TOP 4 - Indikatorenregistrierungssystem (IRS) Tagesordnung TOP 1 – Belegeingabe TOP 2 – Mittelabruf TOP 3 – Korrekturen TOP 4 - Indikatorenregistrierungssystem (IRS) TOP 5 – Verwendungsnachweis TOP 6 - Controlling (Ausgabeerklärung) 2

Allgemeines Voraussetzung für die Abrechnung bzw. die Anträge auf Kostenerstattung an die KOM ist die Erfassung aller finanzieller und materieller Indikatoren Finanzielle Indikatoren werden in einer projektbezogenen Belegliste erfasst Materielle Indikatoren werden im Indikatorenregistratursystem (IRS) Daraus ergeben sich: Mittelabruf Verwendungsnachweis Diese Prozesse werden mit Hilfe eines Statuswertes gekennzeichnet. 3

TOP 1 - Belegliste Abrechnung 4

Es werden folgende Belegarten unterschieden: Einnahmebeleg TOP 1 - Belegliste Belegliste Es werden folgende Belegarten unterschieden: Einnahmebeleg Ausgabebeleg Prüfbeleg Korrekturbeleg Ein Beleg kann solange geändert oder gelöscht werden, wie er noch in keinen bestätigten Mittelabruf eingeflossen ist oder nicht geprüft wurde Ist ein Beleg gesperrt, kann er nur noch durch einen Korrekturbeleg ergänzt werden Ein Beleg wird über sein Zahldatum, einen Mittelabruf bzw. einen Verwendungsnachweis zugeordnet 5

Eingabe erfolgt je Kostenposition TOP 1 - Belegliste Belegliste Eingabe erfolgt je Kostenposition 6

Liste der bereits erfassten Belege in der Ausgabenposition TOP 1 - Belegliste Belegerfassung Liste der bereits erfassten Belege in der Ausgabenposition 7

TOP 1 - Belegliste 8

Der ursprüngliche Beleg verbleibt in der Belegliste TOP 1 - Belegliste Prüfbeleg Ein Prüfbeleg wird von der ZGS im Rahmen einer Prüfhandlung zusätzlich erstellt Der ursprüngliche Beleg verbleibt in der Belegliste Ein Prüfbeleg kann zu einem offenen oder einem schon gesperrten Beleg erzeugt werden und korrigiert kumulativ betrachtet, die bisherige Belegeingabe und Abrechnung Prüfbelege werden immer in die aktuelle Abrechnung/ Mittelabruf einbezogen, d.h. es werden keine rückwirkenden Änderungen erzeugt Prüfbelege können in Bezug zu einem bereits erfassten Beleg erstellt werden aber auch ohne Belegbezug 9

TOP 1 - Belegliste Prüfbeleg 10

Belegunabhängiger Prüfbeleg TOP 1 - Belegliste Belegunabhängiger Prüfbeleg Liste der bereits erfassten Belege in der Ausgabenposition 11

Belegunabhängiger Prüfbeleg TOP 1 - Belegliste Belegunabhängiger Prüfbeleg 12

Übung A Belegliste 13

TOP 2 - Mittelabruf Mit einem Mittelabruf (MA) kann die ZGS die finanziellen Ist-Indikatoren für einen bestimmten Zeitraum auf der Grundlage der im System erfassten Belege abrechnen und dokumentieren Ein Mittelabruf ist jederzeit während der Projektdurchführung möglich, mindestens jedoch zum Projektabschluss zusammen mit dem Verwendungsnachweis (VN) Zeitgleich ist immer nur ein Mittelabruf möglich Die Zuordnung der Belege zum Mittelabruf erfolgt über das Zahldatum (Zahldatum <= Datum des Mittelabrufs) Der Mittelabruf ist durch die ZGS zu prüfen und bei Anerkennung mit einer Freigabe zu bestätigen Bis zur Freigabe des Mittelabrufs können die dazugehörigen Belege bearbeitet und der Mittelabruf aktualisiert werden, nach Freigabe werden alle dazugehörigen Belege für eine Änderung gesperrt 14

TOP 2 - Mittelabruf Mittelabruf - Ablauf 15

TOP 2 - Mittelabruf Belegliste (Einnahmen und Ausgaben) Status 10 Belegliste (Einnahmen und Ausgaben) ZGS gibt Daten ein Status 50 Eingaben freigegeben ZGS bzw. DL Finanzielle Indikatoren Mindestens ein Mittelabruf Beliebiges Datum, nach dem letzten Datum eines Mittelabrufs Änderbar 16

Mittelabruf besteht aus 4 Teilen: Projektzuordnung (nur Anzeige) TOP 2 - Mittelabruf Mittelabruf besteht aus 4 Teilen: Projektzuordnung (nur Anzeige) Ausgaben (Anzeige der Ausgaben nach Kostenarten) Gesamtausgaben (Anzeige der Summen Ausgaben, Einnahmen und zuschussfähige Gesamtausgaben) Finanzierung (zu bearbeiten) 17

Mittelabruf bearbeiten TOP 2 - Mittelabruf Mittelabruf bearbeiten Eingabe Muss identisch sein 18

Mittelabruf aktualisieren TOP 2 - Mittelabruf Mittelabruf aktualisieren Bei Änderungen an Belegen vor Freigabe des Mittelabrufs 19

Mittelabruf freigeben TOP 2 - Mittelabruf Mittelabruf freigeben 20

TOP 2 - Mittelabruf 21

Falscher Beleg verbleibt unverändert im System TOP 3 - Korrekturen Korrekturbeleg Wurde ein Beleg im System mit falschen Angaben gespeichert und bereits mit einem Mittelabruf abgerechnet, muss die falsche Angabe mit Hilfe eines Korrekturbeleges und des nächsten Mittelabrufs korrigiert werden Falscher Beleg verbleibt unverändert im System Der Korrekturbeleg wird automatisch mit dem ursprünglichen Beleg verbunden Korrekturbeleg muss erläutert werden 22

TOP 3 - Korrekturen 23

Mittelabruf und Korrekturbeleg Übung B Mittelabruf und Korrekturbeleg 24

TOP 4 – Indikatorenregistrierungssystem (IRS) In Abhängigkeit zur Aktion werden im IRS projektbezogen die relevanten materiellen Indikatoren mindestens zum Abschluss des Projektes gespeichert Das IRS ist Voraussetzung für die erfolgreiche Erstellung eines Verwendungsnachweises 25

TOP 4 – Indikatorenregistrierungssystem (IRS) 26

Indikatorenregistrierungssystem (IRS) Übung C Indikatorenregistrierungssystem (IRS) 27

TOP 5 - Verwendungsnachweis Mit einem Verwendungsnachweis (VN) wird das Vorhaben finanziell und materiell endabgerechnet. Voraussetzung: 1. es wurde mindestens 1 Mittelabruf erstellt, geprüft und bedient 2. die materiellen Indikatoren wurden erfasst 3. alle Änderungsanträge sind bewilligt. 28

TOP 5 - Verwendungsnachweis Verwendungsnachweis - Ablauf 29

TOP 5 - Verwendungsnachweis Abrechnung - Verwendungsnachweis Status 10 Alle Mittelabrufe im Status 50 IRS angelegt Verwendungsnachweis erstellt Status 50 Verwendungsnachweis freigegeben ZGS bzw. DL „Endbericht/Schlußbericht“ 30

TOP 5 - Verwendungsnachweis 31

TOP 5 - Verwendungsnachweis Verwendungsnachweis freigeben 32

Login und Projektauswahl Übung D Login und Projektauswahl 33

TOP 6 – Controlling 34

TOP 6 – Controlling 35

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. 36