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Projektplanung TOP-Soft Dimitri Mun Marc Kunz Sascha Scheuermann Brice Mabou Simo Clemens Reis GmbH S o f t w a r e h a u s.

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Präsentation zum Thema: "Projektplanung TOP-Soft Dimitri Mun Marc Kunz Sascha Scheuermann Brice Mabou Simo Clemens Reis GmbH S o f t w a r e h a u s."—  Präsentation transkript:

1 Projektplanung TOP-Soft Dimitri Mun Marc Kunz Sascha Scheuermann Brice Mabou Simo Clemens Reis GmbH S o f t w a r e h a u s

2 Gliederung der Präsentation InhaltSeite Einleitung / Rückblende Projektdefinition1-4 Phasen und Meilensteinplan4-8 Risikoanalyse9-14 Projektstrukturplan15-17 Termin und Ressourcenplanung

3 Top-Soft GmbH Projektauftrag: Qualifizierung von 10 Projektmanagern Sehr geehrte Frau Maier, in den vergangen Jahren hatten wir viele bereichsübergreifende Projekte, die leider nicht immer "optimal" gelaufen sind. Kundenunzufriedenheit und die nicht Einhaltung von Termin-/ Budgetplanungen sind hier nur zwei Punkte, die zu erheblichen Qualitätsverluste geführt haben. Um unseren Qualitätsstandard anzuheben, haben wir beschlossen, dass 10 Mitarbeiter des Hauses zu Projektmanagern qualifiziert werden sollen. Bitte planen Sie dieses Projekt für unsere Firma. Um Sie auf den bisherigen Stand zu bringen, haben wir zwei Auszüge der Projekt Definition Team angehängt. Für eventuelle Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Mit freundlichen Grüßen Die Geschäftsleitung 3

4 Projektstartaktivitäten Stakeholderanalyse Projektziele Projektorganisation Stakeholderanalyse Projektziele Projektorganisation Projektdefinition Phasen und Meilensteinplan erstellen Projektstrukturplan erstellen Risikoanalyse durchführen Projekttermin- und Ressourcenplanung Projektplanung Projektleiter Schulung Prüfung mit Zertifikat Lasten-/Pflichtenheft überprüfen Realisierung Projektevaluierung Evaluierung der Ergebnisse Erfahrungssicherung Projektmanagementhandbuch erstellen (Dokumenten- Archivierung) Projektabschluss Übersicht der Projektaktivitäten und Gliederung 4

5 Phasen- und Meilensteinplan RisikoanalyseProjektstrukturplan Termin- und Ressourcenplanung Projektteam bestimmen Regelung Kompetenzen und Zuständigkeiten Kommunikationsme dien/-formen Projektmanagement Methoden Abstimmung Projektauftrag-geber Planung Projektstart Sitzungs- einladungen Kick- Off/ Projekt- startworkshop Einbeziehung externer Projektcoaches Vorbereitung Projektstart Durchführung Kick- Off / Projekt- startworkshop Stakeholderanalyse Projektziele klären und festlegen Projektorganisation festlegen Phasen/ Meilensteine festlegen Ablaufplan Terminberechnung Risikobewertung Termin-/ Ressourcenplan Durchführung Projektstart Fertigstellung Projektmanagement Abstimmung Projektauftraggeber Verteilung Projektmanagement Dokumentation Nachbereitung Projektstart Projektdefinition 5

6 Phasen und Meilensteinplan Projektphasen Das Projekt muss in sinnvolle Phasen eingeteilt werden. Diese dienen als Grundlage für die detaillierte Ablaufplanung. Die Phasen werden i.d.R. durch Erreichung eines Meilensteins abgeschlossen. Meilensteine können auch innerhalb der einzelnen Phasen vorkommen und Teilergebnisse darstellen. = Meilensteine Phasen- und Meilensteinplan RisikoanalyseProjektstrukturplan Termin- und Ressourcenplanung Phase 1 Phase 2 Phase 3 Phase 4 6

7 Wesentlicher Fortschritt im Projektverlauf Ereignispunkte ohne Dauer und ohne Arbeitsaufwand Anfang / Ende einer Projektphase (Haupt Meilensteine) oder eines wichtigen Arbeitspakets Meilensteine Ein Meilenstein stellt das Erreichen eines definierten Sachergebnisses oder einer definierten Arbeitsvoraussetzung Dar Geben einen Überblick über die Projekt Eckpunkte Entscheidungspunk te über den weiteren Projektfortgang Ermöglichen eine fundierte Ermittlung des Projektstands Meilensteine motivieren Phasen- und Meilensteinplan RisikoanalyseProjektstrukturplan Termin- und Ressourcenplanung Phasen und Meilensteinplan 7

8 Phasen- und Meilensteinplan RisikoanalyseProjektstrukturplan Termin- und Ressourcenplanung Phasen und Meilensteinplan 8

9 Risikoanalyse Wer sich nicht um die Projektrisiken kümmert, um den kümmern sich die Risiken Phasen- und Meilensteinplan RisikoanalyseProjektstrukturplan Termin- und Ressourcenplanung 9

10 Prüffragen Nr. Prüffrageni.O.Risiko 1. Gibt es kritische Aufgaben für die noch niemand vorgesehen ist? X 2.Passen die Mitglieder des Projektteams zusammen?X 3. Sind die Mitglieder des Projektteams für die Ihnen übertragenen Aufgaben geeignet? X 4. Stehen die wichtigsten Mitglieder des Projektteams voraussichtlich für die gesamte Projektdauer zur Verfügung? X 5.Kann unsere Budgetierung eingehalten werden?X 6. Sind die Projektleiter nach der Zertifizierung für das Anforderungsprofil geeignet? X 7.Können die Meilensteine eingehalten werden?X 8.Schafft jemand die Zertifizierungsprüfung nicht?X 9. Nimmt jemand Krankheitsbedingt am Lehrgang nicht teil? X 10. Eingriff der Geschäftsführung in den Projektablauf oder sogar Projektabbruch? X Phasen- und Meilensteinplan RisikoanalyseProjektstrukturplan Termin- und Ressourcenplanung 10

11 Bewertung und priorisieren von Risiken Nr.RisikenWahrscheinlichkeitAuswirkung Priorität ( W x A ) 1. Eingriff der Geschäftsführung Wichtige Mitglieder verlassen das Team 44, Zertifizierung wird nicht erreicht 3,04, Überschreitung der Budgetierung 22,55 5. Passen die Mitglieder des Projektteams zusammen?1,523 Phasen- und Meilensteinplan RisikoanalyseProjektstrukturplan Termin- und Ressourcenplanung Bewertungsskala: Hoch/Sehr hoch = 4 – 5 Punkte, Mittel = 2 Punkte, Sehr gering/Gering = 1 – 2 Punkte 11

12 Risikoportfolio Bewertung Phasen- und Meilensteinplan RisikoanalyseProjektstrukturplan Termin- und Ressourcenplanung Nr.Risiken 1.Eingriff der Geschäftsführung 2. Wichtige Mitglieder verlassen das Team 3.Zertifizierung wird nicht erreicht 4.Überschreitung der Budgetierung 5. Passen die Mitglieder des Projektteams zusammen? Übertragung der Risikobewertung in ein Diagramm 12

13 Risiko - Bekämpfungsmaßnahmen RisikenWahr- scheinli chkeit Ausw irkun gen Priori tät (W x A) Maßnahmen zur Verminderung der Wahrscheinlichkeit Maßnahmen zur Verminderung möglicher Schäden Zustä ndig Fertig bis? Eingriff der Geschäftsführung 4520-Teilnahme der Geschäftsleitung an der Kick-Off Veranstaltung -Wöchentlicher Report an die Geschäftsleitung Projekteingriff durch Geschäftsleitung muss vorab mit Elke Maier besprochen und angekündigt werden. Elke Maier Wichtige Mitglieder verlassen das Team 44,518- klare Absprache mit allen Beteiligten sowie der Geschäftsleitung Ersatzkapzitäten einplanen Elke Maier Zertifizierung wird nicht erreicht Seminarbericht, bei Gefährdung der Zertifizierung erfolgt die Mitteilung der Zertifizierungsstelle NachprüfungsterminElke Maier Überschreitung der Budgetierung 22,55-MS Project, Prämien bei erfolgreicher Budgeteinhaltung Budgetpuffer einplanen und von der Geschäftsleitung freigeben Elke Maier Differenzen im Team 111-Teambildende Maßnahmen,Gespräche mit der Geschäftsleitung und Elke Maier Elke Maier Phasen- und Meilensteinplan RisikoanalyseProjektstrukturplan Termin- und Ressourcenplanung 13

14 Risikoportfolio Bewertung Phasen- und Meilensteinplan RisikoanalyseProjektstrukturplan Termin- und Ressourcenplanung 1 Nr.Risiken 1.Eingriff der Geschäftsführung 2. Wichtige Mitglieder verlassen das Team 3.Zertifizierung wird nicht erreicht 4.Überschreitung der Budgetierung 5. Passen die Mitglieder des Projektteams zusammen? Durch die Bekämpfungsmaßnahmen werden die Auswirkung und die Wahrscheinlichkeiten der Risiken verkleinert 14

15 Projektstrukturplan Phasen- und Meilensteinplan RisikoanalyseProjektstrukturplan Termin- und Ressourcenplanung Im Projektstrukturplan (PSP) werden die Aktivitäten (Arbeitspakete) eines Projekts identifiziert und übersichtlich zusammengestellt. Vollständige Darstellung aller zur Erreichung des Projektziels notwendigen Aufgaben in einer hierarchischen Struktur 15

16 Arbeitspakete Phasen- und Meilensteinplan RisikoanalyseProjektstrukturplan Termin- und Ressourcenplanung Arbeitspakete 16

17 Projektstrukturplan Phasen- und Meilensteinplan RisikoanalyseProjektstrukturplan Termin- und Ressourcenplanung 17

18 Projektterminplanung Einfache Berechnung des Zeitbedarfes für ein ProjektBessere Übersicht über die Projektrisiken:Identifikation der terminkritischen Vorgänge Exakter Einblick in die logisch zeitliche Projektstruktur Zwang zur Auseinandersetzung mit allen ProjektdetailsMethodische Grundprinzipien einfach verständlich Möglichkeit zur Einplanung von Ressourcen (Mitarbeiter, Räume, Geräte) Möglichkeit zur Planung des zeitlichen Kostenanfalls Terminplanung Phasen- und Meilensteinplan RisikoanalyseProjektstrukturplan Termin- und Ressourcenplanung Gantt Diagramm 18

19 Ressourcenplan Mitarbeiter Vorgänge mit fester Dauer Dauer wird durch Planer vorgegeben. Arbeitsaufwand wird durch Programm errechnet und laufend aktualisiert. MS Projekt Schätzung des Aufwands durch Projektleiter unter Einbeziehung des Mitarbeiters Um die Arbeitspakete zeitlich realistisch zu definieren erfolgt eine Gruppenschätzung Schätzungen fallen häufig zu niedrig aus. Ressourcenplan Phasen- und Meilensteinplan RisikoanalyseProjektstrukturplan Projekttermin- und Ressourcenplanung 19

20 Sage mir wie Du ein Projekt startest, und ich sage Dir, wie es endet (alte Projektweisheit) Vielen Dank für die Aufmerksamkeit 20


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