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Camillo Sitte Lehranstalt Umgang mit großen Dokumenten in Word In 14 Schritten vom Rohtext zur formatierten Diplomarbeit.

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Präsentation zum Thema: "Camillo Sitte Lehranstalt Umgang mit großen Dokumenten in Word In 14 Schritten vom Rohtext zur formatierten Diplomarbeit."—  Präsentation transkript:

1 Camillo Sitte Lehranstalt Umgang mit großen Dokumenten in Word In 14 Schritten vom Rohtext zur formatierten Diplomarbeit

2 Ziel und Ansatz der Arbeitsunterlage Es soll das Formatieren langer Word Dokumente gelehrt werden. Es soll ein simpler Ansatz gezeigt werden. Es soll ein nachvollziehbarer Gesamtablauf dargestellt werden. Es soll vermittelt werden, dass der Ansatz essentiell für den Aufwand ist. Es soll gezeigt werden, dass man mit einem strukturierten Ansatz lange Dokumente sehr schnell formatieren kann Ziel der Arbeitsunterlage Ansatz der Arbeitsunterlage Es wird von einem Rohtext im reinen Textformat ausgegangen. Es wird in jedem Schritt der Text vor und nach den Bearbeitungsschritten dargestellt. Es wird zu jedem Schritt Allgemeines vermittelt. Es wird zu jedem Schritt erklärt, wie die einzelnen Teilschritte erfolgen. Es wird zu jedem Schritt ein konkreter Formatierungsvorschlag angegeben. Es wird zu jeder Aktion ein Hyperlinks zu den entsprechenden Masken und Parametrisierungen angeboten Formatieren einer Diplomarbeit innerhalb von 4 Unterrichtsstunden. Tutorial das schrittweise durch den Formatierungsprozess führt. Überblick

3 Übersicht über den Ablauf Formatieren einer Diplomarbeit in 14 Schritten 1.Formatvorlagen definieren - Ebene 1 (Überschrift 1) 2.Formatvorlagen definieren - Ebene 2 (Überschrift 2) 3.Formatvorlagen definieren - Ebene 3 (Überschrift 3) 4.Formatvorlagen definieren – Textkörper (Standard) 5.Gliederung definieren – Gliederung anlegen 6.Bilder einfügen – Bildformat anlegen 7.Abbildungsverzeichnis – Abbildungsverweis generieren Zwischenbilanz – was kann man bis jetzt machen 8.Überschrift Ebene 4 (Überschrift 4) 9.Absätze mit Zahlenwerten (als Absatzformat) 10.Aufzählungen / Nummerierungen 11.Literaturverzeichnis anlegen 12.Tabellen einfügen 13.Kopf und Fußzeile 14.Inhaltsverzeichnis und Titelblatt Die Diplomarbeit ist fertig formatiert. Überblick

4 1. Formatvorlage definieren – Ebene 1 Sollte den Kapiteln entsprechen Zeichengröße Pt Sollte Fett sein Es sollte Ebene 2 folgen, kein Text Sollte in mit neuer Seite beginnen. Vorhandene Formatvorlage Überschrift 1 ändern AllgemeinesDas Dokument Format (Überschrift 1) Schriftformat Arial Größe 16 Fett Absatzformat - Einzüge und Abstände Absatzformat - Zeilen- und Seitenumbruch Absatzkontrolle Absätze nicht trennen Seitenumbruch oberhalb Ausrichtung links Abstand vor 0 Pt Abstand nach 6 Pt Anleitung

5 Sollte die Kapitel gliedern, sollte in allen Kapiteln gleich oder zumindest ähnlich sein. Zeichengröße Pt Kann fett sein Es kann Text oder Überschrift 3 folgen Absatzabstände durch Formatvorlage lösen. Unten Blau ½ Pt Übernehmen für Absatz AllgemeinesDas Dokument Format (Überschrift 2) Schriftformat Arial Größe 14 Fett Absatzformat Ausrichtung links Abstand vor 12 Pt Abstand nach 6 Pt Absätze nicht trennen Rahmenformat 2. Formatvorlage definieren – Ebene 2Anleitung

6 Sollte die einzelnen Texte gruppieren Sollte Fett Sein Ausrichtung links Abstand vor 12 Pt Abstand nach 0 Pt Absätze nicht trennen Arial Größe 12 Fett AllgemeinesDas Dokument Format (Überschrift 3) Schriftformat Absatzformat 3. Formatvorlage definieren – Ebene 3Anleitung

7 Der gesamte Text(körper) sollte in einem einheitlichen Format dargestellt werden. Arial Größe 10 Pt Normal Ausrichtung Blocksatz 4. Format – Textkörper (Standard) AllgemeinesDas Dokument Format (Standard) Schriftformat Absatzformat Abstand vor 6 Pt Abstand nach 6 Pt Zeilenabstand Mehrfach (1,2)

8 Die Gliederung ist das Herzstück der Dokumentstruktur. Beim Schreiben eines Dokumentes sollte man mit dem Erstellen der Gliederung beginnen und darauf achten, dass eine übersichtliche, möglichst gleichmäßige und intuitive Struktur vorliegt. Nummernposition Links Ausrichtung 0 cm Neu nummerieren nach aktivieren Anleitung5. Gliederung anlegen AllgemeinesDas Dokument Definition - Gliederung Überschrift 1 ändern Gliederung wählen (nummeriert) Anpassen wählen Nummerierung und Gliederung Gliederung anpassen (für 1-3)

9 Ausrichtung Zentriert Abstand vor 12 Pt Abstand nach 12 Pt Zeilenabstand einfach Alle eingefügten Bilder, sowie der Abbildungsverweis (siehe auch Abbildungs- verzeichnis) sollten in Format Bild sein. Bild einfügen (z. B.: mit copy & paste aus vorliegender Bilder.doc) Formatvorlage Bild neu anlegen Bild und Abbildungsinfo dem Format Beschriftung zuweisen Anleitung6. Bild einfügen – Bildformat anlegen AllgemeinesDas Dokument Schritte im Detail... Format (Bild) Schriftformat Absatzformat Arial Größe 10 Kursiv

10 Der Vorteil das Abbildungsverzeichnis über die Option Beschriftung einfügen zu machen, besteht darin, dass sich das System um eine korrekte Nummerierung kümmert und darin, dass ein Abbildungsverzeichnis automatisch erstellt werden kann. Mit Einfügen/Referenz/Beschriftung Beschriftungstext einfügen Mit Einfügen/Referenz/Beschriftung Beschriftungstext einfügen Word verwendet automatisch die Formatvorlage Beschriftung, die bei Bedarf verändert werden kann. Bemerkung: Mit ALT+F9 wird der entsprechende Feldbefehl angezeigt. Anleitung7. Abbildungsverzeichnis – Abbildungsverweis AllgemeinesDas Dokument Schritte im Detail... Cursor ans Ende des Dokumentes stellen Abbildungsverzeichnis erstellen

11 Entsprechenden Texten im Dokument die jeweiligen Formatvorlagen zuordnen Inhaltsverzeichnis automatisch erstellen (Einfügen Index und Verzeichnisse) Zwischenbilanz – Grobstruktur ist angelegt Was ist bisher geschehen?Das Dokument Was könnte ich jetzt machen? und weiter gehts... 1.Formatvorlagen definieren – Ebene 2.Formatvorlagen definieren – Ebene 3.Formatvorlagen definieren – Ebene 4.Formatvorlagen definieren – Textkörper 5.Gliederung definieren – Gliederung anlegen 6.Bilder einfügen – Bildformat anlegen 7.Abbildungsverzeichnis – Abbildungsverweis

12 Arial, Größe 11 Fett Der gegebene Textabschnitt enthält Mini Überschriften und Texte die jeweils Zahleninformationen in der Angabe haben. Formatvorlage Überschrift 4 definieren Formatvorlage Textkörper mit Zahl neu anlegen Formate zuweisen Anleitung8. Überschrift Ebene 4 AllgemeinesDas Dokument Format (Überschrift 4) Schriftformat Schritte im Detail... Ausrichtung Links Abstand vor 12 Pt Abstand nach 6 Pt Zeilenabstand einfach Absatzformat

13 Tabulator rechtsbündig am Seitenrand (bei 16 cm) Es gibt viele Wege um Absätze zu formatieren. Generell sollte man jedoch möglichst simple Methoden nutzen. Beim Einsatz von Tabulatoren sollten diese immer richtig gesetzt sein und nicht durch mehrere Tabulatoren oder Leerzeichen die Texte so ungefähr an die richtige Stelle gebracht werden. Wichtig ist auch der richtige Einsatz von Links, Rechts, Zentriert und Dezimal bei den Tabulatoren. Anleitung9. Absätze mit Werten (als Absatzformat) AllgemeinesDas Dokument Arial,Größe 10 Zeilenabstand einfach Format (Text mit Zahl) Schriftformat Absatzformat

14 10 Pt Symbol verwenden zur Vorlage hinzufügen aktivieren Weiters finden sich im Text einige Aufzählungen. Seit Word 2002 ist es möglich, auch Aufzählungen eine einheitliche Formatvorlage zu zuordnen. Ansonsten kann man auch die im Standard vorgegeben benutzen. Nummerieren sollte man nur, wenn es semantisch etwas bringt. Formatvorlage Aufzählungen neu anlegen Formatvorlage zuweisen Anleitung10. Aufzählungen / Nummerierungen AllgemeinesDas Dokument Schritte im Detail... Format (Aufzählungen) Schriftformat

15 Beim Benutzen eines Literaturverzeichnisses ist der Weg umgekehrt zum Weg des Abbildungsverzeichnisses. Dazu muss zuerst das Literaturverzeichnis geschrieben werden und dann im Dokument ein Querverweis angelegt werden. Literaturverzeichnis erstellen. Texte die für Querverweise sollen als Überschrift 4 formatiert werden. Cursor an die gewünschte Textstelle setzten Im Text Querverweise auf die Überschrift einfügen. Im Text Querverweise auf die Überschrift einfügen. Das Integrieren eines Literaturverzeichnisses ändert nichts am Layout oder daran, dass man es korrekt im Text platzieren muss. Es hilft bei Änderungen im Literaturverzeichnis, da jeder Querverweis im Dokument automatisch mitgeändert wird. Anleitung11. Literaturverzeichnis anlegen AllgemeinesDas Dokument Schritte im Detail... Hinweis

16 Es gibt viele Wege um im Winword Tabellen darzustellen. Da für die Erstellung von Tabellen, jedoch Excel den meisten Komfort bietet, wird hier der Ansatz der Integration von Excel-Sheets gezeigt. Tabelle in Excel öffnen Gewünschten Ausschnitt markieren und in die Zwischenablage kopieren im Word Dokument den Cursor an die entsprechende Stelle setzen die sich in der Zwischenablage befindende Tabelle einfügen (STRG C) durch Einfügen aus der Zwischenablage wird die Excel Tabelle in eine Word Tabelle umgewandelt. Tabelle formatieren: Breitenangaben in Prozent - dadurch wird die Tabelle automatisch in Seitenbreite dargestellt. Anleitung12. Tabellen einfügen AllgemeinesDas Dokument Schritte im Detail... Hinweis

17 Professionelle Dokumente sollten möglichst wenig redundante Informationen enthalten, d.h. in die Kopf und Fußzeile nur wichtige Informationen schreiben. Der Text sollte kleiner oder maximal gleich groß wie im Textkörper sein. Ansicht – Kopf und Fußzeile wählen Titel in Kopfzeile eintragen Kopfzeile formatieren In Fußzeile wechseln Autor eintragen (linksbündig) Seite aktuelle Seite von Anzahl Seiten eintragen (rechtsbündig) Fußzeile formatieren Arial 8 Kopfzeile Text rechts mit Rahmen unten Fußzeile Autor links, Seite x von Anz rechtsbündig Seite einrichten und erste Seite anders aktivieren. Seite einrichten und erste Seite anders aktivieren. Anleitung13. Kopf und Fußzeile AllgemeinesDas Dokument Schritte im Detail... Format (Kopf- und Fußzeile)

18 Anleitung14. Finalisieren und Titelblatt AllgemeinesDas Dokument Häufig werden von der Schule oder Universität die Form des Titelblattes vorgegeben. Hier war es notwendig, das entsprechende Logo der Abteilung zu verwenden. Das Titelblatt wurde herkömmlich händisch erstellt.

19 Dokument ist formatiert - Conclusio Allgemeines Das zentrale Element ist die Gliederung, die als Erstes erstellt werden sollte Professionalität = Einheitlichkeit und Simplizität, d.h es sollten möglichst wenig unterschiedliche Schriftarten und Formatierungen benutzt werden. Übersichtlichkeit = Kategorisierung, d.h. es sollte versucht werden jeder Art von Inhalt ein eindeutiges, leicht erkennbares Format zuordnen (z.B. Farbkennungen) Was man NICHT tun sollte Leerzeichen, Leerabsätze oder mehrere Tabulatoren hintereinander zum Formatieren des Textes benutzen. Das Format des Dokumentes an das anpassen was auf einer Seite ist Erweitere Funktionen (Textrahmen, etc.) benutzen, wenn es nicht unbedingt notwendig ist.

20 Anzeigen: Verfügbare Formatvorlagen Überschrift 1 ändern (Kontextmenü) eingestellt wird... Format/Formatvorlagen und Formatierung zu finden unter... MENÜ: Schriftformat Arial Größe 18 Pt Fett Screenshots Aufgabenbereich: und so sieht es im Word aus... Überschrift 1 - Zeichenformat

21 Absatzformat Überschrift 1 - Teil 1 Formatvorlage ändern – Format Ausrichtung links Abstand vor 0 Pt Abstand nach 6 Pt Screenshots und so sieht es im Word aus... zu finden unter... Fenster: eingestellt wird... Absatzformat Auswahl:Absatz

22 Absatzkontrolle Absätze nicht trennen Seitenumbruch oberhalb ScreenshotsAbsatzformat Überschrift 1 – Teil 2 und so sieht es im Word aus... zu finden unter... eingestellt wird... Absatzformat Formatvorlage ändern – FormatFenster: Auswahl:Absatz

23 zu finden unter... Blau unten ½ Pt Übernehmen für Absatz eingestellt wird... Absatzformat Screenshots Formatvorlage ändern – RahmenFenster: Auswahl:Rahmen und so sieht es im Word aus... Rahmen – Überschrift 2

24 zu finden unter... eingestellt wird... Aufgabenbereich: Absatzformat Screenshots Standard – Kontextmenü - ändern Abstand vor 6 Pt Abstand nach 6 Pt Zeilenabstand Mehrfach (1,2) Auswahl:Einzüge und Abstände und so sieht es im Word aus... Absatzformat Standard - Zeilenabstand

25 zu finden unter... Gliederung der Überschriften wählen (nummeriert) Screenshots Formatvorlage ändern – FormatFenster: Auswahl:Nummerierung eingestellt wird... und so sieht es im Word aus... Gliederung erstellen

26 Format Ü1 zu finden unter... Screenshots Nummernposition Links Ausrichtung 0 cm Neu nummerieren nach aktivieren Überschrift 4: Tabstopp nach auf 0 stellen eingestellt wird... Nummerierung.. – AnpassenFenster: Auswahl:Rahmen und so sieht es im Word aus... Gliederung anpassen

27 Format Ü1 zu finden unter... Screenshots eingestellt wird... Formatvorlagen... Arbeitsbereich: Auswahl:Neue Formatvorlage und so sieht es im Word aus... Formatvorlage Bild neu erstellen Ausrichtung Zentriert Abstand vor 12 Pt Abstand nach 12 Pt Zeilenabstand einfach Schriftformat Absatzformat Arial Größe 10 Kursiv

28 Format Ü1 zu finden unter... Screenshots eingestellt wird... Einfügen – Referenz- BeschriftungMenü: und so sieht es im Word aus... Beschriftungen für Abbildungen Bezeichnung Abbildung Beschriftungstext eingeben Abbildungsinfo dem Format Bild zuweisen

29 Format Ü1 zu finden unter... Screenshots eingestellt wird... Einfügen – Referenz- Index... MENÜ: und so sieht es im Word aus... Abbildungsverzeichnis erstellen Seitenzahlen anzeigen Seitenzahlen rechtsbündig Titel Abbildung Auswahl:Abbildungsverzeichnis

30 Format Ü1 zu finden unter... Screenshots eingestellt wird... Einfügen – Referenz- Querverweis MENÜ: und so sieht es im Word aus... Querverweise für Literaturverzeichnis erstellen Auswahl:Abbildungsverzeichnis Verweistyp Überschrift Verweisen auf Überschriftentext Entsprechende Überschrift auswählen

31 10 Pt Zeilenabstand einfach Format – Nummerierung – Aufzählungszeichen wählen Symbol verwenden zur Vorlage hinzufügen aktivieren zu finden unter... Screenshots eingestellt wird... und so sieht es im Word aus... Formatvorlage Aufzählungen Formatvorlagen... Arbeitsbereich: Auswahl: Neue Formatvorlage

32 Format Ü1 zu finden unter... Screenshots eingestellt wird... und so sieht es im Word aus... Tabellen formatieren Tabelle - Tabelleneigenschaften Menü: Auswahl: Tabelle Bevorzugte Breite 100% Maßeinheit Prozent Einzug von links 0 cm

33 Format Ü1 zu finden unter... Screenshots eingestellt wird... und so sieht es im Word aus... Kopf- und Fußzeile einfügen Ansicht – Kopf- und Fußzeile Menü: Arial 8 Kopfzeile Titel rechts mit Rahmen unten Fußzeile Autor links Seite x von Anz rechts Seite einrichten erste Seite anders aktivieren.

34 Format Ü1 zu finden unter... Screenshots eingestellt wird... und so sieht es im Word aus... Erste Seite anders einstellen Datei – Seite einrichten... Menü: Erste Seite anders aktivieren. Auswahl: Layout

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