Praktische Erfahrungen und Beobachtungen aus der

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1 Praktische Erfahrungen und Beobachtungen aus der
archivischen Gemeindeberatung Ruth Rockel-Boeddrig LVR-Kulturzentrum Abtei Brauweiler 8. November 2016

2 Warum eigentlich Gemeindearchivberatung?
Archivgesetz der EKU/UEK, § 3: ( 1 ) Die kirchlichen Körperschaften errichten und unterhalten Archive für das bei ihren Organen, Ämtern, Diensten, Werken und Einrichtungen entstandene Archivgut. ( 2 ) Die kirchlichen Archive haben die Aufgabe, das Archivgut in ihrem Zuständigkeitsbereich festzustellen, zu erfassen, zu bewerten und aufzunehmen, auf Dauer zu verwahren, zu sichern und zu erhalten sowie zu erschließen, nutzbar zu machen, für die Benutzung bereitzustellen und auszuwerten. Kein Platz mehr im Keller oder: Archivische Bewertung in der Evangelischen Kirche im Rheinland, 8.November 2016

3 Warum eigentlich Archivberatung?
Archivpflegeordnung der EKiR, § 1: ( 1 ) Die Kirchengemeinden und Kirchenkreise, deren Verbände sowie deren Einrichtungen sind verpflichtet, das bei ihnen entstandene oder ihnen übergebene Archivgut (einschließlich Kirchen- und Amtsbücher) zu kennzeichnen, zu ordnen, zu verzeichnen, zu erhalten und gegen Verlust und Beschädigung zu sichern. Kein Platz mehr im Keller oder: Archivische Bewertung in der Evangelischen Kirche im Rheinland, 8.November 2016

4 Warum eigentlich Archivberatung?
Ausführungsgesetz der EKiR zum Archivgesetz, § 2: ( 1 ) Zur Wahrnehmung ihrer Verpflichtungen nach § 3 Absatz 2 des Archivgesetzes können die kirchlichen Körperschaften durch Rechtsakt gemeinsame Archive für mehrere Rechtsträger errichten oder ihr Archivgut unbeschadet ihres Eigentumsrechtes anderen kirchlichen Archiven als Depositum zur Verwahrung übergeben. Die Verträge bedürfen der Genehmigung durch das Landeskirchenamt. […] Kein Platz mehr im Keller oder: Archivische Bewertung in der Evangelischen Kirche im Rheinland, 8.November 2016

5 Initiative Kein Platz mehr im Keller oder: Archivische Bewertung in der Evangelischen Kirche im Rheinland, 8.November 2016

6 Initiative Kein Platz mehr im Keller oder: Archivische Bewertung in der Evangelischen Kirche im Rheinland, 8.November 2016

7 Initiative Problembewusstsein auf breiter Basis vorhanden
Keine eindeutige Zuständigkeit „Einzelkämpfertum“ z.T. Geringschätzung der Arbeit Initiative erwünscht! Kein Platz mehr im Keller oder: Archivische Bewertung in der Evangelischen Kirche im Rheinland, 8.November 2016

8 Altbestände in Gemeindearchiven
Vielfach bereits erfasst, mit Findbuch erschlossen und zufriedenstellend verpackt Im Vorfeld der Archivberatung auf Vollständigkeit zu prüfen „Schönheitsreparaturen“ Getrennt von noch nicht erfasstem Archivgut zu betrachten Von weiteren Bearbeitungsmaßnahmen ausgenommen Kein Platz mehr im Keller oder: Archivische Bewertung in der Evangelischen Kirche im Rheinland, 8.November 2016

9 Altbestände in Gemeindearchiven
Kein Platz mehr im Keller oder: Archivische Bewertung in der Evangelischen Kirche im Rheinland, 8.November 2016

10 Altbestände in Gemeindearchiven
Vielfach bereits erfasst, mit Findbuch erschlossen und zufriedenstellend verpackt Im Vorfeld der Archivberatung auf Vollständigkeit zu prüfen „Schönheitsreparaturen“ Getrennt von noch nicht erfasstem Archivgut zu betrachten Von weiteren Bearbeitungsmaßnahmen ausgenommen Kein Platz mehr im Keller oder: Archivische Bewertung in der Evangelischen Kirche im Rheinland, 8.November 2016

11 Altbestände in Gemeindearchiven
Kein Platz mehr im Keller oder: Archivische Bewertung in der Evangelischen Kirche im Rheinland, 8.November 2016

12 Altbestände in Gemeindearchiven
Vielfach bereits erfasst, mit Findbuch erschlossen und zufriedenstellend verpackt Im Vorfeld der Archivberatung auf Vollständigkeit zu prüfen „Schönheitsreparaturen“ Getrennt von noch nicht erfasstem Archivgut zu betrachten Von weiteren Bearbeitungsmaßnahmen ausgenommen Kein Platz mehr im Keller oder: Archivische Bewertung in der Evangelischen Kirche im Rheinland, 8.November 2016

13 Zustand der Registraturen
Keine oder inkonsequente Anwendung des Aktenplans Ungeordnete Aufstellung der Akten Handaktensystem Verschmutzungen Unsicherheit beim Kassieren Kein Platz mehr im Keller oder: Archivische Bewertung in der Evangelischen Kirche im Rheinland, 8.November 2016

14 Kassationsberatung Kein Platz mehr im Keller oder: Archivische Bewertung in der Evangelischen Kirche im Rheinland, 8.November 2016

15 Kassationsberatung Kein Platz mehr im Keller oder: Archivische Bewertung in der Evangelischen Kirche im Rheinland, 8.November 2016

16 Kassationsberatung Angestrebte Kassationsquote: 40-60%
Autopsie einzelner Ordner und Aktenbände am Bestand Sind die Ordner und Aktenbände ordnungsgemäß beschriftet? Ist auch wirklich (nur) das in dem Ordner drin, was draufsteht? Befindet sich archivwürdiges Material zwischen kassablen Unterlagen? Keine Einzelblattkassation Prinzip der Federführung Angestrebte Kassationsquote: 40-60% Kein Platz mehr im Keller oder: Archivische Bewertung in der Evangelischen Kirche im Rheinland, 8.November 2016

17 Kassationsberatung Kein Platz mehr im Keller oder: Archivische Bewertung in der Evangelischen Kirche im Rheinland, 8.November 2016

18 Kassationsberatung Kein Platz mehr im Keller oder: Archivische Bewertung in der Evangelischen Kirche im Rheinland, 8.November 2016

19 Kassationsberatung Angestrebte Kassationsquote: 40-60%
Autopsie einzelner Ordner und Aktenbände am Bestand Sind die Ordner und Aktenbände ordnungsgemäß beschriftet? Ist auch wirklich (nur) das in dem Ordner drin, was draufsteht? Befindet sich archivwürdiges Material zwischen kassablen Unterlagen? Keine Einzelblattkassation Prinzip der Federführung Angestrebte Kassationsquote: 40-60% Kein Platz mehr im Keller oder: Archivische Bewertung in der Evangelischen Kirche im Rheinland, 8.November 2016

20 Kassationsberatung Kein Platz mehr im Keller oder: Archivische Bewertung in der Evangelischen Kirche im Rheinland, 8.November 2016

21 Lagerungsbedingungen
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22 Lagerungsbedingungen
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27 Lagerungsbedingungen
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28 Raumberatung Mario Glauert: Anforderungen an ein Archivmagazin. Eine Checkliste ( Lage des Gebäudes Sicherung der Räume Transportanforderungen Aufteilung und Nutzung der Räume Größe und Gestaltung der Räume Raumklima und Belüftung Brandschutz Wasserschutz Beleuchtung Einrichtung Kein Platz mehr im Keller oder: Archivische Bewertung in der Evangelischen Kirche im Rheinland, 8.November 2016

29 Raumberatung Mario Glauert: Anforderungen an ein Archivmagazin. Eine Checkliste ( Lage des Gebäudes Sicherung der Räume Transportanforderungen Aufteilung und Nutzung der Räume Größe und Gestaltung der Räume Raumklima und Belüftung Brandschutz Wasserschutz Beleuchtung Einrichtung Auswahl des Raumes Kein Platz mehr im Keller oder: Archivische Bewertung in der Evangelischen Kirche im Rheinland, 8.November 2016

30 Raumberatung Mario Glauert: Anforderungen an ein Archivmagazin. Eine Checkliste ( Lage des Gebäudes Sicherung der Räume Transportanforderungen Aufteilung und Nutzung der Räume Größe und Gestaltung der Räume Raumklima und Belüftung Brandschutz Wasserschutz Beleuchtung Einrichtung Sicherheitstechnik Zugangsbegrenzung Nutzungsdokumentation Kein Platz mehr im Keller oder: Archivische Bewertung in der Evangelischen Kirche im Rheinland, 8.November 2016

31 Raumberatung Mario Glauert: Anforderungen an ein Archivmagazin. Eine Checkliste ( Lage des Gebäudes Sicherung der Räume Transportanforderungen Aufteilung und Nutzung der Räume Größe und Gestaltung der Räume Raumklima und Belüftung Brandschutz Wasserschutz Beleuchtung Einrichtung Ausschließliche Nutzung als Lagerraum Keine dauernden Arbeitsplätze Keine elektrischen Geräte Kein Platz mehr im Keller oder: Archivische Bewertung in der Evangelischen Kirche im Rheinland, 8.November 2016

32 Raumberatung Mario Glauert: Anforderungen an ein Archivmagazin. Eine Checkliste ( Lage des Gebäudes Sicherung der Räume Transportanforderungen Aufteilung und Nutzung der Räume Größe und Gestaltung der Räume Raumklima und Belüftung Brandschutz Wasserschutz Beleuchtung Einrichtung Beachtung der Statik Kein Platz mehr im Keller oder: Archivische Bewertung in der Evangelischen Kirche im Rheinland, 8.November 2016

33 Raumberatung Mario Glauert: Anforderungen an ein Archivmagazin. Eine Checkliste ( Lage des Gebäudes Sicherung der Räume Transportanforderungen Aufteilung und Nutzung der Räume Größe und Gestaltung der Räume Raumklima und Belüftung Brandschutz Wasserschutz Beleuchtung Einrichtung Möglichst konstante Klimabedingungen Überwachung des Klimas mit Thermo-Hygrometer Lüftungsabstände Kein Platz mehr im Keller oder: Archivische Bewertung in der Evangelischen Kirche im Rheinland, 8.November 2016

34 Raumberatung Mario Glauert: Anforderungen an ein Archivmagazin. Eine Checkliste ( Lage des Gebäudes Sicherung der Räume Transportanforderungen Aufteilung und Nutzung der Räume Größe und Gestaltung der Räume Raumklima und Belüftung Brandschutz Wasserschutz Beleuchtung Einrichtung Verzicht auf brennbare Einrichtungsgegenstände Reduzierung elektrischer Geräte Kein Platz mehr im Keller oder: Archivische Bewertung in der Evangelischen Kirche im Rheinland, 8.November 2016

35 Raumberatung Mario Glauert: Anforderungen an ein Archivmagazin. Eine Checkliste ( Lage des Gebäudes Sicherung der Räume Transportanforderungen Aufteilung und Nutzung der Räume Größe und Gestaltung der Räume Raumklima und Belüftung Brandschutz Wasserschutz Beleuchtung Einrichtung Sichere Abdichtung der Fenster Ggf. Schutz vor Tropfwasser Bodenabstand Kein Platz mehr im Keller oder: Archivische Bewertung in der Evangelischen Kirche im Rheinland, 8.November 2016

36 Raumberatung Mario Glauert: Anforderungen an ein Archivmagazin. Eine Checkliste ( Lage des Gebäudes Sicherung der Räume Transportanforderungen Aufteilung und Nutzung der Räume Größe und Gestaltung der Räume Raumklima und Belüftung Brandschutz Wasserschutz Beleuchtung Einrichtung Begrenzte Lichteinwirkung UV-reduzierte Leuchtstofflampen Kein Platz mehr im Keller oder: Archivische Bewertung in der Evangelischen Kirche im Rheinland, 8.November 2016

37 Raumberatung Mario Glauert: Anforderungen an ein Archivmagazin. Eine Checkliste ( Lage des Gebäudes Sicherung der Räume Transportanforderungen Aufteilung und Nutzung der Räume Größe und Gestaltung der Räume Raumklima und Belüftung Brandschutz Wasserschutz Beleuchtung Einrichtung Vorzugsweise offene Stahlregalanlagen Moderne Archivverpackungen Kein Platz mehr im Keller oder: Archivische Bewertung in der Evangelischen Kirche im Rheinland, 8.November 2016

38 Strategien entwickeln
Entwicklung von individuellen Archivlösungen Registraturschnitt Zeitlichen Rahmen definieren Wer übernimmt die Verzeichnungsarbeiten Zukünftige Lagerung Fortbildung der Mitarbeitenden Kein Platz mehr im Keller oder: Archivische Bewertung in der Evangelischen Kirche im Rheinland, 8.November 2016

39 Strukturelle Maßnahmen
Lehrgänge zum Thema Schriftgutverwaltung und Aktenführung Basisseminare zur Archivarbeit Kein Platz mehr im Keller oder: Archivische Bewertung in der Evangelischen Kirche im Rheinland, 8.November 2016

40 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
Referentin: Ruth Rockel-Boeddrig Archiv der Ev. Kirche im Rheinland Hans-Böckler-Str.7 40476 Düsseldorf Tel.: 0211/ Kein Platz mehr im Keller oder: Archivische Bewertung in der Evangelischen Kirche im Rheinland, 8.November 2016