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Neue Wege der Zusammenarbeit in der öffentlichen Verwaltung Microsoft SharePoint Andreas Radix, Principal Consultant 06/07.07.2010.

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Präsentation zum Thema: "Neue Wege der Zusammenarbeit in der öffentlichen Verwaltung Microsoft SharePoint Andreas Radix, Principal Consultant 06/07.07.2010."—  Präsentation transkript:

1 Neue Wege der Zusammenarbeit in der öffentlichen Verwaltung Microsoft SharePoint Andreas Radix, Principal Consultant 06/

2 Agenda eGovernment-Portal für Informations- und Kommunikationsprozesse Dokumentenmanagement mit Office-Integration (Versionsverwaltung, Excel Services, etc.) Steuerung von Arbeitsabläufen und Genehmigungsprozessen Integrationsplattform am Beispiel SAP …mit Lösungsszenarien aus der Praxis

3 Gegründet 2001 mit 140+ Consultants an sieben Standorten Wirtschaftlich erfolgreich über 30% der DAX 100 Unternehmen sind unsere Kunden Gegründet 2001 mit 140+ Consultants an sieben Standorten Wirtschaftlich erfolgreich über 30% der DAX 100 Unternehmen sind unsere Kunden Das Unternehmen Stuttgart Frankfurt München Köln Alegri International Group das führende IT Beratungsunternehmen und Lösungsanbieter für Microsoft Technologien. Auslandsniederlassungen: Wien (Austria) Aarau (Schweiz) London (UK) Auslandsniederlassungen: Wien (Austria) Aarau (Schweiz) London (UK)

4 Unternehmensportfolio Fachliche Beratung Management Beratung (Pharmaceutical, Finance) IT Strategie- /Portfolio und Architektur FDA /Compliance Management Projekt Management Methodiken Optimierung von Geschäftsprozessen Application Lifecycle Management Relationship Management SharePoint Lösungen Unified Collaboration Enterprise Content Management Dokumenten Management Systeme Workflow & Formular Management Business Intelligence Prozess- /Employee Self Service Portale.Net Software Development & Silverlight LOB Applikations- integration (SAP) IT Management Data Center Management (inkl. Audits) Service & Provider Management (ITIL) Global Migration & Rollout Management Unified Communications System Center Solutions Core Infrastructure Optimization & Virtualization Identity & Access Management Strategische Partnerschaften

5 eGovernment-Portal für Informations- und Kommunikationsprozesse

6 Neue Wege von morgen mit SharePoint 2010 Menschen verbinden und befähigen Arbeitsgruppen, Suchen & Finden, Verstehen Kosten senken mit einheitlicher Infrastruktur Intranet, Extranet & Internet, Anwendungen Rasches Reagieren auf Fachanforderungen Prozesse, Dokumente & Daten, Technologie

7 Collaboration Portal & Content Management, DMS Verträge Technische Angebote Richtlinien Projektinformationen Collaboration Portal & Content Management, DMS Verträge Technische Angebote Richtlinien Projektinformationen Kommunikation Telefon und Mobiltelefon Instant Messaging Videokonferenz Kommunikation Telefon und Mobiltelefon Instant Messaging Videokonferenz ERP Office Integration Termine Aufgaben Kontakte … Office Integration Termine Aufgaben Kontakte … CRM Kampagnenmanagement Lead Management Opportunity Management Kontakt & Kunden Management Service Management CRM Kampagnenmanagement Lead Management Opportunity Management Kontakt & Kunden Management Service Management Project Management Projektplanung Projektsteuerung Projektcontrolling Project Management Projektplanung Projektsteuerung Projektcontrolling BI - Business Intelligence Periodische Berichte Export zu Excel Data Mining BI - Business Intelligence Periodische Berichte Export zu Excel Data Mining Mehrwert durch integrierte Geschäftsprozesse

8 DOMEA (Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT- gestützten Geschäftsgang): ein Konzept für Dokumentmanagement und elektronische Archivierung in der öffentlichen Verwaltung.

9 Dokumentenmanagement mit Office-Integration (Versionsverwaltung, Excel Services, etc.)

10 Erstellen neuer Dokumente in einer SharePoint-Site Definieren von Metadaten Speichern und öffnen von Dateien in SharePoint-Sites Überwachen von Dokumentversionen Ein- und auschecken von Dokumenten Hochladen mehrerer Dokumente Definieren von Genehmigungsworkflows Erstellen von Richtlinien (retention policies)

11 Unique Document ID innerhalb einer Serverfarm Dokumenten Sets Verwaltbare Metadaten Ein neues Dokumenten Set wurde erstellt. Dieses basiert auf den Einstellungen in der Dokumenten Library, die vordefinierten Dokumente werden automatisch erstellt. Der Benutzer kann die vorhandenen Dokumente bearbeiten und neue Dokumente zum Dokumenten Set hinzufügen.

12 Dokumente Veröffentlichte Dokumente Archivierte Dokumente 0.1 Das Dokument wird in Version 0.1 erstellt und erhält eine eindeutige Dokument Nr.( z.B. datei_14_3) und zusätzliche Metadaten

13 Dokumente Veröffentlichte Dokumente Archivierte Dokumente 0.1 Das Dokument und/oder seine Metadaten werden in Word oder SharePoint bearbeitet und wieder eingecheckt als Entwurfsversion

14 Dokumente Veröffentlichte Dokumente Archivierte Dokumente 0.1 Das Dokument wird veröffentlicht und wenn nötig freigegeben (Freigabe Workflow). Jetzt ist eine Hauptversion vom Dokument vorhanden. 0.2 veröffent- lichen 1.0

15 Dokumente Veröffentlichte Dokumente Archivierte Dokumente 0.1 Das Dokument wird ausgecheckt auschecken

16 Dokumente Veröffentlichte Dokumente Archivierte Dokumente 0.1 Das Dokument und/oder seine Metadaten werden nochmal in Word /SharePoint bearbeitet und wieder eingecheckt als Entwurfsversion

17 Dokumente Veröffentlichte Dokumente Archivierte Dokumente 0.1 Das Dokument wird veröffentlicht. Eine neue Hauptversion wird erstellt veröffent- lichen einziehen

18 Dokumente Veröffentlichte Dokumente Archivierte Dokumente 0.1 Das Dokument wird nach Richtlinien der Dokumenten Library archiviert archivieren

19 Dokumente Veröffentlichte Dokumente Archivierte Dokumente 0.1 Der Zugriff des Dokumentes erfolgt nur noch über einen Link Link archiv://document/abcd.doc

20 Metadaten Ribbon UI

21 Excel Services Excel Services im SharePoint Veröffentlichung von ganzen Excel-Sheets oder Teile davon nach SharePoint Verwenden von interaktiven Pivots sowie PowerPivots, Visual Slicers und Sparklines Daten können über die SharePoint Sites gefiltert und sortiert werden Über die neue Schnittstelle REST können die Excel Services Daten und Diagramme nun auch z.B. in Wikis oder Blogartikel eingebunden werden. Besseres Reporting (sehr große Pivots), bessere Visualisierung einfachere LoB Datenintegration (Business Connectivity) Access Services Performance Point Services

22 Excel Services Interaktive Pivot-Tabellen Dashboards Slicers

23 Nutzung von Berichten und Prozessbildern Berichte KPI-Listen/ Ampeldarstellung/ Kennzahlen Webbasierte Reports via Excel Services SQL Reporting Services für Reportgenerierung und –versand Mit hierarchischen KPIs nur mit Zusatzprodukten/ Entwicklung Prozessportale hart-verlinkte Visio Graphiken Dynamisch gefilterte Dokumentenbibliotheken je nach Prozess Dynamische Silverlight Graphiken aus SharePoint Listen

24 Beispiel: Visualisierte Prozesse

25 Beispiel: Visualisierte Prozesse mit Verlinkung

26 Steuerung von Arbeitsabläufen und Genehmigungsprozessen

27 Arbeitsabläufe und Formulare Visual Studio SharePoint Designer MOSS Workflows Microsoft Office InfoPath

28 Benutzerfreundliche Dateneingabe Leichtes und schnelles erstellen von XML-Formularen Datenintegration nach Industriestandard (XML, XSD, Xpath, XSLT) Flexibles Formular Daten über Geschäftsprozesse hinweg zu verwenden Digital signierbar InfoPath Formulare

29 Formulare und Datenverteilung /-aufnahme mit InfoPath

30 Datenverteilung /-aufnahme über BCS InfoPath Webpart, Office LOB Daten, Listen LOB Daten Custom lists InfoPath Formular InfoPath Formulare

31 Arbeitsabläufe mit SharePoint Formelle Dokumentenfreigabe: Bestellantrag wird vom Status Entwurf in den Status genehmigt gehoben. Erinnerungen / Eskalation: Der Vorgesetzte wird nach 3 Tagen daran erinnert, dass eine Bestellung zur Genehmigung ansteht. Die Workflowaufgabe wird nach 2 weiteren Tagen an jemand anderen delegiert. Automatisierung: Die genehmigte Bestellung wird in das Bestellsystem transferiert und dort ausgeführt.

32 Arbeitsabläufe - Komplexität und Kosten Komplexität Kosten Standard

33 Nintex Arbeitsabläufe - Überblick In SharePoint /WSS vollständig integrierte Workflow-Oberfläche Definition von Arbeitsabläufen erfolgt deklarativ Erweiterbar durch Eigenentwicklungen Zielgruppe Poweruser / Entwickler

34 Beispiel: Mehrstufige Genehmigung Anwender legt einen Bestellantrag an Der Bestellantrag wird dem Vorgesetzten zur Genehmigung vorgelegt Wenn der Vorgesetzte die Bestellung genehmigt, erfolgt eine Prüfung des Bestellwerts: Bestellwert < : Die Bestellung ist genehmigt Bestellwert >= : Die Bestellung wird dem Bereichsleiter zur Genehmigung vorgelegt

35 Arbeitsabläufe können in Visio 2010 erstellt und in SharePoint Designer importiert werden Der Benutzer kann jeder Zeit kontrollieren, in welchem Zustand der Arbeitsablauf ist.

36 Anwender legt einen Bestellantrag an 1.Mitarbeiter füllt Web- Formular aus

37 Anwender legt einen Bestellantrag an 2. Daten stehen in SharePoint zur Verfügung

38 Anwender startet Genehmigung 3. Workflow starten

39 Anwender startet Genehmigung 5. Workflow starten 4. Graphischer Workflowverlauf

40 Genehmigung durch Vorgesetzten 6. Taskliste mit Workflowaufgaben des Vorgesetzten

41 Genehmigung durch Vorgesetzten 7. Alle wichtigen Informationen zum Antrag 8. Genehmigung durch Vorgesetzten

42 9. Identifikation Bereichsleiter über AD 10. Genehmigung durch Bereichsleiter Genehmigung durch Vorgesetzten

43 11. Genehmigung erfolgt Genehmigung durch Vorgesetzten

44 Signatur von Dokumenten Beim Abschluss von Arbeitsabläufen mit Dokumenten können diese vom Benutzer signiert werden: Nutzung von Office (Word) Nutzung von PDF Print Rendition

45 Signaturen einsammeln über einen Arbeitsablauf

46 Dokument signieren

47

48 Signatur über PDF-Print-Rendition

49 Integrationsplattform am Beispiel SAP

50 Die Integrationsplattform - SharePoint Unstrukturierter Content SharePoint Archiv Compliance Business Intelligence Prozess- Portale Project- Solutions Sales Management 3.0 Strukturierte Daten Search Manage Edit BizTalk XI/NetWeaver Web Services Solutions Vertrags- Management Information Worker (Office/Web) Mobile Worker SAP- User

51 Microsoft SharePoint Collaboration, schnelle Bereitstellung von Informationen Dokumentenverwaltung mit Office Integration SharePoint als Portal / Zugang zu allen Informationen Benutzerfreundliche Oberfläche, geeignet für Gelegenheitsuser SAP Prozesse (Herstellprozesse etc.) Personal und Finanzdaten (SAP HR, SAP FI) Stammdaten (Organisation & Personen) Auswertungen (SAP BW) Wie positionieren sich die Systeme zueinander?

52 Aktuelle Lösungen auf Basis SharePoint & SAP BizTalk Adapter Pack Direkter Aufruf der SAP BAPI aus.NET Umwandlung von BAPI in Web Service Aufruf Bei allen SAP Versionen möglich Benötigt keinen BizTalk Server SAP XI / PI Zugriff über Web Service Schnittstelle Nur wenn vorhanden SAP NetWeaver Web Services Nur wenn NetWeaver schon vorhanden WS ProxyWS Proxy Web ServiceWeb Service BizTalk Adapter Pack

53 Business Connectivity Services (BCS) Datenintegration in SharePoint 2010 Lese- und Schreibzugriff

54 Datenintegration in SharePoint 2010 Business Connectivity Services (BCS), früher: Business Data Catalog Bietet Zugriff auf externe Datenquellen wie Datenbanken und Web Service Quellen für SharePoint 2010 Inhalte und Office Applikationen Bietet Lese- und Schreibmethoden sowie Offline Caching Features Tools sind in SharePoint Designer 2010 und Visual Studio 2010 integriert Der Secure Store Service bietet eine sichere Speicherung der Zugriffsmethoden je integrierter Applikation

55 Offline mit Outlook Offline mit InfoPath Formular Beispiel: Erfassen von Daten mit SharePoint für SAP

56 Beispiel: Produkt Lebenszyklus PoC

57 Neu: SAP Integration mit Duet Enterprise Clients Auto - Deploy Duet Enterprise SAP Add-on Duet Enterprise SharePoint Add-on SAP NetWeaver

58 Duet Enterprise Architektur & Framework Clients SAP Environment Microsoft Environment SAP Netweaver 7.02 (ABAP) Duet Enterprise SAP Add-on Administration and Monitoring Application and Template Services SAP Business Suite User Management Services Microsoft SharePoint 2010 Duet Enterprise SharePoint Add-on Application Building Blocks Application and Template Services Runtime Services

59 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!


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