Die Präsentation wird geladen. Bitte warten

Die Präsentation wird geladen. Bitte warten

Dokumentenmanagement Systeme (DMS). Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS2 DMS Literatur Gulbins, Jürgen / Seyfried, Markus / Strack-Zimmermann, Hans, [1999]:

Ähnliche Präsentationen


Präsentation zum Thema: "Dokumentenmanagement Systeme (DMS). Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS2 DMS Literatur Gulbins, Jürgen / Seyfried, Markus / Strack-Zimmermann, Hans, [1999]:"—  Präsentation transkript:

1 Dokumentenmanagement Systeme (DMS)

2 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS2 DMS Literatur Gulbins, Jürgen / Seyfried, Markus / Strack-Zimmermann, Hans, [1999]: Dokumentenmanagement - Vom Imaging zum Business-Dokument, 2. Auflage, Springer, Berlin. Klingelhöller, H. [2001]: Dokumenten- managementsysteme, Springer, Berlin.

3 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS3 DMS Anbieter Livelink (Opentext) Panagon (Filenet) Docuware IXOS Documentum ONDemand (IBM)

4 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS4 Lernziele DMS Wichtiges Basis- und Hintergrundwissen kennen lernen Entscheidungswissen für Systemauswahl von DMS und Infrastrukturgestaltung erwerben Relevante Aspekte / Möglichkeiten / Grenzen von DMS kennen lernen nicht Realisierung und Betrieb beherrschen

5 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS5 Inhalt DMS im Kontext DMS-Typen DMS Anforderungen Vorteile gegenüber Papierachiven GDPdU (rechtliche Aspekte) Lebensdauer / Zugriffshäufigkeit / Speicherform von Dokumenten DMS-Architektur DMS wichtige Begriffe Archivierungsprozess

6 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS6 Inhalt Erfassung / Scanner Archivierungsszenarien Erfassung / Nachbearbeitung Integration Standardsierung DMS und SAP R/3 DMS und Lotus Notes DMS Kosten DMS Nutzen

7 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS7 DMS im Kontext Content-Management CMS DMSWCMS IR XML Datenbanken

8 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS8 DMS Definition DMS sind Systeme, die Dokumente verwalten

9 DMS-Typen

10 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS10 DMS Typen Dokumentenmanagement - Systeme im engeren Sinne: Dokumentenmanagement-Systeme im weiteren Sinne:

11 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS11 DMS Typen Dokumentenmanagement - Systeme im engeren Sinne: Speicherung und Verwaltung von Dokumenten innerhalb einer Ablagehierarchie auf der Festplatte. Mechanismen zur kontrollierten und konsistenten Datenhaltung bzw. Bearbeitung von Dokumenten, wie z.B. Check- in / -out, und Versionsverwaltung

12 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS12 DMS Typen Dokumentenmanagement - Systeme im engeren Sinne: Einfachste Variante ist Dateiverwaltung mit BS (z.B. MS Windows Explorer) bietet Suchmöglichkeit über Dateinamen, Datum, Dateiinhalte etc. Hierarchische Ordnerstruktur Checkin/Checkout

13 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS13 DMS Typen Dokumentenmanagement Systeme im weiteren Sinn Scanning, Speicherung und Texterkennung, in direktem Zusammenhang mit Archivierung von Inhalten, die auf längere Zeit unverändert gespeichert werden sollen. COLD (Computer Output on Laser Disk) Jukeboxen, WORM (Write Once Read Many) Magnetbänder Verwaltung der Archivierungs- Module wird i.d.R. von einem, oder mehreren Archivservern übernommen.

14 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS14 DMS Typen (Speicherarten) Non Coded Information (NCI) nicht codierte Information, kann nicht direkt weiterverarbeitet werden, z.B.: Rastergrafik, Bilder, Video und Ton. Coded Information (CI) codierte Information Dokumente aus Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogrammen, ASCII, EBCDIC etc.

15 Anforderungen Wann macht es Sinn bzw. ist es unverzichtbar DMS einzusetzen

16 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS16 DMS - Anforderungen Erfüllung der rechtlichen Anforderungen an die Archivierung von Geschäftsdokumenten. Bewältigung grosser Dokumentmengen –effiziente und systematische Erfassung grosser Datenmengen (Scanning / COLD) –effiziente und systematische Speicherung grosser Datenmengen (WORM, Jukebox) Zukunftsfähigkeit der Infrastruktur und der verwendeten Dokumentformate hinsichtlich der geforderten Aufbewahrungsfristen Verknüpfung mit Anwendungen / Prozessen

17 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS17 DMS - Anforderungen Sicherheitsanforderungen (Datenschutz, Zugriffsrechte, Verschlüsselung) Kosten-Nutzen-Aspekt Ressourcenschonende Erzeugung, Speicherung, Suche, Übermittlung und Anzeige der abgelegten Dokumente Schneller Informationszugriff (Suche / finden) hohe Auskunftsbereitschaft (Verfügbarkeit)

18 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS18 DMS Anforderungen Integration in die Arbeitsumgebung des Anwenders (Portal) Integration in IT-Infrastruktur (EAI) Redundanzfreie und einfache Integration in alle Informationsräume

19 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS19 DMS Anforderungen Revisionssicherheit Versionierung Check-in-Check-out

20 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS20 technische Anforderungen Skalierbarkeit gute Performance, einfaches Handling graphische Oberflächen

21 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS21 Vorteile DMS gegenüber Papierarchiven Kürzere Zugriffs- und Ablagezeiten kürzere Transportzeiten Reduzierung des Platzbedarfs dezentraler paralleler Zugriff (raumunabhängig) Möglichkeit der integrierten Verarbeitung einfache Sicherung schnelle Verteilung (zeitunabhängig) höhere Konsistenz durch Vermeidung von Redundanz

22 GDPdU neue rechtliche Situation GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) 8440/BMF-Schreiben-vom pdf 8440/BMF-Schreiben-vom pdf

23 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS23 Wesentliche Inhalte der GDPdU Gültig ab dem Regelung betrifft alle Unternehmen (unabhängig von der Grösse) alle elektronisch erzeugten und buchhalterisch relevanten Informationen müssen archiviert werden und recherchierfähig sein. Dies gilt insbesondere alle digital abgewickelten Geschäfte ohne Papierbelege Ablage muss revisionssicher sein. Der Datenspeicher soll nur einmal beschreibbar und unveränderbar sein (WORM) Digitale Rechnungen mit elektronischer Unterschrift werden anerkannt Elektronische Geschäftsprozesse müssen nachvollziehbar sein

24 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS24 Wesentliche Inhalte der GDPdU Ab dem hat das Finanzamt das Recht, im Falle einer Außenprüfung direkt auf die im Unternehmen vorliegenden elektronischen Daten zuzugreifen. Somit sind betroffene Unternehmen gezwungen, alle elektronisch erzeugten und buchhalterisch relevanten Informationen entsprechend zu archivieren, bzw. aufzubereiten.

25 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS25 Wesentliche Inhalte der GDPdU Dies betrifft insbesondere auch digital abgewickelte Geschäfte, ohne Papierbelege, die entsprechend der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungszeiträume recherchefähig und revisionssicher in einem elektronischen Archiv abgelegt werden müssen.

26 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS26 Wesentliche Inhalte der GDPdU Des weiteren werden mit der Verankerung der digitalen Signatur innerhalb der GDPdU digitale Rechnungen mit qualifizierter elektronischer Unterschrift anerkannt und sind somit ab dem zum Vorsteuerabzug zu verwenden. Dies hat zukünftig die Notwendigkeit einer genauen Protokollierung und Zertifizierung von digitalen Dokumenten innerhalb eines Unternehmens zur Folge. Viele Unternehmen werden aus diesen Gründen zwangsweise ein DMS einführen müssen.

27 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS27 Wesentliche Inhalte der GDPdU Die elektronische Signatur für originär digitale Dokumente wird verbindlich. Hintergrund ist die Tatsache, daß durch die offizielle Einführung der elektronischen Signatur zukünftig rechtskräftige Dokumente und Transaktionen entstehen, die nicht mehr physisch in Papier dokumentiert werden können.

28 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS28 Wesentliche Inhalte der GDPdU Die elektronische Archivierung über die Laufzeit der Aufbewahrungsfrist wird für alle originär digitalen Daten und Dokumente Pflicht. Für Daten aus Buchhaltungssystemen und anderen kaufmännischen Lösungen sowie für originär digital erhaltene kaufmännische Dokumente mit Vertrags- und Belegcharakter gilt die recherchierfähige Aufbewahrung in digitaler Form. Wird ein elektronisches Archivsystem genutzt, so ist sowohl über den Index als auch über die Inhalte der im COLD-Verfahren (Computer Output on LaserDisk) gespeicherten Inhalte eine Suche zu ermöglichen.

29 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS29 Wesentliche Inhalte der GDPdU Originär als Daten vorliegende Buchungen, Transkationen und Dokumente müssen maschinell auswertbar und recherchierfähig gehalten werden. Die COM-Verfilmung (Computer Output on Microfilm) wird explizit als nicht mehr ausreichend und zulässig definiert. Dies bedingt, daß kaufmännische Daten und Dokumente entweder im originären Verwaltungssystem vorgehalten werden oder aber in einem über eine Index-Datenbank recherchierfähigen Archivsystem gespeichert werden. Gescannte Eingangspost kann weiterhin als PDF oder TIF gespeichert werden oder aber wie bisher in Papier geordnet aufbewahrt werden.

30 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS30 Wesentliche Inhalte der GDPdU Der Datenspeicher soll nur einmal beschreibbar und unveränderbar sein. Dies ist ein deutliches Argument für digitale optische Speicher in WORM-Technologie (Write Once Read Many). Hierzugehören traditionelle digitale optische Speicher und CD-Medien in dieser Technologie. Zunehmend aber auch DVD. Inwieweit die Definition auf magnetische Speichersysteme, die speziell abgesichert sind, zutreffen kann, ist abzuwarten

31 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS31 Wesentliche Inhalte der GDPdU Die Prüfer der Finanzbehörde haben direkten recherchierenden Zugriff und verlangen maschinell auswertbare Daten und Dokumente. Hierfür sind drei Arten des Zugriffs vorgesehen: a) die eigenständige Recherche beim Steuerpflichtigen vor Ort (der ursprünglich vorgesehene Online-Zugriff wurde ausgeschlossen), b) die Recherche mit Unterstützung durch Personal des Steuerpflichtigen c) die Mitnahme von Medien mit allen Daten und Dokumenten für die Prüfung im Finanzamt. Für a) und b) wird erwartet, daß die Informationen indiziert und recherchierfähig sind. Speziell für c) ist festzustellen, daß es derzeit nur sehr wenige Anbieter gibt, die den Anspruch der Recherchierbarkeit auf Offline-Medien realisiert haben.

32 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS32 Wesentliche Inhalte der GDPdU Es wird keine Einschränkung in Hinblick auf die Größe oder Art des Unternehmens gemacht. Die GDPdU betrifft alle steuerpflichtigen Unternehmen. Der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit ist nur sehr vage definiert. Es ist jedoch klargestellt, daß Daten seitens der Finanzbehörden nach der Prüfung wieder zurückgegeben bzw. gelöscht werden.

33 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS33 Wesentliche Inhalte der GDPdU Die GDPdU setzt eine ausführliche Protokollierung aller Transformationen voraus. Im Prinzip muß der Eingang, die Verarbeitung und der Transport im System, die Indizierung und Änderung von Indizes sowie die endgültige Archivierung im System nachvollziehbar sein. Die Transformation schließt auch die Migration bei Systemwechseln ein. Neben Journalen und Protokollen macht dies eine Verfahrensdokumentation (wie in der GoBS beschrieben) erforderlich.

34 Lebensdauer Zugriffshäufigkeit Speicherform von Dokumenten

35 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS35 Lebensdauer Ist abhängig von Anforderungen Kurzfristig benötigte Dokumente (bis einen Monat) mittlere Lebensdauer (bis ein Jahr) Langfristige Lebensdauer (über ein Jahr) Rechtliche geforderten Aufbewahrungsfristen (10 Jahre)

36 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS36 Lebensdauer Ziel: optimale Speicherform hinsichtlich Kosten/Nutzen wählen Trends: Elektronischer Speicherplatz wird zunehmend billiger Rechtliche Anforderungen GDPdU erfordern weitgehend elektronische Archivierung

37 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS37 Speicherform Langlebige Dokumente Wahrscheinlichkeit eines erneuten Zugriffs ist gering: Papier- oder Mikrofilmarchiv Wahrscheinlichkeit eines erneuten Zugriffs ist gross: DMS optisches Archiv, Band Wahrscheinlichkeit eines erneuten Zugriffs ist sehr gross: Festplatte

38 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS38 Zugriffshäufigkeit in der Zeit

39 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS39 Langlebige Dokumente Wahrscheinlichkeit eines erneuten Zugriffs ist gering: Beispiele Buchungs- und Geschäftsbelege für spätere Buch- und Finanzprüfung Rentenbelege Ergebnisse medizinischer Untersuchungen

40 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS40 Langlebige Dokumente Wahrscheinlichkeit eines erneuten Zugriffs ist gross: Beispiele Buchungsvorgänge Konstruktionsdaten, Betriebsanleitungen Patentunterlagen Manuale, Reparaturanleitungen

41 DMS-Architektur

42 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS42 DMS Kern-Architektur Archiv Archiv-Server Scanner Attributier- Arbeitsplatz Qualitätskontrolle Attributierung Index Ablage Index- DB COLD

43 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS43 Server Archiv-Server Workflow-Server Druck-Server COLD-Server OCR-Server Fax-Server Retrieval-Server Scan-Server

44 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS44 DMS Architektur Baukastenprinzip Bildschirm- interface Bildschirm- interface Benutzer- masken Bearbeitungs- menü Print- Spooler Scanner- Bedienung Formular- verarbeitung Druck- server Scan- Server Text- Editor Retrieval- System Workflow- Server Ablagesystem Ablageorgansisation WORM- Dateisystem Jukebox- Verwaltung ZugriffsrechteCaching

45 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS45 Archiv-Server Aufgaben Ablage der zu archivierenden Dokumente Organisation der Dokumente auf den optischen Platten Ansteuerung der Juke-Box transparenter Zugriff auf die Dokumente

46 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS46 COLD Computer Output on Laser Disk (COLD) Ausgabe von im Rechner erstellter Dokumente auf ein optisches Speichermedium Meist Druckdokumente, die gleichzeitig archiviert werden sollen (z.B. Post an Kunden, Briefe, Rechnungen, s, Listen)

47 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS47 COLD Aufgaben/Funktionen Transfer der Daten vom Applikations-Server zum COLD-System Zerlegen des Datenstroms in logische Einheiten automatisches Extrahieren von Indexinformationen Ablegen der Indizes in der Recherche-DB und der Dokumente im Archiv inklusive entsprechender Verknüpfung

48 Begriffe

49 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS49 Begriffe Archivsystem Rechnergestütze Archivierung Elektronisches Archiv Optisches Archiv IMS (Image Management System) EDMS (Engineering Document Management System)

50 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS50 Archivsystem Ein Archivsystem ist ein System, das die Ablage und die Suche bzw. Wiederbeschaffung von Dokumenten organisiert. Rechnergestütze Archivierung –Organisation erfolgt mittels Rechner –Dokumente können sich in Papier- oder Mikrofilmarchiv befinden

51 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS51 Elektronisches Archivsystem verwaltet alle Dokumente im Rechner beinhaltet in der Regel –Ablagesystem (z.B. JukeBox) –Erfassungsystem (Scanner) Optisches Archiv –verwendet optische Datenträger /WORM, CD-R, DVD_R zur Speicherung der Dokumente

52 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS52 IMS / EDMS IMS (Image Management System) DM-System mit vorwiegend eingescannten Dokumenten EDMS (Engineering Document Management System) Inhalte bestehen grossteils aus CAD- Konstruktionsdaten

53 Archivierungsprozess

54 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS54 Archivierungsprozess Dokumente erfassen In geeignetes Speicherformat umsetzen Metainformationen Schlagworte hinzufügen OCR Optical Character Recognition Dokumente auf Speichermedium ablegen Dokumente auf Anfrage bereit stellen

55 Erfassung / Scanner

56 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS56 Dokumentenerfassung Manuelle Erfassung Einscannen –ohne Nachbearbeitung –mit Nachbearbeitung (OCR / Barcode / Schlagworte / Metainformationen) COLD-Verfahren

57 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS57 Scanner Typen High-End-Scanner für grosse Dokumentmengen Desktop-Scanner nur für kleinere Dokumentmengen geeignet

58 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS58 Scanner Funktionen Dia-Scanner, Mikrofilm-Scanner verschiedene Papierformate automatisches Erkennung der Seitengrösse unterschiedliche Auflösungen unterschiedliche Kontraste automatische Kontrastanpassung Gruppierung einzelner Seiten zu zusammengehörigen logischen Dokumenten

59 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS59 Scanner Funktionen ein- und zweiseitiges Scannen Einzelblatt- und Stapeleinzug Ablage in unterschiedlichen Dateiformaten schwarz-weiss, Grautöne, Farbscanner unterschiedliche Geschwindigkeiten Verwerfen schlecht erfasster Seiten Umsortieren einzelner Seiten

60 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS60 High-End-Scanner Verfahren zur Dokumenttrennung über voreingestellte Seitenzahlen (z.B. 4, bei festen Seitenzahlen) spezielle Trennseiten (z.B. Schwarz) Trennung mittels Barcode (auf erster Seite späte Archivierung / nach Bearbeitung) Explizites Trennen (manuell)

61 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS61 Erfassungssystem Funktionen Nachträgliche Korrekturmöglichkeit (Achtung bei revisionssicherer Speicherung!!!) Seitenfolge ändern Seiten hinzufügen, löschen, verschieben löschen von Leerseiten

62 Archivierungsszenarien

63 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS63 Archivierungsszenarien Scannen beim Posteingang (frühes Archivieren) Scannen zum Zeitpunkt der Bearbeitung Scannen nach der Bearbeitung (spätes Archivieren)

64 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS64 Frühes Archivieren Vorteile kurze Transportzeiten geringe Transportkosten Parallelzugriff durch zentrale elektronische Ablage automatische Zustellung Möglichkeit zur Einbindung in Workflow (elektronische Vorgangsbearbeitung)

65 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS65 Erfassung bei Bearbeitung Einsatzfelder Manuelles Einscannen einzelner Dokumente nicht für Massenbearbeitung geeignet technische Zeichnungen etc. bei notwendiger Sachkenntnis z.B. bei Vergabe von Metainformationen

66 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS66 Spätes Archivieren Vorgehen nach Bearbeitung einer Rechnung, einer Bestellung oder eines Versicherungsantrages auf Papier wird das Orginal z.B. mittels Barcode eingescannt. Das Dokument wird meist einer bereits erfolgten Buchung zugeordnet

67 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS67 Barcode Gestattet die eindeutige Identifikation eines Dokumentes (Schüssel) Formulare, die verschickt werden und später ausgefüllt eingescannt werden, sollten schon vorher mit Barcode versehen werden! Dadurch kann händische Attributierung und Klassifizierung vermieden werden.

68 Beispiel Versicherung (späte Archivierung)

69 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS69 Beispiel Versicherung DMS-Server mit Archiv Daten erfassen Inklusive Barcode Nr Barcode manuell auf Unterschriebenen Versicherungs-Antrag kleben Host mit Versicherungs- Applikationen Archiv Netz Aussendienst Antrag Auf Papier Scanner Barcode Nr

70 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS70 Beispiel Versicherung DMS-Server mit Archiv Arbeitet mit Versicherungs- Applikation Mit Link zu Dokument (Barcode Nr) Zugriff auf Dokument- Host mit Versicherungs- Applikationen Archiv Netz Sachbearbeiter Barcode Nr

71 Erfassung Nachbearbeitung

72 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS72 OCR Optical Character Recognition (OCR) automatische Umwandlung eines Image-Dokumentes (NCI) in ein CI- Dokument CI (Coded Information) (häufig ASCII- Format) ermöglicht automatische Attributierung / (Indexierung / Verschlagwortung)

73 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS73 OCR Optical Character Recognition (OCR) wird häufig nur auf spezielle Felder und Dokumenttypen angewandt es können bis zu 99% der Zeichen korrekt erkannt werden Handschrift kann erkannt werden (schlechtere Erkennungsrate)

74 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS74 OCR Bei Weiterverarbeitung des gesamten Dokumentes mit elektronischen Systemen ist OCR auf das gesamte Dokument anzuwenden.

75 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS75 Attributierarbeitsplätze Zur Vergabe von Suchattributen Eingabe erfolgt mittels spezieller Erfassungsmasken Automatisierung mittels Formulartyp mittels Barcodes mittels Formularnummer eventuell OCR mit automatischem Indexing und Volltextsuche

76 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS76 Recherchearbeitsplätze Benötigen dokumentspezifische Viewer für alle verwendeten Dokumenttypen Deshalb möglichst wenig exotische Dokumentformate verwenden!!! Image-Viewer TIFF-G4-Format Adobe Acrobat Viewer (PDF)

77 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS77 Annotationen Sind nachträglich Kommentare zum (im) Dokument elektronische Unterschriften elektronische Stempel Bearbeitungshinweise, Vermerke können im Dokument gespeichert werden können dem Dokument angeheftet werden (in mehreren Layern)

78 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS78 Automatische Indexierung Nur nach OCR-Bearbeitung auf CI- Dokumenten möglich (siehe IR!) Indexierer beherrschen nicht alle aber u.a. folgende Dokumentformate –ASCII, EBCDIC, –RTF, HTML, PDF –MS-Word, Excel, PPT –etc.

79 Integration

80 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS80 Anwendungsintegration zwischen Applikation und DMS Varianten / Möglichkeiten Keine Integration (Stand alone) lose bis enge Kopplung volle Integration

81 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS81 Lose gekoppelte Systeme Kommunikationsformen DMS und Applikationen Manuelle Übertragung von Suchmerkmalen oder Doc-IDs in die Applikation –abtippen in Applikationsmaske –Copy&Paste Kopplung über eine Terminalemulation am Client –DMS greift auf Felder der Anwendungsmaske zu und zeigt die zugehörigen Dokumente an (z.B.mittels OLE) Interprozesskommunikation

82 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS82 Manuelle Übertragung Host-Anwendung 3270-Emulation DMS Client Dokument Viewer DMS-Recherche Ablage- System Host-Anwendung Manuelle Übertragung Terminal Doc-ID

83 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS83 Kopplung über Terminalemulation Host-Anwendung 3270-Emulation Dokument Viewer DMS-Modul Ablage- System Host-Anwendung Terminal Doc-ID

84 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS84 Interprozesskommunikation Host-Anwendung 3270-Emulation Dokument Viewer DMS-Modul Ablage- System Host-Anwendung Terminal Doc-ID Terminal-ID Doc-ID Terminal-ID

85 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS85 DMS Integration Integration in die Arbeitsumgebung des Anwenders (Portal) Integration in IT-Infrastruktur (EAI) Integration in alle Informationsräume Integration in Geschäftsprozesse und Anwendungssysteme

86 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS86 Integration Beispiel: Zu einer eingegangenen Bestellung die zugehörigen Dokumente Auftragsbestätigung Lieferschein gestellte Rechnung anschauen

87 Standardisierung

88 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS88 DMS-Modell der DMA DMA (Document Management Alliance) definiert Schnittstellen für die Interoperabilität von DMS (1998) (ca. 150 Firmenmitglieder: IBM, Adobe, FileNet, iXOS, MS, Oracle etc.) DMA Version 1.0 (Spezifikation von Zugriffs- und Recherchefunktionen) bislang von Anbietern wenig umgesetzt

89 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS89 Standard ODMA ODMA (Open Document Management API) (ODMA-API) (ODMA-Schnittstelle) wird bereits von vielen Anbietern unterstützt Fokus: Integration Applikationen und DMS –Integration von DMS-Funktionen in bestehende Anwendungen –z.B. Office-Suites können Dokumente direkt in DMS ablegen, aufrufen, aktualisieren

90 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS90 Standard ODMA Integration von DMS-Funktionen in Anwendungen über standardisierte API (DMS sind dadurch austauschbar) Standardisiert wurden u.a.: –Format der Dokumenten-Ids –Recherchefunktionen NewDoc, OpenDoc, CloseDoc, SaveDoc, Save as, GetDocInfo, SetDocInfo –Activate aktiviert Viewer, Attributierdialog Startet eine Applikation mit direkter Übergabe des Dokumentes –Check-Out und Check-In etc.

91 DMS und SAP R/3

92 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS92 DMS in SAP erfolgt mittels SAP-ArchiveLink oder DVS R/3 – eigenes Dokumenten- Verwaltungs-System von SAP

93 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS93 DMS in SAP bietet Integration mit SAP-Workflow (WfMC-Schnittstelle) Mit SAPGUI verknüpftem Archive-Link- Viewer

94 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS94 DMS in SAP SAP-ArchiveLink (inklusive Viewer) Standardisierte Schnittstelle zu DMS und Archivsystemen einheitliche API-Schnittstelle für den Zugriff auf DMS Archivfunktionen Dokument ablegen, abrufen, anzeigen Ablageschnittstelle 35 DMS-Anbieter (IXOS,...) unterstützen bereits SAP-ArchiveLink (SAP-zertifiziert)

95 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS95 SAP ArchiveLink R/3- Anwendungen ArchiveLink Archiv- System Dokumenten- anzeige (Viewer) Erfassungs- system (Scanner) Applikations- schnittstelle Archiv- schnittstelle

96 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS96 R/3-Dokumenttypen TIFF-Format (Scanner) (NCI) SAP-OTF / PDF (Ausgehende Belege) SAP-ALF (Drucklisten) SAPOffice Erlaubt Ablage aller Dateitypen –Mit Schlagworten –Dokumenttypspezifikation –In hierarchischer Folderstruktur

97 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS97 SAP DVS Eigenständiges DMS Akte fasst logisch zusammengehörige Objekte zusammen Dokumenttypen werden Viewer zugeordnet Ausgescheckte Dokumente werden als neue betrachtet Versionsverwaltung

98 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS98 SAP DVS Dokumenten kann ein Status zugeordnet werden, der festlegt, in welchem Zustand sich ein Dokument befindet (keine Freigabe / Freigabe). Mitarbeiter erhalten Rechte zur Statusänderung Beinhaltet Möglichkeit einfachen Dokument-Workflow zu definieren

99 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS99 SAP DVS Archivierungsstufen Erste Stufe –für hohe Zugriffswahrscheinlichkeit –Teure Speicherung -schnelle Antwortzeiten Zweite Stufe –für niedrige Zugriffswahrscheinlichkeit –Billige Speicherung -Langsame Antwortzeiten (Band, CD, Jukebox)

100 DMS und Lotus Notes

101 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS101 DMS mit Lotus Notes Volltext-Suchmaschine Ansichten gemäss Metainformationen (z.B. Schlagworten) Web-fähig / Notes-Client vorhandene Groupware-Infrastruktur Attachements beliebiger Dokumente in RTF-Feldern keine ODMA-Schnittstelle Keine Versionskontrolle Nur begrenzte Speicherkapazität mit guter Perfomance

102 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS102 Domino.doc Archivschnittstelle Versionskontrolle ODMA-Schnittstelle Check-in Check out Verwaltet grössere Dokumentmengen mit guter Performance Aktenschrank orientierte Ablage

103 DMS Kosten

104 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS104 DMS Kosten Interner Aufwand (Einführung) Personalkosten Übernahme von Altbeständen Reorganisation von Arbeitsabläufen Anpassungen an andere Anwendungen Schulung der Anwender und Administratoren Softwarekosten Client und Serververlizenzen

105 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS105 DMS Kosten Hardwarekosten (Neuanschaffungen von) Jukebox Scanner Datenbankserver / Archivserver etc. Drucker Verkabelung, Vernetzung etc. Externe Beratungskosten Kaufentscheidung Anpassung Schulung

106 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS106 DMS Einführungskosten

107 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS107 Kosten - Grössenordnungen Anfangsinvestitionen für Mehrplatzsysteme 500TDM bis 1000TDM Investitionen für Softwareanpassung und Programmierung 100TDM bis zu 300TDM.

108 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS108 Einmalige Kosten PersonalkostenSachkosten ProgrammierungDatenbank- und Imageserver Projektbezogener PersonaleinsatzJukebox mit Laufwerken Grundschulung der AnwenderEingabestation mit Scanner Schulung der SystembetreuerRecherche- und Abfragestation Übernahme der AltbeständeDruckerstation Reorganisation der ArbeitsabläufeVerkabelung und Vernetzung Anpassung an andere AnwendungenExterne Beratung Software- und HardwareinstallationSoftwareanschaffung

109 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS109 Laufende Kosten PersonalkostenSachkosten Systembetreuung- und PflegeWartungsgebühren für Hard- und Software WeiterentwicklungAbschreibungen Ausbildung, SchulungFinanzierungskosten Aufwand für Scannen und Indexieren Raumkosten Verbrauchsmaterial (Speichermedien, Barcodes usw.) Versicherungen

110 DMS-Nutzen

111 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS111 Kostenvergleich mit Papier 4- fache Zeiteinsparung 140- faches Archivfassungsvermögen nur ein Drittel der Kosten

112 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS112 Einsparungspotentiale eines elektronischen Archivsystems gegenüber traditioneller Vorgehensweise bei der Bearbeitung von 250 Dokumenten.

113 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS113 DMS Einsparungspotential

114 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS114 DMS Einsparungspotential

115 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS115 Vergleich Personalkosten

116 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS116

117 Rückblick DMS

118 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS118 Rückblick DMS

119 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS119 DMS DMS - wichtigste Gründe zur Einführung: Rechtliche Anforderungen erfüllen Grosse Dokumentmengen –kostengünstig speichern –und gemäss den Anforderungen unternehmensweit zugriffsfähig haben

120 GDPdU neue rechtliche Situation

121 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS121 Wesentliche Inhalte der GDPdU Ab dem hat das Finanzamt das Recht, im Falle einer Außenprüfung direkt auf die im Unternehmen vorliegenden elektronischen Daten zuzugreifen. Somit sind betroffene Unternehmen gezwungen, alle elektronisch erzeugten und buchhalterisch relevanten Informationen entsprechend zu archivieren, bzw. aufzubereiten.

122 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS122 Wesentliche Inhalte der GDPdU Alle digital abgewickelte Geschäfte, ohne Papierbelege müssen gemäss entsprechend den gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungszeiträumen recherchefähig und revisionssicher in einem elektronischen Archiv abgelegt werden.

123 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS123 Wesentliche Inhalte der GDPdU digitale Rechnungen mit qualifizierter elektronischer Unterschrift werden anerkannt und sind somit ab dem zum Vorsteuerabzug zu verwenden. Dies hat die Notwendigkeit einer genauen Protokollierung und Zertifizierung von digitalen Dokumenten innerhalb eines Unternehmens zur Folge. Viele Unternehmen werden aus diesen Gründen zwangsweise ein DMS einführen müssen.

124 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS124 Wesentliche Inhalte der GDPdU Der Datenspeicher soll nur einmal beschreibbar und unveränderbar sein. Dies ist ein deutliches Argument für digitale optische Speicher in WORM-Technologie (Write Once Read Many). Hierzugehören traditionelle digitale optische Speicher und CD-Medien in dieser Technologie. Zunehmend aber auch DVD.

125 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS125 Wesentliche Inhalte der GDPdU Es wird keine Einschränkung in Hinblick auf die Größe oder Art des Unternehmens gemacht. Die GDPdU betrifft alle steuerpflichtigen Unternehmen.

126 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS126 Wesentliche Inhalte der GDPdU Die GDPdU setzt eine ausführliche Protokollierung aller Transformationen voraus. Im Prinzip muß der Eingang, die Verarbeitung und der Transport im System, die Indizierung und Änderung von Indizes sowie die endgültige Archivierung im System nachvollziehbar sein.

127 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS127 DMS Anforderungen Indexierung Ablagehierarchie Suchmöglichkeit (Volltext / Index) Check- in / Check- out Versionierung Archivierung (billiger Speicher, eventuell langsamer Zugriff) Revisionssicherheit möglichst unveränderbare Speicherung (WORM)

128 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS128 Dokumentenerfassung Manuelle Erfassung (Banküberweisung, Belege, etc. durch Datentypist) automatische Handschrifterkennung Einscannen –ohne Nachbearbeitung –mit Nachbearbeitung (OCR / Barcode / Schlagworte / Metainformationen) COLD-Verfahren

129 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS129 Dokumentenerfassung Digital-Kamera (beliebige Grösse, dreidimensionale Objekte/ auch Video) Digitalisierer (Kartographie) spezielle Messgeräte Abspeicherung direkt aus einer Applikation –explizit durch Benutzer –implizit durch die Applikation selbst

130 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS130 Scanner Funktionen Dia-Scanner Mikrofilm-Scanner verschiedene Papierformate automatisches Erkennung der Seitengrösse unterschiedliche Auflösungen unterschiedliche Kontraste automatische Kontrastanpassung

131 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS131 Scanner Funktionen ein- und zweiseitiges Scannen Einzelblatt- und Stapeleinzug Ablage in unterschiedlichen Dateiformaten schwarz-weiss, Grautöne, Farbscanner unterschiedliche Geschwindigkeiten Verwerfen schlecht erfasster Seiten Umsortieren einzelnen Seiten

132 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS132 Scanner Funktionen Gruppierung einzelner Seiten zu zusammengehörigen logischen Dokumenten

133 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS133 Scanner visiuelle Qualitätskontrolle automatisch Prüfung auf ausreichenden Kontrast Korrektur von Schrägeinzügen Entfernung von Verschmutzungen

134 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS134 visiuelle Qualitätskontrolle Kontrollarbeitsplatz korrekte Sortierreihenfolge sonstige nicht automatisch durchführbare Qualitätsmassnahmen Kontrolle der automatische Funktionen für OCR-Ergebnisse

135 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS135 Erfassungssystem Funktionen Nachträgliche Korrekturmöglichkeit (Achtung bei revisionssicherer Speicherung!!!) Seitenfolge ändern Seiten hinzufügen, löschen, verschieben löschen von Leerseiten

136 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS136 Erfassungsarbeitsplätze Hochauflösende grafische Bildschirme (1248 x 1024 Bildpunkte) Bildwiederholraten (ab 80 Hertz) Scanner-Anschluss Software für Nachbearbeitung ab 12 GB Platte

137 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS137 Attributierarbeitsplätze Zur Vergabe von Suchattributen Eingabe erfolgt mittels spezieller Erfassungsmasken Automatisierung mittels Formulartyp mittels Barcodes mittels Formularnummer OCR eventuell mit automatischem Indexing und Volltextsuche

138 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS138 Archiv-Server Aufgaben Ablage der zu archivierenden Dokumente Organisation der Dokumente auf den optischen Platten Ansteuerung der Juke-Box transparenten Zugriff auf die Dokumente

139 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS139 COLD Computer Output on Laser Disk (COLD) Ausgabe von im Rechner erstellter Dokumente auf ein optisches Speichermedium Meist Druckdokumente, die gleichzeitig archiviert werden sollen (z.B. Post an Kunden, Briefe, Rechnungen, s, Listen)

140 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS140 COLD Aufgaben/Funktionen Transfer der Daten vom Applikations-Server zum COLD-System Zerlegen des Datenstroms in logische Einheiten automatisches Extrahieren von Indexinformationen Ablegen der Indizes in der Recherche-DB und der Dokumente im Archiv inklusive entsprechender Verknüpfung

141 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS141 DMS Architektur Baukastenprinzip Bildschirm- interface Bildschirm- interface Benutzer- masken Bearbeitungs- menü Print- Spooler Scanner- Bedienung Formular- verarbeitung Druck- server Scan- Server Text- Editor Retrieval- System Workflow- Server Ablagesystem Ablageorgansisation WORM- Dateisystem Jukebox- Verwaltung ZugriffsrechteCaching

142 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS142

143 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS143 Speicherarten Non Coded Information (NCI) nicht codierte Information, kann nicht direkt weiterverarbeitet werden, z.B.: Rastergrafik, Bilder, Video und Ton. Coded Information (CI) codierte Information Dokumente aus Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogrammen, ASCII, EBCDIC etc.

144 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS144 Non Coded Information (NCI) ein Rechner kann diese Information speichern und über einen Drucker ausgeben eine weitere Verarbeitung ist nicht möglich, da der Rechner den Inhalt des Dokumentes, also die Buchstaben nicht erkennen kann Ausnahme: OCR (Optical Character Recognition)

145 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS145 Coded Information (CI) Dokumente aus Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogrammen Einzelne Objekte der Datei sind gezielt ansprechbar und veränderbar. Beispiele: Textdateinen in ASCII oder EBCDIC etc. Code Inklusive Layoutinformation Inklusive Strukturinformation

146 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS146 Lebenszyklus Erstellung Ein Dokument wird erstellt und eventuell mit speziellen Attributen versehen, gespeichert. Pflege Ein Dokument wird bearbeitet, aktualisiert und überarbeitet. Prüfung Ein Dokument wird auf seine inhaltliche Korrektheit geprüft.

147 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS147 Lebenszyklus Freigabe Nach erfolgreicher Prüfung wird das Dokument freigegeben. Das Dokument durchläuft also einen Genehmigungsprozess. Archivierung Das Dokument wird dauerhaft gespeichert, häufig aus rechtlichen Gründen. Löschung Das Dokument wird endgültig gelöscht

148 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS148 Lebenszyklus eines DM

149 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS149

150 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS150 BS-Dateisystem als DMS? verwaltet Dokumente in hierarchischem Ordnersystem Zugriff in Windows z.B. über MS-Explorer mittels Navigation im Hierarchiebaum erlaubt Suche über –Dateiname, –Datum, –Dateityp, –Einschränkung auf Laufwerk und Ordner ODMA-Schnittstelle Dateien können verschoben, gelöscht, umbenannt werden. Check-in/Checkout auf Laufwerken

151 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS151 BS-Dateisystem als DMS? Nachteile / Defizite Eingeschränkte Metainformationen (insgesamt vier Indexe) –Dateiname –Dateipfad –Dateityp –Änderungsdatum. Keine Versionsverwaltung Keine Schnittstellen zu Hochleistungsscanner und optischem Archiv

152 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS152 DMS Typen Dokumentenmanagement Systeme im weiteren Sinn wie Bildverarbeitung, Speicherung und Texterkennung, in direktem Zusammenhang mit Archivierung von Inhalten, die auf längere Zeit unverändert gespeichert werden. COLD (Computer Output on Laser Disk) angewandt, Jukeboxen, WORM (Write Once Read Many) Magnetspeichern (Streamern) Verwaltung der Archivierungs- Module wird i.d.R. von einem, oder mehreren Archivservern übernommen.

153 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS153 DMS Anforderungen Indexierung Ablagehierarchie Suchmöglichkeit (Volltext / Index) Check- in / Check- out Versionierung Archivierung (billiger Speicher, eventuell langsamer Zugriff) Revisionssicherheit möglichst unveränderbare Speicherung (WORM)

154 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS154 technische Anforderungen Skalierbarkeit gute Performance, einfaches Handling graphische Oberflächen

155 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS155 DMS Anforderungen Integration in die Arbeitsumgebung des Anwenders. Ein DMS sollte nicht mehr als eigenständige Applikation auftreten, sondern weitestgehend in das Betriebssystem integriert werden. Heutige DMS haben die Möglichkeit ODMA oder VFS- Schnittstellen zu nutzen oder direkt in die API des Betriebssystems einzugreifen.

156 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS156 DMS als eigenständige Applikation Betriebssystem DB- Bestand / Archiv Archiv Applikation DMSClie nt Ser ver

157 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS157 DMS-Integration in BS Betriebssystem DB- Bestand / Archiv Archiv Applikation DMS Clie nt Serv er

158 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS158 Dies begründet sich nicht zuletzt in der aktuellen Änderung des Signaturgesetztes bzw. in der Änderung der Abgabenordnung (AO) vom Juli 2000[1].[1] So geben die überarbeiteten Bestimmungen der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen[2] (GDPdU) ab dem dem Finanzamt das Recht, im Falle einer Außenprüfung direkt auf die im Unternehmen vorliegenden elektronischen Daten zuzugreifen. Somit sind betroffene Unternehmen gezwungen, alle elektronisch erzeugten und buchhalterisch relevanten Informationen entsprechend zu archivieren, bzw. aufzubereiten. Dies betrifft insbesondere auch digital abgewickelte Geschäfte, ohne Papierbelege, die entsprechend der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungszeiträume recherchefähig und revisionssicher in einem elektronischen Archiv abgelegt werden müssen.[2] Des weiteren werden mit der Verankerung der digitalen Signatur innerhalb der GDPdU[3] (Entwurf zum Steueränderungsgesetz 2001), digitale Rechnungen mit qualifizierter elektronischer Unterschrift anerkannt und sind somit ab dem zum Vorsteuerabzug zu verwenden. Dies hat zukünftig die Notwendigkeit einer genauen Protokollierung und Zertifizierung von digitalen Dokumenten innerhalb eines Unternehmens zur Folge. Viele Unternehmen werden aus diesen Gründen zwangsweise eine DMS einführen müssen.[3]

159 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS159

160 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS160 Wesentliche Inhalte der GDPdU Die elektronische Signatur für originär digitale Dokumente wird verbindlich. Hintergrund ist die Tatsache, daß durch die offizielle Einführung der elektronischen Signatur zukünftig rechtskräftige Dokumente und Transaktionen entstehen, die nicht mehr physisch in Papier dokumentiert werden können.

161 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS161 Wesentliche Inhalte der GDPdU Die elektronische Archivierung über die Laufzeit der Aufbewahrungsfrist wird für alle originär digitalen Daten und Dokumente Pflicht. Für Daten aus Buchhaltungssystemen und anderen kaufmännischen Lösungen sowie für originär digital erhaltene kaufmännische Dokumente mit Vertrags- und Belegcharakter gilt die recherchierfähige Aufbewahrung in digitaler Form. Wird ein elektronisches Archivsystem genutzt, so ist sowohl über den Index als auch über die Inhalte der im COLD-Verfahren (Computer Output on LaserDisk) gespeicherten Inhalte eine Suche zu ermöglichen.

162 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS162 Wesentliche Inhalte der GDPdU Originär als Daten vorliegende Buchungen, Transkationen und Dokumente müssen maschinell auswertbar und recherchierfähig gehalten werden. Die COM-Verfilmung (Computer Output on Microfilm) wird explizit als nicht mehr ausreichend und zulässig definiert. Die Konvertierung in TIF- und PDF-Formate für diese Daten wird ausgeschlossen. Dies bedingt, daß kaufmännische Daten und Dokumente entweder im originären Verwaltungssystem vorgehalten werden oder aber in einem über eine Index- Datenbank recherchierfähigen Archivsystem gespeichert werden. Gescannte Eingangspost kann weiterhin als PDF oder TIF gespeichert werden oder aber wie bisher in Papier geordnet aufbewahrt werden.

163 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS163 Wesentliche Inhalte der GDPdU Der Datenspeicher soll nur einmal beschreibbar und unveränderbar sein. Dies ist ein deutliches Argument für digitale optische Speicher in WORM-Technologie (Write Once Read Many). Hierzugehören traditionelle digitale optische Speicher und CD-Medien in dieser Technologie. Zunehmend aber auch DVD. Inweit die Definition auf magnetische Speichersysteme, die speziell abgesichert sind, zutreffen kann, ist abzuwarten

164 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS164 Wesentliche Inhalte der GDPdU Die Prüfer der Finanzbehörde haben direkten recherchierenden Zugriff und verlangen maschinell auswertbare auf Daten und Dokumente. Hierfür sind drei Arten des Zugriffs vorgesehen: a) die eigenständige Recherche beim Steuerpflichtigen vor Ort (der ursprünglich vorgesehene Online-Zugriff wurde ausgeschlossen), b) die Recherche mit Unterstützung durch Personal des Steuerpflichtigen c) die Mitnahme von Medien mit allen Daten und Dokumenten für die Prüfung im Finanzamt. Für a) und b) wird erwartet, daß die Informationen indiziert und recherchierfähig sind. Speziell für c) ist festzustellen, daß es derzeit nur sehr wenige Anbiter gibt, die den Anspruch der Recherchierbarkeit auf Offline-Medien realisert haben.

165 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS165 Wesentliche Inhalte der GDPdU Es wird keine Einschränkung in Hinblick auf die Größe oder Art des Unternehmens gemacht. Die GDPdU betrifft alle steuerpflichtigen Unternehmen. Der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit ist nur sehr vage definiert. Es ist jedoch klargestellt, daß Daten seitens der Finanzbehörden nach der Prüfung wieder zurückgegeben bzw. gelöscht werden.

166 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS166 Wesentliche Inhalte der GDPdU Die GDPdU setzt eine ausführliche Protokollierung aller Transformationen voraus. Im Prinzip muß der Eingang, die Verarbeitung und der Transport im System, die Indizierung und Änderung von Indizes sowie die endgültige Archivierung im System nachvollziehbar sein. Die Transformation schließt auch die Migration bei Systemwechseln ein. Neben Journalen und Protokollen macht dies eine Verfahrensdokumentation (wie in der GoBS beschrieben) erforderlich.

167 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS167 Wissenspyramide Informationen Daten Wissen

168 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS168 Zugriffshäufigkeit in der Zeit

169 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS169 Klassische DM-Ablage

170 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS170 Archiv-Serverstruktur

171 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS171 Kostenvergleich mit Papier 4- fache Zeiteinsparung 140- faches Archivfassungsvermögen nur ein Drittel der Kosten

172 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS172 Zielfaktoren der Informationsarbeit Wirtschaftlichkeit Dokumentenverfügbarkeit Archivierungskapazität

173 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS173 Einsparungspotentiale eines elektronischen Archivsystems gegenüber traditioneller Vorgehensweise bei der Bearbeitung von 250 Dokumenten.

174 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS174 DMS Einsparungspotential

175 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS175 DMS Einsparungspotential

176 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS176 Vergleich Personalkosten

177 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS177

178 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS178 Dokumenttypen Unterscheidung nach Lebensdauer CI (Coded Information) NCI (Non Coded Information)

179 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS179 Non Coded Information (NCI) ein Rechner kann diese Information speichern und über einen Drucker ausgeben eine weitere Verarbeitung ist nicht möglich, da der Rechner den Inhalt des Dokumentes, also die Buchstaben nicht erkennen kann Ausnahme: OCR (Optical Character Recognition)

180 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS180 Coded Information (CI) Dokumente aus Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogrammen Einzelne Objekte der Datei sind gezielt ansprechbar und veränderbar. Beispiele: Textdateinen in ASCII oder EBCDIC etc. Code Inklusive Layoutinformation Inklusive Strukturinformation

181 Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS181 Archiv-Serverstruktur


Herunterladen ppt "Dokumentenmanagement Systeme (DMS). Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS2 DMS Literatur Gulbins, Jürgen / Seyfried, Markus / Strack-Zimmermann, Hans, [1999]:"

Ähnliche Präsentationen


Google-Anzeigen