Qualitätssicherungsmaßnahmen für ausgewählte Bereiche des Öffentlichen Gesundheitsdienstes Landessanitätsdirektionen und ihre Aufgabe fachliche Aufsicht über Sanitätsdienste der Bezirksverwaltungsbehörden bzw. über Amtsärztinnen/Amtsärzte Ein Projekt im Auftrag des BMG Brigitte Domittner Gesundheit Österreich GmbH 1. Dezember 2015 Amtsärztliche Fortbildungsveranstaltung 1

Methodik, Datenerhebung und -auswertung 2014 »Bildung einer Arbeitsgruppe mit ÖGD-Expertinnen &–Experten »Entwicklung des Fragebogens auf Basis der „Mindestanforderungen an Qualitätsmanagementsysteme“ Mai-Juli 2015 »Datenerhebung in allen neun Landessanitätsdirektionen bzw. entsprechenden Organisationseinheiten Herbst 2015 »Auswertung Anmerkung: Aufgrund der kleinen Fallzahl (n = 9) Verzicht auf statistische Auswertungen bzw. auf grafische Darstellungen (z. b. Tortendiagramme) und von Prozentwerten  Gefahr einer verzerrten Darstellung 2

Fragebogen - Qualitätssicherungsmaßnahmen für ausgewählte Bereiche des ÖGD »Führung/Verantwortlichkeiten »Informations- und Kommunikationswesen »Dokumentenmanagement/Datenschutz »Prozesse »Risikomanagement »Kundenorientierung »Mitarbeiterorientierung »Berichtswesen  Insgesamt 8 Fragenblöcke mit 51 Fragen, tlw. mit Teilfragen und Freitext-Feldern 3

Fachliche Aufsicht über Sanitätsdienste der Bezirksverwaltungsbehörden Für die Fragebogenerhebung werden unter „fachlicher Aufsicht über Sanitätsdienste der Bezirksverwaltungsbehörden“ folgende spezifische amtsärztliche Pflichtaufgaben verstanden, ohne die Agenden in den Bezirks­verwaltungsbehörden zu berücksichtigen, die die Amtsärztin / der Amtsarzt im Auftrag ihres/seines Bezirkshauptmanns evtl. zusätzlich erledigt: »zur Verfügung stellen von relevanten Informationen, wissenschaftlicher Literatur, Arbeitsanleitungen, Leitlinien, Richtlinien, Ö-Normen und Gesetzen in der aktuellen Version, »fachliche Unterstützung bei komplexen Aufgaben der öffentlichen Gesundheit, »Weitergabe aller BVB-relevanten Informationen des BMG in geeigneter Form, »Monitoring und Evaluierung von Einhaltung und Umsetzung der Vorgaben. 4

Begriffserklärungen Sonderfall Wien: Im Bundesland Wien unterscheidet sich die organisatorische Struktur der Sanitätsbehörde von den übrigen Bundesländern: Es gibt keine eigenen Sanitätsdienste auf Bezirksverwaltungsebene (Land, Magistrat und Bezirk sind in einer Behörde zusammengefasst). Daher lautet das von der Erhebung untersuchte Aufgabenfeld hier „fachliche Aufsicht über Amtsärztinnen/Amtsärzte“. Landessanitätsdirektion(en) Die verwendete Abkürzung „LSD“ steht nicht nur für Landessanitätsdirektion(en), sondern auch für entsprechende Organisationseinheiten für öffentliche Gesundheit auf Landesebene (Landessanitätsreferate). 5

6 Führung und Verantwortlichkeiten Antwort „Ja“ Gibt es in Ihrer LSD eine festgelegte Qualitätsstrategie? 4 Ja, für ausgewählte Bereiche Sind konkrete Qualitätsziele aus der Qualitätsstrategie abgeleitet? 1 Ist in Ihrer LSD bzw. BVB ein Qualitätsmodell implementiert (z. B. ISO, CAF)? 1 bzw. 2 in Teilen der LSD bzw. der BVB Gibt es in Ihrer LSD (eine) definierte Ansprechperson(en) für Qualitätsarbeit? 1 Besitzt/Besitzen diese Person/en eine spezielle QM- Ausbildung? 0 Sind die Aufgaben und Verantwortlichkeiten der MA schriftlich geregelt, inkl. Rechte und Pflichten, z. B. anhand von Stellenbeschreibungen? 7 Sind die Aufgaben und Verantwortlichkeiten der Funktionen von MA klar geregelt, inkl. Rechte und Pflichten, z. B. anhand von Funktionsbeschreibungen? 4

7 Führung und Verantwortlichkeiten Antwort „Ja“ Gibt es eine Vertretungsregelung für MA?8 Ist landeseinheitlich festgelegt, mit welchen Arbeitsmitteln und Verbrauchsmaterialien die Arbeitsplätze der MA des ÖGD auf BVB-Ebene ausgestattet sein müssen? 4 zumindest teilweise Wird regelmäßig überprüft, ob der Arbeitsplatz festgelegten Arbeitsmitteln und Verbrauchsmaterialien ausgestattet ist? 1 Gibt es eine schriftliche Regelung zur fachlichen Einbindung von AÄ der BVB bei Beschaffungsvorgängen für medizinisches Arbeitsmaterial? 3 Wird auf Landesebene bzw. auf Bezirksebene regelmäßig der Personalbedarf analysiert und berechnet? 6 bzw. 2 Sind die Ausbildungsanforderungen, die an MA des ÖGD gestellt werden, schriftlich festgelegt? 7 Ist die LSD in die Aufnahme von neuen MA (Stellenausschreibung, Auswahlverfahren etc.) des ÖGD standardmäßig eingebunden? 4

8 Informations- und Kommunikationswesen Antwort „Ja“ Gibt es in der LSD eine schriftliche Regelung zur QM-Lenkung von Dokumenten? 3 Gibt es eine Plattform (Intranet, Internet, spez. IT-Programme), über welche alle aktuellen Dokumente für die jeweils zuständigen MA zur Verfügung stehen? 6 Gibt es ein etabliertes Wissensmanagement-System?1 Gibt es eine festgelegte Kommunikationsstruktur zwischen ÖGD-MA auf Bezirks- und Landesebene (Jour Fixe, ÄA- Besprechungen u ä.)? 9 Sind auf Landesebene Ansprechpersonen für die Bezirksebene bezüglich themenspezifischer Fragestellungen (z.B. Fragen zum Epidemiegesetz, Fragen zu Substitutionsbehandlung, Führerschein- oder Lärmgutachten) festgelegt? 5

9 Dokumententenmanagement/Datenschutz Antwort „Ja“ Gibt es eine standardisierte Aufklärung/Information der ÖGD- MA zu folgende Themen: Verschwiegenheitspflicht (insbesondere im gesundheitlichen Zusammenhang) Datenschutz Befangenheit Einlassungsfahrlässigkeit andere standardisierte Aufklärung/Information der ÖGD-MA 7 Gibt es eine standardisierte Informationsweitergabe an Kooperationspartner (Juristen/Juristinnen, BH, andere Abteilungen…) über Fachstandards? 2

10 Prozesse Antwort „Ja“ Wurden in der LSD die Prozesse zur "fachlichen Aufsicht über die MA im ÖGD" identifiziert und beschrieben? 3 Wurden die Prozesse der amtsärztlichen Tätigkeit auf Bezirks- ebene identifiziert und beschrieben? 6 Wurden die Prozesse der amtsärztlichen Tätigkeit auf Landes- ebene identifiziert und beschrieben? 5 Ist das Modell/Konzept eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses in Ihrer LSD verankert? 3 Werden auf Basis von Routinedaten, Auswertungen oder Informationen kontinuierliche Verbesserungen im Rahmen der "fachlichen Aufsicht über die MA des ÖGD" initiiert? 2

11 Risikomanagement Antwort „Ja“ Gibt es ein etabliertes systematisches Risiko-Management in Ihrer LSD? 5 Gibt es ein (elektronisches) System für MA des ÖGD mit dem Beinahe-Fehler, Fehler, unerwünschte Ereignisse (anonym / nicht anonym) gemeldet, ausgewertet und schlussendlich zur Verbesserungen der Prozesse/Tätigkeiten Maßnahmen abgeleitet werden? 0 Gibt es ein geregeltes Management für Krisen und Notfälle, die in den Zuständigkeitsbereich des ÖGD fallen? 9

12 Kundenorientierung Antwort „Ja“ Werden Zufriedenheitsbefragungen bei Kunden durchgeführt?5 Wie können Ihre externen Kunden (z. B. Bürger/innen, Antragssteller/innen, anderer Gebietskörperschaften, Stakeholder etc.) Vorschläge und Beschwerden einbringen? Wie können Ihre internen Kunden (z. B. andere Dienststellen, Abteilungen des Landes etc.) Vorschläge und Beschwerden einbringen? Gibt es ein strukturiertes Beschwerdemanagement?2 Sind die Informationen über die Erreichbarkeit der AÄ, Barrierefreiheit etc. allgemein zugänglich (Internet, Informationsstelle)? 6 Gibt es ein betriebliches Vorschlagwesen / Ideenmanagement?4

13 Mitarbeiterorientierung Antwort „Ja“ Werden Zufriedenheitsbefragungen bei den MA durchgeführt?4 Gibt es standardisierte Erhebungen der psychischen Belastungen am Arbeitsplatz der MA? 2 Gibt es standardisierte Erhebungen der Arbeitsbelastungen der MA des ÖGD? 2 Werden strukturierte Mitarbeitergespräche durchgeführt?8 Gibt es eine systematische Personalentwicklung / ein Personalentwicklungskonzept? 3 Stehen den MA des ÖGD berufsbezogene und persönlichkeits- bildende Aus-, Fort- und Weiterbildungsangebote zur Verfügung? 9

14 Mitarbeiterorientierung Antwort „Ja“ Sind verpflichtende Aus-, Fort- und Weiterbildungen für die MA des ÖGD festgelegt? 2 Gibt es Schulungen zu Kommunikationstechniken für den Umgang mit Risiken und Interessenskonflikten, Diversitätsmanagement u. ä.? 9 Werden die von den MA absolvierten Aus-, Fort- und Weiterbildungen strukturiert erfasst (Excel-File, Datenbank, Sammeldokument)? 5 Erhalten neu aufgenommen MA eine strukturierte Einführung/Einschulung in ihren Arbeitsplatz? (z. B. Leitfaden, Mentoring-Programm, Einschulungsplan, etc.)? 5 Gibt es geregelte Einschulungen für MA bei neuen Arbeits- mitteln/Instrumenten der Verwaltung (z. B. EMS, eSM…)? 6

Empfehlungen 15