AddWare UrlaubsManager 3.0

Workflow mit MS Exchange Mitarbeiter stellt Urlaubsantrag 4. Mitarbeiter erhält Rückmeldung über Genehmigung/Ablehnung des Antrags per E-Mail 2. Zuständiger Mitarbeiter wird über Antragstellung per E-Mail informiert þ ý Abteilungsleiter bearbeitet Antrag (Genehmigung/Ablehnung, etc.)

Anwendungsbeispiel Aktive / Passive Lizenzen Aktive Lizenz Passive Lizenz Abteilungsleiter Lager: Max Mustermann (MS Exchange Konto) Mitarbeiter 1 Mitarbeiter 2 Mitarbeiter 3 Mitarbeiter 4 Mitarbeiter 5 Team-Assistent / Personalbüro: Simone Müller (MS Exchange Konto) Urlaubsanträge werden dem Abteilungsleiter mitgeteilt Mitarbeiter Abteilung IT: Hans Hubert (MS Exchange Konto) Stellt direkt im UrlaubsManager Urlaubsanträge welche dem Abteilungsleiter per E-Mail weitergeleitet werden. Der Mitarbeiter wird direkt per E-Mail über den Antragsstatus informiert.

Berechtigungssystem Administrator Der Anmeldetyp Administrator dient nur dem schnellen Benutzerwechsel für administrative Zugriffe auf die Stammdaten. Er kann Mitarbeitereigenschaften, Berechtigungen und Zuweisungen (Abteilungsleiter / Team-Assistenz) vornehmen, hat jedoch keinerlei Möglichkeit die Eintragsdaten einzusehen oder zu modifizieren. Das Passwort für den Administrator wird in der aktiven Urlaubsmanager Datenbank gespeichert und kann in den Globalen Einstellungen vergeben werden. Alternativ können jedem Benutzer in der Urlaubsmanager Datenbank administrative Rechte zugewiesen werden so dass dieser Anmeldetyp nur im Notfall oder zu Konfigurationszwecken verwendet werden sollte.

Berechtigungssystem Abteilungsleiter Abteilungsleiter werden innerhalb der Organisationseinheiten vergeben (Karteikarte Zuständigkeiten). Ist ein Mitarbeiter als Zuständig markiert, so kann er innerhalb der zugewiesenen Abteilung sämtliche Anträge einsehen, bearbeiten (d.h. genehmigen / ablehnen / stornieren) sowie neue Einträge vornehmen. Ebenso kann der Abteilungsleiter Stammdaten (Eigenschaften) von Mitarbeitern verändern denen er zugeorndet ist. Dies gilt für alle Mitarbeiter innerhalb einer Abteilung sowie hierarchisch untergeordnete Abteilungen (Sofern die Vererbung von Benutzerrechten nicht deaktiviert ist) (Hinweis: Erst ab Release 15) Sonderfall: Ist der Abteilungsleiter innerhalb seiner eigenen Abteilung angelegt so kann der Zugriff für diesen Fall eingeschränkt werden, so kann der Abteilungsleiter sich nicht selbst Anträge genehmigen. (Globale Einstellungen) Die Priorität hat lediglich Auswirkung auf die Benachrichtigung eines Urlaubsantrages D.h. der Mitarbeiter der vom Antragssteller aus hierarchisch die nächste Zugehörigkeit hat, wird per E-Mail über den Antrag informiert.

Berechtigungssystem Team-Assistent: Team-Assistenten sollen den Abteilungsleiter entlasten und können verschiedene Berechtigungsstufen haben. Diese lassen sich durch die Berechtigungen innerhalb der Mitarbeitereigenschaften modifizieren. Im Standard-Fall haben Team-Assistenten lediglich Leserechte auf Abteilungen denen sie zugewiesen sind. Sie können keinerlei Änderungen vornehmen und werden auch nicht über Einträge informiert. Um diese Berechtigungen auszuweiten gibt es folgende Modifikatoren: Darf beantragte Einträge erstellen Es dürfen nur Einträge erstellt werden mit dem Status „beantragt“. Darf beantragte und genehmigte Einträge erstellen Es dürfen beantragte und genehmigte Einträge erstellt werden die nicht der Klasse „Urlaub“ unterliegen. Darf Einträge stornieren Es dürfen beantragte Einträge storniert werden welche selbst erstellt wurden. Darf Krankheitseinträge erstellen Vollzugriff auf die Abwesenheitsklasse „Krankheitseinträge“ Diese dürfen bei Gesetzter Berechtigung bereits genehmigt eingetragen werden sowie storniert werden. Vollzugriff Der Team-Assisten hat die gleiche Berechtigungsstufe wie der Abteilungsleiter. Alle Einträge können eingetragen und modifiziert werden.

Berechtigungssystem Standard User Mindestfall für einen Mitarbeiter ist das Beantragen von Einträgen bei Ihren Vorgesetzten (zugewiesene Abteilungsleiter). Solange die Anträge noch im Antragsstatus sind und nicht weiter bearbeitet wurden kann er diese noch selbst stornieren. Ist ein Eintrag genehmigt, wird ein Stornierungsantrag an den Abteilungsleiter gesandt. Ausnahmen können hier innerhalb der Mitarbeitereigenschaften festgelegt werden. So kann für bestimmte Mitarbeiter die Einstellung vorgenommen werden, dass er keine Schulungen beantragen muss sondern sich diese selbst gleich als genehmigt eintragen kann. Im Kalender kann der Mitarbeiter seine eigenen Einträge einsehen sowie die seiner Mitarbeiter innerhalb der Organisationeinheit in der er sich befindet. Untergeordnete Abteilungen sind ausgenommen. Modifikatoren der Berechtigung für Mitarbeiter: Administration Je nach aktivierter Option hat der Mitarbeiter Vollzugriff auf die gewählte Stammdaten Einsehen aller fremden Abteilungen erlaubt Der Mitarbeiter darf sämtliche Einträge von Abteilungen einsehen, auch wenn er diesen nicht zugeordnet ist. Modifizieren kann er hier jedoch nichts. Einsehen untergeordnete Abteilungen erlaubt Der Mitarbeiter darf alle seiner Abteilung untergeordneten Abteilungen einsehen, aber nicht modifizieren. Eigene Abteilung nicht einsehbar Der Mitarbeiter darf andere Mitarbeitereinträge aus seiner eigenen Abteilung nicht einsehen. Nur An- oder Abwesenheit einsehbar. Der Mitarbeiter kann lediglich einsehen, ob andere Kollegen anwesend oder abwesend sind.

Berechtigungssystem Standard User Modifikatoren der Berechtigung für Mitarbeiter: Jahresurlaubswerte bearbeiten Der Mitarbeiter darf die hinterlegten Jahresdaten (Jahresurlaub, Resturlaub Vorjahr) modifizieren 7. Keine halben Tage Der Mitarbeiter darf keine halben Tage beantragen 8. Krankheitseinträge anzeigen Im Standard-Fall sieht der Mitarbeiter Krankheitseinträge von Kollegen nicht. Diese werden als Urlaubseintrag gekennzeichnet. Soll der Mitarbeiter Krankheitsdaten fremder einsehen können, muss diese Option aktiviert werden. Hinweis: Diese Option muss nicht bei Abteilungsleiter u/o Team-Assistent gesetzt werden. Diese können automatisch Krankheitseinträge einsehen. 9. Optionen eingeschränkt Der Mitarbeiter hat keine Möglichkeit die Konnektivität zur Datenbank zu beeinflussen. Ebenfalls kann er sich nicht als anderer Mitarbeiter einloggen Sonderauswertungen drucken Der Mitarbeiter darf erweiterte Auswertungen fahren, und somit auch statistische Übersichten von Fremdeinträgen einsehen. 11. Sonderauswertungen deaktiviert Der Mitarbeiter darf keinerlei Auswertungen durchführen 12. Terminleisten verwalten Der Mitarbeiter darf die für alle sichtbaren Terminleisten modifizieren (Projekte, Termine, etc.) 13. Zugriff über Web-Access Ist diese Option aktiviert so kann der Mitarbeiter den Webzugriff nutzen (Zusatzmodul)

So einfach kann Zeit sparen sein... Sie haben noch Fragen? Wir helfen Ihnen gern... EDV SUPPORT Hartlaub GmbH Abteilung „AddWare“ D-63843 Niedernberg Borsigstrasse 1 +49 (0) 6028 99 12 – 40 http://www.addware.de info@addware.de