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I I I I I I I II IIII III IIII IIIIII III IIIII IIIIIIIIIIIIIIIII IIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIII © Verein SSGI – 2010 Verein Schweizerische Städte- & Gemeinde-Informatik.

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1 I I I I I I I II IIII III IIII IIIIII III IIIII IIIIIIIIIIIIIIIII IIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIII © Verein SSGI – 2010 Verein Schweizerische Städte- & Gemeinde-Informatik Management und Langzeitaufbewahrung von digitalen Informationen im Gemeindeumfeld 30. November 2010, Swisscom-Center Olten Jakob Rechsteiner DOWAR GmbH Produkt: Consolidate Informationsverwaltungssoftware

2 © Verein SSGI – 2010 Inhaltsübersicht Projektbeschreibung Registraturplan Kreditorenprozess Einbürgerungsprozess Metadaten Dossier Berechtigungsystem Suisse ID Schnittstelle Aussage Kunde

3 © Verein SSGI – 2010 Projektbeschreibung Teilnehmer Gemeinde OberlunkhofenKundeE.Eichenberger DOWAR GmbH Lieferant, PLJ.Rechsteiner Hürlimann Informatik AG Gemeindelösung HiSoftB.Steffen Consolidate GmbH Hersteller ConsolidateC. Bickel Projektumsetzung Vertragsunterzeichnung schrittweise Umsetzung auf Test DB z.B. Verknüpfung HiSoft mit Consolidate, Abbildung Workflow, Konzept Einbindung Suisse ID, etc Aufwand Ca Manntage

4 © Verein SSGI – 2010 Registraturplan Anforderung Abbildung eines (freigewählten) zweckdienlichen Registraturplanes im digitalen RMS. Lösungsansatz Der bestehende Registraturplan einer Gemeinde, Stadt wird ins Protokollsystem eingelesen. Die Projektstruktur, resp Vorgaben für das Geschäftsfallmanagement wird analog aufgebaut.

5 © Verein SSGI – 2010 Registraturplan Eintrag

6 © Verein SSGI – 2010 Kreditorenprozess Anforderung Kreditorenrechnungen sollen elektronisch erfasst (gescannt) werden und die Zahlungsfreigabe mit Workflow kontrolliert werden Lösungsansatz (frühes oder spätes Archivieren) Prozessstart: Kreditorenrechnung ist eingegangen Prozessende: Zahlung ausgelöst Die Kreditorenrechnung kann sowohl im RMS, als auch über die EWK aufgerufen werden (Adresse, Einwohner, Rechnungsnummer)

7 © Verein SSGI – 2010 Kreditorenprozess Workflow

8 © Verein SSGI – 2010 Einbürgerungsprozess Prozessstart: Einbürgerungsgesuch ist eingegangen Prozessende: Entscheid ist kommuniziert

9 © Verein SSGI – 2010 Einbürgerungsprozess Prozessvorgaben Verlinkung

10 © Verein SSGI – 2010 Metadaten Dossier Anforderung Abbildung der relevanten Informationen und Metadaten in Dossiers mit den relevanten Deskriptoren für alle geschäftsrelevanten digitalen Informationen (z.B. Autor, Version, Erstellungsdatum, Klassierung, Klassifizierung, gesetzliche Aufbewahrungspflichten, Ablieferungspflicht an Archiv etc.)

11 © Verein SSGI – 2010 Metadaten Dossier Lösung

12 © Verein SSGI – 2010 Berechtigungssystem Anforderung Abbildung eines stufen-, aufgaben- und kompetenzgerechten Berechtigungssystems des Zugriffs auf alle im RMS gespeicherten Informationen für das Management. Lösungsansatz Vertraulichkeitstufen Zugriffsteuerung Aktivitätensecurity Dossiersecurity

13 © Verein SSGI – 2010 Berechtigungssystem Zugriffslogik

14 © Verein SSGI – 2010 Digitale Signatur Anforderung Digitale Signatur zur Sicherstellung der Beweis und Revisionstauglichkeit aller im RMS gespeicherten geschäftsrelevanten Informationen. Nachweis für den Einsatz der Suisse-ID für die Authentisierung am Eingangsportal zu erbringen. Lösungsansatz Unterzeichnung der Dokumente im System mittels Suisse ID Login von intern oder extern mit dem Zusatz von Suisse ID

15 © Verein SSGI – 2010 Schnittstellen

16 © Verein SSGI – 2010 Aussage Kunde Gemeinde Oberlunkhofen Unsere Gemeindeverwaltung setzt seit April 2007 das Informationssystem"Consolidate", welches von der Firma Dowar unterstützt wird, mit grossem Erfolg ein. Das System erleichtert die tätliche Kommunikations- und Verwaltungsarbeit mit Projektmanagement massiv. Zudem stehen die vorhandenen Informationen entsprechend der vordefinierten Sicherheitseinstellungen allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stufengerecht zur Verfügung. Sämtliche Adresseinformationen der Einwohnerinnen und Einwohner werden regelmässig ins Consolidate importiert. Sie werden für Korrespondenzen, Serienbriefe, Lieferscheine und Auswertungen genutzt. Auch ist es möglich, die Personendaten mit den entsprechenden Projekt- oder Geschäftsinformationen zu verknüpfen. Unsere tägliche Arbeit wurde damit effizienter, die Informationen umfassender und die Daten entsprechend durchgängiger. Erwin Eichenberger, Gemeindeschreiber

17 © Verein SSGI – 2010 Vielen Dank Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Nichts auf der Welt ist so mächtig, wie eine Idee, deren Zeit gekommen ist! (Victor Hugo)


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