Gruppe 4 Karin Englhart Magdalena Kutis Philip Tüttö Prozessdarstellung und –optimierung im Bereich Prüfungsanerkennung an der WU Wien Gruppe 4 Karin Englhart Magdalena Kutis Philip Tüttö

Arbeitsumgebungsmodell I

Arbeitsumgebungsmodell II

Universitätsverwaltung Untergliederung der Abteilung „Recht und Organisation“ in 5 Prozesse: Zulassung zum Studium Notenverwaltung- und Veröffentlichung Anmeldung zu Lehrveranstaltungen und Prüfungen Anerkennung von Prüfungsleistungen Administration des Studienabschlusses

Anerkennung von Prüfungen: Der Prozess Anerkennung von Prüfungen besteht aus 3 Subprozessen: Anerkennungsantrag prüfen Anerkennungsbescheid erstellen Bescheid übermitteln

1. Subprozess: Anerkennungsantrag prüfen Antragstellung: Papierformular oder Online? Vollständigkeitsüberprüfung „Akt“ anlegen Rolle: Sachbearbeiter 3

2. Subprozess: Anerkennungsbescheid erstellen Unterteilung in WU - intern oder extern Wenn extern: genauere Überprüfung Bei Gleichwertigkeit der Prüfung  Empfehlung zur Anerkennung an die Studienkommission Anderenfalls negative Empfehlung Bescheid erstellen Rollen: Sachbearbeiter 1 und Abteilungsleiterin 1

3. Subprozess: Bescheid übermitteln Überprüfung der Bescheidinhalte Benachrichtigung des Studenten Bescheid „Zustellung“ Eintragung der Note Rolle: Sachbearbeiter 2

Analyse des IST- Zustandes Pfadanalyse: Anzahl der Simulationen: 1000 Arbeitstage pro Jahr: 170 Arbeitsstunden pro Tag: 8 Ergebnis: Execution time 2:11:55 Waiting time: 3:01:28:35 Resting time: 5:04:00:00 Cycle time: 8:07:37:30

Analyse des IST- Zustandes Belastungsanalyse:

Analyse der „Problemaktivitäten“ Activity Execution time Waiting time Resting time Bescheid unterschreiben 00:000:00:02:00 00:001:00:00:00 00:000:00:00:00 Bescheid kopieren 00:000:04:00:00 Bescheid in Mappe legen 00:000:00:00:30 Mappe an Studienkommission weiterleiten 00:000:00:05:00 Schultyp prüfen Antrag prüfen 00:000:00:20:00 Vermerk "keine Anerkennung empfohlen" anbringen 00:000:00:01:00 Vermerk "Anerkennung empfohlen" anbringen Entscheidung treffen 00:000:00:30:00 Bescheidinhalte prüfen Benachrichtigung vorbereiten fehlende Informationen einholen 00:000:00:10:00 00:000:01:00:00 Bescheidinhalte vervollständigen Mail versenden Brief fertigstellen 00:000:00:15:00 zur Poststelle bringen Benachrichtigungsdatum im System vermerken Bescheid bereitlegen 00:005:00:00:00

Verbesserungsvorschläge Maßnahmen: 1.) Reduktion der Anzahl der Aktivitäten in einem Subprozess durch Konzentration auf elektronisch unterstützte Antragserfassung 2.) Verringerung der Durchlaufzeiten durch Reduzierung von waiting und resting times

1. Subprozess: Anerkennungsantrag prüfen Antragstellung: Papierformular oder Online? Vollständigkeitsüberprüfung „Akt“ anlegen

Darstellung und Auswirkung von Maßnahme 1 Einsparung von 3-4 Aktivitäten

Analyse nach Maßnahme 1 Pfadanalyse: Ergebnis: Execution time: -8 min. Waiting time: -8 min. Resting time: = Cycle time: -16 min.

Analyse nach Maßnahme 1 Belastungsanalyse:  Verringerung der Bearbeitungszeit bei Sachbearbeiter 3 um 8 Minuten. Verringerung der Personalkosten bei Sachbearbeiter 3 um ca. 50%

Analyse der „Problemaktivitäten“ Activity Execution time Waiting time Resting time Bescheid unterschreiben 00:000:00:02:00 00:001:00:00:00 00:000:00:00:00 Bescheid kopieren 00:000:04:00:00 Bescheid in Mappe legen 00:000:00:00:30 Mappe an Studienkommission weiterleiten 00:000:00:05:00 Schultyp prüfen Antrag prüfen 00:000:00:20:00 Vermerk "keine Anerkennung empfohlen" anbringen 00:000:00:01:00 Vermerk "Anerkennung empfohlen" anbringen Entscheidung treffen 00:000:00:30:00 Bescheidinhalte prüfen Benachrichtigung vorbereiten fehlende Informationen einholen 00:000:00:10:00 00:000:01:00:00 Bescheidinhalte vervollständigen Mail versenden Brief fertigstellen 00:000:00:15:00 zur Poststelle bringen Benachrichtigungsdatum im System vermerken Bescheid bereitlegen 00:005:00:00:00

Analyse nach Maßnahme 2 Activity Execution time Waiting time Resting time Bescheid unterschreiben 00:000:00:02:00 00:000:04:00:00 00:000:00:00:00 Bescheid kopieren 00:000:01:00:00 Bescheid in Mappe legen 00:000:00:00:30 Mappe an Studienkommission weiterleiten 00:000:00:05:00 Schultyp prüfen Antrag prüfen 00:000:00:20:00 Vermerk "keine Anerkennung empfohlen" anbringen 00:000:00:01:00 Vermerk "Anerkennung empfohlen" anbringen Entscheidung treffen 00:000:00:30:00 Bescheidinhalte prüfen Benachrichtigung vorbereiten fehlende Informationen einholen 00:000:00:10:00 Bescheidinhalte vervollständigen Mail versenden Brief fertigstellen 00:000:00:15:00 zur Poststelle bringen Benachrichtigungsdatum im System vermerken Bescheid bereitlegen 00:005:00:00:00

Analyse nach Maßnahme 2 Pfadanalyse Ergebnis: Execution time: = Waiting time: - 1 Tag und 3 Stunden Resting time: - 3 Stunden Cycle time: - 1 Tag und 6 Stunden

Analyse nach Maßnahme 2 Belastungsanalyse: Abteilungsleiterin: Waiting time: - 1 Tag Resting time: - 3 Stunden Sachbearbeiter 1: Waiting time: - 3 Stunden

Conclusio  Maßnahme 1 effektiver in Bezug auf Personalkosten  Maßnahme 2 effektiver in Bezug auf Durchlaufzeit

Analyse Maßnahmen 1 + 2 Zur Überprüfung noch einmal eine Pfadanalyse: Ergebnis: Cycle time: -1 Tag 6 Stunden und ca. 16 Minuten