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© i2s Zürich, 2003 – www.i2s-consulting.com. Zielorientiertes Vorgehen Kontinuierliches Change Management Das richtige ERP-System ausgewählt und produktiv.

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1 © i2s Zürich, 2003 –

2 Zielorientiertes Vorgehen Kontinuierliches Change Management Das richtige ERP-System ausgewählt und produktiv Mit Garantie zum Erfolg! problemorientiert strategiekonform Die richtigen Tools Erprobtes Vorgehen it-matchmaker.ch© i2s accelerators© Der richtige Partner

3 © i2s Zürich, 2003 – IT Innovation - Herausforderung für KMU europa3000 Globalisierung Kernkompetenzen Kundenorientierung IT-Infrastruktur Internet Datenbank Welches ERP-System passt zu mir? Prozessorganisation Teamstrukturen Wertschöpfung

4 © i2s Zürich, 2003 – Problem Nr. 1: Den richtigen Partner finden

5 © i2s Zürich, 2003 – Problem Nr. 2: Ein zuverlässiges Projekt sicherstellen

6 © i2s Zürich, 2003 – Typische Verfahren der Software-Auswahl Freie Suche Man sucht in der Breite in Fachzeitschriften, im Internet, in Marktübersichten, auf Messen und auf Fachveranstaltungen und findet dort eine Vielzahl von Anbietern und Lösungen, ohne zu wissen, was diese leisten können und was man braucht! Persönliche Empfehlung Man fragt einen guten Bekannten nach der Software-Lösung, die er erfolgreich eingeführt hat, und weiss dann nur, welche Software bei ihm passt! Gezielte Analyse Man formuliert die eigenen Anforderungen im Pflichtenheft und recherchiert gezielt den Software-Markt! Auf dieser Basis spricht man gezielt ausgewählte Anbieter an und analysiert anhand vergleichbarer Angaben, wer als Partner in Frage kommt!

7 © i2s Zürich, 2003 – Dauer der ERP-Auswahl & -Einführung Monate EmpfehlungFreie SucheAnalyse Implementierung Endauswahl Vorauswahl Quelle: Trovarit

8 © i2s Zürich, 2003 – ERP-Evaluationen – Die Probleme in der Praxis Unzureichend definierte Anforderungen Inkonsistenz der Geschäfts- und IT-Strategie Der Kunde weiss nicht, was er will (unklare Aufgabenabgrenzung) Der Kunde weiss nicht, was er erwarten kann (unzureichendes Marktverständnis) Fixierung auf singuläre Themen (z.B. Technologie, Controlling, Oberfläche, etc.) Falsche Vorstellungen vom Markt Zahlreiche Vorurteile gegenüber Anbietern Hohe Erwartungen an Anbieter Inkonsistentes Entscheidungsverhalten Entscheidungswege und –kompetenzen unzureichend definiert Autismus: Entscheidungskriterien sind unklar oder werden schlecht dokumentiert, neue Informationen durch einen Anbieter führen zu veränderten Kriterien Reise nach Jerusalem-Syndrom wer spät ins Rennen einsteigt, hat bessere Chancen Mangelndes Projektverständnis Grundhaltung: Der Anbieter muss alles richten (auch die hauseigenen Prozesse) Einführungsaufwand wird unterschätzt

9 © i2s Zürich, 2003 – 5 Schritte für eine erfolgreiche Evaluation der richtigen Unternehmenssoftware: Mit Garantie zum Erfolg

10 © i2s Zürich, 2003 – Strukturiertes, transparentes Vorgehen Applikations- portfolio SOLL- Prozesse System- design Lösungs- portfolio Feinauswahl Detail- spezifikation Referenzen Kosten- bewertung ggf. Prototyping Investitions- plan Implemen- tationsplan Vertrags- abschluss Konditionen/ Garantien Projekt- organisation Casting Systemab- grenzung IST-Prozesse Bewertung Operat. Ziele Vorauswahl- wahl (Killer- Kriterien) Vorgehensplan Zeit-/Ress.plan Kickoff Mgmt. Strategische Ziele Projekt- vorbereitung Situations- analyse Basis- konzept System- auswahl Vertrags- verhandlung

11 © i2s Zürich, 2003 – IT Strategieentwicklung Quelle: Strategic Alignment, Prof. Henderson Ziel: Die Funktionalität der Standard-Software unterstützt die aus der Geschäftsstrategie Abgeleiteten Geschäftsprozesse. ERP- Pflichtenheft Ziel: Konformität erreichen Unternehmensstrategie Geschäftsstrategie Informatikstrategie Geschäftsprozesse Informatikprozesse

12 © i2s Zürich, 2003 – Drei Schritte zur ERP-Auswahl Shortlist ca. 6 ERP- Systeme Favoriten 2 ERP- Systeme i2s-Accelerators © it-matchmaker.ch © Vorauswahl Killerkriterien Feinauswahl Kernfunktionen Endauswahl Kernprozesse Schritt 1 Schritt 2 Schritt 3 Ausgewähltes System Potential über 100 ERP- Systeme schnell gründlich

13 © i2s Zürich, 2003 – Software-Auswahl – Einordnung in ein IT-Projekt Organisationsanalyse (ggf. Reorganisation) Aufnahme der Ist-Organisation Ermittlung der Schwachstellen Definition des Sollkonzeptes Anpassung der Organisation an das Soll-Konzept Softwareauswahl Anforderungsdefinition Vorauswahl Endauswahl Implementierung Vorbereitende Maßnahmen Anpassung und Konfiguration der Software Schulungsmaßnahmen Implementierung im Pilotbereich Inbetriebnahme Projektmanagement Projekteinrichtung Aufstellen des Projektteams Definition von Meilensteinen Projektsteuerung Projektcontrolling

14 © i2s Zürich, 2003 – Wie läuft die Systemauswahl?

15 © i2s Zürich, 2003 – Systemauswahl Vorauswahl - Bestimmung favorisierte Systeme - Bewertung mittels Killerkriterien Feinauswahl - Aufarbeitung der Anbieterdokumentation - Vertiefung Anbieterkontakt - Durchführung Workshop mittels Prozessdrehbuch - Referenzbesuche - Dokumentation und zusammenfassende Bewertung, Entscheidungsportfolio für Projekt-Steuerungsausschuss Prototyping und Versuchs-Betrieb - Bewertung Versuchsbetrieb

16 © i2s Zürich, 2003 – Methoden zur Auswahl von Standardsoftware Ausgewähltes System Marktführer (ca. 2-5) Favorisierte Systeme (ca. 6) New-Comer (ca. 1-3) Branchen- Führer (ca. 2-5) Endrunde (ca. 2) Endauswahl/Prozessorientierte Anforderungen - Aufstellung eines Prozessdrehbuchs (Kritische Prozesse) - Durchführung von Workshops mit Anbieter (1-2 Tage) - Branchenreferenzen und Referenzbesuche Vorauswahl/Grobanforderungen - Sichtung des geeigneten Angebots - Elimination anhand von ca. 10 Killer-Kriterien Feinauswahl/Funktionale Anforderungen - Vorstellung der Anbieter (120 Präsentation) - Überprüfung der Referenzen - Überprüfung der Funktionalen Anforderungen (Aachener DB)

17 © i2s Zürich, 2003 – Ergebnisse Phase Systemauswahl Anbieterdokumentation (Policies & Procedures für die Auswahl) Versand Pflichtenheft I (Kurzportrait Anforderungen, via e- mail) Pflichtenheft II (Funktionale Anforderungen) Pflichtenheft III (Prozesseorientierte Anforderungen, Formulare, Datenstruktur, Drehbuch der kritischen Prozesse) Bewertung der begutachteten Lösungen (stufenweise, i.d.R. in drei Stufen, analog Pflichtenheft) Auswahlempfehlung

18 © i2s Zürich, 2003 – Wie läuft die Informationssuche?

19 © i2s Zürich, 2003 – Informationsquellen zur Auswahl von Standardsoftware Informationsquellen Produkt- suche Vor- selektion Produkt- beurteilung Konferenzen/Seminare/Tagungen Herstellerinformationen UngeeignetTeilweise geeignetGut geeignet World Wide Web / Internet Fachzeitschriften/Fachliteratur Marktforschungsinstitute (z.B. Gartner) Messen (z.B. Orbit, TopSoft, CeBIT) Marktübersichten (z.B. ISIS-Report, Topsoft.ch) Referenzen/Referenzbesuche it-matchmaker.ch

20 © i2s Zürich, 2003 – Organisations- strukturen Stücklisten- verwaltung Arbeitsplan- verwaltung Auftrags- abwicklung Produktions- planung Beschaffung Lagerwesen Beispiel einer ITM-Auswertung Beispielhafter Vergleichzwischen zwei ERP/PPS-Leistungsprofilen und einem Anforderungsprofil: Anforderungsprofil Leistungsprofil System B Leistungsprofil System A 7 Fragenbereiche im IT- Matchmaker Unterschiedliche Gewichtung durch Anwender bis auf Fragenebene unterschiedliche Erfüllungsgrade

21 © i2s Zürich, 2003 – IT-Matchmaker – Umfang Kriterienkataloge Software-/ Leistungs- profil Referenz- projekte ERP/PPS Katalog Anwendungsbereich SCM CRM Warenwirtschaft Instandhaltungsplanung- und steuerung Service Management eShops Food & Process Anbieter- profil 135 Stand 07/2002: Anzahl Anbieter Anzahl Software- Lösungen Anbieter und SystemeAnzahl Kriterien

22 © i2s Zürich, 2003 – i2s – Der Partner bei der Systemauswahl

23 © i2s Zürich, 2003 – Anforderungen an einen externen Auswahlpartner Unabhängigkeit von allen Systemanbietern Umfassende Marktkenntnis Gute Methodenkenntnis Projekt-/Praxiserfahrung KMU-konformes Denken Netzwerk und Zugang zu Insider- Informationen Gute Kontakte zu Systemanbietern

24 © i2s Zürich, 2003 – Warum ERP-Systemauswahl mit i2s? Unabhängig und anbieterneutral Effizientes Team mit langjähriger Erfahrung Umsetzungserfahren Zielorientiert, pragmatisch, verständlich, transparent Partnerschaft mit den internen Mitarbeiter (Change Management) Zugriff auf it-matchmaker.ch© - die führende Datenbank im deutschsprachigen Raum State of the Art: direkter Kontakt zu den führenden Forschungsinstituten und rege Vortragstätigkeit (BWI/ETH Zürich, FIR/RWTH Aachen, MIT, FH Brugg-Windisch) Kompetenz aus einer Hand: Beratung von der Strategiebildung, über die Systemauswahl bis zur Umsetzungsbegleitung


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