REGIERUNGSPRÄSIDIUM TÜBINGEN Online-System Fortbildungsveranstaltungen Berufliche Schulen Dienstbesprechung Teamleiter BS Sigmaringen, 22. Mai 2007 Wolfgang.

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1 REGIERUNGSPRÄSIDIUM TÜBINGEN Online-System Fortbildungsveranstaltungen Berufliche Schulen Dienstbesprechung Teamleiter BS Sigmaringen, 22. Mai 2007 Wolfgang Hartter, Schule und Bildung

2 REGIERUNGSPRÄSIDIUM TÜBINGEN Folie 2 Sigmaringen, 22.05.2007 Online-System Fortbildungsveranstaltungen Berufliche Schulen Überblick Die Grundidee Die Lösung Die bisherigen Erfahrungen Die Verwaltungsfunktionen Das Online-System in der Praxis

3 REGIERUNGSPRÄSIDIUM TÜBINGEN Folie 3 Sigmaringen, 22.05.2007 Online-System Fortbildungsveranstaltungen Berufliche Schulen Die Grundidee Veröffentlichung der Veranstaltungen im Internet Gewährleistung der Aktualität Kommunikation auf elektronischem Weg Automatisierung der Verwaltungsvorgänge Beibehaltung der Dezentralisierung und der Team- Struktur Aufgreifen von in ca. 2 Jahren gemachten, sehr positiven Erfahrungen mit bisher eingesetzten Online-Systemen

4 REGIERUNGSPRÄSIDIUM TÜBINGEN Folie 4 Sigmaringen, 22.05.2007 Online-System Fortbildungsveranstaltungen Berufliche Schulen Die Lösung Online-System –Web-basiert Alle Funktionen werden über Internet ausgeführt. Sämtliche Beteiligte und Mitarbeiter können von jedem Ort mit Internet-Anschluss im System arbeiten. –Datenbank-basiert Dateneingaben sind sofort wirksam und im Internet sichtbar. Vielfältige Auswertungs- und Ausgabemöglichkeiten.

5 REGIERUNGSPRÄSIDIUM TÜBINGEN Folie 5 Sigmaringen, 22.05.2007 Online-System Fortbildungsveranstaltungen Berufliche Schulen Die bisherigen Erfahrungen Real-Einsatz von Online-Systemen Unterstützungssystemen Netzwerke (ca. 2 Jahre) Unterstützungssystemen Multimedia (ca. 2 Jahre) Prozessbegleitung (ca. 2 Jahre) Online verwaltete Veranstaltungen: –ca. 1000 Anmeldungen (*) –ca. 120 Fortbildungsveranstaltungen –ca. 100 Fortbildner, Teamleiter, Arbeitskreisleiter, Prozessbegleiter (ohne Berufliche Schulen) (*) In der Anfangsphase erfolgten nicht alle Anmeldungen online

6 REGIERUNGSPRÄSIDIUM TÜBINGEN Folie 6 Sigmaringen, 22.05.2007 Online-System Fortbildungsveranstaltungen Berufliche Schulen Die Verwaltungsfunktionen Benachrichtigungsverfahren durch E-Mail für Verwaltungsverfahren Eingabeverfahren –Rückmeldung nach Speicherung an den Fortbildner mit seinen eingegebenen Daten –Mitteilung an den Teamleiter mit Aufforderung zur Bearbeitung (Genehmigung) –Mitteilung an den Fortbildner, dass Veranstaltung genehmigt ist Anmeldeverfahren –Mitteilung an Teilnehmer, dass er sich angemeldet hat –Mitteilung an den Fortbildner, dass sich ein Teilnehmer angemeldet hat

7 REGIERUNGSPRÄSIDIUM TÜBINGEN Folie 7 Sigmaringen, 22.05.2007 Online-System Fortbildungsveranstaltungen Berufliche Schulen Benachrichtigungsverfahren durch E-Mail für Anmeldung, Zulassung, Erinnerung Die Verwaltungsfunktionen Erinnerungsverfahren –Automatische Erinnerungs-Mails an ausgewählte Schulen –Manuelle Erinnerungs-Mails an ausgewählte Schulen Zulassungsverfahren –Mitteilung am Tag nach Meldeschluss an Fortbildner: Meldung der Teilnehmerzahl und dass ein Zulassungsverfahren (nicht) notwendig ist –Mitteilung an abgesagte Teilnehmer

8 REGIERUNGSPRÄSIDIUM TÜBINGEN Folie 8 Sigmaringen, 22.05.2007 Online-System Fortbildungsveranstaltungen Berufliche Schulen Die Verwaltungsfunktionen Beispiel Dateneingabe: Themeneingabe/Antrag Fortbildner: Teamleiter: Datenbank Antrag Themen-Eingabe (Eingabeformular) Genehmigungsaufforderung Eingabebestätigung

9 REGIERUNGSPRÄSIDIUM TÜBINGEN Folie 9 Sigmaringen, 22.05.2007 Online-System Fortbildungsveranstaltungen Berufliche Schulen Ausschreibung Antrag Genehmigung Die Verwaltungsfunktionen Beispiel Dateneingabe: Genehmigungsverfahren Fortbildner: Teamleiter: Datenbank Genehmigungsbestätigung

10 REGIERUNGSPRÄSIDIUM TÜBINGEN Folie 10 Sigmaringen, 22.05.2007 Online-System Fortbildungsveranstaltungen Berufliche Schulen Das Online-System in der Praxis Praktische Arbeit mit dem System Benutzerverwaltung Eingabeverfahren Anmeldeverfahren Zulassungsverfahren, Nachrückverfahren Erinnerungsverfahren Teilnehmerliste, Teilnahmebescheinigung - Überblick -

11 REGIERUNGSPRÄSIDIUM TÜBINGEN Folie 11 Sigmaringen, 22.05.2007 Online-System Fortbildungsveranstaltungen Berufliche Schulen Benutzerverwaltung –Rollen der Fortbildner und Teamleiter –Benutzernamen und Passwörter –E-Mail-Konto für den Test-Betrieb –Startseite des Verwaltungs-Bereichs Das Online-System in der Praxis Praktische Arbeit mit dem System

12 REGIERUNGSPRÄSIDIUM TÜBINGEN Folie 12 Sigmaringen, 22.05.2007 Online-System Fortbildungsveranstaltungen Berufliche Schulen Das Online-System in der Praxis Praktische Arbeit mit dem System Eingabeverfahren –Themeneingabe (durch Fortbildner) Daten im Eingabeformular E-Mail-Rückmeldungen (an Fortbildner, Teamleiter) –Genehmigung (durch Teamleiter) E-Mail-Rückmeldung (an Fortbildner) Fortbildungsveranstaltungen der BS im Internet (Aktuelle Veranstaltungen, Katalog, Suche)

13 REGIERUNGSPRÄSIDIUM TÜBINGEN Folie 13 Sigmaringen, 22.05.2007 Online-System Fortbildungsveranstaltungen Berufliche Schulen Das Online-System in der Praxis Praktische Arbeit mit dem System Anmeldeverfahren –Teilnehmer melden sich an –Einblick in die Anmelde-/Teilnehmerliste Zulassungsverfahren, Nachrückverfahren –Absage von Teilnehmern bei Überbelegung –Nachrückverfahren bei frei gewordenen Plätzen

14 REGIERUNGSPRÄSIDIUM TÜBINGEN Folie 14 Sigmaringen, 22.05.2007 Online-System Fortbildungsveranstaltungen Berufliche Schulen Das Online-System in der Praxis Praktische Arbeit mit dem System Erinnerungsverfahren –Automatische Erinnerung 6 Wochen vor Veranstaltungsbeginn –Manuelle Erinnerung nach Meldeschluss durch Fortbildner (falls gewünscht) Teilnehmerliste, Teilnahmebescheinigung –Nachmeldung für nicht online angemeldete Teilnehmer –Teilnehmerliste für Anwesenheitskontrolle und als Voraussetzung für Reisekostenerstattung –Erstellung von Teilnahmebescheinigungen

15 REGIERUNGSPRÄSIDIUM TÜBINGEN Folie 15 Sigmaringen, 22.05.2007 Online-System Fortbildungsveranstaltungen Berufliche Schulen Vielen Dank für Ihr Interesse!