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Seminar Projektdesign / Proektmanagement Weiterbildendes Studium zum / zur Projektreferent / -in 24. bis 26. November 2008 an der FHM in Bielefeld Timo.

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1 Seminar Projektdesign / Proektmanagement Weiterbildendes Studium zum / zur Projektreferent / -in 24. bis 26. November 2008 an der FHM in Bielefeld Timo F. Timm

2 2 Wer spricht? Name: Timo F. Timm Alter: 27 Studium: Medienwirtschaft an der FHM Beruf(e): Medienberater, unabhängiger Finanzberater, Existenzgründer Themenerfahrung: –FHM (Konzeption & PM, Diplomarbeit) –Adolf Grimme Institut (AGP) –Bertelsmann Stiftung (EQUAL, SB OWL) –MIKH (WM Bau, En-Kom) –Behörde für Schule und Berufsbildung Hamburg

3 3 Projektmanagement

4 4 Projektmanagement – Definition – Ein Projekt ist... –einmalig (in der Gesamtheit seiner Bedingungen), –beschränkt hinsichtlich der Ressourcen, –zielorientiert, –gegenüber anderen Vorhaben abgegrenzt und –projektspezifisch organisiert. DIN 69901, Deutsches Institut für Normung e.V. Project Management Body of Knowledge, amerikanisches Project Management Institute

5 5 Projektmanagement – Definition – Nach DIN 69901: die Gesamtheit von Führungsaufgabe, -organisation, - techniken und -mittel für die Abwicklung eines Projektes [...] alle Maßnahmen, um ein Vorhaben in einem interdisziplinären Team zum Erfolg zu führen. Diese Maßnahmen umfassen Methoden, Hilfsmittel, Darstellungen, Werkzeuge sowie ziel- und ergebnisorientierte Verhaltensweisen. Am Ablauf des Vorhabens orientiert, gliedern sich die Maßnahmen in Start-, Planungs-, Steuerungs- und Abschlussaktivitäten. Der Projektleiter begleitet mit seinem Team den Gesamtprozess, bis das Ergebnis vorliegt vgl. Mayrshofer/Kröger 1999

6 6 Projektmanagement – Definition – Nach DIN 69901: die Gesamtheit von Führungsaufgabe, -organisation, - techniken und -mittel für die Abwicklung eines Projektes [...] alle Maßnahmen, um ein Vorhaben in einem interdisziplinären Team zum Erfolg zu führen. Diese Maßnahmen umfassen Methoden, Hilfsmittel, Darstellungen, Werkzeuge sowie ziel- und ergebnisorientierte Verhaltensweisen. Am Ablauf des Vorhabens orientiert, gliedern sich die Maßnahmen in Start-, Planungs-, Steuerungs- und Abschlussaktivitäten. Der Projektleiter begleitet mit seinem Team den Gesamtprozess, bis das Ergebnis vorliegt vgl. Mayrshofer/Kröger 1999

7 7 Zentrale Leitfragen: Kann ich das Projekt / den Auftrag mit den mir zur Verfügung stehenden Mitteln zur rechten Zeit in angemessener Qualität erledigen? Wann und wie identifiziere ich (mögliche) Probleme und Fehler? Wie gehen wir mit Fehlern und Problemen um? Wie lernt mein Unternehmen und wird stetig besser? Kann ich mich auf festgelegte / standardisierte Prozesse verlassen? Konzentriere ich mich genügend auf mein Kerngeschäft oder lasse ich mich durch Kleinigkeiten ablenken? Woher weiß ich, was der Kunde (wirklich / zusätzlich) will? I. Theorie: Projekt, Projektmanagement, Ziele

8 8 Die Aufgabe der strukturierten Abwicklung ist für das Unternehmen Fehler zu vermeiden, Vollständigkeit zu sichern, Risiken zu erkennen, das Projekt zu steuern und eine lernende Organisation zu haben, und für das Projekt den Vertrag und Risiken zu analysieren, die Verantwortlichkeiten zu definieren, die Schnittstellen zu beherrschen, die Durchlaufzeiten zu optimieren und den Informationsfluss zu sichern. I. Theorie: Projekt, Projektmanagement, Ziele

9 9 SMARTE Ziele I. Theorie: Projekt, Projektmanagement, Ziele SMARTSMART 1. Spezifisch / konkret 2. Selbst initiierbar 3. Simpel Messbar 1. Aktionsauslösend 2. Aktiv beeinflussbar 3. Attraktiv Realistisch 1. Terminiert 2. Timing 3. Total positiv Specific Measurable Achievable Realistic Time-related

10 10 SMARTE Ziele 1.Den Marktanteil im Bereich Wärmedämmung auf 40% steigern bis Dezember Umsatzzuwachs erzielen von 10% bis zum Alle Mitarbeiter in min. zwei Themenbereichen weiterbilden lassen (nachgewiesene Fachkenntnis) bis August neue internationale Kooperationspartner gewinnen (gemeinsame Projekte, Aufträge oder Kooperationsvertrag) bis Juli Förderung Online-Marketing: Mehr als X-tausend Besucher pro Woche auf unseren Internetseiten / min. X Direktkontakte über den Online-Auftritt generieren bis Ende Verbindliche Verfahrensstandards für X und Y einführen bis Oktober 2008 (definieren, dokumentieren, kontrollieren) Qualitätsmanagement 7.Führende Kompetenz / Wissensbasis im Bereich Wärmedämmung entwickeln bis Anfang I. Theorie: Projekt, Projektmanagement, Ziele Beispiel

11 11 Projektmanagement – Systematik & Modelle – Ein Projekt unterteilt sich (min.) in folgende Phasen: die Projektdefinition,Projektdefinition die Projektplanung (gleichzeitig auch ein Zielbereich des Projektmanagements),Projektplanung die Projektdurchführung und -kontrolle,Projektdurchführung und -kontrolle der Projektabschluss (oder ggf. auch ein Projektabbruch).ProjektabschlussProjektabbruch Projekt- Definition Projekt- Planung Projekt- Durchführung & Kontrolle Projekt- Abschluss

12 12 Projektmanagement – Systematik & Modelle – Magisches Dreieck des Projektmanagements

13 13 Projektmanagement – Methoden und Werkzeuge –

14 14 Projektmanagement – Literatur – Organisationen Project Management Institute (PMI)Project Management InstitutePMI International Project Management Association (IPMA)International Project Management AssociationIPMA Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement (IPMA / GPM)Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement PRINCE2 (PRINCE2)PRINCE2 andere Quellen Projektmanagement-Fibel Leitfaden zur methodischen Abwicklung von Projekten inkl. GlossarProjektmanagement-Fibel pmqs.de Wissensplattform Projektmanagement und Qualitätssicherungpmqs.de Wissensplattform Projektmanagement Projekt und Management Portal mit News, Forum, LexikonProjekt und Management IT-Projektmanagement-Vorlagen zum Download kostenlos, deutschIT-Projektmanagement-Vorlagen zum Download PM-Handbuch.com Kostenloser PM-Leitfaden mit Formularvorlagen, Downloads, Checklisten etc.PM-Handbuch.com Projektmanagementhandbuch - phasenorientierte Darstellung aller projektrelevanten Aktivitäten mit DownloadsProjektmanagementhandbuch IPPM-Modell Das integrierte Prozess- und Projektmanagement Modell, samt hinterlegter Methoden und Tools, bietet die Möglichkeit Prozesse und Projekte effizient zu gestalten.IPPM-Modell ProKat. Das Projektmanagement und Claim Management Portal, deutschsprachigProKat. Das Projektmanagement und Claim Management Portal Checklistensammlung Projektmanagement Tenstep-Projektmanagement-Methodik und PM-Prozesse (teilweise kostenpflichtig)Tenstep-Projektmanagement-Methodik Arbeitsplattform Projektmangement öffentliche Verwaltung CHArbeitsplattform Projektmangement Competence-Site Artikel, Diskussionsbeiträge, JobangeboteCompetence-Site XING allgemeine Netzwerkplattform mit PM-ForumXING Institut für Projektmanagement Prof. Dr. Reschke Expertentagungen und Seminare speziell im Themenfeld ProjektmanagementInstitut für Projektmanagement Prof. Dr. Reschke Marktübersicht Projektmanagementsoftware Praktische Infos zum operativen Projektmanagement - blog.info/organisationsentwicklung/projektmanagement/http://www.kmu- blog.info/organisationsentwicklung/projektmanagement/

15 15 Projektmanagement – Literatur – Magazine Projektmagazin.de Projektmagazin (teilweise kostenpflichtig)Projektmagazin.de Projektmanagement aktuell GPM-Mitgliedermagazin (teilweise kostenpflichtig)Projektmanagement aktuell Projektmanagement-Fachartikel Firmenseite 11:55 PM consultants GmbH], mit Fachartikelarchiv zu ausgewählten Themen aus dem Projektmanagement und Claim ManagementProjektmanagement-Fachartikel Blogs [Bearbeiten]Bearbeiten PM-Blog.com Projektmanagement Blog mit pragmatischen Anregungen, Tipps und Erfahrungsberichten (von den Machern von PM-Handbuch.com)PM-Blog.com Jahooda Plattform für Projekt- und Prozessmanagement. Ziel ist es, den überbetrieblichen Austausch auf dem aktuellen Stand des Wissens zu fördern.Jahooda Software [Bearbeiten]Bearbeiten PM-Software (ext.) Ext. Liste, da die interne gelöscht wurde. (Siehe Diskussion)PM-Software (ext.)...

16 16 Projektmanagement – Kompetenzprofile – Welche Kompetenzen benötigen Projektmanager(in) und Projektreferent(in)? Fachkompetenz Methodische Kompetenz Personale Kompetenz Soziale Kompetenz Kompetenzkonzepte, siehe:

17 17

18 Wissensmanagement

19 19 Wissensmanagement – Relevanz – Wissensprobleme in Unternehmen: Ø 3-5 % der Dokumente in einem Unternehmen sind nicht auffindbar. Ø 80 % des Wissens in einem Unternehmen ist personengebunden, wobei nur 4 % des Wissens in strukturierter Form vorliegen. In Deutschland waren lediglich 10 % der Unternehmen in der Lage, durch ein Dokumentenmanagementsystem ihr Informationsmanagement zu verbessern. Jeder Mitarbeiter verbringt durchschnittlich 2,44 Std. / Woche mit der Suche nach Dokumenten, wodurch bei Mitarbeitern Kosten in Höhe von 3,74 Mio Euro / Jahr entstehen. Jeder Mitarbeiter verbringt durchschnittlich 3,45 Std. / Woche mit der Sichtung und Verteilung von s, was wiederum bei Mitarbeitern ca. 5,29 Mio. Euro / Jahr an Kosten verursacht.

20 20 Wissensmanagement – Systematik & Modelle – In der Praxis sollten Top-down- & Bottom-up-Ansätze kombiniert werden

21 21 Wissensmanagement – Definition – Wissensmanagement (engl. knowledge management) Identifizierung, Nutzbarmachung und Management der Nutzung des expliziten und impliziten Wissens im Unternehmen Notwendigkeit einer Organisationskultur der Transparenz und Weitergabe von Wissen erforderlich, um auch das latente Wissen der Mitarbeiter (Erfahrungswissen, "tacit knowledge") zu nutzen Explizites Wissen Implizites Wissen / tacit knowledge

22 22 Wissensmanagement – Systematik & Modelle – Der Wissenskreislauf

23 23 Wissensmanagement – Systematik & Modelle –

24 24 Wissensmanagement – Methoden & Werkzeuge – Lessons Learned -> best practice Manöverkritik -> Feedback Pausenraum / Flurfunk Lerntag Dialog Kommunikationsforum... Story telling

25 25

26 26 Qualitätsmanagement

27 27 Qualitätsmanagement – Relevanz – Eine Weisheit der Dakota-Indianer sagt: "Wenn Du entdeckst, dass Du ein totes Pferd reitest, steig ab." Was tun wir hingegen im Berufsleben? 1.Wir besorgen eine stärkere Peitsche. 2.Wir wechseln die Reiter. 3.Wir sagen: "So haben wir das Pferd doch immer geritten." 4.Wir gründen einen Arbeitskreis, um das Pferd zu analysieren. 5.Wir besuchen andere Orte, um zu sehen, wie man dort tote Pferde reitet.

28 28 Qualitätsmanagement – Relevanz – 6.Wir erhöhen die Qualitätsstandards für den Beritt toter Pferde. 7.Wir bilden eine Task Force, um das tote Pferd wiederzubeleben. 8.Wir schieben eine Trainingseinheit ein, um besser reiten zu lernen. 9.Wir stellen Vergleiche unterschiedlich toter Pferde an. 10.Wir ändern die Kriterien, die besagen, ob ein Pferd tot ist. 11.Wir kaufen Leute von ausserhalb ein, um das tote Pferd zu reiten. 12.Wir schirren mehrere tote Pferde zusammen an, damit sie schneller werden. 13.Wir erklären: "Kein Pferd kann so tot sein, dass man es nicht noch schlagen könnte." 14.Wir machen zusätzliche Mittel locker, um die Leistung des Pferdes zu erhöhen.

29 29 Qualitätsmanagement – Relevanz – 15.Wir machen eine Studie, um zu sehen, ob es billigere Berater gibt. 16.Wir kaufen etwas zu, das tote Pferde schneller laufen lässt. 17.Wir erklären, dass unser Pferd "besser, schneller und billiger" tot ist. 18.Wir bilden einen Qualitätszirkel, um eine Verwendung für tote Pferde zu finden. 19.Wir überarbeiten die Leistungsbedingungen für Pferde. 20.Wir richten einen unabhängige Kostenstelle für tote Pferde ein.

30 30 Qualitätsmanagement – Definition – Qualitätsmanagement oder QM bezeichnet grundsätzlich alle organisierten Maßnahmen, die der Verbesserung von Produkten, Prozessen oder Leistungen jeglicher Art dienen. EFQM und ISO 9001 Die bekanntesten Qualitätsmanagementmodelle sind das EFQM-Modell sowie die ISO 9001, die beide Schnittmengen in der Prozessorientierung haben.

31 31 Qualitätsmanagement – Systematik & Modelle – Wertschöpfungskette und Prozesslandkarte Prozess X Prozess Y Prozess Z Kern- Unterstützungs- Prozess 2 Unterstützungs- Prozess 1 Unterstützungs- Prozess 4 Unterstützungs- Prozess 3

32 32 Qualitätsmanagement – Systematik & Modelle – Der Deming-Zyklus / PDCA-Kreis Verbesserung der Prozesse im Projekt / Unternehmen (KVP) Effizienz, Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit

33 33 Qualitätsmanagement – Systematik & Modelle – Ziel(e) definieren & priorisieren Informationen sammeln & planen Eigene Bedürfnisse erkennen Entscheidungen treffen & handeln Ergebnisse überprüfen Abweichungen & Änderungen korrigieren PDCA: Plan-Do-Check-Act

34 34 Qualitätsmanagement – Systematik & Modelle – Westroute nach Indien entdecken Studium alter Karten Neugier? Ruhm? Profit? Bittstellerei und Werbung; Expeditionsstart: : Landung auf den Bahamas Fehlschlag? Oder Erfolg? Beispiel: Das Ei des Kolumbus...

35 35 Qualitätsmanagement – Methoden & Werkzeuge – Die 7 Werkzeuge von Ishikawa Fehlersammelliste Histogramm Qualitätsregelkarte Pareto-Diagramm Korrelationsdiagramm Brainstorming Ursache-Wirkungs-Diagramm Ebner_Ornig_7Qualitaetswerkzeuge.pdf

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37 37 Medien & Neue Medien

38 38 Medien & Neue Medien – Definition– Medien (eigtl. Kommunikationasmittel im Allg.) meist im Sinne der Massenmedien verwendet (ein Sender viele Empfänger) Der Begriff Neue Medien (Neue Dienste) bezeichnet neue Medientechniken oder neue Medien und taucht immer wieder im Wandel der Zeit auf (vom Radio über das Fernsehen, Videotext). Heutzutage überwiegend gebraucht für digitale Medien Klassifikation / Typisierung nach –Zeitabhängigkeit –Technischer Übertragungsweg –Angesprochene Sinne –Grad der Öffentlichkeit –Richtung (einseitig, wechselseitig)

39 39 Medien & Neue Medien – Definition– Funktionen der Medien: Informationsvermittlung (Gatekeeper-Fkt.) Meinungsbildung / Manipulation Kommunikation (Informationsaustausch) über Zeit, Raum, Wahrnehmungsformen und Beteiligungsformen hinweg Unterhaltung Aktivierung / Interaktion (commerce) Kontrolle (Vierte Gewalt) Struktur & Transparenz (Meta-Katalog) Merke: Ein Medium ist ein Werkzeug und demnach immer nur so effektiv und effizient wie das Talent seines Nutzers dies zulässt!

40 40 Medien & Neue Medien – RSS – RSS = Rich Site Summary oder Really Simple Syndiaction (Reichhaltige Seitenzusammenfassung bzw. wirklich einfache Verbreitung) RSS speichert in XML basierten-Dateien die Inhalte und Metainformationen einer Internetseite, d. h. konkret: Die Fassade ins Kröpfchen & die Informationen ins Töpfchen! Somit übermittelt eine RSS-Datei den reinen Inhalt einer Internetseite, nicht deren Darstellungsform (Layout). Der Inhalt kann in anderen Seiten automatisch integriert oder mit speziellen Programmen angesehen werden. Lösung von Inhalt und Form

41 41 Medien & Neue Medien – RSS – Anzeige mit der entsprechenden Software RSS-Darstellung Ursprüngliche Internetseite

42 42 Medien & Neue Medien – RSS – Feed = Fütterung, Versorgung, Speisung News-Feeds = Kontinuierliche Nachrichtenströme RSS-Feeds oder auch RSS-News-Feeds sind demnach kontinuierliche Ströme aus RSS-Daten. Sie werden überwiegend (aber bei weitem nicht nur) in Weblogs angeboten und transportieren somit den Inhalt des Weblogs ohne unnötigen grafischen Ballast.

43 43 Medien & Neue Medien – RSS – Rundfunk- Sender Radio vs. RSS Rundfunk- Sender Sendeantenne Radio 94,1 Mhz96,6 Mhz95,4 Mhz

44 44 Medien & Neue Medien – RSS – Weblog Rundfunk- Sender Radio vs. RSS Rundfunk- Sender Sendeantenne Radio 94,1 Mhz96,6 Mhz95,4 Mhz Weblog RSS-Feed XML-Daten Feedreader Feed Online-Anbindung

45 45 Medien & Neue Medien – RSS – Weblog-/RSS-Verzeichnisse:

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47 Exkurs: Die Bedeutung von Web 2.0

48 48 Exkurs: Die Bedeutung von Web 2.0 A Brief Summary of the Evolution of the Internet Memex Conceived 1945 WWW Created 1989 Mosaic Created 1993 A Mathematical Theory of Communication 1948 Packet Switching Invented 1964 Silicon Chip 1958 First Vast Computer Network Envisioned 1962 ARPANET 1969 TCP/IP Created 1972 Internet Named and Goes TCP/IP 1984 Hypertext Invented 1965 Age of eCommerce Begins 1995

49 49 Exkurs: Die Bedeutung von Web 2.0 To get a market of 50 Million People Participating: Radio took 38 years TV took 13 years Once it was open to the General Public, The Internet made to the 50 million person audience mark in just 4 years!!! –Released on April 15, 1998

50 50 Exkurs: Die Bedeutung von Web 2.0 By September 2002 The Internet Reached Two Important Milestones: Netsizer.com – from Telcordia

51 51 Exkurs: Die Bedeutung von Web 2.0 Revolution im virtuellen Netzwerk –Social software / Social Media als Ausprägungen des Web 2.0 –Nutzer werden zu Anbietern –Ein neues, einflussreiches Presseorgan entsteht –Interessengruppen sammeln sich –Mashups grassieren –Das Geschäft mit der Aufmerksamkeit wird vergoldet –Deutschland hinkt im internationalen Vgl. hinterher Das Internet wird begehbar; man trifft sich...

52 52 Exkurs: Die Bedeutung von Web 2.0 Modellierung der realen Welt im Internet (natürlicher Prozess der Vernetzung) -Abbildung von Geschäftsmodellen und Entwicklung neuer Geschäftsmodelle (Synergien, global village, Medienkonvergenz, Automatisierung) -Innovationskraft (schnellere Innovationszyklen, logische Folge der vernetzten Innovation und Intelligenz, user generated content, Wegfall der physischen Intermediäre,...) -Jeder wird zum Sender / Massenkommunikator -Informationsflut bringt neue Strukturen hervor (Meta-Ebene), Weg zur Strukturgesellschaft,... -Nutzer werden zu Anbietern (user generated content)! Social media / social software

53 53 TEIL II

54 54 Auftakt Was tun, wenns mal brennt im Projekt?

55 55 Auftakt Oder: Wie Unternehmer tote Pferde zu reiten pflegen…

56 56 Auftakt Eine Weisheit der Dakota-Indianer sagt: "Wenn Du entdeckst, dass Du ein totes Pferd reitest, steig ab." Wir Unternehmer sind da ganz anders… 10. Wir besorgen eine stärkere Peitsche. 09. Wir sagen: "So haben wir das Pferd doch immer geritten." 08. Wir gründen einen Arbeitskreis, um das Pferd zu analysieren. 07. Wir besuchen andere Orte, um zu sehen, wie man dort tote Pferde reitet. 06. Wir stellen Vergleiche unterschiedlich toter Pferde an. 05. Wir ändern die Kriterien, die besagen, ob ein Pferd tot ist. 04. Wir schirren mehrere tote Pferde zusammen an, damit sie schneller werden. 03. Wir bilden einen Qualitätszirkel, um eine Verwendung für tote Pferde zu finden. 02. Wir richten eine unabhängige Kostenstelle für tote Pferde ein. 01. Wir erklären, dass unser Pferd "besser, schneller und billiger" tot ist.

57 57 Agenda I.Theorie: Projekt, Projektmanagement, Ziele (30 min.) II.Praxis: Eigene Projektsituation definieren (10 min.) III.Projektmanagement-Werkzeugkoffer – eine Auswahl (70 min.) IV.Ergebnis-Diskussion und Ausblick (10 min.)

58 58 Projektmanagement … theoretisch ein weites Feld Beschrieben, broschiert, strukturiert, formalisiert vs. Praxisnähe / Umsetzbarkeit Breitband-Standardsoftware und Branchenlösungen vs. Individuelle Probleme Ist interdisziplinär: Wissensman., Qualitätsman., Unt.kultur, Führung, Controlling, … I. Theorie: Projekt, Projektmanagement, Ziele Die Frage ist nicht, ob es idyllisch aussieht, sondern, wie Sie trockenen Fußes über das Wasser kommen! Make or buy!

59 59 I. Theorie: Projekt, Projektmanagement, Ziele Was ist Projektmananagement? Persönliche Situation (Eigene Projekte, Fragestellungen,…) Methoden & Werkzeuge Anwendung! Wirklicher Nutzen

60 60 Vom Wissen allein, bewegt sich kein Stein! Informationen können stets nur eine Handlungsaufforderung sein. Man lernt, um das Gelernte zu leben / anzuwenden. I. Theorie: Projekt, Projektmanagement, Ziele

61 61 I. Theorie: Projekt, Projektmanagement, Ziele

62 62 I. Theorie: Projekt, Projektmanagement, Ziele

63 63 I. Theorie: Projekt, Projektmanagement, Ziele

64 64 "Perfektion der Mittel und Konfusion der Ziele kennzeichnen meiner Ansicht nach unsere Arbeit." Albert Einstein I. Theorie: Projekt, Projektmanagement, Ziele Und ohne Ziel ist jeder Weg der falsche…

65 65 Worüber wir hier sprechen… Ein paar Definitionen I. Theorie: Projekt, Projektmanagement, Ziele

66 66 Ein Projekt ist... –einmalig (in der Gesamtheit seiner Bedingungen), –beschränkt hinsichtlich der Ressourcen, –zielorientiert, –gegenüber anderen Vorhaben abgegrenzt und –projektspezifisch organisiert. DIN 69901, Deutsches Institut für Normung e.V. Project Management Body of Knowledge, amerikanisches Project Management Institute I. Theorie: Projekt, Projektmanagement, Ziele

67 67 Projektmanagement

68 68 III. Projektmanagement-Werkzeugkoffer 1. Wertschöpfungskette & Prozessmodell 2. Pareto-Prinzip 3. Eisenhower-Matrix 4. SWOT-Analyse Punkte-Plan °-Feedback

69 69 1. Wertschöpfungskette und Prozesslandkarte Prozess X Prozess Y Prozess Z Kern- Unterstützungs- Prozess 2 Unterstützungs- Prozess 1 Unterstützungs- Prozess 4 Unterstützungs- Prozess 3 III. Projektmanagement-Werkzeugkoffer

70 70 bYsonus – Hörproduktions-Studio Hör- Produktion Kunden- betreuung Management (Auftrags-Koordination, strategische Entwicklung, Qualitätssicherung, Sprecherakquise und -ausbildung, Wissensmanagement) Verwaltung (Korrespondenz, GuV, Verbrauchsmaterial, Dokumentation) Technik (Studiotechnik, Software, Sprecherprofile, Archivierung, Entwicklung) Auftrags- Definition Marketing (Online-Werbung, Mailings, Word to mouth, Newsletter, Showreel, inhaltliche Beiträge, Guerilla-Marketing) Konzeption & Planung Pre- Production & Abnahme Produktion & Postprod. Abnahme & Lieferung Newsletter & RSS Textlektorat / Redaktion Sprecher- auswahl Status- berichte After-Sales- Betreuung Podcasts e-learning Hörbücher Wirtschafts- literatur- abstracts … Verkauf v. Qualität Empfehl. / mehr Aufträge III. Projektmanagement-Werkzeugkoffer Beispiel

71 71 Projektmanagement

72 72 III. Projektmanagement-Werkzeugkoffer Pareto: Italienischer Ökonom ( ) Entdeckte den statistischen Zusammenhang zwischen vielen großen und wenigen kleinen statistischen Werten Lässt sich in nahezu allen Lebenslagen anwenden Unterstützt das persönliche Zeitmanagement und kann zu höherer Effizienz und Kosteneinsparungen beitragen! Projektbeispiel: must have" vor "nice to have" Eine Abwägung der "must have" und "nice to have" Funktionalitäten beeinflusst entscheidend die Dimensionen Qualität, Zeit und Kosten. Denn: 80% der Funktionalität erfordern nur 20% des Aufwandes! Im Umkehrschluss erfordern die restlichen 20% Funktionalität 80% des Aufwandes! 2. Das Pareto-Prinzip (80/20-Regel)

73 73 III. Projektmanagement-Werkzeugkoffer

74 74 20 % der eingesetzten Zeit bringt 80 % der Ergebnisse (Zeitmanagement) 20 % Aufwand bringen 80 % Ergebnis, die restlichen 20 % des Ergebnisses brauchen aber 80 % des gesamten Aufwandes. In einem Unternehmen werden 80 % des Umsatzes mit 20 % der Kunden erzielt. Werte im Lager eines Industrieunternehmens: Viele Schrauben etc., die nicht viel kosten, aber wenige sehr teure Zukaufsartikel. In einem durchschnittlichen Haushalt verursachen 20 % der Kostenpositionen 80 % der Kosten. In einer Wohnung weisen 20 % des Teppichs 80 % der Gesamtabnutzung auf. 80 % eines Textes werden mit 20 % der Wörter bestritten (z.B. der, die, das usw.). Viele kleine Dörfer mit wenig Einwohnern, die Masse der Menschen wohnt aber in wenigen großen Städten. 75 % des Welthandels finden unter 25 % der Menschen statt. Ankunftszeiten und Paketgrößen in Netzwerken, insbesondere WWW, da hier Nutzerbedenkzeiten zu beachten sind. Die Pareto-Verteilung wird in der Versicherungs- und Finanzmathematik zur Modellierung von extremen Ereignissen (z.B. Großschäden, starke Kursveränderungen von Aktien) eingesetzt. 80 % aller Supportanfragen im Internet beziehen sich immer wieder auf die gleichen 20 % (oder weniger) der Problemstellungen. III. Projektmanagement-Werkzeugkoffer Beispiel

75 75 Projektmanagement

76 76 III. Projektmanagement-Werkzeugkoffer 3. Die Eisenhower-Matrix (ABC-Regel)

77 77 Delegation: An Interne oder Externe möglich (z. B. Forschungsaufträge, Beratungsleistungen, externes Feedback, PR, …) III. Projektmanagement-Werkzeugkoffer Beispiel - Marktrecherche / Infor- mationsbeschaffung zu … - Verwaltung von … - … - Qualitätsmanagement einführen - Kooperationen aufbauen - Produktentwicklung Z - Marketingaktion Y - Kundenbetreuung X - Projekt A, B, C

78 78 Projektmanagement

79 79 III. Projektmanagement-Werkzeugkoffer 2+3. Eisenhower-Pareto

80 80 III. Projektmanagement-Werkzeugkoffer 4. Die SWOT-Analyse Interne Einflüsse (aus dem Unternehmen) Externe Einflüsse (von der Umwelt) nützlichgefährlich Für Zielerreichung

81 81 III. Projektmanagement-Werkzeugkoffer Beispiel

82 82 III. Projektmanagement-Werkzeugkoffer Beispiel

83 83 Projektmanagement

84 84 III. Projektmanagement-Werkzeugkoffer Der 15 Punkte-Plan (Find your USP) Ziel-Argumentation: 15 Gründe, warum ich bzw. mein Unternehmen [dort] sein sollte. Analyseinstrument zur Zielfindung und Priorisierung sowie zur Standortbestimmung Beleuchtet (möglichst) alle Perspektiven auf ein Thema Dient als Checkliste / Fahrplan in der Kommunikation mit den Betroffenen Leitet über zu den notwendigen Schritten der Ziel-Realisierung (SOLL / IST- Vergleich) Ermutigung dazu, Stellung zu beziehen und diese zu weiter zu entwickeln bzw. zu verteidigen

85 85 III. Projektmanagement-Werkzeugkoffer Beispiel Unser 15 Punkte-Plan warum wir Marktführer sein sollten 1. Unsere Dienstleistungen / Produkte sind qualitativ besser als die der Konkurrenten 2. Wir sind wiederholt Wachstumssieger 3. Wir haben diverse Auszeichnungen und Preise erhalten 4. Unsere Mitarbeiter sind immer auf dem neuesten Wissensstand 5. Wir haben sehr geringe Kostenstrukturen / hervorragende Lieferanten 6. Wir haben Kooperationspartner auf höchster Ebene, die uns fördern 7. Wir sind etabliert und seit X Jahren am Markt vertreten 8. Wir treten als dynamisches, innovatives Unternehmen auf 9. – 10. – …

86 86 III. Projektmanagement-Werkzeugkoffer Der 15 Punkte-Plan (Find your USP) Es empfiehlt sich eine eigene kritische Stellungnahme sowie eine Gewichtung der einzelnen Argumente vorzunehmen (aus 15 Punkten können gut und gern in der finalen Verhandlung 5 geworden sein, die dafür aber unumstößlich sind). Bereits wenige Argumente können ausreichen, wenn sie stichhaltig sind. Die Vielfalt an Argumenten bringt Ihnen weitere Ideen und neue Perspektiven. Das Prinzip lässt sich auf alle persönlichen und beruflichen Ziele anwenden, beispielsweise auch auf Gehaltsverhandlungen etc. Ein Mangel an ausreichenden stichhaltigen Argumenten kann genutzt werden, um mögliche, notwendige oder erstrebenswerte Gründe anzuführen, auf die man aktiv hinarbeitet! Nutzen Sie auch diese Liste für ein 360°-Feedback, um sie / sich zu entwickeln!

87 87 Projektmanagement

88 88 III. Projektmanagement-Werkzeugkoffer 360°-Feedback Als Person oder Unternehmen Andere Sichtweisen sammeln (sachdienliche Hinweise zur Ergreifung der Wahrheit) Partizipation & Wertschätzung Meinungen statt Mutmaßungen (Transaktions)kosten verringern Zur Durchsetzung von Geschäftsentscheidungen Zur Bewertung von Ideen und Konzepten Zur Qualitätsverbesserung Zur Verbesserung der Unternehmenskultur

89 89 III. Projektmanagement-Werkzeugkoffer 360°-Feedback Was ist unseren Kunden wichtig? / Was können wir verbessern? Herrscht eine transparente Kommunikationskultur? / Was sollte anders sein? Wie wirkt das Unternehmen nach innen / außen? Was können wir gut / woran müssen wir arbeiten? Sollten wir die Kooperation mit X oder Y eingehen? Investieren wir hier, dort, gar nicht oder stärken wir unseren Burggraben? Was haben wir aus dem letzten (Kooperations)Projekt gelernt? Wie kann die Unternehmensführung besser dem Unternehmen dienen? (Management als Dienstleistung und Unterstützungsprozess!) Passen die Unternehmensziele zu den persönlichen Zielen der Beteiligten? Was sind unsere Alleinstellungsmerkmale? Beispiel

90 90 III. Projektmanagement-Werkzeugkoffer 360°-Feedback – Umsetzung Umfragen (online oder im Rahmen gewohnter Kontaktpflege in Kurzform) Offenes Forum (transparente Diskussionsplattform für ALLE Anspruchsgruppen mit relevanten Themen und aktuellen Fragestellungen) Auswertungsgespräch zum Abschluss eines Projektes (gegenseitiges Feedback inkl. Aufnahme in die Dokumentation / lessons learned) Anonymes Forum als Kummerkasten für konstruktive Vorschläge vs. öffentliches Weblog (Frage der Unternehmenskultur) Thematisierung in Gesprächsroutinen ! Wichtig: Feedback-Regeln beachten !

91 91 Vielen Dank!


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