GESUNDHEITSMANAGEMENT IV Teil 1a Prof. Dr. Steffen Fleßa Lst GESUNDHEITSMANAGEMENT IV Teil 1a Prof. Dr. Steffen Fleßa Lst. für Allgemeine Betriebswirtschaftslehre und Gesundheitsmanagement Universität Greifswald

Gliederung 1 Informationswirtschaft 2 Jahresabschluss 3 Controlling 4 Betriebsgenetik

Gliederung 1 Informationswirtschaft 1.1 Grundlagen 1.2 Entwicklung eines KIS 1.3 Ausgewählte Probleme 1.4 Public Relations und externe Informationswirtschaft 2 Jahresabschluss 3 Controlling 4 Betriebsgenetik

1.1 Grundlagen 1.1.1 Grundbegriffe Daten Information Wissen Signale Kommunikation Begriffe werden teilweise uneinheitlich gebraucht, z. B. Informatik, Kommunikations-wissenschaft, BWL, …

Daten und Information Information Daten (Einzahl: Datum) Daten werden als die formalisierte Darstellung von Sachverhalten, also Fakten, Konzepten, Vorstellungen und Anweisungen definiert, die für die Kommunikation, Interpretation und die Verarbeitung durch Menschen und/oder technische Einrichtungen geeignet ist. Information Information ist eine Antwort auf eine konkrete Frage und damit die Basis für Entscheidungen. Sie basiert in der Regel aus der Auswertung von Daten und ist unabhängig von der Person des Entscheiders.

Systemgedanke der Datenverarbeitung

Kommunikation Kommunikation ist das wechselseitige Übermitteln von Daten oder von Signalen (=physikalische Darstellung von Daten), die einen festgelegten Bedeutungsinhalt haben Kommunikation ist die Basis menschlichen Lebens wie effektiven Managements Expansion des Menschen begann mit der Perfektionierung des Kehlkopfes! Kommunikation ist grundsätzlich unabhängig von technischer Kommunikation zu betrachten

Beispiele: Kommunikation im Krankenhaus Aufnahme Arzt-Patient-Kommunikation Patientenübergabe Entlassung Dienstanweisung Mitarbeitergespräche …

Sender-Empfänger-Modell Kommunikation ist die Übertragung einer Nachricht von einem Sender zu einem Empfänger. Kodierung der Nachricht Übermittlung über Übertragungskanal Störung und Verfälschung Dekodierung

Sender-Empfänger-Modell

Modell von Schulz von Thun: 4 Seiten einer Nachricht

Modell von Schulz von Thun Sach-Aspekt: Der formale, sachliche Inhalt der Nachricht Beziehungs-Aspekt: Die Nachricht bekommt einen zusätzlichen Inhalt durch die Beziehung, in der Sender und Empfänger zueinander stehen Ausdrucks/Selbstoffenbarungsaspekt: Die Nachricht sagt etwas über die Ziele und Motive des Senders aus Appell-Aspekt: Auch jenseits der Sachebene kann die Nachricht einen Appell an den Sender enthalten

Modell von Schulz von Thun „Der Patient ist schwer krank“ Modell von Schulz von Thun „Ich habe Ihnen schon tausendmal gesagt, Sie sollen sich mit schwer kranken Patienten mehr Mühe geben! Sie sind einfach unfähig! “ Sach-Aspekt: Der formale, sachliche Inhalt der Nachricht Beziehungs-Aspekt: Die Nachricht bekommt einen zusätzlichen Inhalt durch die Beziehung, in der Sender und Empfänger zueinander stehen Ausdrucks/Selbstoffenbarungsaspekt: Die Nachricht sagt etwas über die Ziele und Motive des Senders aus Appell-Aspekt: Auch jenseits der Sachebene kann die Nachricht einen Appell an den Sender enthalten „Ich habe es satt, immer die schlimmsten Patienten zu bekommen“ „Kümmern Sie sich besonders gut um ihn!“

1.1.2 Krankenhausinformationssystem Teilsystem eines Krankenhauses, das alle informationsverarbeitenden und -speichernden Prozesse und die an ihnen beteiligten menschlichen und maschinellen Handlungsträger in ihrer informationsverarbeitenden Rolle umfasst. Abkürzung: Deutsch: KIS Englisch: HIS (Hospital Information System) Achtung: HIS steht auch für Hochschulinformationssystem

Bedeutung des KIS KIS ist ein wichtiger Qualitätsfaktor Hoher Informationsbedarf im Krankenhaus Essentiell für Qualität der Patientenversorgung und Krankenhausmanagement Alle an dem Behandlungsprozess beteiligten Personen und Einrichtungen werden von der Qualität des KIS beeinflusst Umfang der Informationsverarbeitung im Krankenhaus ist enorm, z. B. Uni-Klinikum HD: 250.000 Arztbriefe, 800.000 Laborbefunde, 200.000 Radiologiebefunde und 400.000 neue Patientenakten jährlich KIS ist ein wichtiger Kostenfaktor KIS kostet viel Geld, kann aber Geld einsparen durch Optimierung der Abläufe KIS ist ein wichtiger Wettbewerbsfaktor Effiziente Informationsverarbeitung steigert Qualität und senkt Kosten der Patientenversorgung

Durchschnittswerte IT (Günther, U Durchschnittswerte IT (Günther, U. (2011): IT-Benchmarking für Krankenhäuser. KU special Nr. 2, S. 7-9) Kennzahl Wert im Jahr 2009 IT Budget / Erlöse im Krankenhaus 2% IT Budget / Bett 2.655 € Hardware Kosten / IT-Budget 18,7% Software Kosten / IT-Budget 23,5%

Ziele eines Informationssystems im Gesundheitswesen Adäquate Unterstützung von Funktionen zur Verarbeitung von Daten, Informationen und Wissen für: Patientenversorgung Verwaltung Qualitätsmanagement Forschung Aus-, Weiter- und Fortbildung Unterstützung des wirtschaftlichen Managements Erfüllung gesetzlicher Regelungen

Ziele eines Informationssystems im Gesundheitswesen (Forts.) Rechtzeitige Bereitstellung von korrekten Informationen, vor allem über Patienten, am richtigen Ort, in der richtigen Form an die dazu berechtigten Personen Rechtzeitige Bereitstellung von Wissen, vor allem über Krankheiten, doch auch über Wechselwirkungen, Diagnose- und Therapieunterstützung Bereitstellung von Informationen über die Qualität der Patientenversorgung sowie die Kosten

Zusammenfassung der Ziele KIS soll die richtigen Informationen und das richtige Wissen in der richtigen Menge in der richtigen Qualität am richtigen Ort zur richtigen Zeit in der richtigen Zusammensetzung in der richtigen Form an den richtigen Personen bereitstellen, damit die richtigen Entscheidungen getroffen werden können

Systematisches und integriertes Informationsmanagement Häufiges Problem im Gesundheitswesen Insellösungen Zufälliger EDV-Einsatz nach „Hobby“ des Chefarztes Unsystematische Datensammlung Paralleler Zugriff auf Daten schwierig Systematisches Informationsmanagement steigert Qualität und senkt Kosten der Patientenversorgung Für systematische Informationsverarbeitung wird systematisches Informationsmanagement benötigt

Bausteine eines KIS Ein KIS umfasst möglichst vollständig und systematisch alle Subsysteme: Teilinformationssysteme z. B. Laborinformationssystem, Patienteninformationssystem Unternehmensfunktionen z. B. OP, Abrechnung, Aktivitäten z. B. Entlassung, Warenannahme Geschäftsprozesse z. B. Behandlung einer bestimmten Diagnose Applikationssysteme Anwendungssysteme für Krankenhaus (Textverarbeitung, Kalkulation, Bildverarbeitung,…) Physische Datenverarbeitungssysteme Hardware

Manuelle und EDV-gestützte Subsysteme Wichtig: ein Krankenhausinformationssystem besteht immer aus einem rechnerbasierten Teilsystem und einem konventionellen Teilsystem Folgen: Jedes Krankenhaus hat von Anfang an schon ein KIS Somit ist die Frage nicht, ob ein KH mit einem KIS ausgestattet werden soll, sondern: Ob die Leistung des Informationssystems durch moderne EDV-Werkzeuge erweitert und systematisch gemanagt werden soll

Management eines KIS KIS-Management Umfasst als Gegenstandsebenen das Management von Information das Management von Anwendungsbausteinen auch: papierbasierte Dokumente (z. B. Anwendungsbaustein Patientenakte) das Management von rechner- und nicht-rechnerunterstützter Informations- und Kommunikationstechnik Umfasst als Aufgaben Planung des KIS Steuerung des Betriebs des KIS Einhaltung der Planvorgaben sowie Überwachung des Betriebs Umfasst als Planungshorizonte das strategische Management das taktische Management das operative Management

Qualität von KIS Strukturqualität Qualität der Ressourcen für die Informationsverarbeitung Datenqualität Qualität der informationsverarbeitenden Werkzeuge Qualität der Integration der Anwendungsbausteine

Datenqualität Kriterien für die Datenqualität Richtigkeit Daten sind korrekt Vollständigkeit alle relevanten Daten sind verfügbar Präzision Daten sind ausreichend detailliert Relevanz keine irrelevanten Daten werden gespeichert Verfügbarkeit Daten sind überall und jederzeit verfügbar Vertraulichkeit, Sicherheit Datenschutz Daten können nur von Berechtigten abgerufen werden

Qualität der Anwendungsbausteine Kriterien der Softwarequalität durch ISO 9126 Funktionalität, Zuverlässigkeit, Bedienbarkeit, Effizienz, Wartungsfreundlichkeit, Übertragbarkeit Kriterien für die Software Ergonomie durch ISO 9241 Geeignet für die Aufgabe Geeignet zum Lernen der Benutzeroberfläche Geeignet für die Individualisierung der Benutzeroberfläche Konform der Erwartungen des Benutzers Selbstbeschreibend Kontrollierbarkeit Fehlertoleranz

Qualität der datenverarbeitenden Komponenten Verfügbarkeit Multiple Verwendbarkeit Effizienz Flexibilität (leicht anzupassen) Zuverlässigkeit Sicherheit Bedienbarkeit Standardisierung Appropriateness soll nicht die Patient-Arzt-Beziehung dominieren Harmlessness darf den Patienten oder Nutzer nicht schaden

Qualität der Integration der Anwendungsbausteine Inhalt: Systeme bestehen aus Elementen und ihren Relationen Relationen implizieren Schnittstellen zwischen Teilsystemen Integration impliziert die Überwindung von Schnittstellen, so dass eine funktionelle Einheit geschaffen wird Arten: Datenintegration Zusammenführen von Daten aus verschiedenen Datenbeständen mit in der Regel unterschiedlichen Datenstrukturen in eine gemeinsame einheitliche Datenstruktur Zugriffsintegration Zugriffsmöglichkeit auf gemeinsame Daten in unterschiedlichen Teilsystemen, Vereinheitlichung des Zugriffs Präsentationsintegration Vereinheitlichung der Darstellung in unterschiedlichen Subsystemen Kontextintegration Bereitstellung von Schnittstellen zu unterschiedlichen EDV-Systemen, z.B. auch zum Mobilfunk

Qualität der Integration der Anwendungsbausteine Anforderungen Adaptierbarkeit und Flexibilität: es muss leicht möglich sein, neue Komponenten hinzuzufügen Kontrollierte redundante Datenhaltung: redundante Datenhaltung kann aufgrund der Datenbankarchitektur nicht vermieden werden, dennoch soll die redundante Datenhaltung kontrollierbar bleiben

Prozessqualität Im Hinblick auf KIS bezieht sich die Prozessqualität auf die Qualität der Prozesse zur Informationsverarbeitung Die Prozessqualität umfasst Effizienz der Informationslogistik Richtige Informationen, zur richtigen Zeit, am richtigen Ort, den richtigen Personen, im richtigen Format Leanness der informationsverarbeitenden Werkzeuge Single Recording, multiple Verwendbarkeit Kontrollierte Übermittlung von Daten, keine Medienbrüche Führt häufig zu Redundanz und Fehlern Patientenzentrierte Informationsverarbeitung

Kriterien der Ergebnisqualität eines KIS Trägt das KIS zur Qualitätsverbesserung bei? Trägt das KIS zur Patientenzufriedenheit bei? Trägt das KIS zur Kostenreduktion bei? Erfüllung gesetzlicher Bestimmungen Unterstützung klinischer Forschung Effiziente Kommunikation mit anderen Versorgungseinrichtungen Verfügbarkeit der Patienteninformationen Erweiterung mobile Informationsverarbeitung Optimierung der Benutzeroberfläche Patienten sollen Zugriff auf ihre Akte haben

1.2 Entwicklung eines KIS Prinzip: EDV-Umsetzung als letzter Schritt. Vorher muss Inhalt und Funktionalität geklärt sein. Weiteres Vorgehen: Beispiele für Inhalt und Funktionalität EDV-mäßige Umsetzung: Kommunikationsfähigkeit des Gesundheitsmanagers, nicht Umsetzung

1.2.1 Funktionen im Krankenhaus Patientenaufnahme Ziel: Dokumentation und Verteilung der administrativen Patientendaten sowie eindeutige Identifikation und Zuordnung der Patientendaten Subfunktionen: Terminplanung Korrekte und eindeutige Identifikation und Zuordnung der Patientendaten Vergabe einer eindeutigen Fallnummer Administrative Aufnahme Name, Adresse, Geburtsdatum, Versichertenstatus, Konfession, etc. Klinische Aufnahme Auf Station und Ambulanz: vor allem Anamnese (med. Vorgeschichte) Informationen für die Verwaltung Welche Betten sind frei/belegt? Wo liegt welcher Patient?

Funktionen im Krankenhaus: Planung & Organisation der Patientenbehandlung Ziel: Effiziente Planung und Organisation zur reibungslosen Durchführung der Patientenbehandlung Subfunktionen: Präsentation von Information und Wissen Nicht nur medizinische Informationen über Patienten, sondern auch z. B. Leitlinien etc. zur Unterstützung der Patientenversorgung Entscheidungsfindung und Patienteninformation Diagnostische und therapeutische Maßnahmen Wissensbasierte Systeme Konsil bei externe Ärzte, z. B. durch Telemedizin (Telekonferenzen) Dokumentation der Maßnahmen Dokumentation der Einwilligung des Patienten Planung der Patientenversorgung Planung und Festlegung der Prozesse (Typ, Dauer, Personen)

Funktionen im Krankenhaus: Leistungs-anforderung und Befundkommunikation Ziel: Annahme und Durchführung einer Leistungsanforderung und die Befundübermittlung Subfunktionen: Vorbereitung der Leistungsanforderung Termin- und Prozedurplanung z. B. Blutabnahme, OP-Belegung, Röntgenbelegung Übermittlung der Leistungsanforderung Übermittlung der Befunde Eindeutige Zuordnung zum Patienten Markierung kritischer Werte

Funktionen im Krankenhaus: Durchführung der diag. und therap. Maßnahmen Ziel: Bereitstellung der Ressourcen (Personal, Werkzeuge) zur Durchführung der diagnostischen und therapeutischen Maßnahmen Personalzuweisung Planung mobiler Geräte etc.

Funktionen im Krankenhaus: Klinische Dokumentation Ziel: Dokumentation aller klinisch relevanten Patientendaten so komplett, korrekt und schnell wie möglich Subfunktionen: Pflegedokumentation Pflegeprozesse (Pflegeplanung, Dokumentation der Prozeduren, Evaluation, Berichtschreibung, aber auch Pflegekurven) Medizinische Dokumentation Dokumentation medizinisch relevanter Einzelbeobachtungen und -feststellungen Üblicherweise auf den Patienten oder den Behandlungsfall bezogen. Meist in einer Patientenakte gehalten Umfasst u. a. Patientendaten, anamnestische Beobachtungen und Feststellungen, Befunde, diagnostische und therapeutische Maßnahmen, Angaben zu Diagnosen und Therapie sowie den Behandlungsverlauf

Funktionen im Krankenhaus: Administrative Doku. und Abrechnung Ziel: Dokumentation der Prozeduren als Basis für die Abrechnung Auch für Controlling, finanzielle Analysen, interne Budget-Festlegung, etc. Zur Einhaltung gesetzlicher Dokumentationspflichten, z. B. für die Budgetverhandlungen Häufig standardisierte Dokumentation anhand z. B. von Diagnoseschlüssel, Kataloge Abgeleitet aus klinischer Dokumentation

Funktionen im Krankenhaus: Patientenentlassung und Überweisung Ziel: Durchführung der stationären und administrativen Entlassung und evtl. Überweisung Endgültige Abrechnung Erfüllung gesetzlicher Dokumentationspflichten Auf Station: Entlassungsarztbrief Übermittlung der Befunde an die weiterbehandelnde Personen, Einrichtungen

Funktionen im Krankenhaus: Verwaltung der Patientenakten Ziel: Erstellung und Aufbewahrung der Dokumente und der Patientenakten, so dass die in ihnen enthaltenen Informationen und Daten schnell wieder gefunden werden können

Funktionen im Krankenhaus: Verwaltung der Patientenakten Subfunktionen: Erstellung und Abheften/Speichern von klinischen Dokumenten Verwaltung spezieller Dokumentationen und klinischer Register Dokumentation fürs Qualitätsmanagement Tumorregister Diagnose und Prozedurkodierung Strukturiert, anhand von Katalogen ICD Analyse der Patientenakten Zur Gewährleistung der Verfügbarkeit Einheitliche Inhaltsstruktur Datenschutz und Datensicherheit Archivierung der Patientenakten Bereitstellung von Archivräumen Gewährleistung einer 10- bis 30-jährigen Aufbewahrungsfrist Verwaltung der Patientenakten Organisation der Ausleihe und Rückgabe der Patientenakten

Funktionen im Krankenhaus: Arbeits-organisation und Ressourcenplanung Ziel: Organisation und Einteilung der verschiedenen Ressourcen Subfunktionen: Planung und Zuweisung der Ressourcen: Koordination und Kommunikation von Personal, Material, Medikamenten, Betten, Werkzeugen Verwaltung von Material und Medikamenten Verwaltung der medizinischen Werkzeuge: OP-Saal, CT, MRT, etc Allgemeine Arbeitsorganisation: Durch Unterstützung von Arbeitslisten, Terminplaner, Pinwand, Erinnerungszettel Unterstützung Bürokommunikation Telefon E-Mail Unterstützung der allgemeine Informationsverarbeitung Berichtschreibung Statistische Auswertungen

Funktionen im Krankenhaus: Krankenhausverwaltung Ziel: Organisation der Patientenversorgung und Kontrolle der finanzielle Lage des Krankenhauses Subfunktionen: Qualitätsmanagement EDV-Unterstützung zur Gewährleistung einer optimalen Patientenversorgung Steuerung und Finanzmanagement Managementinformationssystem EDV-gestützte Finanzplanung Buchhaltung / Controlling EDV-gestützte Investitionsplanung Personal Management Allgemeine statistische Analyse

1.2.2 EDV-Entwicklung eines KIS Meta-Modell: „Sprache“ oder Instrument zur Beschreibung einer bestimmten Modellklasse Dimensionen (desselben Objektes) Funktionale Metamodelle Technische Metamodelle Organisations-Metamodelle Daten-Metamodelle Geschäftsprozess-Metamodelle

Welche Krankenhausfunktionen werden unterstützt von welchen KIS-Komponenten? Welche spezifische Funktionen sind Teil von welchen globalen Funktionen? Welche Krankenhausfunktionen teilen welche Daten? Entwicklung eines KIS Meta-Modell: „Sprache“ oder Instrument zur Beschreibung einer bestimmten Modellklasse Dimensionen (desselben Objektes) Funktionale Metamodelle Technische Metamodelle Organisations-Metamodelle Daten-Metamodelle Geschäftsprozess-Metamodelle

Welche informationsverarbeitenden Werkzeuge werden verwendet? Welche Applikationskomponenten kommunizieren mit einander? Welche Netzwerktechnologie wird verwendet? Welche Lösungen werden eingesetzt zur Gewährleistung der Datensicherheit und der Verfügbarkeit? Entwicklung eines KIS Meta-Modell: „Sprache“ oder Instrument zur Beschreibung einer bestimmten Modellklasse Dimensionen (desselben Objektes) Funktionale Metamodelle Technische Metamodelle Organisations-Metamodelle Daten-Metamodelle Geschäftsprozess-Metamodelle

Welche Organisationseinheiten können im KH unterschieden werden? Welche Einheiten sind für das Informationsmanagement verantwortlich? Wer ist für das Informationsmanagement einer bestimmten Organisationseinheit verantwortlich? Entwicklung eines KIS Meta-Modell: „Sprache“ oder Instrument zur Beschreibung einer bestimmten Modellklasse Dimensionen (desselben Objektes) Funktionale Metamodelle Technische Metamodelle Organisations-Metamodelle Daten-Metamodelle Geschäftsprozess-Metamodelle

Welche Daten werden verarbeitet und gespeichert im Informationssystem? Welche Beziehungen können zwischen den Daten-Elementen identifiziert werden? Entwicklung eines KIS Meta-Modell: „Sprache“ oder Instrument zur Beschreibung einer bestimmten Modellklasse Dimensionen (desselben Objektes) Funktionale Metamodelle Technische Metamodelle Organisations-Metamodelle Daten-Metamodelle Geschäftsprozess-Metamodelle

Welche Aktivitäten werden während bestimmter KH-Funktionen durchgeführt? Wer ist verantwortlich für eine bestimmte Aktivität? Welche Werkzeuge werden verwendet? Welche Aktivität ist eine Vorbedingung für eine andere Aktivität? Welche Aktivitäten müssen zwingend nachfolgen? Welche Schwächen hat ein bestimmter Prozess Wie kann der Prozess verbessert werden? Entwicklung eines KIS Meta-Modell: „Sprache“ oder Instrument zur Beschreibung einer bestimmten Modellklasse Dimensionen (desselben Objektes) Funktionale Metamodelle Technische Metamodelle Organisations-Metamodelle Daten-Metamodelle Geschäftsprozess-Metamodelle

Datenbankarchitektur Integrationsproblem: in der Regel bestehen bereits unabhängige Teilsysteme, die zu integrieren sind Alternativen: Zentrale Datenbankstruktur Dezentrale Datenbankstruktur mit Kommunikationsserver als Übersetzer zwischen den Teilsystemen

Zentrale Datenbank

Dezentrale Datenbanken

Data Warehouse Inhalt: Charakteristika homogener Datenpool Datenmäßige Integration verschiedener Subsysteme Patientendaten Finanzbuchhaltung Materialwirtschaft OP-System Personalsystem externe Quellen (z.B. epidem. Daten) Charakteristika Datenspeicherung erfolgt nicht anwendungsbezogen Verschiedene Anwendungen können zugreifen Verknüpfungen können routinemäßig abgefragt werden Längerfristige Datenspeicherung

Arbeitsaufgabe Zeigen Sie systematisch den Datenbedarf eines Arztes bei einer Operationsentscheidung auf. Zeigen Sie, auf welche Datensätze er zurückgreifen kann Entwickeln Sie einen Vorschlag für das Datenmanagement