WILKEN INFORMATIONSMANAGEMENT GMBH

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1 WILKEN INFORMATIONSMANAGEMENT GMBH
Wilken ECM | BPM | OCR Mai 2015 V 1.20

2 Lösungsportfolio um was geht es beim Informationsmanagement? Erfassung
Verwaltung Verteilung Bereitstellung !!!

3 Was ist die Zielvorstellung
Automatische Archivierung aus führenden System Angebot Wilken ECM Suite Zeichnung Journal

4 Lösungsvorstellung wilken Dokumentenanzeige aus führendem system
Anwender findet anwendungsübergreifend in dem für ihn führenden System CRM Wilken ECM Suite Angebot pio CAD Office Weitere Applikationen via XML-API / WebServices

5 Architektur Datenbank TCP/IP Storage Storage Wilken ECM Client
Applikationen via WS, API Wilken ECM Server TCP/IP Storage - BOS (TR-ESOR) - HP iCAS - NetApp - IBM TSM - Silent Cube - EMC - Hitachi - FileLock Storage - verschlüsselt - komprimiert Wilken ECM SCAN

6 Wilken ECM

7 WILKEN ECM DB-STRUKTUR
Anforderungen an die Datenbank Struktur Objektspeichersystem (universeller Ansatz) Objekte werden über Indizes gefunden Beliebige Anzahl Indizes pro Objekt Beliebige Anzahl Indexwerte zu einem Index (Multikey) Schutz der Informationen vor DB-Admin Zugriff (Manipulation) Bei Wilken ECM Server-Update keine DB-Änderungen Unterscheidung in versionierte- (z.B. Dokumente) / nicht-versionierte Objekte (z.B. Logeinträge) Objektverteilung muss einfach möglich sein Erste Modifikationen in DB-Struktur 3.1/4.0 Beste Performance bei Dokumentsuche wird erreicht, wenn aufgrund 1 Indexwertes das Dokument gesucht werden kann (und/oder Suchen verhindern)

8 Wilken ecm SERVER Windows-basierendes DMS-/Archiv-System
In 3 Sprachen verfügbar (Deutsch, Englisch, Französisch, waA.) Windows Office / Windows 7 Look-And-Feel Unterstützt Compliance-Systeme (EMC, NetApp, FILELOCK, usw.) Voraussetzung MS SQL-Server 2008, Windows Server 2008, Win XP SP3, Oracle 11i) (oder neuere Versionen) Microsoft ADS-Benutzer/Gruppen Import Rollenbasierte Zugriffsberechtigungssteuerung Volltextsuche über PDF, PDF/A, Office (doc, docx, ppt, pptx, xls, xlsx, msg, txt, tiff (MS Office 2007)) usw. (Microsoft iFilter-Technologie) Dokument-Versionierung / LifeCycle Unterstützung mehrsprachiger Definitionen Aufzeichnungen aller Zugriffe möglich Optional verschlüsselte Dokumentablagen Annotationssupport (änderbar durch Alle, Ersteller) Digitale Signaturen (Dokumente können bei Ablage mittels Zertifikat digital signiert werden, importieren von externen Signaturen) Integriertes Vorgangsmanagement AddOn‘s wie Digitale Akte oder SearchCenter

9 WILKEN ECM CLIENT

10 Wilken ecm VORGANGSMANAGEMENT

11 Wilken ecm vorgangsmanagement
Integrierte Funktion (ohne Zusatzkosten) einfach zu lernen, einfach zu nutzen Vorlagen definieren und ad-hoc Steuerung Starten mit Dokument oder Scanning Abbildung Postkorb u. flexible Ansichten offene Vorgänge abgeschlossene Vorgänge zu kontrollierende Vorgänge alle Vorgänge zu Benutzer u.v.m. Vorgangsmanager Plus Zusatzfunktionen Programmierte Benutzerdialoge Web Service Programmierung Umfangreiche Anwendungen Einbindung andere Anwendungen Datenvalidierungen, DB-Zugriffe

12 Wilken ecm EXPORT/IMPORT

13 Wilken ecm CLIENT – DIGITALE SIGNATUREN

14 Wilken ecm MS OFFICE INTEGRATION

15 Wilken ecm COLD Wilken ECM COLD
Konvertierung von Druckdateien (z.B. über i5.Spool) nach PDF, PDF/A oder nach AFP Unterstützt Datenströme wie AFPDS, IPDS, SCS oder PCL Auftrennen von Druckdaten in Dokumente Extrahieren von Indexwerten Einmischen von zusätzlichen Ressourcen (z.B. PDF als Overlay hinzufügen) Umfangreiche Scripting Möglichkeiten (JavaScript) Wilken ECM COLD Designer Interaktive Definition von Metadaten/Umbruchkriterien Interaktive Ausführung/Test von durchgef. Profilierung Integration von NotePad++ als ScriptEditor Visuelle Unterstützung von JavaScript-Sprache (Highlighting)

16 Wilken ecm COLD

17 Wilken ecm BATCH Import von Dokumenten im Stapelbetrieb
Wiederanlauf von unterbrochenen Stapeln Stapelorientierte Reindexierung von Dokumenten Einbindung Betriebssystemaufrufe (externe Prozesse) Unterstützung von dig. Signaturen bei Import (Bei Import signieren, externe Signaturen mit Dokument verlinken) Versionierung von Dokumenten während Import Import/Versionierung von Digitalen Aktendaten Abgleich von digitalen Aktendaten Zeitgesteuerter Aufruf bestimmter Stapel Kontrolle der ausgeführten Stapel Detaillierte Informationen über Ablauf Konvertierung von Dateiformaten in Zusammenarbeit mit Wilken ECM COLD Importfilter für Wilken ECM, SAP Dokumentverlinkung und Microsoft MOSS/WSS Voraussetzung: MS SQL Server 2008

18 Wilken ecm SCAN Stapelorientiertes Massenscanning
Unterstützt von ISIS und TWAIN-Scanner Barcode/OCR-Erkennung Scanning ab Dateisystem Automatische Belegzuweisung auf Basis Barcode Zeitgesteuerte Ablage Indexwerteabgleich mit externen Tabellen oder i5-Programm Ablagefilter zu Wilken ECM, SAP-Verlinkung, Microsoft SharePoint/WSS Übergabe der Dokumente an FreeFormStar /FreeForm zur automatischen Inhaltsindexierung Zuschneiden von eingescannten Seiten Eliminierung von Leerseiten Einbindungen eigener Indexierungsschnittstellen (.NET-Assemblies) Kann auch unter Citrix betrieben werden (Scanarbeitsplätze werden über TWAIN-Redirection angebunden, kein ISIS)

19 WILKEN ECM SCAN Voraussetzung: ISIS oder Twain-fähiger Scanner
Windows 32-Bit XP, Vista unter Citrix: Windows Client oder Windows XPE, Scanner wird über Twain-Redirection angebunden

20 Wilken ecm WEB-und mobile-CLIENT
RIA/ WEB Internet Browser basierende Dokumentsuche/Anzeige Optional: Umsetzung von AFP, TIF, GIF, JPG, BMP-Formate in PDF Wilken ECM RIA Neuentwicklung auf Basis Microsoft Silverlight 5.0 und wird zukünftig zum DMS-Client erweitert Zur Zeit nur Dokumentsuche möglich Unterstützung von Suchordner, vorbelegte Sucheigenschaften Voraussetzung RIA-Client: Internet-Browser mit Silverlight 5.0 Wilken ECM WEB ASP.NET basierender WebClient (Dokumentsuche) Einbindung über URL in Drittanwendungen Voraussetzung WEB-Client: Internet-Browser (getestet wurden IE und Firefox) Mobile Geräte moderne HTML5 Anwendung erlaubt Suche und Anzeige mit iPad, iPhone, Android, Windows Phone usw.

21 WILKEN ECM RIA CLIENT

22 WILKEN ECM WEBSERVICE

23 WILKEN ECM WEBSERVICE / XMLAPI
Einfache Integration von Wilken ECM in Drittanwendungen Aufruf über Monitor oder direkt über XMLAPI-Schnittstelle Einfaches Kommunikationsmodell über XML-Telegramme COM/DCOM-fähige Komponente Kann als Assembly in .NET-Anwendungen integriert werden XMLAPI-Komponenten müssen auf Client-Rechner installiert werden WebServices SOA-Architektur Kann grundsätzlich in jede Anwendung integriert werden, welche WebService-Aufrufe unterstützt WebService-Schnittstelle wird laufend mit neuen Funktionen erweitert Keine Client-Installation notwendig

24 WILKEN ECM i5.SPOOL / i5.API
IBM AS/400 Druckdatenarchivierung Bereitstellung von Druckdaten für COLD SCS, IPCS, AFPDS und PCL werden unterstützt Externe Ressourcen wie Overlays, Page-Segmente werden revisionssicher eingebettet Kontrolle über bereitgestellte und erfolgreich archivierte IBM i5 Druckdateien Automatische Reorganisation von archivierten Druckdateien Erzeugung von Druckdateikopien für Archivierung Wilken ECM i5.API Aufruf von Wilken ECM Client (XMLAPI)-Funktionen ab i5 z.B. Dokumentsuche ab i5 auf lokaler Arbeitsstation aufrufen z.B. Dokumente ab i5 einscannen mit Übergabe von Indexwerten z.B. Dateiimport ab i5 starten mit Übergabe von Indexwerten 5250 ScreenScraping (Voraussetzung IBM Client Access) Direkte Kommunikation über TCP/IP – keine Drittkomponenten i5 wie auch PC-seitig notwendig Voraussetzung: IBM OS/400 V5R4 oder höher

25 WILKEN ECM i5 API 25

26 INTEGRATION IN MS-SHAREPOINT

27 SHAREPOINT CONNECTOR Wilken ECM Suite als Archivierungs-Backend
Standardintegration Millionen von Dokumenten in gesetzeskonform elektronisch in bewährtem Archivsystem ablegen Dokumente verschieben (in SharePoint löschen) Interaktive und stapelorientierte Arbeitsweise Standardisierte Suche und Verwendung von Wilken ECM Dokumenten in Microsoft SharePoint Standardintegration über Business Connectivity Services (BCS) Mapping Service Berechtigungen SharePoint Integrationslösungen Wilken ECM RIA Web Client in SharePoint WebParts für diverse Anforderungen Wilken ECM Funktionen zu 100% als Web Services Kundenindividuelle Lösungen

28 SHAREPOINT CONNECTOR

29 SHAREPOINT CONNECTOR

30 -ARCHIVIERUNG

31 Elektronische Aufbewahrung nach GoBD (früher GdPDU) ist Pflicht
-archivierung Unterschiedliche Ansätze Elektronische Aufbewahrung nach GoBD (früher GdPDU) ist Pflicht Mail-Client GoBD konform im Kontext Mitarbeitereinbindung Für „alle“ sichtbar in Akte Mail-Server Performance SOX, EuroSOX Keine Akteneinbindung Wer sieht was ? Berücksichtigung Postgeheimnis

32 -ARCHIVIERUNG Wilken ecm Outlook Integration / Exchange integration Interaktive Ablage von Outlook s Ablage als *.msg- oder PDF-Datei Ablage der ausgehenden bei „Senden…“ Umwandlung von Nachricht und Anhänge in PDF und Zusammenführen zu 1 PDF-Dokument (Voraussetzung PDF Druckertreiber) Anhänge können als einzelne Dokumente abgelegt werden Verknüpfung von s zu Anhängen Definierbar, ob nach Ablage Verknüpfung zu Wilken ECM Dokument gemacht wird (nach Ausräumen des s) Exchange.Mailbox und Journal Server-basierende Übernahme Konfigurationsanwendung für Administratoren Journalisierung (für Compliance-Zwecke) alle ein-/ausgehenden s Standardschnittstelle von Microsoft Postfächer (für Prozesszuordnung) Übernahme s nach Kriterien automatisierte Indizierung (Absender, Empfänger, Betreff, Datum, Größe usw.) indiv. Module (z.B: für Zuordnung Kunde)

33 -ARCHIVIERUNG Outlook -Ablage

34 E-Mail-Archivierung Wilken ecm Notes archiver
Automatische und interaktive Ablage aus beliebigen Notes-Datenbanken Auswahlmöglichkeit nur Notes-Dokumente nur Anhänge beides Detaillierte Protokollierung der Exportläufe Einfache Konfiguration mittels Konfigurationsprofilen Individuelle Zeitsteuerung Zeitpunkt oder Schedule

35 E-mail-archivierung Wiken ecm Notes archiver Anwendungsmöglichkeiten
Intelligente Suche (thematisch, synonym, mehrsprachig) Langfristige Archivierung von Notes-Dokumenten und deren Anhänge Entlastung von Notes-Datenbanken  Ablage ins Dateisystem Mailarchivierung ist in folgenden Varianten möglich: Regelbasierte Archivierung  vor Zustellung im Postfach Compliance  nach Zustellung im Postfach  qualifizierte Nachindexierung durch Benutzer möglich ! Interaktive Archivierung  qualifizierte Indexierung durch Benutzer möglich

36 E-Mail-archivierung Wilken ecm Notes archiver Technik
Implementierung als native Domino Lösung  KEINE Clientinstallation direkte TCP/IP Kommunikation alle Domino Server und Client Versionen ab 7.0.2 Unterstützung Domino Clusterumgebung KEINE zusätzlichen Archiver und Datenbank Server notwendig (Budget und Wartung) Single Instance Archivierung Optionale PDF Konvertierung von Dokument und / oder Anhängen (erfordert Windows Gateway)

37 -archivierung Wilken ecm Notes archiver - Interaktive archivierung

38 -archivierung Wilken ecm Notes archiver - nachindexierung

39 -archivierung Wiken ecm Notes archiver

40 BUSINESS PROCESS MANAGEMENT

41 WILKEN bpm sUITE

42 Wilken BPM DIGITALE RECHNUNGSPRÜFUNG
Erfassung Belegerkennung Digitale Prozesse ERP / Fibu Dispo Kontieren Genehmigen Workflow-Start Validierung Datenabgleich OCR-Verarbeitung Bildaufbereitung Rechnung ohne Bestellungen Klären Differenzen u. a. Rechnung mit Bestellungen Referenzdaten Wilken ECM / Rechnungseingangsbuch

43 Gobs-zertifikat

44 BARC - FACHSTUDIE