IT-Projektmanagement 6. Soft Skills im IT-Projektmanagement © Prof. Dr. Walter Ruf

6.1 Gundlagen zu Soft Skills Unter Soft Skills versteht man Fähigkeiten im Bereich der Sozial- und Führungskompetenzen. ähnlicher Begriff: Soziale Kompetenz; Schlüsselkompetenzen Soziale Kompetenz Kommunikation Kooperation Projektpolitik Teamfähigkeit Reflextion Konfliktaustragung /-lösung Zeitmanagement Persönliche Kompetenz Selbstentwicklung Selbstreflexion Leistung / Offenheit Risiko Flexibilität Glaubwürdigkeit Motivation Identität © Prof. Dr. Walter Ruf

Exkurs: Motivation

6.2 Projektpolitik? / Projektumfeldanalyse Projektleiter brauchen: Kenntnisse über interne und externe Einflussfaktoren für das Projekt Abhängigkeiten im Projekt und im Projektumfeld adäquate Methode: Stakeholderanalyse Stakeholder sind Einzelpersonen und Organisationen, die aktiv am Projekt beteiligt sind oder die durch der Projektverlauf oder das Projektergebnis beeinflusst werden die das Projekt beeinflussen können. © Prof. Dr. Walter Ruf

Stakeholderanalyse Promotoren / Sponsoren Unterstützer und Veränderer Personen, die den Innovationsprozess aktiv unterstützen. (Bereitstellung von Ressourcen) Unterstützer und Veränderer inhaltliche Unterstützer Unentschlossene und Meinungswechsler wichtig für Meinungs- und Stimmungsbild Gegner verdeckter oder offener Widerstand gegen das Projekt © Prof. Dr. Walter Ruf

6.3 Ausgewählte Soft Skills Teamfähigkeit Interkulturelle Kompetenz Kommunikation Zeitmanagement © Prof. Dr. Walter Ruf

6.3.1Teamfähigkeit Was bedeutet heute Teamfähigkeit? seine eigene Rolle im Team erkennen offene Kommunikation mit den Teammitgliedern Entwicklung von eigene Ideen, jedoch immer mit Bezug auf das Hauptziel Vertrauen aufbauen und mit entgegengebrachtem Vertrauen loyal umgehen Konflikte fair austragen im Hinblick auf das eigentliche Ziel in jedem Projekt treten Konflikte auf! Konflikte sollen offen und nicht versteckt ausgetragen werden durch die Beschäftigung mit Konflikten kann ein Team innovativ und kreativ werden. © Prof. Dr. Walter Ruf

Rollen im Team Eine Einordnung der Teammitglieder kann man vornehmen nach Bohinc in: der Zielorientierte der Individuelle der Kümmerer Checkliste Teamfähigkeit J/N Die Rollen im Team sind bekannt? Die Erwartungen der Teammitglieder sind bekannt? Persönliche Stärken können richtig eingesetzt werden? Regeln zur Austragung von Konflikten sind vorhanden und bekannt? Kooperationsbereitschaft vorhanden? Verantwortungsgefühl für das Gesamtprojekt vorhanden? Interesse an persönlicher Weiterentwicklung? © Prof. Dr. Walter Ruf

6.3.2 Interkulturelle Kompetenz Die fortschreitende Globalisierung und Internationalisierung führt immer häufiger zum Aufeinandertreffen unterschiedlicher Kulturen. Fast alle großen Softwarehersteller lassen z.B. in Indien Software entwickeln. Produkte werden weltweit vermarktet. Unter Interkultureller Kompetenz versteht man: §4 Gesetz zur Förderung der gesellschaftlichen Teilhabe in NRW: "Interkulturelle Kompetenz im Sinne dieses Gesetzes umfasst 1. die Fähigkeit, insbesondere in beruflichen Situationen mit Menschen mit und ohne Migrationshintergrund erfolgreich und zur gegenseitigen Zufriedenheit agieren zu können, 2. die Fähigkeit bei Vorhaben, Maßnahmen, Programmen etc. die verschiedenen Auswirkungen auf Menschen mit und ohne Migrationshintergrund beurteilen und entsprechend handeln zu können sowie 3. die Fähigkeit, die durch Diskriminierung und Ausgrenzung entstehenden integrationshemmenden Auswirkungen zu erkennen und zu überwinden.“ Institut für Interkulturelle Kompetenz und Didaktik „Die Fähigkeit, effektiv mit Menschen, die über andere kulturelle Hintergründe verfügen, umzugehen und zusammenzuarbeiten.“ © Prof. Dr. Walter Ruf

Beispiel: Interkulturelle Kompetenz © Prof. Dr. Walter Ruf

Interkulturelle Kompetenz und Projektmanagement 2008 hat es ca. 78.000 international tätige sogenannte „Multis“ oder „Tansnationals“ gegeben. 1996 wurden 45.000 Unternehmen als „Multis“ eingestuft 2006 wurden 78.000 Unternehmen als „Multis“ eingestuft Interkulturelle Kompetenz bezieht sich auf: Fachkompetenz z.B. Fremdsprachenkenntnisse; Marktkenntnisse; Landeskenntnisse Methodenkompetenz z.B. Methoden zur Geschäftsprozessdarstellung soziale Kompetenz Empathie, Frustrationstoleranz, Kommunikationsfähigkeit Verständnis des Kulturphänomens in Bezug auf Wahrnehmung und Denken © Prof. Dr. Walter Ruf

Checkliste Interkulturelle Kompetenz =========== In Tabelle schreiben!!!!!!!!! Interkulturelle Kompetenz Sind Kenntnisse über den Kulturkreis der Gesprächsteilnehmer vorhanden? Können meine Wertvorstellungen in die anderen Kulturkreise übertragen werden? Sind die Wirkungen der eigenen Kultur auf die fremden Kulturen bekannt? Gibt es bereits kulturbezoge Erfahrungen aus anderen Projekten? Ist ein interkulturelles Coaching angeraten? © Prof. Dr. Walter Ruf

6.3.3 Kommunikation Wiss. Autoren behaupten: „…gerade in den Kommunikationsschnittstellen liegt der wesentliche Schlüssel zum Projekterfolg!“ Vigenschow, U.; Schneider, B.; Meyrose, I.: Softskills für Softwareentwickler; 2, A., S. 4 Vigenschow, U.; Schneider, B.; Meyrose, I.: Softskills für Softwareentwickler; 2, A., S. 4

Kommunikationsstrukturen bei der Softwareentwicklung Je größer ein Projekt wird, desto mehr Kommunikationsschnittstellen sind erforderlich Vigenschow, U.; Schneider, B.; Meyrose, I.: Softskills für Softwareentwickler; 2, A., S. 4 © Prof. Dr. Walter Ruf

Kommunikationsschnittstellen bei agilen Methoden agile Methoden haben Vorteile bei der Kommunikation! 4 Prinzipien der agilen Softwareentwicklung Mut Vertraue darauf, Probleme, die morgen auftreten auch morgen gelöst werden können. Aktuelle Probleme sollen noch heute angesprochen werden. Kommunikation Sorge dafür, dass sich die Menschen persönlich kennenlernen Soziale Probleme zwischen den Beteiligten sollen sofort behandelt werden. Feedback Entwicklung im Team frühe Reviews Akzeptanztests Einfachheit suche einfache Lösungen entwickle für 3 ähnliche Probleme 3 verschiedene Lösungen. erst beim 4. Mal (?) ist man gerüstet für eine generelle Lösung. © Prof. Dr. Walter Ruf

6.3.3 Kommunikation „Wer miteinander arbeiten will muss miteinander reden, wer gut miteinander arbeiten will muss gut miteinander reden.“ (Lomnitz, J., H.: Projektleiter-Praxis; Springer 1987; S. 93) Gesprächsarten (nach Bohinc) Informationsgespräch Weitergabe von Informationen Sondierungsgespräch Informationen über einen aktuellen Projektstand für eine weitergehende Planung Problemgespräch Probleme besprechen -> analysieren -> lösen Sachebene Zweck der Kommunikation Beziehungsebene Charakter, Emotion, Gefühle, Einstellungen

gute Kommunikation Menschenkenntnis über welche Charaktereigenschaften verfügt mein Gegenüber? Denkmuster erkennen  keine zu schnelle Meinungsbildung © Prof. Dr. Walter Ruf

Konflikte im Projektmanagement Regeln gute Vorbereitung auf das „Problemgespräch“ Was will man erreichen? Was will man vermeiden? Sitzordnung Vorschlag: Sitzordnung „über Eck“ persönliche Distanz wahren (ca. 1 Armlänge Abstand) Störungen (Telefon etc.) vermeiden freundliche Atmosphäre (z.B. Getränke anbieten) mit etwas „Smalltalk“ beginnen gemeinsame Interessen aktives Zuhören © Prof. Dr. Walter Ruf

7 Phasen eines Konfliktgesprächs Gesprächsbeginn positive Aspekte herausstellen Problemdefinition Situation aus eigener Sicht sachlich schildern Problemdiskussion Informationen, Fakten, Meinungen darstellen Lösungssuche wie kann eine vernünftige Lösung aussehen? gibt es eine Position, die für alle Beteiligten gut ist? Entscheidungsfindung Entscheidungen sollten nachvollziehbar sein Gesprächsabschluss / Ergebnis darstellen Zusammenfassung und positive Aspekte darstellen Umsetzung Überwachung der Umsetzung © Prof. Dr. Walter Ruf

6.3.4 Zeitmanagement Eine disziplinierte Zeit- und Terminplanung ist der Schlüssel zum Projekterfolg! Zeitmanagement beschreibt die Fähigkeit, eigene und fremde Aktivitäten zu planen, zu organisieren, zu steuern und zu überwachen. © Prof. Dr. Walter Ruf

Ziele und Zeitmanagement Haben Sie klare Ziele, an denen Sie sich orientieren können? Kennen Sie die Aufgaben, mit denen Sie die Ziele erreichen können? Können sie die Aufgaben nach Prioritäten ordnen? Verwenden Sie eine Monats-, Wochen- und Tagesplanung? Können Sie regelmäßigen Störungen (E-Mail; Telefon, Besprechung …) verarbeiten? Wenn Sie diese Fragen nicht mit „ja“ beantworten können, besteht die Gefahr in den Kreislauf der Ziellosigkeit zu geraten. Ziellosigkeit Planlosig- keit keine Erfolgs- erlebnisse Minder-wertigkeits-gefühle Schaffens-lähmung Kreislauf der Ziellosigkeit Quelle: Knoblauch, J.; Wöltje, H.; u.a.: Zeitmanagement; 2012; S. 13 © Prof. Dr. Walter Ruf

Zeitmanagement Voraussetzung präzise zeitliche Festlegung von Aufgaben und Vorhaben Strukturierung der Ziele Projektziel, Monatsziele, Wochenziele, Tagesziele inhaltliche Strukturierung (z.B. objektorientierte Strukturierung) © Prof. Dr. Walter Ruf

Methoden zum Zeitmanagement Pareto-Prinzip (80 / 20 – Regel) In 20% der Zeit im Projekt werden 80% der Projektergebnisse produziert 80% Zeit 20% Zeit 80% Ergeb- nis 20% Erg. © Prof. Dr. Walter Ruf

ABC-Analyse im Zeitmanagement Mit Hilfe der ABC-Analyse kann versucht werden, die Aufgaben zu priorisieren. A-Aufgaben: dringende und wichtige Aufgaben, die selbst erledigt werden müssen. (ca. 10 – 20%) B-Aufgaben: Aufgaben, die wichtig aber weniger dringend sind. (ca. 15 – 30%) C-Aufgaben: Aufgaben die dringend aber weniger wichtig sind. (ca. 50 – 75%) „P-Aufgaben“: Restliche Aufgaben => Papierkorb © Prof. Dr. Walter Ruf

Tipps zum Zeitmanagement Planung einer „stillen Stunde“ (keine Telefonate, keine Besprechungen) to-do-Liste ALPEN-Methode Aufgaben, Aktivitäten, Termine festlegen Länge abschätzen Pufferzeiten berücksichtigen Entscheidungen treffen Nachkontrolle © Prof. Dr. Walter Ruf

Projektmanagement GPM GPM InfoCenter http://www.gpm-ipma.de/ http://www.gpm-infocenter.de/ © Prof. Dr. Walter Ruf

Literaturhinweise Gabler Wirtschaftslexikon ProjektMagazin Uwe Vigenschow / Björn Schneider / Ines Meyrose 2., überarbeitete und erweiterte Auflage November 2010 376 Seiten, Broschur ISBN: 978-3-89864-671-0 Gabler Wirtschaftslexikon http://wirtschaftslexikon.gabler.de/ ProjektMagazin http://www.projektmagazin.de/ © Prof. Dr. Walter Ruf