Prof. Dr. Ludwig Nastansky University of Paderborn Wirtschaftsinformatik 2 – Fakultät für Wirtschaftswissenschaften Prof. Dr. Ludwig Nastansky Warburger.

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1 Prof. Dr. Ludwig Nastansky University of Paderborn Wirtschaftsinformatik 2 – Fakultät für Wirtschaftswissenschaften Prof. Dr. Ludwig Nastansky Warburger Straße 100, 33098 Paderborn Tel.: +49-5251-603368 http://gcc.uni-paderborn.de Carsten Huth, Numan Tas, Ingo Erdmann, Ludwig Nastansky Professionelles Wissensmanagement WM 2003 02. – 04. April 2003, Luzern GroupProcess: Graphisch interaktives Management von Ad-hoc-Geschäftsprozessen im Web

2 Agenda  Status  Motivation  Zielsetzung  Konzeption  Einsatzszenarien 1 2 3 4 5

3 Status  Heutige Workflow-Management-Systeme werden hauptsächlich von Unternehmen zur Modellierung von hoch strukturierten Kernprozessen eingesetzt  In Unternehmen, insbesondere in der Office-Umgebung existiert noch eine weitere Klasse von Prozessen: flexible, und schwach strukturierte Ad-hoc-Workflows.  Mehrheit der Geschäftsprozesse eher schwach strukturiert, trotzdem kaum Unterstützung für diese Art von Prozessen. 1 23 4 5

4 Status  Durchführung von Ad-hoc-Prozessen in der Praxis mit derzeit existierenden, verschiedenen Medien (E-Mail, Telefon, papierbasiert)  Strukturierte Workflows häufig nur für Kernprozesse  Design von WF fast ausschließlich von Spezialisten 1 23 4 5

5 Motivation  Keine vollständige Groupware-integrierte Modellierungs- und Visualisierungsumgebung für Ad-hoc-Prozesse auf dem Markt  Ex post Analyse von abgelaufenen Prozessen oft nicht möglich  Wissen aus Ad-hoc-Prozessen und damit der Prozessbeteiligten kann nicht weiter genutzt werden  Hoher Kosten- und Zeitaufwand bis zum Einsatz eines neuen Workflows 1 23 4 5

6  Groupware-basiertes Ad-hoc-Workflow-Management-System für Office- Umgebungen  Einsatz in verschiedenen Groupware-Szenarien  Generell Management von Ad-hoc-Prozessen im Unternehmen verbessern  Implizites Prozesswissen in explizites Prozesswissen transformieren  Realisierung einer Ex post Analyse  Wiederverwendung auch von Ad-hoc-Workflows ermöglichen  System zur optimierten Anwendung und Wiederverwendung für diese Art von Prozessen schaffen Zielsetzung 1 23 4 5

7 Weitere Ziele:  Überführen von Ad-hoc-Workflows in strukturierte, vordefinierte WF  Übergang von konkreter zu abstrakter Modellierung  Integration der Ad-hoc-Komponente in ein traditionelles Workflow- Management-System für strukturierte, vordefinierte Prozesse 1 23 4 5

8  Zur Nutzung von synergetischen Effekten aus prozessbezogener Sicht kann die fehlende Verbindung zwischen Office-, Workflow- und Knowledge-Management-Systemen hergestellt werden Knowledge Management GroupProcess Ad hoc Workflow Management Office Management Workflow Management Zielsetzung 1 23 4 5

9 Konzeption GroupProcess Paradigma: Partizipatives, verteiltes und evolutionäres Design und Ausführung von Ad-hoc- Workflows in einer Groupware-basierten Umgebung  Stark personenorientiert Im Ad-hoc-Workflow-Bereich hauptsächlich Verwendung konkreter organisatorischer Entitäten, statt abstrakter organisatorischer Entitäten, wie im Bereich von strukturiertem Workflow-Management  Workflow-Modell und Workflow-Instanz bilden eine Einheit  Simultane Ausführung: Build Time = Run Time 1 23 4 5

10 Konzeption 1 23 4 5

11 Einsatzszenarien 1. Szenario „Message“  GroupProcess Modeler ist als dynamisches Message-Objekt (Java- Applet) in jeder Workflow-Instanz als Objekt vorhanden  In Messaging-/ EMail-Systemen 2. Szenario „Shared“  GroupProcess-Modeler und -Engine im Design der Datenbank integriert  Z. B. als Prozess-Ergänzung einer Projektdatenbank 1 23 4 5

12 Einsatzszenarien 1 23 4 5

13 3. Szenario „Web“  Web-Umgebung zur Verwaltung der Workflows  Angepasste Kommunikations-/Datentransferstruktur 1 23 4 5

14 Einsatzszenarien 1 23 4 5

15 GroupProcess: http://gp.upb.de 1 23 4 5

16 Einsatzszenarien Stärken der Web-Lösung:  Flexible Ausführung von Ad-hoc-Workflows mit internen und externen Partnern  Vorige Szenarien erfordern den Groupware Client Lotus Notes  Internet gewährleitstet als Massenmedium eine allgemein verfügbare Ausführungsplattform ohne zusätzliche Kosten  Erhöhung des Nutzungspotentials für das GroupProcess-System 1 23 4 5

17 Vielen Dank ! http://gcc.upb.de Dipl.-Wirt.-Inform. Numan Tas Universität Paderborn Wirtschaftsinformatik 2 – Fakultät für Wirtschaftswissenschaften Prof. Dr. Ludwig Nastansky Warburger Straße 100 33098 Paderborn Tel.: +49-5251-603889 Email: Numan.Tas@notes.upb.de

18 Architektur GroupProcess

19 Abgrenzung Workflow-Management anhand von Strukturiertheitsgrad und Frequenz strukturiert teil- strukturiert un- strukturiert zyklischazyklischeinmalig problemspezifische Applikationen Workflow-Management- Systeme Groupware Büroinformationssysteme Projekt- management- Systeme GroupProcess aus: Müller/Stolp (1999): Workflow- Management in der industriellen Praxis