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Österreichisches Biographisches Lexikon (ÖBL) Workflow Schnittstellen (Dauer: ca. 16 Minuten) Roland Feigl Christine Gruber Institut Österreichisches Biographisches.

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1 Österreichisches Biographisches Lexikon (ÖBL) Workflow Schnittstellen (Dauer: ca. 16 Minuten) Roland Feigl Christine Gruber Institut Österreichisches Biographisches Lexikon und biographische Dokumentation Berlin,

2 Das ÖBL – ein kurzer Überblick 1946 Gründung als Kommission für die Ausarbeitung eines Österreichischen Biographischen Lexikons an der ÖAW 1946 Gründung als Kommission für die Ausarbeitung eines Österreichischen Biographischen Lexikons an der ÖAW Enthält Personen, die in der österreichisch-ungarischen Monarchie bzw. in der Republik Österreich geboren wurden, gelebt oder gewirkt haben Enthält Personen, die in der österreichisch-ungarischen Monarchie bzw. in der Republik Österreich geboren wurden, gelebt oder gewirkt haben Berichtszeitraum (Sterbejahre) Berichtszeitraum (Sterbejahre) Erste Drucklieferung erschien 1954 Erste Drucklieferung erschien 1954 Bisher liegen 62 Drucklieferungen mit über Biographien von A-Stul vor Bisher liegen 62 Drucklieferungen mit über Biographien von A-Stul vor Seit 2004 auch online verfügbar (seit 2009 open access) Seit 2004 auch online verfügbar (seit 2009 open access) 2008 Produktivstart des biographischen Informationssystems e-OeBL 2008 Produktivstart des biographischen Informationssystems e-OeBL Seit 2009 sind die Artikel auch im Biographie-Portal enthalten Seit 2009 sind die Artikel auch im Biographie-Portal enthalten

3 Verwaltung und Dokumentation Für die Planung, Verteilung, Bearbeitung und Abrechnung von Druck- bzw. Onlinelieferungen ist eine Dokumentation der wichtigsten Arbeitsprozesse von grundlegender Bedeutung Für die Planung, Verteilung, Bearbeitung und Abrechnung von Druck- bzw. Onlinelieferungen ist eine Dokumentation der wichtigsten Arbeitsprozesse von grundlegender Bedeutung In einem 7-stufigen Prozess werden alle Arbeitsschritte – von der Verteilung bis zur endgültigen Publikation von Biographien – im Datenbanksystem schrittweise dokumentiert In einem 7-stufigen Prozess werden alle Arbeitsschritte – von der Verteilung bis zur endgültigen Publikation von Biographien – im Datenbanksystem schrittweise dokumentiert Dieser Workflow wird größtenteils automatisch gesteuert und bedarf im Normalfall nur weniger manueller Interaktionen Dieser Workflow wird größtenteils automatisch gesteuert und bedarf im Normalfall nur weniger manueller Interaktionen Die Steuerung basiert auf entsprechenden Eingaben und der Vernetzung mehrerer Datenbank-Module Die Steuerung basiert auf entsprechenden Eingaben und der Vernetzung mehrerer Datenbank-Module Der Workflow bietet sowohl den Fachredakteuren (individuell) als auch dem Chefredakteur (in einer Gesamtdarstellung) einen exakten Überblick über den laufenden Stand der Arbeiten Der Workflow bietet sowohl den Fachredakteuren (individuell) als auch dem Chefredakteur (in einer Gesamtdarstellung) einen exakten Überblick über den laufenden Stand der Arbeiten

4 Workflow für Print- und Onlineversion Der Workflow (WF) gliedert sich in folgende Schritte: (0) Angelegt: der biographischer Datensatz existiert = Voraussetzung! (1) Verteilt: Zuteilung an einen Fachredakteur (Bearbeitung beginnt) (2) Ausgeschrieben: potentieller Autor wird um Biographie gebeten (3) Zusage Autor: verbindliche Zusage inkl. Abgabetermin der Autorenvertrag wird abgeschlossen der Autorenvertrag wird abgeschlossen (4) Biographie eingelangt: redaktionelle Bearbeitung beginnt Honorar kann ausbezahlt werden Honorar kann ausbezahlt werden (5) Durchsicht Autor: Freigabe bzw. nochmalige Überarbeitung (6) Durchsicht Chefredakteur: letzte Korrekturen, interne Freigabe (7) Endredaktion: Vorbereitung für den Druck und/oder die Online- Edition (Bearbeitung endet)

5 Verteilung WF = 1 Aus- schreibung WF = 2 Zusage WF = 3 Bio Eingang WF = 4 Durchsicht Autor WF = 5 Durchsicht Chefred. WF = 6 Endredaktion WF = 7 Modul Publikationen steuert die Verteilung an Fachredakteure (löst WF = 1 aus) Modul Tasks Protokollierung alle wichtigen Kommunikationsabläufe/Fristen bei der Abfassung einer Biographie Steuert automatisch die WF-Schritte 2-5 Modul Genesis Überblick zu allen aktuellen Biographien Steuert manuell die WF- Schritte 6-7 (interne Vorgänge) Bearbeitung beginnt Fristen werden vereinbart Autorenvertrag wird abgeschlossen Honorar wird angewiesen Freigabe bzw. Überarbeitung der Biographie Kontrolle und Freigabe bzw. Korrektur ABSCHLUSS Bearbeitung endet Workflow-Steuerung - eine Übersicht Vorgang kann alternierend ablaufen Modul Publikationen steuert die Verteilung an Fachredakteure (löst WF = 1 aus) Modul Publikationen Verteilung WF = 1 steuert die Verteilung an Fachredakteure (löst WF = 1 aus) Modul Publikationen Verteilung WF = 1 steuert die Verteilung an Fachredakteure (löst WF = 1 aus) Modul Publikationen Bearbeitung beginnt Verteilung WF = 1 steuert die Verteilung an Fachredakteure (löst WF = 1 aus) Modul Publikationen steuert die Verteilung an Fachredakteure (löst WF = 1 aus) Modul Publikationen Verteilung WF = 1 steuert die Verteilung an Fachredakteure (löst WF = 1 aus) Modul Publikationen Bearbeitung beginnt Verteilung WF = 1 Planung und Verteilung an Fachredakteure (löst WF = 1 aus) Modul Publikationen Hinweis: Workflow-Schritte können automatisiert oder auch manuell ausgelöst werden; ebenso sind wiederholte Schritte oder eine Rückstufung möglich (z.B. Neuvergabe einer Biographie)

6 Modul Publikationen (Verteilung/Entscheidung über Aufnahme) Mit der Schaltfläche Change Data können markierte Datensätze generell verteilt oder verändert werden z.B.: Zuweisung aller Bildenden Künstler an die zuständige Fachredakteurin z.B.: Verschiebung des Übersatzes in die nachfolgende Drucklieferung Publikationsart: eigener Artikel (Hauptbiographie) – oder Miterwähnung Aktuell: erst die Aktivierung der Checkbox löst den WF = 1 aus redaktionelle Verteilung Dadurch lassen sich Lieferungen im voraus planen und zum gewünschten Stichtag verteilen Publikationsstatus: Wenn keine Aufnahme angegeben wird: WF wird wieder auf 0 gesetzt, Bearbeitungsphase endet (vorzeitig) Wenn publiziert: WF wird ebenfalls auf 0 gesetzt, Bearbeitung endet (planmäßig nach Erfassung der Publikationsangaben) Im Modul Publikationen wird/werden: - eine Druck- bzw. Online-Lieferung des ÖBL vorab geplant - Umfang und Reichweite einer Lieferung kalkuliert - Fachredakteure zugeordnet (Zuständigkeiten) - über Aufnahmen oder Nicht-Aufnahmen entschieden - über eigenständige Artikel oder Miterwähnungen entschieden - genaue Publikationsangaben nach der Fertigstellung erfasst

7 Modul Tasks (Workflow-Steuerung 2-5) Betreffart: bestimmte Angaben lösen automatisch den WF 2, 3, 4 oder 5 aus Attachment: zu jedem Datensatz können beliebige externe Dokumente hinzugefügt und kategorisiert werden Im Modul Tasks werden alle Kommunikationsabläufe mit externen Autoren protokolliert, wobei die Angaben mit den entsprechenden biographischen Datensätzen verknüpft werden. Zusätzliche Möglichkeiten zur Datenerfassung/Protokollierung: - Anfragen, Auskünfte, biographische Mitteilungen - Terminsetzungen, Mahnungen - persönliche Aufgaben, Erinnerungen - administrative Vorgänge (Subventionsansuchen, Berichte, Bestellungen) - usw. Zieldatum: nach Überschreitung des angegebenen Datums erfolgt eine Erinnerung an den zuständigen Redakteur (Liste mit unerledigten Punkten).

8 Modul Genesis (Gesamtübersicht zum Workflow) verschiedene Registerkarten zeigen jeweils die Biographien in den entsprechenden WF-Stufen 1-7 (bzw. nicht aufgenommene Personen einer Lieferung) Auflistung der einzelnen Schritte (inkl. Bearbeiter, Datum, Uhrzeit) Historie der Modifikationen am Datensatz (inkl. Bearbeiter, Datum, Uhrzeit) WF-Schritt: kann auch manuell ausgelöst werden (meistens passiert dies jedoch automatisch …)

9 Datenbank–Vernetzung der Module Biographien GeographiePublikationen Workflow (Genesis) Tasks (externe) Mitarbeiter Institutionen Belegexemplare & Honorare Nachschlagefunktion - historische Ortsnamen Planung von Biographien bis zur fertigen Publikation Startet den Workflow der Biographien Zeigt den aktuellen Stand Protokolliert Kommunikationsabläufe, Termine usw. Steuert den Workflow (größtenteils) automatisch Verlinkt Mitarbeiter Versand Abrechnung, Versand Dokumenten- management (Attachments) Verlinkt externe Dokumente mit ALLEN Modulen Verlinkt Institutionen

10 Zugriffe/Schnittstellen

11 Beispiel: Online-Biographie (Verlag der ÖAW: Die Online-Edition enthält: 1)Alle gedruckten Biographien (PDF, kostenfrei!) Ab Frühjahr 2011 (kostenpflichtig, Premium-Version): 2)Überarbeitete und ergänzte Fassungen bereits publizierter Biographien 3)Nachträge und Fortsetzungen (Personen, die zwischen 1950 und 2005 verstorben sind)

12 e-OeBL-Intranet Freigabe: automatisch nur innerhalb des ÖAW-Netzes Extern: für Kooperationspartner (mit Registrierung) vorgesehen Welche Daten? nur gesichtete, plausible Inhalte Keine automatische Freigabe von Datensätzen Abgrenzung zur Online-Edition: Keine ausformulierten Biographien von externen Autoren Meist nur kurze, stichwortartige Angaben

13 Intranet - Beispieldatensatz

14 Wir danken für Ihr Interesse!


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