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3 Verwaltungsinterne Portale FORSCHUNGSINSTITUT FÜR ÖFFENTLICHE VERWALTUNG FORSCHUNGSINSTITUT FÜR ÖFFENTLICHE VERWALTUNG Christian Canzler, Andreas Grosche,

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Präsentation zum Thema: "3 Verwaltungsinterne Portale FORSCHUNGSINSTITUT FÜR ÖFFENTLICHE VERWALTUNG FORSCHUNGSINSTITUT FÜR ÖFFENTLICHE VERWALTUNG Christian Canzler, Andreas Grosche,"—  Präsentation transkript:

1 3 Verwaltungsinterne Portale FORSCHUNGSINSTITUT FÜR ÖFFENTLICHE VERWALTUNG FORSCHUNGSINSTITUT FÜR ÖFFENTLICHE VERWALTUNG Christian Canzler, Andreas Grosche, Till Hünermund und Christoph Obholzer Verwaltungsinterne Portale Ergebnisse des Forschungsprojekts Hochleistungsportale für die öffentliche Verwaltung Präsentation Forschungsinstitut für öffentliche Verwaltung bei der Deutschen Hochschule für Verwaltungswissenschaften Speyer Freiherr-vom-Stein-Straße 2 - Postfach D Speyer am Rhein Tel.: Fax: Internet:

2 3 Verwaltungsinterne Portale 2 Intranetportal: Definition Internes Portal für Verwaltungsmitarbeiter Einfacher, schneller, rollenspezifischer Zugriff Auf verwaltungsinterne und externe Informationen Unter einer einheitlichen Oberfläche

3 3 Verwaltungsinterne Portale 3 Warum Mitarbeiterportale? Vielzahl von Datenquellen Vielzahl von Abfragesystemen Ungenutzte interne Ressourcen Unüberschaubarkeit und Ineffizienzen

4 3 Verwaltungsinterne Portale 4 ? Problemlage ERP-SystemInternet Aktuelle Nachrichten Informationen einzelner Abteilungen Externe Anfragen und Anträge Organisation und Kontakte Mitarbeiter Abgeschlossene Vorgänge/Archiv Handbücher, Anleitungen… Wenn die Verwaltung wüsste, was die Verwaltung weiß… ? ? ?

5 3 Verwaltungsinterne Portale 5 Lösung: eArbeitsplatz und Intranetportale Intranet - Portal ERP-Systeme Weitere Informationsquellen eArbeitsplatz

6 3 Verwaltungsinterne Portale 6 Elektronischer Arbeitsplatz IT-Ausstattung an jedem Schreibtisch: Direkter Zugriff auf alle Informationen In aufbereiteter Form Über das Intranetportal

7 3 Verwaltungsinterne Portale 7 Elektronischer Arbeitsplatz Arbeitsplatz mit PC und Telefon und eventuell Telefax? Zugriff auf das Internet? Nutzung der Möglichkeiten des vernetzten Arbeitens, direkter Zugriff auf unternehmensinterne Informationen?

8 3 Verwaltungsinterne Portale 8 Nutzen des elektronischen Arbeitsplatzes Zeitersparnis durch schnelleren Zugriff auf besser verfügbare Informationen Schnellere Abwicklung von Akten und Tätigkeiten durch parallele und prozessorientierte Arbeitsweisen Möglichkeit der elektronischen Auswertung und der Zielüberprüfung Transparenz des Mitarbeiters

9 3 Verwaltungsinterne Portale 9 Möglichkeiten des elektronischen Arbeitsplatzes Initiierung Bearbeitung Koordination Dokumentation von Arbeitsvorgängen Zugriff auch durch mehrere Mitarbeiter gleichzeitig von verschiedenen Orten

10 3 Verwaltungsinterne Portale 10 Vorteile des elektronischen Arbeitsplatzes foev.dhv-speyer.de Selbstbedienung der Mitarbeiter: 80-90% günstiger als Anfragen bei Call Center oder Helpdesk

11 3 Verwaltungsinterne Portale Säule Intranet - Portal ERP-Systeme Weitere Informationsquellen eArbeitsplatz Bewerberportale (eRecruiting)

12 3 Verwaltungsinterne Portale 12 Ablauf eines eRecruiting-Prozesses (nach SAP) Planning Attraction Sourcing Qualifying Closing Retaining 1. Stufe - Planning

13 3 Verwaltungsinterne Portale Stufe - Planning … ist die Vorbereitung der (Neu-)Besetzung einer Stelle. Dazu gehört: Klassifizierung von Tätigkeitsfeldern (Stellenbeschreibung) Aufstellen eines Anforderungsprofils des Stelleninhabers Planung groß angelegter Stellenbeschreibungen Planung von Budgets Planung von Projekten

14 3 Verwaltungsinterne Portale Stufe - Attraction Planning Attraction Sourcing Qualifying Closing Retaining

15 3 Verwaltungsinterne Portale Stufe - Attraction …ist die Darstellung des Unternehmens / der Verwaltung als attraktiver Arbeitgeber. Erfolgt in umfassenden Kampagnen Nicht speziell auf eine Stelle ausgerichtet Geschieht durch: - Schalten von Anzeigen (Print- oder Online-Medien) - Veranstaltungen - Sponsoring - …

16 3 Verwaltungsinterne Portale Stufe - Sourcing Planning Attraction Sourcing Qualifying Closing Retaining

17 3 Verwaltungsinterne Portale Stufe - Sourcing … umfasst alle Aktivitäten, die zur Suche geeigneter Kandidaten für eine bestimmte Position erforderlich sind. Auswahl der Kanäle für Stellenausschreibungen (z.B. Bewerberportal, Zeitung etc.) Erstellen und Platzieren von Stellenanzeigen (im Portal) Durchsuchen von Talent-Pools Registrierung der Kandidaten Bearbeitung von Unterlagen (Papier oder elektronisch)

18 3 Verwaltungsinterne Portale Stufe - Qualifying Planning Attraction Sourcing Qualifying Closing Retaining

19 3 Verwaltungsinterne Portale Stufe - Qualifying... ist die Beurteilung der ausgewählten Kandidaten im Hinblick auf ihre Eignung für eine bestimmte Position oder ein bestimmtes Team. Dazu gehören: Verschiedene Bewertungsverfahren Beratende Vorgespräche Vorstellungsgespräche Koordination der Abläufe Korrespondenz zwischen Personalverantwortlichen und Bewerbern

20 3 Verwaltungsinterne Portale Stufe - Closing Planning Attraction Sourcing Qualifying Closing Retaining

21 3 Verwaltungsinterne Portale Stufe - Closing … ist die letzte Phase der Besetzung einer offenen Stelle. Auswahl eines Bewerbers aus den Pool der am besten geeigneten Kandidaten Weitere Gespräche mit dem Bewerber Verfassen eines Statusberichts Abwicklung der Korrespondenz Koordination der Verhandlungen Abfassen des Vertrags Unterbreitung eines Angebots Abschluss des Vertrags

22 3 Verwaltungsinterne Portale Stufe - Retaining Planning Attraction Sourcing Qualifying Closing Retaining

23 3 Verwaltungsinterne Portale Stufe - Retaining … ist das Binden von Talenten an das Unternehmen / die Behörde. Aktive und langfristige Betreuung der ausgewählten und verpflichteten Bewerber durch zielgerichtete Kommunikation über: - Marktsituation - Persönlichen Marktwert - Aufstiegsmöglichkeiten - Berufliche Perspektiven Warmhalten der abgelehnten Kandidaten für mögliche andere Positionen Bündelung im sog. Talent Pool

24 3 Verwaltungsinterne Portale 24 Bewerberportale am Beispiel von eRecruting 2.0

25 3 Verwaltungsinterne Portale 25 eRecruting Übersicht der erfassten Stellen

26 3 Verwaltungsinterne Portale 26 eRecruting Bewerbungswege

27 3 Verwaltungsinterne Portale 27 eRecruting Bewerberprofil

28 3 Verwaltungsinterne Portale Säule Intranet - Portal ERP-Systeme Weitere Informationsquellen eArbeitsplatz Employee Self Service (ESS)

29 3 Verwaltungsinterne Portale 29 Der Mitarbeiter wird zum Manager seiner Arbeitskraft Mitarbeiter sollen durch interaktive Anwendungen bestimmte administrative Aufgaben eigenständig erledigen, z.B.: Bescheinigungen selber anfordern bzw. ausdrucken Stammdaten ändern (Kontonummer, Adresse, …) Arbeitszeit- und Urlaubskonten führen Reisekostenabrechnung selbst erstellen Versetzungswünsche angeben und planen Fortbildungen planen und durchführen (eLearning) Mitarbeiterbindung (Alumni)

30 3 Verwaltungsinterne Portale 30 People Care statt People Datenpflege Folge: Entlastung des Personalbereichs von administrativen Aufgaben mit hohem zeitlichem Aufwand Dadurch Verlagerung des Personalbereichs vom Administrator zum Dienstleister –Gespräche vor Ort –Beratung von Mitarbeitern und Führungskräften –Aufspüren von drohenden Entwicklungen –…–…

31 3 Verwaltungsinterne Portale 31 Mehr Transparenz, bitte ! ESS-Systeme steigern Transparenz für die Mitarbeiter: Umfassende Informationsangebot über Arbeitsabläufe und Richtlinien (Verwaltungsvorschriften, Formulare, Organisationsabläufe) Dienstherrenbezogene Daten Vollständiger, jederzeitiger Zugriff auf die den Mitarbeiter betreffenden Daten (elektronische Mitarbeiterakte, Zeitkonten, Bewertungen durch Vorgesetzte, …) Personenbezogene Mitarbeiterdaten

32 3 Verwaltungsinterne Portale 32 Selber Lesen und Lernen bringt Vorteile Vorteile für das Unternehmen / Behörde: Kostenreduzierung (Personalbereich) Größere Datenqualität (zeitnahe Richtigkeit von Daten) Mitarbeiterzufriedenheit (Transparenz, Übersicht) Geringer Schulungsaufwand (Web-Oberfläche) Vorteile für den Mitarbeiter: Zufriedenheit (Transparenz, Blick fürs Ganze) Schnelle, selbst steuerbare Abwicklung persönlicher Angelegenheiten größere Autonomie für den Einzelnen

33 3 Verwaltungsinterne Portale 33 Beispiel für ein ESS-Portal (aufsetzend auf SAP R/3)

34 3 Verwaltungsinterne Portale 34 ESS als Lebenslagenportal - I

35 3 Verwaltungsinterne Portale 35 ESS als Lebenslagenportal - II

36 3 Verwaltungsinterne Portale 36 ESS als Lebenslagenportal - III (Beispiel Umzug)

37 3 Verwaltungsinterne Portale Säule Intranet - Portal ERP-Systeme Weitere Informationsquellen eArbeitsplatz eLearning Wissensmanagement

38 3 Verwaltungsinterne Portale 38 eLearning unterstützt den Wissenserwerb zusätzliche eLearning ist eine zusätzliche technisch basierte Methode für Wissen und Lernen und ergänzt die klassischen Methoden der Aus- und Weiterbildung Lernumgebungen Die Lernumgebungen basieren weitestgehend auf den Diensten des Internet als primäre Modi für Kommunikation und Präsentation.

39 3 Verwaltungsinterne Portale 39 Lernlogistik Unterstützung durch Webbased Training und Lernlogistik Webbased Training Interaktive Übungsaufgaben Glossare, Gelbe-Seiten Projektdatenbanken Chatrooms, Newsgroups Konferenzsysteme StrukturierungSteuerung / ZieleEvaluierung Lernplan Meilensteine Interaktive Tests Themen / Aufgaben Beratung Asynchron / Selbstbestimmt Synchron / Kooperativ

40 3 Verwaltungsinterne Portale 40

41 3 Verwaltungsinterne Portale 41 Virtuelle Hochschule (Lübeck – Hamburg)

42 3 Verwaltungsinterne Portale 42 Wissensmanagement vereinfacht den Zugang zum Wissen Wissensmanagement ist ein eigener systematischer Ansatz, der die Nutzung und Bewirtschaftung von vorhandenem und neuem Wissen für die Ziele der Organisation beinhaltet Wissen ist Macht? Wissen wird nicht geteilt?

43 3 Verwaltungsinterne Portale 43 Wie kann Wissen überhaupt gespeichert werden? ExternIntern Implizit Individuell Explizit Wissens- Management- System Kollektiv

44 3 Verwaltungsinterne Portale 44 Funktionsweise Wissensmanagement WissensträgerWissensempfänger Wissens- Management- System Kommunikation Externalisierung (Explizit) Internalisierung Klassifizierung Attribute LageplanBeziehungen Themen (Ontologisch)(Neuronal)

45 3 Verwaltungsinterne Portale 45 IT-Architektur Wissensmanagement Wissens- Management- System Wissensbasis Wissenslandkarte Services Benutzeroberfläche Data-Warehouse Systeme Dokumenten- und Workflow-Management Repositories Strukturierung (Klassifizierung, Terminologie) Optimierung der Struktur der Wissensbasis Wissenssuche und Wissensnetzwerke Zentraler Zugang zum Wissen der Verwaltung Verbundsysteme Standardsoftware Groupware Hardware und Softwarebasis

46 3 Verwaltungsinterne Portale Säule Intranet - Portal ERP-Systeme Weitere Informationsquellen eArbeitsplatz Projekt- und Gruppenportale

47 3 Verwaltungsinterne Portale 47 Kernfunktionen eines Collaborationportals Dokumentenverwaltung: Aufgaben und Prioritäten Zeitplan / Historie Status der Dokumente Arbeitsplanung: Zeit und Ressourcen Workflows Meilensteine Zeiteinsparung durch höhere Transparenz und schnelle Information Projektvorhaben Kommunikation: Projektkalender Diskussionsforen Konferenzsysteme Controlling (Steuerung): Zielerfüllung Ereignisberichte Ressourcenverwendung Collaboration

48 3 Verwaltungsinterne Portale 48 Beispiel: Dokumentum eRoom

49 3 Verwaltungsinterne Portale 49 Beispielprojektraum: Team Project

50 3 Verwaltungsinterne Portale 50 Der Fokus liegt in der Steuerung von Projekten

51 3 Verwaltungsinterne Portale 51 Suche nach Dokumenten

52 3 Verwaltungsinterne Portale 52 Verschiedene Beispielräume stehen zur Verfügung

53 3 Verwaltungsinterne Portale 53 Beispiel: conject Projektraum - Brückenbau

54 3 Verwaltungsinterne Portale 54 Eigenschaften und Nutzung von Dokumenten

55 3 Verwaltungsinterne Portale 55 Sichtweisen auf Dokumente Sichtweisen: Projektphasen Projektteilnehmer Art der Tätigkeit …

56 3 Verwaltungsinterne Portale 56 Beispiel: Projectplace.de - wo liegt der Unterschied???

57 3 Verwaltungsinterne Portale 57 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Es bedanken sich: Christian Canzler Andreas Grosche Till Hünermund Christoph Obholzer


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