EDM – Elektronisches Dienstreise Management

Präsentation zum Thema: "EDM – Elektronisches Dienstreise Management"—  Präsentation transkript:

1 EDM – Elektronisches Dienstreise Management
Projekt EDM – Elektronisches Dienstreise Management Amt der Tiroler Landesregierung (Abteilung Bildung) Daten-Verarbeitung-Tirol GmbH (DVT)

2 Leitgedanken ... Elektronisches Dienstreisemanagement ist Teil von BIDI (Bildungsdienste) des Landes Tirol Papierlose und möglichst einheitliche Abwicklung des gesamten Dienstreiseprozesses (Verwaltung) Reduktion der Arbeitsschritte und Hierarchien bei Gewährleistung des Dienstweges Reduktion von Durchlaufzeiten (Liege- und Wartezeiten) Abrechnungstransparenz Verhinderung der Verjährung von Ansprüchen

3 Rahmen System = technische „Spielregeln“ Benutzeranforderungen
gesetzliche Grundlagen = inhaltliche „Spielregeln“ Erlässe RGV Hierarchische Anforderungen

4 Mengen Daten aus dem Jahr 2007
7.500 LehrerInnen (davon in etwa 800 „WanderlehrerInnen“) 600 Schulen Budget ca. 2 Mio. € ca Reiserechnungen Reiseabrechnungen Anzahl Aktivitäten Kosten Jahr 1 40.000 Monat 12 3.333 20.000 Woche 4 833 5.000 41.667 Arbeitstag 5 167 1.000 8.333

5 Inhalt Inhalt Dienstreiseantrag Erfassen der Daten durch LehrerIn
Befürwortung des Antrags durch LeiterIn Genehmigung des Antrags durch Abteilung Bildung Dienstreiseabrechnung Erfassung der Daten durch LehrerIn Bestätigung durch Schulleiter Anweisung der Reiserechnungssumme d. Abt. Bildung Fahrgemeinschaften Dokumentation und Hilfe WanderlehrerIn Rahmenstundenplan Tätigkeitsbericht

6 Einstieg (Portal Tirol)
Inhalt URL: Via TiBS, … Hier finden Sie Anleitungen und Hilfen zum Elektronischen Dienstreisemanagement

7 Aufruf Bildungsdienste (BiDi)
Portal-Anwendungen Aufruf Bildungsdienste (BiDi)

8 Erster Einstieg Checkbox aktivieren „Absenden“ anklicken

9 Anleitungen, km-Sätze etc.
Bildungsdienste Wichtige Hinweise Anleitungen, km-Sätze etc.

10 Bildungsdienste Online- Unterstützung Seitendruck, Schriftgröße, …

11 Start Bildungsdienste (Zusammenfassung)
Bildungsdienste (Lehrer-Dienstreisen) anklicken Bei Erstanmeldung Mitteilung lesen Checkbox durch Anklicken aktivieren Button „Absenden“ drücken Funktionsauswahl treffen: Dienstreisen Bearbeiten Auswertung Veranstaltung Nachrichten Bewerber

12 Dienstreisen Übersicht / mögliche Folgeaktivitäten
Reiseanträge der Lehrkräfte

13 Module Reise Erledigungen vor Antritt der Dienstreise
Erledigungen im Anschluss an die Dienstreise LehrerIn Antrag LeiterIn Befürwortung Abt. Bildung Genehmigung LehrerIn Abrechnung LeiterIn Bestätigung Abt. Buchhaltung Prüfung/Auszahlung Dienstreiseantrag Dienstreiseabrechnung

14 Schnellzugriff Antrag anlegen
Reiseantrag anlegen Bereich Dienstreisen Schnellzugriff Antrag anlegen

15 Dienstreiseantrag anlegen

16 Reiseantrag anlegen Ihr Suchergebnis können Sie mit den zur Verfügung stehenden Feldern einschränken Informationen aus PH-Online; DRA möglich? Rahmendaten und Übernahme in Dienstreiseantrag

17 Dienstreise nicht gefunden?
Zu viele Einschränkungen Sonderzeichen, Leerraum, … Für Dienstreisen, die nicht im Zusammenhang mit Fort- und Weiterbildungsveranstaltungen der PHT stehen, werden die nötigen Veranstaltungsdaten von der Abteilung Bildung im System bereitgestellt. VA von anderen PH sind teilweise auffindbar. Sollte die gewünschte Veranstaltung im System (noch) nicht abgebildet sein, wird empfohlen, die Rahmendaten der Veranstaltung an folgende Adresse zu übermitteln:

18 Details des Dienstreiseantrags
Abhängig vom Beginn und Ende der Veranstaltung, können die Anreise einen Tag früher und die Abreise einen Tag später stattfinden (vor 6 Uhr früh starten mit ÖVKM – nach 22 Uhr abends bei der Stammschule eintreffen) „Weiter“ zum Reiseverlauf

19 Reiseverlauf spezifizieren (immer dann notwendig, wenn mehrere Fortbewegungsmittel genutzt werden). Durch das Anklicken wird eine weitere Zeile erzeugt.

20 Auswahl des gewünschten Orts Erweiterte Auswahlmöglichkeit

21 Zusatzinformation zum Thema „Reisezeiten“ *)
Auswahl des gewünschten Fortbewegungsmittels Beginn der Dienstreise eingeben *) „Virtuelle“ Zeiten nur bei ÖVKM dazu zählen, sonst tatsächliche Reisezeit lt. Reiseplaner (GoogleMaps) bei kürzester Entfernung bei Pkw

22 Zurück zum Reiseverlauf

23 Bei mehrtägigen Reisen Übernachtungsart auswählen
Rückreise planen Bei mehrtägigen Reisen Übernachtungsart auswählen Möglichkeit der Anforderung eines Businesstickets

24 Gewünschtes Datum eintragen
Startort auswählen Zielort auswählen Gewünschte Wagenklasse eintragen Zustellungsart des Businesstickets auswählen

25 Speicherung der Eingaben und Weiterleitung an die Schulleitung

26 Hier können Sie sich die Reisedetails nochmals anzeigen lassen
Ändern bzw. Löschen ist nur dann möglich, wenn die Schulleitung den Antrag noch nicht bearbeitet hat.

27 Dienstreiseantrag (Zusammenfassung 1)
Antrag anlegen Veranstaltung auswählen Fort- und Weitbildungsveranstaltung aus PH-Online Andere Veranstaltungen Reiseverlauf festlegen Fortbewegungsmittel auswählen Beginn- und Endezeiten der Veranstaltung angeben Zusatzinformation beachten

28 Dienstreiseantrag (Zusammenfassung 2)
Übernachtung festlegen (optional) Business-Ticket anfordern (optional) Bemerkung bei Bedarf erfassen (optional) Weiterleitung an Schulleitung

29 Module Reise Erledigungen vor Antritt der Dienstreise
Erledigungen im Anschluss an die Dienstreise LehrerIn Antrag LeiterIn Befürwortung Abt. Bildung Genehmigung LehrerIn Abrechnung LeiterIn Bestätigung Abt. Buchhaltung Prüfung/Auszahlung Dienstreiseantrag Dienstreiseabrechnung

30 Bearbeitungsschritt anklicken
Reisedetails anzeigen lassen Bearbeitungsschritt anklicken

31 Falls erforderlich, Kommentar eingeben oder Textvorlage übernehmen
Gewünschten Bearbeitungsschritt anklicken (mit „Befürworten“ wird Antrag an die Abt. Bildung weitergeleitet)

32 Module Reise Erledigungen vor Antritt der Dienstreise
Erledigungen im Anschluss an die Dienstreise LehrerIn Antrag LeiterIn Befürwortung Abt. Bildung Genehmigung LehrerIn Abrechnung LeiterIn Bestätigung Abt. Buchhaltung Prüfung/Auszahlung Dienstreiseantrag Dienstreiseabrechnung

33 Bearbeitungsschritt anklicken
Reisedetails anzeigen lassen Bearbeitungsschritt anklicken

34 Bearbeitung durch Abt. Bildung

35 Dienstreiseantrag (Zusammenfassung 3)
Antrag wurde von LehrerIn erfasst und von LeiterIn befürwortet Leiterin hat Antrag befürwortet und an die Abt. Bildung weitergeleitet Leiterin hat Antrag abgelehnt und an den/die LehrerIn zurückgesandt Abt. Bildung hat Antrag genehmigt, LehrerIn kann nach erfolgter Reise Dienstreiseabrechnung bearbeiten Abt. Bildung holt Stellungnahmen der Schulaufsicht ein Abt. Bildung genehmigt Antrag nicht und sendet ihn an den/die LehrerIn zurück

36 Module Reise Erledigungen vor Antritt der Dienstreise
Erledigungen im Anschluss an die Dienstreise LehrerIn Antrag LeiterIn Befürwortung Abt. Bildung Genehmigung LehrerIn Abrech-nung LeiterIn Bestätigung Abt. Buchhaltung Prüfung/Auszahlung Dienstreiseantrag Dienstreiseabrechnung

37 Dienstreise abrechnen
Reisedetails anzeigen lassen Bearbeitungsschritt anklicken

38 Beginn- bzw. Abfahrtszeit an tatsächliche Gegebenheit anpassen
Fortbewegungsmittel spezifizieren

39 Daten der Rückreise anlog den Daten der Hinreise anpassen
Wenn notwendig Bemerkungsfeld befüllen Mit „Weiter“ gelangen Sie zur Abrechnung

40 Felder je nach benutztem Fortbewegungsmittel befüllen
Spesenarten durch Anklicken „Zeile einfügen“ anzeigen lassen Beleg aufbewahren *) Anzahl der in der Hotelrechnung inkludierten Frühstücke eintragen Abzüge angeben (Anzahl) *) Aufbewahrung Hotelrechnung - 3 Jahre (lt. Wiki), 1. Klasse ÖBB muss aufbewahrt werden, 2. Kl. nicht!

41 Mit „Speichern und Berechnen“ erhalten Sie einen Überblick über die Gesamtkosten

42 Durch Anklicken der jeweiligen Spesenart, kommen Sie zu den Detaildaten
Immer dann notwendig, wenn für Teile der Dienstreise-abrechnung Nachweise bzw. Belege vorgeschrieben sind

43 Formulardruck evtl. URL zur Liste der sicheren Sites hinzufügen
evtl. Popups zulassen evtl. STRG gedrückt halten

44 Mit „Speichern und Senden“ wird die Abrechnung an die Schulleitung weitergeleitet

45 Abrechnungs-details anzeigen lassen
Ändern ist nur dann möglich, wenn die Schulleitung die Abrechnung noch nicht bearbeitet hat.

46 Module Reise Erledigungen vor Antritt der Dienstreise
Erledigungen im Anschluss an die Dienstreise LehrerIn Antrag LeiterIn Befürwortung Abt. Bildung Genehmigung LehrerIn Abrech-nung LeiterIn Bestätigung Abt. Buchhaltung Prüfung/Auszahlung Dienstreiseantrag Dienstreiseabrechnung

47 Abrechnungs-details anzeigen lassen Mögliche Folgeaktivität anklicken

48

49 Mit Genehmigen erfolgt die Weiterleitung an die Abt. Buchhaltung

50 Module Reise Erledigungen vor Antritt der Dienstreise
Erledigungen im Anschluss an die Dienstreise LehrerIn Antrag LeiterIn Befürwortung Abt. Bildung Genehmigung LehrerIn Abrech-nung LeiterIn Bestätigung Abt. Buchhaltung Prüfung/Auszahlung Dienstreiseantrag Dienstreiseabrechnung

51 Vorgenommene Korrekturen werden von der Abt. Buchhaltung kommentiert
Belege müssen der Abt. Buchhaltung auf deren Anforderung übermittelt werden. Vorgenommene Korrekturen werden von der Abt. Buchhaltung kommentiert

52 Begründung für vorgenommene Änderung durch Abt. Buchhaltung
Korrigierter Betrag

53 Dienstreiseabrechnung (Zusammenfassung)
Abrechnung wurde von LehrerIn erfasst und an LeiterIn weitergeleitet Leiterin hat Abrechnung befürwortet und an die Abt. Buchhaltung weitergeleitet Leiterin hat Abrechnung abgelehnt und an den/die LehrerIn zurückgesendet Abt. Buchhaltung hat Abrechnung genehmigt, der Betrag wird angewiesen Abt. Buchhaltung hat Abrechnung geprüft und benötigt Unterlagen/Belege Abt. Buchhaltung hat Abrechnung nicht genehmigt und an den/die LehrerIn zurückgesandt

54 Fahrgemeinschaft Die Abt. Bildung entscheidet über eine eventuelle Genehmigung einer Fahrgemeinschaft. Ausschlaggebend für eine solche Genehmigung sind die Kosten. Vorgehen: Fahrer (und Mitfahrer) beantragen eine Dienstreise -Fortbewegungsmittel = „privat PKW mit Fahrgemeinschaft“ Fahrer beantragt Fahrgemeinschaft und ordnet Mitfahrer zu Abt. Bildung genehmigt die entsprechenden Dienstreiseanträge und trifft gleichzeitig eine Entscheidung die eingelangte Fahrgemeinschaft betreffend Genehmigt die Abt. Bildung die Fahrgemeinschaft, kann der Fahrer die entsprechenden Kosten geltend machen.

55 Fahrgemeinschaft beantragen

56 MitfahrerInnen suchen
Fahrgemeinschaft MitfahrerInnen suchen

57 Hier bin ich Mitfahrende/r
Fahrgemeinschaft Mein FG-Antrag Hier bin ich Mitfahrende/r

58 Fahrgemeinschaft Status Entscheidung Fahrgemeinschaft
Status der Entscheidung Dienstreiseantrag

59 Abt. Bildung genehmigt …
Fahrgemeinschaft Abt. Bildung genehmigt …

60 Genehmigte Fahrgemeinschaft

61 Dokumentation Verfahrenshandbücher im EDM über „Hilfe“ bzw. im „Wiki EDML“ aufrufbar Anwendungsdokumentation (sämtliche Abläufe werden mit Hilfe von Screenshots beschrieben) Rechtlicher Rahmen (beinhaltet die wichtigsten Fragen zur Reisegebührenverordnung bzw. stellt Auslegungen klar) Benutzerinformationen (über das Schulleiterservice aufrufbar) Schulleiterservice - Hauptmenü EDM   ( FAQ-Liste (Sammlung der häufig gestellten Fragen zum Elektronischen Dienstreise Management) Videos zu EDM Alle Dokumente werden laufend aktualisiert und stehen im Tirol Portal zur Verfügung

62 WanderlehrerIn Erlassdatenbank Rundschreiben-Datenbank SchulleiterInnen-Service  EDM Wanderlehrkräfte RSTP  TB  RA – warum? TB – wofür?

63 Vielen Dank für Ihre Unterstützung ! ...im Namen des Projektteams
Mag. (FH) Alexander Heiß, Abt. Bildung