einschränkung unberührt, wenn die Informationen aus einer anderen Quelle stammen, für die keine Nutzungseinschränkungen gelten. Haftungsausschluss Dieses Dokument dient nur zu Informationszwecken. Die hier aufgeführten Informationen werden als zuverlässig erachtet. Jedoch übernimmt ScanJour keine Gewähr für die Richtigkeit der Daten. ScanJour behält sich das Recht vor, die in diesem Dokument enthaltenen Informationen und die beschriebenen Produkte jederzeit ohne vorherige Ankündigung zu ändern. ScanJour und die jeweiligen Autoren übernehmen keine Haftung für die Inhalte dieses Dokuments. ScanJour ist ein Warenzeichen unter der Lizenz der Firma ScanJour A/S. Alle anderen Logos, Warenzeichen und Dienstleistungsmarken sind Eigentum der jeweiligen Besitzer. Copyright© ScanJour A/S Alle Rechte vorbehalten.