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Andreas Schneider Leiter Geschäftsbereich DMS Solutions.

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Präsentation zum Thema: "Andreas Schneider Leiter Geschäftsbereich DMS Solutions."—  Präsentation transkript:

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2 Andreas Schneider Leiter Geschäftsbereich DMS Solutions

3 Records Management und digitale Akte so geht es einfach und intuitiv

4 Kurzvorstellung HENRICHSEN AG Verständnis Records Management und digitale Akte Vorstellung ECM ARENA Input einfach managen Digitale Akten - Dokumente und Informationen im Sinnzusammenhang Die Umsetzung der 8 Grundprinzipien von GARP Einfachheit und Intuition als weitere Prinzipien Agenda

5 Kurze Vorstellung der HENRICHSEN AG Andreas Schneider, Leiter Geschäftsbereich DMS Solutions

6 Seit 30 Jahren führender Lösungslieferant kaufmännischer Geschäftsprozesse und digitaler Aktenlösungen Dokumentenmanagement (DMS) Enterprise Content Management (ECM) Business Process Management (BPM) Als konsequente Weiterentwicklung beschäftigt sich HENRICHSEN mit dem Thema Informationslogistik Was macht HENRICHSEN?

7 Quick Facts

8 Records Management und digitale Akte aus Sicht der HENRICHSEN AG

9 Menschen einfach und ressourcenschonend die Informationen zur Verfügung stellen, die sie zum Arbeiten brauchen. Worum geht es uns?

10 Mittelständische Unternehmen aus den Sektoren Fertigung, Handel und Dienstleistung. Wir sprechen im Zusammenhang mit der vorgestellten Lösung nicht von Akten, wie sie typischerweise in öffentlichen Verwaltungen verwendet werden. Unsere Zielgruppe

11 Digitale Akten sind Informationsobjekte, die Daten und Dokumente, in einem sinnvollen Zusammenhang darstellen, zum Beispiel Daten und Dokumente zu einem Kunden, Lieferanten, zu einem Auftrag oder einer Bestellung. Es müssen Unterstrukturen (z.B. Unterakten/Vorgänge) gebildet werden können, z.B. eine Kundenakte die Vorgangsakten für Angebote, Aufträge, Projekte und Reklamationen enthalten kann. Mehrfachzuordnungen von Dokumenten und Akten müssen möglich sein. Unser Aktenverständnis

12 Akten, Vorgänge und Dokumente können sich im bearbeitbaren oder archivierten (unveränderbaren) Zustand befinden. Die Akten müssen alle Dokumente – unabhängig von ihrem Zustand enthalten. Dokumente müssen nach einer sinnvollen Systematik klassifiziert werden um sie leicht nach einer für den Benutzer verständlichen Regel gruppieren zu können. Mit Akten und Dokumenten soll gearbeitet werden können, so sollen z.B. Aufgaben und Wiedervorlagen, Weiterleitungen und Delegationen möglich sein, genau so wie das Erzeugen von neuen Dokumenten aus der Akte heraus. Unser Aktenverständnis

13 Herausforderungen Meist fehlt das big picture, in der Folge entstehen Insellösungen für einzelne Fachabteilungen. Geschäftsprozesse werden beim Design nicht genügend berücksichtigt Zahlreiche und immer wieder unterschiedliche Schnittstellen zu umliegenden Systemen Benutzerakzeptanz leidet durch erhöhten Aufwand beim Einbringen von Dokumenten und bei der Indizierung es entstehen unvollständige Akten Zeitaufwand und Kosten der Einführung

14 … unsere Antwort:

15 ready to work Mailroom, digitale Akten, revisionssicheres Archiv, Geschäftsprozesse, Teamarbeit.

16 Das Big Picture… …muss sich an Geschäftsprozessen orientieren Anfrage Auftrag Rechnung Entwicklung Produktion Versand Bedarf Beschaffung Rechnung Verkauf Leistung Einkauf Rechnungwesen, Vertragsmanagement, QM/ISO, …. Posteingang

17 Aufbau der ECM ARENA ARENA DB ARENA DB CRM Dokumentklassen Fibu ERP DMS / Archivkomponenten: EASY Documents + EASY Archiv (EE.i/EE.x/EASY Documents Archive)

18 Abbildung des Purchase-to- Pay Prozesses mit weiteren Modulen Web Formular ERP System Dokument Bestellanforderung Anforderungsakte und Genehmigungs- workflow Beschaffung Lieferanten- und Bestellakte Eingangsrechnung ER-Workflow mit/ohne Belegextraktion

19 Input einfach managen

20 Dokumente in die digitale Akte zu bringen soll so einfach wie möglich sein. Wir wollen vermeiden, dass ein ECM Client gestartet sein muss um ein Dokument in eine Akte abzulegen. Das manuelle Klassifizieren oder Indizieren von Dokumenten soll so einfach wie möglich gemacht werden oder ganz unterbleiben können. Die Funktionen zum Ablegen von Dokumenten sollen sich nahtlos in gewohnte Umgebungen wie z.B. Outlook einfügen. Wir machens einfach!

21 Drag & Drop aus Outlook oder vom Filesystem Office Integration Arbeitsplatzscanner SmartPhone Fotos / Apps Dateien aus dem Filesystem Postfächer Multifunktionsgeräte Belege Scan-/Capture Arbeitsplätze Fax Input Kanäle

22 Prüfen Klassifizieren Indexieren Aktenbildung Business Workflow und/oder Archiv Aktenplan ARENA DB Stamm- und Bewegungsdaten Archiv Mailroom

23 Prüfen Klassifizieren Indexieren Aktenbildung Business Workflow und/oder Archiv Webservice Posteingang über Dienstleister

24 Kann als Dropzone mit oder ohne anschließender automatischer Klassifizierung verwendet werden. Kann per Drag&Drop Dokumente einer Akte zuordnen. ARENA Smartbox

25 Kann mit eingeblendetem Aktenplan vollständig und intuitiv per Drag&Drop klassifizieren. ARENA Smartbox

26 ECM ARENA Office Ablagestruktur Einfache Suche

27 ECM ARENA Office

28 Digitale Akten Dokumente und Informationen im Sinnzusammenhang

29 Die Akten zeigen alle Dokumente zu Kunden, Aufträgen, Lieferanten sowie Bestellungen gruppiert nach den Dokumentenarten im Aktenplan an. Ein automatisch generierte Aktendeckel zeigt auf den ersten Blick die wichtigsten Informationen zur Akte an. Dynamische Aktenstrukturen

30 Über Ampelfunktionen wird dem Benutzer der aktuelle Status der Aufträge oder Bestellungen dargestellt Über das detaillierte Berechtigungsmodel kann der Zugriff auf Akten und Dokumente auf Basis von Rollen, Gruppen und Benutzern gesteuert werden Dynamische Aktenstrukturen

31 Die Akte kann mit Wiedervorlagen versehen werden oder als Aufgabe mit Termin an andere Personen oder Gruppen versandt werden. Der Bearbeitungsstatus kann jederzeit im Aufgabenreiter eingesehen werden. Arbeiten mit Akten

32 Über die Monitorfunktion kann die Bearbeitungshistorie von Akten und Dokumenten eingesehen werden. Transparenz

33 Über die Vorlagenbibliothek können neue Dokumente erzeugt werden. Metadaten wie z.B. Adressen oder Bearbeiter können bei der Erzeugung des Dokuments automatisch eingefügt werden Neue Dokumente erzeugen

34 Dokumente erzeugen

35 Einfach – Clever - Machbar Kunden, Auftrags, Lieferanten und Bestellakte Vorkonfigurierte Eingangskanäle Konfigurierbarer Aktenplan mit Dokumentenklassen, Aufbewahrungsfristen und Workflow Aktionen Posteingang mit Weiterleitungs- und Rückfragefunktionen Wiedervorlagen, Termine, Aufgaben, ad hoc Workflow Vorlagenbibliothek für Office Dokumente Als komplettes Setup installierbar Über Skins an die Kundenumgebung anpassbar Modular oder individuell erweiterbar HENRICHSEN ECM ARENA

36 GARP Generally Accepted Records Keeping Principles Umsetzung der 8 Grundprinzipien

37 1.Verantwortlichkeit hauptsächlich organisatorische Aufgabe Berechtigungen im System mit Personen, Gruppen und Rollen 2.Integrität Authentifizierung Protokollierung 3.Sicherung Zugriffsberechtigung auf Akten, Vorgänge und Dokumente Administrationsrechte Funktionale Berechtigungen (z.B. Download) 4.Compliance Revisionssicheres Archiv Verfahrensdokumentation und Handlungsanweisungen GARP

38 5.Verfügbarkeit Digitale Akten mit Aufgaben- und Rollenbezug Funktionen für Wiedervorlage, Aufgaben zur Akte, Weiterleitungs- und Delegationsfunktionen 6.Aufbewahrung Abhängig von der Art (Aufbewahrungsfrist) und dem Status (Bearbeitung / Archiviert) 7.Entsorgung Derzeit kein Automatismus 8.Transparenz Struktur der Informationsobjekte Protokollierung Dokumentation und Organisation GARP

39 Einfachheit und Intuition als weitere Prinzipien

40 ECM und Records Management müssen subsidiär zu den führenden Anwendungen sein. Eigene Clients sollen nur dort erscheinen wo unbedingt notwendig. Input muss einfach und mit möglichst wenig Benutzerinteraktion in das DMS System eingebracht, klassifiziert und indexiert werden Einfachheit und Intuition

41 Aufbewahrungspflichtige Dokumente brauchen einen verlässlichen Index und Ablageort - semantische Suchen können sinnvoll ergänzen Stamm- und Bewegungsdaten für die eindeutige Indizierung müssen in einer verlässlichen Qualität und Struktur vorhanden sein. Das anreichen sinnvoller Information sollte unser Leitbild sein, das suchen eher die Ausnahme. Einfachheit und Intuition

42 HENRICHSEN AG Geschäftsstelle Freiburg Andreas SchneiderTel Leiter Geschäftsbereich DMSMobil StraßeDenzlinger Str.14 PLZ Ort79312 Emmendingen KONTAKT

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