Parallelbetrieb 2013/2014 an Grund- und Mittelschulen Auftaktveranstaltung am 07.11.2013

Programm Begrüßung/ Vorstellung der Referenten Einführung Projektleitungen ASD/ ASV Organisation des Parallelbetriebs Dokumentation Rolle des Datenschutzes (Hr. Holste, Ref. I.5) Datensicherung/ ADÜ/ Datenpflege/ Übermittlung Konkrete Umsetzung der technischen Unterstützung Hinweise: Toiletten/ Möglichkeit des Mittagessens in der Kantine Mittagspause ca. 12.45 bis 13.00 Uhr Raum für Fragen – im Idealfall am Ende eines Punktes Vertreter der Fachabteilung lassen sich entschuldigen Stand: November 2013

Referat Hr. Halbhuber Projektleitung ASD Stand: November 2013

Referat Hr. Tumpek Projektleitung ASV Stand: November 2013

Bisherige Situation: WinSV-Programmpaket in Verbindung mit ASD-Großrechnerverfahren Daten zu Lehrkräften, Unterricht ASD-Verfahren (Großrechner) WinLD (Lehrerdatei) anonymisierte Schülerindividualdaten WinSD (Schülerdatei) WinQD/WinKD (Qualifikationsphase des Gymnasiums) WinZD (Zeugnisdruck) Projektleitung ASV WinNB (Notenverwaltung Gym/RS) Stand: November 2013 5

WinSV + ASD (Großrechner) viele Einzelprogramme, insbes. sind Unterricht- u. Lehrerdaten (WinLD) getrennt von Schülerdaten (WinSD, WinQD) ASD und WinSV programm- technisch entkoppelt unterschiedliche Plausibilitätsprüfungen an Schulen und KM WinSV läuft nur auf Windows- Betriebssystemen bewährt sehr stabil, sehr gute Performance bei minimalen Hardwareanforderungen großer Datenumfang WinLD, WinSD geeignet für alle Schularten Entwickler stehen nicht mehr für die Pflege zur Verfügung (Ruhestand) Stand: November 2013

Im Zuge der Einführung von ASD (neu) am Ministerium Entwicklung von ASV als neues Schulverwaltungsprogramm ASD (alt) + WinSV viele Einzelprogramme, insbes. Unterricht- u. Lehrerdaten getrennt von Schülerdaten ASD, WinSV programm-technisch entkoppelt unterschiedliche Plausibilitätsprüfungen an Schulen und KM WinSV läuft nur auf Windows- Betriebssystemen ASD (neu) + ASV ASV deckt alle Prozesse der Schulverwaltung an allen Schularten ab starke Koppelung von ASD und ASV, insbes. gemeinsame Plausibilitätsprüfungen und gemeinsame Wertelisten Implementierung in Java, daher plattformübergreifend nutzbar Umsetzung aktueller datenschutzrechtlicher Bestimmungen Zielsetzung: - eine einheitliche Oberfläche - alle Verwaltungsprozesse werden mit einer Software ASV bewältigt - raschere Auswertung der schulstatistische Daten (bildungspolitische Nachsteuerung) Evtl. noch Begründung für die Verzögerung: Big Bang hat sich als unmöglich herausgestellt Projektausblick – wie geht es weiter? z.B. Einführungsszenario: erst allgemeinbildende Schulen/ dann berufliche Schulen Stand: November 2013

Offizieller Startschuss - Auftaktveranstaltung Datenbereinigung Altverfahren/ Korrektur 11/2013 Bereitstellung ASV/ Vorbereitung d. Zentralsystems Schulung d. Parallelschulen d. Multiplikatoren Installation ASV Altdatenübernahme/ Datenbereinigung ASV 12/2013 Übermittlung der US (Unterrichtssituation) Hinweise: Kerngedanke des PB: Vorbereitung auf den Echtbetrieb/ ASV soll unter realen Bedingungen getestet werden Auftretende (technische) Probleme sollen gelöst und (neue) schulspezifische Anforderungen an die Entwicklung übergeben werden (Bsp. Inklusion/ Individuelle Lernzeit) Bereitstellung: Bevorzugt 1.16.6XX wenn absehbar, ansonsten 1.16.587 Schulung: Zielgruppen Systemadministratoren/ Schulverwalter/ Verwaltungskräfte Zeitplan grob – flexibel (Hinweis Produktivbetrieb) Exemplarische Nachbildung: - Listen/ Berichte/ Zeugnisse erstellen - Schüler/ Lehrerverwaltung z.B. Zugänge/ Abgänge - Unterrichtsplanung (Stecktafel/ Matrix) Je genauer und realistischer die Schulprozesse abgebildet werden, desto größer ist die Chance unverzichtbare Anforderung umsetzen zu können (Negativbsp: Snapshotfkt GY) Exemplarische Nachbildung aller SV Prozesse in ASV Stand: November 2013

Fachliche Herausforderungen Schulverbünde Grund-/ Mittelschulen Regierungsbezirkübergreifender Verbund (ASD) Einsatz Lehrkräfte an verschiedenen Schulen Unterrichtsplanung Hinweise: Aufteilung in Grund- und Mittelschule/ Bestandschutz für bestehende VS Regierungsbezirkübergreifender Verbund – Umsetzung Budget Stand: November 2013

Organisatorische Herausforderungen Produktivsetzung GY/ RS und zeitgleich Parallelbetrieb Keine unabhängigen ASV Versionen für GMS Bei Fehlerbehebung und zwingend erforderlichen Änderungen wird der Produktivbetrieb priorisiert. Hinweise: Auftragnehmer: Vorlauf ist zu berücksichtigen (vgl. Altverfahren) Begrenzte Ressourcen im Kernteam Verfügbare Kapazität beim Auftragnehmer Stand: November 2013

Die Entscheidung über die Produktivsetzung ist abhängig vom Ergebnis des Testbetriebs und damit mittelbar auch von den genannten Faktoren. Hinweise: Alles in allem sportliche Herausforderung – vgl. RS/GY (Zwei Jahre) Stand: November 2013

Aufgaben der Multiplikatoren Vorbereitung und Durchführung von Schulungen Betreuung des Parallelbetriebs an den Schulen Ansprechpartner für fachliche Anforderungen Erfassung, Bewertung, Bündelung und Weiterleitung von Fehlern bzw. Änderungswünschen Dokumentation (Problem/ Lösungen – FAQ – Anleitungen) Hinweise: Schulungsinhalte, z.T. Materialien vorhanden siehe www.asv.bayern.de Bewertung vorrangig fachlich, evtl. auch technisch bzw. Priorisierung (wichtig) Psychologische Komponente: Stichwort Akzeptanz/ Produktmarketing Näheres am Nachmittag (Konkrete Umsetzung der technischen Unterstützung) Stand: November 2013

ASD/ ASV Projektorganisation Erläuterungen Organigramm Thomas Ströse Stand: November 2013

ASD/ ASV Projektorganisation Stand: November 2013

Erfahrungen aus dem Parallelbetrieb Technische Probleme (Fachliche) Anforderungen Organisatorische Probleme Dokumentation Beispiele technische Probleme: Netzwerkinfrastruktur (Verbindungsprobleme) Absicherung Netzwerkverbindungen (Firewall, Timeout) Java Probleme (vgl. Update) Postgres (vgl. Deinstallation) Rechtemanagement (Windows Server) Beispiele fachliche Probleme: Altdatenübernahme Datenpflege/ Adressdaten Neue Anforderungen (Inklusion, Individuelle Lernzeit, Dienstbezeichnungen) Fachliche Anforderungen nicht klar – können nicht umgesetzt werden Beispiel für organisatorische Probleme Abstimmung Sachaufwandsträger/ Schulen (reg-zentr. Installation) Erreichbarkeit externe Dienstleister/ Kompetenz Kommunikation KM – Multis/ Schulen Beispiel für fehlende/ unzureichende Dokumentation verschiedene Versionen eines Dokuments kursieren (vgl. ADÜ) erkannte Probleme sind nicht oder unzureichend dokumentiert Dokumentation entspricht nicht mehr dem aktuellen Stand Stand: November 2013

Wir wünschen Ihnen einen guten Appetit! Mittagspause Wir wünschen Ihnen einen guten Appetit! Geplant 12.45 – 13.30 Uhr Möglichkeit, in der Kantine essen zu gehen – Nebenraum reserviert (ca. 40 Plätze) Alternativen außerhalb. Stand: November 2013

Dokumentation live Überblick Typo3/ Wiki News/ RSS Feeds Einführung/ Bekannte Probleme/ FAQ/ Anleitungen Wikihilfe (Erstellen/ Medienmanager) Editieren/ Rückgängig machen Beispiele Installation - ADÜ GeNe live Prolog: Erläuterung, warum ausschließlich auf die Online-Dokumentation gesetzt wird. Hinweise: Es ist durchaus möglich, dass die Anforderungen an Ihrem Schultyp von der Dokumentation abweichen. Bitte beteiligen Sie sich aktiv am Aufbau der Wissensbasis, indem Sie Änderungen/ Abweichungen einpflegen. Schulungsorganisation/ Stichwort „Rad muss nicht neu erfunden werden.“ Wiederherstellen einer Seite zeigen. Stand: November 2013

Datenschutz Geplant 14.30 Uhr Referat I.5 – Hr. Holste Stand: November 2013

Prozesse live Datensicherung Altdatenübernahme (ADÜ) Datenpflege Datenübermittlung ThSt/ HePe live Stand: November 2013

ASV ASD Datenaustausch mit ASD Wertelisten Plausibilitätsprüfungen Datenabgabe an KM/LfStaD Schüler (Anmeldung/Schulwechsel) Lehrkräfte (Zuweisung) Wertelisten Plausibilitätsprüfungen ThSt/ HePe live Stand: November 2013

Konkrete Umsetzung der technischen Unterstützung Problem wird an Multiplikator und falls erforderlich an ASD/ UHD herangetragen Klären, ob Anwenderfehler oder bekanntes Problem Hinweise: Anwender bereits dazu anhalten, eine möglichst präzise Beschreibung des Problems zu liefern. Verweis auf Dokumentation/ ggf. Anpassung Stand: November 2013

Konkrete Umsetzung der technischen Unterstützung Falls keine Lösung gefunden wird, Fehler reproduzieren, ggfs. Screenshot(s) erstellen und zusammen mit den log-Dateien und einer aussagekräftigen Beschreibung an die koordinierenden Multiplikatoren/UHD (=LTT) weitergeben. Hierbei bitte unbedingt den Datenschutz beachten: Keine Weitergabe personalisierter Daten Screenshots oder Daten bei Bedarf anonymisieren. Wenn Zeit bleibt: Rückkehr zu Organigramm auf S.11 und Erläuterung, was mit den Ticketanfragen passiert (Stichwort Transparenz) LTT stellt Fehler/ Änderungswunsch in Ticketsystem ein Stand: November 2013

Wir bedanken uns für Ihre Aufmerksamkeit und wünschen Ihnen und uns einen erfolgreichen Parallelbetrieb an den Grund- und Mittelschulen.