Seminar „Projektdesign“ / „Proektmanagement“ Weiterbildendes Studium zum / zur Projektreferent / -in 24. bis 26. November 2008 an der FHM in Bielefeld.

Seminar „Projektdesign“ / „Proektmanagement“ Weiterbildendes Studium zum / zur Projektreferent / -in 24. bis 26. November 2008 an der FHM in Bielefeld Timo F. Timm

Wer spricht? Name: Timo F. Timm Alter: 27
Studium: Medienwirtschaft an der FHM Beruf(e): Medienberater, unabhängiger Finanzberater, Existenzgründer Themenerfahrung: FHM (Konzeption & PM, Diplomarbeit) Adolf Grimme Institut (AGP) Bertelsmann Stiftung („EQUAL“, SB OWL) MIKH (WM Bau, En-Kom) Behörde für Schule und Berufsbildung Hamburg Vorstellung TT & Teilnehmer (woher, warum hier, wohin); bisherige Inhalte (Fokus Projekt-Management oder Projekt-Marketing/Komm.?) und Zufriedenheit mit den Veranstaltungen

Projektmanagement Persönliche Beispiele: Wer führt welche Projekte durch (hat/will/wird)

Projektmanagement – Definition –
Ein Projekt ist... einmalig (in der Gesamtheit seiner Bedingungen), beschränkt hinsichtlich der Ressourcen, zielorientiert, gegenüber anderen Vorhaben abgegrenzt und projektspezifisch organisiert. DIN 69901, Deutsches Institut für Normung e.V. Project Management Body of Knowledge, amerikanisches Project Management Institute Persönliche Beispiele: Wer führt welche Projekte durch (hat/will/wird) Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z. B. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen

Projektmanagement – Definition –
Nach DIN 69901: „die Gesamtheit von Führungsaufgabe, -organisation, -techniken und -mittel für die Abwicklung eines Projektes“ „[...] alle Maßnahmen, um ein Vorhaben in einem interdisziplinären Team zum Erfolg zu führen. Diese Maßnahmen umfassen Methoden, Hilfsmittel, Darstellungen, Werkzeuge sowie ziel- und ergebnisorientierte Verhaltensweisen. Am Ablauf des Vorhabens orientiert, gliedern sich die Maßnahmen in Start-, Planungs-, Steuerungs- und Abschlussaktivitäten. Der Projektleiter begleitet mit seinem Team den Gesamtprozess, bis das Ergebnis vorliegt“ vgl. Mayrshofer/Kröger 1999 Persönliche Beispiele: Wer führt welche Projekte durch (hat/will/wird)

I. Theorie: Projekt, Projektmanagement, Ziele
Zentrale Leitfragen: Kann ich das Projekt / den Auftrag mit den mir zur Verfügung stehenden Mitteln zur rechten Zeit in angemessener Qualität erledigen? Wann und wie identifiziere ich (mögliche) Probleme und Fehler? Wie gehen wir mit Fehlern und Problemen um? Wie lernt mein Unternehmen und wird stetig besser? Kann ich mich auf festgelegte / standardisierte Prozesse verlassen? Konzentriere ich mich genügend auf mein Kerngeschäft oder lasse ich mich durch Kleinigkeiten ablenken? Woher weiß ich, was der Kunde (wirklich / zusätzlich) will?

Die Aufgabe der strukturierten Abwicklung ist für das Unternehmen Fehler zu vermeiden, Vollständigkeit zu sichern, Risiken zu erkennen, das Projekt zu steuern und eine lernende Organisation zu haben, und für das Projekt den Vertrag und Risiken zu analysieren, die Verantwortlichkeiten zu definieren, die Schnittstellen zu beherrschen, die Durchlaufzeiten zu optimieren und den Informationsfluss zu sichern.

SMARTE Ziele S M A R T 1. Spezifisch / konkret 2. Selbst initiierbar 3. Simpel Messbar 1. Aktionsauslösend 2. Aktiv beeinflussbar 3. Attraktiv Realistisch 1. Terminiert 2. Timing 3. Total positiv Specific Measurable Achievable Realistic Time-related

Beispiel I. Theorie: Projekt, Projektmanagement, Ziele SMARTE Ziele Den Marktanteil im Bereich Wärmedämmung auf 40% steigern bis Dezember 2010. Umsatzzuwachs erzielen von 10% bis zum Alle Mitarbeiter in min. zwei Themenbereichen weiterbilden lassen (nachgewiesene Fachkenntnis) bis August 2009. 3 neue internationale Kooperationspartner gewinnen (gemeinsame Projekte, Aufträge oder Kooperationsvertrag) bis Juli 2011. Förderung Online-Marketing: Mehr als X-tausend Besucher pro Woche auf unseren Internetseiten / min. X Direktkontakte über den Online-Auftritt generieren bis Ende 2008. Verbindliche Verfahrensstandards für X und Y einführen bis Oktober 2008 (definieren, dokumentieren, kontrollieren) Qualitätsmanagement Führende Kompetenz / Wissensbasis im Bereich Wärmedämmung entwickeln bis Anfang 2012.

Projektmanagement – Systematik & Modelle –
Ein Projekt unterteilt sich (min.) in folgende Phasen: die Projektdefinition, die Projektplanung (gleichzeitig auch ein Zielbereich des Projektmanagements), die Projektdurchführung und -kontrolle, der Projektabschluss (oder ggf. auch ein Projektabbruch). Projekt- Definition Projekt- Planung Persönliche Beispiele: Wer führt welche Projekte durch (hat/will/wird) Projekt- Durchführung & Kontrolle Projekt- Abschluss

Projektmanagement – Systematik & Modelle –
Magisches Dreieck des Projektmanagements Persönliche Beispiele: Wer führt welche Projekte durch (hat/will/wird)

Projektmanagement – Methoden und Werkzeuge –
Persönliche Beispiele: Wer führt welche Projekte durch (hat/will/wird)

Projektmanagement – Literatur –
Organisationen Project Management Institute (PMI) International Project Management Association (IPMA) Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement (IPMA / GPM) PRINCE2 (PRINCE2) andere Quellen Projektmanagement-Fibel Leitfaden zur methodischen Abwicklung von Projekten inkl. Glossar pmqs.de Wissensplattform Projektmanagement und Qualitätssicherung Projekt und Management Portal mit News, Forum, Lexikon IT-Projektmanagement-Vorlagen zum Download kostenlos, deutsch PM-Handbuch.com Kostenloser PM-Leitfaden mit Formularvorlagen, Downloads, Checklisten etc. Projektmanagementhandbuch - phasenorientierte Darstellung aller projektrelevanten Aktivitäten mit Downloads IPPM-Modell Das integrierte Prozess- und Projektmanagement Modell, samt hinterlegter Methoden und Tools, bietet die Möglichkeit Prozesse und Projekte effizient zu gestalten. ProKat. Das Projektmanagement und Claim Management Portal, deutschsprachig Checklistensammlung Projektmanagement Tenstep-Projektmanagement-Methodik und PM-Prozesse (teilweise kostenpflichtig) Arbeitsplattform Projektmangement öffentliche Verwaltung CH Competence-Site Artikel, Diskussionsbeiträge, Jobangebote XING allgemeine Netzwerkplattform mit PM-Forum Institut für Projektmanagement Prof. Dr. Reschke Expertentagungen und Seminare speziell im Themenfeld Projektmanagement Marktübersicht Projektmanagementsoftware Praktische Infos zum operativen Projektmanagement - Persönliche Beispiele: Wer führt welche Projekte durch (hat/will/wird)

Projektmanagement – Literatur –
Magazine Projektmagazin.de Projektmagazin (teilweise kostenpflichtig) Projektmanagement aktuell GPM-Mitgliedermagazin (teilweise kostenpflichtig) Projektmanagement-Fachartikel Firmenseite 11:55 PM consultants GmbH], mit Fachartikelarchiv zu ausgewählten Themen aus dem Projektmanagement und Claim Management Blogs [Bearbeiten] PM-Blog.com Projektmanagement Blog mit pragmatischen Anregungen, Tipps und Erfahrungsberichten (von den Machern von PM-Handbuch.com) Jahooda Plattform für Projekt- und Prozessmanagement. Ziel ist es, den überbetrieblichen Austausch auf dem aktuellen Stand des Wissens zu fördern. Software [Bearbeiten] PM-Software (ext.) Ext. Liste, da die interne gelöscht wurde. (Siehe Diskussion) ... Persönliche Beispiele: Wer führt welche Projekte durch (hat/will/wird)

Projektmanagement – Kompetenzprofile –
Welche Kompetenzen benötigen Projektmanager(in) und Projektreferent(in)? Fachkompetenz Methodische Kompetenz Personale Kompetenz Soziale Kompetenz FK: „berufstypische Aufgaben eigenverantwortlich lösen können“, Erfahrung, Verständnis thematischer Zusammenhänge, ... MK: persönliche Arbeitstechniken, Lern- und Arbeitsmethoden, selbständiges Erschließen neuer Lernereiche PK: Effektivität, Effizienz, Lern- / Lesekompetenz, konstruktive Lebenseinstellung, Selbstmarketingfähigkeit, Selbstbewusstsein SK: Menschenkenntnis, intra- und interkulturelle Kompetenz, Empathie  Kompetenzkonzepte, siehe:

KVP, zirkulär, eigene „Prüfung“ bzw
KVP, zirkulär, eigene „Prüfung“ bzw. Klärung der Ziele, Kundenorientierung, Feedbackkultur, Explizierung von Wissen, ...

Wissensmanagement

Wissensmanagement – Relevanz –
„Wissensprobleme“ in Unternehmen: Ø 3-5 % der Dokumente in einem Unternehmen sind nicht auffindbar. Ø 80 % des Wissens in einem Unternehmen ist personengebunden, wobei nur 4 % des Wissens in strukturierter Form vorliegen. In Deutschland waren lediglich 10 % der Unternehmen in der Lage, durch ein Dokumentenmanagementsystem ihr Informationsmanagement zu verbessern. Jeder Mitarbeiter verbringt durchschnittlich 2,44 Std. / Woche mit der Suche nach Dokumenten, wodurch bei Mitarbeitern Kosten in Höhe von 3,74 Mio Euro / Jahr entstehen. Jeder Mitarbeiter verbringt durchschnittlich 3,45 Std. / Woche mit der Sichtung und Verteilung von s, was wiederum bei Mitarbeitern ca. 5,29 Mio. Euro / Jahr an Kosten verursacht.

Wissensmanagement – Systematik & Modelle –
 In der Praxis sollten Top-down- & Bottom-up-Ansätze kombiniert werden

Wissensmanagement – Definition –
Wissensmanagement (engl. knowledge management) Identifizierung, Nutzbarmachung und Management der Nutzung des expliziten und impliziten Wissens im Unternehmen Notwendigkeit einer Organisationskultur der Transparenz und Weitergabe von Wissen erforderlich, um auch das latente Wissen der Mitarbeiter (Erfahrungswissen, "tacit knowledge") zu nutzen Explizites Wissen Implizites Wissen / tacit knowledge

Der Wissenskreislauf

Auch der Weg der Forschung, der Expertise, des Kompetenzerwerbs, der Existenzgründung, ...

Wissensmanagement – Methoden & Werkzeuge –
Story telling Lessons Learned -> best practice Manöverkritik -> Feedback Pausenraum / „Flurfunk“ Lerntag Dialog Kommunikationsforum ...

Qualitätsmanagement KVP, zirkulär, eigene „Prüfung“ bzw. Klärung der Ziele, Kundenorientierung, Feedbackkultur, Explizierung von Wissen, ...

Qualitätsmanagement – Relevanz –
Eine Weisheit der Dakota-Indianer sagt: "Wenn Du entdeckst, dass Du ein totes Pferd reitest, steig ab." Was tun wir hingegen im Berufsleben? Wir besorgen eine stärkere Peitsche. Wir wechseln die Reiter. Wir sagen: "So haben wir das Pferd doch immer geritten." Wir gründen einen Arbeitskreis, um das Pferd zu analysieren. Wir besuchen andere Orte, um zu sehen, wie man dort tote Pferde reitet. KVP, zirkulär, eigene „Prüfung“ bzw. Klärung der Ziele, Kundenorientierung, Feedbackkultur, Explizierung von Wissen, ...

Wir erhöhen die Qualitätsstandards für den Beritt toter Pferde. Wir bilden eine Task Force, um das tote Pferd wiederzubeleben. Wir schieben eine Trainingseinheit ein, um besser reiten zu lernen. Wir stellen Vergleiche unterschiedlich toter Pferde an. Wir ändern die Kriterien, die besagen, ob ein Pferd tot ist. Wir kaufen Leute von ausserhalb ein, um das tote Pferd zu reiten. Wir schirren mehrere tote Pferde zusammen an, damit sie schneller werden. Wir erklären: "Kein Pferd kann so tot sein, dass man es nicht noch schlagen könnte." Wir machen zusätzliche Mittel locker, um die Leistung des Pferdes zu erhöhen. KVP, zirkulär, eigene „Prüfung“ bzw. Klärung der Ziele, Kundenorientierung, Feedbackkultur, Explizierung von Wissen, ...

Wir machen eine Studie, um zu sehen, ob es billigere Berater gibt. Wir kaufen etwas zu, das tote Pferde schneller laufen lässt. Wir erklären, dass unser Pferd "besser, schneller und billiger" tot ist. Wir bilden einen Qualitätszirkel, um eine Verwendung für tote Pferde zu finden. Wir überarbeiten die Leistungsbedingungen für Pferde. Wir richten einen unabhängige Kostenstelle für tote Pferde ein. KVP, zirkulär, eigene „Prüfung“ bzw. Klärung der Ziele, Kundenorientierung, Feedbackkultur, Explizierung von Wissen, ...

Qualitätsmanagement – Definition –
Qualitätsmanagement oder QM bezeichnet grundsätzlich alle organisierten Maßnahmen, die der Verbesserung von Produkten, Prozessen oder Leistungen jeglicher Art dienen. EFQM und ISO 9001 Die bekanntesten Qualitätsmanagementmodelle sind das EFQM-Modell sowie die ISO 9001, die beide Schnittmengen in der Prozessorientierung haben. KVP, zirkulär, eigene „Prüfung“ bzw. Klärung der Ziele, Kundenorientierung, Feedbackkultur, Explizierung von Wissen, ...

Qualitätsmanagement – Systematik & Modelle –
Wertschöpfungskette und Prozesslandkarte Unterstützungs- Prozess 1 Unterstützungs- Prozess 2 Kern- Prozess X Kern- Prozess Y Kern- Prozess Z Unterstützungs- Prozess 3 Unterstützungs- Prozess 4

Der Deming-Zyklus / PDCA-Kreis Verbesserung der Prozesse im Projekt / Unternehmen (KVP)  Effizienz, Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit

PDCA: Plan-Do-Check-Act Eigene Bedürfnisse erkennen Ziel(e) definieren & priorisieren Abweichungen & Änderungen korrigieren Informationen sammeln & planen Ergebnisse überprüfen Entscheidungen treffen & handeln

Beispiel: Das Ei des Kolumbus... Neugier? Ruhm? Profit? Westroute nach Indien entdecken Fehlschlag? Oder Erfolg? Studium alter Karten : Landung auf den Bahamas Bittstellerei und Werbung; Expeditionsstart:

Qualitätsmanagement – Methoden & Werkzeuge –
Die 7 Werkzeuge von Ishikawa Fehlersammelliste Histogramm Qualitätsregelkarte Pareto-Diagramm Korrelationsdiagramm Brainstorming Ursache-Wirkungs-Diagramm  Ebner_Ornig_7Qualitaetswerkzeuge.pdf

Medien & Neue Medien

Medien & Neue Medien – Definition–
Medien (eigtl. Kommunikationasmittel im Allg.) meist im Sinne der Massenmedien verwendet (ein Sender viele Empfänger) Der Begriff Neue Medien (Neue Dienste) bezeichnet neue Medientechniken oder neue Medien und taucht immer wieder im Wandel der Zeit auf (vom Radio über das Fernsehen, Videotext). Heutzutage überwiegend gebraucht für digitale Medien Klassifikation / Typisierung nach Zeitabhängigkeit Technischer Übertragungsweg Angesprochene Sinne Grad der Öffentlichkeit Richtung (einseitig, wechselseitig) Seminar-Fokus auf Web 2.0 und Social Software, warum?

Medien & Neue Medien – Definition–
Funktionen der Medien: Informationsvermittlung (Gatekeeper-Fkt.) Meinungsbildung / Manipulation Kommunikation (Informationsaustausch) über Zeit, Raum, Wahrnehmungsformen und Beteiligungsformen hinweg Unterhaltung Aktivierung / Interaktion (commerce) Kontrolle (Vierte Gewalt) Struktur & Transparenz („Meta-Katalog“) Seminar-Fokus auf Web 2.0 und Social Software, warum? Merke: Ein Medium ist ein Werkzeug und demnach immer nur so effektiv und effizient wie das Talent seines Nutzers dies zulässt!

Medien & Neue Medien – RSS –
RSS = Rich Site Summary oder Really Simple Syndiaction (Reichhaltige Seitenzusammenfassung bzw. „wirklich einfache Verbreitung“) RSS speichert in XML basierten-Dateien die Inhalte und Metainformationen einer Internetseite, d. h. konkret: Die Fassade ins Kröpfchen & die Informationen ins Töpfchen! Somit übermittelt eine RSS-Datei den reinen Inhalt einer Internetseite, nicht deren Darstellungsform (Layout). Der Inhalt kann in anderen Seiten automatisch integriert oder mit speziellen Programmen angesehen werden.  Lösung von Inhalt und Form Seminar-Fokus auf Web 2.0 und Social Software, warum?

Ursprüngliche Internetseite RSS-Darstellung Anzeige mit der entsprechenden Software Seminar-Fokus auf Web 2.0 und Social Software, warum?

Feed = Fütterung, Versorgung, Speisung News-Feeds = Kontinuierliche Nachrichtenströme RSS-Feeds oder auch RSS-News-Feeds sind demnach kontinuierliche Ströme aus RSS-Daten. Sie werden überwiegend (aber bei weitem nicht nur) in Weblogs angeboten und transportieren somit den Inhalt des Weblogs ohne unnötigen grafischen Ballast. Seminar-Fokus auf Web 2.0 und Social Software, warum?

Radio vs. RSS Rundfunk- Sender Rundfunk- Sender Rundfunk- Sender Radio Radio Radio Sendeantenne 94,1 Mhz 96,6 Mhz 95,4 Mhz Seminar-Fokus auf Web 2.0 und Social Software, warum?

Radio vs. RSS Rundfunk- Sender Rundfunk- Sender Rundfunk- Sender Radio Radio Radio Sendeantenne 94,1 Mhz 96,6 Mhz 95,4 Mhz XML-Daten Seminar-Fokus auf Web 2.0 und Social Software, warum? Weblog Online-Anbindung Weblog Weblog Feedreader Feedreader Feed Feed reader RSS-Feed

Weblog-/RSS-Verzeichnisse: ... Seminar-Fokus auf Web 2.0 und Social Software, warum?

Exkurs: Die Bedeutung von Web 2.0
Seminar-Fokus auf Web 2.0 und Social Software, warum?

A Brief Summary of the Evolution of the Internet Age of eCommerce Begins 1995 Mosaic Created 1993 WWW Created 1989 Internet Named and Goes TCP/IP 1984 TCP/IP Created 1972 ARPANET 1969 Hypertext Invented 1965 Packet Switching Invented 1964 First Vast Computer Network Envisioned 1962 Seminar-Fokus auf Web 2.0 und Social Software, warum? Silicon Chip 1958 A Mathematical Theory of Communication 1948 Memex Conceived 1945

To get a market of 50 Million People Participating: Radio took 38 years TV took 13 years Once it was open to the General Public, The Internet made to the 50 million person audience mark in just 4 years!!! Released on April 15, 1998 Seminar-Fokus auf Web 2.0 und Social Software, warum?

By September 2002 The Internet Reached Two Important Milestones: > 200,000,000 IP Hosts > 840,000,000 Users Seminar-Fokus auf Web 2.0 und Social Software, warum? Netsizer.com – from Telcordia

Revolution im virtuellen Netzwerk Social software / Social Media als Ausprägungen des Web 2.0 Nutzer werden zu Anbietern Ein neues, einflussreiches Presseorgan entsteht Interessengruppen sammeln sich „Mashups“ grassieren Das Geschäft mit der Aufmerksamkeit wird vergoldet Deutschland hinkt im internationalen Vgl. hinterher Seminar-Fokus auf Web 2.0 und Social Software, warum? Das Internet wird „begehbar“; man trifft sich...

Modellierung der realen Welt im Internet (natürlicher Prozess der Vernetzung) Abbildung von Geschäftsmodellen und Entwicklung neuer Geschäftsmodelle (Synergien, global village, Medienkonvergenz, Automatisierung) Innovationskraft (schnellere Innovationszyklen, logische Folge der vernetzten Innovation und Intelligenz, user generated content, Wegfall der physischen Intermediäre, ...) Jeder wird zum Sender / Massenkommunikator Informationsflut bringt neue Strukturen hervor (Meta-Ebene), Weg zur Strukturgesellschaft, ... Nutzer werden zu Anbietern (user generated content)!  Social media / social software Seminar-Fokus auf Web 2.0 und Social Software, warum?

TEIL II

Was tun, wenn’s mal brennt im Projekt?
Auftakt Was tun, wenn’s mal brennt im Projekt?

Auftakt Oder: Wie Unternehmer “tote Pferde” zu reiten pflegen…

Auftakt Eine Weisheit der Dakota-Indianer sagt:
"Wenn Du entdeckst, dass Du ein totes Pferd reitest, steig ab." Wir Unternehmer sind da ganz anders… 10. Wir besorgen eine stärkere Peitsche. 09. Wir sagen: "So haben wir das Pferd doch immer geritten." 08. Wir gründen einen Arbeitskreis, um das Pferd zu analysieren. 07. Wir besuchen andere Orte, um zu sehen, wie man dort tote Pferde reitet. 06. Wir stellen Vergleiche unterschiedlich toter Pferde an. 05. Wir ändern die Kriterien, die besagen, ob ein Pferd tot ist. 04. Wir schirren mehrere tote Pferde zusammen an, damit sie schneller werden. 03. Wir bilden einen Qualitätszirkel, um eine Verwendung für tote Pferde zu finden. 02. Wir richten eine unabhängige Kostenstelle für tote Pferde ein. 01. Wir erklären, dass unser Pferd "besser, schneller und billiger" tot ist. Wir handeln – objektiv gesehen - oft irrational in unserer Geschäftspraxis, weil wir Scheuklappen aufhaben. -> Werkzeuge, um sich auf das Wesentliche zu besinnen und es damit vom Unwesentlichen zu trennen.

Agenda Theorie: Projekt, Projektmanagement, Ziele (30 min.)
Praxis: Eigene Projektsituation definieren (10 min.) Projektmanagement-Werkzeugkoffer – eine Auswahl (70 min.) Ergebnis-Diskussion und Ausblick (10 min.)

Projektmanagement … theoretisch ein weites Feld Beschrieben, broschiert, strukturiert, formalisiert vs. Praxisnähe / Umsetzbarkeit Breitband-Standardsoftware und Branchenlösungen vs. Individuelle Probleme Ist interdisziplinär: Wissensman., Qualitätsman., Unt.kultur, Führung, Controlling, …  Die Frage ist nicht, ob es idyllisch aussieht, sondern, wie Sie trockenen Fußes über das Wasser kommen! Make or buy!

Was ist Projektmananagement? Persönliche Situation (Eigene Projekte, Fragestellungen,…) Methoden & Werkzeuge Wirklicher Nutzen Anwendung!

Vom Wissen allein, bewegt sich kein Stein! Informationen können stets nur eine Handlungsaufforderung sein. Man lernt, um das Gelernte zu leben / anzuwenden.

"Perfektion der Mittel und Konfusion der Ziele kennzeichnen meiner Ansicht nach unsere Arbeit." Albert Einstein  Und ohne Ziel ist jeder Weg der falsche…

Worüber wir hier sprechen… Ein paar Definitionen

Ein Projekt ist... einmalig (in der Gesamtheit seiner Bedingungen), beschränkt hinsichtlich der Ressourcen, zielorientiert, gegenüber anderen Vorhaben abgegrenzt und projektspezifisch organisiert. DIN 69901, Deutsches Institut für Normung e.V. Project Management Body of Knowledge, amerikanisches Project Management Institute

Projektmanagement

III. Projektmanagement-Werkzeugkoffer
Wertschöpfungskette & Prozessmodell Pareto-Prinzip Eisenhower-Matrix SWOT-Analyse 15-Punkte-Plan 360°-Feedback

1. Wertschöpfungskette und Prozesslandkarte Unterstützungs- Prozess 1 Unterstützungs- Prozess 2 Kern- Prozess X Kern- Prozess Y Kern- Prozess Z Unterstützungs- Prozess 3 Unterstützungs- Prozess 4

Beispiel III. Projektmanagement-Werkzeugkoffer bYsonus – Hörproduktions-Studio Podcasts e-learning Hörbücher Wirtschafts- literatur- abstracts … Management (Auftrags-Koordination, strategische Entwicklung, Qualitätssicherung, Sprecherakquise und -ausbildung, Wissensmanagement) Verwaltung (Korrespondenz, GuV, Verbrauchsmaterial, Dokumentation) Hör- Produktion Pre- Production & Abnahme Auftrags- Definition Konzeption & Planung Produktion & Postprod. Abnahme & Lieferung Verkauf v. Qualität Kunden- betreuung Newsletter & RSS Textlektorat / Redaktion Sprecher-auswahl Status- berichte After-Sales-Betreuung Empfehl. / mehr Aufträge Technik (Studiotechnik, Software, Sprecherprofile, Archivierung, Entwicklung) Marketing (Online-Werbung, Mailings, Word to mouth, Newsletter, Showreel, inhaltliche Beiträge, Guerilla-Marketing)

Projektmanagement

2. Das Pareto-Prinzip (80/20-Regel) Pareto: Italienischer Ökonom ( ) Entdeckte den statistischen Zusammenhang zwischen vielen großen und wenigen kleinen statistischen Werten Lässt sich in nahezu allen Lebenslagen anwenden Unterstützt das persönliche Zeitmanagement und kann zu höherer Effizienz und Kosteneinsparungen beitragen! Projektbeispiel: “must have" vor "nice to have" Eine Abwägung der "must have" und "nice to have" Funktionalitäten beeinflusst entscheidend die Dimensionen Qualität, Zeit und Kosten. Denn: 80% der Funktionalität erfordern nur 20% des Aufwandes! Im Umkehrschluss erfordern die restlichen 20% Funktionalität 80% des Aufwandes!

Beispiel III. Projektmanagement-Werkzeugkoffer 20 % der eingesetzten Zeit bringt 80 % der Ergebnisse (Zeitmanagement) 20 % Aufwand bringen 80 % Ergebnis, die restlichen 20 % des Ergebnisses brauchen aber 80 % des gesamten Aufwandes. In einem Unternehmen werden 80 % des Umsatzes mit 20 % der Kunden erzielt. Werte im Lager eines Industrieunternehmens: Viele Schrauben etc., die nicht viel kosten, aber wenige sehr teure Zukaufsartikel. In einem durchschnittlichen Haushalt verursachen 20 % der Kostenpositionen 80 % der Kosten. In einer Wohnung weisen 20 % des Teppichs 80 % der Gesamtabnutzung auf. 80 % eines Textes werden mit 20 % der Wörter bestritten (z.B. der, die, das usw.). Viele kleine Dörfer mit wenig Einwohnern, die Masse der Menschen wohnt aber in wenigen großen Städten. 75 % des Welthandels finden unter 25 % der Menschen statt. Ankunftszeiten und Paketgrößen in Netzwerken, insbesondere WWW, da hier Nutzerbedenkzeiten zu beachten sind. Die Pareto-Verteilung wird in der Versicherungs- und Finanzmathematik zur Modellierung von extremen Ereignissen (z.B. Großschäden, starke Kursveränderungen von Aktien) eingesetzt. 80 % aller Supportanfragen im Internet beziehen sich immer wieder auf die gleichen 20 % (oder weniger) der Problemstellungen.

Projektmanagement

3. Die Eisenhower-Matrix (ABC-Regel)

Beispiel III. Projektmanagement-Werkzeugkoffer - Qualitätsmanagement einführen - Kooperationen aufbauen - Produktentwicklung Z - Marketingaktion Y - Kundenbetreuung X - Projekt A, B, C - Marktrecherche / Infor- mationsbeschaffung zu … - Verwaltung von … - … Delegation: An Interne oder Externe möglich (z. B. Forschungsaufträge, Beratungsleistungen, externes Feedback, PR, …)

Projektmanagement

2+3. Eisenhower-Pareto

4. Die SWOT-Analyse Für Zielerreichung nützlich gefährlich Interne Einflüsse (aus dem Unternehmen) Externe Einflüsse (von der Umwelt)

Beispiel III. Projektmanagement-Werkzeugkoffer

Projektmanagement

Der 15 Punkte-Plan (Find your USP) Ziel-Argumentation: “15 Gründe, warum ich bzw. mein Unternehmen [dort] sein sollte.” Analyseinstrument zur Zielfindung und Priorisierung sowie zur Standortbestimmung Beleuchtet (möglichst) alle Perspektiven auf ein Thema Dient als Checkliste / Fahrplan in der Kommunikation mit den Betroffenen Leitet über zu den notwendigen Schritten der Ziel-Realisierung (SOLL / IST- Vergleich) Ermutigung dazu, Stellung zu beziehen und diese zu weiter zu entwickeln bzw. zu verteidigen

Beispiel III. Projektmanagement-Werkzeugkoffer Unser 15 Punkte-Plan “warum wir Marktführer sein sollten” 1. Unsere Dienstleistungen / Produkte sind qualitativ besser als die der Konkurrenten 2. Wir sind wiederholt Wachstumssieger 3. Wir haben diverse Auszeichnungen und Preise erhalten 4. Unsere Mitarbeiter sind immer auf dem neuesten Wissensstand 5. Wir haben sehr geringe Kostenstrukturen / hervorragende Lieferanten 6. Wir haben Kooperationspartner auf höchster Ebene, die uns fördern 7. Wir sind etabliert und seit X Jahren am Markt vertreten 8. Wir treten als dynamisches, innovatives Unternehmen auf 9. – 10. – … 1. Ist das so? Wissen das die potenziellen Kunden? Sind alle vergleichbaren Konkurrenten bekannt, die einen ähnlichen Nutzen bieten wie Ihr Unternehmen? 2. Woran liegt das? Dafür muss es Gründe geben…singulär oder ein Trend? Echte Erfolgstrends sürften nicht schwer zu finden sein. Wachstum ist vielfältig begründbar 3. Wofür gab es die Preise? Welche Preise hat die Konkurrenz? Wer kennt diese Preise? Welchen Stellenwert haben diese für Ihre Kunden? 4. Woher weiß man das (was man nicht kennt, lässt sich schwer bewerten)? Ist das Wissen anwendungsrelevant? Wird dadurch Qualität produziert? 5. Wie stehen die Kosten im Verhältnis zur Qualität? Worauf legen Ihre Kunden wert? Sind die Kontrakte exklusiv oder auch für die Konkurrenz offen? 6. Welcher konkrete Nutzen erwächst daraus? Ansehen? Finanzkraft? Aufträge? Lieferantenbedingungen? Verhandlungsmacht? 7. Spiegelt dies auch die Popularität wieder? Sehen und wissen die Kunden das (zu schätzen)? Alt mag mit verstaubt assoziiert werden. 8. …

Der 15 Punkte-Plan (Find your USP) Es empfiehlt sich eine eigene kritische Stellungnahme sowie eine Gewichtung der einzelnen Argumente vorzunehmen (aus 15 Punkten können gut und gern in der finalen Verhandlung 5 geworden sein, die dafür aber unumstößlich sind). Bereits wenige Argumente können ausreichen, wenn sie stichhaltig sind. Die Vielfalt an Argumenten bringt Ihnen weitere Ideen und neue Perspektiven. Das Prinzip lässt sich auf alle persönlichen und beruflichen Ziele anwenden, beispielsweise auch auf Gehaltsverhandlungen etc. Ein Mangel an ausreichenden stichhaltigen Argumenten kann genutzt werden, um mögliche, notwendige oder erstrebenswerte Gründe anzuführen, auf die man aktiv hinarbeitet! Nutzen Sie auch diese Liste für ein 360°-Feedback, um sie / sich zu entwickeln!

Projektmanagement

360°-Feedback Als Person oder Unternehmen Andere Sichtweisen sammeln (sachdienliche Hinweise zur Ergreifung der Wahrheit) Partizipation & Wertschätzung Meinungen statt Mutmaßungen (Transaktions)kosten verringern Zur Durchsetzung von Geschäftsentscheidungen Zur Bewertung von Ideen und Konzepten Zur Qualitätsverbesserung Zur Verbesserung der Unternehmenskultur

Beispiel III. Projektmanagement-Werkzeugkoffer 360°-Feedback Was ist unseren Kunden wichtig? / Was können wir verbessern? Herrscht eine transparente Kommunikationskultur? / Was sollte anders sein? Wie wirkt das Unternehmen nach innen / außen? Was können wir gut / woran müssen wir arbeiten? Sollten wir die Kooperation mit X oder Y eingehen? Investieren wir hier, dort, gar nicht oder stärken wir unseren “Burggraben”? Was haben wir aus dem letzten (Kooperations)Projekt gelernt? Wie kann die Unternehmensführung besser dem Unternehmen “dienen”? (Management als Dienstleistung und Unterstützungsprozess!) Passen die Unternehmensziele zu den persönlichen Zielen der Beteiligten? Was sind unsere Alleinstellungsmerkmale?

360°-Feedback – Umsetzung Umfragen (online oder im Rahmen gewohnter Kontaktpflege in Kurzform) Offenes Forum (transparente Diskussionsplattform für ALLE Anspruchsgruppen mit relevanten Themen und aktuellen Fragestellungen) Auswertungsgespräch zum Abschluss eines Projektes (gegenseitiges Feedback inkl. Aufnahme in die Dokumentation / lessons learned) Anonymes Forum als “Kummerkasten” für konstruktive Vorschläge vs. öffentliches Weblog (Frage der Unternehmenskultur) Thematisierung in Gesprächsroutinen ! Wichtig: Feedback-Regeln beachten !

Vielen Dank! Vielen Dank!

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