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Workflow-Management Anwendungen als Beispiel Sozio- technischen Systeme Marcel Hoffmann 25.4.2002.

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Präsentation zum Thema: "Workflow-Management Anwendungen als Beispiel Sozio- technischen Systeme Marcel Hoffmann 25.4.2002."—  Präsentation transkript:

1 Workflow-Management Anwendungen als Beispiel Sozio- technischen Systeme Marcel Hoffmann

2 Seite 2 / 17 Informatik & Gesellschaft Marcel Hoffmann Fragestellung: Welche Systeme kommen in dem Vortrag vor? Technische Systeme? Soziale Systeme? Sozio-Technische Systeme?

3 Seite 3 / 17 Informatik & Gesellschaft Marcel Hoffmann Workflow-Management Geschichte Voraussetzungen für die Entwicklung von Workflow- Management in den 90er Jahren: Methoden und IuK-Technik zur Steuerung von Arbeitsprozessen in der Fertigung (PPS, CIM,...) Vernetzte Anwendungen im Büro (Groupware, Datenbanken, Vorgangssteuerungssysteme...) Betonung der Ablauforganisation (Business Process Reengineering, Hammer & Champy 1994) Idee: Software zur technischen Unterstützung strukturierter Geschäftsprozesse Rationalistisches Paradigma: Planen – Ausführen / Kontrollieren – Planen – Ausführen / Kontrollieren –...

4 Seite 4 / 17 Informatik & Gesellschaft Marcel Hoffmann Prozess und Geschäftsprozess 1/2 Ein Prozess ist ein zu einem bestimmten Zweck konstruiertes Muster, das Varianten oder Konstellationen von Aktivitäten oder Ereignissen beschreibt, die durch kausale und oder zeitliche Ordnungsrelationen direkt – oder über ihre Relation zu anderen Aktivitäten oder Ereignissen des Prozesses – mit einer den Prozess abgrenzenden, auslösenden Aktivität oder einem auslösenden Ereignis und mit einem zugehörigen angestrebten Resultat (Ereignis oder Zustand) in Beziehung stehen. Geschäftsprozesse sind Prozesse, die einen wesentlichen Beitrag zur Wertschöpfung des Unternehmens leisten. (Hoffmann/Goesmann/Kienle 2002) Ein Geschäftsprozess ist ein Bündel von Aktivitäten, für das ein oder mehrere unterschiedliche Inputs benötigt werden und das für den Kunden ein Ergebnis von Wert erzeugt. (Hammer&Champy 1994) Beispiele: Versicherungen: Abschluss einer neuen Police, Schadensfall Spedition: Abwicklung eines Lieferauftrags, Reklamation Produktion: Kleinserienfertigung,...

5 Seite 5 / 17 Informatik & Gesellschaft Marcel Hoffmann Betonung der Aufbauorganisation geht auf Kosten der Arbeitsabläufe! Akquise Kundenbetreuung LageKonstruktionBeschaffungBuchhaltung

6 Seite 6 / 17 Informatik & Gesellschaft Marcel Hoffmann Methodisches Vorgehen 1: Erhebung und Modellierung von Geschäftsprozessen Charakteristika / Analyseeinheiten: Aktivitäten (Prozeßschritte) Inputs Kunden Ergebnisse (interne und externe) Rollen als Aufgabeträger Betriebliche Objekte Operative Anwendungen

7 Seite 7 / 17 Informatik & Gesellschaft Marcel Hoffmann Beispiel: Geschäftsprozessmodell ^ ^ ^ xx Sendungsdaten erfassen Fahrzeug eingetroffen Abrechnen Sekretariat Buchhaltung Fahrzeug entladen Halle Kundendienst Entladebericht erstellen Sonderfälle bearbeiten Storno Disponieren Fahrzeug beladen Fracht ausliefern Rücklauf erfassen Disponent Halle + Fahrer Fahrer Fahrer und Disponent Sendungsdaten eingegangen

8 Seite 8 / 17 Informatik & Gesellschaft Marcel Hoffmann Methodisches Vorgehen 2: Verbesserung der Geschäftsprozesse Charakteristika : Ausdünnen Unnötige Umwege eliminieren Parallelbearbeitung ermöglichung Aufgabenzuschnitte verändern Stress vermeiden nacherheben...

9 Seite 9 / 17 Informatik & Gesellschaft Marcel Hoffmann Methodisches Vorgehen 3: Implementierung Prozesse werden auf eine Maschine abgebildet Charakteristika : Technik auswählen Prozessmodelle in Workflowmodelle transformieren Prototyping Verbeserung nochmal anhand des Prototypen Technik nochmal auswählen Prozesse wieder anpassen Intergration mit bestehender TEchnik

10 Seite 10 / 17 Informatik & Gesellschaft Marcel Hoffmann Beispiel Workflow-Management-Software Livelink Veröffentlichung von Fortbildungsinformationen Verbraucherzentrale NRW

11 Seite 11 / 17 Informatik & Gesellschaft Marcel Hoffmann Definition: Workflow-Management-Software Zwecke Unterstützt Planung und Ausführung von Arbeitsprozessen Funktionselemente Modellierung von Prozessmustern Instantiierung von Prozessfällen aus Mustern Kontrolle und Automatisierung von Teilschritten nach dem einem Fall zugeordneten Prozessmuster Kontrolle des Arbeitsfortschritts (Firsten, Qualität der Ergebnisse) Vorgabe von Handlungsalternativen Zuweisung von im Modell vorgesehen Arbeitsschritten Zuordnung von im Modell vorgesehen Ressourcen zu Arbeitsschritten Transparenz der Ablauforganisation Technische Teilsysteme Build-Komponente Run-Time Komponente Engine Worklists (optional)...

12 Seite 12 / 17 Informatik & Gesellschaft Marcel Hoffmann Methodisches Vorgehen Methodisches Vorgehen 1: Erhebung und Modellierung von Geschäftsprozessen Methodisches Vorgehen 2: Verbesserung der Geschäftsprozesse Methodisches Vorgehen 3: Implementierung Prozesse werden auf eine Maschine abgebildet Methodisches Vorgehen 4: Inbetriebnahme : Schulung Daten übertragen Anpassung ermöglichen

13 Seite 13 / 17 Informatik & Gesellschaft Marcel Hoffmann Workflow-Management als integrierter Ansatz für Organisationsentwicklung Technikgestaltung Mitarbeiterorientierung Methodische Bestandteile Erhebung, Modellierung von Geschäftsprozessen Implementierung von Workflows Anwendung der Workflows und flexible Anpassung Evaluierung der Anwendung und Re-Modellierung der Geschäftsprozesse

14 Seite 14 / 17 Informatik & Gesellschaft Marcel Hoffmann Anpassung bei der Nutzung Ausnahmefälle müssen behandelbar sein Beliebiger Zugriff auf Dokumente und beliebige Verteilung Flexible Verteilung von Arbeitsaufträgen Vertretungsregelungen ad hoc möglich Erweitern und Reduzieren von Dokumenten beliebige Annotationen Einfügen neuer Felder ermöglichen kein Zwang zur Vollständigkeit beim Ausfüllen Vorbelegungen müssen einfügbar sein …

15 Seite 15 / 17 Informatik & Gesellschaft Marcel Hoffmann Flexibilisierung von Abläufen – Was sollte möglich sein? Ausnahmefälle müssen bearbeitbar sein Umleitung muss möglich sein Parallelisierung und Unterbrechung ermöglichen Stornierung Zurückholen von Vorgängen, Nachbearbeitung möglich Möglichkeit, Unvollständiges weiterzuleiten Vorziehen: vorab-bearbeiten, vorab-sehen Überspringen von Bearbeitungsschritten Umgehen von Zeitlimits

16 Seite 16 / 17 Informatik & Gesellschaft Marcel Hoffmann Ad hoc Veränderungen bei Workflow gesteuerten Abläufen Rückfragen beim vorherigen Berater Fragen an andere Teilnehmer Umleitung im Ablauf Änderung des Workflows anhand einer gegebenen Alternative

17 Seite 17 / 17 Informatik & Gesellschaft Marcel Hoffmann Fragestellung: Welche Systeme kommen in dem Vortrag vor? Technische Systeme? Workflow-Management-Software Workflow-Management-Lösung Workflow (Workflowmuster) Soziale Systeme? Abteilung Arbeitsgruppe Unternehmen Projektteam Prozessverantwortlicher Sozio-Technische Systeme? Workflow-Management-Anwendung Geschäftsprozess


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