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Benchmarking und Controlling - Ambulant 1 Instrument zur Steuerung der Ambulanten Pflegedienste Benchmarking und Controlling Ambulant entwickelt durch.

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Präsentation zum Thema: "Benchmarking und Controlling - Ambulant 1 Instrument zur Steuerung der Ambulanten Pflegedienste Benchmarking und Controlling Ambulant entwickelt durch."—  Präsentation transkript:

1 Benchmarking und Controlling - Ambulant 1 Instrument zur Steuerung der Ambulanten Pflegedienste Benchmarking und Controlling Ambulant entwickelt durch die Betriebswirtschaftliche Beratungs- und Service-GmbH in Zusammenarbeit mit dem DRK-Landesverband Westfalen-Lippe e.V.

2 Benchmarking und Controlling - Ambulant 2 Ausgangssituation Ergebnis einer kürzlich veröffentlichten bundesweiten Studie der Bank für Sozialwirtschaft: Die Kostendeckung bei ambulanten Pflegediensten fällt dramatisch! Innerhalb von vier Jahren sank die Kostendeckung von 103,7% auf 98,9%! (Datenbasis: 5000 Einrichtungen)

3 Benchmarking und Controlling - Ambulant 3 Ausgangssituation Weitere Ergebnisse der Studie: 30% aller Pflegedienste sind in ihrer Existenz gefährdet Die Schere zwischen rentablen und verlustbringenden Pflegediensten geht immer weiter auseinander. Einem Viertel aller Einrichtungen gelingt es, einen Gewinn von mehr als 5% zu erzielen. Trotz verschärfter wirtschaftlicher Rahmenbedingungen ist es möglich, im ambulanten Pflegemarkt erfolgreich zu bestehen!

4 Benchmarking und Controlling - Ambulant 4 Ausgangssituation Kritikpunkte am alten DRK-Selbstanalyseraster: hoher Verwaltungsaufwand für die Erstellung und Eingabe der Tagesberichte unbefriedigende Qualität der Zeitdatenermittlung (Rechenfehler, Unvollständigkeit, Zuordnungsfehler, subjektive Verzerrungen) Komplexität und Umfang der Auswertungen (Kennzahlenfriedhöfe) LV-spezifische Einzelleistungen können - trotz der Bedeutung für die Tourenplanung - im bundeseinheitlichen SAR nicht integriert werden Beschränkung auf Darstellung der Ist-Situation, Soll-/Zielvorgaben zur Steuerung z.B. des quantitativen Personalinputs fehlen

5 Benchmarking und Controlling - Ambulant 5 Das alte SAR-Instrument über handgeschriebene Tagesberichte wurde nur in wenigen Einrichtungen erfolgreich eingesetzt (Fleißinstrument, das nur unzureichend als Steuerungsinstrument genutzt wurde). Der hohe Aufwand hat sich insgesamt nicht ausgezahlt, der wirtschaftliche Erfolg blieb unbefriedigend. Ausgangssituation Ausstieg aus der Tagesberichtserfassung Vereinfachung der Auswertungen Beschränkung auf das Wesentliche lean-controlling Die BBS hat auf die Kritikpunkte aus der Praxis reagiert und ein neues, vereinfachtes Steuerungsinstrument entwickelt.

6 Benchmarking und Controlling - Ambulant 6 Datenerfassung 3 Erfassungsbögen, die einmal monatlich gemeldet werden Erfassung durch Leitungskräfte und Verwaltungsmitarbeiter Informationen ergeben sich größtenteils direkt aus EDV-Programmen erhebliche Entlastung der Pflegekräfte Reduzierung des Erfassungsaufwandes um 80-90%!!

7 Benchmarking und Controlling - Ambulant 7 Hierarchische Auswertung der monatlichen Daten Die wesentlichen Steuerungsinformationen werden grafisch und tabellarisch auf 7 Berichtsseiten im Zeitverlauf dargestellt.

8 Benchmarking und Controlling - Ambulant 8 Auswertungsbeispiel: Kosten- und Erlösstruktur Erlöse Entwicklung und Zusammensetzung der Erlöse 0 € € € € € € € € JanFebMrzAprMaiJunJulAugSepOktNovDez SGB XISGB VBSHGPrivatzahlerSonstige Erlöse Der Verlust seit April ist auf einen Rückgang der Erlöse zurück- zuführen. Der Erlösrückgang betrifft im Wesent- lichen den Bereich SGB XI.

9 Benchmarking und Controlling - Ambulant 9 Auswertungsbeispiel: Anwesenheitszeit Die Anwesenheitszeit der Pflegekräfte wird zu den erbrachten Leistungen ins Verhältnis gesetzt. Balken: Zeit, die eine LV-Durchschnittsstation für die erbrachten Leistungen der Musterstation benötigt hätte (Pflege-, Fahrt- und Organisation) Linie: Ist-Anwesenheitszeit der Pflegekräfte Grundlage des LV-Vergleichsbalkens sind die LV-Durchschnittsminutenwerte je Einzelleistung sowie die LV-durchschnittlichen Anteile für Fahrten und Organisation.

10 Benchmarking und Controlling - Ambulant 10 Auswertungsbeispiel: Anwesenheitszeit Ist der Personaleinsatz insgesamt den erbrachten Leistungsmengen angemessen? Liegt die Personalbesetzung über oder unter dem LV-Durchschnitt? Wie wirkt sich eine Veränderung der Lei- stungsmenge auf die Anwesenheitszeit aus? Kann auf einen Leistungsmengenanstieg kurzfristig durch Aufbau von Überstunden, Neueinstellungen etc. reagiert werden? Kann durch flexiblen Personaleinsatz auch ein Leistungsmengenrückgang adä- quat aufgefangen werden? Ist stets ein ausreichender Personaleinsatz (z.B. in Zeiten mit hoher Ausfallzeit) gewährleistet? Fragestellungen: zusätzlich: stationsindividuelle Betrachtung durch Integration eigener Minutenwerte je Einzelleistung sowie der Fahrt- und Organisationsanteile aus Zeiterfassungen (stichprobenartig) bzw. mobiler Datenerfassung

11 Benchmarking und Controlling - Ambulant 11 Der hohe Kranken- stand im 1. Quartal konnte gesenkt werden Die Verteilung des Urlaubes verläuft über das Jahr sehr ungleichmäßig Die geringe Ausfallzeit im Juli wurde zum Abbau der Mehrarbeits-stunden genutzt Ab August konnte der Stand der Mehrarbeit nur durch die Ausbezah-lung von Stunden gesenkt werden. Auswertungsbeispiel: Ausfallzeit und Mehrarbeit

12 Benchmarking und Controlling - Ambulant 12 Spitzenkennzahl Kennzahlen Wichtige Sachverhalte werden in ihrem zeitlichen Verlauf zusätzlich durch Kennzahlen komprimiert dargestellt. ErlösstrukturKostenstruktur

13 Benchmarking und Controlling - Ambulant 13 Kennzahlen Arbeitszeitstruktur Höhe der Anwesenheitszeitzeit Erlöse und Kosten der Anwesenheitszeit Krankheit / MehrarbeitLeitung / Verwaltung QualifikationsstrukturTeilzeitstruktur

14 Benchmarking und Controlling - Ambulant 14 Auswertungsbeispiel: Woher kommt das Minus? Jan: 40,4 Jul: 8,0 Rückgang Stand Mehrarbeit je VK -100 Tsd. -31 T Fahrt: -39 T Orga: -23 T -15 T -29 T -26 T

15 Benchmarking und Controlling - Ambulant 15 Auswertung der SAR-Ergebnisse: Erlösanteil SGB V Einrichtungen mit hohem SGB V-Anteil sind deutlich erfolgreicher! Datenbasis: 46 Jahresergebnisse, Zeitraum

16 Benchmarking und Controlling - Ambulant 16 Auswertung der SAR-Ergebnisse: Erlöse je Patient Erlös je Patient als entscheidende Erfolgs-Kennzahl Datenbasis: 46 Jahresergebnisse, Zeitraum

17 Benchmarking und Controlling - Ambulant 17 Auswertungsbeispiel: Teilzeitstruktur Der Einsatz von Pflegekräften mit einem Beschäftigungsum-fang von ca. 30 Std./Woche hat sich bewährt. Die Erfahrungen mit unterschiedlichen Beschäftigungsstrukturen können unter den Teilnehmern ausgetauscht werden.

18 Benchmarking und Controlling - Ambulant 18 Fazit erhebliche Reduzierung des Erfassungsaufwandes durch Freistellung der Pflegekräfte erstmals gültige und verlässliche Daten, Vergleichbarkeit der Daten durch Vorgabe von Erfassungsstandards frühzeitiges Erkennen von Schieflagen und Fehlentwicklungen tiefgreifende Analyse der Kostendeckung objektive fundierte Entscheidungsgrundlagen, Auswirkungen durchgeführter Maßnahmen können direkt abgelesen werden externe Vorgaben werden erfüllt, Basisdaten für Vergütungsverhandlungen stehen bereit individuelle Ergebnisberichte Kompatibilität mit dem Benchmarking und Controlling- stationär (analoge Erfassung und Auswertung)

19 Benchmarking und Controlling - Ambulant 19 Entwicklung der Kostendeckung JanFebMrzAprMaiJunJulAugSepOktNovDezGesamt Kostendeckung in %99,4%94,4%99,4%93,2%93,3%89,1%90,6%94,3% Kostendeckung absolut-380 € €-358 € € € € € € Seite 1 Controlling-ambulant Einrichtung Muster Stand Entwicklung der Kostendeckung 99% 94% 99% 93% 89% 91% 0% 20% 40% 60% 80% 100% 120% JanFebMrzAprMaiJunJulAugSepOktNovDez Angebot der BBS für ambulante Einrich- tungen außerhalb des LV Westfalen-Lippe Überprüfung und Eingabe der gemeldeten Daten monatliche Erstellung der Con- trollingdaten und Grafiken (7 Seiten) Darstellung der wichtigsten Kennzahlen im Zeitverlauf Gegenüberstellung der Kennzahlen der übrigen Teilnehmer individuelle Zusammenfassung der Monatsergebnisse Kosten: 50 /Monat

20 Benchmarking und Controlling - Ambulant 20 Handbuch Controlling-ambulant Handbuch Mit zunehmender Vertrautheit können die Teilnehmer die Interpretation der Grafiken und Kennzahlen selbst vornehmen. Das Handbuch (36 S.) dient als Hilfestellung Unentgeltlich erhältlich Ein Anwenderhandbuch für Ambulante Pflegedienste SST:86,2%LV:99,0% GradderKostendeckung SST:29,8 €LV:31,6 € ErlösjeAnwesenheitsstundePflege SST:34,5 €LV:32,7 € KostenjeAnwesenheitsstundePflege SST:109,5%LV:100,2% HöheIst-AnwesenheitszeitzuVergleichswert LV Anteile Zeiterhebung SSTLV Fahrt29,6%21,9% Organ.11,3%8,8% SST: € LV: € Pflegepersonalkostenje exam. VK SST: 8,2% LV: 4,9% Krankheitsquote Jan: 40,4 Jul: 8,0 Rückgang StandMehrarbeitje VK SST: 16,2% LV: 12,8% Sachkostenanteil -100Tsd.€ -31 T€ Fahrt: -39 T€ Orga: -23 T€ -15 T€ -29 T€ -26 T€ Benchmarking und Controlling Ambulant

21 Benchmarking und Controlling - Ambulant 21 Vom Betriebsvergleich zum Benchmarking Benchmarking als das Konzept zur nachhaltigen Veränderung und Verbesserung in Organisationen Zahlenvergleich als Ausgangspunkt, um die richtigen Fragen zu stellen (Reflexion der eigenen Praxis) Kommunikation über die verschiedenen Strukturen und Abläufe in den Einrichtungen (Gewinnung neuer Ideen) Best practice: Orientierung am erprobten und erfolgreichen Verhalten (Aufspüren von Wirtschaftlichkeitsreserven, Prozessoptimierung) Die bisherigen Teilnehmer haben sich bereit erklärt, ihre Kennzahlen untereinander mit Benennung eines Ansprechpartners zur Verfügung zu stellen, so dass ein intensiver und offener Erfahrungsaustausch über bewährte Konzepte und aktuelle Entwicklungen möglich wird. Zusatzangebot: kostenlose Teilnahme am Benchmarkpool Teilnahmevorausset- zung: offener Aus- tausch der Kennzahlen


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