Schulung für Microsoft® Office Visio® 2007

Präsentation zum Thema: "Schulung für Microsoft® Office Visio® 2007"—  Präsentation transkript:

1 Schulung für Microsoft® Office Visio® 2007
[Ihr Firmenname] stellt vor: Schulung für Microsoft® Office Visio®  2007 [Hinweise für den Kursleiter: Ausführliche Anweisungen zum Anpassen dieser Vorlage finden Sie auf der letzten Folie. In den Notizenfeldern einiger Folien befinden sich zusätzliche Lektionstexte. Da diese Präsentation eine Adobe Flash-Animation enthält, kann beim Speichern der Vorlage eine Warnmeldung bezüglich persönlicher Informationen angezeigt werden. Sofern Sie keine Informationen zu den Eigenschaften der Flash-Datei hinzufügen, gilt diese Warnung jedoch nicht für diese Präsentation. Klicken Sie in der Meldung auf OK.] Wissenswertes zu Text

2 Kursinhalt Übersicht: Zu einem Diagramm gehört mehr als nur Shapes allein Lektion: Hinzufügen und Bearbeiten von Text Die Lektion enthält eine Liste mit Aufgabenvorschlägen sowie Testfragen. Wissenswertes zu Text

3 Übersicht: Zu einem Diagramm gehört mehr als nur Shapes allein
Shapes, d. h. die Komponenten, aus denen Visio-Diagramme bestehen, sind hervorragend zum Vermitteln von Informationen, Gedanken, Prozessen usw. geeignet. Aber zu einem wirkungsvollen Diagramm gehört mehr als nur Shapes allein. Text - kurz oder lang, mit Beschreibungen oder Anweisungen - ist ebenfalls ein wichtiger Bestandteil von Diagrammen. Dieser Kurs hat den Umgang mit Text in Visio zum Gegenstand. Sie lernen das Hinzufügen von Text in Shapes sowie von freistehendem Text. Außerdem wird erläutert, wie Sie Text bearbeiten können und häufige Probleme vermeiden. Wissenswertes zu Text

4 Lernziele für den Kurs Hinzufügen von Text zu einem Shape
Hinzufügen von freistehendem Text (Text der keinem Shape zugeordnet ist) auf dem Zeichenblatt Vermeiden häufiger Probleme im Zusammenhang mit Text in Visio, z. B. Verlassen des Textmodus, wenn Sie ihn nicht benötigen Wissenswertes zu Text

5 Hinzufügen und Bearbeiten von Text
Lektion Hinzufügen und Bearbeiten von Text

6 Hinzufügen und Bearbeiten von Text
In Visio-Diagrammen kann Text an vielen unterschiedlichen Stellen eingefügt werden, wie die Abbildung zeigt. Sie können Text beispielsweise zum Beschriften von Shapes verwenden, sodass deren Funktion für die Benutzer erkennbar ist. Sie können auch die Verbinder, das sind die Linien zwischen den Shapes, beschriften. Darüber hinaus ist Text ebenfalls als Titel des Diagramms am oberen Rand des Zeichenblatts unverzichtbar. Und in einigen Fällen benötigen Sie Text auch einfach so, unabhängig von den Shapes. Wissenswertes zu Text

7 Hinzufügen von Text durch Klicken
Für die meisten Shapes reicht schon eine schnell eingefügte Beschriftung. Es gibt mehrere Möglichkeiten, Shapes einfachen Text hinzuzufügen. Aber die in der Abbildung gezeigte Methode funktioniert immer: Klicken Sie auf das Shape. Beginnen Sie mit der Texteingabe. Das Shape wird von Visio vergrößert. Wissenswertes zu Text

8 Hinzufügen von Text durch Klicken
Für die meisten Shapes reicht schon eine schnell eingefügte Beschriftung. Es gibt mehrere Möglichkeiten, Shapes einfachen Text hinzuzufügen. Aber die in der Abbildung gezeigte Methode funktioniert immer: Klicken Sie nach Abschluss des Vorgangs auf einen leeren Bereich des Zeichenblatts, um zu der Vergrößerungsstufe zurückzukehren, mit der Sie zuvor gearbeitet haben. Der Text wird in dem Shape angezeigt. Wissenswertes zu Text

9 Hinzufügen von Text durch Klicken
Wozu eigentlich dieses Ändern der Vergrößerungsstufe? Damit Sie besser erkennen können, was Sie eingeben. Shapes und Text werden jedoch nicht immer vergrößert. Dies ist z. B. der Fall, wenn Sie die Shapes bereits selbst ausreichend vergrößert haben oder die Schriftgröße gut lesbar ist. Hinweis: Wenn Ihnen die Vergrößerungsfunktion nicht gefällt, können Sie sie deaktivieren. Die Vorgehensweise wird auf der Kurzübersichtskarte, auf die am Ende des Kurses verwiesen wird, erläutert. Wissenswertes zu Text

10 Bearbeiten von Text durch Doppelklicken
Wie gehen Sie vor, wenn Sie Änderungen an bereits in einem Shape vorhandenem Text vornehmen möchten? Das Verfahren hierzu sieht ein wenig anders aus: Doppelklicken Sie auf das Shape. Visio vergrößert den Text in dem Shape. Ändern Sie den Text wie gewünscht. Wissenswertes zu Text

11 Bearbeiten von Text durch Doppelklicken
Wie gehen Sie vor, wenn Sie Änderungen an bereits in einem Shape vorhandenem Text vornehmen möchten? Das Verfahren hierzu sieht ein wenig anders aus: Klicken Sie nach Abschluss des Vorgangs auf einen leeren Bereich des Zeichenblatts, um zu der Vergrößerungsstufe zurückzukehren, mit der Sie zuvor gearbeitet haben. Der neue Text wird in dem Shape angezeigt. Wissenswertes zu Text

12 Ein Tool für gruppierte Shapes
Wiederholen wir noch einmal: Zum Hinzufügen von Text klicken Sie und geben den Text ein. Zum Bearbeiten von Text doppelklicken Sie auf ein Shape. Das ist ziemlich unkompliziert. Doch was tun Sie, wenn Sie Text für ein Shape bearbeiten müssen, das sich in einer Gruppe befindet? Sie könnten es mit den gleichen Methoden probieren. Möglicherweise funktionieren diese jedoch je nach Konfiguration der Gruppen nicht immer wie gewünscht. Wissenswertes zu Text

13 Ein Tool für gruppierte Shapes
Im Folgenden wird eine geeignete Methode zum Hinzufügen und Bearbeiten von Text bei gruppierten Shapes beschrieben. Klicken Sie mit dem Zeigertool  auf die Gruppe von Shapes. Klicken Sie erneut, um ein Shape in der Gruppe auszuwählen. Wissenswertes zu Text

14 Ein Tool für gruppierte Shapes
Im Folgenden wird eine geeignete Methode zum Hinzufügen und Bearbeiten von Text bei gruppierten Shapes beschrieben. Klicken Sie auf die Schaltfläche Text-Tool . Vergessen Sie nach Schritt 4 nicht, auf einen leeren Bereich auf dem Zeichenblatt zu klicken, um zu der ursprünglichen Vergrößerung zurückzukehren. Visio vergrößert den Text in dem Shape. Fügen Sie wie gewünscht Text hinzu, oder nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor. Wissenswertes zu Text

15 Erstellen eines nur aus Text bestehenden Shapes
Es gibt noch eine weitere Verwendungsmöglichkeit für das Text-Tool. Wenn Sie freistehenden Text in einem Diagramm benötigen, können Sie ein Shape erstellen, das nur aus Text besteht. Animation: Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf, und klicken Sie dann auf Wiedergabe. Beachten Sie bei diesem Animationsbeispiel Folgendes: Freistehender Text ist Text, der keinem Shape angefügt oder zugeordnet wurde. Das Eingabefeld gibt den Bereich an, in dem der Text eingefügt wird. Dieser Bereich kann breit oder schmal, kurz oder lang sein. Die Entscheidung liegt ganz bei Ihnen. Der Bereich kann nur nicht rund oder gebogen sein, er kann nur rechteckig sein. [Hinweis für den Kursleiter: Wenn Sie die Animation beim Anzeigen der Bildschirmpräsentation wiedergeben möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Animation, und klicken Sie dann auf Wiedergabe. Nachdem Sie die Datei einmal wiedergegeben haben, müssen Sie möglicherweise (nach dem Klicken mit der rechten Maustaste) erst auf Zurückspulen und dann auf Wiedergabe klicken. Wenn Sie auf die Folie klicken, um Text einzugeben oder zur nächsten Folie zu wechseln, aber nichts geschieht, klicken Sie neben die Animation. In einigen Fällen müssen Sie zweimal klicken. Beachten Sie die Hinweise für die letzte Folie in dieser Präsentation zum Wiedergeben einer Adobe Flash-Animation, wenn beim Anzeigen der Animation Probleme auftreten. Sollten die Probleme beim Anzeigen der Animation weiterhin bestehen, handelt es sich bei der Folie, die dieser folgt, um eine doppelte Folie mit statischem Inhalt. Löschen Sie vor dem Wiedergeben der Präsentation entweder die aktuelle oder die nächste Folie.] Zum Definieren des Bereichs für den Text verwenden Sie zunächst das Text-Tool   , um durch Klicken und Ziehen ein Eingabefeld zu erstellen. Visio vergrößert die Anzeige, damit Sie die Eingabe besser erkennen können. Wissenswertes zu Text

16 Erstellen eines nur aus Text bestehenden Shapes
Es gibt noch eine weitere Verwendungsmöglichkeit für das Text-Tool. Wenn Sie freistehenden Text in einem Diagramm benötigen, können Sie ein Shape erstellen, das nur aus Text besteht. Die Abbildung verdeutlicht den Vorgang des Erstellens eines nur aus Text bestehenden Shapes: Freistehender Text ist Text, der keinem Shape angefügt oder zugeordnet wurde. Das Eingabefeld gibt den Bereich an, in dem der Text eingefügt wird. Dieser Bereich kann breit oder schmal, kurz oder lang sein. Die Entscheidung liegt ganz bei Ihnen. Der Bereich kann nur nicht rund oder gebogen sein, er kann nur rechteckig sein. [Hinweis für den Kursleiter: Diese Folie ist mit der vorherigen Folie identisch, mit der Ausnahme, dass sie statischen Inhalt anstelle einer Animation enthält. Verwenden Sie diese Folie, wenn beim Anzeigen der Animation Probleme auftreten. Löschen Sie vor dem Wiedergeben der Präsentation entweder die aktuelle oder die vorherige Folie.] Zum Definieren des Bereichs für den Text verwenden Sie zunächst das Text-Tool   , um durch Klicken und Ziehen ein Eingabefeld zu erstellen. Visio vergrößert die Anzeige, damit Sie die Eingabe besser erkennen können. Wissenswertes zu Text

17 Bitte merken Denken Sie immer daran: Wenn Sie die Arbeit mit dem Text- Tool beendet haben, deaktivieren Sie es wieder. Klicken Sie hierzu auf das Zeigertool . Warum müssen Sie zum Zeigertool zurückwechseln? Vielleicht ist Ihnen dies noch nicht aufgefallen, aber Sie verwenden das Zeigertool bei rund 90 % aller Aktionen in Visio. Sie führen damit einen ganz wesentlichen Vorgang aus: das Auswählen von Elementen. Wenn Sie das Text-Tool aber aktiviert lassen, können Sie keine Auswahl vornehmen. Sie können nur Text eingeben. Diese Tatsache gerät leicht in Vergessenheit. Viele Benutzer schreiben verzweifelt an Microsoft und fragen, wie sie verhindern können, dass Visio laufend weiter Text hinzufügt. Es ist ganz einfach: Klicken Sie auf der Standardsymbolleiste auf Zeigertool, und alles ist gut. Wissenswertes zu Text

18 Besonderer Text Der Text, der bisher gezeigt wurde, wird von Ihnen selbst eingegeben. Diese Art von Text werden Sie am häufigsten verwenden, und er bildet auch den Hauptgegenstand dieses Kurses. Eine andere Art von Text, den Visio für Sie eingibt, wird in diesem Kurs nicht behandelt. Diese besondere Art von Text wird als Feld bezeichnet. Bei einem Feld handelt es sich um einen besonderen Textbereich, durch den Visio angewiesen wird, automatisch Informationen anzuzeigen. Felder sind besonders praktisch, wenn Sie Daten gemeinsam mit dem Diagramm verwenden. Beispiele für die Verwendung eines Felds: Sie können z. B. ein Datumsfeld in einem Shape einfügen, und Visio zeigt automatisch das aktuelle Datum an, ohne dass Sie es eingeben müssen. Einem Organigramm können Daten zugeordnet werden. Dabei kann es sich um die Namen von Mitarbeitern, Abteilungen, Telefonnummern usw. handeln. Wenn Sie nun Shapes verwenden, können diese Informationen automatisch angezeigt werden. Sie müssen sie nicht für jedes Shape einzeln eingeben und ersparen sich so eine Menge Arbeit. Wissenswertes zu Text

19 Übungsvorschläge Untersuchen der Textkomponenten eines Diagramms
Hinzufügen von Text zu zwei Shapes Ändern der Zoomoption Hinzufügen eines Shapes für eine Anmerkung auf dem Zeichenblatt Erstellen eines nur aus Text bestehenden Shapes und Ändern der Ausrichtung Bearbeiten von Text in Shapes Untersuchen und Bearbeiten des Texts für eine Gruppe  [Hinweis für den Kursleiter: Wenn Visio 2007 auf dem Computer installiert ist, können Sie auf die Verknüpfung auf der Folie klicken, um zu einer Onlineübung zu gelangen. Während der Übung können Sie die Aufgaben in Visio lösen und dabei die Anweisungen als Hilfestellung nutzen. Wichtig: Wenn Sie nicht über Visio 2007 verfügen, können Sie nicht auf die Übungsanweisungen zugreifen.] Onlineübung (Visio 2007 erforderlich) Wissenswertes zu Text

20 Testfrage 1 In den meisten Fällen vergrößert Visio die Ansicht, wenn Sie Text eingeben. Wann wird die Ansicht beim Eingeben von Text nicht vergrößert? (Wählen Sie eine Antwort aus.) Wenn Sie Text für ein nur aus Text bestehendes Shape eingeben. Wenn Sie Text für ein sehr großes Shape eingeben. Wenn der Text im Shape bereits groß genug und gut lesbar ist.  Wenn Sie Text für eine sehr dünne Linie eingeben. Wissenswertes zu Text

21 Testfrage 1: Antwort Wenn der Text im Shape bereits groß genug und gut lesbar ist. Visio vergrößert die Ansicht nicht, wenn der Text durch die Schriftgröße oder den Vergrößerungsfaktor groß genug und gut lesbar angezeigt wird. Wissenswertes zu Text

22 Testfrage 2 Was sollten Sie tun, wenn Sie Text eingegeben haben und zu der zuvor verwendeten Vergrößerungsstufe zurückkehren möchten? (Wählen Sie eine Antwort aus.) Sie klicken auf einen leeren Bereich des Zeichenblatts.  Sie geben keinen Text mehr ein. Sie drücken ALT+F6. Sie drücken die EINGABETASTE. Wissenswertes zu Text

23 Testfrage 2: Antwort Sie klicken auf einen leeren Bereich des Zeichenblatts. Sie können auch ESC drücken. Wissenswertes zu Text

24 Testfrage 3 Wenn Sie Text eingegeben haben und nun ein Shape auswählen und verschieben möchten, sollten Sie immer erneut auf das Text-Tool   klicken, um es zu deaktivieren. (Wählen Sie eine Antwort aus.) Richtig Falsch Wissenswertes zu Text

25 Testfrage 3: Antwort Falsch
Zum Deaktivieren des Text-Tools müssen Sie auf das Zeigertool klicken. Wissenswertes zu Text

26 Kurzübersichtskarte Eine Übersicht der in diesem Kurs bearbeiteten Aufgaben finden Sie auf der Kurzübersichtskarte. Wissenswertes zu Text