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Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 1 Professionelles Projektmanagement.

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1 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 1 Professionelles Projektmanagement in der Praxis Veranstaltung 5 – Teil 1 ( ): Projektdurchführung und -controlling SS 2006

2 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 2 Agenda A4: Bericht der Projektleiter der Teams 1 und 7 Projektdurchführung und -controlling qProjektdurchführung mit MS Project A4: Bericht des Projektleiters von Team 8 qProjektabschluss qVortrag 5: V-Modell XT (Team 5) qVortrag 6: eXtreme Programming (XP) (Team 6) Projektkommunikation und -dokumentation qProjektmarketing

3 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 3 Organisatorisches qAufgaben und Projektarbeiten Aufgabe 1 Aufgabe 2 Aufgabe 3 Aufgabe 4 Aufgabe 5 MS 1:Abnahme Planung und Aufgaben- Verteilung MS 2:Abnahme Prototyp und Projektdoku I Abschluss- Präsentation Projekt Produkt Projektdoku qStatus-Vorträge der PL und Team-Vorträge: x : Präsentation PL V : Vortrag aktuelles PM-Thema Video-Lab A204 11:00 Team 1 11:15 Team 2 11:30 Team 3 11:45 Team 4 12:00 Team 5 12:15 Team 6 12:30 Team 7 12:45 Team 8 Öffentliche Abschluss- veranstaltung

4 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 4 Feedback zur Aufgabe 4 Projektarbeiten haben ein sehr hohes Niveau MS Project 2003: Punktuelle Probleme bei Ressourcenplanung und -abgleich Jour fixe-Protokolle: Ein am Jour fixe verhinderter Teilnehmer muss die Besprechungsergebnisse nachvollziehen können Arbeitszeitnachweise: Für jeden Monat auch die in diesem Monat geplanten Stunden eintragen; Vergleich Ist/Soll erfolgt am Projektende Dateinamens-Konventionen bitte durchgängig beachten! Dateien immer auch mit CC: wuerzburg.de Bei Problemen oder Fragen bitte sofort Kontakt mit Dozenten und Assistenten aufnehmen

5 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 5 Zertifizierung von Projektpersonal International anerkannte Kompetenzzertifikate im Projektmanagement Zertifizierung nach IPMA (International Project Management Association) Umsetzung durch die nationalen Projektmanagement-Institutionen; in D: Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V. Nutzen einer Zertifizierung Objektive, neutrale Bestätigung der Projektmanagement-Kompetenz Führen eines anerkannten Titels Berufliche und persönliche Anerkennung Verbesserung der Chancen am Markt (vgl. Vortrag 1) 4-L-C (4-Level-Certification-System der IPMA) IPMA Level D: Zertifizierter Projektmanagementfachmann (GPM) IPMA Level C: Zertifizierter Projektmanager (GPM) IPMA Level B: Zertifizierter Senior Projektmanager (GPM) IPMA Level A: Zertifizierter Projektdirektor (GPM)

6 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 6 Zertifizierung von Vorlesungsteilnehmern GPM pilotiert CoE (Certificate of Excellence) Ziele Auszeichnung der Qualität des Lehrangebots Projektmanagement einer Einrichtung mit öffentlich-rechtlichem Bildungsauftrag (z.B. Uni) Etablierung eines Erfahrungsaustauschs der Lehrenden Studierende können die Zertifizierung und das Fachbuch ProjektManager kostengünstiger erwerben Kosten CoE-Zertifizierung: MwSt. (Laufzeit: 3 Jahre), Re-Z. (450 ) IPMA-Level D Zertifizierungsgebühr: 350 bzw. 400 (statt: 650 ) Fachbuch ProjektManager (GPM): 69 (statt: 169 ) IPMA Level D: Zertifizierter Projektmanagement-Fachmann (GPM) IPMA Level C: Zertifizierter Projektmanager (GPM) IPMA Level B: Zertifizierter Senior Projektmanager (GPM) IPMA Level A: Zertifizierter Projektdirektor (GPM)

7 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 7 Aufgabe 4: Ressourcen- und Kostenplanung Ausgehend von Ihrer Lösung von Aufgabe 3 ist eine Ressourcen- und Kostenplanung durch: 1.Geben Sie Ihren Ressourcenplan mit den Kosten für die einzelnen Ressourcen in MS Project 2002 ein 2.Ordnen Sie diese Ressourcen den Vorgängen (APs) zu 3.Prüfen Sie ob Kapazitätsüberlastungen vorliegen 4.Führen Sie ggf. einen Kapazitätsausgleich durch. Achten Sie dabei darauf, dass der Projektendetermin nicht überschritten wird! 5.Speichern Sie den Basisplan (BP) unter Team_x –BP2.mpp Arbeiten Sie weiter zielstrebig an der Verwirklichung des Projektziels mit wöchentlichem jour fixe und Protokollerstellung sowie Erfassung der tatsächlichen Arbeitszeiten.

8 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 8 Projektverlauf: Phasenkonzept Projekt läuft in mehreren Phasen ab Hauptphasen: Initiali- sierung Planung Durch- führung führung Abschluß Aufgaben des Projektleiters ändern sich stark während der Laufzeit des Projektes Projekt- Ergebnis P r o j e k t – P r o z e ß

9 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 9 Projektphasen in der Realität 1. Begeisterung 2. Verwirrung 6. Auszeichnung der Nichtbeteiligten 3. Ernüchterung 4. Suche der Schuldigen 5. Bestrafung der Unschuldigen

10 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 10 Aufgaben in der Projektdurchführungsphase Projektleiter Untergruppenbildung Zeitplancontrolling Planung prüfen ob immer noch realistisch Weiterführung von Risiko- und Changemanagement Zeitplan überarbeiten, wenn kritische Arbeitspakete nicht fertig werden Daten erfassen zu QM-Metriken Zwischenberichte über Arbeitsergebnisse einholen laufende Informationen der Stakeholder Projektmitarbeiter Dokumentation erstellen Arbeitspakete erledigen Zwischenberichte über Arbeitsergebnisse liefern Workshopteil

11 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 11 Projektcontrolling: Projektüberwachung und -steuerung Projektdurchführung: Ausführung der Arbeitspakete Projektdurchführung und Projektcontrolling Voraussetzung: Projektplanung (Basisplan) Arbeitspakete mit Verantwortlichen und erwarteten Ergebnissen Terminplan, Ressourcenplan, Kostenplan Reporting Status- Meetings PL/Projektcontroller Projektmitarbeiter

12 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 12 Regelkreis des Projektcontrollings Initiali- sierung Planung Durchführung Abschluß Projekt- pläne Soll Ist Maß- nahmen ÄnderungenAbweichungen Projekt- Steuerung Projekt- pläne Soll Störungen im Projektverlauf Störungen im Projektverlauf vgl. Burghardt: Einführung in PM Projekt- Überwachung

13 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 13 Aufgaben des Projektcontrollings Ergebnisse Qualität Quantität Termine Meilensteine Ressourcen Kosten Carlo Controlletti Ergebnis- Controlling Termin- Controlling Ressourcen- Controlling Kosten- Controlling

14 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 14 Vorgehen (periodisch) 1.Ermittlung der Ist-Daten Basis: Funktionierendes Reporting 2.Soll-/Ist-Vergleich Abweichungen zwischen Plan und Realität feststellen 3.Analyse der Abweichungen Ursachenanalyse & Bewertung der Abweichungen Ganzheitliche Betrachtung von Ergebnissen, Terminen, Ressourcen und Kosten (Abhängigkeiten!) 4.Beschluss von Steuerungsmaßnahmen (Normalfall) Information an Auftraggeber und Team 5.Aktualisierung der Planung neues Soll i.a. in Abstimmung mit Auftraggeber und Team 6.Kontrolle der Wirksamkeit der beschlossenen Steuerungsmaßnahmen - im Rahmen des nächsten Controllingzyklus

15 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 15 Reporting (Berichtswesen) Ziel: Planabweichungen so früh erkennen, damit ein Gegensteuern noch rechtzeitig möglich ist Reporting-Verfahren beinhaltet: Berichtspflichten (Wer meldet? Welche Daten? Zu welchen Terminen? -mindestens wöchentlich-) Berichtswege (An wen wird berichtet? Wer ist zu informieren? Welches Medium wird verwendet?) Berichtsform (z.B. Standard-Formular verwenden) Praxis-Tipps: qReporting-Verfahren: frühzeitig festlegen (z.B. beim Kick off), richtig kommunizieren und leben qReporting-Aufwand für die Projektteammitglieder: gering halten Informationsfluss muss in beide Richtungen erfolgen; Teammitglieder müssen von der PL zeitnah über Status, Plan- und Zieländerungen im Projekt informiert werden Frühwarnsystem

16 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 16 90%-Syndrom Konsequenz: Abfrage nicht nach %-abgeschlossen sondern Was ist bereits abgeschlossen? Was ist in Arbeit? Was wurde noch nicht begonnen? Entscheidende Frage: Wie viel Zeit und wie viel Geld wird noch bis zur Fertigstellung gebraucht? (Prognose)

17 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 17 Überwachungsformen und -zyklen Empfohlener Überwachungszyklus Formalisierte Meldungen zum Fortschritt der APs AP: noch nicht begonnen, in Arbeit, abgeschlossen Erwarteter Fertigstellungstermin Restaufwand Regelmäßige Statusbesprechungen Zumeist mit etwas höhere Frequenz in der Startphase

18 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 18 Meilenstein-Trendanalyse (MTA) Fokus: Projekt-entscheidende Ereignisse (Meilensteine) qZiele m Einfache grafische Darstellung des Termintrends mit Soll/Ist-Vergleich der definierten Meilensteine m Frühzeitiges Erkennen von Terminabweichungen und rechtzeitiges Einleiten von Gegenmaßnahmen m Schärfung des Terminbewusstseins für alle Projektmitarbeiter durch Aufzeigen der Terminsituation im Projekt qGrafische Darstellung m X-Achse: Berichtszeitraum m Y-Achse: Planungszeitraum m Jeder Meilenstein ist durch ein Symbol gekennzeichnet m Zu jedem Erhebungszeitpunkt wird der erwartete Fertigstellungstermin neu geschätzt und eingetragen m (Farbige) Polygonzüge zeigen Entwicklung der Meilensteine auf Wirksames Instrument für Termin-Controlling

19 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 19 Beispiel: MTA Interpretation Steigende Kurve: Terminüberschreitung Fallende Kurve: Terminunterschreitung Waagrechte Kurve: Termin wird gehalten

20 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 20 Beispiel: MTA für Aufgabe Geplante Meilenstein- Termine Berichtszeitpunkte Design-Entwurf fertig Betriebsstart ! Test abgeschlossen Umfrage durchgeführt An jedem jour fixe-Termin soll eine aktualisierte Schätzung der Fertigstellungstermine der Meilensteine durchgeführt werden. Alle Abweichungen sind im jour fixe-Protokoll zu kommentieren.

21 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 21 Kosten-Controlling qVorgehen m Erfassung aller Ist-Kosten: Stundenprotokolle, Rechnungen, Bestellungen m Soll/Ist-Vergleich der Kosten m Durchführung von Steuerungsmaßnahmen qDarstellungstechniken m Kosten-Trendanalyse (KTA); Vorgehen analog zur MTA m Grafische Darstellung von Soll- und Ist-Kosten, ggf. in kumulierter Form qBeispiel: Voraussetzung: Lineare Budgetausgaben

22 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 22 Earned Value Analyse Integrierte, Kennzahlen-basierte Gesamtbetrachtung von Leistungen, Kosten und Terminen Geplanter und tatsächliche Arbeitsumfang sowie geplante und tatsächliche Kosten werden miteinander verglichen, um festzustellen, ob der Projektfortschritt der Planung entspricht Standardmethode des PMBoK (PMI); Voraussetzung für die Vergabe von Projektaufträgen in USA, UK u.a. Basisgrößen Earned Value (Fertigstellungswert) Actual Cost (Ist-Kosten) Planned Cost (Plan-Kosten) Budget at Completion (Kosten bis Fertigstellung) Abgeleitete Größen Cost Variance Schedule Variance Cost Performance Index Schedule Performance Index Estimate at Completion Estimate to Complete

23 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 23 Praxisbeispiel Korfu: Controller-BerichtController-Bericht (s. separater Foliensatz)

24 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 24 Projektkultur Für die Projektdurchführung wird eine vertrauensvolle Zusammenarbeit benötigt zwischen Projektleitung und Stakeholdern zwischen Mitarbeitern und Projektleitung im Team Verantwortung des Projektleiters: Entsprechende Atmosphäre schaffen und pflegen Wichtig für ein wirkungsvolles Controlling: zeitnahe Meldung wahrer Daten Nicht ein Terminverzug ist ein großes Ärgernis – sondern dessen Verheimlichung Es gilt das Selbstanzeige-Prinzip: Alle Projektmitarbeiter haben die Verpflichtung, erkannte Probleme unaufgefordert und umgehend zu melden

25 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 25 Frühwarnsystem: Stimmungsbarometer Berücksichtigung der weichen Faktoren Messung der Temperatur im Projekt Schulnotensystem anonym Mehrfachdurchführung liefert Stimmungstrend Ideales Werkzeug zur persönlichen Weiter- entwicklung von PLs Berücksichtigung der weichen Faktoren Messung der Temperatur im Projekt Schulnotensystem anonym Mehrfachdurchführung liefert Stimmungstrend Ideales Werkzeug zur persönlichen Weiter- entwicklung von PLs

26 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 26 Ursachen für Abweichungen Planungsfehler Fehlende Planungserfahrung, Arbeiten wurden vergessen Falsche (zu optimistische) Aufwandsschätzung Übernahme des Zeit- und Kostendrucks des Auftragebers in die Planung Komplexität überfordert Mitarbeiter Unvorhersehbares im Projektverlauf Neue Anforderungen im Projektverlauf Technische, personelle oder organisatorische Probleme Ausscheiden von Mitarbeitern Konkurs eines Lieferanten Ausführungsfehler Fehler bei der Planausführung Fehlende Mitarbeiter-Qualifikation Es wurden unnötige Arbeiten gemacht

27 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 27 Steuerungsmaßnahmen Korrektive Steuerungsmaßnahmen: Anpassung des Ist- an den Soll-Zustand (Korrekturmaßnahmen) Personalkapazität Mehrstunden: Überstunden, Wochenendarbeiten Produktivität Verbesserter Tool- und Methodeneinsatz Information, Motivation m Dauer der Arbeitspakete am kritischen Weg kürzen Überlappungen vorsehen, Abhängigkeiten eliminieren Rationalisierungspotential nutzen Reaktive Steuerungsmaßnahme: Anpassung des Soll- an den Ist-Zustand ( Planänderung) Konsequente Aktualisierung der Plantermine Beginn- und Endtermin, Vorgangsdauer, Abhängigkeiten Outsourcing von Teilaufgaben Projektumfang / Funktionalität / Qualität Reduzieren, Versionsbildung, Änderung von Prioritäten Ressourcenerweiterung und Budgetaufstockung

28 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 28 Problemmanagement Problem benennen und analysieren Alternativlösungen erarbeiten Beste Alternative wählen Umsetzung beauftragen (To-Do-Liste) To-Do-Liste erstellen Problem benennen und analysieren Alternativlösungen erarbeiten Beste Alternative wählen Umsetzung beauftragen (To-Do-Liste) Problem benennen und analysieren Alternativlösungen erarbeiten Beste Alternative wählen Umsetzung beauftragen (To-Do-Liste) PMa: Aktivitäten ausführen PL: Umsetzung überwachen

29 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 29 Änderungsmanagement Gefahren für das Projekt zusätzliche Anforderungen Änderung von Anforderungen Änderungsmanagement: der professionelle Umgang mit Projektänderungen Prozess zum Umgang mit Änderungen 1.Änderungsbedarf erkennen 2.Änderungsantrag (Change Request) mit Formblatt erstellen 3.Projektleiter prüft die Konsequenzen (Termine, Ressourcen, Kosten) der Änderung 4.Gremium (Lenkungsausschuss) prüft den Antrag und trifft dazu eine Entscheidung 5.Projektleiter führt ggf. Planänderung durch und informiert Projektteam

30 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2006 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 30 Aufgabe 4: Ressourcen- und Kostenplanung Ausgehend von Ihrer Lösung von Aufgabe 3 ist eine Ressourcen- und Kostenplanung durch: 1.Geben Sie Ihren Ressourcenplan mit den Kosten für die einzelnen Ressourcen in MS Project 2002 ein 2.Ordnen Sie diese Ressourcen den Vorgängen (APs) zu 3.Prüfen Sie ob Kapazitätsüberlastungen vorliegen 4.Führen Sie ggf. einen Kapazitätsausgleich durch. Achten Sie dabei darauf, dass der Projektendetermin nicht überschritten wird! 5.Speichern Sie den Basisplan (BP) unter Team_x –BP2.mpp Arbeiten Sie weiter zielstrebig an der Verwirklichung des Projektziels mit wöchentlichem jour fixe und Protokollerstellung sowie Erfassung der tatsächlichen Arbeitszeiten.


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