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DMS Consulting AG, Lagerstrasse 33, Postfach, 8021 Zürich Tel. 01-299 20 66, Fax 01-299 20 80,

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Präsentation zum Thema: "DMS Consulting AG, Lagerstrasse 33, Postfach, 8021 Zürich Tel. 01-299 20 66, Fax 01-299 20 80,"—  Präsentation transkript:

1 DMS Consulting AG, Lagerstrasse 33, Postfach, 8021 Zürich Tel , Fax , GANZHEITLICHE HUMAN RESOURCES BERATUNG Projektstart

2 DMS Consulting AG, Lagerstrasse 33, Postfach, 8021 Zürich Tel , Fax , GANZHEITLICHE HUMAN RESOURCES BERATUNG zu wenig Zeit Mitarbeiter sind nicht motiviert Hexen" Zuviel auf einmal Zu spät begonnen Steigende Anforderungen Entwürfe, Klärungen nicht ausgereift Probleme Terminverzug Qualitätsmängel Zusagen nicht haltbar Nach- arbeit Ungeplante Nacharbeit Kapazitäts- engpässe Folgeprojekt beginnt zu spät Trotz Planung Quelle: GFM mbH Krisen- management Laufende Änderungen Entscheidungsprobleme "Notlösungen" Prioritätsänderung Teufelskreis Teufelskreis beim Start unterbrechen! Teufelskreis beim Start unterbrechen! !!

3 DMS Consulting AG, Lagerstrasse 33, Postfach, 8021 Zürich Tel , Fax , GANZHEITLICHE HUMAN RESOURCES BERATUNG Einflüsse auf den Start (Input) Input Soft Issues Input InputsachbezogenInputsachbezogen Input Umfeld Projekt-start

4 DMS Consulting AG, Lagerstrasse 33, Postfach, 8021 Zürich Tel , Fax , GANZHEITLICHE HUMAN RESOURCES BERATUNG Einflüsse auf den Start (Input) Input sachbezogen – Dokumentensammlung – Auftrag – Kalkulation – Pflichtenheft – Terminvorgaben – Rahmenbedingungen

5 DMS Consulting AG, Lagerstrasse 33, Postfach, 8021 Zürich Tel , Fax , GANZHEITLICHE HUMAN RESOURCES BERATUNG Initialisierung Planung Team Building Auftragserfteilung Projektstart Review Internes Kickoff Aktivitäten Projektstart Projektstart Start Analyse KonzeptionUmsetzung Abschluss

6 DMS Consulting AG, Lagerstrasse 33, Postfach, 8021 Zürich Tel , Fax , GANZHEITLICHE HUMAN RESOURCES BERATUNG Einflüsse auf den Start (Input) Input Umfeld – Technologie – Entwicklungen – Ressourcen – weitere Projekte (parallel oder übergeordnet) – Infrastruktur – Unterlieferanten – Chancen/Risiken – etc.

7 DMS Consulting AG, Lagerstrasse 33, Postfach, 8021 Zürich Tel , Fax , GANZHEITLICHE HUMAN RESOURCES BERATUNG Einflüsse auf den Start (Input) Hilfsmittel – Produktmanagement – Linienorganisation – Supply-Management – Qualitäts-Management – etc. Start Analyse KonzeptionUmsetzung Abschluss

8 DMS Consulting AG, Lagerstrasse 33, Postfach, 8021 Zürich Tel , Fax , GANZHEITLICHE HUMAN RESOURCES BERATUNG Einflüsse auf den Start (Input) Input Soft Issues – Projektteamqualität – Unterstützung vom Management – Kundenkontakt – Projektumfeld – Mitarbeitende, Vorgesetzte – Ausbildungstand/Qualifikation – andere Projekte – etc.

9 DMS Consulting AG, Lagerstrasse 33, Postfach, 8021 Zürich Tel , Fax , GANZHEITLICHE HUMAN RESOURCES BERATUNG Aktionen (Output) Input Soft Issues Inputsachbezogen Input Umfeld Projekt-start Output Soft Issues Outputsachbezogen Output Umfeld

10 DMS Consulting AG, Lagerstrasse 33, Postfach, 8021 Zürich Tel , Fax , GANZHEITLICHE HUMAN RESOURCES BERATUNG Aktionen (Output) Output sachbezogen – Klärung Vertrag, Terminplan, Pflichtenheft – Projektorganisation – Projektteam Setting – Kick-Off-Meeting – Projekt Meeting – Projektziele – Arbeitspakete – Aufträge –...

11 DMS Consulting AG, Lagerstrasse 33, Postfach, 8021 Zürich Tel , Fax , GANZHEITLICHE HUMAN RESOURCES BERATUNG Aktionen (Output) Kickoff Meeting Kickoff Meeting – Information der Stellen in der Projektorganisation – Projektziele, Zeitplan, technische Details – Projektorganisation – Weitergabe von Projektwissen (Unterlagen) – Evtl. externes Kickoff

12 DMS Consulting AG, Lagerstrasse 33, Postfach, 8021 Zürich Tel , Fax , GANZHEITLICHE HUMAN RESOURCES BERATUNG Aktionen (Output) Output Umfeld – Schwachstellen / Fehler / Risiken identifizieren und benennen – Chancen identifizieren und benennen – Sichern von Ressourcen – Offerten/Verträge mit Unterlieferanten – Arbeitsregeln festlegen

13 DMS Consulting AG, Lagerstrasse 33, Postfach, 8021 Zürich Tel , Fax , GANZHEITLICHE HUMAN RESOURCES BERATUNG Aktionen (Output) Output Soft Issues – Informieren, bekannt machen – Lobbying (Präsentationen, Flyer, Info- Veranstaltungen, etc.) – Teambildung motivieren begeistern Wir-Gefühl für übergeordnetes Ziel – Managementunterstützung – definierte Ziele kommunizieren – Kundenbeziehung aufbauen und pflegen

14 DMS Consulting AG, Lagerstrasse 33, Postfach, 8021 Zürich Tel , Fax , GANZHEITLICHE HUMAN RESOURCES BERATUNG Aufgabe Ziel ergebnisorientiert handlungsorientiert Unterschied Aufgabe versus Ziel

15 DMS Consulting AG, Lagerstrasse 33, Postfach, 8021 Zürich Tel , Fax , GANZHEITLICHE HUMAN RESOURCES BERATUNG Alle Massnahmen und Aktivitäten sind auf die Ziele auszurichten (Inhalte/Qualität, Kosten/Ergebnis, Termine, Kundenzufriedenheit). Gemeinsame Ziele erzeugen Motivation, weil jedes Teammitglied an der Fortschrittskontrolle und am gemeinsamen Erfolg beteiligt ist. Ziele helfen, die Effektivität zu verbessern, weil sich Aktivitäten und Entscheidungen auf Ergebnisse konzentrieren. Das Vereinbaren von Zielen unterstützt bei die Festlegung der Prioritäten. Ziele setzen

16 DMS Consulting AG, Lagerstrasse 33, Postfach, 8021 Zürich Tel , Fax , GANZHEITLICHE HUMAN RESOURCES BERATUNG Ziele…... müssen erreichbar sein, da nur realistische Ziele anspornen!... sollten anspruchsvoll sein, da nur anspruchsvolle Ziele zu Verbesserungen führen!... müssen messbar sein, da nur objektive Messgrössen Statusvergleiche ermöglichen!... müssen konkret beschrieben sein, da nur verstandene Ziele verfolgt werden können!... sollten vereinbart werden, denn nur akzeptierte Ziele werden verfolgt!... sollten von einer entsprechenden Infrastruktur unterstützt sein

17 DMS Consulting AG, Lagerstrasse 33, Postfach, 8021 Zürich Tel , Fax , GANZHEITLICHE HUMAN RESOURCES BERATUNG Auftraggeber Linien- management Beispiele: Projektteam Zielkonflikte Auftraggeber Projektleiter(-team): Auftrag (Termine, Qualität, Leistung), Änderungen, andere Vereinbarungen Projektleiter(-teammitglieder) Linienmanagement: Marge, interne Verbesserungen Projektleiter Projektteammitglied: Ergebnis von Unterzielen innerhalb des Budgets

18 DMS Consulting AG, Lagerstrasse 33, Postfach, 8021 Zürich Tel , Fax , GANZHEITLICHE HUMAN RESOURCES BERATUNG Die wichtigsten Hilfsmittel – Checklisten – Vollständige Dokumente – Prozessplan – Plan der Verantwortlichkeiten (RACI) R = Responsible - Person(s) verantwortlich für die Ausführung der Aufgabe A = Accountable - Person(s) berichtspflichtig für die Aufgabe C = Consulted - Person(s), die typischerweise hinzugezogen wird für die Aufgabe I = Informed - Person(s), die informiert werden sollte – Gesunder Menschenverstand und Innovation Best practice / Lessons learned Copy with proud

19 DMS Consulting AG, Lagerstrasse 33, Postfach, 8021 Zürich Tel , Fax , GANZHEITLICHE HUMAN RESOURCES BERATUNG 100 % Zeit ProjektwissenEinfluss auf Kosten, Inhalte (Qualität) und Termine Kostenanfall Projektstart und der Einfluss auf das Ziel... Start Einstieg mit einem höheren Wissensstand Früher Anstieg des Projektwissens

20 DMS Consulting AG, Lagerstrasse 33, Postfach, 8021 Zürich Tel , Fax , GANZHEITLICHE HUMAN RESOURCES BERATUNG Aufwand StartPlanungMontageInbetriebnahmeBetrieb Zeit Früher Betriebsbeginn Erhöhung des Anstrengungen während des Projektstarts Planungs-, Montage- und Inbetriebnahmeaufwand wird verringert Verringerung von Restpunkten Fokus auf Projektstart Kritisch

21 DMS Consulting AG, Lagerstrasse 33, Postfach, 8021 Zürich Tel , Fax , GANZHEITLICHE HUMAN RESOURCES BERATUNG Zusammenfassung Der Projektstart ist mit entscheidend für den erfolgreichen Verlauf des Projektes. Hier werden die Weichen gestellt. Klare und eindeutig kommunizierte Ziele führen zum Erfolg Neben sachbezogenen Aspekten spielen vor allem auch weiche Faktoren (Soft Issues) eine wesentliche Rolle für den Projekterfolg. Die Projektschritte realisiert das Projektteam. Der Projektleiter wird hauptsächlich koordinierend wirken.

22 DMS Consulting AG, Lagerstrasse 33, Postfach, 8021 Zürich Tel , Fax , GANZHEITLICHE HUMAN RESOURCES BERATUNG Ziele Ergebnisse/Dokument Das Projekt ist zur Abwicklung freigegeben (oder zumindest teilweise). Der Projektleiter ist ernannt. Der Coachingbedarf ist geklärt. Das Projektteam ist nominiert. Aufgaben und Ziele sind definiert. Der Projektstart ist geplant. Entscheidung des Managements Entscheidung durch den Projektleiter und das Projektteam Entscheidung durch den Projektleiter und das Linienmanagement Vertrag, Kalkulation, etc. Einladung für erstes Teammeeting, Meetingagenda Projektauslösung

23 DMS Consulting AG, Lagerstrasse 33, Postfach, 8021 Zürich Tel , Fax , GANZHEITLICHE HUMAN RESOURCES BERATUNG Ziele Ergebnisse/Dokumente Das Projektteam ist umfassend über seine Aufgabe informiert. Alle erforderlichen Dokumente wurden übergeben. Das Projektteam hat seine Aufgabe vollständig verstanden. Der Vertrag ist vollständig geprüft. Eine Umfeldanalyse wurde durchgeführt. Projektbeschreibung, vollständige Information Information zu Kunden und Partnern Vollständige Dokumentation ist verteilt Kalkulation, Projektfinanzplan Checkliste Dokumente / Information vom Vertrieb Vertrag, Projektziele (Liefer- und Leitungsumfang, Kosten, Terminplan), andere Ziele Checkliste für kommerzielle Vertragsprüfung Checkliste für technische Vertrags- prüfung Liste der Beteiligten/Betroffenen Identifikation der Ziele und Erwartungen der Beteiligten/Betroffenen Information vom Verkauf

24 DMS Consulting AG, Lagerstrasse 33, Postfach, 8021 Zürich Tel , Fax , GANZHEITLICHE HUMAN RESOURCES BERATUNG Ziele Ergebnisse/Dokumente Das Projektteam ist überprüft hinsichtlich der erforderlichen Fähigkeiten (skill mix, skill level). Trainingsbedarf ist identifiziert. Das Team hat Organisatorisches und Teamregeln vereinbart. Regeln für Kommunikation und Information sind definiert. Aufgaben, Rollen und Verantwortlichkeiten sind bekannt und vereinbart. Projektorganisation, Organigramm/Liste Trainingsplan, Beurteilung Teammeetings, kurzfristige Ziele, Liste von Teamregeln Kommunikationsplan, Aktionsliste, Besprechungsprotokolle, Information über Lotus Notes Charts, Beschreibungen Projektteam

25 DMS Consulting AG, Lagerstrasse 33, Postfach, 8021 Zürich Tel , Fax , GANZHEITLICHE HUMAN RESOURCES BERATUNG Ziele Ergebnisse/Dokumente Projektziele sind definiert und vereinbart. Identifizierte Probleme sind besprochen und Massnahmen zur Lösung vereinbart. Das Projekt ist strukturiert. Aktionen für die Auftragsabwicklung sind definiert Chancen und Risiken sind identifiziert. Massnahmen und Aktionen sind definiert. Qualitätskontrolle ist geplant. Zielvereinbarung innerhalb des Projekt- teams und mit dem Linienmanagement Problemliste, Aktionsliste Work Breakdown Structure (WBS), Festlegen der Arbeitspakete, Terminplan Prozessplan Chancenliste, Risk Review Report, Aktionsliste Qualitätsplan, Freigaberegelungen, Design-reviews Projektplanung 1/2

26 DMS Consulting AG, Lagerstrasse 33, Postfach, 8021 Zürich Tel , Fax , GANZHEITLICHE HUMAN RESOURCES BERATUNG Ziele Ergebnisse/Dokumente Sofortaktionen sind festgelegt. Rollen und Verantwortlichkeiten sind definiert und vereinbart Methoden und Werkzeuge sind festgelegt. Einkaufspaket, Aktionsliste Projektorganisation Liste der Verantwortlichkeiten für Query/Change Management, andere Terminplan Finanzplan Fortschrittskontrolle Aktionsliste Arbeitspaket definition Lieferantenliste Beschaffungsplan Kunden Dokumentationsplan Reporting andere Projektplanung 2/2

27 DMS Consulting AG, Lagerstrasse 33, Postfach, 8021 Zürich Tel , Fax , GANZHEITLICHE HUMAN RESOURCES BERATUNG Ziele Ergebnisse/Dokumente Die Methode zur Verfolgung der Projektziele ist definiert. Das Berichtswesen (intern und extern) ist festgelegt. Informations- und Kommunikationsrechte und -pflichten gegenüber dem Linienmangement sind vereinbart. Terminplan Production Log Geschäftssystem (Business System) Qualitätsreport Customer Satisfaction Survey Record Projektstatusbericht, Customer Project Reports, Internal Project Reports Kommunikationsplan Projektcontrolling

28 DMS Consulting AG, Lagerstrasse 33, Postfach, 8021 Zürich Tel , Fax , GANZHEITLICHE HUMAN RESOURCES BERATUNG Ziele Ergebnisse/Dokumente Verfahrensweise zur Handhabung von Verbesserungen ist vereinbart. Vorgehen zu Auswertung und Austausch von Wissen und Erfahrungen ist vereinbart. Review meeting (auch nach einzelnen Schritten in der Projekt- abwicklung) Wissens-/ Erfahrungssicherung

29 DMS Consulting AG, Lagerstrasse 33, Postfach, 8021 Zürich Tel , Fax , GANZHEITLICHE HUMAN RESOURCES BERATUNG Definition der Aufgabe Definition des Ziels (= wichtiges Ergebnis aus Kundensicht und Sicht des Projektteams): Was soll erreicht werden? Für wen? Warum? Fälligkeitstag? Erforderliche Aufwendungen? Definition von Erfolgskriterien und Überwachungsmethoden Definition von Voraussetzungen und Bedingungen Schritte im Umgang mit Projektzielen

30 DMS Consulting AG, Lagerstrasse 33, Postfach, 8021 Zürich Tel , Fax , GANZHEITLICHE HUMAN RESOURCES BERATUNG Zeit Nominierung des - Projektleiters - Coach Erstbesprechung Projektleiter & Coach Wissens- tankstelle Y Projektteamcoaching Wissens- tankstelle Projektstart Wissens- tankstelle X Internes Kickoff Review... Abschluss- besprechung Vorstellung des Coach beim Projektteam Projektabwicklung Ablauf des Coaching eines Projektteams


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