Studiengang Medizininformatik SS 2009 Andreas Krings & Björn Reinig Hochschule Heilbronn Fakultät für Informatik Max-Planck-Str. 39 74081 Heilbronn

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1 Studiengang Medizininformatik SS 2009 Andreas Krings & Björn Reinig Hochschule Heilbronn Fakultät für Informatik Max-Planck-Str. 39 74081 Heilbronn akrings@stud.hs-heilbronn.de breinig@stud.hs-heilbronn.de Software Projektmanagement Prince2

2 PRINCE2 -> PRojects IN Controlled Environments

3 Warum gehen so viele Projekte schief? ● Unrealistische Finanzierung ● Unklare personelle Besetzung ● Schlechte Kommunikation ● Unzureichende Planung ● Fehlende Gesamtübersicht ● Kein Risikomanagement ● Projekt ist nicht sinnvoll

4 Probleme durch PRINCE2 vermeiden ● Checklisten werden zur Verfügung gestellt ● Rollen im Projekt werden klar spezifiziert ● Risikomanagement wird direkt integriert ● Alle Beteiligten werden direkt integriert und mit Informationen versorgt ● Es gibt nur einen Haupt-Projektverantwortlichen ● [...]

5 PRINCE2 -> Geschichte PRINCE 1989 von der CCTA entwickelt und wurde britischer Regierungsstandart für IT-Projekte PRINCE2 1996 als allgemeine Projektmanagement-Methode veröffentlicht und seither Standard in Großbritannien und in mehr als 50 Ländern im Einsatz PRINCE2:2009 Grundlegende Überarbeitung von PRINCE2 – 16. Juni soll veröffentlicht werden

6 PRINCE2 Das PRINCE Prozessmodell Unternehmens- oder Programmmanagement Dirigieren eines Projektes Initiieren eines Projektes Managen der Projektübergänge Abschließen eines Projektes Starten eines Projektes Planen Kontrollieren einer Phase Managen der Produkt-Übergabe

7 Überblick über die Hauptprozesse von PRINCE2

8 Rollen unter PRINCE Unternehmens- oder Programmmanagement der Firma Kunde Projekt-Auftraggeber Hauptnutzer Dienstleister Kundenvertriebsbeauftragter Hauptlieferant Entwicklungsabteilung Lenkungsausschuss Projekt-Auftraggeber Hauptnutzer Hauptlieferant ProjektleiterGruppenleiter Entwicklungsteam

9 PRINCE Managementprodukte PRINCE2 und erzeugte Produkte innerhalb der Projektlaufzeit Starten eines Projektes (SU) Initiieren eines Projektes (IP) Kontrollieren einer Etappe (CS) Managing Etappenüber- Gänge (SB) Abschließen Eines Projektes (CP) ● Project Mandate ● Project Brief ● Project Organization ● Project Board Approval ● Method of Approach ● Project Initiation Document ● Next Stage Plan ● Filing Structure ● Project Board Approval ● Work Package Auth ● Checkpoints ● Highlight Reports ● Exception Reports ● Project End Notification ● Next Stage Plan ● Update Business Case ● Update Project Plan ● Update Risk Log ● End Stage Report ● Project Board Appr ● Lesson Learned Report ● Project Closure Recommendation ● Post Imple- mentation Plan ● End Project Report

10 Projektphasen DP - Lenken eines Projektes PL - Planen SU Vorbereiten Eines Projektes IP Initiieren Eines Projektes CS Steuern einer Projektphase SB Managen von Projektphasen - übergängen MP Managen der Produktlieferu ng CP Abschließen Eines Projektes Projekt Brief Initiation Stage Plan Projekt Plan Authori. sation Authorisation Work package Work package, quality log Stage plan End Stage-, Exception Report End Project-, Lesson Learned- Report, Follow on recom- mendation

11 Starten eines Projektes (SU) SU Vorbereiten eines Projektes SU 1 Projektauftraggeber und -leiter ernennen SU 2 Entwerfen eines Projektleitungsteams SU 4 Vorbereiten des Projektentwurfs SU 3 Ernennen des Projektleitungsteams SU 6 Planen der Initialisierungsphase SU 5 Definieren eines Projektlösungsansatz es Sicherung aller wesentlichen Projektvoraussetzungen

12 Starten eines Projektes (SU) ● Stellt sicher, dass alle wesentlichen Informationen für den Projektentwurf verfügbar sind ● Die Rahmenparameter und bekannte Risiken werden erfasst

13 Projektphasen DP - Lenken eines Projektes PL - Planen SU Vorbereiten Eines Projektes IP Initiieren Eines Projektes CS Steuern einer Projektphase SB Managen von Projektphasen - übergängen MP Managen der Produktlieferu ng CP Abschließen Eines Projektes Projekt Brief Initiation Stage Plan Projekt Plan Authori. sation Authorisation Work package Work package, quality log Stage plan End Stage-, Exception Report End Project-, Lesson Learned- Report, Follow on recom- mendation

14 Lenken eines Projekts (DP) DP Lenken eines Projektes DP 1 Genehmigen der Projektinitialisierung DP 2 Genehmigen des Projektes DP 4 Ad-hoc-Anweisungen Geben DP 3 Genehmigen eines Phasen- oder Ausnahmeplans DP 5 Bestätigen des Projektabschlusses Kontrolle des Projektes

15 Lenken eines Projektes (DP) ● Lenkungsausschuss bestimmt Start und Ende ● Kommunikation zwischen Projektleiter und Lenkungsausschuss ● Lenkungsausschuss reagiert auf schwerwiegende Risiken

16 Projektphasen DP - Lenken eines Projektes PL - Planen SU Vorbereiten Eines Projektes IP Initiieren Eines Projektes CS Steuern einer Projektphase SB Managen von Projektphasen - übergängen MP Managen der Produktlieferu ng CP Abschließen Eines Projektes Projekt Brief Initiation Stage Plan Projekt Plan Authori. sation Authorisation Work package Work package, quality log Stage plan End Stage-, Exception Report End Project-, Lesson Learned- Report, Follow on recom- mendation

17 Steuern einer Projektphase (CS) CS (Steuern einer Projektphase) Planen und Überprüfen von Projektphasen CS 1 Freigeben eines Arbeitspaketes CS 4 Aktualisieren des Risikoprotokolls CS 7 Planen einer Phase CS 3 Aktualisieren des Project Business Case CS 2 Überwachen des Fortschritts CS 6 Erstellen eines Ausnahmeplans CS 5 Mitteilen eines Phasenabschlusses CS 9 Aktualisieren des Project Business Case CS 8 Aktualisieren des Projektplanes

18 Steuern einer Projektphase (CS) ● Erfasst alle Probleme einer Projektphase ● Stellt sicher, dass die Projektphase im zeitlichen Rahmen bleibt

19 Projektphasen DP - Lenken eines Projektes PL - Planen SU Vorbereiten Eines Projektes IP Initiieren Eines Projektes CS Steuern einer Projektphase SB Managen von Projektphasen - übergängen MP Managen der Produktlieferu ng CP Abschließen Eines Projektes Projekt Brief Initiation Stage Plan Projekt Plan Authori. sation Authorisation Work package Work package, quality log Stage plan End Stage-, Exception Report End Project-, Lesson Learned- Report, Follow on recom- mendation

20 Managen der Produktlieferung (MP) MP Managen der Produktlieferung Sicherstellung des Endproduktes MP 1 Annehmen eines Arbeitspaketes MP 2 Durchführung eines Arbeitspaketes MP 3 Liefern eines Arbeitspaketes

21 Managen der Produktlieferung (MP) ● Es spielt keine Rolle, ob ein Arbeitspaket von einer externen Firma, oder intern abgearbeitet wird ● Entwicklungsteamleiter und Projektleiter stehen in Kontakt

22 Projektphasen DP - Lenken eines Projektes PL - Planen SU Vorbereiten Eines Projektes IP Initiieren Eines Projektes CS Steuern einer Projektphase SB Managen von Projektphasen - übergängen MP Managen der Produktlieferu ng CP Abschließen Eines Projektes Projekt Brief Initiation Stage Plan Projekt Plan Authori. sation Authorisation Work package Work package, quality log Stage plan End Stage-, Exception Report End Project-, Lesson Learned- Report, Follow on recom- mendation

23 Planen (PL) PL Steuern einer Projektphase Planung und Kontrolle zum Erreichen des definierten Endproduktes PL 3 Identifizieren von Aktivitäten und Abhängigkeiten PL 6 Analysieren von Risiken PL 7 Vervollständigen eines Planes PL 1 Entwerfen eines Planes PL 4 Abschätzen des Aufwandes PL 5 Terminieren von Aktivitäten PL 2 Definieren und Analysieren von Produkten

24 Planen (PL) ● Für jede Projektphase eigener Planungsprozess ● Es wird ein Produktstrukturplan erstellt ● Dieser soll kurz und übersichtlich sein?

25 Projektphasen DP - Lenken eines Projektes PL - Planen SU Vorbereiten Eines Projektes IP Initiieren Eines Projektes CS Steuern einer Projektphase SB Managen von Projektphasen - übergängen MP Managen der Produktlieferu ng CP Abschließen Eines Projektes Projekt Brief Initiation Stage Plan Projekt Plan Authori. sation Authorisation Work package Work package, quality log Stage plan End Stage-, Exception Report End Project-, Lesson Learned- Report, Follow on recom- mendation

26 Initiieren eines Projektes (IP) IP Initiieren eines Projektes IP 1 Planen der Qualität IP 2 Planen des Projektes IP 4 Projektsteuerungsmitt el festlegen IP 3 Business-Case und -Risiken verfeinern IP 6 Projektleitdokument zusammenstellen IP 5 Projektablagestruktur einrichten Grundlagen des Projektes festlegen

27 Initiieren eines Projektes (IP) ● Project Initiation Document wird erstellt ● Projekt wird erneut auf Risiken untersucht ● Es wird überprüft, ob das Projekt wie vorher beschrieben realisierbar ist

28 Projektphasen DP - Lenken eines Projektes PL - Planen SU Vorbereiten Eines Projektes IP Initiieren Eines Projektes CS Steuern einer Projektphase SB Managen von Projektphasen - übergängen MP Managen der Produktlieferu ng CP Abschließen Eines Projektes Projekt Brief Initiation Stage Plan Projekt Plan Authori. sation Authorisation Work package Work package, quality log Stage plan End Stage-, Exception Report End Project-, Lesson Learned- Report, Follow on recom- mendation

29 Managen von Projektphasenübergängen SB Managen von PPÜ SB 1 Planen einer Phase SB 2 Aktualisieren des Projektplanes SB 4 Aktualisieren des Risikoprotokolls SB 3 Aktualsieren des Projekt Business Case SB 6 Erstellen eines Ausnahmeplans SB 5 Mitteilen eines Phasenabschlusses Planen und Überprüfen von Projnektphase

30 Managen von Projektphasenübergängen ● Risikoprotokoll aktualisieren ● Report über die vergangene Projektphase ● Planen der nächsten Phase ● Exception Plan erstellen

31 Projektphasen DP - Lenken eines Projektes PL - Planen SU Vorbereiten Eines Projektes IP Initiieren Eines Projektes CS Steuern einer Projektphase SB Managen von Projektphasen - übergängen MP Managen der Produktlieferu ng CP Abschließen Eines Projektes Projekt Brief Initiation Stage Plan Projekt Plan Authori. sation Authorisation Work package Work package, quality log Stage plan End Stage-, Exception Report End Project-, Lesson Learned- Report, Follow on recom- mendation

32 Abschließen eines Projektes (CP) CP Abschließen eines Projektes Sicherstellung des Endproduktes CP 1 Beenden des Projektes CP 2 Identifizieren von Folgeaktionen CP 3 Bewerten eines Projektes

33 Abschließen eines Projektes (CP) ● Projektrevision ● Projektabschlussbericht ● Lesson Learned Report

34 Project Start Up Rollen verteilen Projektübersicht erstellen Risikoabschätzung Entscheidung: Lohnt es sich das Projekt komplett zu planen? Anfangs werden genug Informationen benötigt um abzuschätzen, ob sich das Projekt überhaupt lohnt. Dies sind auch die Schlüsselinformationen für die weitere Planung.

35 Project Initiation (Project Planning) Qualitätslevel festlegen Risikoanalyse erstellen Einfache Controlling & Reporting-Strukturen einführen Entscheidung: Lohnt es sich wirklich das Projekt zu starten? Zeit, die in die Planung gesteckt wird, ist selten verschwendete Zeit – umgekehrt wird ein schlecht durchdachtes Projekt unweigerlich auf seine Grenzen stoßen.

36 Project Stages Arbeit an Teams verteilen und diese Überwachen Fortschritte und Probleme dem Verantwortlichen melden Fehlerquellen erkennen und beseitigen Entscheidung: Läuft alles nach Plan, oder kommt es zu Problemen? Meilensteine definieren und die Qualität des Produkts überwachen.

37 In Exception Schnelles Eingreifen und Optionen überdenken Überarbeiten des Projektplans Bericht erstatten Entscheidung: Projekt (mit neuem Plan) fortsetzen oder ganz stoppen? Bei Komplikationen sollte schnell, aber bedacht, gehandelt werden. So ist ein eingreifen bei grober Über- und Unterschreitung der verfügbaren Zeit nötig.

38 End Stage (maybe Re-planning) Sicherstellen, dass wirklich alles erledigt wurde Den nächsten Schritt planen, Report erstellen, Bericht erstatten Entscheidung: Zum nächsten Schritt übergehen, oder das Projekt stoppen? Die Arbeit ist erledigt und nun sollte entschieden werden, ob das Arbeitspaket wirklich zu Ende ist, oder ob doch noch nach gebessert werden muss.

39 Project Closure Sicherstellen, dass wirklich alles erledigt wurde Reporte über Kosten, Zeit, … erstellen Eigene Lehre aus dem Projekt ziehen Entscheidung: Ist wirklich alles erledigt und kann das Projekt beendet werden? Die ganze Arbeit ist erledigt und dem Lenkungsausschuss wird Bericht erstattet.

40 Stärken und Schwächen von PRINCE2 Stärken ● Stark standardisiert ● Best „Practise“ ● Dokumentvorlagen vorhanden ● Sorgt für Kontrolle ● Kostenlos/Lizenzfrei Schwächen ● „PINO“ (Prince In Name Only) ● Erzeugt viel Arbeit und ist somit für kleine Projekte nicht ratsam ● Nur teure Bücher erhältlich

41 Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!