GdPDU konforme -Archivierung

Präsentation zum Thema: "GdPDU konforme -Archivierung"—  Präsentation transkript:

1 GdPDU konforme Email-Archivierung
Tim Glaesner ECM Consultant WMD Consulting Düsseldorf, WMD

2 Warum? Was heisst GDPdU ? Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen Geschäftsprozesse werden zunehmend durch -Kommunikation abgewickelt. - Dokumente sind nach den Grundsätzen des Handelsrechts und Steuerrechts zu archivieren. Rechtliche Aspekte der Archivierung sind die Ordnungsmäßigkeit, die Beweissicherheit und das Filtern unerbetener .

3 Rechtliche Grundlagen
"Ein Schriftstück 'betrifft' ein Handelsgeschäft, wenn es seine Vorbereitung, seinen Abschluss, seine Durchführung oder seine Rückgängigmachung zum Gegenstand hat." (Bonner Handbuch der Rechnungslegung, § 257, Rn 34) Hierzu gehören nicht Schreiben zur allgemeinen Information Übersendung von Prospekten und Angeboten, sofern sie nicht zum Abschluß eines Handelsgeschäfts geführt haben (Küting/Weber 1995, § 257, Rn Absatz) s, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind aufzubewahren (§147 AO) s sind aufzubewahren, wenn sie dem Begriff des Handelsbriefs entsprechen (Beck'scher Bilanzkommentar 1999, § 257, Rn 15; Adler/Düring/Schmaltz 1995, § 257, Rn 34, 4. Absatz; u.a.) Als originär digitale Dokumente sind die s zur Aufbewahrung mit einem unveränderbaren Index zu versehen (BMF-Schreiben vom zu den GoBS, Abschn. VIII "Wiedergabe der auf Datenträgern geführten Unterlagen") Geschäftsvorfallbezogene Archivierung durch Verknüpfung von , Attachement und ERP-System

4 Rechtliche Grundlagen
"Ein Schriftstück 'betrifft' ein Handelsgeschäft, wenn es seine Vorbereitung, seinen Abschluss, seine Durchführung oder seine Rückgängigmachung zum Gegenstand hat." (Bonner Handbuch der Rechnungslegung, § 257, Rn 34) Hierzu gehören nicht Schreiben zur allgemeinen Information Übersendung von Prospekten und Angeboten, sofern sie nicht zum Abschluß eines Handelsgeschäfts geführt haben (Küting/Weber 1995, § 257, Rn Absatz) s, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind aufzubewahren (§147 AO) s sind aufzubewahren, wenn sie dem Begriff des Handelsbriefs entsprechen (Beck'scher Bilanzkommentar 1999, § 257, Rn 15; Adler/Düring/Schmaltz 1995, § 257, Rn 34, 4. Absatz; u.a.) Als originär digitale Dokumente sind die s zur Aufbewahrung mit einem unveränderbaren Index zu versehen (BMF-Schreiben vom zu den GoBS, Abschn. VIII "Wiedergabe der auf Datenträgern geführten Unterlagen") Geschäftsvorfallbezogene Archivierung durch Verknüpfung von , Attachement und ERP-System

5 Aufklärung ! Was ist ein Handelsbrief ?
Handelsbrief: ein Schriftstück (Papier oder digital) betrifft ein Handelsgeschäft, wenn es seine Vorbereitung, seinen Abschluss, seine Durchführung oder seine Rückgängigmachung zum Gegenstand hat. (Bonner Handbuch der Rechnungslegung, § 257, Rn 34) Die Folgen einer nicht revisionssicheren Archivierung Es kann eine straf- und bussgeldliche Ahndung nach sich ziehen Im Einzelfall gilt die Verletzung der Aufbewahrungspflicht als Steuerhinterziehung Eine vorzeitige Vernichtung von Handelsbriefen ist im Fall einer Insolvenz strafbar Wer ist EASY SOFTWARE AG und was ist EASY Archiv ? EASY produziert / vertreibt das mit Abstand am weitesten verbreitete DMS-Produkt am Markt Die Produkte erfüllen alle vom Gesetzgeber vorgeschriebenen Anforderungen der Revisionssicherheit

6 Daher.. Steuerlich relevante -Kommunikation muss nach den Grundsätzen der Ordnungsmäßigkeit elektronisch archiviert werden. Die ordnungsmäßige Archivierung hat einen beweisrechtlichen Mehrwert: Sie bedeutet im Rahmen der freien Beweiswürdigung Beweissicherheit. Das Filtern unerbetener Werbe- ist berechtigt. Werden an Mitarbeiter adressierte Nachrichten mit privatem Inhalt ausgefiltert, so sollte dies in eine Betriebsvereinbarung aufgenommen werden, um eine Strafbarkeit wegen Verletzung des Fernmeldegeheimnisses zu vermeiden.

7 Varianten / Unterschiede der Archivierung
Serverseitig > EASY xBase Serverseitige Archivierung Manuell & Automatisch, nicht nach Inhalten Clientseitig > EASY Office Clientseitige Archivierung, indexiert Manuell und teil-automatisiert (!) Nach Inhalten > EASY Information Factory Manuell & Automatisch, nach Inhalten

8 EASY-xBASE A R C H I V E Y O U R E - M A I L S A N D O P T I M I Z E Y O U R E X C H A N G E S E R V E R *** Startfolie ***

9 Überfüllte Postfächer !
Aktuelle Situation ist Kommunikationsmedium Nr. 1 Verkehr steigt jährlich um mehr als 30% immer mehr rechtsrelevante s im Umlauf Suche in Inhalten der s dauert immer länger Ablage und Organisation wird immer aufwendiger Backup / Restore der Datenbank wird immer zeitkritischer Überfüllte Postfächer !

10 Bisherige Massnahmen A D M I N I S T R A T O R A N W E N D E R
zusätzliche Wartung- und Administration weitere Festplatten zusätzliche Server limitierte Postfächer A N W E N D E R geringe Transparenz und Nachvollziehbarkeit Auslagerung in pst-Dateien ausdrucken der s löschen der s

11 Warum EASY xBASE ? revisionssichere Ablage
ist Geschäftskorrespondenz (GDPdU) ist ein vor Gericht anerkanntes Beweismittel einfache und schnelle Volltextrecherche sekundenschnelle Suche in allen Texten und Anlagen perfekte Outlook Integration; keine Schulung der Mitarbeiter Recherche archivierter Mails auch möglich wenn der Exchangeserver offline ist Kosten senken und Produktivität steigern Kostenreduzierung bei Systemmigration ( ) Konsolidierung der Serverfarm und Auflösen der pst-Dateien effektive Reduzierung des Datenbankvolumens geringes Datenbankvolumen = höhere Performance und Stabilität schnelleres Backup und Restore; kürzere Wiederanlaufzeiten nach Systemausfall

12 Was macht EASY xBASE ? serverbasierte, reglementierte Archivierung
Ablage der Exchange-Objekte im MSG-Format Reduzierung der Exchange Datenbank um >90% Indexierung aller Texte und üblichen Dateiformate integrierte Kompression mit einer Rate von ca. 50% schnelle und einfache Volltextrecherche im Outlook „noch“ keine Indexbasierte Archivierung

13 Konzept EASY xBASE Referenz Outlook MSX Datenbank EASY xBASE

14 Datenmanagement Datenzugriff Outlook MSX Datenbank Backup EASY xBASE

15 Systemvoraussetzung Betriebssystem Mail-Server Datenbank Kommunikation
Windows NT Server Windows 2000 Server Windows 2003 Server Mail-Server Microsoft Exchange 5.5 Microsoft Exchange 2000 Microsoft Exchange 2003 Mail-Client Microsoft Outlook in allen Versionen kein Outlook Express ! Kommunikation XML MAPI HTTP ODBC Datenbank Microsoft Access Microsoft SQL Server

16 EASY xBASE Client im Outlook

17 Archivierung Server: patkxbase Postfach Mails Gesamt KB Peter 894

18 5 gute Gründe ! keine Client-Installation „zero administration“
Distribution des Clients durch den Microsoft Exchange Server „zero administration“ einmalige und zentrale, wartungsfreie Systemkonfiguration „Power Recherche“ einfache und schnelle Volltextsuche in allen Textinhalten auch wenn der Exchangeserver offline ist „revisionssicher“ entspricht den gesetzlichen Bestimmungen „multi storage“ Datenspeicherung auf externern Medien

19 EASY Office Integration

20 Indexmaske Indexwerte aus Datenbanken
Für alle Outlook Versionen, kein OWA Installation / Verteilung der Software nötig

21 Suche in EASY Client

22 EASY Office Integration
Für Outlook, Excel, Word und PowerPoint ab Office 2000 Client-basiert Günstigste Variante wenn ein elekt. Archiv vorhanden ist Anwender ist gefordert Suche und Treffer nicht in Outlook Indexorientierte Ablage unter Nutzung der ERP Stammdaten

23 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
Für Fragen: Tim Glaesner WMD