Schlungsbedarfsanalyse „Schritt für Schritt“ Dr. Gabriel Dohmen

Einbettung der Schulungsbedarfsanalyse (Training Needs Analysis) Wissens-Aufbau GO LIVE Wissens-Erhaltung Schulungsbedarfs- analyse (Interviews) Quantitatives Mengengerüst Entwicklung von Schulungsprofilen Schulungsbüro: Teilnehmerverwaltung Teilnehmer- zertifikate Qualitätsmanagement: Teilnehmerbeurteilungen Projektteam- Schulungen Key-User- Schulungen Anwender- Schulungen Nachschulungen / Vertiefungen Floor Walking / Coaching on the job Prozessaufnahme + Bedarfsanalyse Prozess- diagramme Erstellung und Pflege von Schulungsunterlagen + Übungen CBT/WBT Aufbau eines Knowledge Managements Übungsbetrieb (Sandpit) Go Live Support After Go Live Support Helpdesk Status meeting Status meeting Status meeting Status meeting Status meeting Status meeting C h a n g e M a n a g e m e n t Konzeption Realisierung Produktiv- Vorbereitung Go Live & Support Dokumentation Training Support im Tagesjob

1. Schulungsbedarfsanalyse (Training Needs Analysis) 2. Quantitatives Mengengerüst 1. Interview 3. Kursprofile Gruppenleiter / Abteilungsleiter Process Owner Gruppe Abteilung Profil: Einkäufer (voll) Material pflegen Kreditoren pflegen Infosätze pflegen Bestellungen anl. … Profil: Einkauf (light) Material anzeigen Kreditoren anzeigen Kontierte Bestellung anlegen Profil: Disponent Profil: XYZ: Inter- view 1 Inter- view 2 TNA- Verant- wort- licher Mat- Stamm Dispo Ein- kauf Rösch Anlegen Änderm N Voll Muster Nur Anzeige Light Merkel Klatt Nur Dispo JA Inter- view 3

1. Schulungsbedarfsanalyse (Training Needs Analysis) Prüfung Rahmenbedingungen: Gibt es bereits eine Zuordnung von Anwendern zu Business-Rollen? System, Anwender, Keyuser vorhanden und verfügbar? Gibt es Process Owner Ggf. Eskalation: Benennung was fehlt, Budget neu kalkulieren und vom Kunde freigeben lassen ( Sales !) Import in Excel: Prozesse – Transaktionen – Business-Rollen Quantitative Daten sammeln: Anzahl Enduser, Räume, Raumkapazität, Technik, Namenskonventionen, Dateiablage Qualitative Daten sammeln: BPML (Business Process Master List), Prozessdefinitionen, Business Roles, Zuordnung zu Schulungsrollen (= Cutting) Sortierung 1: Sortierung nach Prozessen ( 1.Ebene, z.B. Procurement, Controlling, Sales..) Interview 1 mit Process-Ownern (auf Kundenseite und/oder im Consulting-Team: - Transaktionen markieren, die nicht relevant sind für Enduser (Ausschlussprinzip) - TA markieren, die nur EPSS relevant sind (Electronic Perform Support System = Learning Management System mit E-Learning-Content und Cross Reference Funktionen + Online Help)

1. Schulungsbedarfsanalyse (Training Needs Analysis) Sortierung 2 : Sortierung nach Rollen (als nicht relevant markierte Transaktionen ausblenden)  Matchings nach Businesrollen Interview 2 mit Key Usern: Auf Basis der SAP-Transaktionen „frei Schnauze“ Schulungsinhalte, Ziele pro Rolle definieren  Rollenübergreifende/Prozessorientierte Inhalte identifizieren Feedback-Interview 3 mit Process-Ownern: Transaktionen markieren hinsichtlich komplex/standard/minimal Erstellung Schulungskatalog: Clustern (Business Rollen zu Schulungsrollen), Inhalte, Dauer, Ziele, Zielgruppen, Infrastruktur, Trainerzuordnung Definiton von Schulugsprofilen: Seminarbeschreibungen im Detail Berechnung Aufwände : Berechnung Entwicklungs- und Trainingsaufwände

Umsetzung der TNA im Trainigsprojekt 1. Schulungsbedarfsanalyse (Training Needs Analysis) Entwicklung Strategie: Medienkonzept, Entwicklungs- und Fertigstellungsplanung („Tracking List“) Analyse Schulungsumgebung: System- und Mandantenkonzept, Transportwesen, Berechtigungen: Eigenes Schulungssystem? Spezielle Trainings-User? Erstellung der TNA als Präsentation und Kalkulation mit dem Ziel der schriftliche Abnahme durch den Kunden Umsetzung der TNA im Trainigsprojekt Die TNA ist eine Istaufnahme zu einem bestimmten Zeitpunkt (nach Ende der Blueprint-Phase zu Beginn der Realisierungsphase). Bei Änderung der Projektziele (Scope, Change Requests) ist eine Anpassung der TNA erforderlich!

2. Anwender schulen Wissens-Aufbau GO LIVE Wissens-Erhaltung Schulungsbedarfs- analyse (Interviews) Quantitatives Mengengerüst Entwicklung von Schulungsprofilen Schulungsbüro: Teilnehmerverwaltung Teilnehmer- zertifikate Autoren-tool Autoren-tool Qualitätsmanagement: Teilnehmerbeurteilungen Projektteam- Schulungen Key-User- Schulungen Anwender- Schulungen Nachschulungen / Vertiefungen Floor Walking / Coaching on the job Prozessaufnahme + Bedarfsanalyse Prozess- diagramme Erstellung und Pflege von Schulungsunterlagen + Übungen CBT/WBT Aufbau eines Knowledge Managements Übungsbetrieb (Sandpit) Go Live Support After Go Live Support Helpdesk Autoren-tool Status meeting Status meeting Status meeting Status meeting Status meeting Status meeting C h a n g e M a n a g e m e n t Konzeption Realisierung Produktiv- Vorbereitung Go Live & Support Dokumentation Training Support im Tagesjob 7

Rollenspezifische Schulungsprofile entwickeln - ein Beispiel - Konkretes Kundenbeispiel Typisches Bild für produzierendes Unternehmen: 30 – 40 Rollen Bsp.: Lagerverwaltung, hat schon 4 Personengruppen, RW hat 12 Rollen! 8

Seminarbeschreibungen erstellen - ein Beispiel - Kurs: 6230 Lagerverwaltung – LE - Frankfurt Teilnehmer: Lager Kursdauer: 2 Tage Kursziel: Der Teilnehmer wird in die Lage versetzt, die Bedeutung der LE-Aktivitäten für den Prozess zu erkennen und zu verstehen, sowie seine eigenen Aufgaben mit Hilfe des SAP-Systems effektiv zu erfüllen. Kursinhalt: Anmeldung im System, Menüaufbau und grundlegende Bedienungsfunktionen Prozessübersicht LE Lagerstruktur im SAP-System Materialstamm (ändern, anzeigen, suchen) inkl. Lagerplätze und Leerplatzlisten Warenbewegungen (MM-IM) und ihre Verknüpfung mit WM Anstoß von WM-Aktivitäten aus MM, PP und SD Wareneingang (zu Bestellungen, Anlieferungen, Retourenauftrag) Warenausgang (Auslieferungen, Lieferantenretouren, WA zur Kostenstelle) Warenbewegungen WMS Aus- und Anlieferung Einlagern/ Auslagern/ Umlagern/ Stornieren Kommissionierung, Kommissionierwellen Verpacken Transportbedarf Transportaufträge (Anzeigen, Hell- und Dunkelablauf beim Buchen, Quittierungen) Container verladen Paketversand Arbeitsvorräte Liefermonitor Arbeit mit RF-Geräten (Scannertransaktionen) Bildschirm und Menü-Führung Einlagerungen, Kommissionierung, Ladesteuerung, Bestandsinformationen, Lagerplatzauswahl , Queue-Verwaltung RF-Monitor Verpacken von Lieferungen Bestände Lagerortbestände und Lagerplatzbestände Querverweise auf verursachende Belege Abstimmung mit Kunde: Was soll geschult werden? 9

Drehbuch/Drehbücher schreiben Prozess LB-Bestellung Transaktionscode:   Transaktion Infos zur Aufzeichnung me57 Bestellung zuordnen und anlegen Freigabedatum bis = plus 1Wo Lieferant: Maria-Veen Zugeordnete Banfen: Ankreuzen Banf zuord+bearbeiten EKG leer lassen, Lieferanten eingeben (Suche über Suchbegriff = lb*, lb 21 auswählen, "zugeordnete Banfen" ankreuzen, Lieferdatum bis 1 Woche später, Ausführen) Liste erscheint 1. Möglichkeit: Sammelbestellung, 2. Möglichkeit: Zuordnung ändern und Einzelbestellung 1. Möglichkeit: Sammelbestellung: Aus der Liste auf "Übersicht Zuordnung" - Anzahl der Banfen wird gezeigt - Doppelklick auf Anzahl - Zwischenmaske mit ENTER bestätigen - Alle Banfen im Vorrat links markieren und zusammen in den Einkaufswagen werfen. Ggf. wird gewarnt “Fertigungsversion geändert”. Dann neu auflösen. Bestellung speichern 2. Möglichkeit Zuordnung ändern: Beispielmaterial 2181802 wird bei 3 Lohnfertigern gefertigt. Einstieg über Lieferant 3100073 (Suchen über "=lb27") Position makieren - Button "Zuordnung zurücksetzen" - Button "Automatisch zuordnen" - "Maria Veen" wählen - Dann in die "Zuordnungsliste", Doppelklick auf die Anz.Banfen usw. wie gehabt ... me2l Bestellungen zum Lieferanten Listumfang: ALV, LieferantenNr. eingeben, Sel.parameter und Werk ist voreingestellt. Variante für eig. Lieferanten anlegen und unter Variantennamen = Lieferantennamen abspeichern me2o LB-Bestandsüberwachung zum Lieferanten Diese Liste soll nur zur Info über fehlende Komponenten genutzt werden (Materialien müssen aus Zentrallager über die 'zwm_nr' bestellt werden), so: Lieferant 3902200 + Werk + Bedarfstermin bis in 2 Wochen + Häkchen "Nur LB-Bestellungen mit Unterdeckung” - Nur eine Aufzeichnung pro TC, da Aufzeichnungen sonst evtl. zu lang werden (max. 5 Minuten) - dann: Zusammenfügen zu Prozessen/-ketten 10

Lerneinheiten erstellen Beispiel: Kurs „2300 Lohnbearbeitung“ Zunächst werden die Stammdaten besprochen … … dann die einzelnen Teilprozesse. Rollenbasiert und Prozessorientiert Der Prozess der „Lohnbearbeitungsbestellung“ wurde schrittweise durch einzelne Lerneinheiten abgebildet. 11

… so einfach geht das!