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Schatzmeister Rollen, Verantwortungen und Aufgaben.

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Präsentation zum Thema: "Schatzmeister Rollen, Verantwortungen und Aufgaben."—  Präsentation transkript:

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2 Schatzmeister Rollen, Verantwortungen und Aufgaben

3 Was werde ich in diesem Kurs lernen?

4 identifizieren können, welche Ressourcen zur Verfügung stehen, um den Clubschatzmeister zu unterstützen – die Verantwortungen des Amts kennen –die für den Clubschatzmeister anfallenden Aufgaben erledigen können Nach Abschluss dieses Kurses werden Sie… die Verantwortungen des Clubschatzmeisters laut den Richtlinien von Lions Clubs International kennen die Führungserwartungen des Clubsekretäramts besser verstehen über notwendige Berichte bescheid wissen

5 Themen Die Rolle des Schatzmeisters Internationaler Vorstand Clubtreffen Die Finanzen verwalten Finanziellen Verpflichtungen nachkommen Unterlagen aufbewahren und Berichte einreichen Ende der Amtszeit Führung Ressourcen Hier sehen Sie die Tehmen jedes einzelnen Abschnitts. Sie können am Anfang beginnen und sich bis zum Ende durch arbeiten, oder Sie können auch ein bestimmtes Thema bearbeiten, indem Sie auf den jeweiligen Titel klicken. * Die vollständige Dauer dieses Kurses beträgt ca. 1 Stunde.

6 Wie lautet die Rolle des Clubschatzmeisters?

7 Die Rolle des Clubschatzmeisters Der Clubschatzmeister ist für die finanziellen Belange des Clubs verantwortlich –Verwaltet akkurate Finanzunterlagen und Clubkonten –Ist ein Mitglied des Clubvorstandes

8 Wer gehört zum Vorstand? Zum Vorstand gehören die folgenden Mitglieder: Clubpräsident, Letztjähriger Präsident, Vizepräsident(en), Sekretär, Schatzmeister, Lion Tamer, Tail Twister, Mitgliedschaftsdirektor, Koordinator des Zweigclubs und alle anderen gewählten Direktoren

9 Clubtreffen Der Schatzmeister sollte an allen Vorstandsversammlungen und Clubtreffen teilnehmen

10 Die Rolle des Schatzmeisters (Versammlungen) Vorstandsversammlung: –Gewährleistet, dass alle Zahlungen vom Vorstand genehmigt und in das Protokol aufgenommen werden –Bei Versammlungen über abgeglichene Kontostände berichten und eine kurze Übersicht über Ein- und Ausnahmen bereitstellen

11 Die Rolle des Schatzmeisters (Versammlungen) Clubtreffen: –Mitglieder auf dem Laufenden halten –Darauf vorbereitet sein, während des Treffens finanzielle Informationen bereitzustellen Mündliche Berichte (kurzgefasst, sachlich und auf den Punkt gebracht) –Seien Sie vorbereitet, Geld einzusammeln und Belege auszustellen

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13 Finanzielle Informationen zu präsentieren Geld einzusammeln Protokol zu führen Belege auszustellen Für Mahlzeiten zu zahlen Quiz zu Clubtreffen Beim Clubtreffen sollte der Schatzmeister auf folgendes vorbereitet sein:

14 Quiz zu Clubtreffen Der Schatzmeister ist hauptsächlich für folgendes zuständig: Das Wohl des Clubs Den Präsidenten Finanzielle Angelegenheiten Präsentationen während der Clubtreffen

15 Die Finanzen verwalten Der Schatzmeister des Clubs ist damit beauftragt, die Finanzen des Clubs zu verwalten Erhält alle clubbezogenen Gelder (für gewöhnlich durch den Sekretär) Arbeitet mit dem Sekretär zusammen, um ca. 10 Tage bevor die regulären Gebühren gezahlt werden müssen, eine Rechnung zu verschicken Arbeitet mit dem Clubvorstand zusammen, um die Organisation der Gelder festzulegen

16 Die Rolle des Schatzmeisters (In Bezug auf die Verwaltung der Finanzen) Arbeitet mit dem Clubvorstand zusammen, um: –Budgets vorzubereiten Verwaltungsbudget –Regelmäßige Einsammlung der Gebühren (jährliche, halb jährliche) festlegen –Höhe der Gebühren festlegen - Clubgebühren müssen folgendes decken: »Distrikt-, Multidistrikt- und internationale Gebühren »Alle anderen erwartete administrativen Ausgaben [Administration und Aktivitäten]

17 Die Rolle des Schatzmeisters (In Bezug auf die Verwaltung der Finanzen) Arbeitet mit dem Clubvorstand zusammen, um: –Budgets vorzubereiten Verwaltungsbudget Aktivitätenbudget –Erwartete Einnahmen und Ausgaben für jedes geplante Projekt * Vollständige Budgets müssen bis spätestens Mai vor Beginn Ihrer Amtszeit fertig gestellt sein

18 Die Rolle des Schatzmeisters (In Bezug auf die Verwaltung der Finanzen) Arbeitet mit dem Clubvorstand zusammen, um: – Überprüfung der gegenwärtigen Finanzinstitute Finanzen für die Administration und Aktivitäten mussen durch Buchhaltung oder zwei unterschiedliche Konten, voneinander getrennt werden 1. Administration – Gelder aus Gebühren, Strafen und interne Gelder – Geldern können von diesem Konto in das Aktivitätenkonto überwiesen werden 2. Aktivitäten – Gelder die von der Öffentlichkeit gespendet wurden – Die Gelder im Aktivitätenkonto, dürfen nicht für administrative Zwecke verwendet werden. – Alle, von der Öffentlichkeit gespendeten Gelder, gehen an die Öffentlichkeit zurück

19 Die Rolle des Schatzmeisters (In Bezug auf die Verwaltung der Finanzen) Arbeitet mit dem Clubvorstand zusammen, um: – Überprüfung der gegenwärtigen Finanzinstitute Vergewissern Sie sich, dass Ihr Club zwei separate Konten besitzt Empfehlen und wählen Sie Amtsträger, um Schecks zu unterschreiben. – Aktualisieren Sie die Unterschriften bei der Bank

20 Die Rolle des Schatzmeisters (In Bezug auf die Verwaltung der Finanzen) Arbeitet mit dem Clubvorstand zusammen, um: – Überprüfung der gegenwärtigen Finanzinstitute – Begrenzen Sie die Höhe des Bargeldes, dass der Club vorrätig hat Jegliche vorhandenen Gelder, die diese Begrenzung überschreiten, sollten sofort auf das Clubkonto eingezahlt werden

21 Die Rolle des Schatzmeisters (In Bezug auf die Verwaltung der Finanzen) Arbeitet mit dem Clubvorstand zusammen, um: – Überprüfung der gegenwärtigen Finanzinstitute – Begrenzen Sie die Höhe des Bargeldes, dass der Club vorrätig hat – Erstellen Sie ein System zur Kostenrückerstattung

22 Die Rolle des Schatzmeisters (In Bezug auf die Verwaltung der Finanzen) Allen eingehenden Geldern muss ein Beleg beiliegen –Bereiten Sie vor dem Treffen Belege vor, um das Verfahren schneller abzuschließen Bitten Sie wann auch immer möglich, um Schecks –Bargeld kann verwirren und unter Umständen zu einer unverständlichen Buchführung führen

23 Die Rolle des Schatzmeisters (In Bezug auf die Verwaltung der Finanzen) Zahlen Sie die Gelder in vorbestimmte Konten ein –Die Banken schreiben die eingezahlten Gelder am nächsten Geschäftstag oder innerhalb von 48 Stunden nach Erhalt gut –Unmittelbare Buchführung und Geldeinzahlung vermindern das Potential für Fehler

24 Die Rolle des Schatzmeisters (In Bezug auf die Verwaltung der Finanzen) Entwickeln und überwachen Sie das administrative und Aktivitätenbudget des Clubs – Überwachen - informieren Sie die Clubamtsträger, wenn die Ausgaben das Budget überschreiten – Entwickeln - setzen Sie die Clubgebühren fest Setzen Sie gemeinsam mit dem Finanzausschuss, und nach Genehmigung des Clubvorstandes und der Clubmitgliedern, den Betrag für die jährlichen Clubgebühren fest

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26 Der Clubschatzmeister unterstützt den Präsidenten beim Einrichten von zwei separaten Bankkonten für den Club. Der Schatzmeister richtet zwei Konten ein, eines für adminstrative Zwecke und das andere für Clubaktivitäten. Clubamtsträger-Quiz FALSCH WAHR

27 Quiz zur Finanzverwaltung Spendensammelaktionen des Clubs Gebühren Strafgebühren Kommunale Aktivitäten Spenden Geben Sie an, ob die folgenden Finanzen in das adminstrative oder das Aktivitätenkonto eingezahlt werden sollten. Administrative Kosten Projekte

28 Quiz zur Finanzverwaltung Der Clubschatzmeister kann zu jederzeit soviel Bargeld wie notwendig bei sich tragen. WAHR FALSCH Der Clubschatzmeister wird mit dem Präsidenten zusammen arbeiten, um vorhandene Bargeldbeträge zu begrenzen und Jegliche zusätzlichen Gelder unmittelbar in das Clubkonto einzuzahlen.

29 Finanziellen Verpflichtungen nachkommen Der Schatzmeister des Clubs gewährleistet, dass alle finanziellen Verpflichtungen bezahlt und schriftlich belegt sind.

30 Rolle des Schatzmeisters (auf finanzielle Verpflichtungen bezogen) Alle Zahlungen müssen vom Clubvorstand genehmigt werden –Laufende Zahlungen sind zulässig Beispiel: –Falls Ihr Club regelmäßig einen Raum mietet, um dort Clubversammlungen abzuhalten, kann der Clubvorstand dem Schatzmeister die Erlaubnis erteilen, laufende Zahlungen zu leisten * Vergewissern Sie sich, dass die Genehmigung des Vorstandes im Protokol festgehalten wird

31 Rolle des Schatzmeisters (auf finanzielle Verpflichtungen bezogen) Zahlen Sie Lions Rechnungen rechtzeitig –Schecks und Belege müssen vom Schatzmeister und einem Amtsträger, dessen Unterschrift bei der Bank hinterlegt ist, unterschrieben sein –Zahlen Sie für Artikel die der Club erworben hat, sowie für Distrikt-, Multidistrikt und internationale Gebühren

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33 Denken Sie an die folgenden zwei Punkte, wenn Sie finanziellen Verpflichtungen nachkommen. Quiz zu finanziellen Verpflichtungen Zahlen Sie alle eingehenden Rechnungen Der Clubvorstand muss Zahlungen genehmigen Zahlen Sie Rechnungen rechtzeitig Belege sind nicht notwendig Wählen Sie die Elemente zur Vervollständigung des Satzes: Der Clubvorstand muss Zahlungen genehmigen Zahlen Sie Rechnungen rechtzeitig

34 Unterlagen aufbewahren und Berichte einreichen Organisierte und akkurate Unterlagen und das angemessene Einreichen von Berichten sind Prioritäten für den Clubschatzmeister.

35 Rolle des Schatzmeisters (auf die Unterlagenführung bezogen) Führen Sie allgemeine Unterlagen in Bezug auf Club-Einnahmen und Ausgaben –Gleichen Sie Kontoauszüge ab –Monatliche Einnahmen und Ausgaben sofort protokollieren –Prüfen Sie die monatlichen Kontenauszüge die vom internationalen Hauptsitz bereitgestellt werden und leiten Sie sie zur Genehmigung an den Clubvorstand weiter

36 Rolle des Schatzmeisters (auf die Unterlagenführung bezogen) Benutzen Sie ein Kontenbuch oder ein Tabellenkalkulationsprogramm Erfassen Sie gezahlte Gebühren *Die beste Möglichkeit, um zu gewährleisten, dass Ihre Unterlagen immer akkurat sind, ist die unmittelbare. Erfassung von erhaltenen und ausgezahlten Geldern.

37 Rolle des Schatzmeisters (auf Berichte bezogen) Vorbereitung und Einreichen von monatlichen und halbjährlichen finanziellen Berichten Berichte sollten kurz, sachlich und informativ sein Monatliche Berichte enthalten eine kurze Übersicht über Einnahmen und Aussgaben - Woher Gelder kamen und wohin sie geflossen sind Stellen Sie die Clubkonten in Form einer schriftlichen Liste, mit einer Kopie an den Clubsekretär für das Protokol, zur Verfügung

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39 Prüfen von Gutschriften und Belastungen Belege verwalten Quiz zur Aufbewahrung von Unterlagen und zu Berichte n Erfasst bezahlte Gebühren Gleichen Sie Kontoauszüge ab Wählen Sie die Verpflichtungen des Schatzmeisters aus. Verwaltung der Anwesenheitsliste Gleicht Kontoauszüge ab Erfasst bezahlte Gebühren Clubaktivitäten Belege verwalten Prüfen von Gutschriften und Belastungen

40 Der Schatzmeister muss monatliche und halbjährliche finanzielle Berichte einreichen. Akkurate Unterlagen helfen dem Schatzmeister dabei, mündliche, jährliche und schriftliche Berichte zu jeder Zeit fertig zu stellen. Quiz zur Aufbewahrung von Unterlagen und zu Berichte n FALSCH WAHR

41 Vorbereitung auf das Ende der Amtszeit Die Amtszeit des Schatzmeisters beträgt ein Jahr. Am Ende des Amtsjahres sollten alle Informationen und Unterlagen geordnet an den nachfolgenden Schatzmeister übergeben werden.

42 Die Rolle des Schatzmeisters (in Bezug auf das Ende der Amtszeit) So bereiten Sie sich auf das Ende Ihrer Amtszeit vor: –Schließen Sie vor dem Ende Ihres Jahres alle Bankangelegenheiten ab (Ein- und Auszahlungen) –Bereiten Sie Jahresabschlussübersichten unverzüglich vor und stellen Sie sie bis Mitte Juli zur Verfügung

43 Die Rolle des Schatzmeisters (in Bezug auf das Ende der Amtszeit) Prüfungsbericht/Unterlagen –Um Unterlagen sowohl administrativ, wie auch öffentlich abzusichern, werden die Unterlagen zum Ende des Geschäftsjahres für gewöhnlich geprüft. –Angesehene ehemalige Clubamtsträger können ernannt werden, um diese Prüfung durchzuführen

44 Die Rolle des Schatzmeisters (in Bezug auf das Ende der Amtszeit) Übergabe an den neuen Schatzmeister: –Sparkassenbuch, Scheckbuch, sowie abgestimmte Jahresabschlussbeträge aller Konten –Kontenblätter –Kopien des Einkommensnachweises und der Ausgabenabrechnung

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46 Quiz - Ende der Amtszeit Wählen Sie die Aufgaben die erledigt werden müssen, während der Schatzmeister sich auf sein Amtsende vorbereitet. Die bei der Bank vorliegende Unterschriftenkarte ändern Unterlagen an den neuen Schatzmeister übergeben Prüfungsbericht/Unterlagen Alle Finanzen auf das Aktivitätenkonto überweisen Jahresabschlussberichte vorbereiten

47 Führung Clubmitglieder sehen den Schatzmeister als eine Führungskraft des Clubs an.

48 Rolle des Schatzmeisters (in Bezug auf Führung) Machen Sie aufgrund Ihrer Erfahrung und der verfügbaren Ressourcen das Meiste aus Ihrem Führungspotenzial. –Drt online Lions-Lernzentrumskurs Führung, dient zur Weiterbildung von FührungskräftenFührung –Gehen Sie mit gutem Beispiel voran Befolgen Sie die ethischen Grundsätze der Lions (online erhältlich)ethischen Grundsätze der Lions

49 Ressourcen

50 –Lions-Clubmitglieder Ehemalige Clubschatzmeister oder andere Clubschatzmeister Clubamtsträger Einige, dem Clubsekretär zur Verfügung stehende Ressourcen sind:

51 Ressourcen Publikationen die Sie sich ansehen sollten: Internationale Satzung und Zusatzbestimmungen (LA-1)Internationale Satzung und Zusatzbestimmungen (LA-1) Einheitliche Fassung der Lions Club-Satzung und -Zusatzbestimmungen (LA-2)Einheitliche Fassung der Lions Club-Satzung und -Zusatzbestimmungen (LA-2) Handbuch für Clubamtsträger

52 Identifizieren können, welche Ressourcen zur Verfügung stehen, um den Clubschatzmeister zu unterstützen – die Verantwortungen des Amts kennen – die für den Clubschatzmeister anfallenden Aufgaben erledigen können Haben Sie Ihre Ziele erfüllt? Die Verantwortungen des Clubschatzmeisters laut den Richtlinien von Lions Clubs International kennen Die Führungserwartungen des Clubsekretäramts besser verstehen Über notwendige Berichte bescheid wissen

53 Inhaltsverzeichnis Klicken Sie auf den Titel des Abschnitts, den Sie sich nocheinmal ansehen möchten. Die Rolle des Schatzmeisters Der Clubvorstand Clubtreffen Die Finanzen verwalten Finanziellen Verpflichtungen nachkommen Unterlagen aufbewahren und Berichte einreichen Ende der Amtszeit Führung Ressourcen


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