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KFK PM Geschäftsprozess – und Organisationsentwicklung Qualifikations- und Bewerberverwaltung Team 5 / Thema 8 Bielecki Maximilian 0002090 Cosulich Marco.

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1 KFK PM Geschäftsprozess – und Organisationsentwicklung Qualifikations- und Bewerberverwaltung Team 5 / Thema 8 Bielecki Maximilian Cosulich Marco Imam Ibrahim Rauter Alexandra Zeiser Corinna

2 Kleiner Überblick Allgemeine Problemstellung Allgemeine Problemstellung Projektmitarbeiter - Bewerbung NEU Projektmitarbeiter - Bewerbung NEU SOLL – Zustand SOLL – Zustand –Bewerbungsablauf –Bewerbungsbogen –Mitarbeiterbogen Problembehandlung für spezielle Fragen Problembehandlung für spezielle Fragen

3 Allgemeine Problemstellung 1 IST – Zustand IST – Zustand –System für Personalverwaltung I3V (weitergeführte Eigenentwicklung) –Keine zentrale elektronische Stellenverwaltung –Kein einheitlich definierter Geschäftsprozess für Bewerbungslauf –Entwicklung des Systems für die Jobpoolverwaltung (bisher nur für Projektmitarbeiter) wurde an eine externe Firma abgegeben –Keine zentrale Bewerbung derzeit möglich

4 Allgemeine Problemstellung 2 Unsere Aufgabenstellung: Unsere Aufgabenstellung: –IST Zustand analysieren –Projekt Mitarbeiter Pool analysieren –Entwicklung des Geschäftsprozesses Bewerbungsablauf –Entwicklung eines Prozesses zur Mitarbeiterqualifikationserhebung –Lösungsansätze zu ausgewählten Problemstellungen

5 Projektmitarbeiter – Bewerbung NEU 1 Erster Versuch um Teil der Bewerbungen Online durchzuführen Erster Versuch um Teil der Bewerbungen Online durchzuführen Derzeit funktioniert dies nur für einzelne Projekte Derzeit funktioniert dies nur für einzelne Projekte Bewerbungsformular Bewerbungsformular

6 Projektmitarbeiter – Bewerbung NEU 2

7 Projektmitarbeiter – Bewerbung NEU 3 Analyse des aktuellen Bewerbungstools Analyse des aktuellen Bewerbungstools –Auf Homepage (Univie) relativ schwer zu finden –Bewerbungstool ist unter Mitteilungsblättern erreichbar –Menüpunkt Registrieren und Einloggen nicht gleich ersichtlich! Nur über Linkinfo erreichbar –Automatisch generiertes Passwort sicherheitstechnisch zu kurz –Beim Einloggen keine klärenden Fehlermeldungen

8 Projektmitarbeiter – Bewerbung NEU 4 Analyse des aktuellen Bewerbungstools (forts.): Analyse des aktuellen Bewerbungstools (forts.): –Dateianhangsformate sind nicht beschrieben –Upgeloadete Dateien weder sichtbar noch editierbar. –Auslogbutton sehr klein und ohne Beschriftung –Bewerbungstool derzeit nur auf Deutsch verfügbar

9 Sollzustand 1

10 Sollzustand 2 Bewerbungsbogen (Link zum Sheet) Bewerbungsbogen (Link zum Sheet)Link zum SheetLink zum Sheet Qualifikationsverwaltung Qualifikationsverwaltung –Keine detaillierten Informationen von Mitarbeitern bez. (Sonder- )qualifikationen –Qualifikationsbogen (Link zum Sheet) zur einmaligen Erhebung der Daten bestehender Mitarbeiter Link zum SheetLink zum Sheet

11 Problembehandlung für spezielle Fragen 1 Interne Bewerbung Interne Bewerbung –Interner Jobwechsel –Anonymisierung der Bewerber notwendig –Jede Bewerbung muß über Kennzahlen anonymisiert werden –Name, Adresse und Telefonnummer wird ausgeblendet bei Vorauswahl

12 Problembehandlung für spezielle Fragen 2 Verbleib der Bewerbungen im Pool Verbleib der Bewerbungen im Pool –Maximal 3 Jahre im System –Einmal jährlich Aktualisierungsaufforderung –Wenn keine Aktualisierungen erfolgen, dann werden Daten aus Bewerberpool entfernt

13 Danke für die Aufmerksamkeit!


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