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TIS-Schulung Das Verwalten von Veranstaltungen Am 28.10.09.

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Präsentation zum Thema: "TIS-Schulung Das Verwalten von Veranstaltungen Am 28.10.09."—  Präsentation transkript:

1 TIS-Schulung Das Verwalten von Veranstaltungen Am

2 2 Grundsätzliches Wenn Veranstaltungen bearbeitet werden sollen, dann diese stets über diesen Schalter (Änderungssymbol) öffnen Suchen und Öffnen von Veranstaltungen über Veranstaltungsnummer, wenn diese auch oft nur über erweiterte Suche erreichbar ist oder/und Anbieter – dann klicken Suchen. Das Datumsfenster ist keine wirklich Hilfe, da die zweite Grenze des Zeitraums fehlt Veranstaltungen erscheinen erst dann im Katalog, wenn ein konkretes Datum eingetragen wurde Bei Problemen mit dem Programm, schreiben Sie unter Angabe der Veranstaltungsnummer und des Fehlers eine an Günstig wäre, ggf. auch die Hardcopy der Fehlermeldung oder des fehlerhaften Bildschirminhalts anzufügen…

3 3 Übersicht MenüSchwerpunkteTerminBemerkungen 1. Veranstaltungen bearbeiten bearbeiten Änderungen freigegebener Veranstaltungen vornehmen Terminänderung nur im selben Haushaltsjahr 2. Veranstaltungen beauftragen beauftragen Status der Veranstaltung von freigegeben auf findet statt gesetzt. 6 Wochen vor Veranstaltungs- termin Statusänderung erst nach Repli- kation sichtbar 3. Anmeldungen bearbeiten bearbeiten Eintragen von Teilnehmern durch den FM zur Veranstaltung nicht erwünscht 4. Veranstaltungen vorbereiten vorbereiten Versenden von Einladungen/ Absagen und s, TN-Status ändern; Status der Veranstaltung (Ausfall!) setzen ca. 14 Tage vor Veranstaltungs- termin 5. Veranstaltungen durchführen durchführen Anwesenheitsliste ausdrucken, Zertifikate erstellen (erst nach der Veranstaltung) kurz vor der Veranstaltung Ggf. schon zur Veranstaltung mitnehmen… 6. Veranstaltungen nachbereiten nachbereiten TN-Status auf teilgenommen bzw. nicht teilgenommen ändern; Veranstaltung abschließen nach der Veranstaltung

4 4 Menü Veranstaltungen bearbeiten Suchen/öffnen der Veranstaltung Es lassen sich Änderungen nach der Genehmigung der Veranstaltung vornehmen z. B. Lehrgangsobjekt, Datum (Terminänderung nur im selben Haushaltsjahr, sonst Absprache mit Kostenstellenbeauftragten), Uhrzeit, Hinweise zur Veranstaltung einfügen, Arbeitspläne hoch laden Am Kostenblattinhalt und anderen grau hinterlegten Feldern lassen sich keine Änderungen vornehmen! 1. Veranstaltung bearbeiten

5 5 2.1 Veranstaltungen beauftragen Sind Änderungen oder Ergänzungen an der Veranstaltung zur Erfüllung der Voraussetzungen erforderlich (z.B. Änderung der Mindestteilnehmerzahl) Menü Veranstaltung bearbeiten (siehe Punkt 1) Änderung. Betätigen Sie dazu den Button zurück. Danach müssen sie die Replikation vor Ausführung der Beauftragung abwarten. T. zum Anmeldeschluss, ca. 6 Wochen vor Veranstaltungsbeginn Eine Veranstaltung beauftragen bedeutet, dass diese auch durchgeführt wird/ werden kann. Dabei wird der Status dieser Veranstaltung von freigegeben auf findet statt gesetzt. Voraussetzungen für das Stattfinden einer Veranstaltung sind. das Erreichen der Mindestteilnehmerzahl ein eingetragenes Lehrgangsobjekt (inkl. Häkchen bei Veranstaltungsort) Datum mit Uhrzeit Vorgehen: Menü Veranstaltung beauftragen Veranstaltung suchen/öffnen prüfen, ob oben genannte Voraussetzungen erfüllt sind. Wenn ja Klicken Schalter Speichern.

6 6 2.2 Veranstaltungen beauftragen Wichtige Hinweise: 1.Die Schaltfläche Speichern nur einmal betätigen. - Der Schalter Speichern wird nach Anklicken nicht inaktiv. 2.Hinweis auf die erfüllten Voraussetzungen mit OK bestätigen. 3.Nach Replikationsphase ist der Statuswechsel von freigegeben zu findet statt erkennbar. Die Beauftragung wurde erfolgreich abgeschlossen. Veranstaltungen, die bereits beauftragt wurden, haben kein Änderungssymbol. Die Änderung des Anmeldestatus der Teilnehmenden wird unter dem Menüpunkt Veranstaltungen vorbereiten vorgenommen.

7 7 3. Anmeldungen bearbeiten Wichtige Hinweise: 1.Die Anmeldungen der Kollegen sollte grundsätzlich durch die Kollegen selbst online erfolgen. 2.Bei nachgewiesen technischen Problemen (kein schneller Internetzugang im Zugriff) besteht die Möglichkeit, von dem Grundsatz abzuweichen. 3.Diese Fremdanmeldung funktioniert nur, wenn der Kollege seinen TIS-Online- Zugang eingerichtet hat (im TIS registriert ist) und auch mind. eine Mailadresse hinterlegt hat Verfahren: 1.Menü Anmeldungen bearbeiten Name, Vorname (erster Buchstabe des Vornamens genügt meistens) Suchen 2.In der gleichen Maske die Veranstaltungsnummer eingeben Suchen 3.Sind mehrere TN zur selben Veranstaltung einzutragen, dann nach jedem Vorgang den Button Übernehmen klicken, erst zum Schluss Speichern

8 8 Verfahren: 1.Alle TN erhalten den Status Zusage Klicken auf Markierung umkehren. Alle TN erhalten ein Häkchen vor dem Namen. Klicken auf Status ändern, Menüauswahl des Status in der angezeigten Registerkarte angemeldet auf Zusage. 2.Einzelne TN erhalten einen bestimmten Status den Haken vor den betreffenden Teilnehmer setzen Klicken auf Status ändern … 3.Wird ein TN auf nicht teilgenommen gesetzt, dann muss aus dem Auswahlfeld ein Grund ausgewählt werden. 4.Speichern 4.1 Veranstaltungen vorbereiten T. ca. 14 Tage vor Veranstaltungsbeginn Versendung von Einladungen bzw. Absagen Menü Veranstaltungen vorbereiten Suchen/öffnen der Veranstaltung Es werden die angemeldeten Teilnehmer (TN) angezeigt Setzen der TN entweder auf den Status Zusage oder auf den Status nicht teilgenommen (für überzählige TN oder TN, die nicht zum Adressatenkreis gehören).

9 9 4.2 Veranstaltungen vorbereiten Funktionen (Buttons) unter Veranstaltungen vorbereiten: 1.Klicken Sie auf den Button Anmeldungsliste oder Teilnehmerliste, wenn Sie diese erstellen möchten Anmeldungsliste enthält alle angemeldeten Teilnehmer (Status nicht relevant) Teilnehmerliste enthält alle Teilnehmer mit dem Status Zusage 2.Einladung(en) versenden Klicken Sie auf diesen Button, um Online- Einladungen mit angehängtem Reisekostenformular an alle Teilnehmer im Status Zusage zu versenden 3.Klicken Sie anschließend Postausgang setzen Teilnehmer, die sich später angemeldet haben, erhalten auf gleichem Wege eine Einladung. Alle bereits eingeladenen Teilnehmer erhalten diese nicht noch einmal, wenn sie vorher in den Postausgang gesetzt wurden. (siehe auch bei Postausgang zurücksetzen)

10 Veranstaltungen vorbereiten Versenden von Absage(n) an Teilnehmer, mit dem Status nicht teilgenommen Es sind Absageschreiben hinterlegt. Eine Absage aus Kapazitätsgründen (Absage, weil überfüllt), darf aber nur gewählt werden, wenn 1.eine zweite Veranstaltung ersatzweise aufgenommen wurde/wird bzw. 2.ein Auswahlverfahren in Zusammenarbeit mit dem LISA und dem Personalrat stattgefunden hat. Deshalb liegt Anmeldeschluss 6 Wochen vor dem Termin. Ein durchzuführendes Auswahlverfahren soll dem Kostenstellen- verantwortlichen rechtzeitig angezeigt werden. anschließend Postausgang setzen klicken Alle versendeten Einladungen und Absagen können unter Anlagen eingesehen werden. Die TN erhalten diese in ihre -Postfach. Nachträgliche Anmeldungen diesen Teilnehmern Einladungen oder Absagen (siehe oben) senden. danach klicken Postausgang zurücksetzen, um anschließend alle (Einladungen und Absagen) in den Postausgang setzen zu können.

11 Veranstaltungen vorbereiten Teilnehmer übernehmen… …ist die Möglichkeit, TN aus einer geöffneten Veranstaltung in andere Veranstaltungen zu übernehmen, z. B. bei Fortbildungsreihen. TN an diesen Fortbildungsreihe müssen sichnicht nochmals selbst anmelden, wenn im Katalog ausgewiesen wurde, dass die erste Anmeldung verbindlich für alle weiteren Veranstaltungen in dieser Fortbildungsreihe ist.

12 Veranstaltungen vorbereiten Wichtige Hinweise: 1.Es besteht die Möglichkeit über versenden den angemeldeten Teil- nehmern Informationen zur Veranstaltung zukommen zu lassen. Markieren der Teilnehmer (siehe Folie 6) klicken auf versenden. Betreffzeile immer mit Veranstaltungsnummer (evtl. auch Termin) in der Mail Absender- Namen und - -Adresse (da das TIS als Absender-Mailadresse die -Adresse des Veranstaltungsmanagement verwendet.)Folie 6 2.Jeder TN kann in seinem Persönlichen Bereich unter Meine Anmeldungen den Anmeldestatus abrufen. 3.Momentan ist noch nicht zu erkennen, wenn der Teilnehmer den Status nicht teilgenommen hat, ob es sich um einen Ausfall oder eine Absage handelt. (Dieses Problem wurde bereits aufgenommen und ist in der Bearbeitung.)

13 Ausfall einer Veranstaltung Vorgehen: 1.Menü Veranstaltung vorbereiten Suchen/Öffnen der Veranstaltung 2.Status der Veranstaltung von freigegeben auf fällt aus setzen 3.Ausfallgrund auswählen 4.Speichern Dadurch werden die Teilnehmer automatisch auf nicht teilgenommen gesetzt. Sobald die Veranstaltung auf Ausfall gesetzt wird, generiert das System eine an alle angemeldeten TN mit einer Anlage (Ausfallschreiben). Weiterhin wird das Ausfallschreiben im Persönlichen Bereich –> Meine Post als PDF-Datei hinterlegt. Besser ist, allen Kursteilnehmern eine Mail zu senden, da diese dann nicht in dem TIS-Postfach landet, sondern die eingetragene private Mailadresse erreicht (Verfahren siehe vorige Folie)

14 14 5. Veranstaltung durchführen T: Einige Tage vor Veranstaltungsbeginn 1.Menü Veranstaltungen durchführen Suchen/ Öffnen der Veranstaltung 2.Ausdruck der Anwesenheitsliste 3.Die Schaltflächen Honorarverträge sind nicht zu verwenden.

15 Veranstaltungen nachbereiten Teilnehmer, die unangemeldet zu einer Veranstaltung erscheinen, sollten sich selbst nachträglich zu dieser Veranstaltung anmelden. Der Fachmoderator schaltet die Veranstaltung für n-Tage über Menü Veranstaltung bearbeiten nochmals frei. Vorgehen: 1.Menü Veranstaltung bearbeiten Suchen/Öffnen der Veranstaltung 2.Der Fachmoderator trägt unter Anmeldung nach Termin (Tage) n Tage ein, bis wann sich alle nichtangemeldeten Teilnehmer noch anmelden können. 3.Veranstaltungen, die für nachträgliche Anmeldungen nochmals freigegeben werden, dürfen erst nach Ablauf der n Tage abgeschlossen werden. 4.Durchgeführte Veranstaltungen werden im Veranstaltungskatalog gefunden, wenn das Häkchen aktuelle Veranstaltungen entfernt wird und das Jahr eingegeben wird.

16 Veranstaltung nachbereiten Veranstaltung abschließen Veranstaltungen, die unmittelbar nach Veranstaltungsende abgeschlossen werden, können für nachträgliche Anmeldungen nicht freigegeben werden. Eine Veranstaltung ist erst abzuschließen, wenn die n Tage der nachträglichen Freischaltung abgelaufen sind und der Anmeldestand im TIS-Online mit den Teilnehmern auf der Teilnehmerliste abgeglichen ist. Vorgehen: 1.Menü Veranstaltungen nachbereiten Suchen/Öffnen der Veranstaltung 2.Alle angemeldeten Teilnehmer waren anwesend sie erhalten über das Klicken auf die Schaltfläche Alle auf Teilnahme setzen den Status teilgenommen. 3.Angemeldete TN waren nicht anwesend diese einzeln auswählen deren Status auf nicht teilgenommen setzen den Grund für die Nichtteilnahme aus dem Menü auszuwählen 4.Haben die Teilnehmer entsprechend der Anwesenheitsliste den Status teilgenommen bzw. nicht teilgenommen erhalten klicken auf die Schaltfläche zurück

17 Veranstaltung nachbereiten Zertifikate erstellen 1.Menü Veranstaltungen durchführen 2.Öffnen der Veranstaltung 3.Klicken auf Button Zertifikate 4.Auswahl der Art der Teilnahmebestätigung 5.Alle Teilnehmer im Status teilgenommen erhalten ein Online-Zertifikat bei Entscheidung für einzelne Dokumente 6.Alle versendeten Zertifikate können unter Anlagen eingesehen werden. Veranstaltungen abschließen 1.Menü Veranstaltung nachbereiten 2.Öffnen der Veranstaltung 3.Klick auf Schaltfläche Veranstaltungen abschließen. Nach dem Abschließen sind jegliche Änderungen in der Veranstaltung nicht mehr möglich!

18 18 7. Abschließende Hinweise Honorarverträge sind 4 Wochen vor Veranstaltungstermin an den Referenten senden Während der Veranstaltung: Anwesenheitsliste unterschreiben lassen und die ausgefüllten Reisekostenformulare einsammeln Die Anwesenheitsliste, die Reisekostenformulare sowie eventuell vorhandene Honorarverträge und Dienstreise-Abrechnungen des Referenten unterzeichnet der FM/FB sachlich richtig und sendet diese zur Abrechnung an das Landesinstitut für Schulqualität und Lehrerbildung Sachsen-Anhalt, Veranstaltungsmanagement, PF , Halle. Nur angemeldete Teilnehmer erhalten über TIS ein Einladungsschreiben mit Reisekostenabrechnung und ein Zertifikat. Alle erstellten Dokumente aus dem TIS-Online-System werden im Persönlichen Bereich – Meine Post des Teilnehmers als PDF-Datei abgelegt.

19 19 ENDE Eingebundene Folien

20 20 Ansicht: Veranstaltung bearbeiten (1)

21 21 Ansicht: Veranstaltung bearbeiten (2)

22 22 Ansicht: Veranstaltungen beauftragen

23 23 Ansicht: Veranstaltungen beauftragen

24 24 Ansicht: Anmeldungen bearbeiten

25 25 Ansicht: Veranstaltungen vorbereiten

26 26 Ansicht: Veranstaltungen durchführen

27 27 Ansicht: Veranstaltungen nachbereiten

28 Anmeldungen bearbeiten Variante: FM/FB trägt Teilnehmer ein…

29 Teilnehmer anmelden 1 Untermenü öffnen

30 Teilnehmer anmelden 1 Untermenü Teilnehmer öffnen Untermenü Veranstaltung öffnen

31 Teilnehmer anmelden 1 Name eingeben suchen Klick bei erfolgreicher Suche

32 Teilnehmer anmelden 2 Untermenü Veranstaltung öffnen Nr. eingeben suchen

33 Teilnehmer anmelden 3 Veranstaltung auswählen Klick

34 Teilnehmer anmelden 4 Übernehmen, wenn Eingabe weiterer Teilnehmer Speichern, wenn Eingabe beendet


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