InLoox Produktpräsentation Funktionen von InLoox 4 Länge ca. 20 Minuten

Was ist InLoox? InLoox ist die Projektverwaltung, die mitten in Outlook© arbeitet. Die Software erleichtert das kombinierte Management von Projekten, Dokumenten und Budgets – eine leistungsfähige Unterstützung für den Business-Alltag.

Inhalt dieser Präsentation Die Kapitel (Kick auf Schaltfläche startet Kapitel) Projekt-Listen, Einbindung in Outlook Basisdaten, Ansprechpartner, Vorgänge Meilensteine, Phasen, Ressourcen Ablage für Dateien und Outlook-Elemente Projektkosten, Kalkulationen, Rechnungen Detail-Überblick, Rentabilität, Warnungen Wechseln Sie zwischen den Kapiteln durch Klick auf die Navigations-Zeile (unten)

InLoox erweitert Microsoft Outlook© Projekte verwalten in Outlook – mit InLoox Kommunizieren, planen organisieren: Outlook

InLoox verbessert die Übersicht Alle Projekte in einer zentralen Übersicht Vorteile: maximale Verfügbarkeit und Erreichbarkeit für jeden Mitarbeiter

Ein Klick – ein Blick Verantwortlichkeiten: Intern, Kunde, Partner InLoox-Felder zur Verwaltung von Projekten Rohertrag, Projektstatus Firmen, Kunden, etc. Frei definierbare Informations-Regeln fett = neues Projekt, ungelesen rot = negativer Rohertrag

Strukturierte Projekt-Information Outlook-Power zur Datenorganisation Zeitstrahl nach Kunden nach Verantwortlichkeit nach offenen Kalkulationen nach Status Definieren Sie eigene persönliche Ansichten

Globale Sichten & Workflows InLoox unterstützt Exchange-Ansichten und erlaubt Workflows Suchen, Gruppieren Filtern, Kennzeichen – nach vielen Kriterien

Volle Netzwerk-Unterstützung Exchange-Arbeitsgruppen werden vollständig zentral eingebunden (optional) Integration in öffentliche Projekt-Ordner über Exchange Server InLoox unterstützt Team-, Offline-, Caching- und Einzelplatzbetrieb

Der InLoox-Toolbar InLoox bietet mächtige Excel-Berichtsfunktion Dokumente (Emails, Anhänge, Dateien…) einfach ablegen / ordnen Vorgänge erfassen – direkt aus Outlook-Aufgaben, Kalender, Posteingang, Journal, … InLoox ist ständig erreichbar mit einem Klick

Ein Projekt öffnen In der Projekt-Liste entspricht eine Zeile einem Projekt Ein Doppelklick öffnet Ihr Projekt

Ein Projekt im Detail Ein Kartei-Reiter für jedes Projekt-Modul: Betreuung Planung Dokumente Budgets Auswertung „Die Philosophie“ InLoox stellt jedes Projekt in einer einheitlichen Struktur dar. Projekte stehen im Vordergrund – nicht die Bedienung einer komplizierten Anwendung

Projekt-Zuordnung und Identifikation Projektname Eindeutige Projektnummer Format frei definierbar Kategorie als frei definierbares Ordnungskriterium Zum Beispiel: Geschäftsfeld Kundengruppe Abteilung

Klare Verantwortlichkeiten Projekt-Ansprechpartner: Intern, Kunde, Partner Outlook-Adressbücher und Exchange-Adresslisten (GAL) werden ohne Dubletten/Synchronisation verwendet Weitere Kontakte, z.B. Projektbeteiligte oder Verteilerlisten

Übergaben und zeitlicher Rahmen Zeitplan Start/Ende Priorität Status: frei definierbar „weiche“ oder „harte“ Deadline

Projektnotizen mit Änderungsinfo Automatische Autoren- und Datums-Dokumentation Festschreibung der Ziele und Mission des Projektes sowie interner / externer Vorgaben Umfangreiche Eintragungen möglich

Vorgangs-, und Zeit-Dokumentation Mehrzeilige Dokumentation Vorgänge mit Phasen-Code Gruppierung ermöglicht Verfolgung von Aktivitäten/Vorgängen ohne eigene Planung und Zusatzaufwand Leistungsgruppe (optional) Erinnerungen und Status Eine Erinnerungsfunktion erlaubt die automatische Wiedervorlage zum „Nachhaken“. Verfolgung auch nach Status möglich ( ).

Vorgänge: Export nach Excel Individuelle Export-Funktionen, alle Vorlagen über Excel frei anpassbar

Vorgänge buchen: aus Kalender Vorgangs-Dokumentation direkt aus Outlook-Kalender Buchung direkt in Ihr InLoox-Projekt

Vorgänge buchen: aus Journal Vorgangs-Dokumentation direkt aus Outlook-Journal Buchung direkt in Ihr InLoox-Projekt

Phasen und Meilensteine im Griff Projekt-Zeitplanung Meilensteine, Phasen und beteiligte Ressourcen für ein Projekt definieren

Übersicht: Gantt-Darstellung Neue Phasen, Arbeitspakete und Meilensteine erstellen Abhängigkeiten zwischen Planungs-Elementen (Vorgänger/Nachfolger) Erinnerungen und Status Eine Erinnerungsfunktion erlaubt die automatische Wiedervorlage zum „Nachhaken“. Verfolgung auch nach Status möglich ( ).

Planungsvorlagen Auswahl einer Vorlage Vorlagen sind frei definierbar, z.B.: Mitarbeitereinführung QS-Projekt Strategieprojekt IT-Planung

Projektplanung: Ausdrucke Ausdrucke, z.B. in A4- Bannerformat verfügbar Beliebige Drucker, z.B. Adobe PDF-Writer©

Excel-Exporte – Projektübergreifend Masterplanung nach Microsoft Excel übertragen Ein Projekt oder komplette Projekt-Liste in MS Excel

Zeitplanung eingeben Neue Phasen, Arbeitspakete und Meilensteine erstellen Kennzeichnung Projekt-Strukturplan-Code Beginn, Dauer oder Ende Anweisungen, Ergebnisse

Ressourcen hinzufügen Externe (Kontakte) und interne Ressourcen (GAL) werden unterstützt Automatische und manuelle Aufwandsschätzung Daten und Anweisungen werden anschließend zur Ressource kommuniziert Automatische Ressourcen-Benachrichtigung z.B. via E-Mail oder über InLoox

Einfacher Ressourcen-Überblick Über Outlook: Frei/Gebucht Kalenderdaten und Auslastung der Personen und Geräte incl. Besprechungszeiten, Abwesenheiten, Urlauben, etc. ohne Mehraufwand Ressourcenplanung je Phase, Auslastung je Mitarbeiter zur Verfügbarkeitsplanung von Sachmitteln (Infrastruktur, Geräte)

Automatische Info für Ressourcen 1 Übergabe in die Outlook-Kalender der beteiligten Personen und Ressourcen InLoox kommuniziert fortlaufend mit Ressourcen - wahlweise per E-Mail oder über interne Mitteilungen

Automatische Info für Ressourcen 2 Interne InLoox-Mitteilung für Ressourcen mit InLoox InLoox überträgt Planung Outlook-Kalender eines jeden Benutzers regelt die Verfügbarkeit und Abgabetermine der Person Klick öffnet den Meilenstein

Automatische Info für Ressourcen 3 Erinnerung an Aufgabe Aufgaben und Tätigkeiten entsprechend der Beschreibung in InLoox Weitere Personen (auch Externe) leicht erkennbar

Automatische Aufgaben-Delegation Automatische Outlook-Aufgabenanfragen Ressourcen werden automatisch informiert, Projektleiter haben bei Änderungen im Ablauf keinen Zusatzaufwand in der Kommunikation Ablauf-Verfolgung Auch bei Mehrfach-Delegation werden Statusinformationen an den Projektleiter gemeldet

Dokumente ablegen und ordnen Dateiablage-Funktion Dateien, Verknüpfungen und Outlook-Elemente werden zum Projekt zugeordnet

Automatische Projekt-Ordner Dokumente zuordnen Alle Dokumente, Emails, Freigaben, Protokolle, Berichte eines Projekts werden zentral abgelegt Automatisches Archiv Alle Dokumente eines Projekts werden in einen Ordner auf einem Datei-Server abgelegt. Somit wird Speicherplatz in Outlook gespart, ein automatisches Archiv entsteht

Outlook, Dateisystem, Internet-Links Ordnung und Übersicht der Dateien eines Projektes Unterstützt werden: Outlook, Windows-Dateisysteme, Internet-Intranet-Netzwerke direkt in InLoox Kennzeichnung von Dokumenten im Dateisystem

Öffnen von Einträgen Doppelklick startet Datei… …nur falls entsprechende Berechtigung vorhanden Vorhandene Zugriffsbeschränkungen werden voll unterstützt (z.B. je nach Speicherort, Postfach und/oder Login)

Zugriffs-Rechte vergeben Berechtigungen für Dateien direkt aus Outlook vergeben Standard-Berechtigungen (NTFS) bzw. Active Directory Sicherheit

Zugriffs-Rechte Datei auswählen Frei definierbarer Status z.B. Freigabe erforderlich, Neu, 30%… Mehrzeilige Kommentare und Zusatzinformationen

Intelligenter Dokumenten-Manager InLoox spart Speicherplatz und schafft Ordnung im Datei-System und in Outlook / MS Exchange Bestehende Sicherheits- und Backup-Konzepte werden unterstützt – InLoox verweist lediglich auf die Dokumente

Windows Server und Exchange Server Outlook-Objekte wie Emails, können incl. Anhänge ebenfalls einem Projekt zugeordnet werden InLoox unterstützt: lokale Speicherung Outlook-Postfächer und Datendateien MS SharePoint Sites Internet-Verknüpfungen Speicherung auf Netzlaufwerken (UNC-Shares), z.B. Datei-Server, Team-Stores, Offline-Dateien

Speicherstruktur frei definierbar Struktur der Ablage einfach über Optionen konfigurierbar

Dokumente buchen: aus Posteingang Projekt-Dokumente direkt aus Outlook-Posteingang Buchung direkt in Ihr InLoox-Projekt Intelligenter Umgang mit Datei-Anhängen

Projekte einfach budgetieren InLoox Projekt-Budgets Kosten, Kalkulationen und Abrechnungen einfach und unternehmensweit erstellen, abrufen und exportieren

Budget-Dokumente & Posten Projekt-Budgets sind in Dokumenten organisiert: Kosten Kalkulationen Abrechnungen Budgets enthalten eine beliebige Anzahl Posten Jedes Budget und jeder Posten hat eine eindeutige Identifikations-Nummer

Automatische Vorgangskosten Jeder Vorgang wird automatisch erfasst. Interne Kostensätze errechnen Ihre Eigen-Aufwendungen Kostensätze, Kostenstellen sind über die InLoox-Optionen frei definierbar InLoox erfasst den Abrechnungsgrad Ihrer Kalkulationen und Kosten Versteckte Projektkosten gehen in den Rohertrag mit ein. Der Projektleiter entscheidet über eine optionale Weiterberechnung

Budget-Status Projekt-Budgets besitzen einen Status ( ) Status und Beträge sind automatisch projekt-übergreifend verfügbar Rechte/Ansichten lassen sich auf Exchange Server konfigurieren

Projekt-Abrechnung InLoox erstellt aus Kosten und Kalkulationen mit einem Klick Projekt-Rechnungen Kostensätze, Kostenstellen sind über die InLoox-Optionen frei definierbar InLoox-Kontrolle verhindert ungewollte Mehrfach-Abrechnung von Posten

Neues Budget erstellen Typ des Budget-Dokuments Eindeutige Zuordnung Datum / Status Autorenkennung: Anwendername aus MS Exchange / Outlook Posten aus bestehenden Dokumenten übertragen: nicht abgerechnete alle keine

Neuen Posten erstellen Gruppe des Postens Name des Postens InLoox lädt automatisch Preise Beschreibung, Anzahl, Einheiten. Ein unternehmensweites Budget-Postenverzeichnis wird erstellt Mehrzeilige Beschreibung Flexible Einheiten, z.B.: Minuten, Stunden, Tage, Monate, … Meter, Kubikmeter, Gebinde, … Pauschal, nach Aufwand, frei

Übergabe nach Excel Übergabe nach Excel Vorlagen frei definierbar Farben, Felder anpassbar Formeln, Makros verfügbar

InLoox-Budgetposten anlegen Postenliste in Microsoft Outlook verwaltbar Funktion ist berechtigten Anwendern (Exchange-Sicherheit) vorbehalten Unternehmens- oder Abteilungsweites Leistungs-Verzeichnis definieren

Auswertung während des Projekts Live-Projektauswertung Alle Kosten (Plan, Ist, Soll) sowie Budgets jederzeit transparent - auf einen Blick

Frühwarnsystem & Kostenkontrolle 1 Planaufwendungen Ressourcen- und Zusatzkosten Reale Kosten Ressourcen- und Zusatzkosten Kosten- bzw. Gewinnalarm Gruppenwerte, Summen

Frühwarnsystem & Kostenkontrolle 2 Vergleich zwischen Plan- und Ist-Kosten Kostenüberschreitungen werden rot dargestellt Beliebige Währungen: EUR, $, CHF, …

Controlling auch über MS Excel Textdaten oder Grafiken Übergabe nach Excel Sicherheitsschema für Vorlagen Vorlagen frei definierbar Farben, Felder anpassbar Formeln, Makros verfügbar

Weitere Module Erweiterungen, z.B. Projekt-Risikobewertung Kostenganglinien etc.

InLoox ist flexibel anpassbar Formular-Editor Eigene Felder, Module, etc. Entwicklungsumgebung

Geplant: InLoox Enterprise Server Systemdienst zur bidirektionalen Synchronisation der Datenbestände von Outlook und InLoox. Brücke zwischen Exchange Server und ODBC-Datenbanken (MS SQL Server, Oracle, Access, …)

Ende - Vielen Dank Vielen Dank für Ihr Interesse an InLoox Informationen im Web: www.inloox.de Ihr Ansprechpartner IQ medialab GmbH Herr Andreas Tremel tremel@iqmedialab.de +49 (0)89 - 323 919 22 © 2001-2007 IQ medialab GmbH InLoox® und IQ medialab® sind eingetragene Warenzeichen und Eigentum der jeweiligen Rechteinhaber. Alle in diesem Dokument genannten Produktnamen, Produktbezeichnungen und Logos sind eingetragene Warenzeichen und Eigentum der jeweiligen Rechteinhaber.