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WILKEN INFORMATIONSMANAGEMENT GMBH Wilken ECM | BPM | OCR Mai 2015 V 1.20.

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1 WILKEN INFORMATIONSMANAGEMENT GMBH Wilken ECM | BPM | OCR Mai 2015 V 1.20

2 2 LÖSUNGSPORTFOLIO UM WAS GEHT ES BEIM INFORMATIONSMANAGEMENT?

3 3 Wilken ECM Suite WAS IST DIE ZIELVORSTELLUNG Angebot Automatische Archivierung aus führenden System JournalZeichnung

4 4 LÖSUNGSVORSTELLUNG WILKEN DOKUMENTENANZEIGE AUS FÜHRENDEM SYSTEM Weitere Applikationen via XML-API / WebServices Wilken ECM Suite Office Angebot Anwender findet anwendungsübergreifend in dem für ihn führenden System pio CAD CRM

5 5 ARCHITEKTUR TCP/IP Wilken ECM Client Applikationen via WS, API Wilken ECM SCAN Wilken ECM Server Storage - verschlüsselt - komprimiert Storage - BOS (TR-ESOR) - HP iCAS - NetApp - IBM TSM - Silent Cube - EMC - Hitachi - FileLock Datenbank

6 6 WILKEN ECM

7 7 ANFORDERUNGEN AN DIE DATENBANK STRUKTUR WILKEN ECM DB-STRUKTUR Objektspeichersystem (universeller Ansatz) Objekte werden über Indizes gefunden Beliebige Anzahl Indizes pro Objekt Beliebige Anzahl Indexwerte zu einem Index (Multikey) Schutz der Informationen vor DB-Admin Zugriff (Manipulation) Bei Wilken ECM Server-Update keine DB-Änderungen Unterscheidung in versionierte- (z.B. Dokumente) / nicht-versionierte Objekte (z.B. Logeinträge) Objektverteilung muss einfach möglich sein Erste Modifikationen in DB-Struktur 3.1/4.0 Beste Performance bei Dokumentsuche wird erreicht, wenn aufgrund 1 Indexwertes das Dokument gesucht werden kann (und/oder Suchen verhindern)

8 8 WILKEN ECM SERVER Windows-basierendes DMS-/Archiv-System In 3 Sprachen verfügbar (Deutsch, Englisch, Französisch, waA.) Windows Office / Windows 7 Look-And-Feel Unterstützt Compliance-Systeme (EMC, NetApp, FILELOCK, usw.) Voraussetzung MS SQL-Server 2008, Windows Server 2008, Win XP SP3, Oracle 11i) (oder neuere Versionen) Microsoft ADS-Benutzer/Gruppen Import Rollenbasierte Zugriffsberechtigungssteuerung Volltextsuche über PDF, PDF/A, Office (doc, docx, ppt, pptx, xls, xlsx, msg, txt, tiff (MS Office 2007)) usw. (Microsoft iFilter-Technologie) Dokument-Versionierung / LifeCycle Unterstützung mehrsprachiger Definitionen Aufzeichnungen aller Zugriffe möglich Optional verschlüsselte Dokumentablagen Annotationssupport (änderbar durch Alle, Ersteller) Digitale Signaturen (Dokumente können bei Ablage mittels Zertifikat digital signiert werden, importieren von externen Signaturen) Integriertes Vorgangsmanagement AddOn‘s wie Digitale Akte oder SearchCenter

9 9 WILKEN ECM CLIENT

10 10 WILKEN ECM VORGANGSMANAGEMENT

11 11 Integrierte Funktion (ohne Zusatzkosten) einfach zu lernen, einfach zu nutzen Vorlagen definieren und ad-hoc Steuerung Starten mit Dokument oder Scanning Abbildung Postkorb u. flexible Ansichten offene Vorgänge abgeschlossene Vorgänge zu kontrollierende Vorgänge alle Vorgänge zu Benutzer u.v.m. Vorgangsmanager Plus Zusatzfunktionen Programmierte Benutzerdialoge Web Service Programmierung Umfangreiche Anwendungen Einbindung andere Anwendungen Datenvalidierungen, DB-Zugriffe WILKEN ECM VORGANGSMANAGEMENT

12 12 WILKEN ECM EXPORT/IMPORT

13 13 WILKEN ECM CLIENT – DIGITALE SIGNATUREN

14 14 WILKEN ECM MS OFFICE INTEGRATION

15 15 WILKEN ECM COLD Wilken ECM COLD Konvertierung von Druckdateien (z.B. über i5.Spool) nach PDF, PDF/A oder nach AFP Unterstützt Datenströme wie AFPDS, IPDS, SCS oder PCL Auftrennen von Druckdaten in Dokumente Extrahieren von Indexwerten Einmischen von zusätzlichen Ressourcen (z.B. PDF als Overlay hinzufügen) Umfangreiche Scripting Möglichkeiten (JavaScript) Wilken ECM COLD Designer Interaktive Definition von Metadaten/Umbruchkriterien Interaktive Ausführung/Test von durchgef. Profilierung Integration von NotePad++ als ScriptEditor Visuelle Unterstützung von JavaScript-Sprache (Highlighting)

16 16 WILKEN ECM COLD

17 17 WILKEN ECM BATCH Import von Dokumenten im Stapelbetrieb Wiederanlauf von unterbrochenen Stapeln Stapelorientierte Reindexierung von Dokumenten Einbindung Betriebssystemaufrufe (externe Prozesse) Unterstützung von dig. Signaturen bei Import (Bei Import signieren, externe Signaturen mit Dokument verlinken) Versionierung von Dokumenten während Import Import/Versionierung von Digitalen Aktendaten Abgleich von digitalen Aktendaten Zeitgesteuerter Aufruf bestimmter Stapel Kontrolle der ausgeführten Stapel Detaillierte Informationen über Ablauf Konvertierung von Dateiformaten in Zusammenarbeit mit Wilken ECM COLD Importfilter für Wilken ECM, SAP Dokumentverlinkung und Microsoft MOSS/WSS Voraussetzung: MS SQL Server 2008

18 18 WILKEN ECM SCAN Stapelorientiertes Massenscanning Unterstützt von ISIS und TWAIN-Scanner Barcode/OCR-Erkennung Scanning ab Dateisystem Automatische Belegzuweisung auf Basis Barcode Zeitgesteuerte Ablage Indexwerteabgleich mit externen Tabellen oder i5-Programm Ablagefilter zu Wilken ECM, SAP-Verlinkung, Microsoft SharePoint/WSS Übergabe der Dokumente an FreeFormStar /FreeForm zur automatischen Inhaltsindexierung Zuschneiden von eingescannten Seiten Eliminierung von Leerseiten Einbindungen eigener Indexierungsschnittstellen (.NET-Assemblies) Kann auch unter Citrix betrieben werden (Scanarbeitsplätze werden über TWAIN-Redirection angebunden, kein ISIS)

19 19 Voraussetzung: ISIS oder Twain-fähiger Scanner Windows 32-Bit XP, Vista unter Citrix: Windows Client oder Windows XPE, Scanner wird über Twain-Redirection angebunden WILKEN ECM SCAN

20 20 WILKEN ECM WEB-UND MOBILE-CLIENT RIA/ WEB Internet Browser basierende Dokumentsuche/Anzeige Optional: Umsetzung von AFP, TIF, GIF, JPG, BMP-Formate in PDF Wilken ECM RIA Neuentwicklung auf Basis Microsoft Silverlight 5.0 und wird zukünftig zum DMS-Client erweitert Zur Zeit nur Dokumentsuche möglich Unterstützung von Suchordner, vorbelegte Sucheigenschaften Voraussetzung RIA-Client: Internet-Browser mit Silverlight 5.0 Wilken ECM WEB ASP.NET basierender WebClient (Dokumentsuche) Einbindung über URL in Drittanwendungen Voraussetzung WEB-Client: Internet-Browser (getestet wurden IE und Firefox) Mobile Geräte moderne HTML5 Anwendung erlaubt Suche und Anzeige mit iPad, iPhone, Android, Windows Phone usw.

21 21 WILKEN ECM RIA CLIENT

22 22 WILKEN ECM WEBSERVICE

23 23 XMLAPI WILKEN ECM WEBSERVICE / XMLAPI Einfache Integration von Wilken ECM in Drittanwendungen Aufruf über Monitor oder direkt über XMLAPI-Schnittstelle Einfaches Kommunikationsmodell über XML-Telegramme COM/DCOM-fähige Komponente Kann als Assembly in.NET-Anwendungen integriert werden XMLAPI-Komponenten müssen auf Client-Rechner installiert werden WebServices SOA-Architektur Kann grundsätzlich in jede Anwendung integriert werden, welche WebService-Aufrufe unterstützt WebService-Schnittstelle wird laufend mit neuen Funktionen erweitert Keine Client-Installation notwendig

24 24 WILKEN ECM i5.SPOOL / i5.API Wilken ECM i5.Spool IBM AS/400 Druckdatenarchivierung Bereitstellung von Druckdaten für COLD SCS, IPCS, AFPDS und PCL werden unterstützt Externe Ressourcen wie Overlays, Page-Segmente werden revisionssicher eingebettet Kontrolle über bereitgestellte und erfolgreich archivierte IBM i5 Druckdateien Automatische Reorganisation von archivierten Druckdateien Erzeugung von Druckdateikopien für Archivierung Wilken ECM i5.API Aufruf von Wilken ECM Client (XMLAPI)-Funktionen ab i5 z.B. Dokumentsuche ab i5 auf lokaler Arbeitsstation aufrufen z.B. Dokumente ab i5 einscannen mit Übergabe von Indexwerten z.B. Dateiimport ab i5 starten mit Übergabe von Indexwerten 5250 ScreenScraping (Voraussetzung IBM Client Access) Direkte Kommunikation über TCP/IP – keine Drittkomponenten i5 wie auch PC-seitig notwendig Voraussetzung: IBM OS/400 V5R4 oder höher

25 WILKEN ECM i5 API 25

26 26 INTEGRATION IN MS-SHAREPOINT

27 27 Wilken ECM Suite als Archivierungs-Backend Standardintegration Millionen von Dokumenten in gesetzeskonform elektronisch in bewährtem Archivsystem ablegen Dokumente verschieben (in SharePoint löschen) Interaktive und stapelorientierte Arbeitsweise Standardisierte Suche und Verwendung von Wilken ECM Dokumenten in Microsoft SharePoint Standardintegration über Business Connectivity Services (BCS) Mapping Service Berechtigungen SharePoint Integrationslösungen Wilken ECM RIA Web Client in SharePoint WebParts für diverse Anforderungen Wilken ECM Funktionen zu 100% als Web Services Kundenindividuelle Lösungen SHAREPOINT CONNECTOR

28 28 SHAREPOINT CONNECTOR

29 29 SHAREPOINT CONNECTOR

30 30 -ARCHIVIERUNG

31 31 ELEKTRONISCHE AUFBEWAHRUNG IST PFLICHT NACH GOBD (FRÜHER GDPDU) Mail-Server -Performance -SOX, EuroSOX -Keine Akteneinbindung Mail-Client -GoBD konform im Kontext -Mitarbeitereinbindung -Für „alle“ sichtbar in Akte Wer sieht was ?Berücksichtigung Postgeheimnis -ARCHIVIERUNG UNTERSCHIEDLICHE ANSÄTZE

32 32 WILKEN ECM OUTLOOK INTEGRATION / EXCHANGE INTEGRATION -ARCHIVIERUNG Interaktive Ablage von Outlook s Ablage als *.msg- oder PDF-Datei Ablage der ausgehenden bei „Senden…“ Umwandlung von Nachricht und Anhänge in PDF und Zusammenführen zu 1 PDF-Dokument (Voraussetzung PDF Druckertreiber) Anhänge können als einzelne Dokumente abgelegt werden Verknüpfung von s zu Anhängen Definierbar, ob nach Ablage Verknüpfung zu Wilken ECM Dokument gemacht wird (nach Ausräumen des s) Exchange.Mailbox und Journal Server-basierende Übernahme Konfigurationsanwendung für Administratoren Journalisierung (für Compliance-Zwecke) alle ein-/ausgehenden s Standardschnittstelle von Microsoft Postfächer (für Prozesszuordnung) Übernahme s nach Kriterien automatisierte Indizierung (Absender, Empfänger, Betreff, Datum, Größe usw.) indiv. Module (z.B: für Zuordnung Kunde)

33 33 -ARCHIVIERUNG OUTLOOK -ABLAGE

34 34 -ARCHIVIERUNG Automatische und interaktive Ablage aus beliebigen Notes-Datenbanken Auswahlmöglichkeit nur Notes-Dokumente nur Anhänge beides Detaillierte Protokollierung der Exportläufe Einfache Konfiguration mittels Konfigurationsprofilen Individuelle Zeitsteuerung Zeitpunkt oder Schedule WILKEN ECM NOTES ARCHIVER

35 35 -ARCHIVIERUNG Anwendungsmöglichkeiten Intelligente Suche (thematisch, synonym, mehrsprachig) Langfristige Archivierung von Notes-Dokumenten und deren Anhänge Entlastung von Notes-Datenbanken  Ablage ins Dateisystem Mailarchivierung ist in folgenden Varianten möglich: Regelbasierte Archivierung  vor Zustellung im Postfach Compliance  nach Zustellung im Postfach  qualifizierte Nachindexierung durch Benutzer möglich ! Interaktive Archivierung  nach Zustellung im Postfach  qualifizierte Indexierung durch Benutzer möglich WIKEN ECM NOTES ARCHIVER

36 36 -ARCHIVIERUNG Technik Implementierung als native Domino Lösung  KEINE Clientinstallation direkte TCP/IP Kommunikation alle Domino Server und Client Versionen ab Unterstützung Domino Clusterumgebung KEINE zusätzlichen Archiver und Datenbank Server notwendig (Budget und Wartung) Single Instance Archivierung Optionale PDF Konvertierung von Dokument und / oder Anhängen (erfordert Windows Gateway) WILKEN ECM NOTES ARCHIVER

37 37 WILKEN ECM NOTES ARCHIVER - INTERAKTIVE ARCHIVIERUNG -ARCHIVIERUNG

38 38 -ARCHIVIERUNG WILKEN ECM NOTES ARCHIVER - NACHINDEXIERUNG

39 39 -ARCHIVIERUNG WIKEN ECM NOTES ARCHIVER

40 40 BUSINESS PROCESS MANAGEMENT

41 41 WILKEN BPM SUITE

42 42 Erfassung BelegerkennungDigitale Prozesse ERP / Fibu Dispo Kontieren Genehmigen Workflow-Start Validierung Datenabgleich OCR- Verarbeitung Bildaufbereitung Klären Differenzen u. a. Referenzdaten Rechnung ohne Bestellungen Rechnung mit Bestellungen Wilken ECM / Rechnungseingangsbuch WILKEN BPM DIGITALE RECHNUNGSPRÜFUNG

43 43 GOBS-ZERTIFIKAT

44 44 BARC - FACHSTUDIE


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