Schulung für Microsoft® Office SharePoint® Server 2007

Schulung für Microsoft® Office SharePoint® Server 2007
[Ihr Firmenname] stellt vor: Schulung für Microsoft® Office SharePoint® Server 2007 [Hinweise für den Kursleiter: Ausführliche Anweisungen zum Anpassen dieser Vorlage finden Sie auf der letzten Folie. In den Notizenfeldern einiger Folien befinden sich zusätzliche Lektionstexte. Adobe Flash-Animationen: Diese Vorlage enthält Flash-Animationen, die in PowerPoint 2000 und höher wiedergegeben werden. Wenn Sie die Vorlage jedoch in PowerPoint 2007 speichern möchten, dann speichern Sie sie in dem früheren PowerPoint-Dateiformat: PowerPoint Präsentation (*.ppt) oder PowerPoint Vorlage (*.pot). (Die Dateitypen werden im Dialogfeld Speichern unter nebenDateityp angezeigt.) Warnung: Wenn Sie die Vorlage in einem PowerPoint 2007-Dateiformat wie PowerPoint-Präsentation (*.pptx) oder PowerPoint-Vorlage (*.potx) speichern, bleiben die Animationen in der gespeicherten Datei nicht erhalten. Außerdem: Da diese Präsentation Flash-Animationen enthält, kann beim Speichern der Vorlage eine Warnmeldung bezüglich persönlicher Informationen angezeigt werden. Sofern Sie keine Informationen zu den Eigenschaften der Flash-Datei hinzufügen, gilt diese Warnung jedoch nicht für diese Präsentation. Klicken Sie in der Meldung auf OK.] SharePoint-Kalender I: Machen Sie das Beste aus Ihrem Teamkalender

SharePoint-Kalender I: Machen Sie das Beste aus Ihrem Teamkalender
Kursinhalt Übersicht: Bleiben Sie über den Aufenthaltsort Ihrer Gruppenmitglieder auf dem Laufenden Lektion: Verwenden eines Kalenders auf einer SharePoint-Site Am Ende der Lektion stehen ein paar Fragen zur Überprüfung des Verständnisses der Unterlagen. SharePoint-Kalender I: Machen Sie das Beste aus Ihrem Teamkalender

Übersicht: Bleiben Sie über den Aufenthaltsort Ihrer Gruppenmitglieder auf dem Laufenden Wird in Ihrem Unternehmen Microsoft Windows® SharePoint Services 3.0 oder Microsoft Office SharePoint Server 2007 verwendet? Nun ist es an der Zeit, zu lernen, wie Sie einen SharePoint-Kalender verwenden, um mit Ihren Mitarbeitern gemeinsam auf Informationen zuzugreifen. Ein auf der SharePoint-Site geführter Kalender bietet Ihnen und Ihren Kollegen die Möglichkeit, ganz einfach auf gemeinsame Zeitpläne und Daten zuzugreifen. Ganz gleich, ob es sich um Messen, Kundenbesprechungen oder Betriebsferien handelt, in einem freigegebenen Kalender können Sie alle Daten erfassen, die einer Terminplanung bedürfen. Zudem können Sie sicherstellen, dass alle Mitarbeiter ganz einfach auf die Details des Terminplans zugreifen können. SharePoint-Kalender I: Machen Sie das Beste aus Ihrem Teamkalender

Lernziele für den Kurs Gemeinsame Nutzung von Informationen zu Terminplänen durch Eingabe in einen freigegebenen Kalender auf der SharePoint-Site Problemlose Navigation in dem freigegebenen Kalender auf der SharePoint-Site Aktualisieren oder Löschen von Einträgen in dem freigegebenen Kalender SharePoint-Kalender I: Machen Sie das Beste aus Ihrem Teamkalender

Verwenden eines Kalenders auf einer SharePoint-Site
Lektion Verwenden eines Kalenders auf einer SharePoint-Site

Verwenden eines Kalenders auf einer SharePoint-Site
Warum ist es sinnvoll, einen Kalender auf einer SharePoint-Site zu verwenden? Es handelt sich hierbei um eine großartige Möglichkeit, Informationen im vertrauten Kontext eines Kalenders zur gemeinsamen Nutzung freizugeben. Ein Kalender auf einer SharePoint-Site ähnelt einem Whiteboardkalender, den Sie im Flur oder im Pausenraum eines Gebäudes aufhängen könnten. Ähnlich wie ein solches Whiteboard befindet sich der SharePoint-Kalender an einem öffentlichen Platz, d. h. auf der SharePoint-Site, wo jeder mit Zugang zu der Site den Kalender einsehen und nutzen kann. In einem Kalender auf einer SharePoint-Site können Endtermine von Projekten, Reise- und Urlaubstermine oder auch die Geburtstage von Mitarbeitern erfasst werden. SharePoint-Kalender I: Machen Sie das Beste aus Ihrem Teamkalender

Einsehen des Kalenders
Sie können nun versuchen, einen Kalender auf der SharePoint-Site Ihres Unternehmens zu nutzen. Bei vielen Standardbereitstellungen einer SharePoint-Site ist ein Kalender bereits vorhanden. Falls dies für Sie zutrifft, müssen Sie lediglich auf der Schnellstartleiste unter Listen auf Kalender klicken, um auf den Kalender zuzugreifen (wie in der Abbildung dargestellt). Falls Sie noch nicht über einen Kalender verfügen, mit dem Sie arbeiten können, oder wenn Sie mehrere Kalender benötigen, können Sie Ihre eigenen Kalender erstellen. Dies würde jedoch den Rahmen dieses Kurses sprengen. SharePoint-Kalender I: Machen Sie das Beste aus Ihrem Teamkalender

Navigation im Kalender
Nachdem Sie Ihren Kalender ermittelt haben, müssen Sie lernen, wie Sie darin navigieren. Hierfür klicken Sie auf die verschiedenen Steuerelemente auf der Seite. Animation: Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf, und klicken Sie dann auf Wiedergabe. Die Animation zeigt diesen Vorgang. Tipp: Während Sie im Kalender navigieren, werden Sie feststellen, dass es sich bei den verschiedenen Bestandteilen des Kalenders um Verknüpfungen handelt, auf die Sie klicken können. Beispiele hierfür sind die Wochentage und die Datumszahlen. [Hinweis für den Kursleiter: Wenn Sie die Animation beim Anzeigen der Bildschirmpräsentation wiedergeben möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Animation, und klicken Sie dann auf Wiedergabe. Nachdem Sie die Datei einmal wiedergegeben haben, müssen Sie möglicherweise (nach dem Klicken mit der rechten Maustaste) erst auf Zurückspulen und dann auf Wiedergabe klicken. Wenn Sie auf die Folie klicken, um Text einzugeben oder zur nächsten Folie zu wechseln, aber nichts geschieht, klicken Sie neben die Animation. In einigen Fällen müssen Sie zweimal klicken. Beachten Sie die Hinweise für die letzte Folie in dieser Präsentation zum Wiedergeben einer Adobe Flash-Animation, wenn beim Anzeigen der Animation Probleme auftreten. Sollten die Probleme beim Anzeigen der Animation weiterhin bestehen, handelt es sich bei der Folie, die dieser folgt, um eine doppelte Folie mit statischem Inhalt. Löschen Sie vor dem Wiedergeben der Präsentation entweder die aktuelle oder die nächste Folie.] Mithilfe der Pfeile können Sie sich von Monat zu Monat, von Woche zu Woche oder von Tag zu Tag bewegen. Einen Tag, eine Woche oder einen Monat können Sie jeweils mithilfe der Schaltflächen anzeigen. In dem kleinen Kalender über der Schnellstartleiste können Sie schnell zu verschiedenen Jahren oder Monaten wechseln. SharePoint-Kalender I: Machen Sie das Beste aus Ihrem Teamkalender

Navigation im Kalender
Nachdem Sie Ihren Kalender ermittelt haben, müssen Sie lernen, wie Sie darin navigieren. Hierfür klicken Sie auf die verschiedenen Steuerelemente auf der Seite. Mithilfe der Pfeile können Sie sich von Monat zu Monat, von Woche zu Woche oder von Tag zu Tag bewegen. Einen Tag, eine Woche oder einen Monat können Sie jeweils mithilfe der Schaltflächen mit dem entsprechenden Namen anzeigen. Die Schaltflächen Tag, Woche und Monat sind in der Abbildung nicht dargestellt. Sie werden jedoch oben rechts im Kalender angezeigt. Tipp: Während Sie im Kalender navigieren, werden Sie feststellen, dass es sich bei den verschiedenen Bestandteilen des Kalenders um Verknüpfungen handelt, auf die Sie klicken können. Beispiele hierfür sind die Wochentage und die Datumszahlen. [Hinweis für den Kursleiter: Diese Folie ist mit der vorherigen Folie identisch, mit der Ausnahme, dass sie statischen Inhalt anstelle einer Animation enthält. Verwenden Sie diese Folie, wenn beim Anzeigen der Animation Probleme auftreten. Löschen Sie vor dem Wiedergeben der Präsentation entweder die aktuelle oder die vorherige Folie.] In dem kleinen Kalender über der Schnellstartleiste können Sie schnell zu verschiedenen Jahren oder Monaten wechseln. SharePoint-Kalender I: Machen Sie das Beste aus Ihrem Teamkalender

Eingeben von Elementen
Nun werden Sie Kalendereinträge einzeln nacheinander hinzufügen, indem Sie im Menü Neu auf Neuer Eintrag klicken. Anschließend geben Sie die Details der Einträge in ein Formular ein. Animation: Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf, und klicken Sie dann auf Wiedergabe. Die Animation zeigt ein Beispiel dafür, wie eine einmalige Kundenbesprechung und eine regelmäßige wöchentliche Besprechung zur Mittagszeit im Kalender hinzugefügt werden. [Hinweis für den Kursleiter: Wenn Sie die Animation beim Anzeigen der Bildschirmpräsentation wiedergeben möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Animation, und klicken Sie dann auf Wiedergabe. Nachdem Sie die Datei einmal wiedergegeben haben, müssen Sie möglicherweise (nach dem Klicken mit der rechten Maustaste) erst auf Zurückspulen und dann auf Wiedergabe klicken. Wenn Sie auf die Folie klicken, um Text einzugeben oder zur nächsten Folie zu wechseln, aber nichts geschieht, klicken Sie neben die Animation. In einigen Fällen müssen Sie zweimal klicken. Beachten Sie die Hinweise für die letzte Folie in dieser Präsentation zum Wiedergeben einer Adobe Flash-Animation, wenn beim Anzeigen der Animation Probleme auftreten. Sollten die Probleme beim Anzeigen der Animation weiterhin bestehen, handelt es sich bei der Folie, die dieser folgt, um eine doppelte Folie mit statischem Inhalt. Löschen Sie vor dem Wiedergeben der Präsentation entweder die aktuelle oder die nächste Folie.] Terminserien, wie zum Beispiel eine wöchentliche Personalbesprechung, lassen sich ganz einfach erstellen. Aktivieren Sie lediglich das KontrollkästchenDieses Ereignis zu einem wiederholten Ereignis machen, und legen Sie dann das Serienmuster des Elements fest. SharePoint-Kalender I: Machen Sie das Beste aus Ihrem Teamkalender

Eingeben von Elementen
Nun werden Sie Kalendereinträge einzeln nacheinander hinzufügen, indem Sie im Menü Neu auf Neuer Eintrag klicken. Anschließend geben Sie die Details der Einträge in ein Formular ein. Sowohl einmalige Einträge als auch Terminserien, wie zum Beispiel eine wöchentliche Personalbesprechung, lassen sich ganz einfach erstellen. Zum Einrichten einer Terminserie aktivieren Sie einfach das Kontrollkästchen Dieses Ereignis zu einem wiederholten Ereignis machen, und legen Sie dann das Serienmuster des Elements fest. [Hinweis für den Kursleiter: Diese Folie ist mit der vorherigen Folie identisch, mit der Ausnahme, dass sie statischen Inhalt anstelle einer Animation enthält. Verwenden Sie diese Folie, wenn beim Anzeigen der Animation Probleme auftreten. Löschen Sie vor dem Wiedergeben der Präsentation entweder die aktuelle oder die vorherige Folie.] SharePoint-Kalender I: Machen Sie das Beste aus Ihrem Teamkalender

Ihre Pläne haben sich geändert? Bearbeiten oder Löschen von Einträgen
Manchmal ändern sich Zeitpläne. Sie möchten daher in der Lage sein, vorhandene Kalendereinträge zu aktualisieren und an die Änderungen anzupassen. Animation: Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf, und klicken Sie dann auf Wiedergabe. Die Animation zeigt, wie ein Eintrag geändert und gelöscht wird. Die vollständigen Schritte finden Sie auf der Kurzübersichtskarte, auf die am Ende des Kurses verwiesen wird. [Hinweis für den Kursleiter: Wenn Sie die Animation beim Anzeigen der Bildschirmpräsentation wiedergeben möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Animation, und klicken Sie dann auf Wiedergabe. Nachdem Sie die Datei einmal wiedergegeben haben, müssen Sie möglicherweise (nach dem Klicken mit der rechten Maustaste) erst auf Zurückspulen und dann auf Wiedergabe klicken. Wenn Sie auf die Folie klicken, um Text einzugeben oder zur nächsten Folie zu wechseln, aber nichts geschieht, klicken Sie neben die Animation. In einigen Fällen müssen Sie zweimal klicken. Beachten Sie die Hinweise für die letzte Folie in dieser Präsentation zum Wiedergeben einer Adobe Flash-Animation, wenn beim Anzeigen der Animation Probleme auftreten. Sollten die Probleme beim Anzeigen der Animation weiterhin bestehen, handelt es sich bei der Folie, die dieser folgt, um eine doppelte Folie mit statischem Inhalt. Löschen Sie vor dem Wiedergeben der Präsentation entweder die aktuelle oder die nächste Folie.] Zum Ändern eines Eintrags im Kalender klicken Sie auf die entsprechende Verknüpfung, um den Eintrag zu öffnen. Ändern sie dann die Details, indem Sie auf Eintrag bearbeiten klicken. Wenn Sie einen Eintrag vollständig aus dem Kalender löschen möchten, klicken Sie auf die Verknüpfung des Eintrags, um ihn zu öffnen. Klicken Sie dann auf Eintrag löschen. SharePoint-Kalender I: Machen Sie das Beste aus Ihrem Teamkalender

Ihre Pläne haben sich geändert? Bearbeiten oder Löschen von Einträgen
Manchmal ändern sich Zeitpläne. Sie möchten daher in der Lage sein, vorhandene Kalendereinträge zu aktualisieren und an die Änderungen anzupassen. Zum Ändern eines Eintrags im Kalender klicken Sie auf die entsprechende Verknüpfung, um den Eintrag zu öffnen. Ändern Sie dann die Details, indem Sie auf Eintrag bearbeiten klicken, wiein der Abbildung dargestellt. Wenn Sie einen Eintrag vollständig aus dem Kalender löschen möchten, klicken Sie auf die Verknüpfung des Eintrags, um ihn zu öffnen. Klicken Sie dann auf Eintrag löschen. Die vollständigen Schritte finden Sie auf der Kurzübersichtskarte, auf die am Ende des Kurses verwiesen wird. [Hinweis für den Kursleiter: Diese Folie ist mit der vorherigen Folie identisch, mit der Ausnahme, dass sie statischen Inhalt anstelle einer Animation enthält. Verwenden Sie diese Folie, wenn beim Anzeigen der Animation Probleme auftreten. Löschen Sie vor dem Wiedergeben der Präsentation entweder die aktuelle oder die vorherige Folie.] SharePoint-Kalender I: Machen Sie das Beste aus Ihrem Teamkalender

Lassen Sie andere Personen an Ihren Informationen teilhaben
Wird ein Kalender auf einer SharePoint-Site bereitgestellt, können anderen Personen ihn einsehen und Einträge hinzufügen. Dazu müssen jedoch erst einmal wissen, dass der Kalender existiert. Als einfache Möglichkeit, andere Personen über das Vorhandensein eines Kalenders zu informieren, können Sie ihnen einen Link senden. Der URL des Kalenders wird im Webbrowser oben in der Adressleiste angezeigt. Diesen URL können Sie kopieren und in eine -Nachricht einfügen. SharePoint-Kalender I: Machen Sie das Beste aus Ihrem Teamkalender

Wenn Sie den Browser Windows Internet Explorer® verwenden, können Sie auch die folgenden Schritte durchführen. Klicken Sie in Internet Explorer auf das Menü Datei. Zeigen Sie auf Senden, und klicken Sie dann auf Link durch . SharePoint-Kalender I: Machen Sie das Beste aus Ihrem Teamkalender

Wenn Sie auf Link durch klicken, erstellen Sie eine E- Mail-Nachricht, die einen Link zum Kalender enthält. Nun müssen Sie nur noch eine Adresse für die Nachricht eingeben und sie versenden. Darüber hinaus sollten Sie ein paar Erklärungen zum Kalender hinzufügen. Beispiel: "In diesem Kalender können wir alle wichtigen Ereignisse und Urlaubspläne erfassen." SharePoint-Kalender I: Machen Sie das Beste aus Ihrem Teamkalender

Testfrage 1 Wenn Sie einen Kalender auf einer SharePoint-Site bereitstellen, können Sie Informationen mit allen Personen gemeinsam nutzen, die Zugriff zu der Site haben. (Wählen Sie eine Antwort aus.) Richtig Falsch SharePoint-Kalender I: Machen Sie das Beste aus Ihrem Teamkalender

Testfrage 1: Antwort Richtig SharePoint-Kalender I: Machen Sie das Beste aus Ihrem Teamkalender

Testfrage 2 Wie gehen Sie vor, um einen Eintrag in einem SharePoint- Kalender zu löschen? (Wählen Sie eine Antwort aus.) Sie suchen nach dem gewünschten Tag im Kalender und beginnen mit der Eingabe. Sie löschen den Eintrag und fangen neu an. Sie öffnen den Eintrag, indem Sie auf den betreffenden Link auf der SharePoint-Site klicken. SharePoint-Kalender I: Machen Sie das Beste aus Ihrem Teamkalender

Testfrage 2: Antwort Öffnen Sie den Eintrag, indem Sie auf den zugehörigen Link auf der SharePoint-Site klicken. Hierzu klicken Sie auf den Link zu dem Eintrag im Kalender. Anschließend öffnen Sie den Eintrag zur Bearbeitung, indem Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten klicken. SharePoint-Kalender I: Machen Sie das Beste aus Ihrem Teamkalender

Testfrage 3 Sie haben den Kalender auf der SharePoint-Site Ihres Unternehmens gefunden. Allerdings wird er scheinbar nur von Ihnen genutzt. Wie können Sie auch andere Personen vom Vorhandensein des Kalenders in Kenntnis setzen. (Wählen Sie eine Antwort aus.) Erzählen Sie Ihren Kollegen von dem Kalender. Bitten Sie den Siteadministrator, eine Ankündigung zu versenden. Warten Sie einfach ab – andere Personen werden den Kalender schließlich auch finden. SharePoint-Kalender I: Machen Sie das Beste aus Ihrem Teamkalender

Testfrage 3: Antwort 1.Erzählen Sie Ihren Kollegen von dem Kalender. Eine hervorragende Möglichkeit, andere Personen über die Verfügbarkeit des Kalenders zu informieren und ihnen das Auffinden zu erleichtern, stellt das Versenden eines Links über Internet Explorer dar. Die Vorgehensweise wird im Kurs erläutert. SharePoint-Kalender I: Machen Sie das Beste aus Ihrem Teamkalender

Kurzübersichtskarte Eine Übersicht der in diesem Kurs bearbeiteten Aufgaben finden Sie auf der Kurzübersichtskarte. SharePoint-Kalender I: Machen Sie das Beste aus Ihrem Teamkalender

Hilfe zur Vorlage Wird in Ihrem Unternehmen Microsoft Windows SharePoint® Services 3.0 oder Microsoft Office SharePoint Server 2007 verwendet? Diese Microsoft Office PowerPoint® -Vorlage enthält Schulungsmaterial darüber, wie Sie einen Teamkalender für die gemeinsame Nutzung wichtiger Zeitplaninformationen auf der SharePoint-Site bereitstellen. Sie ist für die Präsentation vor einer Gruppe geeignet und kann bei Bedarf angepasst werden. Der Inhalt dieser Vorlage basiert auf dem Microsoft Office Online-Schulungskurs "SharePoint-Kalender I: Machen Sie das Beste aus Ihrem Teamkalender". Merkmale dieser Vorlage Titelfolie: Die erste Folie enthält Platzhaltertext, der durch den Namen des Unternehmens ersetzt werden kann. Sie können das Textfeld auch vollständig löschen, wenn Sie diesen Text nicht verwenden möchten. Animationen: In die gesamte Präsentation sind benutzerdefinierte Animationseffekte integriert. Diese Effekte umfassen Kurzer Blick, Strecken, Auflösen und Schachbrett. Alle Effekte können auch in früheren Versionen bis zu Microsoft PowerPoint 2000 abgespielt werden. Wenn Sie die Animationseffekte ändern möchten, wechseln Sie zum Menü Bildschirmpräsentation, klicken Sie auf Benutzerdefinierte Animation, und verwenden Sie die angezeigten Optionen. Vorgehensweise für den Fall, dass diese Präsentation eine Adobe Flash-Animation enthält: Zum Wiedergeben der Flash-Datei müssen Sie das Microsoft ActiveX®-Steuerelement "Shockwave Flash Object" auf dem Computer registrieren. Laden Sie hierzu die aktuelle Adobe Flash Player-Version von der Adobe-Website herunter. Warnung betreffend das Speichern der Flash-Animationen: Die Flash-Animationen können in PowerPoint-Versionen bis zu PowerPoint 2000 wiedergegeben werden. Wenn Sie die Vorlage jedoch in PowerPoint 2007 speichern möchten, speichern Sie sie in einem früheren PowerPoint-Dateiformat, und zwar als PowerPoint Präsentation (*.ppt) oder als PowerPoint Vorlage (*.pot). (Die Dateitypen werden im Dialogfeld Speichern unter neben Dateityp angezeigt.) Wenn Sie die Vorlage in einem PowerPoint 2007-Dateiformat wie PowerPoint-Präsentation (*.pptx) oder PowerPoint-Vorlage (*.potx) speichern, gehen beim Speichern der Datei die Animationen verloren. Folienübergänge: Während der gesamten Präsentation wird der Übergang Wischen nach unten verwendet. Gehen Sie zum Menü Bildschirmpräsentation, klicken Sie auf Folienübergang, und verwenden Sie die angezeigten Optionen, wenn Sie einen anderen Übergang verwenden möchten. Hyperlinks zum Onlinekurs: Die Vorlage enthält eine Verknüpfung zur Onlineversion dieses Schulungskurses. Kopf- und Fußzeilen: Die Vorlage enthält eine Fußzeile mit dem Titel des Schulungskurses. Wenn Sie Fußzeilen ändern oder entfernen möchten, öffnen Sie im Menü Ansicht das Dialogfeld Kopf- und Fußzeile. HILFE ZUR VORLAGE Eine ausführliche Hilfe zu dieser Vorlage finden Sie im Notizenfeld oder durch Anzeigen der gesamten Notizenseite (Menü oder Registerkarte Ansicht).

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