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Interkulturelles Projektmanagement Projektmanagement Grundlagen & Planungstechniken Dipl.-Ing. Thorsten Giehler.

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Präsentation zum Thema: "Interkulturelles Projektmanagement Projektmanagement Grundlagen & Planungstechniken Dipl.-Ing. Thorsten Giehler."—  Präsentation transkript:

1 Interkulturelles Projektmanagement Projektmanagement Grundlagen & Planungstechniken Dipl.-Ing. Thorsten Giehler

2 Agenda zGrundlagen des Projektmanagements yDefinition „Projekt“ yDefinition „Projektmanagement“ yPhasen eines Projektes yProjektorganisation zPM Planungstechniken yNicht-ökonomische Planungstechniken (Netzplantechnik, Nutzwertanalyse, ZOPP) yÖkonomische Planungstechniken (Investitionsrechnung)

3 Beispiele für Projekte  Bau der ägyptischen Pyramiden ( v. Chr.) xz.B. Cheops-Pyramide 146 m Höhe, 2,3 Mio. Steinquader 20 Jahre Bauzeit ca Arbeiter/Sklaven yTurmbau zu Babel (600 v. Chr.) Stufentempel in den Himmel Gescheitertes Projekt, wegen babylonischer Sprachverwirrung yManhattan-Project ( ) yApollo-Programm ( ) Landung des ersten Menschen auf dem Mond (1969) Institutionen und Firmen Beschäftigte; 25 Mrd. $ yDrei-Schluchten Staudamm

4 Beispiele für Projekte zProjekte in Unternehmen yEntwicklung eines neuen Produktes yEntwicklung einer neuen Serviceleistung yAbwicklung eines Kundenauftrags yNeuorganisation der Firma / einer Abteilung yEntwicklung / Einführung eines neuen Informationssystems zUnternehmensüberschreitende Projekte y Anlagenbau y Infrastrukturprojekte y Entwicklungszusammenarbeit y Unternehmensfusionen

5 Merkmale von Projekten Komplexi- tät Projekt klare Zielsetzung Inter- disziplinär begrenzte Ressourcen Risiken Einmalig- keit Innovation, Neuartigkeit Termin

6 Definition „Projekt“ qZielvorgabe qZeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen qAbgrenzung gegenüber anderen Vorhaben qProjektspezifische Organisation“ [DIN 69901] „[...] ein Vorhaben, das im wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihre Gesamtheit gekennzeichnet ist, z.B.

7 Ist eine Diplomarbeit ein Projekt? zEindeutiges „JA“  Einmaligkeit des Vorhabens  Hohe Komplexität  Zeitliche Begrenzung  Klare Zielsetzung  Begrenzte Ressourcen  Besondere Risiken  Neuartige, außergewöhnliche Aufgabe

8 Wann liegt kein Projekt vor? zImmer wieder vorkommende Routinetätigkeiten zStandard-Aufgaben, die von einer Person oder von einem Linienteam vollständig gelöst werden können zRegelmäßige Betriebsabläufe Beispiele: yVerkauf von Waren ySerienherstellung des neuen Modells: kein Projekt ABER: yEntwicklung eines neuen Auto-Modells: Projekt yOptimierung der Scheinwerfer: Projekt

9 Projektbeispiel: Softwareentwicklung Schlechte Performance *) Quelle: IT Management, 3/2000

10 Erfolgsfaktoren für Softwareprojekte Einbeziehung der Anwender Unterstützung des Managements Genaue Anforderungsbeschreibung Passende Planung Realistische Erwartungen Kleine Projektschritte (Meilensteine) Kompetente Mitarbeiter Eigene Leitung Klare Visionen und Vorgaben Hart und konzentriert arbeitende Mitarbeiter Andere Gründe *) Quelle: IT Management, 3/2000

11 Projekt-Management Projekt zEinmaligkeit zKomplexität zKlares Ziel zBegrenzte Ressourcen zRisiko Management zFührung zZielsetzung zOrganisation zPlanung zKontrolle & Steuerung + Projekt- Management

12 Definition „Projektmanagement“ „ Projektmanagement ist die Gesamtheit von y Führungsaufgaben, y Führungsorganisation, y Führungstechniken und y Führungsmitteln für die Abwicklung eines Projektes.“ [DIN ]

13 Projektmanagement qFührungsaufgaben qZieldefinition qKontrolle und Steuerung qFührungsorganisation qProjektorganisation qProjektabwicklung qFührungstechniken qMotivation der Projektmitarbeiter qBesprechungs- und Präsentationstechniken qEntscheidungsfindungstechnik qFührungsmittel qProjektplanungs- und Steuerungssysteme (Arbeitspakete, Kapazitäten, Termine/Meilensteine, Kosten)

14 PM-Bereiche qProjektkoordinations-Management qProjektumfangs-Management qProjekttermin-Management qProjektkosten-Management qProjektqualitäts-Management qProjektpersonal-Management qProjektkommunikations-Management qProjektrisiko-Management qProjektbeschaffungs-Management

15 Das magische Dreieck des PM Die drei Kernziele des PMs sind abhängig voneinander. Eine höhere Qualitätsforderung hat z.B. Auswirkungen auf Termin und Kosten. TerminKosten Qualität/ Funktionalität Steuerung

16 Projektverlauf: Phasenkonzept zProjekt läuft in mehreren Phasen ab zHauptphasen zPCM Aufgaben des Projektleiters ändern sich stark während der Laufzeit des Projektes Definition Planung Durch- führung & Kontrolle Abschluss

17 Organigramm - Organisationsmodell: Funktionale Organisation Leitung ProduktionFinanzenAbsatz (Haupt-) Abteilungen gebildet nach dem Merkmal Verrichtung!

18 Organigramm - Organisationsmodell: Divisionale Organisation Leitung Geschäfts- kunden Privat- kunden öffentlich rechtliche Kunden (Haupt-) Abteilungen gebildet nach dem Merkmal Objekt (z. B. Produktgruppen, Märkte, Kundengruppen, Regionen) Sie wird auch Spartenorganisation genannt!

19 Organigramm - Organisationsmodell: Matrixorganisation Leitung Asien Abteilung Personal Europa Abteilung Nordamerika Abteilung BuchhaltungMarketingEinkaufÖffentlichkeit (Haupt-) Abteilungen gebildet nach 2 Merkmalen!

20 Organigramm - Organisationstyp: Einliniensystem (Stammorganisation) Jede nachgeordnete Stelle erhält Weisungen von nur einer vorgesetzten Stelle! Leitung Organisations- bereich 1 Ausführungs- stellen Organisations- bereich 2 Organisations- bereich 3 Ausführungs- stellen

21 Organigramm - Organisationstyp: Stab-Linien-System Leitung Organisations- bereich 1 Ausführungs- stellen Organisations- bereich 2 Organisations- bereich 3 Ausführungs- stellen Stab Einlinien-System + Stabsstelle! Eine Stab besteht aus Stellen ohne Weisungsbefugnis. Er unterstützt die Linie durch entscheidungsvorbereitende Aufgaben.

22 Organigramm - Organisationstyp: Mehrliniensystem Leitung Organisations- bereich 1 Ausführungs- stellen Organisations- bereich 2 Organisations- bereich 3 Ausführungs- stellen Einige oder alle nachgeordneten Stelle erhalten Weisungen von mehreren vorgesetzten Stellen!

23 Vorteile von Projektarbeit gegenüber Linienarbeit zKlare Zieldefinition mit fester Terminierung zSorgfältige detaillierte Planung zFeste Ressourcen (Personen aus unterschiedlichen Fachabteilungen) stehen zur Verfügung und müssen nicht laufend „erkämpft“ werden zKlare Verantwortlichkeiten zFlexible, auf die jeweilige Problemstellung ausgerichtete Organisation zSicherstellung, dass die vorhandenen Ressourcen optimal eingesetzt werden zSchafft einen abteilungsübergreifenden Blick

24 Stabs-Projektorganisation (auch Einflußorganisation oder „Einfluß-PM“) Leitung Organisations- bereich 1 Ausführungs- stellen Organisations- bereich 2 Organisations- bereich 3 Ausführungs- stellen Stab Projekt- leiter Was sind die Vor- und Nachteile dieser Organisationsform?

25 Matrix - Projektorganisation Matrix - Projektorganisation Leitung Organisations- bereich 1 Ausführungs- stellen Organisations- bereich 2 Organisations- bereich 3 Ausführungs- stellen Stab Projekt- leiter Was sind die Vor- und Nachteile dieser Organisationsform?

26 Autonome Projektorganisation Leitung Organisations- bereich 1 Organisations- bereich 2 Organisations- bereich 3 Ausführungs- stellen Stab Projekt- leiter Projekt- ausschuß Ausführungs- stellen Projekt- team Was sind die Vor- und Nachteile dieser Organisationsform?

27 Art der Projekt- organisation(PO) VorteileNachteile Reine PO PL hat volle Kompetenz Kürzeste Kommunikationswege und geringster „Overhead" optimale Ausrichtung auf das Projektziel  Versetzungsprobleme nach Projektende Gefahr von Parallel-Entwicklungen im Projekt und in benachbarter Linie Matrix-PO Schnelle Zusammenfassung von interdisziplinären Gruppen Förderung des Synergieeffekts keine Versetzungsprobleme bei Projektbeginn und -ende Stabs-PO Geringste Veränderung in der bestehenden Organisation relativ gute Nutzung der Personalkapazitäten  PL hat kaum Weisungsbefugnis  Hoher Koordinierungsaufwand Projekt- Management in Linie Alle Vorteile der reinen Projektorganisation Keine Notwendigkeit von Personalversetzung  Nur kleinere Entwicklungsaufgaben möglich  Nicht immer das fachlich und qualitativ richtige Personal verfügbar  problematische Kompetenzabgrenzung  Hohe Konfliktträchtigkeit zwischen Projekt  und Linie Projekt-Aufbauorganisationsformen im Vergleich

28 Wie entsteht ein Team? zForming (Verhalten/Atmosphäre: höflich, gespannt, unpersönlich) zStorming (Cliquenildung, Konfrontation) zNorming (Entwicklung neuer Verhaltensweisen, feed- back) zPerforming (ideenreich, leistungsfähig, offen, solidarisch) Konfliktlösungsmethoden & Konfliktfähigkeit (Flucht, Kampf, Delegation, Kompromiß, Konsens) Vorteile des Teams: Großes Entdeckungspotential, viel Erfahrung, Stimulierung individueller Assoziationen, weniger Widerstand bei Durchsetzung Nachteile: langwierige Entscheidungsfindung, Gefahr risikoreicherer Entscheidungen

29 PM-Techniken zKreativitätstechniken: Visionen- bzw. Ideensammlung (Brainstorming, Metaplan) zIST-Analysetechniken: IST-Aufnahme und Problemanalyse (Portfolioanalyse, SWOT, Einflussmatrix, Achsendiagramm etc.) zEntscheidungstechniken (Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen, Nutzwertanalyse, ZOPP) zZeitplanungstechniken (Netzplan, Balkendiagramm) zMonitoringtechniken (Netzplan, ZOPP) zVerhandlungstechniken (To-Do-Liste) zPräsentationstechniken

30 Weitere PM-Grundbegriffe zMeilensteine yMeilenstein-Inhalt: Definierte (Teil-)Ergebnisse xWichtig, wesentlich für Projekterfolg xÜberprüfbar xEindeutig festgelegt xIm Voraus definiert yMeilenstein-Termin: Fertigstellungstermin xWerden im Rahmen der Projektplanung ermittelt yTeilprojekt y Bei großen Projekten erfolgt eine Untergliederung in sog. Teilprojekte mit Teilprojektleitern y Projektstrukturplan

31 Weitere PM-Grundbegriffe yProgramm yReihe von Projekten, um eine übergeordnete Zielsetzung zu verwirklichen (Beispiel: Apollo- Programm) yProjektportfolio y Alle Projekte eines Unternehmens oder eines Geschäftsbereichs yKickoff y Startveranstaltung zu Beginn eines Projektes »Kennlernen und Motivation der Mitarbeiter »Klärung der Ziele

32 Brainstorming zGrundregeln yJede noch so wilde Idee ist erlaubt yKritik ist grundsätzlich verboten yJeder soll so viele Ideen wie möglich entwickeln yJeder darf die Ideen anderer aufgreifen und weiterentwickeln yJeder Vorschlag ist als Leistung des Teams, und nicht die eines Einzelnen, zu betrachten zBasis und Ablauf yGruppe mit 4-8 Teilnehmern; Moderator yFlipchart, Tafel und/oder Medienwand für Vorschläge yAngenehme, offene Atmosphäre yIdeenfindungsphase: ca. 15 – 20 Minuten; anschließend Pause yBewertungsphase: ca. 30 – 40 Minuten Ergebnis: Rangfolge oder Auswahl einer einzigen Idee

33 To-Do-Liste TerminBeteiligte Verantwort- licher Aktivität Festlegung der durchzuführenden Aktivitäten Wer? - macht was? – mit wem? - bis wann?


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