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Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 1/38 1.Prozessmanagement oZiele oFunktion und Alternativen oArbeitsgang-Analyse oLiegezeiten-Analyse.

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1 Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 1/38 1.Prozessmanagement oZiele oFunktion und Alternativen oArbeitsgang-Analyse oLiegezeiten-Analyse 2.Wertanalyse oVon der IST-Lösung zur IST-Funktion oVon der IST-Funktion zur SOLL-Funktion oSuche nach besseren Lösungen für die SOLL- Funktionen 3.Kreativitätstechniken 4.Arbeitsgruppen Wertanalyse Prozessmanagement mit Wertanalyse

2 Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 2/ Prozessmanagement Ziele: Kurze Durchlaufzeiten Geringe Kosten, besonders Personalkosten Gleichmäßige Auslastung Einhalten der gewählten Qualitätsstandards

3 Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 3/ Prozessmanagement Bestimmungsgrößen: oBearbeitungszeit: Objekt erschaffen oder verändern, z.B. Titelaufnahme oTransferzeit: Daten übertragen oKontroll-, Abstimmungszeit oTransportzeit: Ortsveränderung des Arbeitsobjekts oLiegezeit: Arbeitsobjekt wartet oRüstzeit: Vorbereitung der Bearbeitung

4 Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 4/ Prozessmanagement Jede konkrete Bestimmungsgröße (z.B. Titelaufnahme) wird auf folgende Fragen untersucht: oWelche Funktion? z.B. Metadaten erfassen oGibt es alternative Lösungen für diese Funktion? z.B. Übernahme von Fremddaten oWelche lösungsbedingenden Vorgaben erfordern die Alternativen? z.B. geeigneter Lieferant, EDV-System, Haushaltsmittel… Hierzu: Anwendung der Wertanalyse!

5 Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 5/ Funktion und Alternativen

6 Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 6/ Arbeitsgang-Analyse Arbeitsgang-Analyse richtet den Blick auf: oReihenfolge der Arbeitsschritte, oErforderliche Kapazitäten, oTräger = Wer führt den Arbeitschritt aus? oStandort = Wo wird der Arbeitsschritt ausgeführt? oSachmittel = Welche Betriebsmittel (z.B. integriertes EDV-System) und Materialien (Etiketten) werden benötigt?

7 Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 7/ Arbeitsgang-Analyse Jeder Arbeitsschritt wird auf Optimierungspotenziale untersucht, z.B.: oStandorte: Wegfall von Transporten durch bessere Anordnung oLiegezeiten und Kapazitäten: Wegfall durch ausreichende Kapazitäten oLiegezeiten und Träger: Wegfall durch Zentralisation auf wenige Träger (integrierter Geschäftsgang)

8 Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 8/ Zergliederung der Arbeitsschritte

9 Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 9/ Liegezeitenanalyse UB Magdeburg – Combi-Projekt 1998 Vorausgegangen: Verfügbarkeitsstudie mit dem Ergebnis oUnzufriedene Kunden wegen langer Prozessdauer Zeitdauer vom Eingang der Literaturanforderung aus den Fakultäten bis Lieferung oKein Problem

10 Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 10/ Liegezeitenanalyse Laufzettel

11 Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 11/ Liegezeitenanalyse Durchführung und Auswertung Zettel eingelegt Auswertung bis 31.3., Stichprobe: 3 x 150 Zettel gezogen Ergebnis (in Tagen): UBHauptbibliothekMZBFB-GSE Erwerbung6,912,82,85,1 Fachreferat55,933,60,7133,2 Katalog10,010,29,110,8 Freihandstandort(2,88 nur HB)2,9-- Buchbearbeitung5,64,75,56,2 Einstellen4,27,73,11,8 Summe83,471,821,2157,2

12 Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 12/ Liegezeitenanalyse Maßnahmen Verstärkung der Fachreferate Optimierte Logistik der Literaturablage (Normal, Eilt, Problemfälle, Dauerleihen) Allegro-Katalog parallel zu PICA wurde eingestellt Mehr Fremddatennutzung Verzicht auf eigene Freihandsystematik. Aufstellung nach Klassifikation Technische Buchbearbeitung statt als nebenher- Aufgabe der Magaziner: eigener Arbeitsbereich

13 Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 13/ Wertanalyse EN , früher DIN Ziele: Kostenreduktion, Nutzensteigerung Ansatz: oVon der vorhandenen Lösung (z.B. Auspacken der Lieferung) ozur Funktion (Lieferung zugänglich machen) ound zur SOLL-Funktion ound weiter zu alternativen Lösungen (durch den Lieferanten machen lassen)

14 Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 14/ Wertanalyse Im Rahmen der Wertanalyse werden eingesetzt: oProjektmanagement zur Durchführung eines Wertanalyse-Projekts und zur Implementierung des Projekt-Ergebnisses oNutzwertanalyse, Kreativitätstechniken, Pflichtenheft Ursprüngliches Anwendungsgebiet: Optimierung materieller Produkte, heute auch: Dienstleistungen, Prozesse…

15 Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 15/ Ablauf der Wertanalyse 1.Grundschritt: Projekt vorbereiten (Ziel festlegen, Ablauf planen…) 2.Grundschritt: Objektsituation analysieren (Funktionen ermitteln…) 3.SOLL-Zustand beschreiben (bzgl. Funktionen!) 4.Lösungsideen entwickeln 5.Lösungen festlegen 6.Lösungen verwirklichen

16 Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 16/ Ablauf der Wertanalyse Grundschritt 1 1.Grundschritt: Projekt vorbereiten 1.Teilschritt: Objekt auswählen 2.Teilschritt: Grobziel mit Bedingungen, Untersuchungsrahmen abgrenzen 3.Projektorganisation festlegen 4.Einzelziele aus Grobzielen herleiten, z.B. Vergleich mit Best-Practice-Beispielen Vergleich mit Kosten für Fremdleistung Nutzerbefragung: Anforderungen? Vergleich mit Normen, Regelwerken 5.Projektablauf planen

17 Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 17/ Ablauf der Wertanalyse Grundschritt 2 2.Objektsituation analysieren 1.Objekt- und Umfeldinformationen beschaffen 2.Kosteninformationen beschaffen 3.Funktionen ermitteln 4.Lösungsbedingende Vorgaben ermitteln 5.Kosten den Funktionen zuordnen

18 Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 18/ Objekt-, Umfeldinfo beschaffen (Teilschritt 2.1) Ablaufdiagramm des vorhandenen Geschäftsgangs: ofür jede Station: Liegezeiten, Bearbeitungszeiten, Mengen Für jede Station Ermittlung der erforderlichen oRüstzeiten oSachmittel (EDV-Module, Materialien, Normdateien…) oRäumen oTrägern (Qualifikationen) Klassifizierung der Vorgänge nach: oBearbeitung, Transport, Transfer oLiegezeit oPhase (Planung / Ausführung) oRang (Entscheidung / Ausführung)

19 Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 19/ Funktionen ermitteln (Teilschritt 2.3) Schrittweise ins Detail mit Funktionsbaum: Zur Formulierung: Substantiv + Verb

20 Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 20/ Lösungsbedingende Vorgaben (Teilschritt 2.4) Beispiele für lösungsbedingende Vorgaben: Neuzugänge verfügbar machen: Unverzichtbar, da Bibliothekszweck Neuzugänge auswählen: Das Erwerbungsprofil muss umgesetzt werden Neuzugänge erschließen: Konsequenzen von Lösungsalternativen für den vorhandenen Bestand? Titeldaten erfassen: nach RAK gemäß Verbund- Standard

21 Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 21/ Ablauf der Wertanalyse Grundschritt 3 3.SOLL-Zustand beschreiben 1.Informationen aus Grundschritt 2 auswerten 2.SOLL-Funktionen festlegen 3.Lösungsbedingende Vorgaben festlegen, z.B.: Inventarisierung ist vorgeschrieben Anforderungen aufgrund Verbundteilnahme 4.Kostenziele den SOLL-Zielen zuordnen, z.B.: „Neuzugang recherchierbar machen“ darf nicht mehr als xy kosten „Neuzugang beschaffen“ darf nicht mehr als… (Kosten für Auswahl, Bestellung, Inventarisierung)

22 Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 22/ SOLL-Funktionen festlegen (Teilschritt 3.2) SOLL-Funktionen = im Sinn der Zweckbestimmung (Gesamtfunktion) erforderlich (ggf. incl. Gestaltungsfunktionen, nicht nur Gebrauchsfunktionen beachten) Prinzipiell gilt NEIN für alle Funktionen außer Gesamtfunktion. Nur bei zwingenden Argumenten wird eine Funktion zum SOLL Nur solche IST-Funktionen werden zu SOLL- Funktionen, odie nicht unnötig für den Zweck sind und ofür die keine bessere (kostengünstigere, dem Ziel besser entsprechende…) Funktions-Alternative zu finden ist Beispiel für eine Funktionsalternative: Titeldaten erfassen / Titeldaten überspielen lassen

23 Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 23/ Ablauf der Wertanalyse Grundschritt 4 4.Lösungsideen entwickeln 1.Vorhandene Ideen sammeln 2.Neue Ideen entwickeln 3.Bewertungskriterien festlegen 4.Lösungsideen bewerten

24 Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 24/ Lösungsideen entwickeln (Teilschritt 4.1) Ausgehend von den SOLL-Funktionen werden alle denkbaren Lösungen gesucht, die die betreffende Funktion auf der untersten Ebene des Funktionsbaums realisieren: 4.1 Vorhandene Ideen sammeln Lösungen in anderen Bibliotheken studieren Anderes Lösungsprinzip möglich, z.B. stark klebende Etiketten ohne Überfoliierung? Vorteile durch raumorganisatorische Veränderungen? Vorteile durch Veränderungen der Losmengen, z.B. häufigerer Transport je kleinerer Mengen

25 Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 25/ Lösungsideen entwickeln (Teilschritt 4.1) Weiter mit 4.1 Vorhandene Ideen sammeln Vorteile durch andere Gestaltung, z.B. Verbuchungsetikett außen/innen? Wird eine Funktion von mehreren Elemente erfüllt, von denen eines entfallen kann, z.B. Verlagsname aus ISBN generieren? Zufügen weiterer Funktionsträger, z.B. RFID-Chips mit Info über Standort und letzte Ausleihe Kann Funktion von einem anderen Element übernommen werden, z.B. Eigentumskennzeichnung auf dem Barcode-Etikett

26 Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 26/ Lösungsideen entwickeln (Teilschritt 4.1) Weiter mit 4.1 Vorhandene Ideen sammeln Kann dieses Element weitere Funktionen übernehmen, oz.B. automatische Generierung von Schlagwörtern aus dem Titel? oz.B. Titeldatensatz für Bestellung und Katalog Vorteile durch Verkleinern oder Vergrößern des Funktionsträgers? Günstige Zusatzfunktionen möglich?

27 Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 27/ Lösungsideen entwickeln (Teilschritt 4.2) 4.2 Neue Ideen entwickeln: Brainstorming Gruppenarbeit Synektik = verfremdende Analogien durch freie Assoziationen, z.B.: Problem: Zeitliche Koordination dezentraler Entscheidungen Assoziation: Chorgesang – Rhythmus Lösungsidee: Festlegung periodischer Termine Kreativitätstechniken

28 Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 28/ Lösungsideen entwickeln (Teilschritt 4.3) 4.3 Bewertungskriterien festlegen: Ideen aus Teilschritt 4.1 und 4.2 grob klassifizieren: onicht lohnenswert oweiterverfolgen Mindestens 3 Lösungsideen je Funktion weiterverfolgen Kriterien: oerwartete Frist für die Ausarbeitung der Idee oerwartete Probleme bei der Durchführung oerwartete Zielkonformität

29 Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 29/ Ablauf der Wertanalyse Grundschritt 5 5.Lösungen festlegen 1.Ideen aus Grundschritt 4 zu Lösungen verdichten und darstellen 2.Lösungsansätze bewerten 3.Lösungen ausarbeiten = individuelle Detailarbeit mit Zeitziel 4.Lösungen bewerten (funktional, kundengerecht) 5.Entscheidungsvorlage erstellen 6.Entscheidung herbeiführen

30 Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 30/ Ablauf der Wertanalyse Grundschritt 6 6.Lösungen verwirklichen 1.Realisierung im Detail planen 2.Realisierung einleiten 3.Realisierung überwachen 4.Projekt abschließen

31 Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 31/ Wiederholung Grundidee der Wertanalyse Von der IST-Lösung zur IST-Funktion IST-Funktionen kritisch prüfen SOLL-Funktionen festlegen Lösungen für die SOLL-Funktionen entwickeln und prüfen

32 Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 32/ Kreativitätstechniken Morphologischer Kasten Von der Verrichtung zur Funktion Binnen 15 Minuten alternative Lösungen eintragen Alternativen erörtern: an sich, Verträglichkeit mit anderen Lösungen

33 Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 33/ Kreativitätstechniken Methode 635 Arbeitsgruppen zu je 6 Teilnehmern Darlegung des zu lösenden Problems Jedes Mitglied notiert 3 Lösungen und reicht das Blatt seinem Partner zur Rechten Jeder ergänzt die Ideen um weiterführende Gedanken oder neue Ideen 5 Durchläufe Auswertung durch eine andere Arbeitsgruppe: auf jedem Blatt jede Zeile Die auswertende Arbeitsgruppe präsentier die überzeugendsten Ideen in einem Ideenpool

34 Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 34/ Kreativitätstechniken SIL-Methode Systematische Integration von Lösungsansätzen Teilnehmer notieren je 1 Lösungsidee Ein Teilnehmer präsentiert seine Idee Erörterung in der Gruppe: Besonders gut daran ist… Zweiter Teilnehmer präsentiert, Gruppe erörtert Gruppe erfindet eine integrierte Lösung Beispiel: Transportwege minimieren

35 Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 35/38 4 Arbeitsgruppen Wertanalyse 4.1 IST-Funktionen ermitteln Skizzieren Sie den den IST-Geschäftsgang einer Ihnen bekannten Bibliothek Formulieren Sie die Funktionen und halten Sie sie in einem Funktionsbaum fest Ermitteln Sie die lösungsbedingenden Vorgaben!

36 Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 36/38 Skizzieren Sie den den IST-Geschäftsgang einer Ihnen bekannten Bibliothek Führen Sie eine Arbeitsgang-Analyse mit starker Zergliederung der Verrichtungen durch oReihenfolge, Kapazitäten, Träger, Standorte, Sachmittel Erörtern Sie für jeden Arbeitsschritt Optimierungspotenziale oStandorte, Liegezeiten, Kapazitäten, Träger 4 Arbeitsgruppen Wertanalyse 4.2 Alternative Aufgabe

37 Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 37/38 4 Arbeitsgruppen Wertanalyse 4.3 SOLL-Funktionen festlegen Legen Sie die SOLL-Funktionen für den Geschäftsgang einer Ihnen bekannten Bibliothek fest Halten Sie sie in einem SOLL-Funktionsbaum fest Formulieren die lösungsbedingenden Vorgaben SOLL-Funktionen = zwingend für den Zweck (ggf. incl. Gestaltungsfunktion) Grundsatz für jede Funktion außer der Gesamtfunktion: nicht zwingend Funktionsalternativen prüfen

38 Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 38/38 4 Arbeitsgruppen Wertanalyse 4.4 Lösungsideen Gehen Sie von einem SOLL-Funktionsbaum aus Sammeln Sie vorhandene Lösungsideen (Teilschritt 4.1) Halten Sie sich dafür Folien vor Augen Entwickeln Sie neue Lösungsideen für die Funktionen (Teilschritt 4.2) Setzen Sie mindestens eine Kreativitätstechnik ein Bewerten Sie die Lösungsideen (Teilschritt 4.4) Wenn die Zeit reicht: Entwickeln Sie einige Lösungsideen zu Lösungsansätzen weiter (Teilschritt 5.1)


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