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Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 1 Professionelles Projektmanagement.

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1 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 1 Professionelles Projektmanagement in der Praxis Veranstaltung 2 – Teil 1 ( ): Projektinitialisierung SS 2008

2 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 2 Agenda  Organisatorisches  Vortrag 1: PM-Stellenangebote  Projekt-Initialisierung  Von der Idee zum Projektauftrag: Zielsetzung, Umfeldanalyse, Wirtschaftlichkeitsbetrachtung, Projektantrag/-auftrag, Stakeholdermanagement, Kickoff qElevator Pitches „Innovative Unternehmen“ (Aufgabe 1; alle PLs) qArbeitstechniken! m Kreativität, Analyse, Problemlösung, Entscheidungen, Zeitplanung, Präsentation qAufgabe 2: Projektauftrag erstellen

3 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 3 Projektdokumentation Termine 2008 (Stand: ) x : Präsentation PL V : Vortrag aktuelles PM-Thema AP: Abschluss-Präsentation V2 Lösung Aufgabe 1 V3 Lösung Aufgabe 2 V4 Lösung Aufgabe 3 V5 Lösung Aufgabe 4 V6 Lösung Aufgabe 5 MS 1: Abnahme „Planung und Aufgaben- Verteilung Verteilung“ MS 2: AbnahmePrototypAb-schluss-Präsen-tation V V7 Abgabe Projekt- Doku 30.6

4 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 4 Organisatorisches Feedback zur Aufgabe 1 m Insgesamt recht originelle Ideen m Dateien immer an Dozenten und Assistenten schicken!Dozenten m Bitte angegebenen Datei-Namenskonventionen beachten! m Bitte im Betreff der Mail immer die Team-Nummer angeben m In Aufgabe 1 ausgewählte Projektidee kann ggf. im Rahmen von Aufgabe 2 noch geändert werden (neue Ideen bzw. geänderte Priorisierung) Erwerb des ProjektManagers zum Vorzugspreis von 69 € statt 169 €  Teilnehmer für Sammelbestellung?

5 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 5 Eigenbewertung, Teambewertung und Videoanalyse zur Steigerung der Präsentationskompetenz  Eigenbewertung (direkt im Anschluß an den Vortrag)  Persönlicher Auftritt  Blickkontakt  Verständlichkeit des Vortrags  Lesbarkeit der Folien  Stimme  Gesamteindruck Eigen- Bewertung Team- Bewertung qVideoanalyse aufgenommener Vorträge im Video Lab (A205) – direkt nach der Vorlesung (ab 17:00 Uhr) qBewertung durch das Projektteam (direkt im Anschluß an den Vortrag) m Möglichst zeitnah m Angemessen m Offen m Korrekt und wahr m Brauchbar; keine Pauschalaussagen

6 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 6 Vortrag 1: Stellenangebote „Projektmanagement“  Analyse von Stellenausschreibungen  Arbeitsmaterial  4 SZ-WE-Ausgaben von 2008  Internet (z.B. Jobpilot.de, WueWoWas.de, JobScout24.de)  Ergebnisse der Vorjahre; Vortrag vom SS 07  Vortragsinhalte  Projektmanagement-Stellen (SZ) Gesamtzahl PM-Stellen Verteilung der PM-Stellen auf die verschiedenen Branchen Anzahl PM-Stellen mit PM-Zertifikatsanforderungen (GPM-IPMA oder PMI) PM-Stellenbezeichnungen PM-Aufgaben  Sonstige Stellen mit PM-Anforderungen (SZ) Anzahl der Stellen, für die Projektmanagement-Skills gefordert sind...  PM-Stellen im Internet  Termin:

7 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 7 Wie kommt man zu einem Projekt? Welche Vorarbeiten sind zu leisten?  Welche Anlässe gibt es für Projekte?  neuer Auftrag  neue Ideen  gewinnbringende Innovationen  Gesetzesänderungen  Umstellung der Infrastruktur  aktuelle Anlässe, Wettbewerber  Welche Arbeiten sind im Rahmen der Initialisierungsphase durchzuführen?  Team zusammenstellen  Informationen/Wissen sammeln  Machbarkeit überprüfen  Zielsetzung  Rechtslage prüfen  Marktanalyse Workshopteil

8 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 8 Wie kommt man zu einem Projekt? Welche Vorarbeiten sind zu leisten?  Anlässe für Projekte  Kostendruck, Rationalisierung  Neuentwicklung von Produkten, Kooperation mit anderen Unternehmen  Kundenwünsche  Markterschließungsmaßnahmen  Arbeiten im Rahmen der Projekt-Initialisierung  Analyse Status Quo  Setzen von Zielen, Objektivierung (bzw. Konkretisierung)  Messbarkeit von Zielen  Genaue Absprache mit den Projektpartnern über Zielsetzung  Sorgfältige Planung  Festsetzung von Teilzielen und Aufgabenbereichen  Bedarfsfeststellung z.B. über Umfrage  Mitteleingrenzung  Budgetsponsor, Businessplan, bzw. Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Workshopteil

9 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 9 Hauptaufgaben der Projekt-Initialisierungsphase  Festlegung des Projektziels qProjektumfeld- und Stakeholder-Analyse qBusiness-Case und Wirtschaftlichkeitsbetrachtung  Einrichtung der Projektorganisation: Auftrageber, Projektleiter, Projektmitarbeiter, Lenkungsausschuss  Projektantrag  Projektauftrag  Kickoff Kritische Erfolgsfaktoren (Praxistipps) Praxis-Beispiele Initialisierung: Projekt- auftrag... Projektidee

10 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 10 Anlässe für ein Projekt  Idee oder Verbesserungsvorschlag, z.B. aus Betrieblichem Vorschlagswesen (BVW) qAnfrage / Auftrag eines Kunden qKonsequenz eines anderen Projektes qReaktion auf Marktentwicklung qMaßnahme zur Erreichung eines definierten Unternehmensziels (aktives Projektportfolio-Management) qGesetzliche Änderungen qNutzung technischer Neuerungen qPrüfberichte (z.B. Wirtschaftsprüfer, Revisor, Datenschutzbeauftragter) qKostensenkungsprogramm qUnternehmenskrise qFirmenfusion

11 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 11 Von der Idee zum Kickoff Idee Projektziel Betriebliches Vorschlagswesen Kundenauftrag  Problem Vorarbeiten und Analysen Neue Geschäftsidee Projekt antrag Priorisierungs- gremium Projekt auftrag Kick off zur Ent- scheidung Geneh- migung

12 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 12 Projektzielklärung ist unabdingbar Todsünde im PM: „Unklares oder unzureichend definiertes Projektziel“ Unklarer Projekt- auftrag früher oder später Projekt- Krise „Machen Sie mal!“ So „ So habe ich mir das aber nicht vorgestellt“ Projektleiter ist verantwortlich für die genaue Zielklärung: „Was wollen wir mit dem Projekt erreichen?“ Die exakte Definition des Ziels am Beginn eines Projektes ist ein entscheidender Erfolgfaktor für das Gelingen des Projektes Ideal: Für jeden Mitarbeiter gibt es mindestens ein individuelles (abgeleitetes) Ziel, zu dem er sich „bekennt“

13 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 13 Zielkategorien  „Harte“ Ziele  „Weiche“ Ziele (Project Excellence Modell (GPM))  Zufriedenheit der Kunden  Zufriedenheit der Projektmitarbeiter  Zufriedenheit der sonstigen Stakeholder Ergebnisziele / Lieferobjekte (Funktionalitäten, Qualität) TerminzieleKostenziele  Muss-Ziele (Pflicht): Ziele, die unbedingt erreicht werden müssen (z.B. Gesetze, Sicherheitsvorschriften, Normen)  Kann-Ziele (Kür): Zielerreichung stellt keine unabdingbare Voraussetzung für den Projekterfolg dar

14 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 14 S = Spezifisch Was soll genau erreicht werden? Das „S“ wird vielfach als auch synonym für „schriftlich fixiert und präzisiert“ verwendet. Ziele sind immer positiv zu formulieren M = Messbar Welches sind die Messkriterien? An welchem Zielmaßstab soll die Zielerreichung gemessen und kontrolliert werden? A = Attraktiv Ist das Ziel anspruchsvoll und herausfordernd? Oftmals wird das „A“ auch gleichgesetzt mit „akzeptabel“ oder „aktiv beeinflussbar“. Das bedeutet, dass der Projektleiter, mit dem das Ziel ja vereinbart wird, auch in der Lage sein muss, die Zielerreichung mit den ihm zur Verfügung stehenden Mitteln aktiv zu beeinflussen. R = Realisierbar oder realistisch erreichbar Ist das gesteckte Ziel unter Berücksichtigung der gegebenen Umstände und der vorhandenen Ressourcen erreichbar? T = Terminiert Ist eine Frist gesetzt, innerhalb der das genannte Ziel erreicht werden soll? Ggf. bietet sich die ergänzende Vereinbarung von terminierten Zwischenzielen an. Ziele müssen SMART vereinbart werden

15 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 15 Ziele müssen messbar sein bzw. gemacht werden Ziele müssen quantitativ messbar sein, damit am Ende des Projektes eine objektive Überprüfung stattfinden kann, ob das Projekt „erfolgreich“ war Vorgehen :  Relevante Zielgrößen (Kennzahlen) ermitteln und festlegen  Zahlen oder zumindest Größenordnungen, Zahlenintervalle, Minimal- oder Maximalwerte hierfür vereinbaren Falsche ZieldefinitionRichtige Zieldefinition Die Rationalisierung der Büro- Organisation ist abgeschlossen Durch die neue Büro-Organisation werden €/Monat eingespart Die Anwender sind mit dem neuen Programm zufrieden Die Anwender haben das Programm in einer Zufriedenheitsumfrage mindestens mit der Note „gut“ bewertet Die Fehlerhäufigkeit wird deutlich verringert Die Fehlerhäufigkeit wird von 42 Stk./ Monat auf 28 Stk./Monat verringert Die Durchlaufzeit wird erheblich verkürzt Die Durchlaufzeit wird von bisher 6 Tagen auf zukünftig 4 Tage verkürzt

16 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 16 Ziele messbar machen! Schwammige Ziele 1.Man soll leicht an Informationen kommen 2.Das Unternehmen soll Profit machen 3.Website schneller machen 4.Mehr Leistung eines technischen Gerätes 5.Einfachere Bedienung 6.Das neue Unternehmen soll Zeit sparen 7.Viele Nutzer Messbare Ziele 1.Durchschnittliche Anzahl der Klicks <= 5, um auf die gewünschte Information zu kommen 2.Das Unternehmen soll im ersten Geschäftsjahr einen Gewinn von € erzielen 3.Max. Wartezeit eines ISDN- Nutzers soll nicht mehr als 200ms betragen 4.Nach Stiftung Warentest Verbesserung der Note auf 2, Workshopteil

17 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 17 Ziele messbar machen! Schwammige Ziele 1.Soll gut werden 2.Soll möglichst viele Leute ansprechen 3.Soll irgendwann mal fertig werden 4.Soll Gewinn bringen 5.Sollte funktionieren 6.Soll möglichst viel können 7.Soll möglichst wenig Pflegeaufwand notwendig machen 8.Geringe laufende Kosten Messbare Ziele 1.Stiftung Warentest: „Gut“ 2.Monatliche Besucher der Website: Termin: Businessplan 5.Funktionen festlegen und bei Abnahme testen 6.Kann-Kriterien festlegen und bestimmte Anzahl dieser erreichen 7.Monatlicher Pflegeaufwand: maximal 40 Stunden 8.Monatliche Betriebskosten: maximal 500 € Workshopteil

18 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 18 Zielhierarchie gibt einen Gesamtüberblick der Ziele Quelle: ProjektManager, S. 144 Verbesserung der Transportverhältnisse in der Innenstadt Globalziel Zeitziele Finanz- und Kostenziele FunktionszieleSoziale Ziele Zielklassen Zielunter- klassen Termine Projektstart und -Ende Meilenstein- termine Operationale Zielformulierung Gefordertes Maß der Ziel- erreichung Kosten Betriebs- kosten pro Std. Projekt- kosten < x € pro Stunde < y Mio. € Transport- leistung Komfort Lärm- reduktion Personen pro Stunde Sitz-/ Stehplatz- verhältnis mind. x Personen pro Stunde max. 1:2 im Berufs- verkehr

19 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 19 Zielkonflikte feststellen  Konkurrenz-Beziehung von Zielen Die zunehmende Erfüllung eines Zieles kann nur durch Abstriche bei einem anderen Ziel erreicht werden  ITSM-Zielkonflikt (Beispiel)  Qualität des IT-Services ständig verbessern  Reduktion der Kosten  Häufiger Zielkonflikt bei Softwareprojekten  Schnelle Produktfertigstellung  Hohe Produktqualität Häufige Konsequenz: Reduktion der Testzeit  Schlechtere Produktqualität und zusätzliche Kosten für Nachbesserungen  Lösung: Zielpriorisierung vornehmen  Beispiele: „Qualität vor Zeit“, „Time-to-market“, „Design-to-Cost“-Ansatz

20 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 20 Mit Nicht-Zielen den Projektumfang abgrenzen  Zur Abgrenzung des Projektumfangs müssen auch die „Nicht-Ziele“ gelegt werden  „Nicht-Ziele“: Was NICHT Bestandteil des Projektes ist  Abgrenzung erhöht die Entscheidungssicherheit für alle Beteiligten: schafft Klarheit und vermeidet unnötige Konflikte (aufgrund unausgesprochener Erwartungen) qBeispiel m Ziel: Die zu entwickelnden Module sollen wiederverwendbar sein m Nicht-Ziel: Die wiederverwendbaren Module werden NICHT weiterentwickelt und auch NICHT gepflegt

21 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 21 Praxisbeispiel: Ziele im Projekt NIMBUS  Ziele  Folie 4 des ProjektantragsProjektantrags  Zielabgrenzung  Folie 5 des ProjektantragsProjektantrags

22 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 22 Leistungsziel-Beschreibungen: Lasten- und Pflichtenheft Anforderungen des Auftraggebers Lastenheft Gesamtheit der Anforderungen des Auftraggebers (AG) an die Lieferungen und Leistungen des Auftragnehmers (AN) Pflichtenheft enthält die vom Auftragnehmer (AN) erarbeiteten Reali- sierungsvorgaben zur Umsetzung des Lastenheftes Vom Auftragnehmer abgeleitete Leistungsziele Auftraggeber (i.a. auch Geld- geber des Projektes) spezifiziert das benötigte Ergebnis Auftragnehmer (= Lieferant) stellt das benötigte Ergebnis her

23 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 23 Der Prozess vom Lastenheft zum Vertrag mit Pflichtenheft AuftraggeberAuftragnehmer Lastenheft Forderungen aus Auftraggebersicht Forderungen werden in Spezifikationen umgesetzt Angebot mit Pflichtenheft Spezifikation der Realisierung Vertrag mit Pflichtenheft (genehmigt) Spezifikation der Realisierung Prüfung und Genehmigung der Spezifikationen Projektvorgaben

24 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 24 Muster-Gliederung: Pflichtenheft für SW-Entwicklung* 1.Zusammenfassung 1.Problembeschreibung 2.Kurzbeschreibung der Leitungsmerkmale 3.Technische Anforderungsanalyse 4.Projektanforderungsanalyse 5.Lösungsalternativen und Aufwände 2.Requirement-Katalog 3.Technische Anforderungsanalyse 4.Projektanforderungsanalyse *) Quelle: ProjektManager, Seite Erster Systementwurf 1.Gesamtsystem 2.Funktionsgruppen 3.Schnittstellen zu Benutzern 4.Schnittstellen zu anderen Personengruppen 6.Lösungsalternativen und Aufwände 7.Abnahmebedingungen 1.Softwaresystem 2.Bibliotheksinhalte 8.Rapid Prototype (bei Bedarf) 9.Randbedingungen

25 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 25 Das Projektumfeld beeinflusst das Projekt und wird seinerseits vom Projekt beeinflusst Kunden Lieferanten Partner Wettbewerber Markt Gesetzgeber externes Umfeld Umfeldanalyse : Identifikation und Analyse der wichtigsten Einflussbereiche auf das Projekt Betroffene Abteilungen Anwender Geschäfts- führung Auftrag- geber Projekt- team Andere Projekte Internes Umfeld Projekt Politik Umwelt

26 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 26 Generelle Projektumfeld-Elemente UnternehmenKundeGesellschaftTechnikMarkt FirmenleitungAuftraggeberBetroffenerTechnische Entwicklung Arbeitsmarkt GeldgeberArbeitspartnerMeinungs- beeinflusser Produktions- faktoren Absatzmarkt FührungNutzerInteressens- vertreter UmweltLieferant MitarbeiterKommunikationBehördeRessourcenKapitalmarkt OrganisationPolitikRahmen- bedingungen Wettbewerb KulturRecht, Gesetze andere ProjekteEthik/Moral Quelle: Norbert Hillebrand: Projektumfeldanalyse effizient gemacht, PROJEKTMANAGEMENT 2/2000, S

27 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 27 Durchführungsschritte einer Umfeldanalyse 1.Identifikation und Beschreibung der Umfeldelemente 2.Analyse der Einflüsse der Umfeldelemente 3.Bewertung der Wirkungsstärke auf das Projekt (Kraftfeldanalyse)  Rangskala möglicher Einflüsse: hoher, mittlerer, geringer, kein Einfluss 4.Entwicklung von Maßnahmen für die stärksten Einflüsse  Fördermaßnahmen für die Chancen  Abwehrmaßnahmen für die Risiken  Die wichtigsten Umfeldelemente sind in der Regel die Stakeholder des Projektes  Stakeholderanalyse  Stakeholdermanagement

28 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 28 Stakeholdermanagement  Stakeholder : Person oder Personengruppe, die...  aktiv am Projekt beteiligt  am Projekt interessiert  das Projektergebnis beeinflussen kann  vom Projektergebnis betroffen ist (vgl. PMBoK, ProjektManager)  Stakeholdermanagement  Ermittlung der Anforderungen und Erwartungen der Stakeholder  Berücksichtigung dieser Anforderungen bei der Projektplanung und -durchführung  Entwicklung von Strategien und Maßnahmen  Aktive und proaktive Betreuung der Projektstakeholder, insbesondere der einflussstarken Entscheider  Ziel : Potentielle Widerstände geistig vorwegnehmen  Akzeptanz erreichen  Stake : Anspruch, Interesse, Erwartung oder Forderung

29 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 29 Stakeholderanalyse: Basis des Stakeholdermanagements 1.Identifikation der Stakeholder des Projektes  Welche Prozesse werden wesentlich verändert?  Wer ist durch das Projekt betroffen oder am Projekt beteiligt? 3.Ableitung von Maßnahmen 1. Beteiligung im Projekt (Partizipation) 2. Kommunikationskonzept Konsequenzen für das Projekt 2.Analyse der Stakeholder 1.Interesse an den Projektergebnissen 2.Ängste / Erwartungen 3.Betroffenheit durch das Projekt 4.Einfluss/Macht auf das Projekt Stakeholder- matrix Übersicht Projekt- beteiligte/ -betroffene

30 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 30 Stakeholder-Matrix schafft einen Gesamtüberblick Tipps : 1.Setzen Sie sich frühzeitig mit den potentiellen Widerständen proaktiv auseinander! 2.Konzentrieren Sie sich auf die priorisierten Stakeholder (Key-Stakeholder) mit hoher Macht/Einfluss auf das Projekt und hohem Interesse/Betroffenheit!

31 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 31 Visualisierung durch Stakeholder-Portfolio hohe Unterstützung starke Widerstände geringer Einfluss hoher Einfluss Vorstand Auftrag- geber Anwender Betriebs- rat IT- Abt. Orga- Abt.

32 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 32 Ableitung von Maßnahmen für die priorisierten Stakeholder  Maßnahmen zur Stärkung der Förderung  lückenlose Information der Förderer  persönlichen Draht aufbauen  Einbeziehung von Meinungsbildnern und Multiplikatoren +  Maßnahmen zur Verringerung der Widerstände (Ängste)  Pro-kontra-Argumente herausarbeiten  „Botschaften“ für Zielgruppen erarbeiten  Vertrauensbasis schaffen  ehrliche und klare Kommunikation  evtl. Partizipation in der Projektarbeit -

33 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 33 Stakeholdermanagement: Überwachung und Steuerung  Stakeholderanalyse ist eine interne Analyse, die nicht nach außen geht  Stakeholderanalyse ist eine Momentaufnahme  Sie muss in sinnvollen Abständen wiederholt werden (häufig in Verbindung mit Risikomanagement)  Prozess 1.Gibt es neue Stakeholder? 2.Haben sich bisherige Stakeholderpositionen wesentlich verändert? 3.Waren die durchgeführten Maßnahmen erfolgreich? 4.Welche neuen Maßnahmen sind zu veranlassen?

34 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 34 Praxisbeispiel  Stakeholderanalyse im Projekt NIMBUS Stakeholderanalyse

35 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 35 Stakeholder eines neuen SW-Produktes  Management  Entwickler  Käufer  Anwender(gruppen)  Betriebspersonal  Controller  Personalrat  Trainer  Sicherheitsbeauftragter  Datenschutzbeauftragter  Ergonomiebeauftragter  Innenrevision  Externe Firmen (Hardware, Provider, Basissoftware) Workshopteil

36 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 36 Praxistipp zu Ziele und Stakeholdermanagement  Nehmen Sie wichtige Interessen Ihrer Stakeholder in die Zielmenge des Projektes auf!

37 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 37 Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Investitionsvorhaben Projekte sind Investitionsvorhaben 1.Es werden grundsätzlich nur solche Projekte durchgeführt, die sich wirtschaftlich rechnen 2.Bei konkurrierenden Projekten werden – aufgrund knapper Ressourcen - die mit der besten Wirtschaftlichkeit priorisiert Wirtschaftlichkeitsbetrachtung  Nutzen  Quantifizierbarer Nutzen (€)  Nicht-quantifizierbarer Nutzen  Kosten m Reine Projektkosten m Investitionskosten m Betriebskosten qLebensdauer realistisch einschätzen qNutzen tritt häufig erst mit zeitlicher Verzögerung ein: Umstellungs-/ Einführungsaufwand, geringere Produktivität/Mehraufwand in der Startphase u.ä. qEinsparungspotentiale müssen auch realisiert werden!

38 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 38 Methoden der Wirtschaftlichkeitsberechnung Hauptproblem: Verfügbarkeit zuverlässiger Daten  Genauigkeit nicht übertreiben! Finanzmathematische Verfahren

39 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 39 WiBe21*: Software-unterstützte Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen  Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen werden methodisch einheitlich (standardisiert) durchgeführt  Ergebnis: begründete, transparente und nachvollziehbare Aussagen zur Wirtschaftlichkeit des Projektes  WiBe21*:  Methodik: Kapitalwert und Nutzwertanalyse  Softwareprodukt, das die Anwendung der Methodik unterstützt *) empfohlen vom Bundesministerium des Innern (BMI) WiBe21: Systematik Dringlichkeitswert Qualitativ-strategischer Wert Kapitalwert (€) Kennzahlen

40 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 40 Kein Projekt ohne Businessplan

41 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 41 Auf dem Weg zum Projektantrag Projektziele Projektumfeldanalyse mit Interessenmatrix  Aufbau der Projekt-Organisation: Leiter, Team, Teilprojekte?, Kernteam?, Lenkungsausschuss qGrobplan erstellen m Business Case (Nutzen) m Aufwände m Erforderliche Ressourcen  Projekt-Budget aufstellen m Wirtschaftlichkeitsbetrachtung m Terminplanung m Projektrisiken m Qualitätsplanung m Kommunikationsplanung Für den Projektantrag sind grobe Angaben zu den wichtigsten Projektgrößen (Ergebnisse, Termine, Kosten) erforderlich

42 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 42 Projektantrag  Projektziel  Beginn- und Ende-Termin, Meilensteine  Projektorganisation  Auftraggeber, Projektleiter, Lenkungsausschuss  Liste möglicher Projektmitarbeiter  Betroffene Fachabteilungen  Wirtschaftlichkeitsbetrachtung  Erwarteter Nutzen (quantitativ (€), nicht-quantitativ)  Ressourcen/Kosten: Mitarbeiter-Ressourcen, Investitionen, Betriebskosten  Potentielle Risiken  Mögliche Qualitätsmängel, Zeitverzögerungen, Kostenüberschreitungen  Mögliche Gefährdungen des Projektes Markanten Projektnamen wählen

43 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 43 Beispiel: IT-Infrastrukturprojekt  Praxisbeispiel: Projektantrag NIMBUS (separater Foliensatz)Projektantrag NIMBUS

44 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 44 Projektauftrag  Ziele und Inhalte werden zwischen Auftraggeber (z.B. Vorstand oder Verantwortlicher eines Unter- nehmensbereiches) und Auftragnehmer (Projektleiter) abgestimmt  Projektantrag geht zur Genehmigung an „Priorisierungs- gremium“  Nach Zustimmung zum Projektantrag und Freigabe der Mittel wird dieser zum Projektauftrag  Unterzeichnung durch Auftraggeber und Auftragnehmer (= Projektleiter)  Projektauftrag ist die vertragliche Basis des Projektes

45 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 45 Kickoff-Veranstaltung Formaler Projektstart: Erstes Treffen des PL mit dem gesamten Projektteam  Hauptziel: Klarheit schaffen  Jeder kennt die Projektziele und damit die Kriterien, an denen der Projekterfolg gemessen wird  Jeder kennt das geplante Vorgehen mit Zwischenterminen und Meilensteinen  Jeder hat das Projekt als Ganzes verstanden  Jeder kennt seine Rolle im Projekt  Vorstellung / Kennenlernen der Teammitglieder  Vorstellung des Projektauftrages und der Projektprozesse  Projektziele, -inhalte und –termine  Commitment zu den Zielen  Rahmenbedingungen  Spielregeln der Zusammenarbeit

46 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 46 Praxisbeispiel: NIMBUS-Kickoff (Agenda)NIMBUS-Kickoff 10:00Begrüßung / Anpfiff (AG) Prämierung des Erfinders des Projektnamens (Hr. E.) 10:15Projektvorstellung im Überblick (PL) 10:40Vorstellung der Teilprojekte (alle TPL; jeweils ca. 10 Minuten) 11:50Diskussion (alle; Anregungen, Erwartungen, Wünsche) 12:00Mittagspause 13:00Projekt-Rahmenbedingungen und Spielregeln der Zusammenarbeit (PL) 13:20Meeting der Teilprojekte (alle; zusätzliche Räumlichkeiten sind reserviert) 15:00Meeting des Kernteams (Raum 160) 16:30Ende

47 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 47 Spielregeln der Zusammenarbeit (NIMBUS-Kickoff)

48 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 48 Aufgabe 1: Projektidee „Innovatives Unternehmen“ Das Team soll einen Vorschlag für ein innovatives und erfolgreiches Internet-Unternehmen erarbeiten Einzelaufgaben: 1.Durchführung mit der 6-Schritte-Methode zur Findung der optimalen Lösung, dabei zur Alternativen-Ermittlung  Brainstorming und  Umkehrungstechnik anwenden 2.Wichtige Businessplan-Fragen klären  Wie setzt sich die Zielgruppe (Nutzer) zusammen? Evtl. mit Untergliederung q Worin besteht der besondere Kundennutzen? Welche Vorteile haben Ihre Kunden? Welche Chancen eröffnen Sie ihnen? q Wie lautet Ihre Produkt-Mission? Beschreiben Sie den Kundennutzen in einem Slogan (max. 5 Worte) q Welches Alleinstellungsmerkmal hat Ihr neues Unternehmen? 3.Erstellung einer 3-minütigen Elevator-Pitch-Präsentation (3 – 5 Folien) zu Ihrem neuen Produkt Aufgaben der Projektleiter (alle) 1.Vortrag erstellen: Idee-Team_x.ppt – und im Team halten 2.Versand an Dozenten (CC: an Assistenten) bis spätestens Elevator-Pitch-Präsentation am

49 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 49 Projektvorschlag: MINT-Portal mit Webabfrage Hintergrund:  Zunehmender Mangel an Fachkräften, insbesondere in den Bereichen Mathematik, Informatik, Naturwissenschaft und Technik (MINT)  Institut Mathematik und Informatik der Uni Würzburg hat in 1/2008 zu einer Ausschreibung der vbw, BayME und VBM einen Projektantrag gestellt und den Zuschlag (mit Förderung) erhalten Projekt MINT: Projekt:  Umsetzung des TP 4: MINT-Portal mit Web-Befragung der MINT-Studenten (Frühwarnsystem)

50 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 50 Projektvorschlag: Webkonferenz-Tool Projekt: Webkonferenz-Lösung im Internet Ausgangssituation:  Es gibt eine bewährte Intranet-Lösung e-RING  Auf dessen Logik wurde ein erster Prototyp für eine Internet- Lösung neu entwickelt (SS 06); Rechner mit SW und Doku vorhanden  Dieser Prototyp soll zur Marktreife gebracht werden Vorteil: Es gibt schon potentielle Kunden!


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