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Projektmanagement Einführung in das Grundlagenwissen Projekthandbuch (Ausführlich im PDF-Format) Grundlagenwissen (Überblick im Powerpoint-Format) Projekthandbuch Übungsbeispiel
Grundlagenwissen Projektmanagement Wolfgang Schabereiter www.brainplus.at April, 2009 Weiter mit Pfeiltaste
Inhalt EINFÜHRUNG PROJEKTPLANUNG PLANUNGSINSTRUMENTE IN DEN EINZELNEN PHASEN
(1) EINFÜHRUNG Was sind Projekte? Definierte Anfangs- und Endtermine. Nicht – Routine, Innovation. Ein Ziel, welches arbeitsteilig zu erreichen ist. Übergreifende Gestaltung bezüglich mehrerer Dimensionen. Routinevorhaben sind keine Projekte!!!
Projekttypen Projekte können sein: nach außen gerichtet (Leistungen für Externe) nach innen gerichtet (Organisation, Infrastruktur, Personal, Leistungen für interne Kunden) materiell Output: erneuerte Prozesse
Aufbau eines Projektes In Projekten überwiegt der Innovationscharakter!!! Innovation + Risiko + Methode = Projekt
Was ist Projektmanagement ? Qualität, Termin und Kosten müssen im Planungsrahmen bleiben. Ressourcen müssen zur Verfügung stehen. Die Vision, das Ziel darf nicht aus den Augen verloren werden.
Arten von Projektmanagement a) Projektmanagement = Management eines einzelnen, neuartigen Vorhabens! b) Multiprojektmanagement = Management mehrer, einander beeinflussender Projekte! c) Management projektorientierter Unternehmen
Zieldreieck für jedes Projekt Projektmanagement Qualität Projektarbeit Zeit Kosten
Projektmanagement - Aufgaben PM- Aufgaben PM- Teilaufgaben Projektplanung Projektdefinition ( Ziele Aufgaben ) Umfeldanalyse und Planung der Umfeldbeziehungen Aufgabengliederung Gestaltung der Arbeitsaufträge Qualitätsplanung Terminplanung Ressourcenplanung Kostenplanung Finananzplanung Projektorganisation Rollendefinition Kompetenz- und Verantwortungsverteilung Gestaltung der Kommunikation im Projektteam umd mit dem Projektumfeld Schnitt- bzw. Nahtstellenmanagement Gestaltung von werten, Normen, Regeln ( Porjektkultur) Projektteamführung Mitarbeiterauswahl Förderung der Zielklarheit und Zielakzeptanz Förderung der Entwicklung der Teammitglieder Förderung der Zusammenarbeit der Teammitglieder ( Motivation, Coaching, Konfliktbehandlung ) Förderung der Arbeitsbedingungen Teamauflösung Projektcontrolling Integrierte Überwachung Maßnhamenplanung zur Steuerung von: Qualität, Terminen, Ressourcen, Kosten, Finanzmitteln Verfolgung der Entwicklung kritischer Erfolgsfaktoren
(2) Projektplanung Projektphasen-Modell nach Boy Gliederung in: Definition Planung Realisierung Abschluss Jede dieser Phasen ist nach Aufgabe und Problemstellung gekennzeichnet!
Definitionsphase Problemanalyse Zielklärung Definition des Projektes Grobplanung Durchführbarkeitsprüfung Wirtschaftlichkeitsprüfung Projektauftrag
Planungsphase Definition der Arbeitspakete Pflichtenhefte Feinplanung Klärung der Verantwortlichkeiten Risikoanalyse Definition der Schnittstellen
Realisierungsphase Meilensteininformation Abnahme des Projektes Aktualisierung der Planung Steuerung der Abweichungen „Abarbeiten der Arbeitspakete“
Abschluss Auflösung des Projektes Projektabschlussbericht
Überblick Projektphasen Informations- und Definitionsphase Zielformulierung Situationsanalyse Projektumfeldanalyse Projektauftrag Planungsphase Terminplanung Projektstrukturplan Ressourcenplanung Kostenplanung Realisierungsphase Projektcontrolling Abschluss Projektabschlussbericht
(3) Planungsinstrumente 3.1 Informations- und Definitionsphase 3.2 Planungsphase 3.3 Durchführungsphase 3.4 Projektabschluss
3.1. Informations- und Definitionsphase Planung Realisierung Abschluss Auftrag klären Projekt formulieren Arbeitstitel festlegen Ziele- Nicht Ziele grob definieren Projektaufgabe skizzieren
Situationsanalyse Grundfragen zur Situationsanalyse: Was ist passiert? Was ist gemeint, eingetreten? Was wurde bereits getan? Wie äußert sich das Problem? Wie stellt sich die Situation dar? Wer ist betroffen? Welche Personen, Abteilungen, Projekte sind beteiligt? Wo ist das Problem entstanden? Welcher Ort? Welche Stelle? Wann ist das Problem aufgetreten? Zu welchem Zeitpunkt? WAS? WIE? WER? WO? WANN?
Ein Ziel ist eine Richtschnur und Maßstab für alle Projektaktivitäten! Zielformulierung Ziele werden mit dem Auftraggeber festgelegt Das Projekt wird auf Realisierbarkeit geprüft Ein Ziel ist eine Richtschnur und Maßstab für alle Projektaktivitäten! WICHTIG: Ziele sind nicht Maßnahmen oder Lösungen !!!
Leitfragen zur Zielerreichung WAS genau ist das Problem ? WAS wollen wir erreichen ? WIE wollen wir es erreichen ? WER macht was, bis wann ? Gedankenstütze „SMART“-Modell: S = spezifisch M = messbar A = ausführbar R = relevant T = terminisiert
Der Projektauftrag Ein Projektauftrag ist eine Absichtserklärung des Auftraggebers mit Veranlassung und Begründung über das zu erreichende Ergebnis und damit das Grobziel des Projektes !!! Kein Projekt ohne schriftlichen Projektauftrag und kein Projektstart ohne Klarheit über den Projektauftrag !!!
Beispiel eines Projektauftrages: Projektname: Projektnummer: Ausgangsituation und Problemstellung für das Projekt: Projektziele: Projek- Nichtziele: Projektbeschreibung (Hauptaufgaben, Inhalte, Leistungsumfang) Kritische Erfolgsfaktoren: Projektbudget: Ereignis: Datum: Projektauftraggeber: Projektstart Projektleiter: Meilenstein 1 Projektteam: Meilenstein 2 Projektende
Projektumfeldanalyse Kunden Mit-bewerber Behörden Projekt Interner Auftraggeber Medien Lieferant
3.2. Planungsphase Planen heißt: Definition Planung Realisierung Abschluss Planen heißt: „Probehandeln“, das zukünftige Handeln im Projekt zu durchdenken, den langen Weg zwischen Ausgangspunkt und Ziel zu suchen und abzuschreiten, mit den zur Verfügung stehenden Mitteln das erforderliche Ziel zu erreichen.
Planungsphase klärt folgende Fragen Was muss getan werden? Was ist Ziel, Gegenstand und Inhalt des Projektes? Welche Arbeitspakete müssen wir unter der gegebenen Zielformulierung schnüren und bearbeiten? Welche Zielparameter setzen wir als Messkriterien fest? Wer trägt für welche Aufgaben Verantwortung? Wie sind die Kompetenzen verteilt? Wer kann an dem Projekt mitarbeiten? Wie sind die Maßnahmen durchzuführen? Sind besondere Verfahren, Vorschriften oder Auflagen zu beachten? Womit sind die Aufgaben zu erledigen? Welcher Mitteleinsatz, welche Ressourcen sind einzuplanen? Wann soll die Arbeit erledigt werden? Bis wann muss sie spätestens erledigt werden? Welchen Zeitplan stellen wir auf?
Folgende Unterpläne werden erstellt: a) Projektstrukturplan b) Terminplanung (Balkenplan, Meilensteinplan) c) Ressourcen- und Kostenplanung (Funktionendiagramm)
a) Der Projektstrukturplan Ziele: Systematische Erfassung (Zerlegung/Sammlung) aller das Projekt beinhaltender Aufgaben, Untergliederung des Projektes bis zu plan- und kontrollierbaren Arbeitspaketen, übersichtliche Darstellung des Projektinhaltes, Definition einer Struktur, die für das gesamte Projekt gilt und Basis für nachfolgende Managementaktivitäten ist.
Vorgehen in zwei Schritten a1) Zerlegungsmethode ( top down ) a2) Zusammensetzungsmethode ( bottom up )
a1) Zerlegungsmethode Benennung des Gesamtprojektes (1.PSP-Ebene) Auswahl der Projektphasen (2. PSP-Ebene) weitere Zerlegung in Arbeitspakete Zuordnung eines numerischen Grades
a2) Zusammensetzmethode Sammlung von im Projekt auszuführenden Aufgaben beliebiger Aggregationsebenen Analyse der Beziehung mit der Frage: „Was ist Teil davon?“ Aufbau und Zusammensetzung einer Projektstruktur in Form einer Hierarchie Ergänzung von nicht genannten, offensichtlich jedoch erforderlichen Aufgaben bzw. Projekt-teilen, Streichung von versteckten Doppelnominierungen Zuordnung eines numerischen Codes
b) Terminplanung Die am häufigsten angewandten Instrumente sind: b1.) Terminliste b2.) Balkenplan
b1) Terminliste Zweck: Vorgehensschritte: Festhalten der Ereignisse im Projektablauf Zentrales Kommunikationsinstrument mit dem Auftraggeber Vorgehensschritte: Listung von Aufgaben und/oder Ereignissen im Projektablauf Festlegung des Endtermins jeder Aufgabe als Vereinbarung mit dem jeweils Verantwortlichen
Beispiel einer Terminliste: AP.NR AP- Beschreibung Termin 9.100 Projektauftrag schriftlich erteilt 4/95 9.200 Projektplanung beendet 5/95 4.200 PM- workshop für TOP- Management 6/95 3.300 PM- Grundlagenseminar abgeschlossen 7/95 6.000 Pilotprojekt II abgeschlossen 10/95 2.300 PM- Software bestellen 1/96 8.400 Vorschlag PM einschließlich Anweisungen erstellen 2/96 9.400 Projekthandbuch fertigstellen 3/96
b2) Balkenplan Zweck: Vorgehensschritte: Darstellung der Aufgaben und Termine in grafischer Form Wesentliches Kommunikationsinstrument mit dem Auftraggeber und innerhalb der Projektorganisation Vorgehensschritte: Listung aller Aufgaben, evtl. Beschränkung auf die groben Ebenen des Projektstrukturplanes Abschätzung der Dauer je Aufgabe Festlegung von Starttermin und Endtermin je Aufgabe
Beispiel eines Balkenplanes:
c) Ressourcen- und Kostenplanung Alle im Projekt eingesetzten Mittel, welche Zeit und Kostenaufwand oder direkte Geldausgaben verursachen, sind: Ressourcen interne und externe Projektmitarbeiter in der richtigen Art und Qualität Benutzung bzw. Miete von speziellen Einrichtungen in der richtigen Menge übrige, direkte Kosten zur richtigen Zeit Anschaffungen am richtigen Ort
Kostentabelle nach Projektpartnern: Alle Zahlen in Euro Insgesamt % P1 P2 P3 Personalkosten insgesamt (bitte aus Tabelle E.2.2 übernehmen) Durchführung: Reisen IKT Produktion Gemeinkosten Sonstiges (bitte spezifizieren) B. Betriebskosten insgesamt Unterverträge: ………………. ……. C. Kosten von Unterverträgen insgesamt Gesamtkosten des Projekts = A + B + C 100
Kostentabelle nach Projektphasen: Arbeitsphase Personal Durchführung Unterverträge Insgesamt I Projekt management 116200 21452,56 137652,56 II Market research 45600 8492,25 54092,25 III awareness 39000 16959,31 55959,31 IV Lehrgang 75400 21295,4 96695,40 V Testung 62600 35800,24 12000 110400,24 VI Verbreitung 37400 3167,33 40567,33 VII Evaluierung 14000 1532,91 15532,91 Gesamt 390200 108700 510900
Gestaltung der Projektorganisation In der Projektorganisation wird das Zusammenspiel der Beteiligten geregelt !!! Wann, wie oft treffen wir uns? Wer hat welche Verantwortlichkeiten? Wie gehen wir vor? Welche Rollen werden übernommen? Wer übernimmt sie? Welche Informationen werden zu welchem Zeitpunkt weitergegeben?
Gestaltung der Projektorganisation Jede Projektorganisation sollte folgende Kriterien erfüllen: klare Zielvorgabe oder gemeinsame Zielerarbeitung klare organisatorische Einbindung der Teilnehmer klare Definition der Kompetenz des Projektleiters und Teams Festlegen der Kompetenzen der Gruppe im Unternehmen Einbindung von Benutzern und Betroffenen eine Kultur des Umgangs miteinander pflegen, die Kommunikation und Kreativität fördert
Organisationstypen Projektkoordination reine Projektorganisation Matrix - Projektorganisation
Die Projektkoordination Es bleibt innerhalb der Primärorganisation die funktionale Hierarchie unverändert und wird lediglich um eine Stabsstelle ergänzt.
Die Projektkoordination Vorteile: hohes Maß an Flexibilität hinsichtlich des Personaleinsatzes, relativ einfacher Erfahrungsaustausch und einfache Erfahrungssammlung über verschiedene Projekte, keine organisatorische Umstellung. Nachteile: niemand fühlt sich für das Projekt verantwortlich, geringe Reaktionsgeschwindigkeit, organisationsübergreifende Sichtweise erschwert, kein eigenes Projektteam.
Die reine Projektorganisation Der Projektleiter wie auch die Teammitglieder sind hauptamtlich im Projekt tätig, wobei der Projektleiter mit sämtlichen das Projekt betreffenden Führungs- und Entscheidungskompetenzen ausgestattet ist.
Die reine Projektorganisation Vorteile: effiziente Organisation für Großprojekte, schnelle Reaktion bei Störungen, hohe Identifikation des Projektteams mit dem Projekt. Nachteile: wenig Personalflexibilität bes. bei zeitweise benötigten Spezialisten, Rekrutierung von Mitarbeitern kann schwierig sein, Gefahr einer autoritären, nicht teamorientierten Führung.
Matrix-Projektorganisation Mischform aus reiner Projektorganisation und Projektkoordination. Projektbezogen sind die Kompetenzen zwischen Teamleiter und Linieninstanzen aufgeteilt.
Matrix-Projektorganisation Vorteile: Projektleiter und Team fühlen sich verantwortlich, eindeutige Aufteilung der Entscheidungskompetenzen, flexibler Personaleinsatz, Kontinuität der fachlichen Weiterbildung, zielgerichtete Koordination verschiedener Interessen, Förderung der ganzheitlichen Betrachtung. Nachteile: Gefahr von Kompetenzkonflikten, Verunsicherung von Vorgesetzten und Mitarbeitern, hohe Anforderungen an die Kommunikationsbereitschaft.
Der Projektleiter PL Fachliche Kompetenzen: Fachwissen Organisationstalent Führungseigenschaften Methodische Kompetenzen: PM-Methoden Projektplanung Projektsteuerung Projektcontrolling PL Soziale Kompetenzen: Fähigkeit zu motivieren Konfliktmanagement Persönliche Kompetenzen: Improvisationsgabe Entscheidungsfreude Selbstorganisation Selbstdisziplin
Durchführungsphase Fragen während der Projektlaufzeit: Definition Planung Realisierung Abschluss Fragen während der Projektlaufzeit: Stimmen die Werte mit den Plandaten überein ? Wo und wann treten Abweichungen auf ? Welchen Einfluss haben diese Abweichungen ? Warum treten Abweichungen auf ? Welche Gegenmaßnahmen sind möglich ?
Durchführungsphase Der Projektleiter muss alles daran setzen, dass das Projekt zum geplanten Termin abgeschlossen, das Budget nicht überschritten und das Ergebnis in der vereinbarten Qualität geliefert wird !!! Kosten KONTROLLE Termine Leistungen Qualität Stunden
Projektabschluss Definition Planung Realisierung Abschluss Durch die Rückschau auf das Gesamtprojekt werden gewonnene Erfahrungen und Erkenntnisse noch einmal betrachtet, um sie bei neuen Projekten anzuwenden !!!