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ERechnungen – elektronische Rechnungen richtig einsetzen, Kosten und Ressourcen sparen Vortragsreihe Handwerkskammer München, November 2012 Dr. Reiner.

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Präsentation zum Thema: "ERechnungen – elektronische Rechnungen richtig einsetzen, Kosten und Ressourcen sparen Vortragsreihe Handwerkskammer München, November 2012 Dr. Reiner."—  Präsentation transkript:

1 eRechnungen – elektronische Rechnungen richtig einsetzen, Kosten und Ressourcen sparen Vortragsreihe Handwerkskammer München, November 2012 Dr. Reiner Kappler, Steuerberater Augsburg, Vertreter Steuerberaterkammer München

2 ©DATEV eG; alle Rechte vorbehalten Vorneweg… Rechnungs- aussteller Rechnungs- aussteller Rechnungs- empfänger Rechnungs- empfänger Rechnung Papier? Digital? Egal! Papier? Digital? Egal! eRechnung 2

3 ©DATEV eG; alle Rechte vorbehalten Was ist für Sie wichtig? Agenda… Elektronische Rechnungen – nur ein Trend? Chancen durch die Digitalisierung des Geschäftsprozesses rechtliche Anforderungen an die eRechnungen eRechnung 3

4 ©DATEV eG; alle Rechte vorbehalten Definition Rechnung und Definition eRechnung Definition Rechnung: (UStG § 14) „Eine Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird.“ Definition eRechnung: (UStG § 14) „Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird.“ 4 Übermittlungswege per (Bilddatei, Textdatei) D Computerfax oder Faxserver Webdownload EDI (Datenaustausch) Übermittlungswege per (Bilddatei, Textdatei) D Computerfax oder Faxserver Webdownload EDI (Datenaustausch) eRechnung

5 ©DATEV eG; alle Rechte vorbehalten 5 Elektronischer Rechnungsverkehr - Ein Trend! Digitalisierung der Geschäftsprozesse E-Government elektronischer Rechnungsverkehr neuer Personalausweis (nPA) E-Bilanz eRechnung

6 ©DATEV eG; alle Rechte vorbehalten 6 …der Druck steigt! Fluggesellschaften Krankenkassen Autokonzerne elektronische Rechnungen/ elektronisch signierte Dokumente Telekommunikationsanbieter … für Kunden und Lieferanten! eRechnung

7 ©DATEV eG; alle Rechte vorbehalten 7 Verbreitung von eRechnungen in Deutschland Quellen: tns gallup/Itella 2008; Uni Hannover, Studie eRechnung 2008 Elektronische Rechnungsstellung durch kleine und mittlere Unternehmen (KMU) 8 % 22 % 43 % 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 50% % aktuell häufig Beibehaltung der Papierrechnung Unsicherheit bei Umgang mit eRechnungen eRechnung

8 ©DATEV eG; alle Rechte vorbehalten Was ist für Sie wichtig? Agenda… Elektronische Rechnungen – nur ein Trend? Chancen durch die Digitalisierung des Geschäftsprozesses rechtliche Anforderungen an die eRechnungen eRechnung 8

9 ©DATEV eG; alle Rechte vorbehalten 9 Das bringt Ihnen der Einsatz von eRechnungen Durch die Digitalisierung des Rechnungsverkehrs kann das Unternehmen … … auf Anforderungen wichtiger Geschäftspartner reagieren. … Zeit einsparen (Transportwege, Liquidität). … das Unternehmensimage modernisieren. … umweltbewusst agieren. … Kosten für Papier, Druck, Porto senken. eRechnung

10 ©DATEV eG; alle Rechte vorbehalten 10 Liquidität: Verkürzung kontokorrentfinanziertes Kundenziel Umsatzerlöse Euro Forderungen aus Lieferung und Leistung Euro aktuelles Kundenziel in Tagen36 z. B. Rechnungsschreibung Freitag statt Montag oder fehlende Postlaufzeit (eRechnung) gewünschtes Kundenziel in Tagen33 verbleibende Forderungen Euro Verminderung der Forderungen8.333 Euro Kontokorrentzinssatz p. a.12,00 % bisheriger Aufwand aus Kontokorrentzins Euro verbleibender Aufwand aus Kontokorrentzins Euro Verringerung des Zinsaufwands pro Jahr1.000 Euro Verringerung des Zinsaufwands pro Monat83 Euro eRechnung

11 ©DATEV eG; alle Rechte vorbehalten 11 Prozesskosten (beispielhaft) für Rechnungssender Drucken Kuvertieren Verschicken 3,90 € Zahlung oder Mahnung 0,50 € Archivierung 2,20 € Zahlungsabgleich Cash Management 4,50 € Voll- kosten 11,10 € 4,70 €* Papier elektronisch, automatisiert 00,40 € 0,80 € 3,00 € Einsparung pro Rechnung 6,40 € = 57 % *Berücksichtigt sind 0,50 € Transaktions- kosten für E-Invoicing Dienstleister Quelle: Billentis Marktstudie 2012 „E-Rechnungen als Chance in einem veränderlichen Marktumfeld“ eRechnung

12 ©DATEV eG; alle Rechte vorbehalten 12 Prozesskosten (beispielhaft) für Rechnungsempfänger Empfangen Zuordnen 1,10 € Erfassen 3,00 € Prüfen Bestellabgleich 4,00 € Reklamation bearbeiten 2,50 € Archivierung 2,20 € Zahlung Cash Management 4,80 € Voll- kosten 17,60 € 6,70 €* Papier elektronisch, automatisiert 001,20 €2,00 € 0,80 € 2,00 € Einsparung pro Rechnung 10,90 € = 62 % *Berücksichtigt sind 0,50 € Transaktions- kosten für E-Invoicing Dienstleister Quelle: Billentis Marktstudie 2012 „E-Rechnungen als Chance in einem veränderlichen Marktumfeld“ eRechnung

13 ©DATEV eG; alle Rechte vorbehalten eRechnung 13 Digitalisierung der Geschäftsprozesse – am Beispiel DATEV: eRechnung „einfach“ online bezahlen Rechnungsbetrag: 700,00 € Direkte Zahlung über digitalen Beleg möglich.

14 ©DATEV eG; alle Rechte vorbehalten Was ist für Sie wichtig? Agenda… Elektronische Rechnungen – nur ein Trend? Chancen durch die Digitalisierung des Geschäftsprozesses rechtliche Anforderungen an die eRechnungen eRechnung 14

15 ©DATEV eG; alle Rechte vorbehalten eRechnung - Besonderheiten „Echtheit der Herkunft“ Eindeutige Identifizierung des Rechnungsausstellers Authentizität „Unversehrtheit des Inhalts“ Keine Veränderung der Daten Integrität gewährleistet durch Innerbetriebliches Kontrollverfahren mit Prüfpfad (oder qualif. Elektr. Signatur oder EDI) Innerbetriebliches Kontrollverfahren mit Prüfpfad (oder qualif. Elektr. Signatur oder EDI) Elektronisch übermittelte Rechnungen bedürfen der Zustimmung des Empfängers Zustimmung bedarf keiner besonderen Form Einvernehmen der elektronischen Übermittlung ausreichend Es genügt das Praktizieren des Verfahrens und damit die stillschweigende Billigung Elektronisch übermittelte Rechnungen bedürfen der Zustimmung des Empfängers Zustimmung bedarf keiner besonderen Form Einvernehmen der elektronischen Übermittlung ausreichend Es genügt das Praktizieren des Verfahrens und damit die stillschweigende Billigung Für JEDE Rechnung (Papier + Digital) gilt 15 eRechnung

16 ©DATEV eG; alle Rechte vorbehalten eRechnung Innerbetriebliches Kontrollverfahren Verfahren, das der Rechnungsempfänger zum Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt. d.h. verwendet der Unternehmer keine QES oder EDI-Verfahren, so sind diese Kriterien durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft, sicherzustellen. Für einen innerbetriebliches Kontrollverfahren gilt:  Ausgestaltung obliegt den Unternehmen selbst  Manueller Abgleich möglich, keine vorgeschriebenen technischen Verfahren, kann jedoch ein entsprechend eingerichtetes Rechnungswesen sein  Als Prüfpfad eignen sich Geschäftsbriefe und Verträge, Bestelldokumente, Lieferscheine, buchhalterische Abbildung 16 eRechnung

17 ©DATEV eG; alle Rechte vorbehalten eRechnung Innerbetriebliches Kontrollverfahren … dient nicht zur Prüfung der materiell-rechtlichen Voraussetzungen Gewährleistung der inhaltlichen Ordnungsmäßigkeit nach §§14 Abs.4, 14a UStG erforderlichen Angaben Es soll lediglich die korrekte Übermittlung der Rechnung sichergestellt werden! 17 eRechnung

18 ©DATEV eG; alle Rechte vorbehalten eRechnung Vorsteuerabzugsberechtigung Vorsteuerabzugsberechtigung ist sicherzustellen über Vollständigkeit und Richtigkeit der Rechnungsangaben nach §§ 14, 14a UStG sowie Besitz der Rechnung BMF-Schreiben (Juli 2012) Inhaltlich richtige Rechnung: richtige Leistung, richtiger Leistender, richtiges Entgelt, richtiger Zahlungsempfänger - rechtfertigt die Annahme dass Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts gegeben sind! Sind die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug gegeben, kommt dem innerbetrieblichen Kontrollverfahren bzw. dem Übermittlungsvorgang selbst keine eigenständige Bedeutung mehr zu. 18 eRechnung

19 ©DATEV eG; alle Rechte vorbehalten Was gilt als elektronisch übermittelte Rechnung? 19 MediumBerechtigt zum Vorsteuerabzug? Bemerkung Standard zu StandardfaxJaGilt als Papierrechnung PC-Fax zu PC-Faxja Ausdruck elektronische RechnungjaMedienbruch! mit Rechnung im Anhang (als pdf oder Textdatei) JaRechnung in elektronischer Form (Ausdruck ist ungenügend!). Archiviert werden muss ebenfalls die D , ePostJa Verwendung EDI-SystemJa Rechnungen per ThermopapierJaTelefaxe auf Thermopapier sind durch einen nochmaligen Kopiervorgang auf Papier zu konservieren, das für den gesamten Aufbewahrungszeitraum von 10 Jahren lesbar ist. per Web-DownloadJa eRechnung

20 ©DATEV eG; alle Rechte vorbehalten 20 6 Jahre sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind 10 Jahre Buchungsbelege 6 Jahre empfangene und abgeschickte Handels- und Geschäftsbriefe 10 Jahre Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen sowie die zu deren Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen Generell gilt: die Zehnjahrespflicht beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Geplant ist die Verkürzung auf 8 Jahre (Jahressteuergesetz 2013). Aufbewahrung – welche Unterlagen müssen wie lange aufbewahrt werden? Rechnungen über Bauleistungen an Privatpersonen 2 Jahre eRechnung

21 ©DATEV eG; alle Rechte vorbehalten 21 eRechnungen – es lohnt sich die Entwicklung zu beobachten! Ihre Meinung, Ihre Fragen? Interessant für Sie? Was möchten Sie von uns wissen? eRechnung

22 ©DATEV eG; alle Rechte vorbehalten eRechnung 22


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