Ein genereller Ablauf einer Beratung zwecks ganzheitlicher Betrachtung

Präsentation zum Thema: "Ein genereller Ablauf einer Beratung zwecks ganzheitlicher Betrachtung"—  Präsentation transkript:

1 Ein genereller Ablauf einer Beratung zwecks ganzheitlicher Betrachtung

2 Erklärungen zum Ablauf
Der skizzierte Ablauf dient als Rahmen zur Vorbereitung und Durchführung einer Beratung durch die WP Er ist auf die jeweilige Beratungssituation anzupassen Er dient der ganzheitlichen Betrachtung und Bewertung aller betrieblichen Fragestellungen bei den Klienten Mit dem Ablauf kann jeder WP im Verlauf der Beratung überprüfen, ob ergänzend zu seiner Kompetenz Kollegen/Kolleginnen im Team mitwirken sollten Der Zukunftscheck kann als Instrument zur Ist-Aufnahme und Bewertung bzw. Ableitung von Maßnahmen im Sollkonzept eingesetzt werden Dieser generelle Ablauf ist Bestandteil des Leitfadens „Qualität der Beratung“ Mit diesem generellen Ablauf lässt sich die Pflicht aus einer einzelnen Fragestellung der Klienten zur Kür einer ganzheitlichen Betrachtung erweitern

3 Ablauf einer Betreuung durch die WP
1 2 3 4 5 6 Der Ratsuchende Der WP Zielsetzung Istzustand Sollkonzept Umsetzung Kennen- lernen / Eindruck gewinnen Vorstellung des Vereins und des WP Vertrauens-verhältnis aufbauen Zielsetzung des Vorhabens bzw. der Beratung Erhebung und Bewertung Erarbeitung und Abstimmung Über-wachung / Coaching Hier: Einsatz Zukunftscheck

4 Kennenlernen des Ratsuchenden
1 Kennenlernen des Ratsuchenden Name, Titel, Adresse, Telefon, Telefax, Lebenslauf Berufserfahrung Lebenserfahrung Fachliche Kompetenz Soziale Kompetenz Emotionale Kompetenz Eignung als Unternehmer / Unternehmerin Mobilität Flexibilität Belastbarkeit Einstellung zur Selbständigkeit Motivation, das Ziel des Vorhabens wirklich zu erreichen Alternative Ziele Wirtschaftliche Situation Netzwerk Bisherige Beraterkontakte Referenzen Einstellung der Familie und deren Haltung zum Unternehmen  Soziales Umfeld  Hobbies  Ehrenamtliches Engagement   Kontakt zum Verein  Erwartungen an die Beratung  Auslöser für den Beratungsantrag Eindruck des Beraters / der Beraterin über den Ratsuchenden / die Ratsuchende

5 Vorstellung des Vereins bzw. WP
2 Vorstellung des Vereins bzw. WP 2 Name, Titel, Adresse, Telefon, Telefax, Lebenslauf Berufserfahrung und die sich daraus abzuleitende Kompetenz  Bisherige Beratungsschwerpunkte Begründung für die Übernahme des Beratungsantrages Vorstellung des Vereins, dessen Ziele, Organisation und Vernetzung Begründung für die eigene Mitarbeit im Verein  Eigenes Verständnis von der Beratung Klärung der Beratungskonditionen  Klärung des Beratungsablaufs Urteil des Ratsuchenden über den Berater / die Beraterin einholen Entscheidung: Mit der Beratung beginnen oder an einen Kollegen / eine Kollegin weiterleiten Vertrauensvolles Arbeitsklima aufbauen

6 Ziel des Vorhabens und der Beratung
3 Ziel des Vorhabens und der Beratung 6 Vorhaben qualitativ und quantitativ beschreiben Vorhaben begründen Zielerreichung terminieren Haupt- und Teilziele benennen Übereinstimmung mit der Problemstellung im Beratungsauftrag überprüfen Risiken, die mit dem Vorhaben verbunden sind, ermitteln und bewerten Veränderungs- bzw. Erweiterungsmöglichkeiten hinsichtlich der Zielsetzung erörtern Gesetzeskonformität sicherstellen Wahrung von Schutzrechten Dritter Plan B im Falle eines Scheiterns formulieren Konsens über die Zielsetzung herbeiführen Rolle des Beraters / der Beraterin bei der Ermittlung des Istzustandes klären Entscheidung: Mit der Beratung weitermachen, aufhören oder an einen Kollegen / eine Kollegin weiterleiten; ggf. im Team

7 Erhebung / Bewertung des Istzustands (1)
4 Erhebung / Bewertung des Istzustands (1) 4 Raum-, Betriebsmittel-, Ausstattungsbestand erheben Vorhandenes Produkt- / Dienstleistungsportfolio bewerten Vorhandene Marketing- und Vertriebsüberlegungen auf Eignung überprüfen Vorhandene Analysen bezogen auf Standort, Markt und Wettbewerb auf Verwendbarkeit überprüfen Einschätzung des Mitarbeiter- und Dienstleisterbedarfs überprüfen; bzw. vorhandenen Bestand auf Eignung überprüfen Finanzielle Ausstattung feststellen Voraussetzungen für die Akquisition von Fremdmitteln (Bonität) ermitteln Vorhandene Kundenkontakte abfragen und bewerten Vorhandene Lieferantenkontakte abfragen und bewerten Vorhandene Namens- und Produktschutzrechte abfragen und bewerten In der Phase Erhebung Istzustand:: Einsatz Zukunftscheck

8 Erhebung / Bewertung des Istzustands (2)
4 Erhebung / Bewertung des Istzustands (2) 4 Persönlichkeitsprofil des / der Ratsuchenden feststellen und auf Eignung für die angestrebte Rolle überprüfen Fachkompetenz des / der Ratsuchenden feststellen und auf Eignung für die angestrebte Rolle überprüfen Unentdeckte Potenziale kommunizieren  Alleinstellungsmerkmale des Vorhabens definieren  Vorhandene Netzwerke auf Relevanz überprüfen  Status der Umweltbedingungen ermitteln und deren Entwicklung prognostizieren Unterstützung aus dem familiären Umfeld abfragen und bewerten Konsens über die Erfolgsfaktoren des Vorhabens und deren Umsetzungschancen herbeiführen Rolle des Beraters / der Beraterin in der Konzeptionsphase klären Entscheidung: Mit der Beratung weitermachen, aufhören oder an einen Kollegen / eine Kollegin weiterleiten; ggf. im Team

9 Entwicklung des Sollkonzepts (1)
5 Entwicklung des Sollkonzepts (1) 5 Auf Basis der Differenz zwischen Zielsetzung und Istzustand : ◦ Raum-, Betriebsmittel-, Ausstattungsbedarf ableiten ◦ Produkt- / Dienstleistungskonzept (Portfolio) formulieren ◦ Vertriebsweg(e) festlegen ◦ Marketingkonzept erstellen ◦ Mitarbeiter- und Dienstleisterkonzept erstellen ◦ Entwicklungsbedarf zur Realisierung der notwendigen Fachkompetenz des Ratsuchenden / der Ratsuchenden festlegen Rechtsform für das zu gründende Unternehmen festlegen Verbesserungspotenziale generieren und bewerten Maßnahmen zur Ausschöpfung der Verbesserungspotenziale entwickeln Finanzierungskonzept erarbeiten Fremdmittelbedarf ableiten

10 Entwicklung des Sollkonzepts (2)
5 Entwicklung des Sollkonzepts (2) 5 Konzept als Businessplan (Roadmap) zusammenfassen (textlich und als betriebswirtschaftliche Darstellung) Alternative Vorgehensweisen entwickeln: Worst Case; Realistic Case; Best Case Realisierungsrisiken erkennen und passendes Sicherheitskonzept entwickeln Umzusetzende Planung entscheiden Konsens über die umzusetzende Planung herbeiführen Rolle des Beraters / der Beraterin in der Umsetzungsphase klären Entscheidung: Mit der Beratung weitermachen, aufhören oder an einen Kollegen / eine Kollegin weiterleiten; ggf. im Team

11 Umsetzung des Sollkonzepts
6 Umsetzung des Sollkonzepts 6 Aus dem verabschiedeten Businessplan die Umsetzungsaufgaben ableiten Für die Erledigung der Aufgaben die geeigneten Aufgabenträger bestimmen und deren Mitarbeit absichern Zeitbedarfe und Endtermine für die Aufgaben definieren Abhängigkeiten zwischen den Arbeitsergebnissen aufzeigen Kritischen Pfad für den gesamten Aktionsplan ermitteln Meilensteine definieren Auf die Entwicklung der äußeren Einflussfaktoren achten und ggf. mit Anpassung der Umsetzungsschritte reagieren Ratsuchenden / Ratsuchende auf seine / ihre Rolle des Prozessverantwortlichen vorbereiten Dem Ratsuchenden / der Ratsuchenden die Unterstützung als Coach für die Umsetzung anbieten

12 Der Zukunftscheck als Instrument zur Aufnahme und Bewertung des
Der Zukunftscheck als Instrument zur Aufnahme und Bewertung des Istzustands beim Klienten

13 für kleine und mittlere Unternehmen
Zukunfts-Check für kleine und mittlere Unternehmen Fon

14 Ziel des Checks Unterstützung bei der Analyse von kleinen und mittleren Organisationen Ganzheitlicher Blick auf die Organisation Auffinden von Stärken und Verbesserungspotential Fon

15 Allgemeine Fragen Wie lange besteht die Organisation?
bis 1 Jahr | 2-3 Jahre | mehr als 3 Jahre Wie schätzen Sie die nächsten 2 Jahre ein? positiv | negativ | neutral Wie viele Mitarbeiter beschäftigen Sie? keine | 1-3 | 4-10 | | über 20 Wie ist die Auslastung der Mitarbeiter? < 50% | 50%-80% | > 80% Was verkaufen Sie? Produkte | Dienstleistung An welche Kundengruppe verkaufen Sie? Firmen / Behörden | Endverbraucher Fon

16 Check der 5 wichtigsten Kriterien
Finanzen Controlling / betriebswirtschaftliche Analyse (BWA) Strategie langfristige Planung Markt und Kunden Mitarbeiter Partner, Lieferanten und Technologie Prozesse / Abläufe Fon

17 Controlling & BWA Umsätze
Sind die Umsätze kurzfristig und vollständig im neuen Monat verfügbar? nein Sind die Umsätze saisonal und monatlich geplant? Sind Vergleichszahlen aus der Vorperiode vorhanden? nein nein ja Fon

18 Controlling & BWA Kostenbetrachtung
Sind die Fixkosten kurzfristig und vollständig im neuen Monat verfügbar? nein Sind die marktüblichen Fixkosten und Einflüsse von langfristigen Verträge bekannt? Werden die Personalkosten, Personalauslastung und die Lagerbestände fortlaufend überprüft? nein nein ja Fon

19 Controlling & BWA Liquiditätsplanung
Ist eine Liquiditätsplanung vorhanden? nein Wird die Liquiditätsplanung monatlich auf Basis der BWA aktualisiert (inkl. Vorausschau)? nein ja Fon

20 Strategie langfristige Planung (Vision)
Wurden langfristige Ziele festgelegt (3-5 Jahre)? nein Werden die Fortschritte in Richtung der langfristigen Ziele regelmäßig überprüft? Werden die Ziele bei veränderten Bedingungen angepasst? nein nein ja Fon

21 Strategie eigene Stärken
Sind die eigenen Stärken und Fähigkeiten bekannt? nein Werden die eigenen Stärken und Fähigkeiten bei der langfristigen Planung berücksichtigt? Werden die Stärken und Fähigkeiten der Partner bei der langfristigen Planung berücksichtigt? nein nein ja Fon

22 Sind der Markt, seine Größe und die Marktpreise bekannt?
Strategie Der Markt Sind der Markt, seine Größe und die Marktpreise bekannt? nein Werden die Strategie und das Angebot den Veränderungen im Markt angepasst? nein ja Fon

23 Strategie Die Mitbewerber
Werden Mitbewerber regelmäßig beobachtet? nein Wird bei Strategieänderungen der Mitbewerber und bei neuen Mitbewerbern die eigene Strategie überprüft? nein ja Fon

24 Strategie Kunden - Zielgruppe
Ist die Kunden-Zielgruppe klar definiert? nein Ist bekannt welche Vorteile der Kunde hat, wenn er mein Angebot nutzt? nein ja Fon

25 Strategie Kunden - Werbung
Ist ein Konzept für die Bewerbung des Produktes / der Dienstleistung vorhanden? nein Wird das Konzept umgesetzt und seine Wirkung überprüft? nein ja Fon

26 Strategie Kunden - Befragung
Werden die Kunden regelmäßig befragt und wird auf Beschwerden angemessen reagiert? nein Werden die Kundenrückmeldungen zur Verbesserung des Angebotes genutzt? nein ja Fon

27 Mitarbeiter Kenntnisse
Haben die Mitarbeiter die Kenntnisse, die der Arbeitsplatz erfordert? nein ja Werden die MA geschult damit sie zukünftig die Anforderungen des Arbeitsplatzes erfüllen können? Werden die MA geschult um auch zukünftigen Aufgaben gewachsen zu sein? nein ja nein ja Fon

28 Mitarbeiter Mitarbeit
Kennen die Mitarbeiter die Strategie und die langfristigen Ziele? nein Werden Ideen und Meinungen der Mitarbeiter bei der langfristigen Planung berücksichtigt? nein ja Fon

29 Partner, Lieferanten und Technologie Partner und Lieferanten
Basiert die Auswahl der Partner und Lieferanten auf der langfristigen Planung? Sind die Stärken und Fähigkeiten der Partner und Lieferanten bekannt? nein nein Wird die Auswahl der Partner und Lieferanten regelmäßig überprüft (unter Berücksichtigung ihrer Preise und Fähigkeiten)? nein ja Fon

30 Partner, Lieferanten und Technologie Technologie (Innovation)
Werden neue Technologien und Erkenntnisse zur Optimierung der Produkte / Dienstleistungen eingesetzt? Werden die langfristigen Ziele den technologischen Neuerungen angepasst? nein nein ja Fon

31 Prozesse / Abläufe Prozesse und Abläufe
Sind die internen Prozesse und Abläufe eindeutig definiert? Sind die internen Prozesse und Abläufe allen Mitarbeitern bekannt und für Alle verbindlich? nein Sind die Prozesse und Abläufe so ausgelegt, dass eine gleichbleibend hohe und auch wiederholbare Qualität gewährleistet ist? nein nein ja Fon

32 Prozesse / Abläufe Optimierung
Werden die Prozesse und Abläufe zur Optimierung von Zeit und / oder Material genutzt? Werden die Prozesse und Abläufe regelmäßig überprüft und verbessert? nein nein ja Fon