Programm zur grenzüberschreitenden Zusammenarbeit Slowakei – Österreich Programmperiode 2007-2013 Seminar für Lead Partner und Projektpartner MA 27, A-1080,

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1 Programm zur grenzüberschreitenden Zusammenarbeit Slowakei – Österreich Programmperiode 2007-2013 Seminar für Lead Partner und Projektpartner MA 27, A-1080, Schlesingerplatz 2-4 21. März 2013

2 10. Seminar für Lead Partner und Projektpartner 2 Ziele des Seminars Gegenseitiges Kennenlernen Klärung offener Fragen mit den Projektteams Klärung des Zeitplanes! Förderfähigkeit von Kosten mit VertreterInnen der First Level Control (z.B. Gemeinkosten)

3 21. März 201310. Seminar für Lead Partner und Projektpartner 3 Inhalt des Seminars Teil 1 – Dokumente und Publizität Q & A zu den Verträgen Kommunikation / Publizität Rolle der Ausgabenkontrolle (First Level Control) Teil 2 - Einzelberatungen Ausführliche Beratungsgespräche mit den Projektteams

4 21. März 201310. Seminar für Lead Partner und Projektpartner 4 Ablauf 21.03.2013 Was?Kedy? Einführung (allgemeine Fragen)9.00–11.30 Einzelberatungen12.00-1 7.15 REGIOGOES (MH, BS) Arbeitsmarkt+, Trh práce+ (GO, BV) 12.00-13.00 Ramsar Eco NaTour (BS, BV) deWaLoP AddOn (MH, GO) 13.30-14.30 BBMH & AnzaMost I. (BV, MH) EdTRANS (GO, BS) 15.00-16.00 NEMO TOUR (BV, BS) 16.15-17.15

5 21. März 201310. Seminar für Lead Partner und Projektpartner 5 Vertragliche Grundlage des Lead-Partner-Prinzips Genehmigter Projektantrag + + Unterschriebener Partnerschafts- vertrag max. 4 Monate ab Genehmigung – 31.05.2013 Unterschriebener Partnerschafts- vertrag max. 4 Monate ab Genehmigung – 31.05.2013 + + Unterschriebene Verträge über die nationale Kofinanizerung Unterschriebener, gültiger EFRE- Fördervertrag + + Auszahlungsplan

6 21. März 201310. Seminar für Lead Partner und Projektpartner 6 Berichtswesen Zeitpunkte für Auszahlungsanträge bzw. Berichtslegung realistisch ansetzen – Zeitplan im EFRE-Fördervertrag Am besten wenn ein überprüfbares Resultat vorliegt Auszahlungsantrag besteht aus: Partnerebene: Aktivitätsbericht, Finanzbericht und Belegaufstellung, Bestätigung der FLC, Bestätigung über nationale Ko-finanzierung - in der Sprache des Partners! Projektebene: Aktivitätsbericht, Finanzbericht, gesammelte Bestätigungen der FLC (von allen Partnern) – zweisprachig (SK, DE) Verwendung der Berichtsmuster!

7 21. März 201310. Seminar für Lead Partner und Projektpartner 7 Auszahlungsanträge - Partnerebene AT: Projektpartner an die zuständige Regionale Stelle bzw. direkt an die FLC SK: Projektpartner an die FLC-Stelle im MPaRV SR Jeder Partner stellt seinen Zahlungsantrag bestehend aus Aktivitätsbericht, Finanzbericht, Belegaufstellung selbst zusammen und legt diese Dokumente folgenden Stellen vor: Es sind die Berichtsmuster der jeweiligen FLC- Stellen zu verwenden bzw. deren Vorgaben zu beachten! Antrag in der Sprache des Partners

8 21. März 201310. Seminar für Lead Partner und Projektpartner 8 Auszahlungsanträge auf Projektebene Der Lead Partner koordiniert und kompiliert den gesamten Zahlungsantrag für die Partnerschaft Falls Aktivitätsbericht auf Projektebene vorab verfügbar: Lead Partner an zuständige Regionale Stelle Sonst Lead Partner an das GTS; in cc die zuständige Regionale Stelle Besteht aus dem Aktivitäts- und Finanzbericht auf Projektebene und den Bestätigungen der für jeden Partner zuständigen FLC-Stelle. Aktivitätsbericht in SK und DE

9 21. März 201310. Seminar für Lead Partner und Projektpartner 9 Termine für Zahlungsanträge Die Auszahlung von EFRE - und nationalen Fördergeldern erfolgt nur im Wege der Rückerstattung – Ende 2013 sind die ersten dran (optimistisch) Partnerebene: Bestätigung der Ausgabenkontrolle (FLC) max. 3 Monate und mehr weil... endgültige Bestätigung erst, wenn der EFRE Vertrag unterschrieben ist Mindestzeitraum für die Bearbeitung von FLC und GTS ca. 4,5 Monate Vorlage der Auszahlungsanträge max. 2 mal pro Jahr (es wird empfohlen, eine minimale Summe in der Höhe von 5.000 Euro pro Partner und Abrechnung einzuhalten)

10 21. März 201310. Seminar für Lead Partner und Projektpartner 10 Berichtswesen - Projektänderungen Geringfügige Änderungen – keine Genehmigung, nur Info Wesentliche Änderungen – Genehmigung durch Verwaltungsbehörde bzw. Begleitausschuss Flexibilitätsregelung - 15 Prozent zwischen Kostenkategorien 1 bis 3 innerhalb des Partnerbudgets: Information aber keine Genehmigung erforderlich; anderenfalls Genehmigung siehe auch Kapitel 7.3 im Handbuch für Projektträger Änderungen sind vorab schriftlich an das GTS zu berichten – dafür gibt es ein eigenes Änderungsformular Alle Änderungen sind außerdem in den Aktivitätsberichten zu dokumentieren Änderungen sind vorab schriftlich an das GTS zu berichten – dafür gibt es ein eigenes Änderungsformular Alle Änderungen sind außerdem in den Aktivitätsberichten zu dokumentieren

11 21. März 201310. Seminar für Lead Partner und Projektpartner 11 Die nächsten Schritte Was?Wie?Wann? Zusendung der unterschriebenen Partnerschaftsverträge LP an GTS 31.05.2013 ! Spätestens 31.05.2013 ! Übermittlung des AuszahlungsplansLP an GTSASAP Ausstellung des EFRE-Vertrages und Vertragsunterzeichnung LP und VBBinnen 4 Wochen nach Erhalt der Dokumente Bestätigung des Finanzamts, ob Vorsteuerabzugsberechtigung besteht oder nicht für AT LP und Partner LP und PP an GTS Mit der Abgabe des Auszahlungsplans SK-Partner: Nachweise von FA, SV, KK anstelle eidesstattlicher Erklärungen nicht älter als 3 Monate SK-Partner an MPaRV SR Voraussetzung für nationalen Kofinan- zierungsvertrag Zusendung von Kopien der unterschriebenen nationalen Kofinanzierungsverträge (nur AT partner) LP und PP an GTS Spätestens bis zur Vorlage des ersten Auszahlungsantrages

12 21. März 201310. Seminar für Lead Partner und Projektpartner 12 Kommunikation – komplex und doch EINFACH! Lead Partner kommuniziert grundsätzlich mit Verwaltungsbehörde (VB) und GTS Nationale Kofinanzierungsverträge bitte mit den nationalen bzw. regionalen Kofinanzierungsstellen klären (nicht mit dem GTS oder der VB) Änderungen im Projekt unter Partnern besprechen, erst dann Information vom LP an das GTS Zahlungsanträge von Partnern werden an die Ausgabenkontrolle geschickt (nicht an das GTS oder VB)

13 21. März 201310. Seminar für Lead Partner und Projektpartner 13 Kommunikation - Grundregeln in Kürze LP an die Verwaltungsbehörde (VB) und in cc an das Technische Sekretariat (GTS) Bekanntgabe von Änderungen im Änderungsformular an GTS Die Grundlage für die Förderzusage im EFRE-Fördervertrag und im Partnerschaftsvertrag bildet das genehmigte Antragsformular! Kommunikation um den unterschriebenen EFRE-Fördervertrag immer schriftlich, am besten als Brief: Die Grundlage für die Förderzusage im EFRE-Fördervertrag und im Partnerschaftsvertrag bildet das genehmigte Antragsformular! Kommunikation um den unterschriebenen EFRE-Fördervertrag immer schriftlich, am besten als Brief:

14 21. März 201310. Seminar für Lead Partner und Projektpartner 14 Nicht vergessen! Information und Publizität, Dokumente für die Öffentlichkeit, Folder, Broschüren, Plakate, Websites zum Projekt NIE OHNE Programmlogo und EU- Flagge (mit Text)! Näheres dazu im Logo Manual auf der Website 1. 2.

15 21. März 201310. Seminar für Lead Partner und Projektpartner 15 Logo-Anordnung mehrere Logos in gleicher Größe Auf der WWW-Seite muss das Logo beim Öffnen der Seite sichtbar sein!

16 21. März 201310. Seminar für Lead Partner und Projektpartner 16 Logo – nur das Original verwenden Das Logo sollte nicht verzerrt oder verändert werden: Lieber einfärbig, wenn die richtigen Farben nicht zur Verfügung stehen

17 21. März 201310. Seminar für Lead Partner und Projektpartner 17 Kommunikation – wichtige Tipps Wählen Sie ein angemessenes Portfolio der Publizitätsmaßnahmen sowie geeignete Kommunikationsmittel, um die Zielgruppen Ihres Projektes zu erreichen Verwenden Sie die Sprache der Zielgruppe Machen Sie Fotos von den Projektergebnissen und deren Nutzung In Artikeln und Medienpublikationen immer das Förderprogramm CBC SKAT erwähnen

18 21. März 201310. Seminar für Lead Partner und Projektpartner 18 Webseite möglichst bald mit der Webseite beginnen Outputs, Terminankündigungen, Artikel usw. auf die Webseite! beide Sprachversionen abstimmen Verlinkung und Indexierung Eigene Domain oder Unterseite bestehender Webseite Logos sind im oberen Bereich anzubringen

19 21. März 201310. Seminar für Lead Partner und Projektpartner 19 www.projekt-baum.eu

20 21. März 201310. Seminar für Lead Partner und Projektpartner 20 Sichtbare Projektoutputs Sticker auf Geräte, die mit EFRE-Mitteln angeschafft werden –Logos –Projektname Kennzeichnung von Räumen, die für Projektaktivitäten angemietet werden –Logos –Projektname Tafeln bei Baustellen und nach Fertigstellung – bei Projekten über 500.000 Euro müssen die Logos mindestens 25% der Fläche ausfüllen –Logos –Projektname –Information über den Fördergegenstand

21 21. März 201310. Seminar für Lead Partner und Projektpartner 21

22 21. März 201310. Seminar für Lead Partner und Projektpartner 22 Achten Sie auf QUALITÄT ! Grenzüberschreitende Abstimmung der Inhalte zwischen den PP Sorgfältige Recherche der Inhalte Die Nützlichkeit des Produkts hängt von der Wahl des richtigen Informationsumfangs ab Professionelle (externe) Unterstützung Keine Rechtschreib- und Grammatikfehler Übersetzung von Muttersprachler und PP lektorieren lassen

23 21. März 201310. Seminar für Lead Partner und Projektpartner 23 Übersetzung!

24 21. März 201310. Seminar für Lead Partner und Projektpartner 24 falscher Aufstellungsort Logo fehlt falscher Aufstellungsort Logo fehlt

25 21. März 201310. Seminar für Lead Partner und Projektpartner 25 Rollup-Beispiel: bei allen Veranstaltungen, wichtig auch als Hintergrund für Fotos (Medien/Presse!)

26 21. März 201310. Seminar für Lead Partner und Projektpartner 26 Verzeichnis der Begünstigten* Die Veröffentlichung des Verzeichnisses ist eine Verpflichtung seitens der Europäischen Kommission. Das Verzeichnis wird auf der Programmhomepage veröffentlicht und besteht aus folgenden Informationen: Begünstigter Vorhaben EFRE Förderbetrag Nationale Kofinanzierung * gemäß Durchführungsverordnung 1828/2006 der Kommission §7 Abs. 2d

27 21. März 201310. Seminar für Lead Partner und Projektpartner 27 Planung ist wichtig: Es gibt KEINE Vorfinanzierung (Bank, Partner Vereinbarungen, nationale Vorfinazierung etc.) Koordinierung der Partner und Änderungen im Projekt brauchen Zeit lange Fristen der Ausgabenkontrolle (Regel sind 3 Monate und mehr weil...) Erst nach Erstellung des EFRE-Vertrags ist die Rückerstattung möglich (Mindestdauer: 6 M Projektarbeit, ab heute 2 M bis Vertrag; 4,5 M bis zur 1. Auszahlung; d.h. ca. 11-13 M!)

28 21. März 201310. Seminar für Lead Partner und Projektpartner 28 Häufigste Probleme Unterschätzung des administrativen Aufwands im Projekt; d.h. für ausreichende Personalkapazität sorgen !!! (Projektbuchhaltung, Management, Reporting und Koordination der Partner bindet sehr viel Kapazität!) Projekt Outputs sind verbindlicher Bestandteil des Projekts und auf die Qualität der Outputs wird geachtet! (bad practice: copy paste studies, stranded investments, schlechte Übersetzungen...) Partnerschaft heißt, es entscheidet nicht NUR der LP, sondern alle Partner gemeinsam ZUSAMMEN, nicht nebeneinander arbeiten

29 21. März 201310. Seminar für Lead Partner und Projektpartner 29 Ja, es wird auch kontrolliert... Wir vom GTS kommen zu Projekttreffen und Veranstaltungen besuchen regelmäßig die Projektwebseiten und kontrollieren Information und Publizität (bitte Entwürfe vorab und alle Übersetzungen durch Personen mit der jeweiligen Muttersprache kontrollieren lassen) kontrollieren die Finanzberichte und veranlassen EFRE- Auszahlungen antworten auf Ansuchen zu Projektänderungen (die immer ex-ante zu stellen sind) kontrollieren die Qualität der Projektergebnisse veranlassen Sanktionen, falls Auszahlungspläne völlig verfehlt werden und die Qualität der Ergebnisse große Defizite aufweist

30 21. März 201310. Seminar für Lead Partner und Projektpartner 30 Gutes Gelingen wünschen Ihnen vom Programm... Wer?TelefonE-Mail Verwaltungsbehörde Mag. Martin Hutter+43-1-4000-27061Martin.Hutter@wien.gv.at Gemeinsames Technisches Sekretariat DI Bernhard Schausberger +43-1-4000-27092Bernhard.Schausberger@sk-at.eu Mag. a Genia Ortis+43-1-4000-27093Genia.Ortis@sk-at.eu Ing. Martin Hura+43-1-4000-27094Martin.Hura@sk-at.eu Mgr. Barbora Vallová+43-1-4000-27091Barbora.Vallova@sk-at.eu Helena Moravcová, MA+43-1-4000-27097Helena.Moravcova@sk-at.eu