Neue Wege der Zusammenarbeit in der öffentlichen Verwaltung

Präsentation zum Thema: "Neue Wege der Zusammenarbeit in der öffentlichen Verwaltung"—  Präsentation transkript:

1 Neue Wege der Zusammenarbeit in der öffentlichen Verwaltung
Microsoft SharePoint Andreas Radix, Principal Consultant 06/

2 Agenda eGovernment-Portal für Informations- und Kommunikationsprozesse
Dokumentenmanagement mit Office-Integration (Versionsverwaltung, Excel Services, etc.) Steuerung von Arbeitsabläufen und Genehmigungsprozessen Integrationsplattform am Beispiel SAP …mit Lösungsszenarien aus der Praxis

3 Das Unternehmen Alegri International Group das führende IT Beratungsunternehmen und Lösungsanbieter für Microsoft Technologien. Stuttgart Frankfurt München Köln Gegründet 2001 mit 140+ Consultants an sieben Standorten Wirtschaftlich erfolgreich über 30% der DAX 100 Unternehmen sind unsere Kunden Auslandsniederlassungen: Wien (Austria) Aarau (Schweiz) London (UK)

4 Unternehmensportfolio
Fachliche Beratung Management Beratung (Pharmaceutical, Finance) IT Strategie- /Portfolio und Architektur FDA /Compliance Management Projekt Management Methodiken Optimierung von Geschäftsprozessen Application Lifecycle Management Relationship Management SharePoint Lösungen Unified Collaboration Enterprise Content Management Dokumenten Management Systeme Workflow & Formular Management Business Intelligence Prozess- /Employee Self Service Portale .Net Software Development & Silverlight LOB Applikations-integration (SAP) IT Management Data Center Management (inkl. Audits) Service & Provider Management (ITIL) Global Migration & Rollout Management Unified Communications System Center Solutions Core Infrastructure Optimization & Virtualization Identity & Access Management Strategische Partnerschaften

5 eGovernment-Portal für Informations- und Kommunikationsprozesse

6 Neue Wege von morgen mit SharePoint 2010
Die Collaboration Plattform für die Bundesbehörden und das Internet Menschen verbinden und befähigen Arbeitsgruppen, Suchen & Finden, Verstehen Kosten senken mit einheitlicher Infrastruktur Intranet, Extranet & Internet, Anwendungen Rasches Reagieren auf Fachanforderungen Prozesse, Dokumente & Daten, Technologie Communities Search Sites Composites Content Insights

7 Mehrwert durch integrierte Geschäftsprozesse
Kommunikation Telefon und Mobiltelefon Instant Messaging Videokonferenz ERP BI - Business Intelligence Periodische Berichte Export zu Excel Data Mining Collaboration Portal & Content Management, DMS Verträge Technische Angebote Richtlinien Projektinformationen Office Integration Termine Aufgaben Kontakte … CRM Kampagnenmanagement Lead Management Opportunity Management Kontakt & Kunden Management Service Management Project Management Projektplanung Projektsteuerung Projektcontrolling

8 Moderner Verwaltungsarbeitsplatz
DOMEA („Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang“): ein Konzept für Dokumentmanagement und elektronische Archivierung in der öffentlichen Verwaltung.

9 Dokumentenmanagement mit Office-Integration (Versionsverwaltung, Excel Services, etc.)

10 Dokumentenbearbeitung in SharePoint
Erstellen neuer Dokumente in einer SharePoint-Site Definieren von Metadaten Speichern und öffnen von Dateien in SharePoint-Sites Überwachen von Dokumentversionen Ein- und auschecken von Dokumenten Hochladen mehrerer Dokumente Definieren von Genehmigungsworkflows Erstellen von Richtlinien (retention policies)

11 Neue Möglichkeiten in SharePoint 2010
‚Unique Document ID‘ innerhalb einer Serverfarm Dokumenten Sets Verwaltbare Metadaten Ein neues Dokumenten Set wurde erstellt. Dieses basiert auf den Einstellungen in der Dokumenten Library , die vordefinierten Dokumente werden automatisch erstellt. Der Benutzer kann die vorhandenen Dokumente bearbeiten und neue Dokumente zum Dokumenten Set hinzufügen.

12 Dokumentenbearbeitung
Das Dokument wird in Version 0.1 erstellt und erhält eine eindeutige Dokument Nr.( z.B. datei_14_3) und zusätzliche Metadaten Dokumente Veröffentlichte Dokumente Archivierte Dokumente 0.1

13 Dokumentenbearbeitung
Das Dokument und/oder seine Metadaten werden in Word oder SharePoint bearbeitet und wieder eingecheckt als Entwurfsversion 0.2 Dokumente Veröffentlichte Dokumente Archivierte Dokumente 0.1 0.2

14 Dokumentenbearbeitung
Das Dokument wird veröffentlicht und wenn nötig freigegeben (Freigabe Workflow). Jetzt ist eine Hauptversion vom Dokument vorhanden. Dokumente Veröffentlichte Dokumente Archivierte Dokumente 0.1 0.2 veröffent-lichen 1.0

15 Dokumentenbearbeitung
Das Dokument wird ausgecheckt. Dokumente Veröffentlichte Dokumente Archivierte Dokumente 0.1 0.2 1.0 auschecken 1.0

16 Dokumentenbearbeitung
Das Dokument und/oder seine Metadaten werden nochmal in Word /SharePoint bearbeitet und wieder eingecheckt als Entwurfsversion 1.1 Dokumente Veröffentlichte Dokumente Archivierte Dokumente 0.1 0.2 1.0 1.0 1.1

17 Dokumentenbearbeitung
Das Dokument wird veröffentlicht . Eine neue Hauptversion wird erstellt. Dokumente Veröffentlichte Dokumente Archivierte Dokumente 0.1 0.2 1.0 einziehen 1.0 1.1 veröffent-lichen 2.0

18 Dokumentenbearbeitung
Das Dokument wird nach Richtlinien der Dokumenten Library archiviert. Dokumente Veröffentlichte Dokumente Archivierte Dokumente 0.1 0.2 1.0 1.1 archivieren 2.0 2.0

19 Dokumentenbearbeitung
Der Zugriff des Dokumentes erfolgt nur noch über einen Link. Dokumente Veröffentlichte Dokumente Archivierte Dokumente 0.1 0.2 1.0 1.1 Link archiv://document/abcd.doc 2.0 2.0

20 Metadatenbearbeitung in Word
Ribbon UI Metadaten

21 Excel Services Excel Services im SharePoint
Veröffentlichung von ganzen Excel-Sheets oder Teile davon nach SharePoint Verwenden von interaktiven Pivots sowie PowerPivots, Visual Slicers und Sparklines Daten können über die SharePoint Sites gefiltert und sortiert werden Über die neue Schnittstelle REST können die Excel Services Daten und Diagramme nun auch z.B. in Wikis oder Blogartikel eingebunden werden. Besseres Reporting (sehr große Pivots), bessere Visualisierung einfachere LoB Datenintegration (Business Connectivity) Access Services Performance Point Services

22 Excel Services Interaktive Pivot-Tabellen Slicers Dashboards
BI Center in SharePoint 2010 Dashboards

23 Nutzung von Berichten und Prozessbildern
KPI-Listen/ Ampeldarstellung/ Kennzahlen Webbasierte Reports via Excel Services SQL Reporting Services für Reportgenerierung und –versand Mit hierarchischen KPIs nur mit Zusatzprodukten/ Entwicklung Prozessportale hart-verlinkte Visio Graphiken Dynamisch gefilterte Dokumentenbibliotheken je nach Prozess Dynamische Silverlight Graphiken aus SharePoint Listen

24 Beispiel: Visualisierte Prozesse
QM Prozessmappe mit Silverlight dynamischen Prozessen und Prozess-Explorerbaum sowie KPIs

25 Beispiel: Visualisierte Prozesse mit Verlinkung
Modellierung in Visio, Übernahme nach SharePoint Designer

26 Steuerung von Arbeitsabläufen und Genehmigungsprozessen

27 Arbeitsabläufe und Formulare
Visual Studio Microsoft Office InfoPath SharePoint Designer MOSS Workflows

28 InfoPath Formulare Benutzerfreundliche Dateneingabe
Leichtes und schnelles erstellen von XML-Formularen Datenintegration nach Industriestandard (XML, XSD, Xpath, XSLT) Flexibles Formular Daten über Geschäftsprozesse hinweg zu verwenden Digital signierbar

29 InfoPath Formulare Formulare und Datenverteilung /-aufnahme mit InfoPath

30 InfoPath Formulare Datenverteilung /-aufnahme über BCS
InfoPath Webpart, Office LOB Daten, Listen Custom lists LOB Daten InfoPath Formular

31 Arbeitsabläufe mit SharePoint
Formelle Dokumentenfreigabe: Bestellantrag wird vom Status „Entwurf“ in den Status „genehmigt“ gehoben. Erinnerungen / Eskalation: Der Vorgesetzte wird nach 3 Tagen daran erinnert, dass eine Bestellung zur Genehmigung ansteht. Die Workflowaufgabe wird nach 2 weiteren Tagen an jemand anderen delegiert. Automatisierung: Die genehmigte Bestellung wird in das Bestellsystem transferiert und dort ausgeführt.

32 Arbeitsabläufe - Komplexität und Kosten
Standard Kosten

33 Nintex Arbeitsabläufe - Überblick
In SharePoint /WSS vollständig integrierte Workflow-Oberfläche Definition von Arbeitsabläufen erfolgt deklarativ Erweiterbar durch Eigenentwicklungen Zielgruppe Poweruser / Entwickler

34 Beispiel: Mehrstufige Genehmigung
Anwender legt einen Bestellantrag an Der Bestellantrag wird dem Vorgesetzten zur Genehmigung vorgelegt Wenn der Vorgesetzte die Bestellung genehmigt, erfolgt eine Prüfung des Bestellwerts: Bestellwert < €: Die Bestellung ist genehmigt Bestellwert >= €: Die Bestellung wird dem Bereichsleiter zur Genehmigung vorgelegt

35 Genehmigungsablauf visualisiert
Arbeitsabläufe können in Visio 2010 erstellt und in SharePoint Designer importiert werden Der Benutzer kann jeder Zeit kontrollieren, in welchem Zustand der Arbeitsablauf ist.

36 Anwender legt einen Bestellantrag an
Mitarbeiter füllt Web- Formular aus

37 Anwender legt einen Bestellantrag an
2. Daten stehen in SharePoint zur Verfügung

38 Anwender startet Genehmigung
3. Workflow starten

39 Anwender startet Genehmigung
4. Graphischer Workflowverlauf 5. Workflow starten

40 Genehmigung durch Vorgesetzten
6. Taskliste mit Workflowaufgaben des Vorgesetzten

41 Genehmigung durch Vorgesetzten
7. Alle wichtigen Informationen zum Antrag

42 Genehmigung durch Vorgesetzten
9. Identifikation Bereichsleiter über AD 10. Genehmigung durch Bereichsleiter

43 Genehmigung durch Vorgesetzten
11. Genehmigung erfolgt

44 Signatur von Dokumenten
Beim Abschluss von Arbeitsabläufen mit Dokumenten können diese vom Benutzer signiert werden: Nutzung von Office (Word) Nutzung von PDF Print Rendition

45 Signaturen einsammeln über einen Arbeitsablauf

46 Dokument signieren

47 Beispiel: Elektronische Signatur light

48 Signatur über PDF-Print-Rendition

49 Integrationsplattform am Beispiel SAP

50 Information Worker (Office/Web)
Die Integrationsplattform - SharePoint Strukturierte Daten Search Manage Edit Unstrukturierter Content SharePoint Archiv Compliance Business Intelligence Solutions Vertrags- Management Prozess- Portale Sales Management Project- Solutions Information Worker (Office/Web) Mobile Worker SAP- User BizTalk XI/NetWeaver Web Services

51 Wie positionieren sich die Systeme zueinander?
Microsoft SharePoint Collaboration, schnelle Bereitstellung von Informationen Dokumentenverwaltung mit Office Integration SharePoint als „Portal“ / Zugang zu allen Informationen Benutzerfreundliche Oberfläche, geeignet für „Gelegenheitsuser“ SAP Prozesse (Herstellprozesse etc.) Personal und Finanzdaten (SAP HR, SAP FI) Stammdaten (Organisation & Personen) Auswertungen (SAP BW) Kernfrage: Wie Positionieren sich die Systeme zueinander?

52 Aktuelle Lösungen auf Basis SharePoint & SAP
BizTalk Adapter Pack Direkter Aufruf der SAP BAPI aus .NET „Umwandlung von BAPI in Web Service Aufruf“ Bei allen SAP Versionen möglich Benötigt keinen BizTalk Server SAP XI / PI Zugriff über Web Service Schnittstelle Nur wenn vorhanden SAP NetWeaver Web Services Nur wenn NetWeaver schon vorhanden WS Proxy Web Service BizTalk Adapter Pack Schnittstellen zwischen SAP und MOSS BizTalk Adapter Pack Direkter Aufruf der SAP BAPI aus .NET „Umwandlung von BAPI in Web Service Aufruf“ Bei allen SAP Versionen möglich SAP XI / PI Zugriff über Web Service Schnittstelle Nur wenn vorhanden SAP NetWeaver Web Services Nur wenn NetWeaver schon vorhanden

53 Datenintegration in SharePoint 2010
Business Connectivity Services (BCS) Lese- und Schreibzugriff

54 Datenintegration in SharePoint 2010
Business Connectivity Services (BCS), früher: Business Data Catalog Bietet Zugriff auf externe Datenquellen wie Datenbanken und Web Service Quellen für SharePoint 2010 Inhalte und Office Applikationen Bietet Lese- und Schreibmethoden sowie Offline Caching Features Tools sind in SharePoint Designer 2010 und Visual Studio 2010 integriert Der Secure Store Service bietet eine sichere Speicherung der Zugriffsmethoden je integrierter Applikation

55 Beispiel: Erfassen von Daten mit SharePoint für SAP
Offline mit Outlook Offline mit InfoPath Formular Offline Zeiterfassung beim Kunden MOSS mit InfoPath und Outlook für Offline Zeiterfassung auf der Baustelle Integration des InfoPath Formulars in Outlook Synchronisation der Offlinedaten (Outlook/InfoPath) mit SharePoint FormLib Workflowfreigabe in MOSS Nur freigegebene Daten werden in MOSS abgelegt 4. Zugriff auf SAP HR Auslesen der Projekte, Mitarbeiterdaten, Kostenstellen etc. (Auswahllisten Felder in InfoPath) Zurückschreiben der erfassten Zeiten (MOSS Webservice nach SAP)

56 Beispiel: Produkt Lebenszyklus PoC
SharePoint wird vorrangig für unstrukturiertes Arbeiten im „Vorfeld“ und im Office-Dokumentenumfeld angesehen. Alle anderen Infos sind entweder im SAP oder im Produktdaten Management System abzulegen und sind stark prozess-reglementiert.

57 Duet Enterprise SAP Add-on Duet Enterprise SharePoint Add-on
Neu: SAP Integration mit Duet Enterprise Duet Enterprise SAP Add-on Duet Enterprise SharePoint Add-on Clients Auto - Deploy SAP NetWeaver

58 Duet Enterprise Architektur & Framework
SAP Environment Microsoft Environment Clients SAP Business Suite Duet Enterprise SAP Add-on Duet Enterprise SharePoint Add-on Application and Template Services Application and Template Services Administration and Monitoring Application Building Blocks User Management Services Runtime Services SAP Netweaver 7.02 (ABAP) Microsoft SharePoint 2010

59 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!