Microsoft® Office Outlook® 2007-Schulung

Präsentation zum Thema: "Microsoft® Office Outlook® 2007-Schulung"—  Präsentation transkript:

1 Microsoft® Office Outlook® 2007-Schulung
[Ihr Firmenname] stellt vor: Microsoft® Office  Outlook®  2007-Schulung [Hinweis für den Schulungsleiter: Ausführliche Anweisungen zum Anpassen dieser Vorlage finden Sie auf der letzten Folie. In den Notizenfeldern einiger Folien befinden sich zusätzliche Lektionstexte.] Starten Sie durch

2 Inhalt der Schulung Übersicht: Eine neue Outlook-Version
Lektion 1: Was hat sich geändert und warum Lektion 2: Suchen der täglich verwendeten Befehle Lektion 3: Senden und Empfangen von Anlagen und Bildern Jede Lektion enthält eine Liste mit Aufgabenvorschlägen sowie Testfragen. Starten Sie durch

3 Übersicht: Eine neue Outlook-Version
Aufgepasst! Es gibt eine neue Version von Outlook. Sie weist neben einer ganz neuen Gestaltung auch neue Features auf. Nur keine Angst! Das bedeutet nicht, dass Sie mühsam ein neues Programm lernen müssen. Stattdessen werden die neue Gestaltung und die neuen Features Sie dabei unterstützen, effizienter und einfacher die alltäglichen Aufgaben in Outlook zu erledigen. Starten Sie durch

4 Lernziele für den Kurs Navigieren durch Outlook 2007 und Kennenlernen der Änderungen und Gründe für die Änderungen Auswählen der Befehle auf der Multifunktionsleiste und Erledigen der täglichen Routineaufgaben: Lesen und Senden von -Nachrichten, Arbeiten mit Terminen und Besprechungen sowie Verwenden der Kontakte. Senden und Empfangen von Bildern und Anlagen. Sicherstellen, dass die Empfänger die angefügten Dateien mit den Dateiformaten der neuen 2007 Microsoft Office- Version öffnen können. Starten Sie durch

5 Was hat sich geändert und warum
Lektion 1 Was hat sich geändert und warum

6 Was hat sich geändert und warum
Wenn Sie in Outlook 2007 zum ersten Mal eine Nachricht erstellen (oder eine empfangene Nachricht öffnen), sehen Sie die Multifunktionsleiste. Das ist die breite Leiste am oberen Fensterrand. Die Multifunktionsleiste gehört zu den tief greifendsten Änderungen in Outlook und vermittelt den neuen Look. Doch je mehr Sie damit vertraut werden, erkennen Sie, dass die Änderung nicht nur optischer Natur ist: Sie können Ihre Aufgaben nun einfacher und mit weniger Schritten erledigen. Und die großen Änderungen enden nicht mit der Multifunktionsleiste: Es gibt eine Menge weiterer Neuerungen, mit denen Sie Ihre Arbeiten schneller und effizienter erledigen können. Um nur einige Bespiele zu nennen: es handelt sich um die Aufgabenleiste, die neue Kalendernavigation und ein neues Format für Kontakte. Hinweis: Informationen zu allen neuen Features in Outlook und zu den Unterschieden zwischen früheren Versionen und dieser Version von Outlook finden Sie auf der Kurzübersichtskarte, zu der eine Verknüpfung am Ende dieses Kurses vorhanden ist. Dort werden noch einige zusätzliche Ressourcen aufgeführt. Starten Sie durch

7 Einführung in die Multifunktionsleiste
Hier ist eine neue - Nachricht. Die Multifunktionsleiste befindet sich oben im Fenster. Immer wenn Sie in Outlook etwas erstellen oder bearbeiten, sehen Sie die Multifunktionsleiste. Weshalb wurde das neue System eingeführt? Microsoft hat sorgfältig untersucht, wie von verschiedenen Benutzern die Befehle in Outlook verwendet werden. Im Ergebnis dieser Untersuchungen sind einige Outlook-Befehle jetzt mehr hervorgehoben, und allgemeine Befehle sind so angezeigt und gruppiert, dass sie leichter gefunden und verwendet werden können. Speziell beim Erstellen oder Ändern von -Nachrichten, Kalenderelementen, Kontakten, Aufgaben oder Journaleinträgen spielt die Multifunktionsleiste eine Rolle. Hinweis: Wenn Sie bereits Microsoft Office Word 2007 verwendet haben, sind Sie schon mit der Multifunktionsleiste für Outlook-Nachrichten vertraut. Da der Editor von Outlook 2007 auf Word 2007 basiert, sind viele der in Word verfügbaren Befehle und Optionen auch beim Erstellen von Nachrichten in Outlook verfügbar. Starten Sie durch

8 Details zur Multifunktionsleiste
Damit Sie schneller mit der Multifunktionsleiste vertraut werden, wird hier ihr grundlegender Aufbau erklärt. Registerkarten: Die Multifunktionsleiste besteht aus verschiedenen Registerkarten, wovon sich jede auf bestimmte Arbeitsaufgaben in Outlook bezieht. Gruppen: Jede Registerkarte ist in mehrere Gruppen unterteilt, in denen verwandte Elemente zusammen angezeigt werden. Befehle: Ein Befehl ist eine Schaltfläche, ein Feld zum Eingeben von Informationen oder ein Menu. Registerkarten: Auf den Registerkarten befinden sich Befehle und Schaltflächen, die von Ihnen zuvor benutzt wurden. Hier wird die Registerkarte Nachricht angezeigt. Gruppen: Der hier angezeigte Basistext ist eine Gruppe. Befehle: Die Schaltfläche Fett und die Liste Schriftart (die in dieser Abbildung die Schriftart Calibri anzeigt) sind Befehle. Die am häufigsten verwendeten Befehle wie z. B. Einfügen besitzen die größten Schaltflächen. Starten Sie durch

9 Die Multifunktionsleiste zeigt's Ihnen
Auch in diesem Fall stoßen Sie auf die Multifunktionsleiste, wenn Sie gewisse Aktionen wie z. B. das Erstellen von Nachrichten, Kalendereinträgen oder Kontakten, vornehmen. Die Multifunktionsleiste enthält Registerkarten und Befehle, die für Ihre jeweilige aktuelle Aktion geeignet sind. Deshalb unterscheiden sich die Registerkarten auf der Multifunktionsleiste je nach dem Bereich von Outlook, in dem Sie gerade arbeiten. Starten Sie durch

10 Die Multifunktionsleiste zeigt's Ihnen
Die Abbildung zeigt einige dieser Unterschiede. Bei einer neuen Nachricht werden die Registerkarten Nachricht und Optionen angezeigt. Bei einem neuen Termin wird die Registerkarte Termin angezeigt. Bei einem neuen Kontakt wird die Registerkarte Kontakt angezeigt. Die Registerkarten Nachricht und Optionen weisen Gruppen und Befehle auf, die Sie beim Schreiben und Senden einer Nachricht verwenden. Die Registerkarte Termin weist Gruppen und Befehle auf, die für die Arbeit mit Kalendereinträgen spezifisch sind. Die Registerkarte Kontakt weist Gruppen und Befehle auf, die Ihnen das Aktualisieren der Kontaktinformationen vereinfachen. Starten Sie durch

11 Da steckt noch mehr dahinter
Ein kleiner Pfeil unten in einer Gruppe bedeutet, dass es noch mehr gibt, als Sie sehen können. Diese Schaltfläche   wird als Startprogramm für ein Dialogfeld bezeichnet. Die Abbildung verdeutlicht, dass Sie zum Anzeigen der vollständigen Liste von Schriftartoptionen auf den Pfeil neben der Gruppe Basistext auf der Registerkarte Nachricht einer neuen -Nachricht klicken müssen. Starten Sie durch

12 Die Minisymbolleiste Mithilfe der Minisymbolleiste können Sie schnell auf Formatierungsbefehle zugreifen, und zwar dort, wo Sie sie benötigen: im Text einer -Nachricht. Die Abbildung verdeutlicht die Funktionsweise: Markieren Sie eine Textstelle, indem Sie mit Ihrer Maus darüber ziehen, und zeigen Sie dann auf die Markierung. Die Minisymbolleiste wird in blassen Farben angezeigt. Wenn Sie darauf zeigen, wird sie deutlich sichtbar, und Sie können auf eine Formatierungsoption klicken. Starten Sie durch

13 Die Symbolleiste für den Schnellzugriff
Die Symbolleiste für den Schnellzugriff ist eine kleine Symbolleiste über der Multifunktionsleiste. Hier platzieren Sie leicht zugänglich die Befehle, die Sie am häufigsten verwenden. Was ist das Beste an der Symbolleiste für den Schnellzugriff? Sie enthält das, was Sie möchten! Das heißt, Sie können Ihre bevorzugten Befehle durch einfaches Klicken mit der rechten Maustaste hinzufügen. Die Schnellreferenzkarte, für die sich am Ende dieses Kurses eine Verknüpfung befindet, enthält ausführliche Anweisungen für das Hinzufügen von Befehlen zur Symbolleiste für den Schnellzugriff. Starten Sie durch

14 Die Symbolleiste für den Schnellzugriff
Sie sehen und verwenden unterschiedliche Symbolleisten für den Schnellzugriff, je nach dem Bereich in Outlook, in dem Sie gerade arbeiten. Die Anpassungen, die Sie z. B. an der Symbolleiste für den Schnellzugriff für gesendete Nachrichten vornehmen, sind in der Symbolleiste für den Schnellzugriff für Kontakte nicht vorhanden.  Starten Sie durch

15 Tastenkombinationen Beachten Sie beim Verwenden von Tastenkombinationen anstelle der Maus oder eines anderen Zeigegeräts, dass einige Tastenkombinationen zwar gleich geblieben sind, einige andere sich jedoch geändert haben. Da sich Befehle durch die Einführung der Multifunktionsleiste an anderen Stellen befinden, können sich Tastenkombinationen, die mit ALT beginnen, von denen anderer Versionen unterscheiden. Starten Sie durch

16 Tastenkombinationen Beachten Sie beim Verwenden von Tastenkombinationen anstelle der Maus oder eines anderen Zeigegeräts, dass einige Tastenkombinationen zwar gleich geblieben sind, einige andere sich jedoch geändert haben. So finden Sie sich zurecht Hinweise   Die meisten Tastenkombinationen mit der STRG-TASTE, z. B. STRG+N für Neu, STRG+C zum Kopieren und STRG+V zum Einfügen, haben sich nicht geändert. Die Kurzübersichtskarte, deren Verknüpfung sich am Ende dieses Kurses befindet, enthält Zeiger zu weiteren Informationen bezüglich der Verwendung der Tastatur beim Zugreifen auf Menüs und Befehle. Zum Starten drücken Sie ALT. Drücken Sie die angegebene Taste, um die richtige Registerkarte anzuzeigen. Drücken Sie dann den Buchstaben, um auf den gewünschten Befehl zuzugreifen. Starten Sie durch

17 Entdecken Sie Ihre Optionen
Outlook bietet viele Optionen, mit denen Sie die Darstellung und Funktionsweise von Elementen ändern können. Daran, wie Sie auf diese Programmoptionen in Outlook zugreifen, hat sich nichts geändert. Wie die Abbildung zeigt, klicken Sie weiterhin auf Optionen im Menü Extras im Hauptfenster von Outlook, und verwenden Sie das Dialogfeld Optionen. Die Beispiele für Programmoptionen enthalten die Standarderinnerungszeit für Termine oder den Standardspeicherort für das Speichern gesendeter Nachrichten. Beachten Sie, dass sich bei den Optionen jedoch einiges geändert hat. Im nächsten Abschnitt werden diese Änderungen behandelt. Starten Sie durch

18 Noch mehr Optionen In Outlook 2007 legen Sie Optionen an mehreren unterschiedlichen Orten fest. Optionen zum Schreiben von Wenn Sie die Einstellungen zum Schreiben von ändern möchten – z. B. so, dass die Rechschreibprüfung Wörter in Großbuchstaben nicht mehr ignoriert –, dann tun Sie das im Dialogfeld Editor-Optionen. Starten Sie durch

19 Noch mehr Optionen In Outlook 2007 legen Sie Optionen an mehreren unterschiedlichen Orten fest. Erstellen Sie zunächst eine Nachricht, und gehen Sie dann folgendermaßen vor: Hinweis: Einige Einstellungen, z. B. die, die Sie im Bereich Personalisieren des Fensters Editor-Optionen festlegen, werden in allen 2007 Office System-Programmen wirksam. Die meisten der in Editor-Optionen vorgenommenen Änderungen sind jedoch nur für Outlook gültig. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche Klicken Sie auf Editor-Optionen. Starten Sie durch

20 Noch mehr Optionen In Outlook 2007 können Sie Optionen von verschiedenen Orten aus festlegen. Optionen zum Senden von Wählen Sie z. B. aus, ob die Nachricht als Nur-Text, HTML oder Rich-Text formatiert werden soll. Sie können auch den Speicherort ändern, an dem die Kopie einer bestimmten gesendeten Nachricht aufbewahrt werden soll (oder Sie geben an, ob überhaupt eine Kopie gespeichert wird). Beim Senden einer -Nachricht können Sie auswählen, wie die Nachricht gesendet werden soll. Diese Optionen legen Sie auf Registerkarten fest, die für die geöffnete Nachricht auf der Multifunktionsleiste verfügbar sind. Starten Sie durch

21 Noch mehr Neuerungen: die Aufgabenleiste
Ganz rechts im Fenster angeordnet ist die Aufgabenleiste sichtbar, wo auch immer Sie gerade in Outlook arbeiten. Die Aufgabenleiste hilft Ihnen beim Nachverfolgen anstehender Aufgaben und Termine. Die Aufgabenleiste ist von der , vom Kalender, von den Kontakten aus usw. zu sehen. Starten Sie durch

22 Noch mehr Neuerungen: die Aufgabenleiste
Ganz rechts im Fenster angeordnet ist die Aufgabenleiste sichtbar, wo auch immer Sie gerade in Outlook arbeiten. Die folgende Abbildung zeigt einige ihrer wichtigsten Komponenten: Datumsnavigator Bevorstehende Kalendertermine Ort, an dem über die Tastatur neue Aufgaben eingegeben werden können Ihre Aufgabenliste Starten Sie durch

23 Der Kalender in neuer Optik
Durch das neue Design des Kalenders in Outlook 2007 ist nun alles besser zu erkennen. Auch die Navigation ist einfacher. Die Abbildung liefert einige Beispiele: Größere Schaltflächen vereinfachen das schnelle Umschalten zwischen der Tages-, Wochen- und Monatsansicht. Mit den Schaltflächen Zurück und Weiter gelangen Sie schnell in den nächsten Tag oder Monat bzw. in die nächste Woche im Kalender. Starten Sie durch

24 Der Kalender in neuer Optik
Durch das neue Design des Kalenders in Outlook 2007 ist nun alles besser zu erkennen. Auch die Navigation ist einfacher. Die Abbildung liefert einige Beispiele: Im Bereich Aufgaben werden die erledigten Elemente durchgekreuzt angezeigt und bleiben am betreffenden Tag „haften“. Aufgaben, die noch nicht als fertiggestellt markiert sind, werden automatisch in den nächsten Tag übernommen, bis sie fertiggestellt sind. Weitere Informationen zum Outlook-Kalender finden Sie in der Kurzübersichtskarte, für die am Ende des Kurses eine Verknüpfung vorhanden ist. Neu ist außerdem der Aufgabenbereich. Dort werden Ihre aktuellen und bevorstehenden Aufgaben angezeigt und auch die von Ihnen erledigten Aufgaben nachverfolgt. Starten Sie durch

25 Die Kontakte in neuer Optik
In Outlook 2007 vereinfachen elektronische Visitenkarten das Anzeigen und gemeinsame Nutzen von Kontakten. Sie bemerken die Neugestaltung der Kontakte zuerst, wenn Sie auf Kontakte klicken, um in diesen Bereich von Outlook zu wechseln. Elektronische Visitenkarten können mit -Nachrichten gesendet werden. Vielleicht möchten Sie Ihre eigene elektronische Visitenkarte als Teil Ihrer -Signatur senden. Starten Sie durch

26 Die Kontakte in neuer Optik
In dieser Abbildung ist der Navigationsbereich minimiert, damit mehr vom Bereich Kontakte zu sehen ist. Sie können den Navigationsbereich in jedem Bereich von Outlook minimieren, indem Sie auf die Schaltfläche Navigationsbereich minimieren klicken.  Tipp: Beachten Sie auch, dass in dieser Abbildung der Navigationsbereich minimiert ist, um mehr vom Bereich Kontakte anzuzeigen. Sie können den Navigationsbereich in jedem Bereich von Outlook minimieren, indem Sie auf die Schaltfläche Navigationsbereich minimieren klicken. Starten Sie durch

27 Übungsvorschläge Erstellen einer Nachricht und Kennenlernen der Multifunktionsleiste Verwenden der Minisymbolleiste und des Startprogramms für ein Dialogfeld und Hinzufügen eines Befehls zur Symbolleiste für den Schnellzugriff Öffnen einer Nachricht und Kennenlernen der Multifunktionsleiste einer empfangenen Nachricht Festlegen von Programmoptionen, -Editoroptionen und Optionen für - Nachrichten Verwenden von Tastenkombinationen Kennenlernen der Aufgabenleiste und ihrer Anpassungsmöglichkeiten Einblick nehmen in den Kalender und Anzeigen der Kontakte in der neuen Visitenkartenansicht (optional) [Hinweis für den Schulungsleiter: Wenn Outlook 2007 auf dem Computer installiert ist, können Sie auf die Verknüpfung auf der Folie klicken, um zu einer Onlineübung zu gelangen. Während der Übung können Sie die Aufgaben in Outlook lösen und dabei die Anweisungen als Hilfestellung nutzen.Wichtig: Wenn Sie nicht über Outlook 2007 verfügen, können Sie nicht auf die Übungsanweisungen zugreifen.] Onlineübung (Outlook 2007 erforderlich) Starten Sie durch

28 Test 1, Frage 1 Die Multifunktionsleiste ist bei einer neuen -Nachricht und bei einer empfangenen -Nachricht gleich. (Wählen Sie eine Antwort aus.) Richtig Falsch Starten Sie durch

29 Test 1, Frage 1: Antwort Falsch
Die Elemente der Multifunktionsleiste unterscheiden sich, da Sie mit neuen und empfangenen -Nachrichten jeweils anders umgehen. Starten Sie durch

30 Test 1, Frage 2 Sie sind in den Kalender gewechselt und möchten sich die neugestaltete Oberfläche ansehen. Um dazu im Outlook- Fenster mehr Platz zu schaffen, gehen Sie in Outlook auf welche Weise vor: (Wählen Sie eine Antwort aus.) Sie verwenden die Schaltflächen oben, um Details auszublenden. Sie minimieren den Navigationsbereich. Sie ändern die Einstellungen der Bildschirmauflösung. Starten Sie durch

31 Test 1, Frage 2: Antwort Sie minimieren den Navigationsbereich.
In dieser Version von Outlook können Sie den Navigationsbereich minimieren, indem Sie auf die Schaltfläche Navigationsbereich minimieren klicken. Starten Sie durch

32 Test 1, Frage 3 Wenn Sie die Tastatur zum Zugreifen auf Befehle auf der Multifunktionsleiste verwenden möchten, beginnen Sie, indem Sie welche Taste drücken? (Wählen Sie eine Antwort aus.) STRG ALT-TASTE UMSCHALT-TASTE Starten Sie durch

33 Test 1, Frage 3: Antwort ALT-TASTE
Drücken Sie ALT, dann werden Buchstaben angezeigt, die auf den nächsten Schritt hinweisen. Starten Sie durch

34 Suchen der täglich verwendeten Befehle
Lektion 2 Suchen der täglich verwendeten Befehle

35 Suchen der täglich verwendeten Befehle
Sie haben Outlook 2007 installiert und sich die Zeit genommen, einige der Unterschiede zu früheren Versionen kennen zu lernen. Nun wird es Zeit, an die Arbeit zu gehen. Können die üblichen Aufgaben in Outlook einfach weiterhin ausgeführt werden? In dieser Lektion wird Ihnen gezeigt, dass die Antwort Ja lautet. Starten Sie durch

36 Erstellen einer neuen Nachricht
Es ist an der Zeit, dass Sie Ihre erste - Nachricht im neuen Outlook schreiben und senden. Was müssen Sie dazu wissen? Für Anfänger hat sich nicht alles geändert. Das Erste, was Sie wissen müssen, um anfangen zu können, ist, dass Sie eigentlich nichts Neues wissen müssen. Alle alten Methoden zum Beginnen einer neuen Nachricht funktionieren nach wie vor. In einer neuen Nachricht müssen Sie sich zuerst mit der Multifunktionsleiste vertraut machen. Die Registerkarte Nachricht befindet sich oben mit den Befehlen, die Sie höchstwahrscheinlich jederzeit beim Erstellen und Senden einer Nachricht verwenden. Alle alten Methoden zum Starten in Outlook funktionieren nach wie vor: Ob Sie nun die Schaltfläche Neu bevorzugen oder lieber STRG+N drücken, Sie öffnen eine neue Nachricht, wie Sie es immer schon getan haben. Starten Sie durch

37 Erstellen einer neuen Nachricht
Verwenden weiterer Registerkarten Falls Sie einen Befehl oder eine Schaltfläche nicht gleich finden, müssen Sie möglicherweise auf einer anderen Registerkarte nachsehen. Beispiel: Zum Einfügen einer Abbildung in den Text der Nachricht (nicht als separate Anlage) müssen Sie zur Registerkarte Einfügen wechseln. Hinweis: Das ist zwar nicht neu, muss jedoch berücksichtigt werden: Bestimmte Gruppen und Schaltflächen sind nur dann verfügbar, wenn sich der Cursor im Textkörper der Nachricht befindet. Formatierungsbefehle auf der Registerkarte Basistext sind z. B. nicht verfügbar, wenn der Cursor im Feld An oder Betreff platziert ist. Um diese Befehle verwenden zu können, müssen Sie den Cursor in den Textkörper der Nachricht verschieben. Starten Sie durch

38 Hinzufügen neuer Empfänger mithilfe des Adressbuchs
Verwenden Sie das Adressbuch, um den Feldern An, Cc und Bcc Namen hinzuzufügen? Sie finden den Befehl Adressbuch auf der Registerkarte Nachricht. Starten Sie durch

39 Ein- oder Ausblenden des Bcc-Felds
Wenn Sie -Adressen lieber direkt in die Felder An und Cc eingeben, interessiert es Sie sicher auch, wie Sie das Feld Bcc anzeigen, um auch hier Namen eingeben zu können. Die Abbildung zeigt die Position des Befehls Bcc anzeigen . Wie Sie sehen können, finden Sie ihn auf der Registerkarte Optionen . Mit dem Feld Bcc (steht für „blind carbon copy“) können Sie Nachrichten senden, ohne dass die Empfänger die Namen sehen. Das ist eine Möglichkeit, die Privatsphäre der Personen zu schützen, denen Sie s senden. Tipp: Sie können das Feld Bcc nach Belieben ein- oder ausblenden, indem Sie der Symbolleiste für den Schnellzugriff die Schaltfläche Bcc anzeigen hinzufügen. Sie brauchen jedoch nicht jedes Mal, wenn Sie eine Nachricht senden, das Feld Bcc zu aktivieren bzw. deaktivieren. Das Feld Bcc wird auf der empfangenen Nachricht nicht angezeigt, auch wenn Sie es in der gesendeten Nachricht nicht deaktiviert haben. Starten Sie durch

40 Einfügen der eigenen Signatur
Verwenden Sie am Ende Ihrer Outlook- Nachrichten eine private - Signatur? Dieselbe Signatur, die Sie in früheren Outlook-Versionen verwendet haben, wird nach dem Aktualisieren auf Outlook 2007 weiter verfügbar sein. Falls Sie keine Signaturen verwendet haben (weil sie Ihnen vielleicht zu kompliziert erschienen oder Sie sich nicht erinnern konnten, wie sie erstellt werden oder wo sie zu finden sind), werden Sie sicher angenehm überrascht sein, wie einfach Signaturen in Outlook 2007 sind. Starten Sie durch

41 Einfügen der eigenen Signatur
Sie können vorhandene Signaturen ändern oder neue Signaturen erstellen sowie eine Standardsignatur festlegen. Klicken Sie zunächst auf den Pfeil unter dem Befehl Signatur. Die Abbildung veranschaulicht den nächsten Schritt: Ihre früher erstellten Signaturen werden hier aufgeführt. Um neue Signaturen zu erstellen, eine Standardsignatur festzulegen oder vorhandene Signaturen zu ändern, klicken Sie auf Signaturen. Starten Sie durch

42 Verwenden von Kennzeichnungen und Erinnerungen
Kennzeichnungen und Erinnerungen dienen Ihnen und anderen als Gedächtnisstütze. Wenn Sie eine Kennzeichnung oder Erinnerung (oder beides) beim Erstellen einer Nachricht hinzufügen möchten, klicken Sie zuerst in der neuen -Nachricht in der Gruppe Optionen auf Nachverfolgung. Starten Sie durch

43 Verwenden von Kennzeichnungen und Erinnerungen
Nachverfolgung für Sie selbst Angenommen, Sie senden eine Nachricht an einen Kollegen mit dem Wortlaut „Ich komme morgen auf dich zurück“. Um sicherzustellen, dass Sie das auch wirklich tun, kennzeichnen Sie die Nachricht für sich selbst. Klicken Sie dazu auf Nachverfolgung , und klicken Sie dann auf Morgen. Die Nachricht wird gekennzeichnet und wird der Aufgabenliste unter Aufgaben hinzugefügt . Außerdem wird sie als Element in Ihrer eigenen Aufgabenleiste angezeigt. Sobald die Nachricht gesendet wird, wird sie in den Ordner Gesendete Objekte verschoben. Starten Sie durch

44 Verwenden von Kennzeichnungen und Erinnerungen
Nachverfolgung für den Empfänger Sie können auch für die Empfänger eine Nachverfolgungskennzeich nung anfügen, indem Sie den in der Abbildung hervorgehobenen Befehl Für Empfänger kennzeichnen verwenden. Bevor Sie die Nachricht senden, geben Sie an, wann der Empfänger an die Nachverfolgung erinnert werden soll. Wie die Abbildung zeigt, enthält die empfangene Nachricht eine Kennzeichnung und das Glockensymbol. Sofern der Empfänger die Nachricht im Outlook-Postfach behält, wird eine Erinnerung zu der von Ihnen angegebenen Zeit anzeigt. Das Glockensymbol weist den Empfänger darauf hin, dass die Nachricht eine Erinnerung enthält. (Das Element wird nicht der Aufgabeleiste des Empfängers hinzugefügt, denn das Erstellen einer Aufgabenliste ist eine Sache des persönlichen Arbeitsstils). Starten Sie durch

45 Beantworten einer Nachricht
Bei geht es nicht nur ums Senden... ...es geht auch ums Empfangen und Beantworten. Wenn Sie in einer geöffneten Nachricht antworten, verwenden Sie die Schaltflächen in der Gruppe Antworten auf der Registerkarte Nachricht auf der Multifunktionsleiste. Sie werden feststellen, dass sich die Elemente der Multifunktionsleiste in einer empfangenen Nachricht von denen in einer neuen -Nachricht unterscheiden. Starten Sie durch

46 Verflixt! Müssen Sie die Nachricht zurückrufen?
Sie haben gerade eine Nachricht gesendet und stellen fest, dass ein wichtiges Detail falsch ist. (Vielleicht haben Sie in den Erklärungen zur letzten Verkaufsbesprechung „wir hatten einen Überdruss“ statt „wir hatten einen Überschuss“ geschrieben.) Wenn Sie Microsoft Exchange Server für Ihre verwenden, können Sie die soeben gesendete Nachricht möglicherweise zurückrufen. Wenn Sie das tun, bevor der Empfänger die Nachricht gelesen hat, können Sie eine korrigierte Version an den Empfänger senden und vermeiden eventuelle Peinlichkeiten. Starten Sie durch

47 Verflixt! Müssen Sie die Nachricht zurückrufen?
Sie haben gerade eine Nachricht gesendet und stellen fest, dass ein wichtiges Detail falsch ist. (Vielleicht haben Sie in den Erklärungen zur letzten Verkaufsbesprechung „wir hatten einen Überdruss“ statt „wir hatten einen Überschuss“ geschrieben.) Gehen Sie dazu folgendermaßen vor: Klicken Sie im Navigationsbereichauf Gesendete Objekte , um in diesen Ordner zu wechseln. Doppelklicken Sie im Ordner Gesendete Objekte auf die Nachricht, bei der Sie daran erinnert werden möchten, sie zu öffnen. Starten Sie durch

48 Verflixt! Müssen Sie die Nachricht zurückrufen?
Sie haben gerade eine Nachricht gesendet und stellen fest, dass ein wichtiges Detail falsch ist. (Vielleicht haben Sie in den Erklärungen zur letzten Verkaufsbesprechung „wir hatten einen Überdruss“ statt „wir hatten einen Überschuss“ geschrieben.) Gehen Sie dazu folgendermaßen vor: Hinweis: Wenn Sie den Befehl Diese Nachricht zurückrufen nicht sehen, verwenden Sie vermutlich nicht Microsoft Exchange Server für Ihre . Weitere Informationen, wie Sie dies überprüfen können, finden Sie auf der Kurzübersichtskarte über eine Verknüpfung am Ende dieses Kurses. Klicken Sie in der geöffneten Nachricht auf Andere Aktionen in der Gruppe Aktionen , und klicken Sie auf Diese Nachricht zurückrufen. Starten Sie durch

49 Zeit schaffen und an Erledigungen erinnern
In Outlook geht es nicht nur um . Hier organisieren Sie auch Ihre Zeit, und zwar im Kalender. Wenn Sie ein Element im Kalender erstellen oder öffnen, sehen Sie, dass die Multifunktionsleiste Gruppen und Befehle enthält, die sich zum Zeitmanagement eignen. Starten Sie durch

50 Zeit schaffen und an Erledigungen erinnern
Beim Erstellen eines Kalendereintrags wird bei jedem Eintragstyp automatisch eine Erinnerung festgelegt. Sie können die Erinnerungszeit für einen Termin ändern: Hinweis: Wie Sie die Standarderinnerungszeit für Termine festlegen, hat sich nicht geändert. Sie klicken noch immer im Hauptfenster von Outlook im Menü Extras auf Optionen und legen dann auf der Registerkarte Einstellungen unter Kalender die Standardzeit fest. Klicken Sie auf die Registerkarte Termin auf den Pfeil, um die Liste Erinnerung zu öffnen, und wählen Sie dann eine Zeit aus. Wenn Sie mit der Änderung fertig sind, klicken Sie auf Speichern und schließen ganz links auf der Multifunktionsleiste. Starten Sie durch

51 Wie erstellt man eine Besprechung? Laden Sie andere ein
Ein Termin betrifft nur Sie. Wenn andere ins Spiel kommen, erstellen Sie eine Besprechung. Klicken Sie auf der Registerkarte Termin auf Teilnehmer einladen. Eine Schaltfläche und das Feld An werden angezeigt. Geben Sie die Namen direkt in das Feld ein, oder klicken Sie auf die Schaltfläche An , um die Teilnehmer aus einer Liste auszuwählen. Starten Sie durch

52 Wie erstellt man eine Besprechung? Laden Sie andere ein
Ein Termin betrifft nur Sie. Wenn andere ins Spiel kommen, erstellen Sie eine Besprechung. Nachdem Sie alle Besprechungsdetails eingegeben haben, klicken Sie auf Senden , um die Einladung an die anderen Besprechungsteilnehmer zu senden. Starten Sie durch

53 Arbeiten mit einem Kontakt
Beim Öffnen oder Bearbeiten eines Kontakts können sie mit den Schaltflächen in der Gruppe Anzeigen zum Ein- oder Ausblenden weiterer Informationen zu einem Kontakt. Angenommen, Sie möchten den Geburtstag oder einen Jahrestag eines Kontakts eintragen. Klicken Sie in diesem Fall auf die Schaltfläche Details , und wählen Sie dann das entsprechende Datum neben Geburtstag oder Jahrestagaus. Wenn Sie die elektronische Visitenkarte eines Kontakts bearbeiten möchten, klicken Sie auf der Registerkarte Kontakt auf die Schaltfläche Visitenkarte bearbeiten. Starten Sie durch

54 Übungsvorschläge Verwenden des Adressbuchs und Bcc
Überprüfen von Rechtschreibung und Grammatik Anzeigen von Signaturen Hinzufügen einer Kennzeichnung zum Nachverfolgen Beantworten einer Nachricht; Zurückrufen einer Nachricht (optional) Planen eines Termins und Festlegen einer Erinnerung Erstellen eines neuen Kontakts Bearbeiten einer Visitenkarte [Hinweis für den Schulungsleiter: Wenn Outlook 2007 auf dem Computer installiert ist, können Sie auf die Verknüpfung auf der Folie klicken, um zu einer Onlineübung zu gelangen. Während der Übung können Sie die Aufgaben in Outlook lösen und dabei die Anweisungen als Hilfestellung nutzen.Wichtig: Wenn Sie nicht über Outlook 2007 verfügen, können Sie nicht auf die Übungsanweisungen zugreifen.] Onlineübung (Outlook 2007 erforderlich) Starten Sie durch

55 Test 2, Frage 1 Sie verwenden die Multifunktionsleiste, um eine neue Nachricht zu starten. (Wählen Sie eine Antwort aus.) Richtig Falsch Starten Sie durch

56 Test 2, Frage 1: Antwort Falsch
Sie erstellen eine Nachricht wie früher. Starten Sie durch

57 Test 2, Frage 2 Wie können Sie schnell das Bcc-Feld in einer Nachricht ein- oder ausblenden? (Wählen Sie eine Antwort aus.) Im Adressbuch. Symbolleiste für den Schnellzugriff. Mit der Schaltfläche Bcc anzeigen auf der Registerkarte Optionen. Starten Sie durch

58 Test 2, Frage 2: Antwort Mit der Schaltfläche Bcc anzeigen auf der Registerkarte Optionen. In der vorherigen Lektion haben Sie gelernt, dass es in Outlook viele Optionen gibt. Sie können auf der speziell für Nachrichtenoptionen ausgelegten Registerkarte Optionen auf diese Schaltfläche zugreifen. Starten Sie durch

59 Test 2, Frage 3 Sie haben gerade eine Nachricht mit einem fürchterlichen Tippfehler gesendet und möchten sie zurückrufen. Was tun Sie zuerst? (Sie wissen bereits, dass Sie Microsoft Exchange Server verwenden.) (Wählen Sie eine Antwort aus.) Sie klicken im Hauptfenster von Outlook auf Diese Nachricht zurückrufen auf das Menü Aktionen. Sie suchen und öffnen die Nachricht im Ordner Gesendete Objekte. Sie suchen und markieren die Nachricht im Ordner Gesendete Objekte. Starten Sie durch

60 Test 2, Frage 3: Antwort Sie suchen und öffnen die Nachricht im Ordner Gesendete Objekte. Sie öffnen die Nachricht in Gesendete Objekte und verwenden dann einen Befehl auf der Multifunktionsleiste: Klicken Sie auf Andere Aktionen in der Gruppe Aktionen , und klicken Sie auf Diese Nachricht zurückrufen. Starten Sie durch

61 Senden und Empfangen von Anlagen und Bildern
Lektion 3 Senden und Empfangen von Anlagen und Bildern

62 Senden und Empfangen von Anlagen und Bildern
Das Senden und Empfangen angefügter Dateien ist in Outlook 2007 so einfach wie früher und in mancher Hinsicht sogar noch einfacher. Und was ist einfacher? Wenn Sie angefügte Bilder oder Microsoft Office-Dateien erhalten, können Sie diese Anlagen direkt im Lesebereich in der Anlagenvorschau ansehen. Und beim Senden von Bildern hilft Ihnen die Multifunktionsleiste dabei, sie genauso zu senden, wie Sie das möchten. Starten Sie durch

63 Einschließen einer Anlage
Ein angefügtes Dokument oder Bild in die Nachricht einzuschließen, ist einfacher als je zuvor. Sie beginnen wie üblich mit dem Erstellen einer neuen Nachricht. Danach verwenden Sie den Befehl Datei anfügen auf der Multifunktionsleiste. Starten Sie durch

64 Einschließen einer Anlage
Wo finden Sie den Befehl "Datei anfügen"? Das Einschließen einer Anlage ist eine häufige Aktivität. Daher finden Sie Datei anfügen sowohl auf der Registerkarte Nachricht als auch auf der Registerkarte Einfügen. Die Abbildung zeigt ihn auf der Registerkarte Einfügen . Starten Sie durch

65 Einschließen einer Anlage
Nicht alles kann angefügt werden Outlook blockiert bestimmte Typen von Dateianlagen. Dieses Verhalten wurde aus den Vorversionen unverändert übernommen. Es könnte jedoch für Sie von Interesse sein, dass einige Dateitypen, die früher blockiert waren, nun zulässig sind und einige neue Typen der Liste der blockierten Typen hinzugefügt wurden. Wenn Sie eine vollständige Liste der blockierten Dateitypen sehen und weitere Informationen erhalten möchten, wie Sie das Blockieren Ihrer Dateianlagen verhindern können, lesen Sie den Artikel „Blockierte Anlagen in Outlook“. Eine Verknüpfung zu diesem Artikel finden Sie auf der Kurzübersichtskarte, die am Ende dieses Kurses verknüpft ist. Starten Sie durch

66 Einschließen eines Bilds in den Text
In Outlook können Bilder statt als gesonderte Dateianlage ganz einfach im Textkörper der -Nachricht gesendet werden. Gehen Sie hierzu wie folgt vor: Hinweis: Ein eingefügtes Bild in einer Nachricht wird als eingebettetes Objekt hinzugefügt. Das heißt, es ist Teil des Nachrichtentextes. Damit das Bild zu sehen ist, müssen die Empfänger der Nachricht HTML- oder Rich-Text-Nachrichten empfangen können. Klicken Sie auf den Befehl Bild auf der Registerkarte Einfügen. Wie in der Abbildung demonstriert, wird das Bild im Textkörper der Nachricht angezeigt. Starten Sie durch

67 Bildlich gesprochen: Registerkarten kommen und gehen
Die Diskussion über Bilder bietet eine Gelegenheit, weitere Erklärungen zur Multifunktionsleiste zu geben: Einige Registerkarten werden nur angezeigt, wenn Sie spezielle Aufgaben ausführen. Sie können beispielsweise wie folgt vorgehen: Markieren Sie ein Bild, das Sie in eine Nachricht eingefügt haben… …und Sie werden sehen, dass Bildtools auf der Multifunktionsleiste angezeigt werden. Die Registerkarte Format enthält Befehle, mit denen Sie das Bild vor dem Senden bearbeiten können. Wenn Sie auf eine Stelle außerhalb des Bilds klicken, wird Bildtools ausgeblendet. Ähnliches geschieht beim Einschließen eines Diagramms, einer Zeichnung oder einer Tabelle in die Nachricht. Starten Sie durch

68 Vorschau der Anlagen vor dem Öffnen
In Outlook 2007 empfangen Sie Anlagen genauso wie in früheren Outlook-Versionen. Außerdem können Sie nun eine Vorschau einiger Anlagedateien direkt im Lesebereich anzeigen. Angenommen, jemand sendet Ihnen zwei Microsoft Office Visio ® - Diagramme als Anlagen, aber Ihnen ist nur dasjenige wichtig, das den neuen Schulungsraum in Ihrem Gebäude zeigt. Wie stellen Sie schnell fest, welche Datei Sie öffnen oder auf der Festplatte speichern möchten? Starten Sie durch

69 Vorschau der Anlagen vor dem Öffnen
Wie die Abbildung illustriert, könnte die Anlagenvorschau die geeignete Antwort sein. In der Anlagenvorschau können Sie bestimmte Dateitypen direkt im Lesebereich von Outlook anzeigen, ohne dass Sie die angefügten Dateien dazu öffnen müssen. Zum Anzeigen der Vorschau einer Anlage klicken Sie auf deren Symbol. Die Anlagenvorschau wird im Lesebereich angezeigt. Nachdem Sie entschieden haben, dass Sie die angefügte Datei öffnen oder speichern möchten, können Sie mit der rechten Maustaste auf ihr Symbol klicken. Hinweis: Zum Schutz Ihres Computers wird eingebetteter Code in den Anlagen während der Vorschau deaktiviert. Starten Sie durch

70 Wie empfangen andere Personen die von Ihnen gesendeten Anlagen?
Wenn Sie Outlook 2007 verwenden, erhalten die Empfänger der von Ihnen gesendeten Dateianlagen die Anlagen wie gewohnt. Geändert hat sich das Dateiformat, das in einigen 2007 Office System- Programmen verwendet wird. Die Anlagen, die Sie senden oder empfangen, können dieses neue Format aufweisen, das die Dateigröße verringert und Dateien sicherer macht. Outlook unterstützt das uneingeschränkte Senden und Empfangen von Nachrichten in den neuen Dateiformaten. Es folgen weitere Informationen zu den wichtigsten Dateiformaten, die in 2007 Office System-Programmen verwendet werden: Microsoft Office Word 2007 verwendet jetzt DOCX. Microsoft Office PowerPoint® 2007 verwendet jetzt PPTX. Microsoft Office Excel® 2007 verwendet jetzt XLSX. Microsoft Office Access 2007 verwendet jetzt ACCDB. Starten Sie durch

71 Wie zeigen andere Personen Ihre gesendeten Anlagen an?
Wenn Sie eine Word 2007-, Excel  oder PowerPoint 2007- Datei an einen Benutzer senden, der Office noch nicht auf die Version 2007 aktualisiert hat, haben Sie zwei Möglichkeiten: Sei können die Datei im Dateiformat speichern, bevor Sie sie senden. Mitarbeiter, die Microsoft Office der Versionen 2000 bis 2003 verwenden, können 2007-Dateien öffnen, bearbeiten und speichern, wenn sie das Microsoft Office-Kompatibilitätspaket für 2007 Office Word-, Excel- und PowerPoint-Dateiformate installieren, das sie kostenlos von Microsoft erhalten. Mit diesem, im zweiten Aufzählungspunkt beschriebenen Kompatibilitätspaket können nur Dateien geöffnet werden, die mit den 2007 Microsoft Office System-Programmen erstellt wurden. Die Verwendung des Kompatibilitätspakets sollte auf Benutzer beschränkt bleiben, die diese Einschränkung kennen. Hinweis: ACCDB-Dateien aus Office Access 2007 können zwar als Anlagen gesendet, jedoch nur in Access 2007 geöffnet werden. Weitere Informationen zu den Access 2007-Dateiformaten finden Sie auf der Kurzübersichtskarte, die am Ende des Kurses verknüpft ist. Starten Sie durch

72 Übungsvorschläge Anfügen einer Datei an eine Nachricht und Senden der Nachricht an die eigene Adresse Einfügen eines Bilds in den Text der Nachricht Anzeigen der Vorschau einer Anlage Ermitteln der installierten Vorschautypen (optional) [Hinweis für den Schulungsleiter: Wenn Outlook 2007 auf dem Computer installiert ist, können Sie auf die Verknüpfung auf der Folie klicken, um zu einer Onlineübung zu gelangen. Während der Übung können Sie die Aufgaben in Outlook lösen und dabei die Anweisungen als Hilfestellung nutzen.Wichtig: Wenn Sie nicht über Outlook 2007 verfügen, können Sie nicht auf die Übungsanweisungen zugreifen.] Onlineübung (Outlook 2007 erforderlich) Starten Sie durch

73 Test 3, Frage 1 Wie schließen Sie ein Bild in den Text der Nachricht ein? (Wählen Sie eine Antwort aus.) Sie verwenden das Dateiformat Rich-Text. Sie verwenden den Befehl Datei auf der Registerkarte Einfügen. Sie verwenden den Befehl Bild aus Datei auf der Registerkarte Einfügen. Starten Sie durch

74 Test 3, Frage 1: Antwort Sie verwenden den Befehl Bild aus Datei auf der Registerkarte Einfügen. Starten Sie durch

75 Test 3, Frage 2 Sie haben eine Nachricht mit zwei JPEG-Bildanlagen erhalten. Wie können Sie am schnellsten feststellen, ob Sie die Anlagen speichern möchten? (Wählen Sie eine Antwort aus.) Sie öffnen die Nachricht und doppelklicken auf jedes Anlagensymbol. Sie klicken auf die Anlagensymbole im Lesebereich. Sie klicken mit der rechten Maustaste auf das Anlagensymbol und klicken auf Öffnen. Starten Sie durch

76 Test 3, Frage 2: Antwort Sie klicken auf die Anlagensymbole im Lesebereich. Wenn Sie auf die Anlagensymbole klicken, sehen Sie jeweils eine Vorschau der einzelnen Bilder direkt im Lesebereich. Diese Methode funktioniert auch bei anderen Anlagentypen: PowerPoint- Präsentationen, Word-Dokumenten, Excel-Arbeitsmappen und vieles mehr. Starten Sie durch

77 Test 3, Frage 3 In der Version 2007 von Office verwenden viele Programme ein neues Dateiformat. Wie wirkt sich dieses Dateiformat auf Outlook 2007 aus? (Wählen Sie eine Antwort aus.) Beim Erstellen einer neuen -Nachricht wird dieses neue Dateiformat verwendet. Gesendete oder empfangene Nachrichten weisen möglicherweise dieses neue Format auf. Angefügte Dateien werden im Text einer -Nachricht angezeigt. Starten Sie durch

78 Test 3, Frage 3: Antwort Gesendete oder empfangene Nachrichten weisen möglicherweise dieses neue Format auf. Outlook unterstützt das uneingeschränkte Senden und Empfangen von Nachrichten in diesem neuen Dateiformat. Falls Sie mit Benutzern zusammenarbeiten, die die neue Version noch nicht verwenden, können Sie außerdem unter verschiedenen Optionen auswählen, mit denen Sie sicherstellen, dass sie diese Dateien lesen können. Weitere Informationen hierzu finden Sie auf der Kurzübersichtskarte, die am Ende dieses Kurses verknüpft ist. Starten Sie durch

79 Kurzübersichtskarte Eine Übersicht der in diesem Kurs bearbeiteten Aufgaben finden Sie auf der Kurzübersichtskarte. Starten Sie durch

80 Verwenden dieser Vorlage
Diese Microsoft Office PowerPoint-Vorlage enthält eine Einführung zu den Updates und Vorteilen in Outlook 2007. Sie ist für Gruppenschulungen geeignet und kann bei Bedarf angepasst werden. Der Inhalt dieser Vorlage basiert auf dem Microsoft Office Online-Schulungskurs „Durchstarten mit Outlook 2007“. Merkmale dieser Vorlage Titelfolie: Auf der allerersten Folie befindet sich ein Platzhaltertext, den Sie mit dem Namen Ihres Unternehmens überschreiben können. Löschen Sie das Textfeld, wenn Sie es nicht verwenden möchten. Animationen: Während der Präsentation werden benutzerdefinierte Animationen verwendet. Dazu gehören auch die Effekte Kurzer Blick und Strecken , Auflösen und Schachbrett. Sie können auch mit vorhergehenden Versionen bis zu Microsoft PowerPoint 2000 wiedergegeben werden. Wenn Sie diese Animationseffekte ändern möchten, gehen Sie zum Menü Bildschirmpräsentation, klicken Sie auf Benutzerdefinierte Animation, und verwenden Sie die angezeigten Optionen. Wenn diese Präsentation eine aMacromedia Flash-Animation enthält: Zum Wiedergeben der Flash-Datei müssen Sie auf Ihrem Rechner ein Microsoft ActiveX®-Steuerelement mit der Bezeichnung Shockwave Flash Object registrieren. Hierfür laden Sie die neueste Version von Macromedia Flash Player von der Macromedia-Website herunter. Folienübergänge: Während der gesamten Präsentation wird der Übergang Wischen nach unten verwendet. Gehen Sie zum Menü Bildschirmpräsentation, klicken Sie auf Folienübergang, und verwenden Sie die angezeigten Optionen, wenn Sie einen anderen Übergang verwenden möchten. Hyperlinks zum Onlinekurs: Die Vorlage enthält Verknüpfungen zur Onlineversion dieses Schulungskurses. Die Verknüpfungen führen zu praktischen Übungsbeispielen für die einzelnen Lektionen und zu einer Kurzübersichtskarte, die für diesen Schulungskurs veröffentlicht wurde. Wichtig: Auf Ihrem Computer muss Outlook 2007 installiert sein, damit Sie die praktischen Übungsbeispiele anzeigen können. Wenn Outlook 2007 auf Ihrem Computer nicht installiert ist, können Sie auf die Übungsanweisungen nicht zugreifen. Kopf- und Fußzeilen: Die Vorlage enthält eine Fußzeile mit dem Titel des Schulungskurses. Wenn Sie Fußzeilen ändern oder entfernen möchten, öffnen Sie im Menü Ansicht das Dialogfeld Kopf- und Fußzeile. HILFE ZUR VORLAGE Eine ausführliche Hilfe zu dieser Vorlage finden Sie im Notizenbereich oder wenn Sie die gesamte Notizenseite anzeigen (Registerkarte Ansicht).