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25.10.2004 - Folie 1/23Seminar ITS - WS 2004/2005 Einführende Hinweise (1)Die nachfolgende Präsentation dient den Teilnehmern der vom Lehrstuhl für Kommunikationssicherheit.

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1 Folie 1/23Seminar ITS - WS 2004/2005 Einführende Hinweise (1)Die nachfolgende Präsentation dient den Teilnehmern der vom Lehrstuhl für Kommunikationssicherheit durchgeführten Seminare als Lehr- und Anschauungsmaterial. Sie enthält nicht nur Hinweise zum Erstellen einer Präsentation in PowerPoint, sondern ist auch den Hinweisen entsprechend konzipiert und somit gleichzeitig als ein Beispiel zu verstehen. Allerdings enthält die gesamte Präsentation aus pädagogischen Gründen mehr Text als normalerweise üblich. Mit der nächsten Seite beginnt die eigentliche Präsentation. Diese erste Seite ist als Titelfolie aufgebaut. (2) Diese Präsentation ist eine überarbeitete und korrigierte Version nach einer Vorlage des Lehrstuhls für Produktionswirtschaft [ProWi02] und ist wie andere schriftliche Ausarbeitungen auch durch das Urheberrecht geschützt. Ohne Genehmigung des Lehrstuhls darf weder der Inhalt noch das Layout dieser Präsentation als Ganzes oder in Teilen von Dritten verwendet werden. [ProWi02] Prof. Dr. Marion Steven, Dipl.-Kfm. Rolf Krüger, Dipl.-Ök. Sebastian Tengler Hinweise zur Erstellung einer Powerpointpräsentation Lehrstuhl für Angewandte BWL I / Produktionswirtschaft, GC 4/60, Universitätsstrasse Bochum

2 Folie 2/23Seminar ITS - WS 2004/2005 Hinweise zum Erstellen einer PowerPoint-Präsentation Seminar ITS Ruhr-Universität Bochum WS 2004/2005

3 Folie 3/23Seminar ITS - WS 2004/2005 Gliederung 1. Einleitung 2. Gründe für den Einsatz von MS PowerPoint 3. Erstellen einer PowerPoint-Präsentation 3.1Herausforderungen im Umgang mit PowerPoint 3.2Basis-Layout 3.3Animationen, ClipArts und Photos 3.4Einsatz von Formeln in MS PowerPoint 4. Vorbereitung des Vortrags 4.1Der Probevortrag 4.2Technische Hinweise 5. Zusammenfassung und Ausblick

4 Folie 4/23Seminar ITS - WS 2004/2005 Ein Vortrag sollte immer durch visuelle Hilfsmittel unterstützt werden, die die zentralen Aussagen des Vortrags verdeutlichen Visuelle Unterstützung Einleitung In der betrieblichen Praxis besitzen Vorträge häufig weitaus größere Bedeutung als geschriebene Texte Bedeutung des Vortrags Die besten Resultate sind wertlos ohne entsprechende Kommunikation, d.h. ohne überzeugende Vorträge Die besten Resultate sind wertlos ohne entsprechende Kommunikation, d.h. ohne überzeugende Vorträge Vorträge müssen rechtzeitig geübt werden, am besten vor dem Einstieg ins Berufsleben Vorträge müssen rechtzeitig geübt werden, am besten vor dem Einstieg ins Berufsleben Die universitäre Ausbildung bietet nur wenig Möglichkeiten, Vorträge zu halten Die universitäre Ausbildung bietet nur wenig Möglichkeiten, Vorträge zu halten Möglichkeiten: Flip-Chart, Folien (handbeschrieben, computererzeugt) oder Bildschirmpräsentationen Möglichkeiten: Flip-Chart, Folien (handbeschrieben, computererzeugt) oder Bildschirmpräsentationen Im Trend liegen Bildschirmpräsentationen, alle anderen Mittel wirken mittlerweile veraltet Im Trend liegen Bildschirmpräsentationen, alle anderen Mittel wirken mittlerweile veraltet Eine gute Präsentation ersetzt nicht den Inhalt (häufig wird allerdings ein unprofessionelles Layout mit schlechtem Inhalt gleichgesetzt!) Eine gute Präsentation ersetzt nicht den Inhalt (häufig wird allerdings ein unprofessionelles Layout mit schlechtem Inhalt gleichgesetzt!)

5 Folie 5/23Seminar ITS - WS 2004/2005 Gliederung 1. Einleitung 2. Gründe für den Einsatz von MS PowerPoint 3. Erstellen einer PowerPoint-Präsentation 3.1Herausforderungen im Umgang mit PowerPoint 3.2Basis-Layout 3.3Animationen, ClipArts und Photos 3.4Einsatz von Formeln in MS PowerPoint 4. Vorbereitung des Vortrags 4.1Der Probevortrag 4.2Technische Hinweise 5. Zusammenfassung und Ausblick

6 Folie 6/23Seminar ITS - WS 2004/2005 Gründe für den Einsatz von PowerPoint Referenten, die zum ersten Mal mit PowerPoint arbeiten, sollten mehr Zeit für das Erstellen einer PowerPoint-Präsentation einplanen als für das Vorbereiten konventioneller Folien. Trotz des Mehraufwands ist die Verwendung einer PowerPoint-Präsentation auf jeden Fall empfehlenswert: Warum PowerPoint? (1)PowerPoint ist mittlerweile in der Praxis in allen Bereichen, die durch Projektarbeit geprägt sind, die Standardform der Präsentation. Egal ob als angehende Führungskraft in einem Industrieunternehmen oder als externer Berater – Kenntnisse in PowerPoint sind ein Muss für jeden Absolventen, der einen höherwertigen Arbeitsplatz anstrebt. Die universitäre Ausbildung bietet nicht sehr viele Möglichkeiten, wichtige Präsentationskenntnisse frühzeitig zu erwerben. Unsere Seminare sind eine der ganz wenigen Möglichkeiten, die Sie nicht ungenutzt verstreichen lassen sollten! (2) PowerPoint erleichtert die Durchführung Ihres Vortrags: Das Erstellen einer PowerPoint-Präsentation setzt voraus, dass sich der Referent mit dem Aufbau und dem Argumentationsweg intensiv beschäftigt: So kann z.B. die Reihenfolge, in der die Elemente einer Folie eingeblendet werden, nur dann bestimmt werden, wenn der Gang des Vortrags relativ detailliert ausgearbeitet ist. Derartige Festlegungen verbessern den Vortragsstil ganz erheblich: Eine vorher fixierte Präsentation verhindert, dass der Referent Argumente vergisst oder den roten Faden verliert. Eine gut aufgebaute Präsentation zieht den Referenten durch den eigenen Vortrag.

7 Folie 7/23Seminar ITS - WS 2004/2005 Gliederung 1. Einleitung 2. Gründe für den Einsatz von MS PowerPoint 3. Erstellen einer PowerPoint-Präsentation 3.1Herausforderungen im Umgang mit PowerPoint 3.2Basis-Layout 3.3Animationen, ClipArts und Photos 3.4Einsatz von Formeln in MS PowerPoint 4. Vorbereitung des Vortrags 4.1Der Probevortrag 4.2Technische Hinweise 5. Zusammenfassung und Ausblick

8 Folie 8/23Seminar ITS - WS 2004/2005 Herausforderungen im Umgang mit PowerPoint PowerPoint-Herausforderung? Die Probleme beim Einsatz von PowerPoint liegen weniger im technischen Bereich – das Programm selbst ist relativ schnell erlernbar. Typische Problemfelder Die Probleme beim Einsatz von PowerPoint liegen weniger im technischen Bereich – das Programm selbst ist relativ schnell erlernbar. Typische Problemfelder Einsatz der verschiedenen Funktionen, die PowerPoint bereitstellt. Einsatz der verschiedenen Funktionen, die PowerPoint bereitstellt. Das grundsätzliche Layout der Folien. Das grundsätzliche Layout der Folien. Besondere Bedeutung Der Umgang mit PowerPoint sollte mehrfach geübt werden, um den eigenen Präsentationsstil zu verbessern. Präsentationsideen aufgreifen, die erfahrene Referenten verwenden. Präsentationsideen aufgreifen, die erfahrene Referenten verwenden. Orientierung an den folgenden Hinweisen zum Erstellen einer Präsentation. Orientierung an den folgenden Hinweisen zum Erstellen einer Präsentation.

9 Folie 9/23Seminar ITS - WS 2004/2005 Basis-Layout Format Grundsätzlich gilt für Format und Folienanzahl: PowerPoint-Folien sind stets im Querformat anzulegen. PowerPoint-Folien sind stets im Querformat anzulegen. Hochformat ist absolut unüblich und kann häufig von der vorhandenen Technik nur schwer abgebildet werden. Hochformat ist absolut unüblich und kann häufig von der vorhandenen Technik nur schwer abgebildet werden. Für einen Vortrag in der Länge von 45 Minuten sollten als Richtgröße etwa 25 – 40 Folien verwendet werden. Für einen Vortrag in der Länge von 45 Minuten sollten als Richtgröße etwa 25 – 40 Folien verwendet werden. PowerPoint-Folien sind stets im Querformat anzulegen. PowerPoint-Folien sind stets im Querformat anzulegen. Hochformat ist absolut unüblich und kann häufig von der vorhandenen Technik nur schwer abgebildet werden. Hochformat ist absolut unüblich und kann häufig von der vorhandenen Technik nur schwer abgebildet werden. Für einen Vortrag in der Länge von 45 Minuten sollten als Richtgröße etwa 25 – 40 Folien verwendet werden. Für einen Vortrag in der Länge von 45 Minuten sollten als Richtgröße etwa 25 – 40 Folien verwendet werden. Grundaufbau Eine PowerPoint-Präsentation setzt sich aus folgenden Teilen zusammen: Die erste Folie ist als Deckblatt zu konzipieren und enthält u.a. den Titel des Vortrags, den Namen des Vortragenden sowie Anlass, Ort und Datum des Vortrags. Die erste Folie ist als Deckblatt zu konzipieren und enthält u.a. den Titel des Vortrags, den Namen des Vortragenden sowie Anlass, Ort und Datum des Vortrags. Die zweite Folie enthält die Gliederung des Vortrags. Die einzelnen Punkte der Gliederung sind zu nummerieren (wie ein Inhaltsverzeichnis). Die zweite Folie enthält die Gliederung des Vortrags. Die einzelnen Punkte der Gliederung sind zu nummerieren (wie ein Inhaltsverzeichnis). Die folgenden Folien enthalten den Inhalt des Vortrags. Die Nummerierung der Kapitelüberschriften braucht im Hauptteil nicht verwendet zu werden (wie in der vorliegenden Präsentation!). Die folgenden Folien enthalten den Inhalt des Vortrags. Die Nummerierung der Kapitelüberschriften braucht im Hauptteil nicht verwendet zu werden (wie in der vorliegenden Präsentation!). Die letzte Folie enthält eine Zusammenfassung und ggf. einen Ausblick. Die letzte Folie enthält eine Zusammenfassung und ggf. einen Ausblick.

10 Folie 10/23Seminar ITS - WS 2004/2005 Basis-Layout Farbliche Grundgestaltung Die farbliche Grundgestaltung ist entscheidend für die Wirkung der Präsentation: Die farbliche Grundgestaltung sollte auf deutlichen, gedeckten Kontrasten basieren, um die Lesbarkeit der Folien zu erhöhen. Die farbliche Grundgestaltung sollte auf deutlichen, gedeckten Kontrasten basieren, um die Lesbarkeit der Folien zu erhöhen. Denkbar ist z.B. ein dunkelblauer Hintergrund und gelbe bzw. weiße oder rote Schrift oder ein heller Hintergrund und dunkelrote, -grüne, - blaue oder schwarze Schrift. Denkbar ist z.B. ein dunkelblauer Hintergrund und gelbe bzw. weiße oder rote Schrift oder ein heller Hintergrund und dunkelrote, -grüne, - blaue oder schwarze Schrift. Für Hintergrund, Schrift und Grafiken sollte eine beschränkte Anzahl an Farben zum Einsatz kommen. Hier gilt der Grundsatz: Nicht zu bunt, nicht zu grell. Für Hintergrund, Schrift und Grafiken sollte eine beschränkte Anzahl an Farben zum Einsatz kommen. Hier gilt der Grundsatz: Nicht zu bunt, nicht zu grell. Schriftart und -größe Die Schriftart und -größe beeinflussen in hohem Maße die Lesbarkeit der Folien, was leider vielen Referenten nicht bewusst ist. Die Mindestschriftgröße sollte 14 Punkte betragen. Für Kopf- und Fußzeilen kann auch eine 12er Schrift verwendet werden. Die Mindestschriftgröße sollte 14 Punkte betragen. Für Kopf- und Fußzeilen kann auch eine 12er Schrift verwendet werden. Es sollte eine kräftige Schriftart eingesetzt werden, z.B. Arial Black oder Verdana mit Schatten (!), da der Beamer stark vergrößert und dünne Schriftarten dadurch verschwimmen. Es sollte eine kräftige Schriftart eingesetzt werden, z.B. Arial Black oder Verdana mit Schatten (!), da der Beamer stark vergrößert und dünne Schriftarten dadurch verschwimmen. Diese Angaben gelten auch für Abbildungen und Tabellen. Diese Angaben gelten auch für Abbildungen und Tabellen.

11 Folie 11/23Seminar ITS - WS 2004/2005 Basis-Layout Unprofessionelle Schriftwahl Noch einmal: Folien, die aufgrund einer zu kleinen oder zu dünnen Schrift nicht vom Publikum gelesen werden können, sind sinnlos. Eine Schriftgröße von 12 Punkten darf auf keinen Fall unterschritten werden. Eine Schriftgröße von 12 Punkten darf auf keinen Fall unterschritten werden. Auch nett gemeinte Hinweise des Referenten an die Zuhörer (...ich weiß, Sie können die Abbildung nicht lesen, aber ich zeige die Folie trotzdem...) verbessern die Situation keineswegs, denn damit wird der Sinn der verwendeten Folie (und der Ausführungen?) endgültig in Frage gestellt. Auch nett gemeinte Hinweise des Referenten an die Zuhörer (...ich weiß, Sie können die Abbildung nicht lesen, aber ich zeige die Folie trotzdem...) verbessern die Situation keineswegs, denn damit wird der Sinn der verwendeten Folie (und der Ausführungen?) endgültig in Frage gestellt. Eine Schriftgröße von 12 Punkten darf auf keinen Fall unterschritten werden. Eine Schriftgröße von 12 Punkten darf auf keinen Fall unterschritten werden. Auch nett gemeinte Hinweise des Referenten an die Zuhörer (...ich weiß, Sie können die Abbildung nicht lesen, aber ich zeige die Folie trotzdem...) verbessern die Situation keineswegs, denn damit wird der Sinn der verwendeten Folie (und der Ausführungen?) endgültig in Frage gestellt. Auch nett gemeinte Hinweise des Referenten an die Zuhörer (...ich weiß, Sie können die Abbildung nicht lesen, aber ich zeige die Folie trotzdem...) verbessern die Situation keineswegs, denn damit wird der Sinn der verwendeten Folie (und der Ausführungen?) endgültig in Frage gestellt. Professionelle Vorgehensweise Die Abbildung, Tabelle etc. ist wichtig und gehört in die Präsentation. Sie ist aber zu groß – kann sie trotzdem verwendet werden? Nun, im Prinzip schon... Passt eine Abbildung oder Tabelle nicht auf eine Folie, dann sollte die Abbildung vereinfacht bzw. nur ein Auszug aus der Tabelle mit den wichtigsten Zeilen und Spalten gezeigt werden. Passt eine Abbildung oder Tabelle nicht auf eine Folie, dann sollte die Abbildung vereinfacht bzw. nur ein Auszug aus der Tabelle mit den wichtigsten Zeilen und Spalten gezeigt werden. Die vollständige Abbildung oder Tabelle kann als Handout an die Teilnehmer ausgeteilt werden. Die vollständige Abbildung oder Tabelle kann als Handout an die Teilnehmer ausgeteilt werden. Professionelle Referenten verweisen während des Vortrags auf das ausgeteilte Handout, mit dem Hinweis, dass dieses mehr enthält, als während des Vortrags dargestellt werden kann, und bietet die Möglich- keit, in der anschließenden Diskussion auf weitere Details einzugehen. Professionelle Referenten verweisen während des Vortrags auf das ausgeteilte Handout, mit dem Hinweis, dass dieses mehr enthält, als während des Vortrags dargestellt werden kann, und bietet die Möglich- keit, in der anschließenden Diskussion auf weitere Details einzugehen.

12 Folie 12/23Seminar ITS - WS 2004/2005 Basis-Layout Textgestaltung Eine Folie sollte nicht zuviel und nicht zu wenig Text enthalten: Textelemente sollten niemals gestaucht oder verkleinert werden, um einen Sachverhalt genau auf einer Folie abzubilden. In solchen Fällen sollte der Sachverhalt sinnvoll getrennt und auf zwei Folien aufgeteilt werden. Textelemente sollten niemals gestaucht oder verkleinert werden, um einen Sachverhalt genau auf einer Folie abzubilden. In solchen Fällen sollte der Sachverhalt sinnvoll getrennt und auf zwei Folien aufgeteilt werden. Eine Folie enthält aber grundsätzlich mehr Text als nur ein Wort oder eine Zeile, sonst wird die Präsentation zum Film (Ausnahme: Hauptkapitel können durch eigene Titelfolien eingeleitet werden). Eine Folie enthält aber grundsätzlich mehr Text als nur ein Wort oder eine Zeile, sonst wird die Präsentation zum Film (Ausnahme: Hauptkapitel können durch eigene Titelfolien eingeleitet werden). Es sollten grundsätzlich keine ganzen Sätze verwendet werden. Eine Ausnahme wäre z.B. ein Zitat oder eine prägnante Definition (Die vorliegende Präsentation enthält auf jeden Fall zuviel Text!!) Es sollten grundsätzlich keine ganzen Sätze verwendet werden. Eine Ausnahme wäre z.B. ein Zitat oder eine prägnante Definition (Die vorliegende Präsentation enthält auf jeden Fall zuviel Text!!) Kopf- und Fußzeilen Jede Folie sollte darüber hinaus Kopf- und Fußzeilen enthalten: Denkbarer Inhalt sind hier die Überschrift der Folie oder die Bezeichnung des Kapitels, der Name des Referenten, die Nummer der Folie (ganz wichtig!) usw. Denkbarer Inhalt sind hier die Überschrift der Folie oder die Bezeichnung des Kapitels, der Name des Referenten, die Nummer der Folie (ganz wichtig!) usw. Kopf- und Fußzeilen können auch hochkant verwendet werden (wie in dieser Präsentation z.B. der Name des Lehrstuhls). Es muss auf jeden Fall auf die Lesbarkeit der Angaben geachtet werden. Kopf- und Fußzeilen können auch hochkant verwendet werden (wie in dieser Präsentation z.B. der Name des Lehrstuhls). Es muss auf jeden Fall auf die Lesbarkeit der Angaben geachtet werden.

13 Folie 13/23Seminar ITS - WS 2004/2005 Basis-Layout Der Folienmaster Jede Folie besteht aus zwei Ebenen. Die obere Ebene enthält alle Elemente, die nur auf einer bestimmen Folie gezeigt werden sollen. Die untere Ebene, der so genannte Folienmaster, zeigt die Elemente, die auf allen Folien zu sehen sein sollen. Die Ebene des Folienmaster kann über Ansicht\ Master\ Folien- Master erreicht werden (auch bei dieser Präsentation!). Die Ebene des Folienmaster kann über Ansicht\ Master\ Folien- Master erreicht werden (auch bei dieser Präsentation!). Der Folienmaster sollte alle Elemente enthalten, die auf jeder Folie in derselben Weise dargestellt bzw. angeordnet werden sollen. Dazu zählen vor allem Hintergrundbilder sowie Kopf- und Fußzeilen oder sonstige Platzhalter. Der Folienmaster sollte alle Elemente enthalten, die auf jeder Folie in derselben Weise dargestellt bzw. angeordnet werden sollen. Dazu zählen vor allem Hintergrundbilder sowie Kopf- und Fußzeilen oder sonstige Platzhalter. Als Platzhalter lassen sich das Datum oder die Foliennummer einfügen (zu finden im Menü Einfügen), welche dann automatisch generiert werden. Außerdem kann für die Überschrift der jeweiligen Folie (obere Ebene) auf dem Master (untere Ebene) ein Platzhalter erstellt werden. Als Platzhalter lassen sich das Datum oder die Foliennummer einfügen (zu finden im Menü Einfügen), welche dann automatisch generiert werden. Außerdem kann für die Überschrift der jeweiligen Folie (obere Ebene) auf dem Master (untere Ebene) ein Platzhalter erstellt werden. Weitere Masterfolien Für ausgewählte Folien kann ein eigenständiger Folienmaster erzeugt werden. Für Titelfolien kann ein eigener Master eingerichtet werden, der Titelmaster. Dazu muss allerdings für mindestens eine Folie ein Titel- Layout ausgewählt werden. Für Titelfolien kann ein eigener Master eingerichtet werden, der Titelmaster. Dazu muss allerdings für mindestens eine Folie ein Titel- Layout ausgewählt werden. Ab Office XP können grundsätzlich verschiedene Masterlayouts festgelegt und einzelnen Folien zugewiesen werden. Ab Office XP können grundsätzlich verschiedene Masterlayouts festgelegt und einzelnen Folien zugewiesen werden.

14 Folie 14/23Seminar ITS - WS 2004/2005 Animationen, ClipArts und Photos Grundsätzliches zu Animationen Animationen sollen den Vortrag unterstützen und nicht von diesem ablenken oder gar den Referenten behindern: Es ist vor allem davon Abstand zu nehmen, alle von PowerPoint angebotenen Animationsmöglichkeiten in einem Vortrag einzusetzen – das wirkt allenfalls verspielt. Es ist vor allem davon Abstand zu nehmen, alle von PowerPoint angebotenen Animationsmöglichkeiten in einem Vortrag einzusetzen – das wirkt allenfalls verspielt. Auch die von PowerPoint gebotene Möglichkeit, Animationen nach dem Zufallsprinzip auszuwählen, wirkt unprofessionell (und entscheidungs- schwach) Auch die von PowerPoint gebotene Möglichkeit, Animationen nach dem Zufallsprinzip auszuwählen, wirkt unprofessionell (und entscheidungs- schwach) Besser: Wählen Sie aus den Animationsmöglichkeiten einige Ihnen passend erscheinende Formen aus und verwenden Sie immer die gleiche Animation für den gleichen Elementtyp, z.B. eine Form der Animation für Überschrift 1, eine für Überschrift 2, eine oder zwei für den Text, für Grafiken usw. Besser: Wählen Sie aus den Animationsmöglichkeiten einige Ihnen passend erscheinende Formen aus und verwenden Sie immer die gleiche Animation für den gleichen Elementtyp, z.B. eine Form der Animation für Überschrift 1, eine für Überschrift 2, eine oder zwei für den Text, für Grafiken usw. Animation von Folienübergängen PowerPoint bietet die Möglichkeit, den Übergang zwischen zwei Folien zu animieren: Hier sollte grundsätzlich eine einheitliche Animation für alle Übergänge gewählt werden, keine Übergänge nach dem Zufallsprinzip! Hier sollte grundsätzlich eine einheitliche Animation für alle Übergänge gewählt werden, keine Übergänge nach dem Zufallsprinzip! Noch ein Hinweis: Folienübergänge müssen nicht unbedingt animiert werden, je nach Aufbau der Präsentation und Stil des Referenten kann es auch sinnvoll sein, auf eine Animation ganz zu verzichten. Noch ein Hinweis: Folienübergänge müssen nicht unbedingt animiert werden, je nach Aufbau der Präsentation und Stil des Referenten kann es auch sinnvoll sein, auf eine Animation ganz zu verzichten.

15 Folie 15/23Seminar ITS - WS 2004/2005 Animationen, ClipArts und Photos Animationen und Vortragstempo Animationen kosten Zeit, eine gute Animation muss zum Vortragstempo des Referenten passen. Dauert sie zu lange, bremst sie den Referenten aus. Daher: Daher: Es sollte im Regelfall vermieden werden, Wörter Buchstabe für Buchstabe einzublenden oder Textelemente Wort für Wort (Beispiele für Ausnahmen: Wichtige Kapitelüberschriften/ Titel der Präsentation). Es sollte im Regelfall vermieden werden, Wörter Buchstabe für Buchstabe einzublenden oder Textelemente Wort für Wort (Beispiele für Ausnahmen: Wichtige Kapitelüberschriften/ Titel der Präsentation). Statt dessen sollten sich Animationen z.B. auf einen Abschnitt oder einen Spiegelstich beziehen. Statt dessen sollten sich Animationen z.B. auf einen Abschnitt oder einen Spiegelstich beziehen. Es besteht bei PowerPoint ähnlich wie bei den Zeichenfunktionen von MS Word die Möglichkeit, einzelne Elemente zu Gruppen zusammenzufassen. Dieser Gruppe kann ein einziger Animationsvorgang zugewiesen werden. Das spart Zeit, sowohl beim Erstellen als auch beim Vortrag selbst. Es besteht bei PowerPoint ähnlich wie bei den Zeichenfunktionen von MS Word die Möglichkeit, einzelne Elemente zu Gruppen zusammenzufassen. Dieser Gruppe kann ein einziger Animationsvorgang zugewiesen werden. Das spart Zeit, sowohl beim Erstellen als auch beim Vortrag selbst. Die folgende Folie enthält ein Beispiel für eine komplexe und gut animierte Grafik. Die folgende Folie enthält ein Beispiel für eine komplexe und gut animierte Grafik.

16 Folie 16/23Seminar ITS - WS 2004/2005 Animationen, ClipArts und Photos EURO-GITTERBOXEURO-PALETTEVDA-KLTCONTAINER 20PROBLEME BEIM EINSATZ VON MEHRWEGBEHÄLTERN Mangel an internationaler Standardisierung Mangel an internationaler Standardisierung Container nicht kompatibel zu Euro-Paletten Container nicht kompatibel zu Euro-Paletten Einsatz verschiedener Palettensysteme in Europa Einsatz verschiedener Palettensysteme in Europa Diverse Systeme konkurrieren auf nationaler Ebene und erschweren das Handling bzw. benötigen Lagerplatz Diverse Systeme konkurrieren auf nationaler Ebene und erschweren das Handling bzw. benötigen Lagerplatz Wahl der Abwicklungs- und Organisationsform Wahl der Abwicklungs- und Organisationsform Mangel an internationaler Standardisierung Mangel an internationaler Standardisierung Container nicht kompatibel zu Euro-Paletten Container nicht kompatibel zu Euro-Paletten Einsatz verschiedener Palettensysteme in Europa Einsatz verschiedener Palettensysteme in Europa Diverse Systeme konkurrieren auf nationaler Ebene und erschweren das Handling bzw. benötigen Lagerplatz Diverse Systeme konkurrieren auf nationaler Ebene und erschweren das Handling bzw. benötigen Lagerplatz Wahl der Abwicklungs- und Organisationsform Wahl der Abwicklungs- und Organisationsform

17 Folie 17/23Seminar ITS - WS 2004/2005 Animationen, ClipArts und Photos ClipArts Ähnliches wie für Animationen gilt auch für ClipArts oder Photos. An der richtigen Stelle verwendet, sind sie hilfreich und lockern den Vortrag auf (vgl. z.B. die vorangegangene Folie). Die PowerPoint-Präsentation eines wissenschaftlichen Vortrags ist aber nicht der richtige Anlass, um die eigene, mehr als Objekte umfassende ClipArt-Sammlung vorzuführen. Die PowerPoint-Präsentation eines wissenschaftlichen Vortrags ist aber nicht der richtige Anlass, um die eigene, mehr als Objekte umfassende ClipArt-Sammlung vorzuführen. Im Zweifelsfall sollte auf die Verwendung eines ClipArts verzichtet werden, insbesondere ist Vorsicht geboten beim Einsatz aus pädagogischen oder humoristischen Gründen. Im Zweifelsfall sollte auf die Verwendung eines ClipArts verzichtet werden, insbesondere ist Vorsicht geboten beim Einsatz aus pädagogischen oder humoristischen Gründen. Merke: Ein ClipArt, über welches jeder verfügt und das jeder kennt, ist nie originell, egal an welcher Stelle es verwendet wird. Merke: Ein ClipArt, über welches jeder verfügt und das jeder kennt, ist nie originell, egal an welcher Stelle es verwendet wird. Ein denkbarer Einsatz von ClipArts ist z.B. die Verwendung des Ruhr- Uni-Logos oder –Schriftzugs auf der Titelfolie oder in der Kopf- bzw. Fußzeile der Folie. Das Logo steht auf der Homepage der Ruhr-Uni zum Download bereit. Ein denkbarer Einsatz von ClipArts ist z.B. die Verwendung des Ruhr- Uni-Logos oder –Schriftzugs auf der Titelfolie oder in der Kopf- bzw. Fußzeile der Folie. Das Logo steht auf der Homepage der Ruhr-Uni zum Download bereit. Besonderheiten von Photos Achtung beim Einsatz von Photos: Je nach Format kosten Photos viel Speicherplatz. Je nach Format kosten Photos viel Speicherplatz. Viele Photos erschweren oder verhindern den Transport per Diskette und können auch die Ausführung einer Präsentation stören. Viele Photos erschweren oder verhindern den Transport per Diskette und können auch die Ausführung einer Präsentation stören.

18 Folie 18/23Seminar ITS - WS 2004/2005 Der Einsatz von Formeln in MS PowerPoint Formeln in Powerpoint Der Einsatz von Formeln in PowerPoint ist nicht ganz einfach Der Formel-Editor lässt sich auch direkt von PowerPoint aus bedienen. Der Formel-Editor lässt sich auch direkt von PowerPoint aus bedienen. Das Ergebnis ist allerdings unbefriedigend. Das Ergebnis ist allerdings unbefriedigend. Unser Vorschlag Wir empfehlen folgende Vorgehensweise für den Einsatz von Formeln: Eine Formel in MS Word mit dem Formel-Editor mit der gleichen Schriftgröße erstellen, wie später auch benötigt wird. Eine Formel in MS Word mit dem Formel-Editor mit der gleichen Schriftgröße erstellen, wie später auch benötigt wird. Formel kopieren. Formel kopieren. In PowerPoint auf Bearbeiten\ Inhalte einfügen gehen. In PowerPoint auf Bearbeiten\ Inhalte einfügen gehen. Die Formel als Bild (Erweiterte Metadatei) einfügen. Die Formel als Bild (Erweiterte Metadatei) einfügen. Unter Format\ Grafik...\ Grafiken kann die Formel an das Farbschema der Präsentation angepasst werden. Unter Format\ Grafik...\ Grafiken kann die Formel an das Farbschema der Präsentation angepasst werden.

19 Folie 19/23Seminar ITS - WS 2004/2005 Gliederung 1. Einleitung 2. Gründe für den Einsatz von MS PowerPoint 3. Erstellen einer PowerPoint-Präsentation 3.1Herausforderungen im Umgang mit PowerPoint 3.2Basis-Layout 3.3Animationen, ClipArts und Photos 3.4Einsatz von Formeln in MS PowerPoint 4. Vorbereitung des Vortrags 4.1Der Probevortrag 4.2Technische Hinweise 5. Zusammenfassung und Ausblick

20 Folie 20/23Seminar ITS - WS 2004/2005 Der Probevortrag Probevortrag Der Vortrag sollte Probegehalten werden Als Gegenüber eignen sich Freund, Freundin, Hund, Katze oder sonstige leidensfähige Mitglieder des sozialen Umfelds. Zugegeben, es ist ein bisschen gewöhnungsbedürftig, aber auch erfahrene Referenten verfahren so bei wichtigen Vorträgen. Als Gegenüber eignen sich Freund, Freundin, Hund, Katze oder sonstige leidensfähige Mitglieder des sozialen Umfelds. Zugegeben, es ist ein bisschen gewöhnungsbedürftig, aber auch erfahrene Referenten verfahren so bei wichtigen Vorträgen. Vor allem ist darauf zu achten, dass die Präsentation hinsichtlich Aufbau, Animationsreihenfolge und Animationsgeschwindigkeit zum geplanten Verlauf des Vortrags passt. Hier finden sich immer Punkte, die verändert werden müssen. Vor allem ist darauf zu achten, dass die Präsentation hinsichtlich Aufbau, Animationsreihenfolge und Animationsgeschwindigkeit zum geplanten Verlauf des Vortrags passt. Hier finden sich immer Punkte, die verändert werden müssen. Achten Sie vor allem darauf, den vorgesehenen zeitlichen Umfang einzuhalten, denn nichts ist unhöflicher als zu überziehen! Achten Sie vor allem darauf, den vorgesehenen zeitlichen Umfang einzuhalten, denn nichts ist unhöflicher als zu überziehen!

21 Folie 21/23Seminar ITS - WS 2004/2005 Technische Hinweise Abschließende Hinweise Folgende Punkte sollten noch beachtet werden. Nach Fertigstellung ist die Präsentation auf eine virenfreie(!) Diskette zu kopieren oder auf eine CD-Rom zu brennen (letzteres ist besser für den Transport), die zum Vortragstermin mitgebracht wird. Die sonstige technische Ausrüstung wird durch den Lehrstuhl bereitgestellt. Die jeweils gängige PowerPoint Version ist vorhanden. Nach Fertigstellung ist die Präsentation auf eine virenfreie(!) Diskette zu kopieren oder auf eine CD-Rom zu brennen (letzteres ist besser für den Transport), die zum Vortragstermin mitgebracht wird. Die sonstige technische Ausrüstung wird durch den Lehrstuhl bereitgestellt. Die jeweils gängige PowerPoint Version ist vorhanden. Natürlich kann auch der eigene Laptop mitgebracht werden, allerdings zeigt die Erfahrung, dass es erheblich mehr Probleme beim Einsatz von Fremdgeräten gibt, als wenn die Präsentation einfach per Diskette oder CD-Rom übertragen wird. Daher sollte das eigene Gerät besser nur dann eingesetzt werden, wenn Kompatibilitätsprobleme zu erwarten sind (möglicherweise bei MS Office für Apple) oder wenn ein anderes Präsentationsprogramm als MS PowerPoint verwendet werden soll. Natürlich kann auch der eigene Laptop mitgebracht werden, allerdings zeigt die Erfahrung, dass es erheblich mehr Probleme beim Einsatz von Fremdgeräten gibt, als wenn die Präsentation einfach per Diskette oder CD-Rom übertragen wird. Daher sollte das eigene Gerät besser nur dann eingesetzt werden, wenn Kompatibilitätsprobleme zu erwarten sind (möglicherweise bei MS Office für Apple) oder wenn ein anderes Präsentationsprogramm als MS PowerPoint verwendet werden soll.

22 Folie 22/23Seminar ITS - WS 2004/2005 Gliederung 1. Einleitung 2. Gründe für den Einsatz von MS PowerPoint 3. Erstellen einer PowerPoint-Präsentation 3.1Herausforderungen im Umgang mit PowerPoint 3.2Basis-Layout 3.3Animationen, ClipArts und Photos 3.4Einsatz von Formeln in MS PowerPoint 4. Vorbereitung des Vortrags 4.1Der Probevortrag 4.2Technische Hinweise 5. Zusammenfassung und Ausblick

23 Folie 23/23Seminar ITS - WS 2004/2005 Zusammenfassung und Ausblick In der vorliegenden Präsentation sind einige einführende Hinweise für den Umgang mit PowerPoint gegeben worden. In der vorliegenden Präsentation sind einige einführende Hinweise für den Umgang mit PowerPoint gegeben worden. Die zentralen Herausforderungen im Umgang mit PowerPoint liegen weniger in der technischen Bedienung des Programms selbst, sondern mehr in Fragen des Layouts und der sonstigen Gestaltung. Die zentralen Herausforderungen im Umgang mit PowerPoint liegen weniger in der technischen Bedienung des Programms selbst, sondern mehr in Fragen des Layouts und der sonstigen Gestaltung. Die hier gegebenen Hinweise und Tipps beziehen sich auf das Basislayout, die Verwendung von Animationen, ClipArts und Photos sowie auf die Verwendung von Formeln. Die hier gegebenen Hinweise und Tipps beziehen sich auf das Basislayout, die Verwendung von Animationen, ClipArts und Photos sowie auf die Verwendung von Formeln. Wichtig für eine erfolgreiche Präsentation ist der Probevortrag. Dieser dient u.a. dazu, die Präsentation auf den Vortragsstil des Referenten abzustimmen. Wichtig für eine erfolgreiche Präsentation ist der Probevortrag. Dieser dient u.a. dazu, die Präsentation auf den Vortragsstil des Referenten abzustimmen. Zudem sind einige technische Aspekte zu beachten. Zudem sind einige technische Aspekte zu beachten. Wir hoffen, dass diese Präsentation Ihnen bei der erstmaligen Erstellung Ihrer PowerPoint-Präsentation weiterhelfen wird und freuen uns, wenn zukünftig noch mehr Studierende von der Möglichkeit Gebrauch machen werden, in unseren Seminaren mit PowerPoint zu arbeiten. Wir hoffen, dass diese Präsentation Ihnen bei der erstmaligen Erstellung Ihrer PowerPoint-Präsentation weiterhelfen wird und freuen uns, wenn zukünftig noch mehr Studierende von der Möglichkeit Gebrauch machen werden, in unseren Seminaren mit PowerPoint zu arbeiten.


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