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1 Zentrale Registratur Präzisa Immobilien GmbH & Co. Verwaltungs KG Nutzungsgerechter Aufbau Projekt mit der FH Potsdam, Studiengang Archiv Karin Schwarz.

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Präsentation zum Thema: "1 Zentrale Registratur Präzisa Immobilien GmbH & Co. Verwaltungs KG Nutzungsgerechter Aufbau Projekt mit der FH Potsdam, Studiengang Archiv Karin Schwarz."—  Präsentation transkript:

1 1 Zentrale Registratur Präzisa Immobilien GmbH & Co. Verwaltungs KG Nutzungsgerechter Aufbau Projekt mit der FH Potsdam, Studiengang Archiv Karin Schwarz – FH Potsdam, FB Informationswissenschaften

2 2 Ziel des Projekts: Dr. Karin Schwarz – FH Potsdam, FB Informationswissenschaften Verbesserung der Zugänglichkeit und Auffindbarkeit der Akten in der Altregistratur Ist-Zustand und Ziele Elektronische Erfassung Zeitplan Erfassung Empfehlun- gen für Aufbe- wahrung Logistik Empfehlun- gen für einheitliche Schriftgutver- waltung

3 3 konkret: Karin Schwarz – FH Potsdam, FB Informationswissenschaften 2. Empfehlung für die Aufbewahrung der Altregistratur 1. Elektronische Erfassung der Akten 3. Empfehlungen für einheitliche Regelungen in der Schriftgutverwaltung Ist-Zustand und Ziele Elektronische Erfassung Zeitplan Erfassung Empfehlun- gen für Aufbe- wahrung Logistik Empfehlun- gen für einheitliche Schriftgutver- waltung

4 4 Elektronische Erfassung der Akten Karin Schwarz – FH Potsdam, FB Informationswissenschaften 1. Integration einer Erfassungsmaske in die bestehende Datenbank bei Präzisa 2. Erfassung in diese Maske durch PraktikantInnen der FH Potsdam Ist-Zustand und Ziele Elektronische Erfassung Zeitplan Erfassung Empfehlun- gen für Aufbe- wahrung Logistik Empfehlun- gen für einheitliche Schriftgutver- waltung

5 5 Erfassungsmaske Karin Schwarz – FH Potsdam, FB Informationswissenschaften Anforderungen: leicht handhabbar auch für die zukünftige Erfassung der Akten Recherchierbarkeit der Akten insbesondere nach: Objekten Laufzeiten Aufbewahrungsfristen Aktentiteln Ist-Zustand und Ziele Elektronische Erfassung Zeitplan Erfassung Empfehlun- gen für Aufbe- wahrung Logistik Empfehlun- gen für einheitliche Schriftgutver- waltung

6 6 Erfassungsmaske (Beispiel) Aktentitel: Originaltitel: Laufzeit: -Objektnummer: Ltd. Team: Aufbewahrungsfrist: Memo: Aktennummer: Aufbewahrungsort: Vorverwalter: Präzisa: Normiertes Feld mit Drop-down- Menü – Bsp.:Wirtschaftsplan Umlagenabrechnungen Verwalterabrechnungen … Freies Textfeld für Originaltitel Übernahme des Aktentitels vom Aktenrücken von – bis Datum Eingabefeld für die Objektnummern, welche in der Akte vorkommen Angabe des letzten bearbeitenden Teams der Akte Angabe des Zeitpunktes, wann eine Akte vernichtet bzw. an den Eigentümer des Objektes abgegeben werden kann freies Feld in dem Bemerkungen eingefügt werden können das Feld ist nicht recherchierbar Feld dient dem Kenntlichmachen, ob die Akte bei einem Vorverwalter oder bei Präzisa entstanden ist 2 Möglichkeiten (Entscheidung liegt bei Präzisa): 1. lfd. Nummer: 2. Team + lfd. Nummer: Feld mit einem Default – Wert (feststehend), mit der Möglichkeit erweitert zu werden Übersicht erstellt von: U. Hanschke, S. Kiesling, A. Pannier, A. Piel, A. Wolf

7 7 Beispieldatensatz Aktentitel:Kapitalertragssteuer Originaltitel:Steuer 2003 Laufzeit: Objektnummer: Ltd. Team:2 Aufbewahrungsfrist: 2014 Memo: Akte möchte der Eigentümer nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist bekommen Aktennummer:1263 Aufbewahrungsort: xxx Vorverwalter: Präzisa: ja Übersicht erstellt von: U. Hanschke, S. Kiesling, A. Pannier, A. Piel, A. Wolf

8 8 Zeitplan für die Umsetzung Karin Schwarz – FH Potsdam, FB Informationswissenschaften Zu erfassen:ca Akten Bearbeitungszeit pro Akte: x 5 Minuten ________________________________________________________________________________ bei einer 40 Stunden-Woche 36 Wochen bei vier Bearbeitern, pro Bearbeiter 9 Wochen Zeitraum: für die Erfassung: 16. Juli – 21 September, da eine Bearbeiterin nur 5 Wochen zur Verfügung steht. 3 BearbeiterInnen à 10 Wochen 1 Bearbeiterin für 5 Wochen Ist-Zustand und Ziele Elektronische Erfassung Zeitplan Erfassung Empfehlun- gen für Aufbe- wahrung Logistik Empfehlun- gen für einheitliche Schriftgutver- waltung

9 9 Karin Schwarz – FH Potsdam, FB Informationswissenschaften Empfehlung für die Aufbewahrung der Altregistratur 1. Aufstellungssystematik (Reihenfolge der Akten) 2. Aufstellungstechnik (Regale und Schränke) Ist-Zustand und Ziele Elektronische Erfassung Zeitplan Erfassung Empfehlun- gen für Aufbe- wahrung Logistik Empfehlun- gen für einheitliche Schriftgutver- waltung

10 10 Karin Schwarz – FH Potsdam, FB Informationswissenschaften Aufstellungssystematik Zwei verschiedene Varianten möglich: 1. Aufstellung nach laufender Nummer 2. Aufstellung nach Teams, innerhalb der Teams geordnet nach (alten) Aktentiteln schnellere Erfassung Auffinden nur über die Datenbank nicht vor Regal kein Umräumen bei Teamwechsel, keine Lücken für künftige Akten nötig Ordnungstätigkeit vor der Erfassung Auffinden über Datenbank und Regal Umräumen bei Teamwechsel, Lücken für künftige Akten Ist-Zustand und Ziele Elektronische Erfassung Zeitplan Erfassung Empfehlun- gen für Aufbe- wahrung Logistik Empfehlun- gen für einheitliche Schriftgutver- waltung

11 11 Karin Schwarz – FH Potsdam, FB Informationswissenschaften Aufstellungstechnik Anforderungen: archivgerechte Aktenregale für Akten abschließbare Schränke, bspw. für Personalakten Ist-Zustand und Ziele Elektronische Erfassung Zeitplan Erfassung Empfehlun- gen für Aufbe- wahrung Logistik Empfehlun- gen für einheitliche Schriftgutver- waltung

12 12 Karin Schwarz – FH Potsdam, FB Informationswissenschaften Merkmale: Aufstellungstechnik standsichere, GS-geprüfte Regale für die Aktenaufbewahrung Maße pro Regaleinheit: 2m Höhe x 1m Breite x 60 cm Tiefe, von beiden Seiten bestückbar Berücksichtigung von Verkehrswegen und Durchgängen 5 Fachböden für insgesamt 120 Aktenordner (9 lfm), evtl. mit Mittelschiene Ist-Zustand und Ziele Elektronische Erfassung Zeitplan Erfassung Empfehlun- gen für Aufbe- wahrung Logistik Empfehlun- gen für einheitliche Schriftgutver- waltung

13 13 Dr. Karin Schwarz – FH Potsdam, FB Informationswissenschaften Aufstellungstechnik Schraubgrundregal (ohne Mittelschiene) Büroregal (mit Mittelschiene) Kosten pro Regaleinheit (120 Akten) 26 Grundregale à ca. 80,- 110 Anbauregale à ca. 60,- 26 Grundregale à 98, Anbauregale à 86,70 Gesamt (plus MWSt): ca ,40 Aufbauzeit1. Regal: 1 Stunde, ab 2. Regal: ½ Stunde 1. Regal: 1 Stunde, ab 2. Regal: ½ Stunde GewichtGrundregal: 34 kg Anbauregal: 28 kg Grundregal: 36 kg Anbauregal: 30 kg Bsp. Firma technigro, Petershagen b. Berlin (Lieferzeit: bis 6 Tage)

14 14 Dr. Karin Schwarz – FH Potsdam, FB Informationswissenschaften Logistik Ablaufszenario: Umsetzung in Etappen (möglichst Teamweise): 1. Aufstellen der Regale in einem Teilbereich 2. Bestückung der Regale mit Akten 3. Vergabe der lfd. Nummer auf dem Aktenrücken 4. Erfassung der Akten Dabei: Heraussortieren aussonderungsreifer Akten 5. Abfrage beim Eigentümer über Verbleib dieser Akten 6. Versendung oder Vernichtung dieser Akten Ist-Zustand und Ziele Elektronische Erfassung Zeitplan Erfassung Empfehlun- gen für Aufbe- wahrung Logistik Empfehlun- gen für einheitliche Schriftgutver- waltung

15 15 Dr. Karin Schwarz – FH Potsdam, FB Informationswissenschaften Empfehlungen für einheitliche Regelungen in der Schriftgutverwaltung Erstellung von Einheitstiteln für die Akten in Zusammenarbeit mit einer Teammitarbeiterin Orientierung an der Verwaltersoftware von Präzisa: Regelungen für einheitliche Aktenführung bedürfen einer Vorab-Analyse des Geschäftsablaufs und der Geschäftsorganisation in Zusammenarbeit mit der Firma und ihren MitarbeiterInnen. Ist-Zustand und Ziele Elektronische Erfassung Zeitplan Erfassung Empfehlun- gen für Aufbe- wahrung Logistik Empfehlun- gen für einheitliche Schriftgutver- waltung Beispiel: Einheitstitel: Verwalterabrechnung Aktentitel: Rechnungen, Wohngeld, Jahresabrechnungen

16 16 Dr. Karin Schwarz – FH Potsdam, FB Informationswissenschaften Vielen Dank! Karin Schwarz Alexander Brandau Sven Brosda Anne Brosin Martin Gleiniger Ulrike Hanschke Sonja Kiesling Ronald Michler Annegret Pannier Antje Piehl Andreas Wolf


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